RFP (Request For Proposal): como tomar decisões melhores em projetos de troca de sistemas

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Você provavelmente já vivenciou o seguinte cenário: diversas áreas de uma empresa estão insatisfeitas com softwares que não atendem às suas necessidades ou que passaram por tantas customizações que já nem parecem mais os originais. No entanto, esse problema não é tão simples de ser resolvido. Afinal, projetos de troca de sistema costumam ser complexos, pois podem envolver a paralisação de processos e a resistência das pessoas. Tudo isso seria evitado se os softwares adequados tivessem sido escolhidos lá no início, não é mesmo? É para ajudar e apoiar na tomada de decisão que existe a RFP.

O cuidado no preparo da RFP é essencial para que você possa escolher os fornecedores certos para a sua empresa, evitando adquirir produtos e serviços que, no futuro, se mostrarão insatisfatórios. Siga lendo o post para entender a importância da RFP e como fazer uma do jeito certo!

Se desejar, você também pode ouvir o conteúdo que gravamos sobre o que é RFP em formato de áudio:

O que é RFP?

RFP (Request For Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta) é um documento criado por uma empresa que está interessada em adquirir algum produto ou serviço. Esse documento elenca uma série de requisitos que devem ser atendidos e é enviado aos possíveis fornecedores para mostrar as necessidades da empresa.

A RFP funciona como um convite para que os fornecedores apresentem suas soluções. É justamente por isso que esse documento também é conhecido como ITT (Invitation To Tender) que pode ser traduzido como “convite para apresentação de propostas”.

A criação da RFP é necessária para que você possa encontrar a solução certa, evitando que, no futuro, a aquisição se mostre ineficiente. Ela também mostra o que se espera do produto a ser contratado e detalha as regras do jogo, ou seja, qual o processo que será utilizado, qual o cronograma, os critérios que serão utilizados para a seleção etc.

A RFP pode ser utilizada para qualquer aquisição de TI, independentemente do seu tamanho. Porém, ela é normalmente aplicada para selecionar produtos mais complexos e que precisam atender demandas de negócio importantes, como um ERP, CRM, SW, Plataforma de Investimentos ou Especialista.

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Agora que você entendeu o que é uma RFP, vamos conferir todas as vantagens de elaborar a sua antes de adquirir uma solução:

Por que fazer uma RFP?

É comum haver dúvidas se realmente vale a pena o trabalho de elaborar uma RFP. Basta se perguntar: é melhor escolher um produto ou serviço rapidamente e logo perceber que ele não atende às necessidades da organização ou escolher com maior cuidado e obter resultados melhores e mais duradouros?

A RFP é um trabalho a mais no início, mas que gera grandes benefícios no futuro. Escolher um fornecedor sem elaborar a RFP costuma gerar os seguintes erros:

  • Escolher pela grife: escolher um fornecedor apenas pela fama da marca é um erro comum entre as organizações. Mesmo que uma marca seja conhecida pela qualidade do serviço prestado, isso não significa que a solução oferecida é a mais adequada para o contexto da sua organização.
  • Escolher o mais barato: muitas vezes, as empresas optam por adquirir a solução mais barata. Isso é um problema, pois caso o produto não apresentar qualidade, os gastos subsequentes com mudanças, erros e necessidade de suporte serão muito maiores.
  • Escolher o primeiro: quando a empresa não possui um processo claro de seleção e decisão, é comum que sejam feitas aquisições sem verificar todas as ofertas disponíveis no mercado. No futuro, todos perceberão que aquela não era a solução mais benéfica para a organização.
  • Escolher pelo encantamento: às vezes, as empresas se deixam levar pelo discurso do fornecedor, deixando que ele conduza todo o processo de aquisição pelo ponto de vista dele. Quanto todos se dão conta, já fecharam contrato sem avaliar se a solução apresentada era a mais coerente para o negócio.
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O ideal é fazer uma escolha baseada nas necessidades e processos do seu negócio, sempre considerando a estratégia da empresa e pensando tanto no presente como no futuro. Nesse sentido, a RFP ajuda a fazer a escolha certa. Confira os principais benefícios de fazer uma RFP:

Principais benefícios de fazer uma RFP

Ajuda a organização a entender as próprias necessidades

Na RFP são listados todos os requisitos da empresa para a aquisição do produto ou serviço. Sendo assim, sua elaboração exige dos profissionais o reconhecimento das suas necessidades e as da organização como um todo, facilitando a tomada da decisão mais correta.

É necessário um aprofundamento nos processos para um entendimento adequado do que é essencial, o que é importante e o que é desejável.

Ajuda os fornecedores a entenderem as necessidades da sua organização

Com os requisitos devidamente documentados, os fornecedores conseguem entender melhor as necessidades da sua organização e direcionar a oferta mais adequada de acordo com o contexto no qual ela está inserida.

Isso pode incluir a seleção de um produto específico, a criação de ofertas especiais ou até mesmo o desenvolvimento de novas funcionalidades e integrações.

Ajuda a mitigar riscos

Mitigar significa diminuir, atenuar. A criação de uma RFP no início do processo de aquisição ajuda a diminuir os riscos de falha no projeto. Quando os requisitos são bem mapeados e os fornecedores são escolhidos com rigor, aumentam-se as chances de adquirir o produto ou serviço ideal para o seu negócio.

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E como fazer uma RFP?

Fazer uma RFP exige atenção e objetividade. Em geral, ela deve conter:

Dados contextuais

Dados contextuais são parte importante de uma RFP. Eles oferecem informações relevantes sobre a empresa, seu ramo de atuação e as dores que a levaram a buscar uma solução. Essas informações ajudam os fornecedores a entender suas necessidades e qual é a melhor maneira de ajudar a sua organização.

Objetivos

Definir os objetivos da contratação nem sempre é fácil, pois, às vezes, não está claro nem para a própria empresa os motivos pelos quais determinada solução importa. Por isso, é muito importante que o processo de criação da RFP envolva setores que estarão diretamente ligados à utilização do serviço adquirido.

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Com objetivos bem definidos e devidamente listados na RFP, aumentam-se as chances de fazer uma boa aquisição, e é a partir deles que você poderá selecionar requisitos e idealizar um escopo.

Requisitos e Escopo

A RFP deve detalhar requisitos, ou seja, critérios indispensáveis para a contratação do produto ou serviço. No documento também deve constar o nível de prioridade de cada requisito (essencial, importante ou desejável), assim como o escopo do produto e projeto ideal.

Lembre-se, também, de listar tanto os requisitos funcionais quanto os não funcionais. Requisitos funcionais estão ligados às funcionalidades/recursos, enquanto os não funcionais são atributos de qualidade.

Por exemplo: a RFP para a implantação de um ERP pode ter como requisitos funcionais o software possuir a criação de um ambiente de testes e ambiente de produção em versões diferentes, tanto para dados quanto para programas, arquitetura multi-camada, permitir acesso pelo usuário a qualquer uma das bases diretamente no desktop de seu computador, entre outros. Já os requisitos não funcionais poderiam incluir uma boa usabilidade, bom suporte, boa capacidade de customização, longevidade etc.

Cronograma

É importante sinalizar o prazo de cada etapa do projeto de troca de sistema, que deve ser seguido pelos fornecedores participantes. Essas informações constam no cronograma, que vai deixar claro o tempo esperado para a apresentação das soluções e implantação de novos sistemas.

É fundamental entender que os prazos precisam ser coerentes, tanto para o levantamento quanto para as respostas dos fornecedores. Não adianta esperar que um fornecedor receba a sua RFP e responda no dia seguinte. Lembre-se que a qualidade do processo é o fator de diferença e para ter a qualidade esperada os tempos de execução das atividades tem que ser adequados.

Sendo assim, certifique-se de oferecer tempo suficiente para que o processo possa ocorrer com qualidade.

Se você quiser saber mais sobre RFP, confira o vídeo que preparamos sobre o assunto:

E depois que eu tiver a RFP?

Quando a RFP estiver pronta e com todas as informações que citamos, é a hora de encontrar possíveis fornecedores. Você pode buscar na internet, pedir indicações para outras empresas, contatar referências no mercado etc. Os passos seguintes são:

1. Avaliação dos fornecedores

É preciso selecionar os fornecedores mais adequados para criar uma Longlist, isto é, uma lista com 8 a 10 possíveis fornecedores. Entre em contato com cada um deles para saber se desejam participar do processo de seleção e envie a RFP àqueles que aceitarem.

Não deixe de estabelecer um período limite para que eles enviem suas respostas às questões apresentadas na RFP. Durante esse período, será necessário manter uma interação com os fornecedores, pois eles provavelmente entrarão em contato para tirar dúvidas e esclarecer alguns pontos. Tenha pessoas capazes e disponíveis para responder as perguntas dos participantes.

Com base nas respostas apresentadas, você pode selecionar os melhores para a etapa finalística/Short List. Essa etapa deve incluir em torno de 3 fornecedores que precisam ser contatados para apresentar seus produtos e serviços em forma de POC (Prova de Conceito) e serem informados sobre as próximas etapas.

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Não deixe, também, de entrar em contato mesmo com os que não fizeram parte da Short List, informando que não terão continuidade no processo. É um sinal de respeito aos que investiram tempo na elaboração de uma proposta e no retorno da RFP.

2. Realização da Prova de Conceito (POC)

A Prova de Conceito é uma forma de testar as ferramentas que estão sendo oferecidas pelos fornecedores. Com a POC, é possível ter uma noção de como o conceito do produto se aplica na prática.

Você pode, por exemplo, agendar demonstrações e exigir que certos requisitos sejam exibidos. Outra prática comum é explicar ao fornecedor situações comuns vividas na empresa e questionar como o produto funcionaria em tais circunstâncias

Em uma POC não é possível apresentar o sistema inteiro. Portanto, foque no que é importante. Eleja os principais requisitos (cerca de 5 a 10% deles), aquilo que realmente faz a diferença para o negócio. Esqueça os que são commodities. Aqui, também é importante avaliar aspectos como facilidade de uso, ergonomia, e outros aspectos não funcionais do sistema.

Assim, você pode observar quais fornecedores realmente atendem aos requisitos listados na RFP e registrar o grau de satisfação que você possui com cada um.

3. Decisão

Depois de todas essas etapas, você estará pronto para tomar uma decisão. É ideal que sejam criados relatórios com todos os resultados observados na POC, incluindo gráficos e planilhas que permitam comparar de forma objetiva o desempenho de cada fornecedor.

Fatores como o nível de aderência em cada área da empresa, prós e contras e preço devem ser levados em conta.

4. Implantação

Agora, basta implantar a solução escolhida. É algo simples de se falar, mas, na prática, sabemos que essa é provavelmente a etapa mais complexa.

A implantação de softwares de grande abrangência e criticidade, como um ERP, é vista como uma tarefa difícil nas empresas em grande maioria das vezes. De acordo com o Chaos Report 2016, os projetos de implantação de ERP são finalizados com 230% de atraso, ficam 189% mais caros e 76% do escopo não é entregue.

Para evitar esse cenário, é indispensável um time de profissionais especializados em fazer Gestão da Mudança Organizacional (GMO). Para entender melhor como isso funciona na implementação de novos softwares na sua empresa, assista ao nosso webinar gratuito sobre como evitar o caos na implantação de ERP. Basta clicar no banner abaixo!

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