Uma das maiores dificuldades das empresas é planejar e executar estratégias empresariais. De acordo com o Sebrae, a falta desta gestão estratégica é um dos principais motivos de falência de pequenas e médias empresas.
Nesse contexto, o OKR surge como uma metodologia de gestão que promove a responsabilidade, o foco e a agilidade nas organizações, contribuindo para o alcance de resultados significativos.
Quer saber mais sobre OKR, quais seus principais benefícios e como implementá-lo no seu negócio? Então, siga a leitura!
OKR, ou Objective and Key Results, é uma metodologia de gestão que simplifica aforma como as organizações lidam com os objetivos e resultados-chave do negócio.
Ela foi desenvolvida por Andrew S. Grove, ex-CEO da Intel, multinacional e de tecnologia do Vale do Silício. Porém, foi popularizada apenas quando um dos investidores do Google, Jonh Doerr, apresentou a metodologia para os funcionários da empresa em 1999.
A fórmula do OKR é utilizada para gerir e planejar estrategicamente a operação da empresa, criar metas e analisar resultados de projetos realizados. Veja como funciona na imagem abaixo:
Por que a metodologia OKR se diferencia das tradicionais?
Um dos grandes diferenciais do OKR em relação a outras metodologias tradicionais, é que o modelo funciona de forma flexível. Isso significa que a maior parte das empresas que utilizam o OKR fazem uma adaptação para atender a realidade da empresa.
Mas não para por aí! Confira abaixo outros 7 grandes diferenciais do OKR:
Como funciona a aplicação do OKR?
Na metodologia de gestão do OKR, o gestor define um objetivo de mercado que seja relevante e alcançável e em seguida os times listam as ações que serão executadas para atingir os objetivos declarados pela organização.
Assim são criados objetivos qualitativos e resultados-chave quantitativos, para conseguir atacar o maior número de problemas da forma mais eficiente possível.
Cada objetivo é estabelecido para tornar claro o que a equipe deve buscar e para manter todos engajados na missão em questão. Nesta fórmula, o objetivo é qualitativo. Isto quer dizer que é uma intenção de melhorar, entender ou obter algo até uma certa data.
Os objetivos devem ser concisos, claros e aspiracionais para estarem sempre na cabeça dos envolvidos sem deixar dúvidas! Veja alguns exemplos simplificados de objetivos para a fórmula do OKR:
Se tornar uma marca relevante no mercado até o próximo ano.
Ter o suporte ideal para o cliente em 1 ano.
Aumentar as vendas de forma escalável até ser relevante no mercado.
Key Results
Nesta fórmula, os resultados-chave são quantitativos. Ou seja, buscam medir e expressar em parâmetros numéricos os resultados de um objetivo.
Os resultados-chave podem ter o prazo trimestral ou anual. Eles são usados para indicar se o objetivo foi atingido até o final destes prazos. Por isso, são o parâmetro que mostra o quanto a empresa está perto de alcançar o objetivo, conforme a conclusão de cada um.
Como implementar o OKR?
1. Defina uma Visão e Estratégia Claras
Antes de começar a criar OKRs, é importante que você tenha uma visão clara do que sua organização deseja alcançar a longo prazo e qual estratégia será utilizada para chegar lá. Isso fornecerá a direção necessária para estabelecer objetivos eficazes.
2. Identifique objetivos estratégicos
Identificar os objetivos estratégicos é um passo fundamental, pois eles servirão como a base e o ponto de partida para a definição dos OKRs. Para isso, olhe para a visão de longo prazo e a missão de sua organização.
Qual é o propósito fundamental da empresa?
Quais são os resultados que você deseja alcançar no futuro?
A partir daí, identifique os objetivos de alto nível que são necessários para dar vida a essa visão.
💡Dica: Priorize alguns objetivos estratégicos.Nem todos os objetivos estratégicos têm a mesma importância. É crucial priorizar aqueles que são mais cruciais para o sucesso a longo prazo da organização.
3. Desenvolva OKRs
Para cada objetivo estratégico, siga a estrutura OKR:
Objetivo (O): Defina um objetivo claro, inspirador e relacionado ao objetivo estratégico. Responda à pergunta: “O que queremos alcançar?”
Resultados Chave (KRs): Identifique de dois a cinco resultados chave específicos e mensuráveis que indicarão o progresso em direção ao objetivo. Responda à pergunta: “Como saberemos que alcançamos nosso objetivo?”
4. Comunique e alinhe
Comunique os OKRs de forma clara e aberta em toda a organização. Certifique-se de que todos entendam os objetivos e resultados chave e como eles se relacionam com a visão e a estratégia da empresa. Garanta que haja alinhamento entre os OKRs de diferentes equipes e níveis hierárquicos.
5. Acompanhe o progresso regularmente
Estabeleça um sistema para acompanhar o progresso dos OKRs. Isso pode incluir reuniões regulares de revisão de OKRs, onde as equipes compartilham seu progresso e discutem as medidas necessárias para alcançar os resultados chave.
6. Faça Ajustes Quando Necessário
Os OKRs não são estáticos. Eles podem ser ajustados ao longo do período de planejamento à medida que as circunstâncias mudam ou novas informações estão disponíveis. Se um objetivo não estiver sendo alcançado ou se as metas parecerem inatingíveis, ajuste-os de acordo.
Qual a diferença entre OKR e KPIS?
Os OKRs e os KPIs são duas ferramentas de gestão que ajudam as organizações a medirem o desempenho e alcançar seus objetivos, porém eles possuem propósitos e abordagens diferentes.
Enquanto os KPIs são usados para medir o desempenho operacional contínuo, os OKRs são uma ferramenta de definição de metas estratégicas que se concentram em objetivos de longo prazo e resultados chave para alcançá-los.
Além disso, os KPIS geralmente são medidos regularmente, muitas vezes em uma base contínua, diária, semanal ou mensal. Já os OKRs são definidos em ciclos de planejamento, como trimestres, e são avaliados no final de cada ciclo, permitindo ajustes estratégicos periódicos.
💡 O OKR tem tudo o que você buscava em uma metodologia de gerenciamento? Ainda existem inúmeras formas de garantir o melhor planejamento estratégico do mercado.
Quando há muitas inciativas dentro da empresa, é fácil se ver perdido em meio aos diversos projetos que, logo, começam a ficar desorganizados e fugir do controle, não é mesmo? É muito comum que esses projetos sejam mal executados e acabem desviando da estratégia organizacional, mas isso pode ser resolvido através do planejamento de demanda.
O processo de planejamento e gestão de demandas é fundamental para garantir o controle dos projetos e garantir seu sucesso. É por isso que, nesse texto, vamos ensinar tudo sobre gestão e planejamento de demandas de projetos! Siga a leitura para conferir.
O que é planejamento de demanda?
Em projetos corporativos, planejamento de demanda envolve identificar, priorizar e garantir a boa execução e monitoramento dos projetos da empresa.
Em outras palavras, trata-se de fazer uma gestão das iniciativas que surgem na empresa, garantindo que as equipes sejam capazes de atendê-las sem que a disponibilidade seja comprometida. Também é esse planejamento que vai garantir que os projetos em andamento sejam entregues dentro do escopo definido e sem extrapolar recursos.
Num mundo perfeito, seria possível atender a todas as demandas de projetos da organização, mas na vida real não é bem assim que as coisas funcionam. Os recursos são limitados e a capacidade da equipe de projetos também é.
Por isso, o planejamento de demanda inclui priorizar e filtrar os projetos, para selecionar aqueles que realmente estão mais alinhados à estratégia organizacional e que vão trazer os maiores benefícios primeiro para a empresa. Confira todos os benefícios que isso traz para a empresa:
9 benefícios de um bom planejamento de demanda
1 – Controle de custos
Quando há planejamento de demanda, você consegue definir com base em dados para onde o dinheiro destinado aos projetos vai e ajustar o orçamento conforme for necessário.
2 – Controle de prazos
Um dos objetivos do planejamento de demanda é assegurar que os prazos serão cumpridos. O planejamento de demanda ajuda a organizar as inciativas para que não faltem recursos e a equipe não fique sobrecarregada. Caso a demanda for muito grande, os projetos serão priorizados e ações podem ser tomadas para diminuir a fila, como contratação de pessoal.
3 – Melhoria do ROI
O planejamento de demanda ajuda a garantir que os projetos estratégicos serão priorizados. Isso é sentido no retorno financeiro, pois esses projetos trazem mudanças positivas na organização e permitem alcançar melhores resultados.
4 – Visibilidade dos projetos em andamento
Planejamento de demandas envolve a utilização de ferramentas que permitem visualizar todos os projetos que estão em andamento e gerenciá-los adequadamente. Entre essas ferramentas, podemos citar o portfólio de projetos, que organiza as demandas e suas informações e possibilita um controle centralizado de todas elas.
5 – Prestação de contas
Fazer um bom planejamento de demandas permite prestar contas aos stakeholders sobre o andamento dos projetos, evidenciando motivos pelos quais certos projetos foram priorizados, motivos para atrasos, paralizações etc.
Até mesmo a alocação da equipe fica mais clara, já que a gestão de demandas demonstra a real capacidade produtiva do time e evita um número maior de inciativas do que a equipe é capaz de tocar.
6 – Segurança na tomada de decisão
Tomar decisões de forma segura está diretamente ligado à qualidade das informações disponíveis. Estruturar um processo de planejamento de demanda garante que mais dados estarão disponíveis para apoiar as tomadas de decisão, assim como trazer insights para decidir o que vale a pena ou não ser feito.
7 – Agilidade para responder às mudanças
Uma rotina de planejamento e gestão de demandas garante que a equipe de projetos seja capaz de identificar rapidamente novos riscos e problemas e possa superá-los com mais facilidade. Isso acontece graças a fatores como indicadores, comunicação, cerimônias etc.
8 – Foco em projetos que realmente importam
Um dos maiores benefícios de gerenciar as demandas é a capacidade de colocar “ordem na casa”, por assim dizer. Com ela, você pode priorizar projetos estratégicos, ou seja, os que trazem mais resultados, e também saber quais projetos estão em execução no momento.
9 – Facilita o trabalho como um todo
Por fim, podemos dizer que fazer um bom planejamento e gestão de demandas facilita o trabalho como um todo, tanto do gerente de projetos quanto do time, que passam a ter uma visão clara, transparente e ampla dos projetos da organização.
Agora que você entendeu como o planejamento de demanda pode ajudar a sua organização, vamos te ensinar a fazer em 6 passos simples! Confira:
Como fazer planejamento de demanda em 6 passos
1 – Estime a capacidade das equipes
Antes de qualquer coisa, você precisa saber a capacidade da equipe de projetos, em termos de tamanho da equipe, quantidade de horas trabalhadas por dia e capacidade produtiva.
Descubra quantas entregas podem ser feitas em determinado período com determinados recursos, quantos projetos simultâneos podem rodar etc. Você também pode contar com um mapa de capacidade para te ajudar nessa estimativa.
Agora, está na hora de mapear as iniciativas existentes na empresa, tanto os projetos que já estão em andamento, como as solicitações que estão para acontecer. Para isso, peça para os responsáveis por cada área enviem suas solicitações e informações sobre as que já estão em andamento.
Uma excelente ferramenta aqui é o canvas de projeto da Euax, que pode servir como termo de abertura e ajuda a refletir sobre a real necessidade do projeto. Ou seja, caso não for possível preencher o canvas com as informações do projeto, pode ser que o próprio projeto não seja justificável ou seja inviável do ponto de vista do negócio.
Assim, você já pode ir pré-selecionando as iniciativas para facilitar a priorização mais à frente.
Outro ponto importante é criar um canal oficial para criação de demandas, de modo a organizar as iniciativas. Quando as demandas são solicitadas de qualquer jeito – como em uma conversa de corredor ou pelo Skype – fica mais difícil formalizar, organizar e acompanhar indicadores.
3 – Categorize os projetos
O próximo passo é dividir os projetos em categorias, para facilitar o gerenciamento e criação de portfólio. Você pode utilizar as mais diversas categorias, como: projetos estratégicos, projetos de sustentabilidade, projetos mandatórios, projetos de inovação, projetos de segurança e projetos relacionados à transformação digital.
4 – Selecione e priorize os projetos
O quarto passo é selecionar os projetos relevantes e priorizá-los. A priorização deve ser feita com base em critérios objetivos que podem ser aplicados em uma matriz de valores, como a Matriz 4×4, ou ferramentas prontas, como a Matriz GUT, a Matriz BASICO e a Matriz RICE.
Essa priorização ocorre através de uma pontuação atribuída para cada projeto conforme critérios claros de diferenciação.
Por exemplo: vamos supor que você utilize a nossa matriz GUT em Excel para priorizar os projetos da sua empresa. Essa matriz considera os seguintes critérios:
Gravidade: o impacto que o projeto causa na organização;
Urgência: tempo disponível para a realização do projeto;
Tendência: probabilidade de o problema que a iniciativa busca solucionar piorar sem sua realização.
Supondo que o projeto 1 ganhou nota 5 em todos os critérios, o projeto 2 ganhou as notas 4, 3 e 5 para gravidade, urgência e tendência respectivamente, e o projeto 4 recebeu as notas 3, 2 e 3, respectivamente.
Multiplicando as notas que cada inciativa ganhou, obtemos o Score GUT de cada uma delas. A partir disso, temos uma priorização clara de quais são os projetos mais importantes. No caso do exemplo, o Score foi 125, 60, 36 e 18, logo, a iniciativa mais urgente é a de score 125, e a menos urgente é a de score 18.
5 – Faça o balanceamento dos projetos
Priorizar as iniciativas é necessário, mas só isso não basta. Imagine que você utilizou a Matriz GUT (ou outra de sua preferência) e mais de um projeto obtiveram o mesmo score. Ou ainda, que o orçamento disponível permite fazer apenas o primeiro colocado e o terceiro. É aqui que entra o balanceamento.
O balanceamento é uma priorização mais “manual” dos projetos, e ajuda a preencher lacunas que podem ser deixadas na etapa anterior. Aqui, são levadas em conta questões mais específicas e que podem servir como critério de diferenciação de acordo com o contexto da sua empresa.
6 – Monitore
Assim que os projetos estiverem sendo tocados, deve-se realizar um monitoramento constante dessas iniciativas e de todo o portfólio de projetos. Afinal, o cenário vai mudar e você pode precisar rever o seu planejamento de demandas.
É daí a importância de estabelecer uma rotina de cerimônias de acompanhamento, para manter a comunicação e o monitoramento em dia. Nessas reuniões, o comitê de priorização dos projetos deve monitorar o portfólio, tirar as dúvidas dos stakeholders, divulgar os resultados obtidos com os projetos etc.
Lembre-se que a priorização também é contínua e deve ser confirmada na reunião de acompanhamento de portfólio.
Montar um projeto que seja eficiente e não ultrapasse o prazo e orçamento previstos é uma missão árdua, mas não impossível. Como dentro de um projeto há diversas variáveis a serem consideradas, ter controle sobre o prazo, orçamento, recursos, riscos e expectativas dos stakeholders é essencial para que objetivo final seja atingido. Há até quem diga que o gerente de projetos age como um grande maestro, mantendo a harmonia e o ritmo das entregas do início ao fim do projeto.
Se você tem dúvidas sobre como fazer isso na prática, não se preocupe. Estamos aqui para ajudá-lo a montar e esquematizar o projeto que você sempre quis tirar do papel!
Como montar um projeto?
Montar um projeto é algo que exige tempo e dedicação, não apenas de quem o esquematiza, mas de todos os envolvidos. Por isso, é necessário se atentar sobre alguns pontos: quem vai iniciar? Quem vai planejar e executar? Como será realizado o monitoramento e o controle das atividades? Vamos explicar tudo para você!
1. Iniciação
Todo projeto surge de alguma ideia, certo? Então comece definindo as questões básicas, colocando-as no papel e organizando de acordo com as prioridades. Afinal, não haverá frutos sem que antes o solo seja regado. Existem documentos que podem te ajudar a ter um rumo mais definido, como o escopo e a estrutura analítica do projeto.
Identifique as informações mais relevantes
O primeiro passo ao iniciar o projeto é definir quais são as informações básicas para o início do projeto. Essas informações servem para definir o rumo que o projeto irá tomar. São elas:
Nome do projeto
Defina qual nome será dado ao projeto. Relacione-o com as questões que serão abordadas ao longo do projeto. Isso também é importante para identificar o projeto caso haja mais de um sendo executado ao mesmo tempo.
Tipo de projeto
O seu projeto é pessoal ou para sua empresa? Ele é social e tem um caráter cultural ou é acadêmico? Deixe-o explícito, afinal ele será importantíssimo no decorrer do projeto.
Justificativa
Por que realizar esse projeto? O que te trouxe até ele? A justificativa é importante para você compreender melhor o motivo da criação do projeto. Além disso, a justificativa do projeto também ajudará a envolver e engajar os participantes do projeto nas etapas seguintes, pois eles saberão o propósito do trabalho que estão desenvolvendo.
Objetivo
Onde você deseja chegar com esse projeto? Se for um projeto para sua empresa, quais mudanças ou melhorias você deseja obter quando concluí-lo? Planeje bem essa etapa para que tudo ocorra melhor depois, e não deixe de atribuir metas objetivas e relacionadas a indicadores.
Descrição
Contextualize todo o cenário do projeto. Exponha, da forma mais clara possível, como, onde e quando o projeto deve ser realizado e a finalidade dele.
Escopo
Criar um escopo antecipadamente em parceria com os stakeholders é, muitas vezes, o que diferencia um projeto de sucesso de um que acaba abandonado no meio do caminho. É importante que você estipule tudo que seja necessário para a realização do projeto, sem deixar escapar algo que possa interferir no andamento dele, e também o que não entra no escopo. Assim, mantém-se as expectativas todas na mesma página.
O que pode atrapalhar no andamento do projeto? Quais são os limites do que podemos fazer? Entender quais são as restrições e o que são é um passo fundamental para não perder as rédeas.
As restrições são todos os fatores que limitam a execução de uma iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente do projeto e sua equipe.
As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.
2. Planejamento
Depois que o fundamental para o início do projeto foi decidido, é hora de planejar todas as ações e dividir as atividades entre a equipe. Essa etapa é importantíssima, pois a execução do projeto depende do próprio planejamento.
Faça uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP)
Aqui é o momento de identificar as grandes fases do projeto e, com base nelas, definir os pacotes de trabalho a serem executados.
A Estrutura Analítica de Projeto é uma subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto. Veja o exemplo abaixo:
De forma geral, estruturar uma EAP te ajuda a definir o trabalho exato para realização do projeto, a ter uma visão mais “genérica” e comum, além de auxiliar a controlar melhor o gerenciamento e o tempo levado em cada tarefa.
Para saber mais sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, dê uma olhada no post que fizemos sobre o assunto: Estrutura Analítica de Projeto (EAP)
Arquitete o caminho do projeto
Após criar sua EAP, é o momento de listar as prioridades e traçar todo o caminho a ser trilhado no seu projeto. Defina: o que pode ser feito com mais tranquilidade? O que há de ser feito com delicadeza e tempo exclusivo?
Depois, liste todas as tarefas e o tempo que deve ser utilizado para executar cada uma delas. Não tenha pressa, pois todo o seu projeto será executado de acordo com esse caminho, assim como uma casa é construída a partir da planta.
Com esse caminho traçado, é importante pegar as grandes tarefas, dividi-las em atividades menores e distribui-las entre os grupos. Isso torna as tarefas mais organizadas e menos pesadas, deixando-as mais orgânicas e fluídas, sincronizadas umas com as outras.
3. Execução
Chegando aqui, o seu projeto já deve estar 100% detalhado e engatilhado para colocar em prática. Entretanto, é sempre bom fazer uma revisão e analisar se faltou algo.
Desenvolva uma prévia e simule
Antes de colocar tudo em prática, é necessário analisar bem a lógica traçada. Testar e começar aos poucos é mais seguro do que dar o start e acabar se deparando com algo fora do previsto. Então pense nas tarefas que foram designadas e nos prazos delimitados e veja se você tem as respostas para as seguintes perguntas:
Os prazos estão claros e as tarefas bem definidas?
O seu cliente aprovou tudo que foi determinado?
Existem planos alternativos no caso de algum imprevisto?
Os recursos necessários estão explícitos?
Os objetivos e estratégias estão claros?
Mas não se esqueça que esse é apenas a primeira análise que será feita. Durante a execução do projeto, é muito provável que aconteçam diversos imprevistos, e você terá que replanejar certas atividades para manter tudo nos trilhos. Esteja pronto para responder com agilidade!
Converse com sua equipe
O grande erro na gestão de um projeto é colocá-lo em prática sem antes envolver a equipe. É preciso ter o feedback de cada colaborador que irá participar ativamente, pois eles podem olhar de maneira diferente e perceber alguns pontos que passaram despercebidos.
É importante que todos os envolvidos participem de uma reunião para finalizarem os termos, seja relacionado ao EAP, termo de abertura ou de outros processos. Às vezes surge algum empecilho de última hora, alguma ideia que possa adiantar ou até mesmo uma mudança estratégica. De qualquer forma, a colaboração da equipe é muito valiosa, principalmente se ela envolver profissionais de áreas diferentes. A multidisciplinaridade pode trazer vários insights interessantes para agregar valor à entrega final do projeto.
Por exemplo: se o projeto for a construção de uma casa, ao mesmo tempo que um profissional esteja instalando as janelas, um outro profissional pode estar cuidando da parte das torneiras.
Assim, cada um contribui com o que faz de melhor e ainda se economiza tempo realizando as atividades em paralelo.
Refine o projeto
Você analisou o projeto por inteiro, conversou com a sua equipe, fez ajustes. Tudo está de acordo, mas será que existem melhorias? Tenha o costume de sempre analisar partes que podem ter sido esquecidas, refinando e melhorando sempre que possível.
4. Monitoramento e Controle
Se tudo foi feito da maneira correta, seguindo os passos aqui citados, a chance do projeto ser um sucesso é muito grande. Quando tudo dá certo, o acompanhamento pós-implementação é uma maravilha. Porém, há vezes em que um erro que foi previsto lá no início se concretize, ou até mesmo que aconteça um imprevisto, e nessa hora o gerente de projetos precisar retomar a posição de maestro e lidar com isso!
Contudo, fique tranquilo! Problemas acontecem e o importante é você estar preparado para resolvê-los. Por isso, é essencial que você acompanhe atentamente passo a passo de todo o projeto, analisando se tudo que foi detalhado e combinado está sendo seguido à risca.
Documente tudo
É importante anotar, diariamente, todo o andamento do projeto, do início ao fim. Além de mostrar comprometimento, é uma chance de avaliar o desempenho dos seus colaboradores fora de uma rotina comum.
Documentar tudo auxilia caso haja erros inesperados, te dando suporte e uma base de conhecimento que pode ser útil para mapear riscos nos próximos projetos.
5. Conclusão
Ao finalizar o projeto, é interessante fazer uma revisão geral de tudo que foi feito e utilizar isso para os próximos projetos. Passe um feedback para todos os colaboradores e peça para que eles também deem um para você. Se tudo ocorreu perfeitamente, use esse modelo para os próximos, se não, analise os pontos que deram errado e os corrija.
Agora que você já aprendeu os passos fundamentais para montar um projeto, vamos te mostrar os 4 erros mais cometidos na hora de montar um projeto!
Bônus: 4 erros mais cometidos ao montar um projeto
Não contar com uma ferramenta e medidores de projetos é um erro que não pode passar despercebido. É importante ter um programa específico para te ajudar a seguir o caminho correto e te alertar quando as coisas saem do esperado.
Não envolver toda a equipe desde o planejamento do projeto
É fundamental que desde o início do projeto todos os colaboradores tenham noção e ideia do que vai ocorrer e o que se espera deles. Assim, o projeto andará mais naturalmente, sem colaboradores perdidos ou atrasados.
Indicadores de projetos ajudam os gerentes de projeto a serem mais assertivos em suas decisões, garantem um melhor uso dos recursos, otimizam reuniões de acompanhamento e trazem insights para iniciativas futuras. Não utilizar indicadores é deixar um monte de oportunidades passarem sem ao menos dar chances a elas.
Subestimar a importância da comunicação entre a equipe
Nunca, em hipótese alguma, subestime o poder da comunicação, seja entre a própria equipe, ou entre equipes diferentes. A comunicação serve para alinhar e deixar nítidas as expectativas e previsões de cada parte do projeto, além de criar um melhor entrosamento entre colaboradores e tornar o projeto mais produtivo.
E então, conseguiu montar um projeto de acordo com o nosso passo a passo? Esperamos que sim! Se precisar de uma ajuda extra, recomendamos o download do nosso Canvas Visão Geral da Iniciativa. Com ele, você poderá visualizar todas as informações importantes do projeto em uma página só e facilitar a comunicação com a equipe!
As ferramentas de BPM (Business Process Management) desempenham um papel fundamental na gestão eficiente e na otimização dos processos organizacionais, pois permitem a modelagem, análise, execução e monitoramento contínuo dos processos de negócios.
Com essas ferramentas, as organizações podem alcançar maior transparência, agilidade e controle sobre seus processos, resultando em aumento de produtividade, redução de custos operacionais e melhorias significativas na qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.
Nesse post, vamos explicar o conceito de ferramenta BPM, mostrar as melhores do mercado e te ensinar como utilizá-las para melhorar os processos da sua empresa! Mas, antes de tudo, vamos alinhar nossos conhecimentos sobre BPM, para garantir que estamos na mesma página:
O que é BPM?
BPM (sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, em português) é o conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa. O BPM CBOK® trata o BPM como uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos.
Portanto, podemos afirmar que BPM não se trata de uma metodologia, uma estrutura de negócio ou um conjunto de ferramentas, como muitos pensam.
Na verdade, BPM é uma capacidade da organização. O objetivo é integrar a estratégia da empresa às expectativas e necessidades dos clientes. Por meio da gestão de processos, é possível analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar as operações com mais efetividade.
Dito o que é BPM, podemos conceituar ferramenta BPM:
O que é uma ferramenta BPM?
Ferramentas BPM são instrumentos utilizados para automatizar, medir e otimizar processos de negócios. As ferramentas permitem que a gestão dos processos seja realizada de forma mais fácil, segura e precisa.
Em geral, estamos falando de softwares que possuem funções que vão desde documentação até simulação dos processos.
E então, conseguiu entender do que se trata? O mercado oferece uma gama de opções quando se trata de ferramentas BPM, e é fundamental escolher a que melhor se adequa aos objetivos da sua empresa.
Listamos abaixo as 12 principais para que você possa conhecê-las:
12 melhores ferramentas BPM do mercado
Essa lista inclui ferramentas para geração de relatórios, criação de diagramas, obtenção de dados etc. Ou seja, elas são as melhores amigas de qualquer gerente de processos que busque uma gestão mais acurada:
1- Bizagi Modeler
Interface da Bizaggi
O Bizagi Modeler é uma das ferramentas mais conhecidas entre os gerentes de processos. Trata-se de um software simples de usar e que ajuda a criar diagramas bem organizados e fáceis de entender. Isso porque ele permite aplicar cores que ajudam na identificação e organização das etapas do processo.
Dos diagramas BPMN, o Bizagi permite a criação de diagramas de processos (orquestração) apenas. Mas o interessante é que a plataforma possui recursos de revisão para evitar que certos elementos sejam utilizados de forma equivocada, pois possui um verificador que valida a integridade do processo por meio das regras básicas da notação BPMN.
Também é possível documentar o processo por meio de campos que permitem adição de informações e, por fim, os diagramas podem ser exportados em PNG, BMP ou mantidos no formato da própria ferramenta (.BPM). O software também gera documentações/manuais em PDF, DOC e HTML, e os arquivos podem ser exportados e importados nos formatos padrão BPMN e XPDL.
As funcionalidades e a maioria dos elementos estão traduzidos em português. Além disso, a ferramenta também permite a simulação de processos para que seu desempenho possa ser testado. Legal, não é?
2- Heflo
Print – Heflo
O Heflo é uma ferramenta 100% online, ou seja, não exige a instalação de nenhum aplicativo e pode ser utilizada em qualquer máquina que possua acesso à Internet. Ela gera documentação complementar e utiliza a notação BPMN 2.0.
Os arquivos podem ficar armazenados na nuvem ou podem ser exportados em diversos formatos, como PDF, Excel, Word e HTML. Os diagramas são bem visuais e fáceis de organizar, e as raias se ajustam automaticamente conforme novos elementos são adicionados.
Para a criação de documentação, o Heflo possui um editor de texto bem competente, com opções de formatação, criação de tabelas etc. Além disso, a ferramenta é toda em português, o que pode facilitar muito a usabilidade.
3- Supravizio
Print Supravizio
O Supravizio é um software brasileiro produzido pela Venki, assim como o Heflo, só que esse exige instalação na máquina.
Entretanto, trata-se de uma plataforma muito competente. Entre os pontos positivos, podemos citar a boa usabilidade no celular e a capacidade de gerar dados úteis: a plataforma conta com um dashboard de indicadores, o que ajuda a identificar problemas e tomar decisões estratégicas.
4- Visio
Print da ferramenta Visio
Visio é um software criado pela Microsoft e é muito popular entre os gerentes de processos, especialmente os usuários do sistema Windows. Por meio do Visio, é possível criar gráficos, fluxogramas, organogramas e uma série de outras formas de sistematizar e documentar processos.
A plataforma também inclui uma série de ferramentas para desenho, que seguem o estilo de usabilidade do Paint. A interface é intuitiva e não é muito difícil de utilizar.
5- ARIS
Print da ferramenta de BPM – Aris
O Aris (Architecture of Integrated Information Systems) é um software que serve para modelagem, controle e execução de processos. Originalmente a plataforma desenvolveu por anos a notação EPC, mas hoje incorpora o BPMN. Além de BPMN, é possível trabalhar com Cadeia de Valor, organograma, modelo de dados e EPC.
O ARIS Express é uma versão da ferramenta especificamente para desenhar diagramas de processos. Ela também utiliza cores para tornar os diagramas mais visuais e permite a criação de documentos complementares que podem ser exportados em formatos como PDF ou RTF. Os diagramas são salvos no formato da própria plataforma (.adf).
Também conta com funcionamento em nuvem.
6- BPMN.io
Print da BPMNIO
Essa plataforma tem funcionamento 100% online e permite a criação de diagramas de forma simples sem a necessidade de instalação de aplicativos, pois funciona no seu browser web.
Em comparação com os anteriores, o ponto negativo é que ele não possui recursos complementares, como documentos ou diagramas com cores para facilitar o entendimento. Ou seja, é apenas uma ferramenta simples para criação de diagramas.
No final, você pode fazer download dos diagramas em .bpmn ou .png.
7- Modelio
Print da Modelio
O Modelio é uma ferramenta open source de modelagem de processos. A função principal é a criação de diagramas UML, mas ela foi melhorada para criar diagramas em BPMN.
Essa plataforma é um pouco mais avançada e por isso a utilização não é tão simples: mesmo elementos como conectores precisam ser adicionados um a um no diagrama e pode ser necessária uma série de comandos.
No entanto, ela é muito aderente à notação BPMN, e é possível validar as regras da notação conforme a especificação da OMG.
A interface é somente em inglês e os diagramas podem ser exportados em formatos de imagem, como PNG ou JPEG.
8- Adonis
Imagem da ferramenta Adonis
O Adonis é uma excelente ferramenta de gestão de processos e conta com inúmeras funcionalidades: documentação da organização, perfis de cargos, controle de custos de processos, otimização e modelagem de processos, reengenharia, gestão de riscos, entre outros.
Ou seja, as possibilidades de aplicação são amplas e a ferramenta pode se tornar um verdadeiro parceiro do gerente de processos, pois trata-se de um sistema integrado de gestão.
9- Draw.io
Imagem Draw.io
Com o Draw.io você pode criar diagramas de processos no estilo flowchart (modelo para o qual foi pensado) ou BPMN, incorporado posteriormente.
O software permite misturar palhetas de diferentes tipos de diagramas e possui elementos que estão fora da especificação formal BPMN. Isso é um problema, especialmente para iniciantes que podem se perder nos recursos da plataforma. Além disso, não há recurso de validação dos diagramas.
O ponto positivo é que os diagramas podem ser salvos em plataformas de armazenamento na nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, ou pode ser salvo no computador em XML.
10- Bonita BPM
Print de tela – Ferramenta Bonita BPM
O BPMS da Bonitasoft é uma plataforma de código aberto para automação de processos com uma ampla variedade de recursos para gestão.
O modelador Bonita BPM é uma ferramenta integrada ao BPMS da Bonitasoft. Portanto, é necessário instalar a suíte Bonita BPM Community para usar o modelador, mas trata-se de uma solução gratuita.
Como um todo, a solução oferece um estúdio de modelagem de processos e um BPM & Engine para Fluxo de trabalho em uma interface de usuário intuitiva.
11- Zeev
Print de tela – Zeev
O Zeev é uma plataforma de automatização de processos de negócio que simplifica e agiliza fluxos de trabalho em diversas áreas, como RH, Financeiro, Logística e mais. Com sua abordagem low-code, é possível criar processos automatizados sem conhecimento técnico em programação.
Utilizando o modelador de processos baseado na notação BPMN, você desenha e automatiza seus fluxos de trabalho de forma intuitiva, melhorando a eficiência do seu time.
Além de oferecer modelos de aplicativos prontos para uso, o Zeev fornece uma camada de APIs próprias para integração com outros sistemas, incluindo conectores nativos para o Zapier e o DocuSign.
Os benefícios do Zeev incluem centralização de demandas e informações, padronização de processos, redução de custos, aumento da eficiência e integração entre departamentos e sistemas.
Entre os diferenciais da ferramenta, destacam-se a usabilidade, custo-benefício, implementação rápida e experiência do usuário.
12- Yaoqiang BPMN Editor
Print da ferramenta Yaoqiang
O Yaoqiang BPMN Editor é uma ferramenta open source com uma vasta quantidade de recursos. Com ela, é possível usufruir de todos os elementos para modelagem de diagramas de processos (orquestração) e também para conservação e coreografia. No final, os mapeamentos podem ser salvos em formatos de imagem ou em .bpmn
Como escolher a ferramenta BPM certa?
Na hora de escolher a ferramenta certa para a sua empresa, é preciso pensar nos seguintes pontos:
Experiência do usuário
Uma interface intuitiva, fácil de usar e personalizável pode aumentar a adoção da ferramenta pela equipe, melhorar a eficiência e reduzir erros.
A capacidade de personalização da interface, a disponibilidade de recursos de treinamento e suporte técnico também contribuem significativamente para uma experiência do usuário positiva.
Capacidade de gerar documentação
A geração automática de relatórios, diagramas de fluxo, documentação de procedimentos e registros de atividades pode facilitar a comunicação, auditorias e análises de desempenho.
Uma ferramenta que oferece recursos avançados de documentação pode melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos processo
Capacidade de integração com outros sistemas
A integração da ferramenta BPM com outros sistemas é fundamental para garantir a interoperabilidade, a troca de dados e a automação de processos em toda a organização.
A capacidade de se integrar facilmente com sistemas existentes, como CRM, ERP, bancos de dados e aplicativos de terceiros, pode otimizar a eficiência, reduzir redundâncias e melhorar a colaboração entre departamentos.
Suporte
O suporte oferecido pelo fornecedor da ferramenta BPM é um fator crítico a considerar durante a seleção.
Um suporte técnico eficiente, com tempos de resposta rápidos, atualizações regulares, recursos de treinamento e uma comunidade ativa de usuários pode garantir o sucesso da implementação e a resolução rápida de problemas.
Pode ser acessada por toda a equipe
Uma ferramenta que pode ser facilmente acessada por diferentes perfis de usuários, em diferentes dispositivos e locais, promove a comunicação eficaz, a tomada de decisões informadas e a responsabilidade compartilhada.
Garantir que a ferramenta seja intuitiva, segura e acessível para todos os membros da equipe é essencial para o sucesso da gestão de processos.
Não esqueça de definir bem os objetivos e os requisitos antes de fazer qualquer aquisição de ferramentas pagas. Um processo de compra mais cuidadoso, com testes e avaliação metódica de fornecedores, evita dores de cabeça no futuro.
Para te ajudar ainda mais na modelagem de processos, nós preparamos uma paleta reduzida de notação BPMN com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Nela, explicamos os símbolos mais utilizados na modelagem, um recurso muito útil para simplificar a vida de quem não tem muita familiaridade com a notação.
E o melhor: ela é totalmente gratuita! Clique no banner abaixo para fazer o download!
Agora que você já conhece as ferramentas de BPM, aproveite para conhecer a consultoria em gestão de processos da Euax e veja como podemos ajudar a sua empresa!
Como costumamos dizer aqui no blog, empresas são grandes coleções de processos. Assim como a parte principal de um carro é o motor, os processos são o que sustentam uma organização. Porém, manter todos eles funcionando e gerando os resultados adequados pode ser um desafio para os gestores (principalmente porque, em geral, os processos envolvem interações entre diferentes departamentos). Se você tem dúvidas a respeito de como manter o alinhamento e fazer o controle de processos, continue lendo esse post e aprenda:
Controle de processos é uma prática em que a empresa analisa e gerencia seus processos de negócio, acompanhando a performance e promovendo melhorias continuamente.
A longo prazo, essa prática permite que a empresa tenha maturidade e agilidade para adapta-se às demandas do mercado e superar seus próprios resultados, já que, fazendo o controle dos processos, é possível medir sua saúde e estar atento para identificar pontos que precisam ser revistos.
Em uma pizzaria delivery, por exemplo, podem existir processos que envolvem diferentes áreas. Desde o atendimento até a entrega, há uma série de ações que devem ser realizadas da maneira certa e no tempo certo para que o cliente receba sua pizza quentinha e conforme o que solicitou.
Imagine se esses processos não forem controlados: é possível que a atendente misture as comandas e desorganize os pedidos, que o pizzaiolo demore muito para pedir as pizzas (ou até que elas fiquem tempo demais no forno) ou que o entregador não utilize a rota correta para ir até o cliente.
Como você deve imaginar, erros nesses processos podem aumentar o tempo de espera do cliente e diminuir a qualidade do produto final, causando insatisfação e trazendo resultados negativos para a empresa.
Assim, concluímos que fazer o controle dos processos é uma atividade essencial. Para saber como aplicar isso na prática, continue a leitura do próximo tópico!
Como fazer controle de processos: 4 dicas para garantir bons resultados
1. Mapeie seus processos
Antes de saber como fazer o controle dos processos, é preciso ter ciência de como eles se organizam e como interagem entre si. Um mapeamento de processos ponta a ponta pode ser muito útil neste quesito.
Afinal, mapear processos por departamentos rende uma visão restrita e que não reflete exatamente a realidade dos processos. Para fazer um mapeamento ponta a ponta, é necessário primeiro identificar e priorizar quais são os processos que devem ser mapeados, para então representar graficamente a sequência lógica das atividades.
A notação BPMN é a mais utilizada para este fim (saiba mais sobre ela no nosso post completo sobre notação BPMN): ela padroniza símbolos para representar as entradas (insumos), o processamento (as atividades) e as saídas (produtos, serviços ou resultados) do processo.
Nesse passo, é importante lembrar que o mapeamento dos processos deve envolver diretamente os colaboradores que os realizam (já que são eles quem sabem o que ocorre no dia a dia), e não apenas a alta gestão. Um mapeamento colaborativo tem muito mais chances de refletir a realidade do que um feito apenas por um grupo restrito.
No nosso artigo sobre mapeamento de processos, você encontra mais detalhes para saber como fazê-lo.
2. Automatize o que pode ser automatizado
Processos que envolvem atividades repetitivas podem ser automatizados para otimizar o tempo e o uso dos recursos. Assim, a produtividade aumenta e a organização obtém ganhos em lucratividade.
É importante destacar, porém, que os processos precisam estar bem ajustados antes de serem automatizados. Automatizar o caos é muito perigoso e pode ser pior do que manter os processos sendo executados manualmente.
3. Monitore os indicadores de desempenho de processos
Não há como mensurar o desempenho dos processos sem monitorar indicadores estratégicos (KPIs).
Para saber quais indicadores você precisa acompanhar, é possível fazer perguntas como:
Que tipo de objetivos buscamos alcançar?
Como podemos medir se nossos processos estão sendo executados corretamente?
Recuperando o exemplo que demos no início do texto, da pizzaria delivery, podemos imaginar que os indicadores acompanhados seriam os seguintes:
Clientes atendidos: avaliar a variação deste número ajuda a entender como está a demanda por pizzas.
% de entregas em 30 min.: é comum que pizzarias prometam entregar em até 30 minutos ou não cobrar o valor da pizza caso a entrega exceda esse tempo. Nesses casos, é importante mensurar quantas entregas foram realizadas no prazo já que, se este número subir, pode impactar negativamente no faturamento.
% de conformidade de preparação: este número indica quantas pizzas foram preparadas da maneira certa em relação ao total.
% de conformidade na entrega: por fim, com este indicador é possível mensurar quantas pizzas foram entregues corretamente ao cliente.
Pizzas vendidas, faturamento, custo sobre faturamento e lucratividade não são indicadores de processos, mas são diretamente influenciados por eles — por isso, é interessante acompanhá-los em conjunto. Entenda melhor como isso funciona lendo nosso post sobre painel de indicadores.
Em geral, indicadores de desempenho de processos analisam índices de conformidade dos processos, atrasos nas entregas, ociosidade e capacidade (principalmente quando se tratam de máquinas). No nosso artigo sobre indicadores de desempenho de processos, você encontra mais exemplos de indicadores que podem ser mensurados e algumas dicas para implantá-los.
4. Considere implantar um escritório de processos (BPMO)
Um escritório de processos tem a finalidade de integrar as áreas mais operacionais e as áreas mais estratégicas da organização. Ele planeja e coordena a execução de ações de melhoria nos processos, de modo que estes se adequem a estratégia do negócio.
Além disso, o escritório de processos também analisa o resultados dessas iniciativas e propõe ajustes.
Se a sua organização busca promover inovações em processos e alcançar mais coerência entre o que pratica e sua estratégia de futuro, implantar um escritório de processos pode ser uma boa opção. Neste webinar, explicamos como fazer isso em 5 passos:
Agora que você já entendeu nossas dicas para fazer controle de processos, confira quais são os principais motivos para aplicá-las na sua organização.
Por que fazer controle de processos?
Esclarece papéis e responsabilidades
Uma das consequências do controle de processos é que a equipe envolvida nas atividades passa a conhecer muito melhor seus papéis, responsabilidades e compromissos. Como uma das práticas de controle de processos é o mapeamento, a organização entende detalhadamente como funciona cada processo e quem executa cada atividade.
Dessa forma, minimizam-se os ruídos de comunicação, pois cada um sabe pelo que é responsável, e cria-se um compromisso maior sobre os resultados.
Padroniza atividades e resultados
Sabendo como funcionam os processos da sua organização, também é possível padronizá-los, de modo a garantir que os resultados obtidos serão constantes.
Vale lembrar que o mapeamento de processos gera como produto a documentação das atividades e de como elas são realizadas. Assim, mesmo que os colaboradores mudem ao longo do tempo, o processo continuará sendo executado e gerando produtos/serviços com a mesma qualidade.
Melhora os resultados continuamente
Ao acompanhar os indicadores de processos, a organização pode identificar quando eles não estiverem correndo conforme o esperado e esboçar ações para reverter os resultados.
Nesse sentido, se um indicador como a % de conformidade na preparação das pizzas está apresentando queda, pode ser interessante promover melhorias no processo correspondente – oferecendo um treinamento ao pizzaiolo, por exemplo.
Com essas melhorias, a empresa aumenta a geração de valor para os clientes, reduz custos e promove melhorias nos indicadores resultantes.
Proporciona agilidade
A agilidade é a capacidade de uma organização em responder às mudanças de ambiente e adaptar-se às necessidades – é o que algumas pessoas chamam de “jogo de cintura”.
Um exemplo clássico que mostra como a agilidade é importante é o da empresa Kodak. A Kodak dominava o mercado de filmes fotográficos e ficou mundialmente conhecida pela qualidade de seus produtos.
Porém, a gestão da marca não se atentou aos sinais do mercado quando as máquinas digitais começaram a aparecer. Como consequência, quando os filmes fotográficos ficaram obsoletos, a empresa enfrentou uma crise interna, já que a demanda foi diminuindo cada vez mais.
Se a agilidade tivesse sido desenvolvida, teria sido possível identificar essas mudanças no mercado e desenvolver outras ofertas para adequar-se ao novo ambiente.
Como você pode ver, realizar o controle dos processos é uma atividade importantíssima dentro de uma organização. Já que se interessa por este assunto, indicamos a leitura do nosso e-book completo sobre BPM (Gestão de Processos): nele, você aprenderá quais são as principais práticas de BPM e como aplicá-las na sua organização, na prática.
Ao longo da história, o Marketing passou por grandes transformações para conseguir acompanhar as mudanças no comportamento do consumidor. Desde o tempo das donas de casa dos anos 40, passando pelos jovens hippies dos anos 70 até chegar nos internautas dos dias de hoje, a comunicação teve que aprender a atingir diferentes públicos de formas inovadoras. Agora, na era digital, o Marketing 4.0 é a bola da vez!
O Marketing 4.0 leva em conta a presença da internet no processo de venda, considerando comportamentos que são relativamente novos na nossa sociedade. Para entender melhor como esse novo estágio do marketing funciona, basta seguir a leitura!
O que é Marketing 4.0?
Marketing 4.0 é o estágio do marketing que se passa em meio às transformações digitais e a utilização da internet para atingir o público consumidor. Esse conceito foi desenvolvido por Philip Kotler, um dos mais importantes estudiosos do marketing.
Kotler criou o livro Marketing 4.0 – Do Tradicional ao Digital para mostrar a realidade do consumidor conectado, que é bombardeado diariamente com muita informação. Consequentemente, a boa e velha exposição de marca – feita, muitas vezes, de forma invasiva – já não é suficiente para convencer alguém a realizar uma compra.
Antes, as empresas podiam anunciar na TV, em revistas ou em jornais impressos e isso já era o bastante para conquistar o público. Entretanto, as coisas ficaram mais complexas nos últimos tempos.
É necessário se adaptar às transformações digitais para se manter relevante no mercado, e não, não estamos falando apenas de utilizar redes sociais ou enviar e-mail marketing. Na verdade, Kotler frisa práticas menos óbvias, como a importância de ser multicanal, inclusivo e recomendado pelo seu cliente.
Mas, se estamos falando sobre Marketing 4.0, você já deve presumir que houve outros estágios antes desse, certo? De fato, ouve um Marketing 1.0, 2.0 e 3.0 e, para entender como funciona essa quarta fase, precisamos entender as anteriores.
Sendo assim, vamos ver as diferenças entre cada um desses estágios e o que os diferencia do Marketing 4.0:
A evolução do Marketing: do 1.0 ao 4.0
Marketing 1.0
O marketing 1.0 é o homem das cavernas do marketing, por assim dizer. Ou seja, é um estágio muito inicial de desenvolvimento. Nessa época, o foco estava no produto e em fazer com que todos (todos mesmo) quisessem comprá-lo.
Não havia muita preocupação com personalização ou sequer um público-alvo. Na verdade, era o consumidor que precisava se adaptar àquilo que encontrava nas prateleiras do supermercado ou nas vitrines das lojas.
Um bom exemplo disso é aquela clássica frase de Henry Ford: “O cliente pode ter o carro da cor que quiser, contanto que seja preto”. Isso só era possível porque não havia muita concorrência entre produtos. Logo, o consumidor não tinha tanta alternativa na hora da compra. Aí fica fácil fazer marketing, não é?
Sendo assim, o marketing 1.0 focava em mostrar o produto para quem quisesse comprar. Além disso, ele era feito basicamente por meios offline, como rádio, televisão, jornais e revistas (impressos).
Um bom exemplo de Marketing 1.0 é esse comercial do Toddy feito em 1958. Não há um público-alvo bem definido e a peça consiste basicamente em repetir o nome da marca e os atributos do produto.
Marketing 2.0
Ao passo que a concorrência entre as empresas aumentava, apenas expor o produto e a marca deixava de ser uma estratégia eficiente. A partir da era da informação, o consumidor passa a ter maior facilidade de comparar produtos, desde o preço até a qualidade.
Devido a essas transformações é que entramos no Marketing 2.0, no qual o foco deixa de estar no produto e passa a estar no cliente. É a partir daqui que as empresas começam a segmentar suas soluções de acordo com o público-alvo e investir em diferenciais para seus produtos. Agora, o cliente está no centro das atenções e é necessário fazer com que ele se identifique com a marca.
Um bom exemplo desse estágio é esse comercial do Boticário, que mostra a cliente em primeiro plano. O público-alvo é bem definido e o objetivo é que os potenciais clientes se identifiquem com a marca.
Marketing 3.0
Se o Marketing 1.0 não dava muita atenção ao cliente e ao público-alvo e o marketing 2.0 passou a considerar esses aspectos, o Marketing 3.0 leva essa consideração a outro nível.
É claro que é importante pensar em um público-alvo, mas também é importante entender que cada pessoa desse público é um ser humano diferente, com gostos, interesses, ambições e problemas. É aqui que surgem as Buyer Personas, que ajudam a entender melhor o comportamento do consumidor.
Por isso, o Marketing 3.0 passa a considerar aspectos mais humanos da sociedade, levando para o marketing uma série de questões sociais e um alto nível de personalização.
Um bom exemplo disso é esse comercial do Bradesco sobre estereótipos.
Marketing 4.0
E finalmente chegamos ao Marketing 4.0, o marketing da era digital. O marketing 3.0 já se passava em tempos digitais, mas as transformações que ocorreram ao longo dos anos na relação das pessoas com a internet fez com que Kotler desenvolvesse um novo conceito para definir o estágio do Marketing que vivemos atualmente.
O Marketing 4.0 leva em consideração o comportamento do consumidor na internet, a ampla concorrência e seu grande poder de decisão.
Vale lembrar que cada novo estágio do marketing não extingue completamente as práticas dos estágios anteriores. Por isso, no marketing 4.0, as personas e o público-alvo ainda estão presentes, assim como o engajamento com questões sociais.
Entretanto, outros aspectos precisam ser levados em conta no Marketing 4.0. São os seguintes:
Relações multicanal
É importante estar onde o seu cliente está, e já faz tempo que vida online e offline se fundiram em uma realidade só. Estamos conectados 100% do tempo, e isso interfere nas nossas relações presenciais também.
Sendo assim, um ponto que o marketing 4.0 leva em conta é a necessidade de criar ações de marketing que mesclem o analógico com o digital, investindo em abordagens multicanal.
Um bom exemplo disso são as ações que envolvem experiências com QR Code. Parte da experiência é entregue presencialmente, através de um folder, por exemplo. Já aquilo que é mais conveniente acessar online, pode ser conferido no site da empresa (que é acessado por meio do QR Code). Portanto, esse recurso funciona como uma “ponte” entre dois ambientes.
Conteúdo útil
Já não basta apenas querer que o consumidor adquira seu produto. Atualmente, as relações entre marca e público exigem uma relação de entrega mútua. Sendo assim, fazer marketing hoje em dia envolve entregar conteúdo de qualidade para o seu cliente.
Um bom exemplo disso é a popularização do marketing de conteúdo e do marketing de experiência.
Transformação real
Um pilar importante do Marketing 4.0 é gerar transformação real na vida dos clientes. A sua solução precisa gerar benefícios reais aos clientes, isto é, gerar valor para todos os que confiaram na sua marca.
Quando isso acontece, fica muito mais fácil fidelizar os clientes e transformá-los em promotores da marca.
Ser recomendado
Kotler ainda frisa muito a importância de a sua marca ser recomendada, principalmente na internet. Quem nunca leu todas as avaliações sobre um produto no Google antes de adquiri-lo, que atire a primeira pedra!
Entretanto, não é possível controlar aquilo que os consumidores falam sobre você. Daí a importância de oferecer a melhor experiência possível para o cliente, para que a maior parte das avaliações sejam positivas.
Repare que estamos falando da maior parte, e não de zero avaliações negativas. É claro que, eventualmente, você irá se deparar com clientes insatisfeitos. Entretanto, o objetivo é obter o máximo de acertos possível para que sua empresa possa ser perdoada quando errar.
Vale lembrar também que não basta ser recomendado pelos clientes. É necessário que todos os envolvidos saiam satisfeitos ao se relacionar com a sua empresa. Sendo assim, se esforce para criar uma boa experiência para os clientes, mas também para os fornecedores, colaboradores e outros personagens que fazem parte do processo.
De nada adianta ter clientes satisfeitos, se nenhum fornecedor quiser trabalhar com você, não é mesmo? O mesmo vale para os colaboradores e outros envolvidos.
O marketing 4.0 e a jornada de compra do novo consumidor
As transformações no comportamento do consumidor impactam também na jornada de compra. Baseado no clássico funil AIDA e nos 4 As de Derek D. Rucker, Philip Kotler introduz uma nova jornada do cliente. Ela consiste nas seguintes etapas:
1- Assimilação
A primeira etapa da jornada de compra proposta por Kotler é a assimilação. Ela nada mais é do que o momento em que o cliente toma conhecimento da existência da sua marca. A partir daqui é que o nome da sua empresa estará na mente do consumidor como uma opção entre muitas. A etapa de assimilação se dá principalmente por meio de publicidade e exposição de marca.
2- Atração
Esse é o momento no qual o potencial cliente seleciona a sua marca como uma das mais interessantes entre as que ele teve algum contato. É aqui que ele passa a apresentar um sentimento de atração e desejo de saber mais sobre o seu produto.
3- Arguição
Esse é o momento em que, para sanar as dúvidas, o potencial cliente irá recorrer às comunidades e fóruns online para descobrir mais sobre a qualidade da sua solução. É daqui que vem a necessidade de ser bem falado na internet e de fomentar as discussões sobre o seu produto.
4- Ação
A ação é a etapa da compra. O mais importante aqui é a satisfação do cliente com o produto adquirido, com o atendimento recebido e com a experiência como um todo.
5- Apologia
A etapa de apologia é uma das mais importantes na jornada do cliente de Kotler. Esse é o momento em que o cliente está tão satisfeito com a sua marca que está disposto a defendê-la e recomendá-la em meios online e offline. Para otimizar essa etapa, o ideal é oferecer um pós-venda impecável.
A essa altura, você já deve estar pensando em como colocar esses conceitos em prática na sua empresa, não é? Vamos te ajudar. Siga lendo para aprender como aplicar o Marketing 4.0 na sua organização:
Como aplicar o Marketing 4.0?
Invista em marketing de conteúdo
O marketing de conteúdo é uma estratégia baseada em criação e distribuição de conteúdo de interesse do seu público consumidor, de modo a atraí-lo para as suas ofertas.
Esse tipo de estratégia tem se popularizado muito nos últimos anos, com empresas que criam materiais relacionados ao seu mercado de atuação e distribuem em seus sites. Esses materiais são conteúdos úteis que servem para atrair o potencial cliente, educa-lo e guia-lo pela jornada de compra.
Trata-se de uma boa forma de atrair potenciais clientes e manter um relacionamento com eles, entregando conteúdo útil e interessante, e não apenas falar sobre o seu produto.
Invista no marketing de experiência
Marketing de experiência envolve a realização de ações inovadoras que estimulam o emocional do público para engajá-los no processo de compra. O objetivo é criar uma experiência de compra que deixe o cliente absolutamente satisfeito e fiel à sua empresa.
Um exemplo de marketing de experiência foi quando os clientes pediam um Maestro Burguer no McDonald’s em Amsterdã e um maestro surgia em uma TV. Ele guiava toda uma orquestra em uma canção personalizada para o cliente. Inovador, não é?
Integre o marketing online e offline
Kotler frisa muito em seu livro a importância de estar onde o seu cliente está. Hoje em dia, todos estão conectados 100% do dia, ao mesmo tempo em que mantém suas relações comuns offline.
Sendo assim, é muito importante que suas ações de marketing offline não se restrinjam a esse meio, ou seja, sejam integradas também com o online.
Criar ações integradas ajuda a engajar o público, pois a internet oferece uma infinidade de possibilidades a serem exploradas para criar uma experiência ainda melhor para o seu cliente.
Interaja nas redes sociais
Já falamos neste post sobre a importância da humanização da sua marca e do quão valioso é ser recomendado pelos seus clientes. Para que isso ocorra, é ideal que você interaja nas redes sociais e estimule os defensores da marca.
Mantendo uma boa relação nas redes sociais, é muito mais fácil ganhar interações, recomendações e ser perdoado quando errar.
Um bom exemplo disso é a Netflix, que utiliza em suas redes sociais uma linguagem que conversa com seus consumidores e humaniza a marca. Ela tem uma personalidade, um tom de voz etc.
Tenha o “fator uau”
O fator uau é a capacidade de uma empresa de superar tanto as expectativas de um cliente a ponto de deixá-lo boquiaberto. É fazê-lo dizer “uau” e tornar impossível não ser um promotor da sua marca.
Você deve lutar para entregar o uau para o seu cliente. O tipo de ação que vai gerar esse sentimento depende do seu público-alvo. Encontre aquilo que vai gerar muita satisfação e fidelize os clientes com isso!
Quer saber como é essa imensa satisfação? Assista ao nosso webinar sobre Gestão da Experiência 360. Temos certeza de que vamos arrancar o uau de você.
Neste webinar nós explicamos como garantir a satisfação de todos os envolvidos: clientes, fornecedores e colaboradores, além de alguns caminhos para garantir que a sua marca seja recomendada por todos! Clique no banner abaixo para assistir!
Há uma frase comumente atribuída à Charles Darwin que diz que “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. Não se sabe ao certo se ele realmente é o autor, mas a verdade é que, em tempos de mudança, estar preparado para reagir aos desafios e manter o controle é essencial. Quando uma organização migra sua estrutura para home office, surgem dúvidas e preocupações que exigem dos gestores essa capacidade de adaptação. Resiliência e flexibilidade são palavras de ordem nesse momento.
Gerenciar processos, projetos e pessoas de maneira remota não é o mesmo que fazê-lo presencialmente, afinal, a distância física impõe limitações, principalmente no que se refere à comunicação.
Pensando nisso, preparamos este guia completo com orientações baseadas em nossas experiências com home office ao longo dos anos. Continue a leitura e descubra as respostas para essas perguntas:
Se preferir, você pode navegar pelo menu e ir diretamente ao item que mais lhe interessa. Boa leitura!
A produtividade é maior no home office?
Apesar de algumas pessoas afirmarem o contrário, o home office tem um grande potencial para aumentar a produtividade dos colaboradores. Muitos gestores têm receio com este modelo de trabalho, temendo que a distância impeça o monitoramento e controle das equipes e impacte negativamente nos resultados da empresa.
Porém, se implantado da maneira certa, o home office possibilita que os profissionais produzam muito mais do que fariam presencialmente na empresa. Confira os motivos:
1. Menos distrações liberam tempo para o que é mais importante
Um dos motivos mais óbvios que evidenciam que o home office é um aliado da produtividade é a redução das distrações que são frequentes no escritório presencial.
Segundo uma pesquisa feita pela Flexjobs, 52% dos trabalhadores remotos indicaram que, quando realmente precisam concluir uma entrega, eles preferem trabalhar de casa. Os principais motivos dessa escolha são a redução das interrupções vindas dos colegas (76%), a menor incidência de distrações (76%) e até mesmo o nível de silêncio do ambiente (62%).
2. Trabalhar em casa eleva a qualidade de vida
Segundo um estudo feito pelo professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, com a análise de 500 colaboradores durante 2 anos, trabalhar em casa diminuiu em 50% o atrito entre os colaboradores, e notou-se que eles tiravam pausas mais curtas e passavam menos dias doentes, fazendo com que sua produtividade aumentasse significativamente.
Trabalhar em roupas mais confortáveis e ter o poder de personalizar o desktop, por exemplo, podem parecer coisas triviais, mas têm grande influência no humor e na disposição do colaborador, podendo influenciar sua produtividade positivamente.
3. Trabalhar de casa evita tempo perdido em deslocamento
Em grandes cidades, a maioria das pessoas não passa menos do que três horas por dia indo e voltando do trabalho. Em uma jornada de trabalho de cinco dias por semana, isso significa que o colaborador perde 15 horas em deslocamento e ganha em troca uma grande quantidade de estresse acumulado.
Por outro lado, quando se trabalha de casa, esse tempo pode ser aproveitado tempo para descansar melhor, interagir com a família e desestressar, podendo começar o trabalho com a mente tranquila e produzir melhores resultados, principalmente em atividades que exijam mais concentração e esforço cognitivo.
4. Ferramentas usadas no home office tornam as reuniões mais produtivas
Reuniões feitas à distância têm uma dinâmica diferente das presenciais, já que elas requerem a utilização de ferramentas que possibilitem que as pessoas se vejam, interajam umas com as outras e percebam as reações dos colegas mesmo estando longe.
Aqui na Euax Consulting, por exemplo, é comum fazermos reuniões online e utilizarmos apresentações em PowerPoint acessíveis a todos para registrar as pautas de cada reunião. Quando uma pessoa redige alguma conclusão, todas as outras podem opinar e contribuir com suas ideias.
Assim, ao final das reuniões em home office, todos contam com um registro escrito que pode ser consultado depois: muito mais produtivo do que conversas no corredor e reuniões infindáveis no escritório!
5. A cobrança dá lugar à autonomia
No final das contas, o principal motivo do aumento da produtividade no home office é a postura adotada pelas pessoas nesta modalidade de trabalho. Quando os líderes e os colaboradores entendem que o foco deve ser a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas, a produtividade tende a crescer, já que a equipe entende a importância da suas atividades no todo e ganha autonomia para gerenciar seu tempo.
Como você viu, o home office é um grande aliado da produtividade das equipes e, ao contrário do que muitos pensam, pode gerar resultados ainda melhores para a organização. Se quiser se aprofundar nesse assunto, recomendamos a leitura do texto completo sobre produtividade em home office.
Porém, mesmo com todos esses benefícios, migrar para o home office é um processo complexo que exige muito planejamento. Explicamos mais sobre isso no próximo tópico.
Processos imaturos ficam mais explícitos no Home Office?
Sem dúvidas, a transição para o modelo home office é complexa e pode revelar vulnerabilidades e falhas nos processos da empresa que, antes, ficavam “debaixo do tapete”. Por isso, é necessário ter cuidado para não perder o controle dos processos e acabar sentindo impactos negativos por ter os times distribuídos.
Por que um processo maduro é importante no home office?
Em muitas organizações os processos de negócio são pouco delimitados e acabam gerando falhas de comunicação entre os colaboradores, contribuindo para a incidência do retrabalho e para a geração de resultados abaixo do esperado.
Nesses casos, quando surge um problema, é muito difícil identificar sua causa, visto que o conhecimento sobre o processo é raso e não se sabe o que pode dar errado. Além disso, como cada colaborador trabalha de um jeito, fica difícil identificar os pontos que podem estar afetando os resultados.
Quando as pessoas não conhecem o processo e, consequentemente, não entendem os impactos de suas atividades no todo, acabam vendo o processo como um inimigo, ao invés de tê-lo como um aliado, e o engajamento com as atividades é prejudicado.
Esse cenário pode ser potencializado no home office considerando que as equipes estão em lugares distintos e não existe interação presencial, e muitas vezes a comunicação nesse contexto pode ficar prejudicada. Como você sabe, um processo exige a participação de vários profissionais, e até mesmo de equipes diferentes. Por isso, se não houver clareza sobre quando cada um entra no processo, o andamento das atividades fica comprometido.
Um processo maduro, então, considera que deve haver donos que se responsabilizem pelos resultados e clareza sobre a responsabilidade de cada integrante da equipe, o que faz toda a diferença quando surgem crises ou dificuldades. Afinal, fica mais fácil resolver problemas quando se sabe para quem recorrer, quando se tem instruções claras de onde vêm e para onde vão as informações, além da clara visão do impacto de cada parte no todo.
Além disso, a maturidade do processo está diretamente relacionada à sua infraestrutura (isto é, às ferramentas de trabalho). Uma equipe de vendas por telefone, por exemplo, precisa ter acesso à internet, a um discador, a base de contatos e também um sistema CRM para organizar as negociações em andamento, mesmo que não esteja na empresa presencialmente.
No final das contas, a falta de maturidade nos processos fica muito mais evidente no home office, pois surgem necessidades e condições imprevistas que exigem uma estrutura mais preparada, tanto no que se refere às ferramentas de trabalho quanto à forma de gerenciar as equipes.
Como fazer melhoria de processos mesmo estando em Home Office?
1. Mantenha o engajamento da equipe
O contato olho no olho é muito importante, e no home office ele pode acabar sendo prejudicado. Quando se fala em melhorar processos, a equipe precisa estar toda na mesma página para poder compartilhar suas visões, se posicionar e trocar ideias nas reuniões. Afinal, não há como entender como um processo ocorre na prática sem que os envolvidos contem, e sem essa comunicação, fica muito mais difícil entender onde os processos estão falhando.
Por isso, recomenda-se que as pessoas utilizem ferramentas de videoconferência para interagir, até mesmo quando não estiverem em reunião — a comunicação horizontal também é um recurso valioso para criar laços entre os colaboradores e mantê-los engajados. Aqui na Euax Consulting, quando os times estão em home office, temos a cultura de manter as câmeras ligadas e manter contato constante com os colegas de equipe. Assim, cria-se a sensação de estarmos no ambiente do escritório presencial, evitando que a distância física quebre o engajamento e distancie os colaboradores.
2. Estabeleça acordos e mantenha as expectativas claras
Manter os processos de trabalho claros e estabelecer rotinas pode ajudar a manter a equipe engajada e produtiva. Quando os colaboradores estão em suas casas, isso é ainda mais importante, pois a distância física tende a aumentar o gelo a ser quebrado para começar uma conversa e tirar dúvidas. Nesse cenário, fica ainda mais forte a necessidade de cola para a equipe: a sinergia e o alinhamento constante são palavras de ordem em trabalho remoto.
Por isso, mais do que nunca, o home office exige que os gestores esclareçam quais são as expectativas para o trabalho de cada um, assim como suas metas e responsabilidades, mantendo claro para todos qual é o objetivo de cada iniciativa. Os acordos individuais, que são os compromissos que os colaboradores assumem e trabalham para manter (geralmente, indicadores de performance), ajudam a tornar o objetivo mais claro, e devem ser checados periodicamente.
Além disso, ao conduzir uma transformação de processos em home office, é necessário que o responsável tenha uma metodologia clara e bem estruturada, tanto para que ele mantenha o controle quanto para que os outros envolvidos saibam o que têm de fazer em cada momento do processo.
3. Incentive a colaboração
Como os processos são realizados por várias pessoas, não faz sentido que apenas uma pessoa indique as iniciativas de melhoria, pois elas passarão a fazer parte da rotina de muitas outras. Logo, contar com a participação da equipe nas reuniões de transformação de processos é um elemento fundamental e, como você deve estar imaginando, para fazer isso funcionar no home office é preciso contar com ferramentas de colaboração online. Vamos indicar algumas delas no próximo tópico.
Aqui na Euax, somos grandes adeptos ao uso de recursos colaborativos, pois acreditamos que ferramentas visuais e criativas são as melhores maneiras de solucionar problemas. O Design Thinking é um grande aliado para mobilizar os envolvidos, entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los.
Agora, como prometido, vamos falar sobre as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos.
Quais são as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos?
Para manter o controle da transformação de processos com as equipes distribuídas é necessário contar com ferramentas que simulem o ambiente real, conectando e aproximando os envolvidos mesmo que à distância. Se você está tendo dificuldades para encontrar as ferramentas certas para transformar seus processos em home office, continue a leitura e confira nossas sugestões testadas e aprovadas!
Comunicação rápida
No dia a dia da empresa, surgem dúvidas e problemas que exigem a interação rápida entre os membros da equipe para serem resolvidos. Eles podem ser resolvidos utilizando ferramentas como estas:
1. Skype
O Skype é o aplicativo de mensagens e chamadas de voz e vídeo da Microsoft. Com ele, é possível trocar mensagens individuais e em grupo, compartilhar arquivos como fotos, vídeos, documentos e links, centralizando os contatos da empresa em um só lugar. É uma alternativa ao WhatsApp, por exemplo, separando um ambiente apenas para interações relacionadas ao trabalho.
Em home office, onde os limites da vida social e do trabalho ficam um pouco menos claros, é importante contar com uma ferramenta que separe os dois mundos e ajude o profissional a evitar distrações.
2. Slack
Outra ferramenta que permite interações rápidas é o Slack, um aplicativo web com versões gratuitas e pagas. O diferencial do Slack é a possibilidade de criar vários canais para diferentes equipes, assuntos e necessidades de comunicação, além das conversas individuais. Assim, as equipes de transformação de processos podem organizar melhor os assuntos e envolver as pessoas certas sem perder o controle.
Reuniões remotas
3. Microsoft Teams
Videoconferências são um recurso imprescindível para as reuniões de transformação de processos, afinal, sem o contato olho no olho, fica difícil manter a equipe conectada e engajada. Não nos comunicamos apenas com palavras: muito da nossa comunicação provém de gestos e expressões faciais, e sem acesso a essas outras linguagens, podem ocorrer desentendimentos.
Por isso, uma de nossas sugestões é a plataforma Microsoft Teams, que além de permitir reuniões à distância, também oferece vários recursos importantes, como a gravação da reunião, o compartilhamento de telas e a colaboração em apresentações em PowerPoint, documentos do Word, entre outros. Dessa maneira, todos os envolvidos podem participar da produção de registros e de planos de ação e evitar o trabalho de registrar o que foi discutido posteriormente.
4. Performa home
O performa home é uma plataforma gratuita que une várias ferramentas para facilitar o trabalho em home office, desde gestão de atividades, vendas e treinamentos online até as interações da equipe. Com esta ferramenta, é possível criar equipes e distribuí-las em salas virtuais, permitindo que os profissionais circulem entre elas e possam permanecer conectados à equipe até mesmo quando não estiverem em reunião.
Na transformação de processos, isso é especialmente importante pois garante o engajamento entre os times e incentiva que eles continuem interagindo, mesmo que cada um esteja em sua casa. Sem interação e engajamento, fica difícil estudar os processos atuais e ainda pensar em maneiras de melhorá-los tendo uma visão holística.
Colaboração em arquivos e documentos
Como já comentamos nesse post, consideramos que a transformação de processos deve ser feita de maneira colaborativa, já que os processos não são estáticos e naturalmente envolvem diferentes profissionais e equipes.
A melhor maneira de entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e propor mudanças para solucioná-los é utilizando técnicas de Design Thinking, que é um conjunto de práticas que utiliza recursos visuais para resolver problemas.
As ferramentas que separamos a seguir permitem que as técnicas de Design Thinking sejam utilizadas mesmo quando a equipe não está toda reunida no mesmo lugar.
5. Mural.co
O mural.co é uma ferramenta que simula a técnica do Brown Paper, que estamos acostumados a utilizar em nossas sessões de transformação de processos.
Nela, é possível criar grandes quadros em branco e adicionar post-its coloridos, tudo de maneira online e compartilhada. Inclusive, vale destacar que a plataforma indica qual participante adicionou qual post-it, facilitando a comunicação durante as sessões.
Além disso, também indicamos este episódio do AceleraCast sobre transformação de processos. Nele, nossos especialistas batem um papo bem bacana sobre o tema e compartilham experiências para te ajudar nessa caminhada.
Não é só a gestão de processos que precisa de cuidados especiais em home office. Se você gerencia projetos, também sabe que a distância física pode afetar diferentes áreas do projeto. Pensando nisso, preparamos 8 dicas para te ajudar a lidar com a gestão de projetos em home office!
Como gerenciar projetos em home office?
1. Esclareça as regras do jogo
Assim como seria no escritório presencial, os projetos home office continuam tendo prazos de entrega, responsáveis, requisitos e rotinas a serem seguidas. Por isso, nossa dica é que você continue destacando a importância do cumprimento desses acordos com a equipe.
Para garantir que isso ocorra, é possível fazer pequenas reuniões diárias para acompanhar como está o andamento das atividades, se a equipe está tendo dificuldades ou se está tudo correndo conforme o planejado. Assim, mantém-se o compromisso firmado entre as partes interessadas e a equipe sabe que tem um apoio constante para recorrer em caso de dificuldades.
2. Defina políticas especiais para o home office
Quando estamos em casa, a tendência é achar que podemos entrar em contato com os colegas de equipe a qualquer momento. Porém, assim como ocorre fora do home office, as pessoas têm compromissos e um horário de trabalho fixo para cumprir.
Então, é necessário manter políticas de conduta para garantir que a produtividade dos colaboradores se mantenha alta: reforçar que ainda é necessário agendar horários para reuniões e recomendar que os encontros sejam breves, para não ocupar muito tempo da rotina de cada um. Mesmo que sejam virtuais, as reuniões precisam ser organizadas e, se possível devem contar com uma pauta alinhada com todos — assim, ao final do encontro, é possível checa-la para ver se todos os itens foram cumpridos.
3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe
Saber por que realizar uma atividade torna-a muito mais significativa, fazendo com que os envolvidos trabalhem muito mais motivados e conscientes da sua importância no todo. Logo, criar e compartilhar o propósito do projeto antes de iniciá-lo faz toda a diferença no engajamento da equipe.
Tendo isso estruturado e conhecido pela equipe, é importante que você confie no potencial de cada envolvido. Encontrar o equilíbrio entrea cobrança e a autonomia fará com que a equipe do projeto se sinta mais confiante em realizar seu trabalho em home office.
4. Selecione e implante as ferramentas certas
Quando as equipes estão distribuídas, a necessidade de comunicação e organização aumenta, e a única forma de supri-las é utilizando ferramentas que se adequem à rotina da equipe.
Para organizar o andamento do projeto, recomendamos o uso de uma ferramenta de gestão de projetos que conte com Kanban, que é um quadro usado para representar o status de cada atividade e ajuda muito no gerenciamento do fluxo de trabalho.
Além disso, é importante que a ferramenta de gestão de projetos permita que os participantes apontem quantas horas gastaram em cada atividade, bem como que se estime quanto tempo seria necessário para concluí-las. Dessa forma, o gestor pode acompanhar o rendimento da equipe e distribuir as atividades conforme a disponibilidade de cada profissional, além de saber, pelo apontamento de horas, no que a equipe está trabalhando (sem precisar perguntar diretamente).
Há ainda mais ferramentas para apoiar a gestão de projetos no home office, mas trataremos delas em um tópico separado em breve.
5. Garanta a comunicação frequente da equipe
Um time alinhado que sabe como se comunicar está sempre um passo à frente.
Nossa sugestão é que você incentive os colaboradores a trabalharem com a webcam ligada, dentro de uma sala virtual com todos os integrantes da equipe conectados, simulando o ambiente do escritório físico.
Assim, todos podem se ver, chamar os colegas para resolver problemas rapidamente e interagir sobre assuntos variados. Afinal, fazer pausas para espairecer e conversar com os colegas também é muito importante para a saúde mental e para a produtividade dos profissionais em home office.
6. Crie rituais de acompanhamento
Uma das partes mais críticas do gerenciamento de projetos é a gestão dos imprevistos que acontecem no meio do caminho. Para poder responder de forma ágil a essas ameaças, toda a equipe precisa estar alinhada e ciente do que está sendo realizado, e estando em home office, é necessário estabelecer algumas rotinas para garantir que isso ocorra.
Essas rotinas podem envolver reuniões diárias para alinhar como estão as demandas da equipe e delimitar o que será desenvolvido ao longo do dia, reuniões quinzenais ou mensais para discutir resultados mais expressivos do projeto, mostrar as entregas concluídas, compartilhar lições aprendidas, dar e receber feedbacks sobre o progresso do trabalho e assim por diante.
É importante, também, que o objetivo e a periodicidade dessas cerimônias sejam alinhados com o time, explicitando a importância de cada uma. Vale lembrar que cabe ao mediador incentivar que as cerimônias ocorram conforme acordado, reforçando o nível de comprometimento e engajamento de todos os envolvidos.
7. Organize os acessos aos arquivos do projeto
Outra questão importante quando envolvemos a interação dos times à distância é a documentação do projeto.
Com cada pessoa em um lugar, pode ser muito fácil perder o controle das versões dos documentos e planilhas, sem falar no risco de segurança das informações. Nesse sentido, contar com uma TI preparada é um ponto muito importante.
8. Comemore as conquistas, mesmo à distância
Não há nada melhor do que concluir uma entrega e poder comemorar resultados positivos, você concorda?
Quando seu time atingir um marco importante no projeto, não deixe a conquista passar em branco! Planeje um momento de descontração, reconheça os êxitos de cada envolvido publicamente e encoraje-os a comemorar, mesmo que à distância. Assim, além de fortalecer os laços da equipe e o senso de pertencimento, o time renova os ânimos para partir para o próximo desafio.
Comentamos na dica 4, há várias ferramentas que podem ajudar na gestão de projetos home office. Saiba quais são elas:
Quais ferramentas ajudam a fazer gestão de projetos em home office?
Segundo o Guia PMBOK, os principais desafios de administrar equipes virtuais (isto é, que não estão juntas fisicamente) envolvem:
A área de comunicação;
As dificuldades para monitorar o progresso e a produtividade; e
As lacunas no compartilhamento de conhecimento e experiências.
Isso significa que o gerente de projetos precisa encontrar maneiras alternativas de materializar essas atividades, e inclusive selecionar ferramentas que o auxiliem nesse desafio. Confira nossas sugestões:
Ferramentas de gestão de projetos
As ferramentas específicas de gestão de projetos têm a vantagem de unir em um só lugar várias funcionalidades interessantes para este fim.
1. Artia
Nossa primeira sugestão é o Artia, uma ferramenta de gestão de projetos que possibilita o acompanhamento do progresso das atividades, o compartilhamento dos arquivos e o gerenciamento da disponibilidade da equipe. Como ele conta com um Kanban de atividades, o gerente de projetos pode visualizar em apenas uma tela o que cada integrante da equipe está fazendo e perceber se as entregas estão sendo realizadas conforme o planejado.
Além disso, o Artia também é uma ótima opção para o home office pelo recurso de apontamento de horas, no qual cada envolvido no projeto relata quanto tempo passou em cada atividade ao longo do dia.
Assim, o gestor consegue saber quanto foi dedicado à cada projeto (caso os profissionais participem de mais de um) e se a produtividade da equipe no ritmo certo, e os participantes do projeto conseguem visualizar para onde está indo o seu tempo.
Como já comentamos, uma das dificuldades que o home office pode causar envolve a comunicação entre os envolvidos no projeto. A distância física pode trazer uma sensação de isolamento que cria barreiras em volta das pessoas e impede que elas se conectem e colaborem umas com as outras.
Por isso, é necessário contar com ferramentas de comunicação que simulem o ambiente real e façam que os envolvidos sintam-se à vontade para conversar e trocar ideias sobre o projeto.
2. Performahome
O PerformaHome é uma plataforma que conta com diversas ferramentas para conduzir o dia a dia em home office: você pode fazer gestão de leads da equipe comercial com o Fleeg, desenvolver as equipes com o Twygo, gerenciar projetos com o Artia e facilitar a interação entre times por meio de salas de videoconferência, que são como canais em que os participantes podem ser conectar e conversar livremente.
Além de ser uma ótima opção para realizar reuniões remotas para tratar de algum assunto específico, também é possível criar salas de trabalho para cada uma das equipes e, desta forma, o time pode estar na sala destinada a sua equipe durante todo o período de trabalho.
Experimente essa e outras ferramentas do PerformaHome gratuitamente no banner abaixo!
3. Microsoft Teams
Outra opção para manter a comunicação em dia no home office é o aplicativo Microsoft Teams, que tem boas versões para web e mobile. Para os usuários do office 365, ele está incluído no pacote de serviços, e para os não usuários, ele tem uma versão gratuita com algumas funcionalidades reduzidas.
A vantagem do Teams é que ele não só possibilita trocas de mensagens, chamadas de vídeo e de áudio, mas também possui uma seção de arquivos dentro da própria organização, que pode ser acessada facilmente durante as reuniões remotas e conversas. Dessa forma, a equipe do projeto tem uma central de documentos e arquivos importantes e garante que eles não se percam em meio a trocas de e-mails ou mesmo de mensagens dentro da ferramenta.
4. Google Agenda
Mesmo em home office, é preciso entender que as pessoas não estão 100% disponíveis o tempo todo — elas ainda têm suas rotinas para cumprir e precisam de concentração para executar suas tarefas.
Por isso, marcar reuniões e conversas individuais na agenda deve continuar sendo uma prática comum. Sugerimos que você utilize uma ferramenta como o Google Agenda para organizar as atividades ao longo do dia e conseguir visualizar se a jornada de trabalho está sendo muito consumida por reuniões dispensáveis.
Ainda falando sobre projetos, também é importante saber como conduzir a Gestão de Mudanças no ambiente home office. Siga a leitura para conferir nossas dicas.
Qual a melhor maneira de fazer Gestão de Mudanças em home office?
Até a Gestão de Mudanças Organizacionais precisa mudar quando o projeto ocorre com as pessoas trabalhando em home office. Como você deve imaginar, a distância física traz à tona algumas necessidades específicas tanto para a equipe quanto para a gestão: os colaboradores, por exemplo, precisam de um acompanhamento mais próximo para manterem o foco, e os gestores precisam saber como conduzir as iniciativas e engajar a equipe utilizando ferramentas alternativas.
Pensando nas dificuldades que precisam ser enfrentadas quando a Gestão de Mudanças em Projetos ocorre com times distribuídos e em home office, reunimos 6 dicas para tornar a experiência da sua empresa a melhor possível.
1. Monte um plano de comunicação para o projeto
Entre as áreas que o home office pode afetar, a comunicação é a mais perigosa. Por isso, é indispensável que se defina um plano de comunicação para o projeto – assim, evitam-se mal entendidos e todos os envolvidos sabem como e por onde interagir a respeito das diferentes demandas do projeto.
Em ambientes distribuídos, torna-se ainda mais relevante o planejamento dos canais de comunicação e dos tipos de comunicação que ocorrerão em cada canal. Assim, é possível evitar o compartilhamento de um volume excessivo de informações, que faz com que as pessoas se percam com relação ao que é relevante realmente.
Por exemplo: o reporte semanal para informar aos sponsors do projeto sobre o andamento das atividades pode ser feito por meio de um grupo noWhatsApp. O responsável pelo projeto pode manter os patrocinadores do projeto atualizados por meio de áudios, com a frequência estabelecida no plano de comunicação.
2. Prepare a equipe para as mudanças
Qualquer mudança exige preparação, e quando há várias pessoas envolvidas, é preciso garantir que todas contem com as competências e habilidades necessárias ao longo do projeto.
Por isso, nossa dica é que você identifique as competências que precisam ser trabalhadas na equipe para que ela possa entregar os resultados esperados. Para tal, é possível utilizar plataformas de treinamento corporativo online que e criar trilhas personalizadas e adaptadas aos conhecimentos prévios de cada profissional, evitando que eles tenham que aprender algo que já saibam. Afinal, o excesso de informações pode desestimular os colaboradores e fazer com que eles absorvam menos do conteúdo.
Assim, as necessidades de treinamento são supridas e os profissionais envolvidos no projeto desenvolvem as competências que serão realmente úteis no dia a dia.
3. Garanta que os envolvidos tenham uma infraestrutura de trabalho adequada
Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar: para trabalhar, é necessário ter um ambiente adequado. Além de uma mesa e uma cadeira ergonômicas que permitam que o profissional mantenha a postura por várias horas, a empresa deve garantir que o colaborador conte com a tecnologia adequada para executar o seu trabalho, como por exemplo, computador, teclado, mouse, webcam e headset.
Além disso, questões relacionadas à infraestrutura de TI, como o acesso à rede interna para compartilhamento de arquivos e quaisquer outras ferramentas de trabalho também devem ser garantidos.
4. Crie um ambiente para aproximar o time
Uma forma de manter o contato olho no olho no home office é criando ambientes virtuais que se assemelhem aos físicos. Aqui na Euax, por exemplo, nós criamos salas de trabalho para simular o escritório presencial: assim, as pessoas continuam vendo os colegas de equipe todos os dias, além de poderem passar para dar um “oi” para colaboradores de outros setores da empresa como se estivessem passando pelos corredores.
No caso da gestão das mudanças em projetos, é possível criar uma sala com os envolvidos para que eles possam trabalhar juntos, mesmo que separados, e sintam-se mais próximos. Esse canal ajuda na sinergia do time e proporciona uma comunicação mais fluída.
Para conferir as outras duas dicas sobre gestão de mudanças em projetos home office, acesse o post completo sobre o tema.
A seguir, trataremos de outro momento importante para a empresa e como ele pode ser adaptado quando os colaboradores estão em home office. Você já parou para pensar como se elabora uma RFP com os times distribuídos?
Como elaborar uma RFP de qualidade mesmo em home office?
A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores, e elaborar uma RFP (Request for Proposal) contribui muito para isso.
Já ensinamos aqui no blog o passo a passo completo de como construir uma RFP, mas neste momento iremos te mostrar os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office. Acompanhe:
1. Manter o alinhamento da equipe
Em primeiro lugar, é necessário garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo, é essencial saber o objetivo final para obter o engajamento necessário.
Por isso, nossa dica é que você alinhe com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garanta que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Uma forma de fazer isso é promovendo uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe.
2. Preparar ferramentas de comunicação
Para evitar que a distância física do home office traga perdas no engajamento, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.
As plataformas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.
Também vale comentar que, se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, é preciso ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.
3. Acompanhar as entregas de perto
O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.
O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.
Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema.
Outra dúvida frequente dos gestores quando se fala em home office é se este ambiente é adequado para abrigar programas de inovação. Com base em nossa experiência, reunimos algumas conclusões para mostrar que home office e inovação podem, sim, ser grandes parceiros — confira-as a seguir.
Como o home office pode favorecer programas de inovação?
Primeiramente, é necessário alinharmos nossos conceitos para começarmos na mesma página. Quando falamos em inovação, nos referimos a algo diferente que aumente a performance da organização.
Isso significa que, ao contrário do que o senso comum considera, a inovação não precisa ser uma invenção totalmente sem precedentes. Ela precisa, na verdade, ser diferente do que a empresa já está acostumada a fazer, precisa ser fora do comum. E, mais do que isso, a inovação também tem a necessidade de aumentar a performance da empresa. Afinal, ninguém faria algo diferente do comum para continuar obtendo os mesmos resultados, concorda?
Tendo isso esclarecido, podemos entender melhor como o home office contribui com a inovação.
1. Motivação
Primeiramente, vale lembrar que a capacidade de inovar está fortemente relacionada ao psicológico dos envolvidos. Se as pessoas estiverem engajadas e motivadas no processo, é muito mais provável que consigam pensar em ideias inovadoras que fujam do comum.
Isso se relaciona ao home office pois este é um modo de trabalho valorizado por muitos profissionais — muitas pessoas desejam ter a flexibilidade e a autonomia de trabalhar em casa e sentir que têm a confiança dos gestores pra trazer resultados mesmo que de longe.
Dessa forma, a confiança depositada nos profissionais que trabalham em home office se transforma em inspiração e motivação, que são os principais combustíveis de um programa de inovação.
2. Acesso à informação
O home office traz mais uma vantagem para as organizações que desejam implantar programas de inovação: na internet há uma variedade muito maior de ferramentas de interação, o que torna a troca de informações mais dinâmica, organizada e fluida.
Ferramentas como o Microsoft Teams, por exemplo, oferecem a possibilidade de criar canais de comunicação em grupo e individuais com centrais de arquivos compartilhadas. Assim, além de trocar mensagens em um lugar próprio para isso, a equipe também pode enviar e receber arquivos de maneira mais organizada.
Além disso, no home office o acesso a conteúdo externo torna-se mais fácil do que seria no ambiente físico. Em casa, os profissionais encontram menos barreiras para realizar cursos online, ler artigos sobre os temas ligados à inovação e se atualizar sobre novas práticas de negócio. Esses conhecimentos abastecem a mente dos envolvidos no programa de inovação funcionando como um combustível para novos insights.
3. Ambiente inovador
Você já parou para se perguntar porque há tantas empresas inovadoras na região do Vale do Silício? Apple, Google, Tesla, Facebook e tantas outras gigantes da tecnologia não escolheram essa região para instalar suas sedes por acaso: estar em um ambiente que foge do comum faz toda a diferença.
Lembra-se que falamos no início do texto que inovação não necessariamente é algo novo, mas algo diferente? Bem, trabalhar de casa permite que as pessoas enxerguem a empresa de um outro ponto de vista (de fora para dentro). Assim, observar as coisas de uma perspectiva diferente pode ajudar a organização a encontrar outras formas de agregar valor aos clientes ou mesmo de estruturar os processos internos.
4. Disciplina e autogerenciamento
Trabalhar em home office é um grande exercício de disciplina, exigindo que os profissionais desenvolvam sozinhos a capacidade de se auto gerenciar. Afinal, a comodidade de estar em casa precisa andar em conjunto com a entrega de resultados.
Mesmo que em algumas empresas exista a crença de que a inovação é uma brincadeira, é importante destacar que a organização e a disciplina são fundamentais para que esse processo tenha sucesso. Profissionais comprometidos são um fator chave para a inovação, afinal, são eles os responsáveis por sugerir diferentes iniciativas e estruturar maneiras de testá-las e colocá-las em prática.
Com a disciplina da equipe desenvolvida e uma cultura orientada a resultados, todos os envolvidos no programa de inovação terão a mesma missão: trazer alternativas que ajudem a aumentar a performance, mesmo à distância.
Está gostando das dicas? Continue lendo-as no artigo completo sobre inovação em home office!
Depois de esclarecer como lidar com as limitações do home office no campo dos processos, dos projetos, TI e inovação, vamos focar em outros dois pontos muito importantes: gerenciar o engajamento e a performance das equipes. Acompanhe para aprender como saber a melhor maneira de enfrentar esses desafios.
Como manter a cola entre as equipes mesmo à distância?
No home office, os gestores têm de encontrar maneiras para garantir que a produtividade e, principalmente, o engajamento entre as equipes não se percam em meio a distância. Com base em nossas experiências com este modelo de trabalho, aprendemos que há algumas formas de garantir a sinergia e o alinhamento entre as equipes, e vamos comentá-las a seguir.
Definindo rituais e cerimônias
No best-seller “O poder do hábito”, o especialista Charles Duhigg aponta que 40% das ações humanas são resultado de hábitos, e não de decisões. Esse pensamento mostra que repetir padrões faz parte da cultura humana, e que grande parte de nossas atividades diárias são compostas por uma rotina que precisa ser cultivada. No ambiente de trabalho, isso não é diferente.
Mesmo em profissões que não contam com processos muito rígidos, é importante garantir que haja uma certa consistência nas atividades dos colaboradores, principalmente quando eles não estão todos no mesmo ambiente.
Isso pode ser feito estabelecendo rituais e cerimônias na rotina dos colaboradores, isto é, encontros periódicos que criam compromissos com a equipe, como reuniões mensais para o acompanhamento de resultados e reuniões matinais para planejar as atividades do dia.
Além de garantir que as pessoas tenham mais foco e disciplina para realizar suas atividades, manter rotinas e compromissos com o time faz com que as pessoas sintam que fazem parte de algo maior, criando um senso de pertencimento na equipe que é fundamental para manter o engajamento em alta.
A seguir, vamos dar alguns exemplos de como conduzir os rituais e cerimônias que mencionamos:
Reuniões diárias ou de progresso
As reuniões diárias são um bom exemplo de ritual para a equipe fortalecer seu alinhamento e organizar melhor o trabalho. Nesses momentos, o gestor pode mobilizar todos os integrantes do time no início do dia e perguntar-lhes:
O que foi feito no dia anterior
O que eles planejam fazer no dia
Se eles estão enfrentando alguma dificuldade que o gestor possa ajudar a eliminar
Desse modo, estabelece-se uma rotina de planejamento diário, ajudando os profissionais a terem mais controle sobre o próprio tempo e mantendo todo o time na mesma página.
Reuniões de desempenho
Outro ritual importante é o das reuniões de acompanhamento do desempenho, que podem ser quinzenais, mensais ou na frequência mais conveniente para a empresa (de todo modo, é recomendável ter disciplina para manter a frequência estabelecida).
Essas reuniões são momentos em que a equipe se mobiliza para acompanhar o desempenho dos indicadores e/ou checar se as entregas planejadas foram cumpridas.
Geralmente, as reuniões de acompanhamento costumam ser mais longas e dispendiosas, já que os envolvidos precisam estar sempre atentos e trazer sugestões de iniciativas quando os números não vão bem. Nesse sentido, algumas ferramentas usadas em home office podem tornar a reunião mais produtiva, como o uso de documentos compartilhados online para registrar as pautas discutidas e os planos de ação que a equipe se comprometer a aplicar.
Além disso, é importante estabelecer alguns intervalos durante a reunião para torná-la menos cansativa. Afinal, não é porque as pessoas estão trabalhando remoto que elas não têm necessidade de fazer pequenas pausas ao longo do dia.
Acesse o artigo em que explicamos em detalhes sobre cerimônias no home office para descobrir outras rotinas que você pode criar para manter a cola entre a equipe.
A seguir, vamos solucionar uma das dúvidas mais frequentes entre os gestores de equipes remotas.
Como realizar a gestão de desempenho dos colaboradores?
Gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil. Agora, imagine fazer isso sem estar convivendo com elas presencialmente: parece ainda mais desafiador, não é? A sensação que muitos gestores têm ao gerenciar equipes remotas é de distanciamento e, muitas vezes, de redução do controle sobre o desempenho dos colaboradores, já que não podem vê-los e interagir com eles da forma que estão acostumados.
Felizmente, há algumas formas de contornar esse distanciamento e continuar acompanhando de perto o desempenho da equipe. Continue conosco para aprender tudo sobre gestão de desempenho em home office!
1. Mantenha o objetivo do trabalho claro
Primeiramente, é preciso destacar que o objetivo do trabalho deve ser claro para todos os envolvidos. O gestor deve comunicar o propósito de cada iniciativa (seja ela um projeto, um processo corriqueiro ou uma demanda eventual) para contextualizar o trabalho e fazer com que o profissional entenda a importância do que está fazendo.
Fazer algo só por fazer impede que o colaborador se conecte ao trabalho e se responsabilize pelos resultados, afinal, ele não sabe o papel que está desempenhando no todo. Fica a cargo da liderança, então, tornar explícita a importância do trabalho de cada profissional.
2. Monte um sistema de indicadores para acompanhar os resultados
Como já comentamos no post sobre painel de indicadores, a melhor forma de entender como está o desempenho da empresa é analisando seus indicadores de performance (também conhecidos como KPIs). Esses indicadores servem como termômetros que mostram quais pontos do processo estão funcionando da maneira certa e quais precisam de atenção.
Observe este exemplo para entender melhor:
Este é o sistema de performance de uma pizzaria fictícia, que só trabalha com delivery, a Pizzaria do Zé. A estratégia de negócio dessa pizzaria é realizar as entregas em até 30 minutos, sendo que se esse tempo for ultrapassado, o cliente não paga o valor da pizza.
Desse modo, quanto maior for a quantidade de pizzas entregues no prazo, maior será o faturamento da pizzaria. Ainda, quanto maior for a conformidade na preparação e na entrega dos pedidos, menor será o custo sobre o faturamento (afinal, as pizzas não terão que ser refeitas), e dessa forma a lucratividade torna-se maior.
Se você reparar, temos indicadores que demonstram o resultado de todo o processo, desde o atendimento do cliente até a entrega. Este processo envolve diversos setores da pizzaria: começa pelo marketing, que tem a missão de atrair clientes para serem atendidos, passa pelo atendimento, que precisa atender os clientes e tirar os pedidos, segue para os pizzaiolos, que devem produzir as pizzas conforme o pedido e no tempo estipulado, e termina nos entregadores, que devem levar as pizzas até os clientes antes dos 30 minutos passarem.
O trabalho de cada equipe influencia diretamente no resultado final, representado pelo indicador da lucratividade. Como comentamos no passo anterior, é importante que os colaboradores entendam o objetivo do que estão fazendo, e com uma visão como a apresentada no sistema de indicadores, visualizar a importância de seu trabalho no todo fica muito mais fácil.
Para construir um sistema de indicadores como este, você precisará descrever as relações de causa e efeito que fizerem sentido para o processo da sua organização: na Pizzaria do Zé a lucratividade depende do faturamento, que depende da quantidade de pizzas vendidas, que depende da quantidade de clientes atendidos. E na sua organização, a lucratividade depende do que?
Para saber com mais detalhes como montar seu sistema de indicadores, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito que já está disponível:
3. Feche acordos com a equipe
Depois de definir quais indicadores são relevantes e conscientizar a equipe sobre a importância do seu trabalho, o próximo passo é firmar compromissos com cada um dos colaboradores. Chamamos isso de acordos individuais de performance.
Os acordos individuais de performance garantem que cada indicador tenha um responsável, mesmo que ele não seja o único a executar as atividades relacionadas. Como responsável, ele tem o compromisso de prestar contas dos resultados do seu indicador e estabelecer, em conjunto com o time, as possíveis ações de contorno para aproximar os resultados das metas.
Nossa sugestão é que você formalize os acordos utilizando ferramentas visuais e simples de entender, como um canvas. O nosso Canvas de Performance, por exemplo, pode ajudar a equipe a visualizar todos os indicadores, metas e iniciativas que forem relevantes para o desempenho do time e da organização.
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4. Estabeleça uma rotina de checagem dos indicadores e das entregas
Após selecionar e construir as relações de causa e efeito dos seus indicadores e construir acordos com os colaboradores, é preciso observar como eles irão se comportar no dia a dia. Para isso, o gestor e os colaboradores devem reunir-se para comparar o desempenho previsto com o realizado, seja a respeito dos indicadores ou das entregas combinadas para o período.
Nossa sugestão é que você estabeleça uma rotina de acompanhamento em que todos os envolvidos se reúnam para analisar e comentar os resultados do trabalho. Reúna-os semanal, quinzenal ou mensalmente e passe por cada indicador para verificar se houve variação positiva ou negativa.
Caso haja resultados preocupantes, todos os envolvidos poderão interpretar as causas e pensar em maneiras de eliminá-las, e se os números indicarem resultados positivos, a equipe saberá que está no caminho certo.
5. Conte com as ferramentas certas para manter o controle
Para poder analisar os resultados da equipe, você precisará contar com ferramentas de BI e de registro das atividades realizadas, que dependerão conforme o tipo de equipe.
Considerando que o contexto do home office exige uma integração maior entre a equipe e as ferramentas online, fica muito mais difícil fazer o controle dos indicadores por meio de planilhas. Mesmo que elas sejam compartilhadas via internet ou rede, há melhores opções no mercado que oferecem um leque maior de informações e, consequentemente, mais segurança e agilidade nas tomadas de decisão.
No caso das equipes de vendas, uma boa opção são os sistemas CRM, que registram as interações entre os clientes e os vendedores. Assim, é possível saber quantas ligações cada colaborador fez, quantos e-mails enviou, quantas negociações foram fechadas ou perdidas etc. Além disso, o gestor também pode gerenciar indicadores resultantes, como o de faturamento e lucratividade, que têm relação direta com a produtividade de cada vendedor.
Softwares de gestão de tarefas e projetos também são boas alternativas. O Artia, por exemplo, permite que o colaborador registre quais atividades realizou no dia e quantas horas gastou em cada uma, além de contar com o recurso de Business Intelligence integrado para análise de indicadores. Assim, o gestor pode visualizar em um só lugar quais foram as atividades que os colaboradores executaram e os resultados desse trabalho, pelo acompanhamento dos indicadores.
Esperamos ter te ajudado a entender melhor como fazer a gestão do desempenho dos colaboradores em home office.
Se você tiver dúvidas sobre este assunto ou qualquer outro tópico que comentamos neste guia, sugerimos que visite nossa biblioteca de conteúdos, que está atualizada com diversos materiais sobre home office, como este webinar que explica como manter a execução de processos de maneira remota. Esperamos te ver em breve!
A identidade e a reputação de uma empresa são muito importantes na hora de atrair bons profissionais. No entanto, considerando a democratização da informação e os modos com que opiniões são formadas e disseminadas, posicionar a imagem de uma empresa tornou-se um trabalho complexo. E é justamente disso que o employer branding trata.
Neste post, vamos te dar algumas dicas de como investir em employer branding de acordo com as particularidades da sua organização. Antes de qualquer coisa, precisamos nos aprofundar no conceito de employer branding:
O que é employer branding?
Employer branding é a imagem que uma empresa transmite para o público, ou seja, a forma como as pessoas percebem a organização.
Essa reputação é criada pela própria empresa por meio de ações focadas em disseminar uma boa imagem por meio da experiência. Esse conceito se popularizou quando os profissionais no mercado de trabalho passaram a ser mais exigentes em relação às empresas onde buscavam emprego. Junto com isso, as organizações notaram que uma identidade mais definida e presente no mercado trazia resultados melhores.
Mas afinal, o que é essa identidade? Simples, a identidade de uma empresa consiste em sua visão, missão e valores, além de sua linguagem, identidade visual e até posicionamento. Ela reflete o perfil de seu público e seus colaboradores. A Dobra, por exemplo, tem uma identidade mais jovial e informal, se relacionando com seus clientes e colaboradores de modo direto e amigável. Já a Microsoft tem uma postura mais séria e protocolada.
Você pode imaginar que criar e manter o employer branding não é tarefa fácil, não é? Então, quais os benefícios trazidos com esse investimento? Como o esforço é recompensado? Continue lendo que vamos te explicar!
Quais os benefícios do employer branding?
Redução do turnover
O turnover de uma empresa consiste na taxa de desligamentos, involuntários ou voluntários, e contratações em determinado período de tempo. Essa taxa pode ser usada para medir o desempenho da empresa ou para encontrar a origem de algum problema. Se mais colaboradores estão saindo do que entrando, algo pode estar errado!
Diante disso, uma empresa com um bom employer branding tende a ter um turnover positivo, já que mais profissionais com o perfil ideal são contratados e há menos desligamentos, tanto por questões de adaptação como por questões relacionadas ao desempenho.
Aumento do engajamento
Grande parte da formação de um bom employer branding consiste em melhorar a impressão que os colaboradores têm da empresa, por meio de ações de integração, treinamento, entre outras.
Desse modo, os colaboradores ficam muito mais satisfeitos com a organização, pois se sentem mais valorizados quando entendem que há investimento em seu conforto e, principalmente, em sua carreira. E você pode imaginar que colaboradores felizes também são engajados, certo? Eles se comprometem com as metas da empresa e trabalham para que tudo ocorra como planejado, criando uma relação de lealdade e confiança.
Redução dos custos de contratação
Com uma queda no turnoverhá menos desligamentos e, consequentemente, menos contratações. Isso faz com que a empresa evite gastos com divulgações de vagas, propagandas e principalmente treinamentos de integração, necessários para qualquer novo colaborador.
Além disso, a organização passa a atrair colaboradores mais qualificados para as vagas abertas, tanto com as competências necessárias quanto com o “fit cultural” da empresa. Assim, treinamentos são necessários apenas para integrar um novo processo ou manter os colaboradores com suas habilidades atualizadas.
Aumento no desempenho dos colaboradores
Graças ao recrutamento mais assertivo e o aumento da satisfação dos colaboradores, a performance das equipes aumenta proporcionalmente. Elas se tornam mais unificadas e capazes de lidar com desafios e, com o aumento da retenção de talentos, somam mais “tempo de empresa”.
Atração e retenção de talentos
Em um mercado de trabalho onde os colaboradores buscam por melhores oportunidades de crescimento e conforto, uma empresa que especifica seu modelo de trabalho atrai profissionais com o fit cultural ideal, ou seja, com todas as qualificações necessárias para a vaga, junto com o perfil comportamental compatível com o da organização. Isso aumenta o desempenho geral consideravelmente, além de contribuir na diminuição do turnover.
Agora que você sabe por que investir em employer branding, vamos te explicar como fazê-lo. Ainda que o processo de cada empresa seja diferente por razões como área de atuação, orçamento e outras, essas dicas podem te ajudar:
Como fazer um bom employer branding?
Existem várias ações que criam e impulsionam um bom employer branding, dependendo da área de atuação da empresa e do perfil de seus colaboradores. Entre tantas opções, algumas são indispensáveis para um bom employer branding, independentemente da sua estratégia. São elas:
Mapear seus objetivos
Por meio do employer branding é possível obter vários resultados. Por isso, é importante deixar claro o que exatamente a empresa busca alcançar com essa estratégia. Você pretende criar uma identidade de marca mais forte? Ou então atrair mais colaboradores qualificados?
Dependendo do objetivo, diferentes ações podem ser aplicadas. Para atrair colaboradores, por exemplo, é possível implantar pacotes de benefícios e atrativos ao público. Já para aumentar a retenção de talentos, planos de carreira podem ser considerados e capacitações de acordo com a necessidade e desejo dos colaboradores.
Definir um perfil
Outro elemento que vai guiar seus investimentos em employer branding é o perfil dos seus colaboradores. Isso porque as pessoas, ao escolherem uma empresa para trabalhar, procuram características com as quais se identificam.
Por isso, pense: se seu público-alvo é formado por pessoas jovens e atentas às novas tecnologias, por exemplo, sua identidade de marca não pode ser antiquada ou com uma linguagem formal, e sim moderna e descontraída.
Planejar suas ações
Planejar suas ações consiste em mais do que apenas definir o que será feito, mas também quando, quais os recursos necessários, quais os colaboradores que participarão, entre outros pontos.
É esse planejamento que vai guiar todas as suas ações de employer branding, então ele deve ser bem detalhado e seguido à risca. Sempre que novas ações forem implantadas, atualize seu planejamento para que os gastos, datas e resultados possam ser acompanhados corretamente.
Investir no clima organizacional
Uma das formas mais efetivas de disseminar uma boa impressão da empresa entre os funcionários é investir no clima organizacional, que consiste basicamente em garantir que as equipes tenham um bom ambiente de trabalho e se relacionem de forma saudável e amigável.
Esse investimento se estende desde mudanças estruturais (como ar condicionado, salas de descanso) até mudanças culturais (dinâmicas de integração, incentivo da competição saudável). Isso porque, assim como é importante garantir que seus colaboradores tenham boas condições de trabalho, é igualmente importante prezar pela integração das equipes e a criação de laços entre colegas de trabalho.
Capacitar seus colaboradores
Antigamente, era suficiente oferecer bons salários e condições de trabalho. Hoje em dia, no entanto, é mais comum encontrar colaboradores que buscam empresas que os ajudam a crescer, já que a experiência do colaborador se tornou mais importante para os negócios.
Nesse cenário, investir na capacitação dos funcionários faz com que eles se sintam mais valorizados e capacitados. Isso gera um efeito em cadeia: colaboradores satisfeitos são mais engajados, tendo assim um desempenho melhor.
Dicas de investimento em employer branding
Além das etapas vistas acima, existem algumas práticas que podem tornar o employer branding ainda melhor! Confira:
Jornada do colaborador
Boa parte do employer branding de uma empresa é formado por seus colaboradores que, de acordo com suas experiências, disseminam uma imagem entre amigos e familiares. Por isso, para garantir que os colaboradores tenham a melhor experiência possível, é possível aplicar ações em todas as etapas da jornada do colaborador.
Essa jornada é, basicamente, um mapa da interação do profissional com a empresa, desde o processo seletivo até a entrevista de desligamento. Assim, é garantida a satisfação do colaborador durante todo seu tempo na empresa.
Atrativos
Uma boa tática para atrair profissionais é disponibilizando atrativos, que podem diferenciar sua empresa da concorrência. Eles podem ser pacotes de descontos, benefícios trabalhistas, parcerias com outros serviços, e outros mais!
Redes sociais
Uma das melhores formas de impulsionar seu employer branding atualmente é criar uma boa presença nas redes sociais. Isso porque, independentemente da identidade da sua empresa, as redes possuem bastante tráfego e aproximam mais a organização do seu público.
Divulgar a rotina de trabalho, se pronunciar sobre acontecimentos importantes, se dirigir diretamente aos seguidores, tudo isso dá para a empresa um perfil mais humanizado e amigável.
Employer branding e a gestão 360
Como você pode perceber, o employer branding é uma importante estratégia para melhorar o desempenho geral de uma empresa e está diretamente ligado ao conceito de experiência.
É isso mesmo! Apesar de ser comum associarmos esse conceito somente à experiência dos clientes, é preciso olhar também para a experiência dos colaboradores, dos fornecedores, dos parceiros e de todas as outras pessoas e entidades que se relacionam com a empresa. Chamamos essa visão integrada de gestão da experiência 360 graus.
Quer entender melhor como isso funciona e qual a relação entre experiência e employer branding? Então confira nosso webinar sobre a gestão da experiência 360!
A fim de gerar valor para seus clientes, as organizações têm que executar uma série de processos de negócio. Se forem bem mapeados, otimizados e gerenciados, os processos podem ajudar a organização a crescer, desenvolver sua vantagem competitiva e se aproximar cada vez mais dos objetivos estratégicos. Porém, se a gestão de processos for esquecida e a arquitetura de processos não estiver bem definida, a geração de valor para os clientes pode ficar comprometida.
Quer saber o que é a arquitetura de processos e entender por que ela é tão importante para uma organização? Então você está no lugar certo! Continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre arquitetura de processos.
O que é arquitetura de processos?
A arquitetura de processos é uma prática da gestão de processos que busca criar uma visão sistêmica da organização, revelando os macroprocessos, subprocessos e atividades e suas relações com a geração de valor para os clientes e os objetivos estratégicos do negócio.
É bom lembrar que a arquitetura de processos não é uma prática realizada de maneira isolada e aleatória. Como foi comentado, ela faz parte de um conjunto de práticas de gestão de processos de negócio (BPM), que têm um objetivo final: alinhar os processos da organização à estratégia e melhorá-los continuamente.
Agora que você já sabe o que é arquitetura de processos, que tal descobrir por que ela é tão importante?
Qual a importância da arquitetura de processos?
Permite conhecer melhor seu negócio
A base da arquitetura de processos é a cadeia de valor, ferramenta que dá uma visão geral sobre como a empresa entrega valor para o cliente e como se organiza para atingir sua estratégia, mostrando a relação entre os processos ponta a ponta. O conhecimento de todas as atividades que devem ser realizadas dentro da organização é importante para os gestores, pois assim eles podem saber com precisão tudo que acontece e ter um ponto de partida para mudanças.
Guia o planejamento estratégico
A partir do conhecimento de como a empresa funciona, é possível identificar se há atividades que precisam ser mudadas dentro dos processos, tanto para otimizá-los quanto para alinhá-los com a estratégia.
Construir uma arquitetura de processos é um passo importante na gestão de processos de negócio (BPM), uma disciplina gerencial que traz as melhores práticas para administrar processos.
O BPM pode ajudar a organização não só a conhecer a arquitetura dos seus processos, mas também a mapeá-los, padronizá-los e transformá-los de acordo com a estratégia. Dessa forma, a empresa pode otimizar os custos e o tempo dos processos, estabelecer um padrão para garantir a repetibilidade das atividades e a entrega de resultados de qualidade e, principalmente, estar em constante evolução.
A arquitetura de processos é importante para a sua organização criar vantagem competitiva por meio dos processos internos. Quer saber como ter esses benefícios no seu negócio? Acompanhe nosso passo a passo e aprenda como fazer arquitetura de processos:
Como montar e gerenciar a arquitetura de processos?
1. Elabore uma cadeia de valor
O ponto de partida da arquitetura de processos é a construção da cadeia de valor, que possibilita uma visão dos macroprocessos relacionados à geração de valor (os processos primários, de gestão e de apoio). A partir dela é que serão feitos desdobramentos de macroprocessos em processos, subprocessos e atividades, chegando até o plano operacional.
Mas, primeiro vamos entender como se organiza uma cadeia de valor. Na imagem de exemplo, é possível perceber que os processos são organizados em três tipos: processos de gestão, primários e de suporte.
Os processos primários são as atividades que a empresa faz para transformar as entradas em saídas, ou seja, transformar matéria-prima ou informações em produtos ou serviços. Hoje, é comum utilizar-se a ideia de processos ponta a ponta na definição dos processos primários. Essa ideia não separa os processos em caixinhas restritas a departamentos, pois leva em consideração o fato de que os processos passam por várias mãos até serem concluídos.
Para que os processos primários possam acontecer, é necessário que existam os processos de suporte, como a gestão de pessoas, de infraestrutura e das finanças, que não geram valor diretamente aos clientes, mas tornam possível a execução dos processos primários, que geram valor diretamente. E, por fim, os processos de gestão são responsáveis por manter os processos primários rodando conforme o planejado e alinhados com a estratégia da empresa.
Para entender melhor como se organiza uma cadeia de valor, observe este exemplo:
A Pizzaria do Zé conta com vários tipos de processos sendo realizado. Os de suporte envolvem a gestão financeira, de pessoas, de tecnologia e de infraestrutura, afinal, sem eles é impossível adquirir matéria-prima, produzir, anunciar, vender ou entregar pizzas. Nos processos primários, figuram vários processos ponta a ponta: da ideia ao produto lançado, da campanha de marketing aos novos contatos, do inventário à reposição de estoques, do pedido à entrega, e por aí vai.
Essas sequências lógicas revelam a ordem em que as coisas devem ser feitas para que, no final, o cliente receba o produto adquirido, que neste caso é a pizza. Percebeu como os processos dependem uns dos outros para entregar valor ao cliente?
É isso que precisa ser identificado na cadeia de valor da sua organização: você precisa entender como ela opera para gerar valor aos clientes. Recomendamos que você se reúna com outros colaboradores envolvidos nos processos e pense, em um plano macro, o que a empresa faz para produzir um produto ou serviço que seja de alto valor para os consumidores.
Acesse nosso post completo sobre cadeia de valor e saiba mais.
Depois de estabelecer uma visão dos macroprocessos na cadeia de valor, é hora de desdobrá-los e detalhar o que está dentro de cada macroprocesso. Geralmente, esse desdobramento é feito em três níveis: processos, subprocessos e atividades.
Observe no exemplo como fizemos o desdobramento de um dos macroprocessos da cadeia de valor da Pizzaria do Zé:
O macroprocesso “do pedido à entrega” envolve três processos: atender o pedido, produzir o pedido e entregar o pedido. Cada um desses processos deve ser detalhado em subprocessos. No nosso exemplo, há três deles: cadastrar o cliente, verificar o crédito e registrar o pedido.
Por último, é preciso desdobrar os subprocessos a nível operacional, em atividades, explicando o que precisa ser feito para executá-los. O subprocesso cadastrar cliente, por exemplo, foi desdobrado nas atividades “verificar o cadastrado”, “incluir cadastrado” e “atualizar cadastro”.
Perceber a ligação entre os macroprocessos e seus desdobramentos possibilita identificar rupturas que estejam gerando problemas no fluxo da operação e trazendo desvantagens para o negócio.
3. Construa um portfólio de processos
O portfólio de processos é um ativo da empresa que lista todos os processos relacionados com a geração de valor. Ele reúne informações como o estágio atual dos processos, o nível de risco ao negócio, o grau de exposição ao cliente e o desempenho atual.
Ter esses dados à mão torna possível fazer a governança de processos, isto é, gerenciar os processos de modo a otimizar sua arquitetura, mantê-los estáveis, em execução e dentro da performance desejada.
Dê uma olhada neste exemplo de portfólio de processos:
Ele mostra o estágio atual de cada macroprocesso (no portfólio estamos chamando-os de processo, para simplificar), classificando-os como:
Automatizado: o processo já ocorre de maneira automatizada, sem interferências;
Ad hoc: é feito de maneira espontânea e não precisa de um fluxo desenhado;
AS-IS: processo que está sendo analisado para ser melhorado, posteriormente, na fase “TO-BE”;
TO-BE: é a representação de um processo futuro da empresa, desenhado e planejado de acordo com a estratégia.
O portfólio de processos deve ser administrado pelo escritório de processos (BPMO), que tem a responsabilidade de atualizá-lo periodicamente, afinal, é a partir do portfólio que se identifica as oportunidades de melhoria que podem trazer mais vantagem competitiva para a organização.
4. Estabeleça donos para os processos
Por último, mas não menos importante, é preciso estabelecer donos para os processos. Uma maneira eficiente de fazer isso é utilizando uma matriz de responsabilidades. Também chamada de matriz RACI, ela tem como objetivo indicar o papel de cada pessoa ou departamento nos processos da empresa. A matriz de responsabilidades permite organizar os colaboradores entre quatro funções:
R – Responsible, ou responsável: é o dono do processo, que fica responsável pela execução. Apesar de um processo ser feito a várias mãos, recomenda-se que haja apenas um responsável.
A – Accountable, ou aprovador: são os envolvidos que têm autoridade para aprovar ou rejeitar mudanças no processo e tomar decisões importantes.
C – Consulted, ou consultado: colaboradores com muito conhecimento na área que podem dar sugestões e opiniões para melhorar o processo, auxiliar os aprovadores na tomada de decisão e o responsável na execução.
I – Informed, ou informado: envolve as pessoas que não participam diretamente dos processos primários, mas cujas atividades diárias dependem desses processos. Essas pessoas devem ser informadas das mudanças que forem feitas, caso elas influenciem no seu cotidiano.
Para fazer uma matriz de responsabilidades, é necessário elaborar uma tabela em que todos os macroprocessos (aqueles que estão representados na cadeia de valor) estejam listados um abaixo do outro, e todos os envolvidos, um ao lado do outro. Atribui-se uma letra da matriz que represente a responsabilidade da pessoa em relação ao macroprocesso (R, A, C ou I). Observe no exemplo:
Neste quadro, é possível perceber que a maioria dos analistas têm responsabilidade R, ou seja, executar atividades. Já o gerente e o diretor têm menos envolvimento com as atividades, mas devem ser informados sobre todas as mudanças, já que têm responsabilidade I.
Com a matriz RACI, é muito mais fácil distribuir responsabilidades e certificar-se de que os processos tenham donos, pessoas dedicadas à garantir que tudo ocorra como o planejado e, também, que sirvam como ponte entre a alta gestão e os colaboradores designados para a execução dos processos.
Agora que você já conhece a arquitetura dos processos da sua organização, pode precisar fazer melhorias. Por isso, preparamos um webinar gratuito sobre transformação de processos para te ajudar nessa tarefa. Assista ao webinar e descubra como potencializar o desempenho do seu negócio por meio dos processos!
A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores: garantir que o investimento seja aplicado no produto certo é fundamental. Para facilitar esse processo e garantir a escolha mais adequada, indica-se o uso de uma RFP (sigla para Request for Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta).
Como a RFP agrupa todos os requisitos que a empresa está procurando em um software, ela ajuda muito na busca pela opção mais aderente — seja ela uma simples plataforma de gestão de tarefas ou um ERP que irá integrar diversas áreas da organização. Construir uma RFP não é uma tarefa fácil mas, mesmo em home office, há maneiras de tornar esse processo mais simples e organizado.
Continue a leitura, descubra passo a passo como construir uma RFP e confira dicas valiosas pra otimizar esse processo em home office!
Se desejar, você também pode ouvir o conteúdo que gravamos em áudio sobre o que é RFP
Como construir uma RFP em 4 passos
1. Reúna os dados contextuais
Os dados contextuais são parte importante de uma RFP, já que é a partir deles que se entenderá a situação atual da empresa. Dados como o ramo de atuação e as dores que levaram a empresa a buscar por uma solução são o ponto de partida para que os fornecedores entendam como poderão ajudar a sua organização.
2. Determine os objetivos
A partir dos dados contextuais, o próximo passo é adicionar mais detalhes às dores da empresa, explicitando quais são os objetivos da contratação. Essa parte é uma das mais complexas da RFP, pois, às vezes, a própria empresa ainda não tem certeza dos motivos pelos quais uma solução importa.
Por isso, é muito importante que esta etapa da elaboração da RFP envolva todos os setores que utilizarão o serviço adquirido. Assim, é possível listar todas as necessidades que precisarão ser supridas, sem deixar nenhum usuário de fora. Como vamos comentar mais para frente, a comunicação é um pilar importantíssimo nesse processo.
Tendo os objetivos devidamente identificados e registrados, aumentam-se as chances de fazer uma boa aquisição, afinal, é a partir dos objetivos que você poderá selecionar requisitos e idealizar o escopo.
3. Estabeleça os requisitos e o escopo
A função mais importante da RFP é detalhar os requisitos que serão levados em consideração na escolha de um produto ou serviço, listando cada um deles conforme seu nível de prioridade (essencial, importante ou desejável). Destacamos que é necessário listar tanto os requisitos funcionais (funcionalidades/recursos) quanto os não funcionais (atributos de qualidade).
Nesta etapa, o envolvimento das pessoas que utilizarão o sistema é fundamental — afinal, são eles quem precisam definir os requisitos para que o sistema atenda às suas necessidades. Além disso, o envolvimento dos usuários cria um compromisso maior com o processo de aquisição, já que a responsabilidade de escolher o sistema adequado fica a cargo dos usuários, e não da TI.
Por exemplo: a RFP para a implantação de um ERP pode ter como requisitos funcionais:
O software possuir a criação de um ambiente de testes e ambiente de produção em versões diferentes, tanto para dados quanto para programas;
Arquitetura multi-camada;
Permitir acesso pelo usuário a qualquer uma das bases diretamente no desktop de seu computador; entre outros.
Já os requisitos não funcionais podem incluir:
Boa usabilidade
Bom suporte
Boa capacidade de customização;
Longevidade; etc.
4. Defina um cronograma
Como em qualquer projeto, estabelecer prazos é uma medida essencial para manter a organização. No caso da RFP, o prazo de cada etapa do projeto de troca de sistema (incluindo a apresentação das soluções e a implantação de novos sistemas) deve ser comunicado e seguido pelos fornecedores participantes.
Nesse contexto, é fundamental entender que os prazos precisam ser coerentes, tanto para o levantamento quanto para as respostas dos fornecedores. Afinal, não adianta esperar que um fornecedor receba a sua RFP e responda no dia seguinte – a pressa é inimiga da perfeição. Sendo assim, certifique-se de oferecer tempo suficiente para que o processo possa ocorrer com qualidade.
A elaboração da RFP termina por aqui, mas o processo de seleção, aquisição e implantação de um novo software ainda continua. Confira nosso post completo sobre RFP e descubra quais são os próximos passos, e não deixe de assistir ao vídeo que preparamos sobre o assunto:
Agora, vamos te explicar quais são os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office.
Cuidados para tomar ao fazer a RFP em home office
Como em home office as equipes tendem a ter mais tempo para parar e dar atenção aos detalhes da RFP, esse momento pode ser muito favorável para esta etapa tão importante na escolha de um software. Porém, para que o processo corra bem e a escolha seja feita de maneira assertiva, é preciso ter alguns cuidados, que listamos a seguir:
1. Manter o alinhamento da equipe
Para que a elaboração da RFP em home office tenha sucesso, é necessário, em primeiro lugar, garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Sem saber o objetivo final, é difícil obter o engajamento que a equipe precisa para concluir as entregas, principalmente quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo.
Por isso, é preciso alinhar com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garantir que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Promover uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe é uma ótima opção para garantir o alinhamento desde o começo.
Falando em reunião, também precisamos destacar a importância de alinhar as formas de comunicação que a equipe irá utilizar ao longo das atividades. Vamos te explicar mais sobre isso no próximo tópico.
2. Preparar ferramentas de comunicação
O maior medo dos gestores em relação ao trabalho em home office é que a distância ocasione a perda do engajamento da equipe e traga maus resultados. Para evitar que isso ocorra, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.
Quando se fala em elaborar uma RFP, a comunicação é ainda mais importante. Afinal, se todas as partes que irão utilizar o software não comunicarem suas necessidades e forem completamente entendidas, é muito provável que a solução escolhida ao final não seja adequada aos requisitos da empresa.
As ferramentas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.
Além de possibilitarem que a equipe se veja, algumas ferramentas ainda permitem o compartilhamento de telas, a apresentação de slides direto do PowerPoint e até mesmo a colaboração em arquivos online (assim os participantes de uma reunião podem montar um mapa conceitual ao vivo, preencher um canvas ou mesmo registrarem a ata da reunião de maneira colaborativa).
Se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, vale ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.
Além de manter o alinhamento da equipe e garantir que ela tenha as ferramentas certas para desenvolver seu trabalho, também é essencial acompanhar as entregas de perto. O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.
O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.
Isso porque o acompanhamento próximo não só engaja a equipe e a incentiva a trabalhar mesmo à distância, mas também permite que o gestor identifique possíveis “sinais de fumaça” que possam ameaçar o sucesso da RFP, podendo tratá-los antes que se tornem problemas mais sérios.
Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema. Bons estudos!
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