Entenda o que é e qual o papel estratégico de um escritório de processos

escritorio de processos

Um escritório de processos (Process Management Office, em inglês) é um comitê responsável por atuar entre as áreas mais operacionais da organização e as áreas mais estratégicas, planejando ações e coordenando a execução. Ele também é responsável por analisar os resultados das ações e promover ajustes, quando necessário.

Com a atual complexidade, volume de atividades e de interfaces envolvidas nas operações empresariais, um escritório de processos — ou BPM Office — se tornou fundamental para a estruturação e organização das rotinas.

Entretanto, mais do que um departamento isolado, alheio aos demais setores da empresa, o escritório de processos se mostra um importante diferencial competitivo na medida em que promove a integração entre as áreas. Ele também fomenta a inovação, organiza e estabelece os processos e executa uma série de outras ações que são chave para a tomada de decisão assertiva da gestão.

Quer entender o papel estratégico de um escritório de processos? Então leia esta postagem:

O que são processos de negócio?

Os processos de negócio podem ser compreendidos como o passo a passo para a concretização de um objetivo. Trata-se, portanto, de um conjunto de atividades executadas por uma pessoa ou equipe conforme regras, padrões ou procedimentos definidos. Para isso, utilizam-se documentos ou mesmo sistemas informatizados para auxiliar na sua realização.

Os processos de negócio precisam contar com a padronização e a ciência de todos os envolvidos. Afinal, é preciso que todos conheçam e desempenhem de forma correta aquilo que consta no “script”. Deslizes, nesse caso, podem representar prejuízos de falhas, retrabalho ou comprometimento da imagem da empresa, por exemplo.

O que é um escritório de processos?

Responsável por promover a sinergia entre a gestão e a automação de processos de modo otimizado, o escritório de processos é coordenado por um comitê de gestão de processos. Dentre as incumbências desse comitê, destacam-se as de planejamento das ações de cada serviço, coordenação de sua execução e a análise crítica dos resultados obtidos em cada ciclo e implantação dos processos de negócio.

Resumindo, pode-se dizer que o escritório de processos tende a ser a ponte entre o ambiente operacional e as diretrizes estratégicas, tornando as iniciativas tecnológicas alinhadas com as necessidades de crescimento da empresa.

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Quais são os papéis estratégicos do escritório de processos?

Contexto cultural

Dentre os inúmeros papéis estratégicos exercidos pelo escritório de processos, ele cumpre o dever de disseminar em toda a organização o quão relevante são os processos para o melhor desempenho da empresa. Para tanto, o escritório de processos deve criar a cultura e um ambiente favorável à análise contínua e qualificada sobre a forma como são executadas as atividades.

Essa melhoria no desempenho deve ser incentivada por meio de ações colaborativas, consistentes e sustentáveis. Isso porque ele é capaz de proporcionar a participação dos setores, compreender o seu funcionamento e atender à necessidade evidenciando cada melhoria realizada.

Promover integração

Outro atributo estratégico do escritório de processos é o de promover a integração entre as áreas. Uma característica intrínseca, já que, por realizar o mapeamento dos processos, fomenta o diálogo entre os departamentos para que as necessidades de cada área sejam compreendidas e atendidas.

A promoção da convergência entre as mais diferentes áreas fortalece os processos e aumenta a eficiência e o retorno sobre os investimentos. Por quê? Pois elimina, por exemplo, processos idênticos que aconteciam em áreas diferentes, maximizando a produtividade.

Promover inovação

A promoção da inovação é outra característica estratégica inerente do escritório de processos. Afinal, o questionamento sobre novas e melhores formas de se fazer é latente. Sendo assim, não só por meios tecnológicos, mas também por rotinas operacionais, a inovação dos processos está sempre presente permitindo que a empresa se mantenha competitiva.

Sobretudo, é bom que seja dito que é determinante que o escritório de processos dote de participação ativa dos colaboradores dos variados departamentos da empresa — não só os de nível gerencial, como também operacional. Só assim é que a organização conseguirá alcançar a excelência empresarial.

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