Automação de processos: o que é e como implementar em 5 passos

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Última atualização em 30/06/2023


Você se lembra como eram feitas as viagens antes da invenção do GPS? Esse sistema, tão presente em nosso cotidiano, é um exemplo de como opera a automação de processos. Se antes você precisava traçar rotas, hoje basta digitar o destino no aplicativo para chegar lá.

No âmbito empresarial, isso não é diferente: a automação de processos aprimora o fluxo de trabalho, reduzindo custos e aumentando a qualidade da entrega.

Quer saber mais sobre automação de processos, seus principais benefícios e como automatizar os processos do seu negócio? Então, siga com a leitura para conferir!

Nesse texto você verá:

Acompanhe!

O que é automação de processos?

Automação de processos é substituir atividades manuais por automatizadas, a fim de melhorar o fluxo de trabalho e facilitar as atividades do dia a dia. Para isso, se utiliza soluções tecnológicas e de sistemas de dados.

Um exemplo prático da automação de processos são as transações bancárias por aplicativo, na qual evita-se o deslocamento até a agência bancária, otimizando tempo e recurso.

Desse modo, é possível melhorar a operação de trabalho e elevar a qualidade dos serviços prestados, possibilitando as organizações:

  • Reduzir custos;
  • Aumentar a produtividade;
  • Padronizar processos;
  • Eliminar as atividades repetitivas.

Assim, podemos dizer que a função da automação de processos é possibilitar que os processos da organização ocorram de forma autônoma, com pouco ou nenhuma necessidade da interferência humana.

Para você compreender melhor, imagine um processo de suporte de uma operadora telefônica. Ao longo do dia, muitas pessoas entrarão em contato com a equipe de atendimento, com as mais diversas solicitações.

Um sistema capaz de automatizar esse processo são os Boots (Robot Process Automation): dispositivos robôs que realizam atividades repetitivas de logica clara, como:

  • Coleta de informações;
  • Cadastros em plataformas;
  • Disparos de e-mails, campanhas ou promoções.

Dessa forma, é possível aumentar a velocidade e a produtividade da operação, melhorando os resultados.

Mas, se você ainda tem dúvidas sobre a automação de processos, siga com a leitura para saber por que adotar essa prática na sua empresa.

Por que automatizar processos?

Em primeiro lugar, a automação de processos gera uma melhoria nos resultados da organização. Isso porque quando os processos estão automatizados, a probabilidade de as atividades serem executadas de forma incorreta é menor.

Além disso, com a automação de processos é possível:

Padronizar os processos

Ao automatizar os processos, a operação passa a seguir uma ordem lógica de funcionamento, na qual as atividades operam de acordo com as normas estabelecidas pela gestão.

Desse modo, é possível garantir uma maior qualidade nas entregas, pois a execução das atividades passa a ser padronizadas.

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Aumentar o desempenho

Quando os processos estão automatizados, é possível direcionar a equipe as atividades que agregam valor a organização. Assim, é possível focar mais na estratégia do negócio, na performance dos colaboradores e tomar decisões mais assertivas.

Integrar dados e sistemas

Com a automação, todo o processo é integrado de ponta a ponta. Isso porque ao padronizar um processo, é possível visualizar todo o seu funcionamento e ter em mão dados sobre a sua performance e desempenho.

Também, percebe-se outros benéficos, como:

  • Aumento da produtividade;
  • Redução de erros;
  • Maior transparência;
  • Integra diversos setores da empresa;
  • Melhoria na tomada de decisão;
  • Redução de tempo.

Agora que você já conhece as vantagens da automação de processos, que tal descobrir se a sua organização precisa implantá-la? Siga para conferir.

Como saber se minha empresa precisa de automação?

A resposta a essa pergunta é simples: toda empresa que visa melhorar e acelerar seus processos precisa da automação.

Mas, existem alguns sintomas comum entre os negócios, como:

Problemas de comunicação

Já aconteceu de você solicitar uma demanda e ela ser executa de outra forma? Quase como um telefone sem fio, os ruídos de comunicação podem atrapalhar a execução das atividades. Com a automação de processos, isso não acontece. As etapas não se perdem no caminho, pois as atividades passam a ser padronizadas.

Atividades sem processo

Pode ocorrer da sua organização ter atividades soltas, que mais atrapalham do que geram valor.Com a automação de processos, as atividades são mapeadas e desenvolvidas para operar naquele fluxo. Assim, o processo irá acontecer da forma com o que foi estabelecido, nem mais, nem menos.

Problemas recorrentes nos processos

Se os seus processos apresentam problemas frequentes, a automação de processos pode te ajudar a identificar possíveis gargalos que estejam afetando a produtividade.

Dificuldade para a tomada de decisão

Uma das causas da dificuldade para a tomada de decisão é a ausência de dados precisos sobre um processo.

Com a automação de processos, você deixa de trabalhar no feeling e passa a contar com sistemas, como o BPMS, que te ajudam a tomar decisões mais assertivas.

Ta, mas como fazer automação de processos?

Siga para conferir!

Como fazer automação de processos?

A automação de processos é dividida em 5 etapas. São elas:

1. Mapeie o processo

É preciso deixar claro que a automação de processos não é automatizar o caos. Isso significa que não se deve automatizar um processo sem antes verificar se ele está funcionando corretamente.

Portanto, antes de automatizar qualquer processo é necessário mapeá-lo. Realizar o mapeamento de processos é importante para identificar erros e gargalos que podem atrapalhar a implantação dos sistemas de automação.

Além disso, o mapeamento de processos também serve para:

  • Compreender os processos;
  • Documentar os processos;
  • Padronizar os processos;
  • Definir qual o objetivo dos processos;
  • Entender qual o resultado esperado do processo.

2. Selecione as tarefas que serão automatizadas

Depois de mapear os processos, você terá uma visão mais abrangente de todas as atividades que o compõe. Assim, o próximo passo é selecionar quais atividades serão automatizadas.

É importante lembrar que nem todas as atividades podem ser automatizadas, somente aquelas que seguem uma ordem lógica de funcionamento e não necessitam de supervisão para serem concluídas.

Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas, são:

  • Atividades repetitivas: como emissão de boletos e notas;
  • Atividades simples: que não precisam de informações complexas;
  • Atividades que seguem um padrão, ou seja, são baseadas em regras;
  • Atividades frequentes: que devem concluídas várias vezes em uma hora ou em um dia.

3. Escolha as ferramentas

Uma parte importante a automação de processos é encontrar as melhores ferramentas para executá-la. Assim, o ideal é realizar um levantamento de requisitos antes de partir para o mercado, ou contratar uma consultoria especializada para te ajudar.

Dessa maneira, uma técnica que pode te ajudar nesse processo é construir uma lista com alguns pré-requisitos que você acha que a ferramenta deve ter, como:

4. Gerencie as mudanças

Gerenciar as mudanças é um dos passos mais importantes na hora de automatizar processos. Afinal, a automação impacta o dia a dia das pessoas e, por isso, é fundamental garantir que os colaboradores entendam o motivo delas estarem acontecendo.

  • Uma boa gestão de mudanças te ajuda a:
  • Transmitir segurança para toda a equipe;
  • Melhorar a comunicação entre os envolvidos;
  • Reduzir ruídos e conflitos;
  • Diminuir incertezas;
  • Aumentar as chances de sucesso da automação.

5. Monitore constantemente

De nada adianta automatizar os processos da sua empresa, se você não medir e analisar os resultados constantemente.

Dessa forma, uma boa prática para monitorar os processos é estabelecer indicadores de desempenho para avaliar os resultados da operação.

Pois, com os resultados dos indicadores, você poderá criar um diagrama causal de performance para identificar os pontos positivos que essa mudança trouxe para organização – aqueles que precisam ser melhorados.

Para monitorar e analisar a performance dos processos, você pode aplicar práticas do Business Process Management (BPM) e atingir os melhores resultados. Baixe o e-book abaixo para saber mais sobre o assunto!

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