4 passos para implementar a automação de processos

Hoje em dia, muitas organizações sentem a necessidade de realizar a automação de processos internos de negócios com o objetivo de reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade.

A automação de processos de negócios em sua organização pode ser incrivelmente benéfica, permitindo a redução do custo em 30 a 40%, enquanto duplica sua eficiência.

Porém, o primeiro passo para implementar essa inovação é mapear bem todos os processos antes, buscando deixar o processo livre de erros, lacunas e com o menor número de handoffs possíveis.

Identificar a oportunidade certa de automação pode ser um verdadeiro desafio, mas isso não deve desencorajar você a começar a implementar a automação em sua empresa. Então, como selecionar os processos certos para automação?

Como selecionar os processos certos para automação?

Passo 1: Entenda a diferença entre humanos e computadores

A primeira coisa que você precisa fazer para selecionar o melhor processo para automatizar é entender as diferenças entre humanos e máquinas.

Os seres humanos são eficientes em lidar com incertezas e novidades – mas as máquinas ainda não são capazes de lidar com isso e, muitas vezes, não conseguem tramitar por mudanças inesperadas.

Isso também é verdade quando se trata de julgamento ou tomada de decisão em circunstâncias mutáveis e os computadores não podem substituir completamente os seres humanos nessas condições.

Os seres humanos sabem trabalhar muito bem com dados analógicos e não estruturados, já os computadores precisam de dados digitais e estruturados para fazer uma leitura e interpretação mais coerente.

Os seres humanos são menos ágeis na execução consistente dos mesmos processos. A repetição de tarefas rotineiras dificulta a concentração, resultando em erros humanos. Os computadores, por outro lado, são eficientes nisso. Além disso, as tarefas executadas por computadores podem ser dimensionadas em massa, o que não é facilmente alcançado quando falamos de pessoas.

Essas diferenças definem os fatores a serem considerados ao selecionar o processo correto para automação de processos. Uma forma de automatização que vêm sendo muito procurada também atualmente é a utilização de recursos omnichannel para integrar canais online e offline, que visa oferecer uma excelente experiência para clientes/compradores. Trata-se de uma inovação que também deve ser considerada se você pensa em otimizar os processos da sua empresa e gerar mais agilidade.

Leia também  Certificação CBPP: Aprenda como se preparar para ser um profissional CBPP

Passo 2: Mapeie e organize todos os processos

Antes de sair automatizando todos os processos da sua empresa você deve avaliar, com muita atenção, todos os processos existentes na empresa ou ainda aquelas atividades que não têm processos acoplados e que precisam urgentemente serem processadas.

Por isso que, mapear e passar um pente fino em toda a empresa é um passo muito importante. Contar com uma empresa que auxilie na gestão de processos é imprescindível, uma vez que o olhar de fora pode trazer inúmeros benefícios e trazer uma visão holística (ponta a ponta) dos processos de negócio que, geralmente, fica comprometida do ponto de vista interno.

Após estar tudo devidamente processado, aí sim é hora de olhar particularmente cada processo e verificar aqueles que têm potencial para ser automatizado sem perda de eficiência.

Passo 3: Determine se o processo pode ser automatizado (H2)

A partir de então, podemos formular vários fatores principais na definição do processo mais adequado para ser executado por uma máquina e onde podemos eliminar erros humanos.

Obviamente, a seleção do melhor processo depende das ferramentas que você usa para automatizar. Um processo inadequado para a Automação de Processos de Robótica (RPA) pode ser perfeito para a Automação Inteligente (IA) com recursos de Inteligência Artificial, por exemplo.

Como escolher o processo para automação?

Selecione um processo baseado em regras. Um processo em que os funcionários seguem um conjunto estrito de regras pré-definidas é mais adequado para a automação de processos do que aquele que inclui a tomada de decisão aberta ao julgamento dos funcionários.

Cerca de 70 a 80% de todos os trabalhos e responsabilidades-chave nas organizações são baseados em regras e, portanto, podem ser automatizados. Se o processo exigir julgamento do funcionário, tente dividi-lo em partes menores antes de automatizar.

Verifique se o processo é rotineiro e bem definido. O processo automatizado precisa ser estabelecido e não deve mudar com frequência. As tarefas executadas no processo devem ser as mesmas, processadas na mesma ordem e usar sistemas que não mudam ou dificilmente mudam.

Leia também  O que é BPMN (Business Process Model and Notation) e como aplicar essa notação na Modelagem de Processos

Considere os dados de entrada e saída envolvidos no processo. O processo ideal usará dados estruturados e entradas eletrônicas legíveis. Exemplos de tais entradas incluem:

  • Planilhas
  • Bases de dados
  • Arquivos JSON
  • Arquivos CSV
  • Arquivos XML e HTML, etc.

Devido à sua natureza digital e estruturada, eles se adaptam melhor ao RPA do que documentos digitalizados, formulários escritos ou e-mails.

Por exemplo, o RPA pode ajudar a automatizar com êxito os processos de entrada de dados, compras, contabilidade e processos de vendas, etc. Já a automação inteligente munida de recursos da Inteligência Artificial é capaz de processar dados não digitais e não estruturados.

Inclua processos baseados em julgamento. As soluções de automação inteligente permitem a inclusão de certas decisões cognitivas, permitindo a automação de processos de ponta a ponta com requisitos mínimos para esforço manual.

Passo 4: Avalie o potencial do processo

Após as etapas anteriores, agora é o momento de se fazer as seguintes perguntas: Faz sentido automatizar esse processo? Existe impulso suficiente para isso?

Nem todos os processos da empresa valem a pena ser automatizados. A automação de processos de negócios deve ter um impacto positivo em sua organização que supere os recursos investidos, como custos reduzidos à longo prazo, além de oferecer maior precisão e eliminar erros humanos etc.

A automação de processos poupará uma quantidade considerável de tempo que seus funcionários normalmente gastam na execução dessas tarefas (e na correção de erros) e permitirá que eles se concentrem em um trabalho mais significativo e estratégico para a sua empresa.

Essas automatizações também são muito úteis para serem usadas em estratégias e ações de marketing e relacionamento com clientes, ajudando a aumentar a satisfação dos clientes e apoiando em todos os momentos da jornada de compra.

Antes de implementar, verifique se há suporte para isso em sua organização. Antes de iniciar o projeto, identifique os principais interessados ​​no processo e defenda com eles os benefícios da automação. Incluí-los no processo não apenas ajudará a identificar possíveis pontos problemáticos, como também garantirá a assistência necessária durante a implementação do projeto junto à gerência.

Leia também  Descubra qual a relação entre BPM e BPMS e o que você tem a ganhar com ela!

A automação pode exigir um tempo considerável, recursos humanos e financeiros (dependendo do processo, é claro) antes que os efeitos positivos do processo automatizado sejam visíveis. Verifique se o gerenciamento da empresa suporta a implementação da automação e esteja ciente dos custos potenciais.

Negligenciar esses fatores pode resultar em uma tentativa de automação com falha, mesmo que o potencial da automação de processos seja muito alto.

Aproveite para aprofundar seus conhecimentos lendo nosso e-book de Gestão de Processos (BPM).

Ebook BPM Business Process Management


Guestpost produzido pela Akiva, líder em soluções para contact center.

Email Marketing by E-goi

Deixe uma resposta

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company