Última atualização em 03/11/2022
Você sente que precisa acelerar os processos do seu negócio, reduzir custos e entregar mais valor ao cliente?
A automatização de processos tem como principal objetivo a otimização do fluxo de trabalho das empresas. Com ela, é possível aumentar a produtividade e garantir uma maior qualidade nas entregas.
Ou seja, fazer mais e melhor, em menos tempo!
Quer saber mais sobre a automatização de processos, como funciona e quais as principais vantagens? Então, siga a leitura!
- O que é automatização de processos?
- Vantagens e desvantagens de automatizar
- Como automatizar um processo?
- Por que utilizar um sistema BPMS na automatização de processos?
- RPA X BPMS
O que é automatização de processos?
Automatização de processos, de forma simples, consiste na utilização de ferramentas tecnológicas para otimizar o trabalho, substituindo atividades manuais e apoiando a execução dos processos.
A automatização se baseia em ferramentas como softwares e operações robotizadas, para otimizar o uso dos recursos e facilitar a análise de dados.
Um bom exemplo de processo automatizado é quando utilizamos um ERP para dar suporte à geração de contratos da empresa, por exemplo.
Por que automatizar processos?
A automatização de processos traz inúmeras vantagens para uma organização.
A primeira delas é uma maior confiabilidade de dados, pois quanto mais automatizado é um processo, maior é a probabilidade de garantir que as informações estejam corretas e seguras.
A seguir, confira mais algumas das principais vantagens de automatizar processos:
Vantagens
- Aumento da produtividade;
- Redução de custos;
- Redução de erros;
- Maior transparência;
- Integra diversos setores da empresa;
- Melhoria na tomada de decisão;
- Redução de tempo;
- Transmite segurança para toda a equipe;
- Facilita a comunicação entre os envolvidos;
- Redução de ruídos e conflitos.
Desvantagens
Em primeiro lugar, é importante relembrar que automatizar processos não significa que os profissionais de uma organização serão substituídos por robôs.
Em todo caso, você pode experienciar desvantagens ao automatizar processos se optar por uma ferramenta pouco confiável ou de baixa qualidade, por exemplo.
Para evitar imprevistos, uma dica valiosa é buscar auxílio de um consultor de processos para a adaptação da empresa aos novos modelos de gestão.
Já que acabamos de verificar os vários benefícios da automatização de processos, adaptar-se a esse modelo de trabalho é uma oferta imperdível!
No próximo bloco, descubra como automatizar um processo:
Como automatizar um processo?
A tecnologia é a peça chave para a automatização, como o próprio nome sugere.
Em suma, entre as opções de ferramentas existem diferentes tipos de automatização, como o sistema BPMS e o RPA, principalmente.
Com elas, a automatização segue algumas etapas:
1. Mapear os processos: o primeiro passo ao automatizar é mapear os processos já existentes, o que quer dizer identificar a sequência lógica dos processos, considerando todos os elementos que envolvem o fluxo de trabalho.
De forma simples: é preciso ter um bom entendimento dos processos em si. Afinal, automatizar um processo com gargalos não é nada mais do que automatizar o caos – nem mesmo as melhores tecnologias ajudam a gerir processos bagunçados.
2. Selecionar tarefas a serem automatizadas: entre as principais atividades comumente automatizadas, encaixam-se atividades repetitivas e padronizadas, como disparo de e-mail marketing, por exemplo.
3. Avaliar o potencial das atividades automatizadas: resumindo, deve-se verificar se o retorno será maior do que o investimento.
4. Monitorar os resultados: gerenciar as mudanças e medir as transformações trazidas pela automatização é o que garante que a adaptação vale a pena. Assim, é possível identificar seus benefícios ou pontos a melhorar nos processos.
Para tudo isso, é preciso pesquisar e selecionar a ferramenta a ser utilizada. Hoje em dia existem diversas ferramentas no mercado especializadas em automatização de processos.
Para encontrar a certa, você deve buscar por:
- Boa interface;
- Fácil navegabilidade;
- Excelente usabilidade.
Todas as opções de ferramentas ainda são classificadas entre diferentes tipos, considerando a complexidade das atividades a serem automatizadas.
Como comentamos, os principais tipos de automatização são o BPMS e o RPA.
Entenda mais sobre eles a seguir!
O que é um sistema BPMS e por que utilizá-lo na automatização de processos?
O sistema BPMS, sigla para Business Process Management System, é uma ferramenta utilizada para simular, controlar e monitorar os processos de uma organização.
Dessa forma, por meio de um software, as atividades e tarefas estruturais exercidas na sua empresa podem ser otimizadas.
Um dos principais benefícios do BPMS é que com ele é possível maximizar a redução de custos. Além disso, esse tipo de sistema possui diversas outras vantagens, como:
- Torna os processos mais eficientes;
- Acelera a transformação digital;
- Facilita o gerenciamento de dados;
- Garante a execução das regras de negócio;
- Gerencia a mudança de forma eficaz;
- Permite a integração de todos os setores da empresa.
RPA X BPMS
Além do BPMS, outro método muito utilizado para a automatização de processos é o RPA, sigla para automação robótica de processos.
Dessa forma, utiliza-se robótica e inteligência artificial para automatizar as atividades do dia a dia. Isso significa que esse sistema faz uso de robôs para realizar atividades repetitivas e burocráticas.
Um exemplo de RPA é a robotização de entrada de notas fiscais. Com isso, o robô pode receber as notas por e-mail, extrair as informações necessárias e fazer o seu lançamento – o que poupa muito tempo do profissional que teria que exercer essa função.
Logo, com o BPMS é possível mapear, executar, controlar e monitorar os processos, enquanto o RPA foca em atividades pontuais e soluções técnicas.
Então, não existe uma competição entre eles, já que são utilizados para atividades diferentes. Por isso, é possível trabalhar com os dois métodos de forma complementar para otimizar a execução de atividades dentro dos processos.
Afinal, quanto mais recursos tecnológicos, a empresa ganha em agilidade na operação.
De fato, são muitos termos! O que pode gerar confusão.
Mas não se preocupe, temos a solução para as suas dúvidas:
Quer saber mais sobre automatização de processos?
Se você é uma pessoa que vive confundindo todos os termos e siglas relacionados à gestão de processos, não se preocupe, o nosso webinar pode te ajudar!
Com ele, você vai entender de uma vez por todas o significado de cada um dos termos e qual a aplicabilidade delas no meio organizacional.
Além disso, você também irá aprender:
- O que é BPM (Business Process Management);
- Como surgiu o BPM;
- O que é BPMN (Business Process Model And Notation);
- O que é BPMS (Business Process Management Suite);
- O que é BPI (Business Process Improvement).
Clique no banner abaixo e assista gratuitamente!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
