Automação de processos: o que é, como implementar em 5 passos + tendências para 2025

Última atualização em 01/04/2025

A automação de processos se tornou um pilar estratégico para empresas que buscam mais eficiência, produtividade e competitividade no mercado.

Ao implementar tecnologias de automação, as empresas podem padronizar tarefas repetitivas, garantindo consistência e qualidade. Isso não apenas acelera a execução das atividades, mas também libera recursos humanos para tarefas mais estratégicas e complexas, agregando maior valor ao negócio.

As tendências mais recentes apontam para um crescimento expressivo na automação inteligente, que combina IA e machine learning para tomadas de decisão mais autônomas e eficientes. Além disso, a integração de plataformas low-code e no-code está tornando a automação mais acessível, permitindo que profissionais sem conhecimentos avançados em programação criem fluxos de trabalho automatizados.

Outro avanço significativo é a automação baseada em dados, onde sistemas utilizam análise preditiva para otimizar processos de ponta a ponta.

Com a evolução constante dessas tecnologias, as empresas que investem em automação não apenas reduzem custos operacionais, mas também melhoram a experiência dos clientes e fortalecem sua posição estratégica no mercado.

Quer saber mais sobre automação de processos, seus principais benefícios e como automatizar os processos do seu negócio? Então, siga com a leitura para conferir!

Nesse texto você verá:

O que é automação de processos?

A automação de processos é a aplicação de tecnologias para executar tarefas repetitivas e padronizadas dentro de uma organização, Em outras palavras, é o uso de softwares e ferramentas para executar fluxos de trabalho (Workflow) de forma autônoma, reduzindo a intervenção humana em atividades que podem ser facilmente padronizadas e digitalizadas, o que gera uma otimização de processos.

Um exemplo prático da automação de processos são as transações bancárias por aplicativo, na qual evita-se o deslocamento até a agência bancária, otimizando tempo e recurso.

Desse modo, é possível melhorar a operação de trabalho e elevar a qualidade dos serviços prestados, possibilitando as organizações:

• Reduzir custos;
• Aumentar a produtividade;
• Padronizar processos;
• Eliminar as atividades repetitivas.

Assim, podemos dizer que a função da automação de processos é possibilitar que os processos da organização ocorram de forma autônoma, com pouco ou nenhuma necessidade da interferência humana.

Para você compreender melhor, imagine um processo de suporte de uma operadora telefônica. Ao longo do dia, muitas pessoas entrarão em contato com a equipe de atendimento, com as mais diversas solicitações.

A automação permite que processos empresariais sejam executados de forma mais rápida e consistente, garantindo maior controle, rastreabilidade e conformidade com normas e regulamentações.

Os dispositivos robôs são capazes de realizar atividades repetitivas de logica clara, como:

• Coleta de informações;
• Cadastros em plataformas;
• Disparos de e-mails, campanhas ou promoções.

Dessa forma, é possível aumentar a velocidade e a produtividade da operação, melhorando os resultados.

Mas, se você ainda tem dúvidas sobre a automação de processos, siga com a leitura para saber por que adotar essa prática na sua empresa.

Por que automatizar processos?

Em primeiro lugar, a automação de processos gera uma melhoria nos resultados da organização. Isso porque quando os processos estão automatizados, a probabilidade de as atividades serem executadas de forma incorreta é menor.

Além disso, com a automação de processos é possível:

Padronizar os processos

Ao automatizar os processos, a operação passa a seguir uma ordem lógica de funcionamento, na qual as atividades operam de acordo com as normas estabelecidas pela gestão.

Desse modo, é possível garantir uma maior qualidade nas entregas, pois a execução das atividades passa a ser padronizadas.

Aumentar o desempenho

Quando os processos estão automatizados, é possível direcionar a equipe as atividades que agregam valor a organização. Assim, é possível focar mais na estratégia do negócio, na performance dos colaboradores e tomar decisões mais assertivas.

Integrar dados e sistemas

Com a automação, todo o processo é integrado de ponta a ponta. Isso porque ao padronizar um processo, é possível visualizar todo o seu funcionamento e ter em mão dados sobre a sua performance e desempenho.

Também, percebe-se outros benéficos, como:

• Aumento da produtividade;
• Redução de erros;
• Maior transparência;
• Integra diversos setores da empresa;
• Melhoria na tomada de decisão;
• Redução de tempo.

Desvantagens

Em primeiro lugar, é importante relembrar que automatizar processos não significa que os profissionais de uma organização serão substituídos por robôs.

Em todo caso, você pode experienciar desvantagens ao automatizar processos se optar por uma ferramenta pouco confiável ou de baixa qualidade, por exemplo.

Para evitar imprevistos, uma dica valiosa é buscar auxílio de um consultor de processos para a adaptação da empresa aos novos modelos de gestão.

Agora que você já conhece as vantagens da automação de processos, que tal descobrir se a sua organização precisa implantá-la? Siga para conferir.

Veja também o post sobre SIPOC – Supllier, inputs, Process, Outputs e Customers

Como saber se minha empresa precisa de automação?

A resposta a essa pergunta é simples: toda empresa que visa melhorar e acelerar seus processos precisa da automação.

Mas, existem alguns sintomas comum entre os negócios, como:

Problemas de comunicação

Já aconteceu de você solicitar uma demanda e ela ser executa de outra forma? Quase como um telefone sem fio, os ruídos de comunicação podem atrapalhar a execução das atividades. Com a automação de processos, isso não acontece. As etapas não se perdem no caminho, pois as atividades passam a ser padronizadas.

Atividades sem processo

Pode ocorrer da sua organização ter atividades soltas, que mais atrapalham do que geram valor.Com a automação de processos, as atividades são mapeadas e desenvolvidas para operar naquele fluxo. Assim, o processo irá acontecer da forma com o que foi estabelecido, nem mais, nem menos.

Problemas recorrentes nos processos

Se os seus processos apresentam problemas frequentes, a automação de processos pode te ajudar a identificar possíveis gargalos que estejam afetando a produtividade.

Dificuldade para a tomada de decisão

Uma das causas da dificuldade para a tomada de decisão é a ausência de dados precisos sobre um processo.

Com a automação de processos, você deixa de trabalhar no feeling e passa a contar com sistemas, como o BPMS, que te ajudam a tomar decisões mais assertivas.

Ta, mas como fazer automação de processos?

Siga para conferir!

Leia também o post sobre fluxograma de processo

Como fazer automação de processos?

A automação de processos é dividida em 5 etapas. São elas:

1. Mapeie o processo

É preciso deixar claro que a automação de processos não é automatizar o caos. Isso significa que não se deve automatizar um processo sem antes verificar se ele está funcionando corretamente.

Portanto, antes de automatizar qualquer processo é necessário mapeá-lo. Realizar o mapeamento de processos é importante para identificar erros e gargalos que podem atrapalhar a implantação dos sistemas de automação.

  Além disso, o mapeamento de processos também serve para:

• Compreender os processos;
• Documentar os processos;
• Padronizar os processos;
• Definir qual o objetivo dos processos;
• Entender qual o resultado esperado do processo.

Confira também o post sobre mapa de processos

2. Selecione as tarefas que serão automatizadas

Depois de mapear os processos, você terá uma visão mais abrangente de todas as atividades que o compõe. Assim, o próximo passo é selecionar quais atividades serão automatizadas.

É importante lembrar que nem todas as atividades podem ser automatizadas, somente aquelas que seguem uma ordem lógica de funcionamento e não necessitam de supervisão para serem concluídas.

Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas, são:

• Atividades repetitivas: como emissão de boletos e notas;
• Atividades simples: que não precisam de informações complexas;
• Atividades que seguem um padrão, ou seja, são baseadas em regras;
• Atividades frequentes: que devem concluídas várias vezes em uma hora ou em um dia.

3. Escolha as ferramentas

Uma parte importante a automação de processos é encontrar as melhores ferramentas para executá-la. Assim, o ideal é realizar um levantamento de requisitos antes de partir para o mercado, ou contratar uma consultoria especializada para te ajudar.

Dessa maneira, uma técnica que pode te ajudar nesse processo é construir uma lista com alguns pré-requisitos que você acha que a ferramenta deve ter, como:

• Boa interface;
• Fácil navegabilidade;
• Fácil usabilidade;
• Bom retorno sobre investimento.

4. Gerencie as mudanças

A gestão de mudanças (GMUD) é um dos passos mais importantes na hora de automatizar processos. Afinal, a automação impacta o dia a dia das pessoas e, por isso, é fundamental garantir que os colaboradores entendam o motivo delas estarem acontecendo.

• Uma boa gestão de mudanças te ajuda a:
• Transmitir segurança para toda a equipe;
• Melhorar a comunicação entre os envolvidos;
• Reduzir ruídos e conflitos;
• Diminuir incertezas;
• Aumentar as chances de sucesso da automação.

5. Monitore constantemente

De nada adianta automatizar os processos da sua empresa, se você não medir e analisar os resultados constantemente.

Dessa forma, uma boa prática para monitorar os processos é estabelecer indicadores de desempenho para avaliar os resultados da operação.

Pois, com os resultados dos indicadores, você poderá criar um diagrama causal de performance para identificar os pontos positivos que essa mudança trouxe para organização – aqueles que precisam ser melhorados.

Não deixe de conferir o post sobre Mineração de processos

Ferramentas de automação de processos

UiPath

O UiPath é uma das principais plataformas de automação de processos robóticos (RPA) do mercado, sendo utilizada para automatizar tarefas repetitivas e operacionais. Ele permite a criação de bots que simulam interações humanas em sistemas e aplicativos, sem necessidade de modificar a infraestrutura existente.

Seu diferencial está na facilidade de uso, com uma interface intuitiva e suporte a automação baseada em IA e aprendizado de máquina. Além disso, o UiPath conta com recursos avançados, como Process Mining e Task Mining, que ajudam as empresas a identificar oportunidades de automação, melhorando a eficiência operacional e reduzindo erros humanos.

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate, anteriormente conhecido como Microsoft Flow, é uma solução robusta para automação de processos empresariais.

A ferramenta permite criar fluxos de trabalho sem código, integrando-se facilmente com aplicativos do ecossistema Microsoft, como SharePoint, OneDrive e Teams. Sua interface amigável é acessível mesmo para usuários sem experiência técnica, tornando-a ideal para empresas que buscam otimizar operações repetitivas, como aprovações, gerenciamento de tarefas e integração de dados.

Além disso, o Power Automate oferece uma ampla gama de fluxos de trabalho prontos para uso, permitindo que as empresas reduzam erros e aumentem a eficiência operacional

Zapier

O Zapier é uma plataforma de automação online que conecta aplicativos e serviços da web, permitindo que os usuários automatizem tarefas entre eles. Com uma interface simples e intuitiva, o Zapier permite criar “Zaps”, que são fluxos de trabalho automatizados que transferem dados e ações entre aplicativos.

A plataforma oferece suporte a milhares de aplicativos populares, como Gmail, Slack, Salesforce e muitos outros.

Com o Zapier, os usuários podem automatizar tarefas como salvar anexos de e-mail no Google Drive, criar tarefas no Asana a partir de novas entradas de formulário e muito mais.

Tipos de Automação de Processos

A automação de processos pode ser classificada em diferentes tipos, cada um atendendo a necessidades específicas dentro das organizações. Abaixo estão os principais tipos de automação, acompanhados de exemplos práticos:

1. Automação de Processos Robóticos (RPA)

A RPA envolve a utilização de software para automatizar tarefas repetitivas que normalmente requerem interação humana. Essa tecnologia simula a ação humana em interfaces de usuário, permitindo que os robôs realizem operações como cliques e entradas de dados.

Exemplo: Uma empresa pode usar RPA para processar faturas automaticamente, onde o software extrai dados de documentos e insere essas informações em sistemas de contabilidade, reduzindo erros e economizando tempo.

2. Automação de Processos Digitais (DPA)

A automação de processos digitais utiliza APIs para integrar e automatizar fluxos de trabalho entre diferentes aplicativos e serviços. Essa abordagem é ideal para ambientes baseados em nuvem, onde a comunicação entre sistemas é facilitada por conectores.

Exemplo: Um sistema que automatiza o envio de e-mails de confirmação de pedidos após a realização de uma venda em uma plataforma de e-commerce, conectando o sistema de vendas e o serviço de e-mail.

3. Automação de Processos Administrativos

Este tipo de automação foca na otimização de tarefas administrativas, como gerenciamento de documentos, contratos e relatórios. Softwares específicos podem ser utilizados para criar, armazenar e gerenciar esses documentos de forma eficiente.

Exemplo: A automação de contratos permite que uma empresa utilize um sistema que gera e gerencia contratos eletrônicos, incluindo a coleta de assinaturas digitais, o que agiliza o ciclo de vida dos documentos.

4. Automação de Processos de TI

A automação de TI se concentra na otimização de fluxos de trabalho dentro do departamento de tecnologia da informação. Isso inclui a automação de tarefas como gerenciamento de solicitações de serviço, monitoramento de sistemas e implementação de atualizações.

Exemplo: Um sistema que automatiza a alocação de recursos de TI, como servidores e armazenamento, com base na demanda em tempo real, ajudando a reduzir custos e melhorar a eficiência.

5. Automação de Processos Financeiros

A automação financeira visa melhorar a eficiência nas operações financeiras, como contabilidade, faturamento e relatórios financeiros. Softwares especializados podem realizar tarefas que, de outra forma, exigiriam muito tempo e atenção manual.

Exemplo: Um software que automatiza a geração de relatórios financeiros mensais, integrando dados de diferentes fontes e apresentando-os em um formato compreensível, economizando horas de trabalho.

6. Hiperautomação

A hiperautomação é uma abordagem que combina várias tecnologias, incluindo RPA, inteligência artificial e aprendizado de máquina, para automatizar o máximo possível de processos de negócios. É uma estratégia abrangente que busca a automação em larga escala.

Exemplo: Uma empresa que implementa uma solução de hiperautomação para integrar todos os seus sistemas operacionais, permitindo que diferentes departamentos compartilhem dados e automatizem fluxos de trabalho complexos, como a gestão de pedidos e atendimento ao cliente.

Para monitorar e analisar a performance dos processos, você pode aplicar práticas do Business Process Management (BPM) e atingir os melhores resultados. Baixe o e-book abaixo para saber mais sobre o assunto!

O que é um sistema BPMS e por que utilizá-lo na automatização de processos?

O sistema BPMS, sigla para Business Process Management System, é uma ferramenta utilizada para simular, controlar e monitorar os processos de uma organização.

Dessa forma, por meio de um software, as atividades e tarefas estruturais exercidas na sua empresa podem ser otimizadas.

Um dos principais benefícios do BPMS é que com ele é possível maximizar a redução de custos. Além disso, esse tipo de sistema possui diversas outras vantagens, como:

• Torna os processos mais eficientes;
• Acelera a transformação digital;
• Facilita o gerenciamento de dados;
• Garante a execução das regras de negócio;
• Gerencia a mudança de forma eficaz;
• Permite a integração de todos os setores da empresa.

RPA X BPMS

Além do BPMS, outro método muito utilizado para a automatização de processos é o RPA, sigla para automação robótica de processos.

Dessa forma, utiliza-se robótica e inteligência artificial para automatizar as atividades do dia a dia. Isso significa que esse sistema faz uso de robôs para realizar atividades repetitivas e burocráticas.

Um exemplo de RPA é a robotização de entrada de notas fiscais. Com isso, o robô pode receber as notas por e-mail, extrair as informações necessárias e fazer o seu lançamento – o que poupa muito tempo do profissional que teria que exercer essa função.

Logo, com o BPMS é possível mapear, executar, controlar e monitorar os processos, enquanto o RPA foca em atividades pontuais e soluções técnicas.

Então, não existe uma competição entre eles, já que são utilizados para atividades diferentes. Por isso, é possível trabalhar com os dois métodos de forma complementar para otimizar a execução de atividades dentro dos processos.

Afinal, quanto mais recursos tecnológicos, a empresa ganha em agilidade na operação.

Tendências e inovações na automação de processos

A automação de processos está evoluindo rapidamente, impulsionada por tecnologias emergentes como a Inteligência Artificial Generativa (GenAI). De acordo com um estudo do Gartner, até 2026, 30% das empresas terão automatizado mais da metade de suas atividades de rede, um aumento significativo em relação aos menos de 10% registrados em 2023.

Essa tendência reflete a crescente adoção de automação inteligente para melhorar a resiliência operacional e a capacidade de resposta das organizações. Além disso, a hiperautomação, que integra diversas tecnologias como Machine Learning, automação de processos robóticos e arquitetura orientada a eventos, continua sendo uma prioridade para 90% das grandes empresas, impulsionada pela busca por excelência operacional e resiliência.

Dessa forma, investir na automação de processos não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir agilidade, escalabilidade e resiliência diante das mudanças do ambiente corporativo.

Agora que você já sabe tudo sobre automação de processos, aproveite para conhecer a consultoria em gestão de processos da Euax e saiba como podemos transformar os processos da sua empresa!