Quando falamos em redesenho de processos, pode ser que logo venha a sua mente aquela pilha de diagramas que ficam no fundo da gaveta, e que nunca foram utilizados. Acertamos?
Já passou da hora de aprender como redesenhar os processos do jeito certo para aumentar a performance, não é mesmo? Neste post você vai encontrar tudo que precisa saber para redesenhar os processos de verdade! Vamos começar?
O que é redesenho de processos?
Redesenho de processos é uma abordagem para transformação de processos que, por meio da implementação de mudanças, visa corrigir problemas e tornar as etapas mais produtivas.
Talvez você ainda precise ser convencido para ter a disposição de tirar a poeira da pasta com o mapeamento dos processos e pôr a mão na massa, correto? Não seja por isso, abaixo nós listamos os principais benefícios de fazer o redesenho de processos:
Benefícios de fazer redesenho de processos
Aumento da performance
Redesenho de processos é como uma atualização dentro da empresa, e como qualquer atualização, o objetivo é sempre melhorar. Seja corrigindo falhas, otimizando etapas ou aumentando a segurança, tudo resulta em processos mais eficientes e no aumento da performance.
Redução de custos
Processos redesenhados são mais dinâmicos do que a versão anterior porque deixam de conter etapas defasadas e lentas, eliminando gargalos e resolvendo pontos de melhoria. O resultado é o aumento das entregas e a redução de custos.
Facilita a implementação de novas tecnologias e/ou troca de ERP
De tempos em tempos, as empresas devem se modernizar para não ficarem defasadas, mas práticas velhas e ferramentas novas não combinam. Em situações como essa, ou você falha, ou até consegue implementar as mudanças desejadas, mas vai ter que solucionar gaps e resolver problemas na empresa por meses.
Por sorte, o redesenho de processos está aí para ser usado e prevenir muita dor de cabeça. Na hora de implantar sistemas, redesenhar os processos é sempre recomendado para facilitar as coisas.
Provavelmente a gente já te convenceu de que está na hora de redesenhar esses processos, mas uma coisa é conhecer a teoria, outra coisa é aplicar na prática, não é mesmo? Pode ficar tranquilo que nós não vamos te deixar na mão. Veja abaixo como fazer redesenho de processos em alguns passos!
Como fazer redesenho de processos em 7 passos
1) Conheça o negócio
Antes de mexer em qualquer processo, é fundamental entender o negócio propriamente dito. Preste atenção na cadeia de valor da empresa e entenda como os processos interagem uns com os outros.
Compreender isso é importante para que você não corra o risco de tirar uma engrenagem do lugar e depois não saber a fonte do problema.
2) Saiba o que pretende alcançar e investigue os processos
Depois de compreender como a rede de processos se correlaciona, você precisa observar como tudo flui antes de qualquer redesenho. Isso ajuda a identificar os principais problemas, facilitando o trabalho futuro.
Você pode investigar os processos apenas observando, da mesma forma você pode usar todos os tópicos se preferir. Escolha o que faz mais sentido para a realidade da organização.
Outra coisa importante é já saber o que você está buscando. Ou seja: tenha a certeza de que os objetivos do redesenho de processos, os indicadores e as metas já estejam definidas.
3) Conheça os processos
Depois que você observou o todo, é hora de compreender os processos de forma individual. Esse é o melhor momento para conversar com os stakeholders para conhecer os principais problemas de cada processo.
Lembre-se: ninguém melhor para apontar os problemas de um processo do que quem os vivencia em sua rotina todos os dias. Este passo também serve para compreender a conexão entre os processos.
4) Analise e documente os processos
Com todas as informações coletadas sobre determinado processo, é hora de registrar tudo seguindo um padrão. Para garantir que você tem todas as informações necessárias, use a imagem abaixo como checklist:
É sempre bom revisar se está tudo certo, pois você não quer levar tudo a perder por conta de um descuido, não é mesmo? Dê uma boa revisada no conteúdo e parta para o próximo passo.
5) Simplifique os processos
Mantenha seus processos simples. Se não forem simples, não funcionarão como devem. Processos complicados sós servem para atrapalhar o time e aumentar o tempo que todos precisam para se adaptar.
6) Legitime os processos redesenhados
No sexto passo, você deve observar e coletar resultados. Por mais que você tenha trabalhado bastante até agora, o resultado nem sempre é o esperado, e é importante estar preparado para isso.
Em alguns casos, ainda serão necessários alguns ajustes finos nos processos, por isso não pule essa etapa!
7) Implante e acompanhe os processos redesenhados
Depois de tudo que você já fez, é hora de finalmente formalizar a implementação do processo redesenhado. Na prática, é provável que exista um gap entre a forma anterior e o “novo jeito”, principalmente por causa dos colaboradores, que geralmente apresentam uma certa resistência em aderir e se acostumar.
A nossa dica é que, durante a implementação, se dê atenção para gestão de mudança organizacional, que facilita bastante a implementação de qualquer mudança na empresa.
Certamente esses passos vão te ajudar bastante na hora de redesenhar os processos, mas por que parar por aqui? Já que você leu nosso post até o final, você vai gostar do nosso e-book Gestão de Processos: da arquitetura ao controle. Nele, você vai aprofundar muito mais os conceitos para o seu escritório de processos que você aprendeu hoje. Clique no banner e baixe o conteúdo gratuitamente!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
