Melhoria contínua: como melhorar seus processos constantemente?

Última atualização em 06/07/2022

Você sabe dizer quais processos da sua empresa precisam melhorar? Nós temos a resposta: todos! Calma, nós não falamos por maldade, mas porque todos os processos, não importa o quão eficazes sejam, podem melhorar.

Neste texto você vai aprender tudo sobre melhoria contínua, além de conhecer as principais técnicas para isso. Vamos começar?

O que é melhoria contínua?

Melhoria contínua é uma prática adotada por uma corporação para, ininterruptamente, melhorar produtos, serviços ou processos da empresa.

Praticamente tudo pode ser melhorado, inclusive seus processos, mas por que eles precisam de aprimoramento constante? Primeiro porque previne a defasagem, afinal, melhorar algo antes que comece a dar problema é o ideal sempre. Além disso, processos melhores garantem:

• Economia de tempo;
• Diminuição de custos;
• Melhoramento de resultados;
• Maior produtividade.

Em resumo: promover a melhoria contínua garante resultados incríveis! Mas, como fazer isso? Existem diversas ferramentas de melhoria contínua para ajudar. Nós listamos as mais populares logo abaixo:

Ferramentas de melhoria contínua

Kaizen

O Japão pós-Segunda Guerra Mundial enfrentou muitas dificuldades econômicas e, para contornar essa situação, foi criado o método kaizen.

kai (mudar) + zen (melhor) = mudar para melhor.

O método kaizen, também chamado de ciclo kaizen, deu tão certo na terra do sol nascente que se espalhou pelo mundo e garantiu resultados em diversas organizações.

O ciclo kaizen se baseia em realizar pequenas melhorias constantemente para atingir o objetivo principal aos poucos, mas de maneira constante. Ou seja: em vez de focar em um único e grande objetivo, prefere-se focar em conquistas diárias. Nesse caso, o processo é constantemente aprimorado de pouco em pouco.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um framework que ajuda a controlar a qualidade dos processos. Como o nome sugere, ele funciona de forma cíclica: quando acaba, recomeça. Por isso, é uma ferramenta bastante popular em empresas que buscam a melhoria contínua de processos.

PDCA é a sigla para:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Act (agir).

Cada letra da sigla representa uma etapa, veja como cada uma delas funciona na prática abaixo:

Repetir este ciclo resulta na tão sonhada melhoria contínua, então, após concluir o ciclo, volte à primeira etapa, encontre outro problema e repita tudo.

5W2H

5W2H é uma ferramenta para elaborar planos de ação de melhoria. Trata-se de 7 perguntas que devem ser respondidas, e com as respostas é possível estruturar uma solução para melhorar os processos. Veja a imagem abaixo para entender melhor:

Depois de responder as perguntas, basta elaborar um plano de ação e pôr a mão na massa.

Six sigma

Six sigma, ou seis sigma, é uma abordagem de melhoria de processos que visa elevá-los à perfeição. Isso acontece eliminando os defeitos com base em fatos e dados estatísticos. Para aplicar essa abordagem siga os passos na imagem a seguir:

BPM

Em inglês, BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio em bom português. Mais do que uma simples prática, BPM é uma cultura de gestão baseada na performance dos processos. Veja na imagem abaixo os 5 passos para fazer gestão de processos:

Essa forma de gestão de performance possibilita que os processos da empresa sejam mapeados, padronizados, melhorados e otimizados. Se hoje você não se preocupa com melhoria contínua, você está perdendo espaço no mercado.

Atualmente essa prática é obrigatória para qualquer empresa, você não vai querer ficar para trás não é mesmo? Se for esse o seu caso, encontrar a melhor forma de executar um processo é crucial.

Para te ajudar ainda mais nessa jornada, nós disponibilizamos nosso guia para implementar BPM na sua empresa, é ó clicar no banner abaixo, o guia é gratuito!

Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.