Ciclo PDCA: um método para aumentar a performance dos processos

ciclo pdca

Última atualização em 06/07/2022


A busca pela alta performance faz parte do dia a dia das empresas que procuram se destacar no mercado. A cada momento, é preciso encontrar novos métodos que ajudem a alcançar a melhoria contínua e facilitem a resolução de problemas.

Entre os métodos mais popularizados está o ciclo PDCA. Embora seja um framework de mais de 70 anos, até hoje o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas que ajudam a diagnosticar problemas e implantar soluções.

Com o uso do ciclo PDCA, é possível melhorar a qualidade dos processos e aumentar o valor agregado aos produtos ou serviços oferecidos ao cliente.

Quer saber como o ciclo PDCA pode trazer uma melhora contínua para a sua empresa e aumentar a performance? Siga com a leitura e descubra como!

O que é um ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um método que serve para identificar e solucionar problemas em processos. Ele auxilia os gestores a realizarem uma análise dos processos de forma contínua, elevando o nível de qualidade e maturidade dos processos.

O intuito desse método é trazer precisão para o diagnóstico dos problemas, facilitando a criação de um plano de ação.

Por ser um método cíclico, o PDCA está diretamente ligado com o desenvolvimento da performance, pois a cada novo ciclo, busca-se elevar o padrão de qualidade dos processos.

O método PDCA é dividido em 4 fases: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). Entenda abaixo cada uma delas:

Ciclo PDCA

Confira abaixo o passo a passo do ciclo PDCA.

Como usar o ciclo PDCA?

Plan (planejar)

Nesse passo você irá estudar com maior profundidade o problema encontrado, identificando suas causas e seus efeitos. Feito isso, você terá o elemento de partida necessário para começar a desenhar um plano de ação.

É importante destacar que essa primeira etapa é fundamental para o sucesso do ciclo PDCA. Sem um correto diagnóstico do problema, é possível que, ao fim do ciclo, os resultados sejam imprecisos e imaturos.

Por isso, considere seguir alguns pontos nessa primeira etapa:

  • Identificar as causas do problema;
  • Identificar os efeitos do problema;
  • Analisar os processos com os quais ele está relacionado;
  • Criar de um plano de ação.

Para cada um dos pontos a serem considerados, existem algumas ferramentas que podem te ajudar a alcançar mais precisão nos resultados.

As ferramentas mais associadas à identificação das causas e efeitos do problema são:

  1. Análise de Pareto;
  2. Diagrama de Causa e Efeito.

Por outro lado, para a análise dos processos você poderá realizar um mapeamento de processos e para a criação do plano de ação a Matriz 5W2H.

Lembre-se: o objetivo do ciclo PDCA é alcançar uma melhora de processo, por isso é preciso avaliar cada aspecto do problema relacionado a ele.

Plan do ciclo PDCA

Agora que você já identificou o problema e o processo com o qual ele está relacionado, estabeleça uma nova meta de melhoria e elabore um plano de ação para alcançá-la.

No momento da criação do plano de ação, pense em quais objetivos essa mudança busca atingir e como ela irá se relacionar com o processo. Pergunte-se: “ao final, terei um novo padrão de qualidade na minha empresa?”.

Considere que o problema pode trazer dificuldades a todo o processo, não somente a um ponto específico. Por isso, a ação deve implementar melhorias para o processo ponta a ponta.

Para saber mais sobre como fazer mapeamento de processos ponta a ponta, assista ao webinar:

O-que-é-e-como-fazer-Mapeamento-de-processos-ponta-a-ponta

Agora que você já identificou onde está o problema e definiu o plano de ação, siga para as outras etapas do ciclo PDCA.

Do (fazer)

Nessa etapa, você irá mobilizar os recursos necessários para realizar o plano de ação.

É o momento da execução do plano elaborado anteriormente e, para isso, é preciso que você e a sua equipe estejam atentos a variáveis que podem surgir durante o andamento do plano.

Check (verificar)

Durante a execução do plano de ação, é preciso verificar quais são os impactos que esse novo método está criando sobre os processos. Para isso, estabeleça indicadores de desempenho que verifiquem se o atingimento das metas está ocorrendo conforme o tempo estipulado no plano de ação.

Avalie os resultados obtidos em comparação com os esperados e observe se há a necessidade de refazer o plano de ação ou o diagnóstico do problema.

Com isso, você estará pronto para iniciar a etapa seguinte.

Act (agir)

A partir da análise dos indicadores de desempenho, é preciso realizar um balanço sobre o que foi feito.

Se a ação foi bem-sucedida, ela será o novo padrão de trabalho, se não, o conhecimento sobre o que levou a ação ao fracasso ajudará a criar uma nova estratégia na próxima vez que rodar o ciclo PDCA.

É preciso analisar os dados buscando chegar à resposta das seguintes perguntas:

  • Qual efeito essa mudança trouxe para o processo?
  • Quais foram os impactos?
  • O que podemos manter?
  • O que devemos excluir?

Feito isso, é preciso colocar em prática a nova estratégia desenvolvida para a melhoria contínua dos processos. Desse modo, o ciclo PDCA ajudará a desenvolver novas práticas para o aumento da performance.

Benefícios do ciclo PDCA

  1. Facilita a identificação e caracterização dos problemas;
  2. Aponta quais são os processos que estão com problemas;
  3. Facilita a elaboração de um plano de ação;
  4. Traz resultados com base em indicadores;
  5. Gera novas soluções (não é preciso reinventar a roda, não é mesmo?)

Onde aplicar o PDCA na empresa?

Entregas com atraso e retrabalhos

Se você está com entregas atrasadas ou há uma grande quantidade de retrabalhos, o ciclo PDCA pode te ajudar a resolver essa questão. Ao realizar a etapa do Plan (planejar), você identificará onde estão as possíveis causas do problema.

No planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma etapa crucial para o sucesso da empresa. É ele que ajudará a definir um norte para o crescimento do negócio. Se você está com dificuldades em como fazer isso, o PDCA pode te ajudar.

Para melhoria dos processos e aumento da performance

Quando você identifica os problemas e melhora os processos, consequentemente você terá uma melhoria na performance.

Se você começou o ciclo PDCA e identificou na primeira etapa que a sua empresa tem uma necessidade de melhoria de processos e está buscando por maneiras de resolver essa questão, veja:

Como usar o ciclo PDCA para melhoria de processos

Quando aplicado a melhoria de processos, o ciclo PDCA te ajuda a identificar:

  • Se os processos possuem falhas ou gargalos;
  • Se há muitos handoffs na sua operação;
  • Se há a necessidade de modificar os processos;
  • E muito mais.

Dessa forma, o PDCA te ajuda a ter mais facilidade no gerenciamento de processos, aumentando o potencial da sua organização.

Mas, nós sabemos que alcançar a melhoria contínua dos processos é um dos desafios enfrentados pelas empresas. Por isso, disponibilizamos para você um Kit completo para fazer Gestão de Processos que contém todo o material que você precisa para começar a elevar a sua performance.

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