Elaborando uma RFP em home office: 4 passos + dicas práticas

Última atualização em 30/07/2020

A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores: garantir que o investimento seja aplicado no produto certo é fundamental. Para facilitar esse processo e garantir a escolha mais adequada, indica-se o uso de uma RFP (sigla para Request for Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta).

Como a RFP agrupa todos os requisitos que a empresa está procurando em um software, ela ajuda muito na busca pela opção mais aderente — seja ela uma simples plataforma de gestão de tarefas ou um ERP que irá integrar diversas áreas da organização. Construir uma RFP não é uma tarefa fácil mas, mesmo em home office, há maneiras de tornar esse processo mais simples e organizado.

Continue a leitura, descubra passo a passo como construir uma RFP e confira dicas valiosas pra otimizar esse processo em home office!

Se desejar, você também pode ouvir o conteúdo que gravamos em áudio sobre o que é RFP

Como construir uma RFP em 4 passos

1. Reúna os dados contextuais

Os dados contextuais são parte importante de uma RFP, já que é a partir deles que se entenderá a situação atual da empresa. Dados como o ramo de atuação e as dores que levaram a empresa a buscar por uma solução são o ponto de partida para que os fornecedores entendam como poderão ajudar a sua organização.

2. Determine os objetivos

A partir dos dados contextuais, o próximo passo é adicionar mais detalhes às dores da empresa, explicitando quais são os objetivos da contratação. Essa parte é uma das mais complexas da RFP, pois, às vezes, a própria empresa ainda não tem certeza dos motivos pelos quais uma solução importa.

Por isso, é muito importante que esta etapa da elaboração da RFP envolva todos os setores que utilizarão o serviço adquirido. Assim, é possível listar todas as necessidades que precisarão ser supridas, sem deixar nenhum usuário de fora. Como vamos comentar mais para frente, a comunicação é um pilar importantíssimo nesse processo.

Tendo os objetivos devidamente identificados e registrados, aumentam-se as chances de fazer uma boa aquisição, afinal, é a partir dos objetivos que você poderá selecionar requisitos e idealizar o escopo.

3. Estabeleça os requisitos e o escopo

A função mais importante da RFP é detalhar os requisitos que serão levados em consideração na escolha de um produto ou serviço, listando cada um deles conforme seu nível de prioridade (essencial, importante ou desejável). Destacamos que é necessário listar tanto os requisitos funcionais (funcionalidades/recursos) quanto os não funcionais (atributos de qualidade).

Nesta etapa, o envolvimento das pessoas que utilizarão o sistema é fundamental — afinal, são eles quem precisam definir os requisitos para que o sistema atenda às suas necessidades. Além disso, o envolvimento dos usuários cria um compromisso maior com o processo de aquisição, já que a responsabilidade de escolher o sistema adequado fica a cargo dos usuários, e não da TI.

Por exemplo: a RFP para a implantação de um ERP pode ter como requisitos funcionais:

• O software possuir a criação de um ambiente de testes e ambiente de produção em versões diferentes, tanto para dados quanto para programas;
• Arquitetura multi-camada;
• Permitir acesso pelo usuário a qualquer uma das bases diretamente no desktop de seu computador; entre outros.

Já os requisitos não funcionais podem incluir:

• Boa usabilidade
• Bom suporte
• Boa capacidade de customização;
• Longevidade; etc.

4. Defina um cronograma

Como em qualquer projeto, estabelecer prazos é uma medida essencial para manter a organização. No caso da RFP, o prazo de cada etapa do projeto de troca de sistema (incluindo a apresentação das soluções e a implantação de novos sistemas) deve ser comunicado e seguido pelos fornecedores participantes.

Nesse contexto, é fundamental entender que os prazos precisam ser coerentes, tanto para o levantamento quanto para as respostas dos fornecedores. Afinal, não adianta esperar que um fornecedor receba a sua RFP e responda no dia seguinte – a pressa é inimiga da perfeição. Sendo assim, certifique-se de oferecer tempo suficiente para que o processo possa ocorrer com qualidade.

A elaboração da RFP termina por aqui, mas o processo de seleção, aquisição e implantação de um novo software ainda continua. Confira nosso post completo sobre RFP e descubra quais são os próximos passos, e não deixe de assistir ao vídeo que preparamos sobre o assunto:

Agora, vamos te explicar quais são os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office.

Cuidados para tomar ao fazer a RFP em home office

Como em home office as equipes tendem a ter mais tempo para parar e dar atenção aos detalhes da RFP, esse momento pode ser muito favorável para esta etapa tão importante na escolha de um software. Porém, para que o processo corra bem e a escolha seja feita de maneira assertiva, é preciso ter alguns cuidados, que listamos a seguir:

1. Manter o alinhamento da equipe

Para que a elaboração da RFP em home office tenha sucesso, é necessário, em primeiro lugar, garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Sem saber o objetivo final, é difícil obter o engajamento que a equipe precisa para concluir as entregas, principalmente quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo.

Por isso, é preciso alinhar com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garantir que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Promover uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe é uma ótima opção para garantir o alinhamento desde o começo.

Falando em reunião, também precisamos destacar a importância de alinhar as formas de comunicação que a equipe irá utilizar ao longo das atividades. Vamos te explicar mais sobre isso no próximo tópico.

2. Preparar ferramentas de comunicação

O maior medo dos gestores em relação ao trabalho em home office é que a distância ocasione a perda do engajamento da equipe e traga maus resultados. Para evitar que isso ocorra, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.

Quando se fala em elaborar uma RFP, a comunicação é ainda mais importante. Afinal, se todas as partes que irão utilizar o software não comunicarem suas necessidades e forem completamente entendidas, é muito provável que a solução escolhida ao final não seja adequada aos requisitos da empresa.

As ferramentas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.

Além de possibilitarem que a equipe se veja, algumas ferramentas ainda permitem o compartilhamento de telas, a apresentação de slides direto do PowerPoint e até mesmo a colaboração em arquivos online (assim os participantes de uma reunião podem montar um mapa conceitual ao vivo, preencher um canvas ou mesmo registrarem a ata da reunião de maneira colaborativa).

Se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, vale ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.

Neste post, você encontra algumas sugestões de ferramentas para utilizar em home office.

3. Acompanhar as entregas de perto

Além de manter o alinhamento da equipe e garantir que ela tenha as ferramentas certas para desenvolver seu trabalho, também é essencial acompanhar as entregas de perto. O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.

O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.

Isso porque o acompanhamento próximo não só engaja a equipe e a incentiva a trabalhar mesmo à distância, mas também permite que o gestor identifique possíveis “sinais de fumaça” que possam ameaçar o sucesso da RFP, podendo tratá-los antes que se tornem problemas mais sérios.

Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema. Bons estudos!