Imagem de logo de transição Euax by Selbetti
Transformação de Negócios e Pessoas que Impulsionam a sua Empresa
Fale com um Especialista
Menu Fechar
  • Home
  • Empresa
    • Sobre Nós
    • Acelera Powered by Selbetti
    • Trabalhe Conosco
  • Soluções
    • Consultoria,
      Outsourcing
      & IT BPO
    • Treinamentos
      para Empresas
    Edit Content
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão da Mudança Organizacional
    Estratégia
    Gestão de Processos
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Inovação
    Tecnologia da Informação
    Transformação Digital
    ERP | CRM
    Inteligência Artificial e Dados
    Edit Content
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
    Governança de TI (Cobit / Itil)
    Product Owner
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão de Processos
    Tecnologia da Informação
    ERP | CRM
    Gestão da Mudança Organizacional
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Transformação Digital
    Inteligência Artificial e Dados
    Estratégia
    Inovação
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
  • Clientes & Cases
  • Conteúdos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
  • Blog
  • Parcerias
  • Contato
  • Home
  • Empresa
    • Sobre Nós
    • Acelera Powered by Selbetti
    • Trabalhe Conosco
  • Soluções
    • Consultoria,
      Outsourcing
      & IT BPO
    • Treinamentos
      para Empresas
    Edit Content
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão da Mudança Organizacional
    Estratégia
    Gestão de Processos
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Inovação
    Tecnologia da Informação
    Transformação Digital
    ERP | CRM
    Inteligência Artificial e Dados
    Edit Content
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
    Governança de TI (Cobit / Itil)
    Product Owner
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão de Processos
    Tecnologia da Informação
    ERP | CRM
    Gestão da Mudança Organizacional
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Transformação Digital
    Inteligência Artificial e Dados
    Estratégia
    Inovação
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
  • Clientes & Cases
  • Conteúdos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
  • Blog
  • Parcerias
  • Contato
  • (47) 3802-7300
  • 0800 002 5000
  • Home
  • Empresa
    • Sobre Nós
    • Acelera Powered by Selbetti
    • Trabalhe Conosco
  • Soluções
    • Consultoria,
      Outsourcing
      & IT BPO
    • Treinamentos
      para Empresas
    Edit Content
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão da Mudança Organizacional
    Estratégia
    Gestão de Processos
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Inovação
    Tecnologia da Informação
    Transformação Digital
    ERP | CRM
    Inteligência Artificial e Dados
    Edit Content
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
    Governança de TI (Cobit / Itil)
    Product Owner
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão de Processos
    Tecnologia da Informação
    ERP | CRM
    Gestão da Mudança Organizacional
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Transformação Digital
    Inteligência Artificial e Dados
    Estratégia
    Inovação
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
  • Clientes & Cases
  • Conteúdos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
  • Blog
  • Parcerias
  • Contato
  • Home
  • Empresa
    • Sobre Nós
    • Acelera Powered by Selbetti
    • Trabalhe Conosco
  • Soluções
    • Consultoria,
      Outsourcing
      & IT BPO
    • Treinamentos
      para Empresas
    Edit Content
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão da Mudança Organizacional
    Estratégia
    Gestão de Processos
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Inovação
    Tecnologia da Informação
    Transformação Digital
    ERP | CRM
    Inteligência Artificial e Dados
    Edit Content
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
    Governança de TI (Cobit / Itil)
    Product Owner
    Consultoria, Outsourcing & IT BPO
    Maior performance e competitividade para o seu negócio
    Gestão de Projetos
    Gestão de Processos
    Tecnologia da Informação
    ERP | CRM
    Gestão da Mudança Organizacional
    Segurança da Informação, GRC e Cibersegurança
    Transformação Digital
    Inteligência Artificial e Dados
    Estratégia
    Inovação
    Treinamentos para Empresas
    Aprimore o conhecimento e impulsione o seu negócio
    Gestão de Projetos: planejamento e execução
    Gestão Ágil de Projetos com Scrum
    Gestão de Processos e Modelagem com BPMN
    Gestão de Performance com Indicadores (KPIs)
    Veja todos os cursos
  • Clientes & Cases
  • Conteúdos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
    Materiais
    • Webinars, Estudos e Guias
    • Canal do Youtube
    Treinamentos Individuais
    • ERP como Estratégia de Transformação Digital
    • Gestão de TI para Alta Performance
    • Gestão de Processos para Alta Performance
    • Transformação de Processos de Marketing e Vendas
    Veja todos os cursos
  • Blog
  • Parcerias
  • Contato

Elaborando uma RFP em home office: 4 passos e dicas práticas

  • maio 6, 2020
  • Rafael Murilo Correa
  • Sem Comentários

Última atualização em 20/08/2024

A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores: garantir que o investimento seja aplicado no produto certo é fundamental. Para facilitar esse processo e garantir a escolha mais adequada, indica-se o uso de uma RFP (sigla para Request for Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta).

Como a RFP agrupa todos os requisitos que a empresa está procurando em um software, ela ajuda muito na busca pela opção mais aderente — seja ela uma simples plataforma de gestão de tarefas ou um ERP que irá integrar diversas áreas da organização. Construir uma RFP não é uma tarefa fácil mas, mesmo em home office, há maneiras de tornar esse processo mais simples e organizado.

Continue a leitura, descubra passo a passo como construir uma RFP e confira dicas valiosas pra otimizar esse processo em home office!

Se desejar, você também pode ouvir o conteúdo que gravamos em áudio sobre o que é RFP

Como construir uma RFP em 4 passos

1. Reúna os dados contextuais

Os dados contextuais são parte importante de uma RFP, já que é a partir deles que se entenderá a situação atual da empresa. Dados como o ramo de atuação e as dores que levaram a empresa a buscar por uma solução são o ponto de partida para que os fornecedores entendam como poderão ajudar a sua organização.

2. Determine os objetivos

A partir dos dados contextuais, o próximo passo é adicionar mais detalhes às dores da empresa, explicitando quais são os objetivos da contratação. Essa parte é uma das mais complexas da RFP, pois, às vezes, a própria empresa ainda não tem certeza dos motivos pelos quais uma solução importa.

Por isso, é muito importante que esta etapa da elaboração da RFP envolva todos os setores que utilizarão o serviço adquirido. Assim, é possível listar todas as necessidades que precisarão ser supridas, sem deixar nenhum usuário de fora. Como vamos comentar mais para frente, a comunicação é um pilar importantíssimo nesse processo.

Tendo os objetivos devidamente identificados e registrados, aumentam-se as chances de fazer uma boa aquisição, afinal, é a partir dos objetivos que você poderá selecionar requisitos e idealizar o escopo.

3. Estabeleça os requisitos e o escopo

A função mais importante da RFP é detalhar os requisitos que serão levados em consideração na escolha de um produto ou serviço, listando cada um deles conforme seu nível de prioridade (essencial, importante ou desejável). Destacamos que é necessário listar tanto os requisitos funcionais (funcionalidades/recursos) quanto os não funcionais (atributos de qualidade).

Nesta etapa, o envolvimento das pessoas que utilizarão o sistema é fundamental — afinal, são eles quem precisam definir os requisitos para que o sistema atenda às suas necessidades. Além disso, o envolvimento dos usuários cria um compromisso maior com o processo de aquisição, já que a responsabilidade de escolher o sistema adequado fica a cargo dos usuários, e não da TI.

Por exemplo: a RFP para a implantação de um ERP pode ter como requisitos funcionais:

  • O software possuir a criação de um ambiente de testes e ambiente de produção em versões diferentes, tanto para dados quanto para programas;
  • Arquitetura multi-camada;
  • Permitir acesso pelo usuário a qualquer uma das bases diretamente no desktop de seu computador; entre outros.

Já os requisitos não funcionais podem incluir:

  • Boa usabilidade
  • Bom suporte
  • Boa capacidade de customização;
  • Longevidade; etc.

4. Defina um cronograma

Como em qualquer projeto, estabelecer prazos é uma medida essencial para manter a organização. No caso da RFP, o prazo de cada etapa do projeto de troca de sistema (incluindo a apresentação das soluções e a implantação de novos sistemas) deve ser comunicado e seguido pelos fornecedores participantes.

Nesse contexto, é fundamental entender que os prazos precisam ser coerentes, tanto para o levantamento quanto para as respostas dos fornecedores. Afinal, não adianta esperar que um fornecedor receba a sua RFP e responda no dia seguinte – a pressa é inimiga da perfeição. Sendo assim, certifique-se de oferecer tempo suficiente para que o processo possa ocorrer com qualidade.

A elaboração da RFP termina por aqui, mas o processo de seleção, aquisição e implantação de um novo software ainda continua. Confira nosso post completo sobre RFP e descubra quais são os próximos passos, e não deixe de assistir ao vídeo que preparamos sobre o assunto:

Agora, vamos te explicar quais são os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office.

Cuidados para tomar ao fazer a RFP em home office

Como em home office as equipes tendem a ter mais tempo para parar e dar atenção aos detalhes da RFP, esse momento pode ser muito favorável para esta etapa tão importante na escolha de um software. Porém, para que o processo corra bem e a escolha seja feita de maneira assertiva, é preciso ter alguns cuidados, que listamos a seguir:

1. Manter o alinhamento da equipe

Para que a elaboração da RFP em home office tenha sucesso, é necessário, em primeiro lugar, garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Sem saber o objetivo final, é difícil obter o engajamento que a equipe precisa para concluir as entregas, principalmente quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo.

Por isso, é preciso alinhar com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garantir que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Promover uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe é uma ótima opção para garantir o alinhamento desde o começo.

Falando em reunião, também precisamos destacar a importância de alinhar as formas de comunicação que a equipe irá utilizar ao longo das atividades. Vamos te explicar mais sobre isso no próximo tópico.

2. Preparar ferramentas de comunicação

O maior medo dos gestores em relação ao trabalho em home office é que a distância ocasione a perda do engajamento da equipe e traga maus resultados. Para evitar que isso ocorra, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.

Quando se fala em elaborar uma RFP, a comunicação é ainda mais importante. Afinal, se todas as partes que irão utilizar o software não comunicarem suas necessidades e forem completamente entendidas, é muito provável que a solução escolhida ao final não seja adequada aos requisitos da empresa.

As ferramentas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.

Além de possibilitarem que a equipe se veja, algumas ferramentas ainda permitem o compartilhamento de telas, a apresentação de slides direto do PowerPoint e até mesmo a colaboração em arquivos online (assim os participantes de uma reunião podem montar um mapa conceitual ao vivo, preencher um canvas ou mesmo registrarem a ata da reunião de maneira colaborativa).

Se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, vale ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.

Neste post, você encontra algumas sugestões de ferramentas para utilizar em home office.

3. Acompanhar as entregas de perto

Além de manter o alinhamento da equipe e garantir que ela tenha as ferramentas certas para desenvolver seu trabalho, também é essencial acompanhar as entregas de perto. O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.

O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.

Isso porque o acompanhamento próximo não só engaja a equipe e a incentiva a trabalhar mesmo à distância, mas também permite que o gestor identifique possíveis “sinais de fumaça” que possam ameaçar o sucesso da RFP, podendo tratá-los antes que se tornem problemas mais sérios.

Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema. Bons estudos!

precisa-montar-uma-rfp-CTA

Rafael Correa
Rafael Murilo Correa

Graduado em Economia pela Univille, possui mais de 16 anos de experiência em projetos de desenvolvimento e implantação de software. É certificado PMP, ITIL Foundation e Lean IT.

Compartilhar:

Outras publicações

profissionais analisando relatório para ilustrar texto sobre Integrated Risk Management

Integrated Risk Management (Gestão Integrada de Riscos): O que é e como ela pode ajudar a sua empresa

curto circuito de uma peça de computador para ilustrar texto sobre incidentes de segurança da informação

Incidentes de Segurança da Informação: Como Identificar e Responder com Apoio da Inteligência Artificial

cibercriminoso usando notebook para ilustrar texto sobre campanha de phishing

Campanha de Phishing: Conceito, como fazer e insights de como proteger a empresa

Equipe em reunião para ilustrar texto sobre transformação ágil

Transformação Ágil nas Organizações: como o VMO acelera a entrega de valor

Conteúdos exclusivos

Assine para ser o primeiro a receber os conteúdos!



AnteriorAnteriorTudo sobre marketing de experiência: descubra como impressionar e ser lembrado pelos seus clientes
PróximaHome Office: por que este é o ambiente perfeito para a largada do seu programa de inovação?Próximo

Deixe um comentário <Cancelar resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Consultoria de gestão empresarial com foco em performance

Links Rápidos

  • Sobre Nós
  • Consultoria, Outsourcing & IT BPO
  • Treinamentos para Empresas
  • Clientes & Cases
  • Conteúdos
  • Blog
  • Parceiros
  • Contato
  • Mapa do Site

Newsletter

Cadastre-se para ficar por dentro das notícias!

Contato

  • (47) 3802-7300
  • 0800 002 5000
  • Política de Privacidade
criação de sites

Usamos cookies para oferecer a você a melhor experiência em nosso site.

Você pode saber mais sobre quais cookies estamos usando ou desativá-los em .

Visão geral da privacidade

Este site utiliza cookies para que possamos lhe proporcionar a melhor experiência de usuário possível. As informações dos cookies são armazenadas no seu navegador e desempenham funções como reconhecê-lo quando você retorna ao nosso site e ajudar nossa equipe a entender quais seções do site você considera mais interessantes e úteis.

Cookies estritamente necessários

O cookie estritamente necessário deve estar sempre ativado para que possamos salvar suas preferências de configuração de cookies.

Se desativar este cookie, não poderemos guardar as suas preferências. Isto significa que sempre que visitar este website terá de ativar ou desativar novamente os cookies.