Etapa por etapa: como montar um projeto eficiente em 5 passos

Montar um projeto que seja eficiente e não ultrapasse o prazo e orçamento previstos é uma missão árdua, mas não impossível. Como dentro de um projeto há diversas variáveis a serem consideradas, ter controle sobre o prazo, orçamento, recursos, riscos e expectativas dos stakeholders é essencial para que objetivo final seja atingido. Há até quem diga que o gerente de projetos age como um grande maestro, mantendo a harmonia e o ritmo das entregas do início ao fim do projeto.

Se você tem dúvidas sobre como fazer isso na prática, não se preocupe. Estamos aqui para ajudá-lo a montar e esquematizar o projeto que você sempre quis tirar do papel!

Como montar um projeto?

Montar um projeto é algo que exige tempo e dedicação, não apenas de quem o esquematiza, mas de todos os envolvidos. Por isso, é necessário se atentar sobre alguns pontos: quem vai iniciar? Quem vai planejar e executar? Como será realizado o monitoramento e o controle das atividades? Vamos explicar tudo para você!

1. Iniciação

Todo projeto surge de alguma ideia, certo? Então comece definindo as questões básicas, colocando-as no papel e organizando de acordo com as prioridades. Afinal, não haverá frutos sem que antes o solo seja regado. Existem documentos que podem te ajudar a ter um rumo mais definido, como o escopo e a estrutura analítica do projeto.

Identifique as informações mais relevantes

O primeiro passo ao iniciar o projeto é definir quais são as informações básicas para o início do projeto. Essas informações servem para definir o rumo que o projeto irá tomar. São elas:

Nome do projeto

Defina qual nome será dado ao projeto. Relacione-o com as questões que serão abordadas ao longo do projeto. Isso também é importante para identificar o projeto caso haja mais de um sendo executado ao mesmo tempo.

Tipo de projeto

O seu projeto é pessoal ou para sua empresa? Ele é social e tem um caráter cultural ou é acadêmico? Deixe-o explícito, afinal ele será importantíssimo no decorrer do projeto.

Justificativa

Por que realizar esse projeto? O que te trouxe até ele? A justificativa é importante para você compreender melhor o motivo da criação do projeto. Além disso, a justificativa do projeto também ajudará a envolver e engajar os participantes do projeto nas etapas seguintes, pois eles saberão o propósito do trabalho que estão desenvolvendo.

Objetivo

Onde você deseja chegar com esse projeto? Se for um projeto para sua empresa, quais mudanças ou melhorias você deseja obter quando concluí-lo? Planeje bem essa etapa para que tudo ocorra melhor depois, e não deixe de atribuir metas objetivas e relacionadas a indicadores.

Descrição

Contextualize todo o cenário do projeto. Exponha, da forma mais clara possível, como, onde e quando o projeto deve ser realizado e a finalidade dele.

Escopo

Criar um escopo antecipadamente em parceria com os stakeholders é, muitas vezes, o que diferencia um projeto de sucesso de um que acaba abandonado no meio do caminho. É importante que você estipule tudo que seja necessário para a realização do projeto, sem deixar escapar algo que possa interferir no andamento dele, e também o que não entra no escopo. Assim, mantém-se as expectativas todas na mesma página.

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Para saber em detalhes como criar o escopo do seu projeto, dê uma olhada no post que fizemos sobre o assunto.

Restrições

O que pode atrapalhar no andamento do projeto? Quais são os limites do que podemos fazer? Entender quais são as restrições e o que são  é um passo fundamental para não perder as rédeas.

As restrições são todos os fatores que limitam a execução de uma iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente do projeto e sua equipe.

As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.

2. Planejamento

Depois que o fundamental para o início do projeto foi decidido, é hora de planejar todas as ações e dividir as atividades entre a equipe. Essa etapa é importantíssima, pois a execução do projeto depende do próprio planejamento.

Faça uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Aqui é o momento de identificar as grandes fases do projeto e, com base nelas, definir os pacotes de trabalho a serem executados.

A Estrutura Analítica de Projeto é uma subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto. Veja o exemplo abaixo:

EAP

De forma geral, estruturar uma EAP te ajuda a definir o trabalho exato para realização do projeto, a ter uma visão mais “genérica” e comum, além de auxiliar a controlar melhor o gerenciamento e o tempo levado em cada tarefa.

Para saber mais sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, dê uma olhada no post que fizemos sobre o assunto: Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Arquitete o caminho do projeto

Após criar sua EAP, é o momento de listar as prioridades e traçar todo o caminho a ser trilhado no seu projeto. Defina: o que pode ser feito com mais tranquilidade? O que há de ser feito com delicadeza e tempo exclusivo?

Depois, liste todas as tarefas e o tempo que deve ser utilizado para executar cada uma delas. Não tenha pressa, pois todo o seu projeto será executado de acordo com esse caminho, assim como uma casa é construída a partir da planta.

Com esse caminho traçado, é importante pegar as grandes tarefas, dividi-las em atividades menores e distribui-las entre os grupos. Isso torna as tarefas mais organizadas e menos pesadas, deixando-as mais orgânicas e fluídas, sincronizadas umas com as outras.

3. Execução

Chegando aqui, o seu projeto já deve estar 100% detalhado e engatilhado para colocar em prática. Entretanto, é sempre bom fazer uma revisão e analisar se faltou algo.

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Desenvolva uma prévia e simule

Antes de colocar tudo em prática, é necessário analisar bem a lógica traçada. Testar e começar aos poucos é mais seguro do que dar o start e acabar se deparando com algo fora do previsto. Então pense nas tarefas que foram designadas e nos prazos delimitados e veja se você tem as respostas para as seguintes perguntas:

  1. Os prazos estão claros e as tarefas bem definidas?
  2. O seu cliente aprovou tudo que foi determinado?
  3. Existem planos alternativos no caso de algum imprevisto?
  4. Os recursos necessários estão explícitos?
  5. Os objetivos e estratégias estão claros?

Mas não se esqueça que esse é apenas a primeira análise que será feita. Durante a execução do projeto, é muito provável que aconteçam diversos imprevistos, e você terá que replanejar certas atividades para manter tudo nos trilhos.  Esteja pronto para responder com agilidade!

Não pare seu projeto como manter a execucao em home office

Converse com sua equipe

O grande erro na gestão de um projeto é colocá-lo em prática sem antes envolver a equipe. É preciso ter o feedback de cada colaborador que irá participar ativamente, pois eles podem olhar de maneira diferente e perceber alguns pontos que passaram despercebidos.

É importante que todos os envolvidos participem de uma reunião para finalizarem os termos, seja relacionado ao EAP, termo de abertura ou de outros processos. Às vezes surge algum empecilho de última hora, alguma ideia que possa adiantar ou até mesmo uma mudança estratégica. De qualquer forma, a colaboração da equipe é muito valiosa, principalmente se ela envolver profissionais de áreas diferentes. A multidisciplinaridade pode trazer vários insights interessantes para agregar valor à entrega final do projeto.

Por exemplo: se o projeto for a construção de uma casa, ao mesmo tempo que um profissional esteja instalando as janelas, um outro profissional pode estar cuidando da parte das torneiras.

Assim, cada um contribui com o que faz de melhor e ainda se economiza tempo realizando as atividades em paralelo.

Refine o projeto

Você analisou o projeto por inteiro, conversou com a sua equipe, fez ajustes. Tudo está de acordo, mas será que existem melhorias? Tenha o costume de sempre analisar partes que podem ter sido esquecidas, refinando e melhorando sempre que possível.

4. Monitoramento e Controle

Se tudo foi feito da maneira correta, seguindo os passos aqui citados, a chance do projeto ser um sucesso é muito grande. Quando tudo dá certo, o acompanhamento pós-implementação é uma maravilha. Porém, há vezes em que um erro que foi previsto lá no início se concretize, ou até mesmo que aconteça um imprevisto, e nessa hora o gerente de projetos precisar retomar a posição de maestro e lidar com isso!

Contudo, fique tranquilo! Problemas acontecem e o importante é você estar preparado para resolvê-los. Por isso, é essencial que você acompanhe atentamente passo a passo de todo o projeto, analisando se tudo que foi detalhado e combinado está sendo seguido à risca.

Leia também  EAP (Estrutura Analítica do Projeto): o que é, como fazer e qual a diferença entre EAP e Cronograma

Documente tudo

É importante anotar, diariamente, todo o andamento do projeto, do início ao fim. Além de mostrar comprometimento, é uma chance de avaliar o desempenho dos seus colaboradores fora de uma rotina comum.

Documentar tudo auxilia caso haja erros inesperados, te dando suporte e uma base de conhecimento que pode ser útil para mapear riscos nos próximos projetos.

5. Conclusão

Ao finalizar o projeto, é interessante fazer uma revisão geral de tudo que foi feito e utilizar isso para os próximos projetos. Passe um feedback para todos os colaboradores e peça para que eles também deem um para você. Se tudo ocorreu perfeitamente, use esse modelo para os próximos, se não, analise os pontos que deram errado e os corrija.

Agora que você já aprendeu os passos fundamentais para montar um projeto, vamos te mostrar os 4 erros mais cometidos na hora de montar um projeto!

Bônus: 4 erros mais cometidos ao montar um projeto

Não contar com uma ferramenta para gerenciar o projeto

Não contar com uma ferramenta e medidores de projetos é um erro que não pode passar despercebido. É importante ter um programa específico para te ajudar a seguir o caminho correto e te alertar quando as coisas saem do esperado.

Não envolver toda a equipe desde o planejamento do projeto

É fundamental que desde o início do projeto todos os colaboradores tenham noção e ideia do que vai ocorrer e o que se espera deles. Assim, o projeto andará mais naturalmente, sem colaboradores perdidos ou atrasados.

Não utilizar indicadores para medir a saúde do projeto

Indicadores de projetos ajudam os gerentes de projeto a serem mais assertivos em suas decisões, garantem um melhor uso dos recursos, otimizam reuniões de acompanhamento e trazem insights para iniciativas futuras. Não utilizar indicadores é deixar um monte de oportunidades passarem sem ao menos dar chances a elas.

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Subestimar a importância da comunicação entre a equipe

Nunca, em hipótese alguma, subestime o poder da comunicação, seja entre a própria equipe, ou entre equipes diferentes. A comunicação serve para alinhar e deixar nítidas as expectativas e previsões de cada parte do projeto, além de criar um melhor entrosamento entre colaboradores e tornar o projeto mais produtivo.

E então, conseguiu montar um projeto de acordo com o nosso passo a passo? Esperamos que sim! Se precisar de uma ajuda extra, recomendamos o download do nosso Canvas Visão Geral da Iniciativa. Com ele, você poderá visualizar todas as informações importantes do projeto em uma página só e facilitar a comunicação com a equipe!

Canvas de projeto

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