Quick wins: 6 passos para implementar soluções rápidas nos processos da sua organização

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Quem não quer fazer melhorias nos processos com rapidez sem precisar implantar projetos intermináveis? As quick wins vieram para sanar o desejo de todo gestor! Por meio delas, é possível solucionar problemas de desempenho de forma rápida, com baixo custo e o melhor: com implementação simples e ótimos resultados.

Quer saber o que são quick wins e os 7 passos para implementá-las na sua organização? Continue a leitura e saiba todos os detalhes.

O que são quick wins?

Quick wins são pequenas mudanças feitas nos processos de uma organização para solucionar problemas, melhorar o desempenho e gerar lucro a curto prazo. Por serem mudanças mais superficiais, possuem baixo custo e não costumam ser complexas ou demandar muito tempo.

A tradução literal do termo pode ser entendida como “vitórias rápidas”. Seu conceito é baseado no aceleramento dos processos internos de uma organização, por meio de mudanças pequenas, simples e pontuais nos processos. O objetivo é gerar bons resultados em um curto espaço de tempo para solucionar problemas, sem envolver custo alto ou riscos.

Imagine um procedimento rotineiro de uma organização que está desatualizado ou é complexo. Num caso como este, eliminar certas etapas do processo pode acelerar e melhorar a eficácia do procedimento. Essa solução rápida e eficiente pode ser vista como um exemplo de quick win.

Para aderir às quick wins é preciso conhecer bem os processos e as necessidades do seu negócio. Afinal, só assim será possível identificar as oportunidades de otimização. Se você ainda não sabe como fazer isso, fique tranquilo, mais adiante vamos mostrar como mapear os seus processos e a identificar a hora certa de usar as famosas quick wins.

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Características das quick wins

Como já comentamos, as quick wins são caracterizadas por terem baixa complexidade de implementação e médio/alto potencial de ganhos para o negócio. Entenda melhor as características dessas mudanças:

Melhoram o desempenho dos processos

Ao serem utilizadas corretamente, as quick wins podem aumentar a rentabilidade e produtividade da empresa, pois aceleram a execução de projetos/processos/fluxos e reduzem custos.

Implementação simples 

Como o nome sugere, a implementação das quick wins é um processo rápido e simples, isto é, não se trata de um grande projeto. Além disso, pela baixa complexidade, esse tipo de otimização tende a ter boa aceitação entre as equipes envolvidas.

Riscos menores

Por se tratar de soluções não tão complexas, as quick wins geralmente não oferecem grandes riscos ao negócio durante a implementação ou depois dela.

Pontual ou localizado

As quick wins são aplicadas em um determinado local do processo. Geralmente, em um ponto menor, mas que permite gerar resultado imediato.

Além disso, a execução das quick wins é feita em pouco tempo. Para analisar, colocar em prática e chegar a resultados, o tempo gasto é muito reduzido em comparação a um projeto de transformação de processos, por exemplo.

Menor custo

Em alguns casos os investimentos necessários para fazer os quick wins são até nulos. Portanto, outra característica marcante são os baixos custos.

Já descobrimos quais são os pontos que caracterizam uma quick win! Agora, veja como as características funcionam em um exemplo prático.

Exemplo de quick wins

Como já dissemos anteriormente, compreender as necessidades de sua organização é fundamental para identificar onde usar quick wins. Imagine os procedimentos aplicados em sua empresa e comece a questionar o que poderia ser feito para encurtar o caminho até a obtenção dos resultados. Veja abaixo uma possível situação:

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Vamos pensar em uma empresa que está com o serviço de entregas muito lento. Existem vários problemas que podem estar causando isso. Por exemplo: pontos de controles sem necessidade, retrabalho por falta de uma checklist de verificação, tarefa em duplicidade, falta de aplicação de determinada tecnologia já disponível na empresa, custo alto por não otimização das entregas, profissionais não capacitados, etc.

Agora é hora de identificar a quick win. Ela deve ser uma solução simples e rápida para o caso, entrando para otimizar o que antes era uma problemática.

Neste caso, a quick win pode ser a utilização de um módulo de gestão de entregas já existente no ERP da empresa, incluir uma checklist para reduzir o retrabalho e capacitar os colaboradores no manuseio das mercadorias!  Essa solução não exige um grande investimento e traz resultados imediatos. Assim, os colaboradores poupam tempo para locomover os produtos, poupam esforços físicos, o ambiente não interfere na trajetória de caixas e não é necessário uma grande equipe para transportá-las.

Consequentemente, o serviço de entregas fica mais rápido. É este tipo de solução rápida que pode ser chamada de quick win.

6 passos para implementar quick wins nos processos da sua empresa

1º passo: conheça seu negócio

Ao conhecer bem as características do seu negócio, você terá mais facilidade em identificar os processos que podem ser otimizados. Por isso, o ideal é realizar o mapeamento dos processos de negócio, caso você ainda não o tenha feito, e contar com indicadores de desempenho dos processos, os quais ajudam a identificar pontos de atenção.

Assim, é mais fácil visualizar o estado atual (AS IS) da empresa para entender onde as quick wins podem ser aplicadas.

O mapeamento de processos é a identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e interagem com o fluxo de trabalho, e pode ter como objetivo tanto melhorias pontuais quanto grandes transformações.

Para aprender como fazer um mapeamento de processos, acesse nosso artigo completo sobre o tema.

2º passo: identifique o problema

Para conseguir chegar na solução de alguma coisa, antes é necessário identificar e falar dos problemas. Por isso, o segundo passo é identificar pontos problemáticos nos processos que já existem. Neste passo, você precisa além de identificar os problemas saber sua origem, seus riscos, implicações e quem afeta.

Por isso, reúna a sua equipe com pessoas de vários departamentos para realizar um brainstorming. Assim, encontrará os pontos que precisam ser melhorados com visão de vários ângulos. É muito importante reunir os esforços mentais dos colaboradores, esse fator estimula discussões e levanta mais pontos problemáticos.

Outra coisa importante é que os participantes da reunião tenham em mente quais são suas metas e seus prazos antes de iniciar a busca por otimizações. Com isso, saberão como uma otimização vai afetar sua rotina e conseguirão alinhar seus prazos ao tempo de aplicação da quick win.

Além disso, é possível utilizar diversas ferramentas para visualizar um panorama dos problemas e planejar estrategicamente a implementação de ações e soluções. Se quiser conhecer e descobrir as 5 melhores ferramentas, fizemos um webinar com um especialista no assunto.

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3° passo: crie uma visão de futuro com as soluções

Neste passo a equipe já identificou os problemas e agora fica muito mais fácil planejar soluções simples e rápidas. Um risco recorrente é a chance de a equipe se perder no meio do planejamento. Por isso, é necessário montar uma visão de futuro com as soluções.

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As perguntas que devem ser feitas são: aonde nós queremos chegar? Nós queremos que essa geração de ideias no leve aonde? Qual a nossa visão de futuro na implementação dessas ideias? Está alinhado com a cultura da organização?

Com os pontos mencionados bem estabelecidos, a chance de a equipe se perder no processo é mínima.

4° passo: selecione as melhores ideias e priorize

A maior dúvida é: como selecionar as melhores ideias? Depois da reunião com a equipe, vários problemas e soluções serão apontados. O que você deve fazer é registrar as informações referentes aos problemas e ideias. Isso vai permitir que você analise as melhores propostas!

As melhores propostas são as soluções que apresentam as características que vimos anteriormente, ou seja, são as identificadas como soluções de baixo custo, de fácil implementação, com poucos riscos, etc.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para priorização é a matriz GUT, que é baseada em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Como comentamos no artigo completo sobre matriz GUT, ela é uma ferramenta muito versátil e permite destinar da melhor forma os recursos organizacionais.

Matriz GUT Excel

5° passo: implemente as quick wins

Neste ponto, você já identificou os problemas, propôs ideias junto da equipe e selecionou as melhores. Então, é hora de implementar as ações que foram escolhidas.

Para garantir que a execução ocorra bem, é interessante estruturar o processo. Você pode, inicialmente, descrever qual e o problema que a quick win soluciona, e então detalhar qual foi a melhoria encontrada. Além disso, é importante definir um dono para a quick win, alguém responsável por conduzi-la e responder por seus resultados.

Preste atenção nesta fase, a comunicação é decisiva no resultado do projeto. Afinal, se não houver uma cola entre a equipe responsável pela quick win e a comunicação falhar, a execução da melhoria pode alongar mais que o esperado e deixar de ser uma vitória rápida.

Garanta que todos entendam a proposta do quick win e evite falhas na comunicação.

6° passo: avalie os resultados

Com tudo pronto, é hora de uma etapa muito importante: avaliar se as quick wins geraram pontos positivos.

Quando é possível dizer que todo o estimado foi atingido, podemos considerar que a quick win foi um sucesso. Para isso, compare o antes e depois dos indicadores envolvidos e avalie a performance dos processos depois das soluções propostas.

Para finalizar com chave de ouro, adote uma cultura de otimização contínua. Para que suas quick wins sempre estejam atualizando e otimizando seus processos. Saiba mais sobre o assunto neste vídeo:

Você sabe como identificar o momento certo para usar uma quick win?  Já comentamos que uma das partes mais importantes destas soluções rápidas é identificar quando usá-las. Para completar seu conhecimento, veja essas 4 dicas:

4 dicas para identificar oportunidades de aplicação das quick wins

Existem inúmeras formas de conseguir visualizar e identificar onde é necessário haver quick wins. Confira algumas dicas que podem facilitar a seguir:

Brainstorming

1. Utilize ferramentas visuais para apoiar o brainstorming

Existem ferramentas visuais, como o Lucidchart, que mesclam diagramação, visualização de dados e colaboração para acelerar a compreensão. O uso delas pode tornar o brainstorming de mapeamento dos processos mais visível e a identificação de melhorias muito mais produtiva.

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Muitas vezes, o uso de post-its ou de sistemas de colaboração online estimula os participantes a passarem suas ideias para o papel e a organizarem os pensamentos. Assim, chega-se a quick wins tangíveis de maneira mais rápida.

2. Busque sugestões em outras áreas ou setores da empresa

Ninguém sabe melhor de processos que poderiam ser facilitados do que os próprios colaboradores, afinal, são eles que lidam com o trabalho todos os dias. Por isso, questione nos setores o que é observável no dia a dia que poderia ser otimizado. Você pode fazer isso através de uma conversa individual com cada colaborador ou perguntando diretamente para as equipes.

3. Faça pesquisas com os clientes e fornecedores da empresa

Os clientes e fornecedores também podem possuir boas sugestões de oportunidades para quick wins. Você pode conseguir as sugestões através de pesquisas.

Uma boa forma de fazer pesquisas é usando plataformas específicas para o assunto, como a SurveyMonkey.

4. Use métodos de pesquisa como caixa de sugestões, sistema de chamados e ouvidoria

Utilizar os métodos citados acima é muito importante para ter um panorama de situações problemáticas, o que ajuda na percepção de oportunidades para quick wins. Veja como eles funcionam:

Caixa de sugestões: a caixa de sugestões pode funcionar em sua forma tradicional e palpável de caixa, onde possui uma pequena abertura. Nela, os colaboradores ou clientes podem depositar uma sugestão escrita. Ou então, você pode utilizar caixas de sugestões online.

Chamados de sistema: sistema de chamados é uma ferramenta muito comum no departamento de TI. Nela, os usuários (profissionais de outros setores da empresa) solicitam demandas e apontam dificuldades ou erros. Essas demandas são os chamados, que serão avaliados e respondidos pelos responsáveis técnicos. Ter conhecimento dessas atividades pode desencadear oportunidades para quick wins.

Ouvidoria: a ouvidoria é conhecida como “a voz dos consumidores dentro da empresa”. Afinal, é esse setor que os ajuda a resolverem problemas que não foram solucionados por outros canais de atendimento primários. Geralmente, este atendimento resolve incidentes entre empresas ou fornecedor e cliente. Justamente por isso, pode mostrar ocorrências frequentes que podem ser resolvidas com quick wins.

Erros comuns na implementação de quick wins

Existem alguns erros comuns cometidos frequentemente na identificação e implementação dos quick wins. Veja quais são para não os cometer também:

  • Falta de fazer uma análise mais profunda do problema, o que confunde na hora de discernir se a solução é realmente uma quick win;
  • Muito enfoque nos detalhes quando a quick win tem soluções simples;
  • Falha na comunicação entre os colaboradores;
  • Falta de estabelecer um responsável pela execução da quick win;
  • Prazos longos por falta de priorização nas soluções.

Já mencionamos o quanto a priorização é essencial para as equipes poderem implementar as quick wins no tempo certo. Quer começar a priorizar seus projetos de forma estruturada? Comece a usar a matriz GUT. Disponibilizamos esta matriz gratuitamente para download.

Tal ferramenta é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência. Assim, você consegue priorizar corretamente a resolução dos seus problemas!

Matriz GUT Excel

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