Otimização de Processos: o que é, benefícios e como fazer

Otimização de Processos

Um dos objetivos do BPM (Business Process Management) é a contínua otimização de processos de uma organização. Esse termo é muito falado no ambiente corporativo, mas você sabe o que ele realmente significa? Leia o post e entenda de que forma a otimização de processos pode ajudar o seu negócio a crescer!

  1. O que é otimização de processos?
  2. Importância da otimização de processos
  3. Benefícios da otimização de processos
  4. Como otimizar processos

O que é otimização de processos?

Otimização de Processos (ou Process Optimization, no inglês) é o conjunto de ações que uma organização faz para aumentar o desempenho de seus processos de negócio. Trocando em miúdos, a otimização de processos tem o objetivo de identificar oportunidades de melhorias, encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos e buscar melhores resultados.

Qual a importância da otimização de processos?

A otimização de processos é importante porque encoraja a organização a avaliar os processos com olhos clínicos. É muito interessante reservar momentos para pensar em formas melhores de realizar o trabalho da organização. Mas, com a correria do dia a dia, normalmente não sobra tempo para refletir sobre essa questão. Isso é uma pena, pois os processos são decisivos na hora de entregar os melhores produtos e serviços para os clientes.

E, por falar em clientes, outro ponto interessante levantado pela otimização de processos é a questão da visão ponta a ponta. Normalmente as organizações percebem os processos por departamentos. Então, é comum ouvir os termos “Processos de Vendas”, “Processos de Marketing”, “Processos de RH”, e por aí vai. Não que seja errado utilizar esses termos, mas os processos de negócio são mais abrangentes do que isso. Eles são macroprocessos e estão diretamente ligados à geração de valor ao consumidor.

Uma pessoa que deseja comprar uma pizza, por exemplo, não está preocupada se a pizzaria tem todos os ingredientes, se o cozinheiro está tendo um dia ruim ou se a internet está com problemas. Ela quer uma pizza quente e saborosa entregue o mais rápido possível!

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Então, a otimização de processos é muito útil para ir além de percepções superficiais sobre os processos e mergulhar de verdade na sua transformação.

É claro que existem muitas outras vantagens em otimizar processos. Elencamos as cinco principais para você!

Benefícios da Otimização de Processos
Ilustração por FreeVector.com

5 benefícios da otimização de processos que você precisa conhecer

1. Redução de Custos

Otimizar os processos possibilita a identificação e eliminação de desperdícios. Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto. Além disso, fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com mais facilidade. A partir do momento que você conhece os problemas e suas causas, consegue traçar um plano de ações para resolvê-los. Assim, há redução de custos e aumento da produtividade e, consequentemente, uma redução do tempo de entrega (lead time) para o cliente.

2. Redução de Riscos

A otimização de processos e a correção das falhas decorrentes de sua execução também levam à redução de riscos. A padronização das atividades ajuda a garantir que haja o menor risco de erros humanos, acidentes de trabalho, investimentos mal realizados e reincidência de falhas nos processos, por exemplo.

3. Aumento da Eficiência

A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos. Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.

O desenho de processos traz clareza sobre quem é responsável pelo que e quais conhecimentos são necessários para a execução das atividades. Dessa forma, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência. Com isso, é possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.

4. Melhoria de Resultados

O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos. Assim, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor. Por consequência, a empresa consegue se posicionar melhor no mercado, se destacar de seus concorrentes e aumentar as vendas. Além disso, o cliente tem uma experiência muito melhor e fica ainda mais satisfeito com a sua marca.

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5. Aumento da Capacidade de Resolução de Problemas

Quando os processos não são otimizados e padronizados, é bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dos problemas. Isso faz com que o gestor trabalhe apenas para “apagar incêndios”, atuando nas consequências sem eliminar a causa. Processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas e aumentam os resultados da organização.

Apesar de ser um trabalho complexo e contínuo, a otimização de processo traz diversas vantagens para o negócio. Contudo, para que ela possa ser feita de forma assertiva, é necessário passar por algumas etapas essenciais. Conheça quais são elas:

Como fazer otimização de processos
Ilustração por Rawpixel.com

Como Otimizar Processos em apenas 3 passos

1. Identifique os processos atuais

O primeiro passo para ter processos excelentes é fazer o mapeamento de processos. Também chamado de AS-IS, ele consiste em reconhecer e compilar os processos atuais. Normalmente, as empresas fazem este trabalho a partir do entendimento dos líderes. Mas, é muito interessante envolver mais pessoas no mapeamento de processos. Afinal, você precisa garantir que está fazendo as perguntas certas para as pessoas certas. Quem mais entende dos processos são as pessoas que vivem eles todos os dias!

Nesse sentido, dinâmicas em grupo conduzidas por um mediador são muito bem-vindas. Experimente adotar também práticas e princípios do Design Thinking e torne o mapeamento mais colaborativo.

Design Thinking para Mapeamento de Processos

Nesta etapa você deve responder às perguntas:

  • Para que serve este processo?
  • Quais são as principais atividades do processo?
  • Quem são as pessoas envolvidas neste processo?
  • Quais os pontos negativos deste processo?

2. Faça mudanças nos processos

Bom, se num primeiro momento você levantou os processos atuais da organização, o segundo passo será tomar alguma atitude sobre os processos. A partir dos indicadores de performance e dos relatos coletados durante o mapeamento, é possível encontrar soluções que transformem de verdade os processos. Essas soluções incluem desde pequenas até grandes mudanças, como a automação de processos, por exemplo.

Muita gente se assusta com o termo mudanças, pois é muito comum haver uma certa resistência com o novo. Para driblar isso, é interessante investir em canais de comunicação e educação, como uma universidade corporativa, por exemplo. E claro, sempre se manter atualizado.

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Cabe ressaltar que o uso de ferramentas de modelagem de processos é bastante desejado nesse momento. Isso se aplica tanto para facilitar a diagramação dos processos como para criar um desenho legível por softwares de automação.

Se quiser saber como modelar processos, leia nosso artigo sobre BPMN (Business Process Modeling Notation).

3. Monitore (e ajuste) os processos

A otimização e gestão de processos é um trabalho contínuo. Não é porque você mapeou e transformou seus processos uma vez que não precisará mais fazer isso. Mas como saber qual o momento certo de mudar? É preciso monitorar o desempenho dos processos e acompanhar como ele se comporta com o passar do tempo. A partir da comparação entre a performance anterior e a performance atual fica mais fácil saber a hora de fazer reajustes.

É preciso encarar os 3 passos da otimização de processos como um ciclo. Ter processos ótimos não é uma condição permanente. Existem fatores externos que contribuem para a queda ou aumento de desempenho. Por isso, é preciso ficar ligado!

Conseguiu entender tudo sobre otimização de processos? Conheça 8 motivos para implementar um escritório de processos e aproveite para assistir ao nosso webinar gratuito sobre melhoria de processos com foco em resultados!

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

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