Otimização de Processos: o que é,benefícios, exemplos + como fazer em 3 passos

Última atualização em 14/01/2025

A otimização de processos é fundamental para qualquer organização que busca aumentar sua eficiência, reduzir custos e melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços.

Ao otimizar processos, as organizações conseguem identificar gargalos, eliminar atividades que não agregam valor e, ao mesmo tempo, alinhar os recursos e as pessoas de forma mais eficaz. Essa prática não só melhora a produtividade, mas também garante maior satisfação dos clientes, já que os ciclos operacionais são encurtados e os resultados entregues com maior consistência.

Neste post, iremos nos aprofundar no conceito de otimização de processos. Continue a leitura e entenda de que forma a otimização de processos pode potencializar o seu negócio!

Em primeiro lugar, vamos começar com um conceito importante: o que é otimização de processos?

O que é otimização de processos?

Otimização de processos consiste no conjunto de ações realizadas por uma organização para melhorar o desempenho dos processos de negócio.

Para isso, a otimização de processos adota práticas de gestão de processos e ferramentas com o propósito de:

• Identificar oportunidades de melhorias;
• Encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos;
• Buscar melhores resultados;
• Otimizar os recursos utilizados;
• Modelar e redesenhar os processos;
• Implantar os processos;
• Monitorar e aprimorar os processos constantemente.

Por sua vez, a otimização de processos é a evolução de outra prática: a melhoria de processos, que consistia apenas na padronização e documentação de processos.

Pensando dessa forma, a organização considerava ter encontrado o modelo ideal para os processos, e deveria apenas aprimorá-lo quando saísse do padrão desejado.

Em outras palavras, seria como ter o carro ideal, mas com o pneu furado. Nesse caso, a solução seria mais simples…

No entanto, hoje a transformação de processos exige muito mais do que isso, caso a organização busque se destacar entre a concorrência.

Dessa maneira, a otimização de processos se baseia na necessidade de elevar os processos a um outro patamar, em que podem se tornar mais ágeis e eficientes.

Para isso, incentiva:

• Constante monitoramento e avaliação da performance dos processos;
• Uso de indicadores para medir a performance;
• Cerimônias de apresentação de resultados rotineiramente;
• Elaboração de novos planos de ação sempre que necessário.

Ou seja, a ideia é transformar os processos em algo novo e melhorado, cada vez mais!

Bom, agora que já que esclarecemos o conceito de otimização de processos podemos partir para o próximo tópico!

Confira também o post sobre Workflow 

Qual a importância da otimização de processos?

A otimização de processos é importante porque encoraja a organização a avaliar os processos com um olhar clínico, de forma detalhada por meio do mapeamento de processo.

Dessa maneira, é possível identificar os menores dos gargalos e e eliminar qualquer desperdício de recursos. Ou seja, remover tudo aquilo que atrapalhe a performance dos processos.

Mas mais do que isso, na otimização de processos é fundamental que os processos sejam monitorados por meio de indicadores.

Assim, a análise contínua dos processos permite que eles continuem a ser melhorados de forma cíclica.

Como resultado, a performance dos negócios é elevada e os produtos ou serviços entregues possuem mais valor agregado para os consumidores.

Para isso, na otimização dos processos também é aplicada a prática da visão ponta a ponta dos processos, no lugar de analisá-los por departamento. Assim, nenhum detalhe é perdido.

Assim, a otimização de processos é muito útil para ir além de percepções superficiais sobre os processos e mergulhar de verdade na sua transformação!

Mas, é claro: existem muitas outras vantagens em otimizar processos.

Conheça os seis principais benefícios de otimizar processos a seguir!

6 benefícios da otimização de processos que você precisa conhecer

1. Alocação correta de Recursos

Otimizar os processos possibilita a identificação e eliminação de desperdícios. Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto.

Além disso, fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com mais facilidade.

A partir do momento que você conhece os problemas e suas causas, consegue traçar um plano de ação para resolvê-los.

Assim, há:

• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Redução do tempo de entrega (lead time) para o cliente.

2. Redução de Riscos

A otimização de processos possibilita a redução de riscos, porque identifica e corrige as eventuais falhas nos processos.

Ainda, a padronização e detalhamento das atividades ajuda a garantir que haja:

• Menor risco de erros humanos;
• Acidentes de trabalho;
• Investimentos mal realizados;
• Reincidência de falhas nos processos.

3. Aumento da Eficiência

A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos.

Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.

A otimização também incentiva o desenho de processos. Isso traz clareza sobre quem é responsável por cada atividade e quais conhecimentos são necessários para a execução das tarefas.

Dessa forma, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência.

Com isso, é possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.

4. Maior controle dos processos

Por conta do mapeamento e desenho dos processos, a otimização permite que cada etapa dos processos seja identificada, bem como os setores pelos quais ele percorre.

Assim, além do caminho seguido pelo processo, torna-se claro quem são os responsáveis por cada atividade a ser realizada. Em outras palavras, a equipe sabe o que precisa ser feito!

Por fim, com os papéis devidamente atribuídos e a rota do processo detalhada em mãos, o controle dos processos é muito maior.

De bônus:

• A comunicação entre as equipes é mais clara;
• As lacunas são mais facilmente preenchidas;
• Os responsáveis são rapidamente identificados.

5. Melhoria de Resultados

O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos.

Aqui, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor.

Por consequência disso, a empresa melhora o seu posicionamento de mercado, destacando-se entre os seus concorrentes.

Além disso, há uma melhora na experiência do cliente com a marca, o que aumenta os índices de satisfação.

6. Resolução de Problemas

Quando os processos não são otimizados é bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dos problemas.

Isso porque nesse cenário o gestor trabalha mais focado em “apagar incêndios”, atuando nas consequências sem eliminar a causa.

Afinal, em processos não otimizados é mais difícil identificar falhas ou lacunas.

Por outro lado, processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas e aumentam os resultados da organização.

Por fim, como prova de tudo o que acabamos de explicar, apresentamos um caso real!

Confira no vídeo abaixo o case de sucesso de transformação de processos de um dos clientes da Euax Consulting:

Apesar de ser um trabalho complexo e contínuo, a otimização de processo traz diversas vantagens para o negócio.

Já entendeu o que é otimização de processos e qual a sua importância?

Se por acaso você ainda estiver em dúvida a isso ou em relação à necessidade da sua organização otimizar processos, acompanhe a leitura!

No próximo tópico iremos listar os principais sintomas de processos não otimizados e você poderá descobrir se sua empresa se encaixa em algum deles!

Preparado? Veja só:

Quais os sintomas de empresas que não otimizam processos?

Entre os principais sintomas de processos não otimizados, listamos cinco que podem estar presentes no dia a dia da uma organização.

Leia a seguir e descubra se a performance do seu negócio está em risco!

• Produtos ou serviços não padronizados;
• Atrasos frequentes nos prazos de entrega;
• Insatisfação dos clientes em relação à qualidade dos serviços ou produtos;
• Gestores com dificuldades em delegar funções ou atribuir responsáveis;
• Equipe não sabe o que precisa ser executado;
• Dificuldade frequente em mensurar resultados ou planejar metas.

Se identificou com alguma delas?

Muito bem, então já passou da hora da sua empresa investir na otimização de processos.

Contudo, para que ela possa ser feita de forma assertiva, é necessário passar por algumas etapas essenciais. Conheça quais são elas:

Como Otimizar Processos em 3 passos

1. Identifique os processos atuais

O primeiro passo para ter processos excelentes é fazer o mapeamento de processos.

Também chamado de AS-IS, ele consiste em reconhecer e compilar os processos atuais.

Normalmente, as empresas fazem este trabalho a partir do entendimento dos líderes. Mas, é muito interessante envolver as pessoas que vivem os processos todos os dias no mapeamento de processos.

Afinal, você precisa garantir que está fazendo as perguntas certas para as pessoas certas.

• Nesta etapa você deve responder às perguntas:
• Para que serve este processo?
• Quais são as principais atividades do processo?
• Quem são as pessoas envolvidas neste processo?
• Quais os pontos negativos deste processo?

Nesse sentido,  dinâmicas em grupo conduzidas por um mediador são muito bem-vindas.

Experimente adotar também práticas e princípios do Design Thinking e torne o mapeamento mais colaborativo.

2. Faça mudanças nos processos

Bom, se num primeiro momento você levantou os processos atuais da organização, o segundo passo será tomar alguma atitude sobre os processos.

A partir dos indicadores de performance e dos relatos coletados durante o mapeamento, é possível encontrar soluções que transformem de verdade os processos.

Essas soluções incluem desde pequenas até grandes mudanças, como a automação de processos, por exemplo.

Muita gente se assusta com o termo mudanças, pois é muito comum haver uma certa resistência com o novo.

Para driblar isso, é interessante investir em canais de comunicação e educação, como uma universidade corporativa, por exemplo. E claro, sempre se manter atualizado!

Nesse sentido, cabe ressaltar que o uso de ferramentas de modelagem de processos também é bastante útil na hora de aplicar a automação. Afinal, essa prática permite a documentação dos processos..

Isso se aplica tanto para facilitar a diagramação dos processos como para criar um desenho legível por softwares de automação.

Se quiser saber como modelar processos, leia nosso artigo sobre BPMN (Business Process Modeling Notation).

3. Monitore (e ajuste) os processos

A otimização e gestão de processos é um trabalho contínuo. Não é porque você mapeou e transformou seus processos uma vez que não precisará mais fazer isso.

Mas como saber qual o momento certo de mudar?

É preciso monitorar o desempenho  dos processos e acompanhar como ele se comporta com o passar do tempo. A partir da comparação entre a performance anterior e a performance atual fica mais fácil saber a hora de fazer reajustes.

É preciso encarar os 3 passos da otimização de processos como um ciclo!

No entanto, para facilitar a vida dos gestores, podemos contar com a ajuda de algumas ferramentas na otimização de processos.

Confira a seguir 6 ferramentas que podem te ajudar a otimizar processos!

Leia também o post sobre Metodologia Seis Sigma

Exemplo de otimização de processos

A otimização de processos é uma prática que pode ser aplicada em diversas áreas de uma organização, trazendo eficiência e redução de custos. Aqui estão alguns exemplos:

• Recrutamento e Seleção: A utilização de softwares de gestão de talentos permite agilizar o processo de recrutamento e seleção, facilitando a divulgação de vagas e a realização de testes online, o que resulta em uma seleção mais eficiente[1].
• Gestão de Benefícios: Implementar um sistema integrado para gestão de benefícios, que permita acesso online e automação dos processos de solicitação e aprovação, melhora a experiência dos colaboradores e agiliza o fluxo de trabalho[1].
• Controle de Ponto: Aplicativos que monitoram o tempo dos funcionários ajudam a otimizar o controle de ponto, oferecendo dados valiosos sobre a produtividade e identificando áreas que necessitam de melhorias[5].
• Integração de Dados: A integração de dados coletados por diferentes aplicativos em um único sistema facilita a análise e a tomada de decisões, melhorando a eficiência operacional[5].
• Mapeamento de Processos: O mapeamento detalhado das atividades permite identificar gargalos e ineficiências, possibilitando a implementação de melhorias que aumentam a eficácia dos processos[3][6].

Esses exemplos demonstram como a otimização pode ser aplicada em diferentes contextos, contribuindo para uma gestão mais eficaz e produtiva.

Exemplos de otimização de processos

A otimização de processos é uma prática que pode ser aplicada em diversas áreas de uma organização, trazendo eficiência e redução de custos. Aqui estão alguns exemplos:

• Recrutamento e Seleção: A utilização de softwares de gestão de talentos permite agilizar o processo de recrutamento e seleção, facilitando a divulgação de vagas e a realização de testes online, o que resulta em uma seleção mais eficiente.
• Gestão de Benefícios: Implementar um sistema integrado para gestão de benefícios, que permita acesso online e automação dos processos de solicitação e aprovação, melhora a experiência dos colaboradores e agiliza o fluxo de trabalho.
• Controle de Ponto: Aplicativos que monitoram o tempo dos funcionários ajudam a otimizar o controle de ponto, oferecendo dados valiosos sobre a produtividade e identificando áreas que necessitam de melhorias.
• Integração de Dados: A integração de dados coletados por diferentes aplicativos em um único sistema facilita a análise e a tomada de decisões, melhorando a eficiência operaciona

Não deixe de conferir o post sobre Mineração de processos

6 Ferramentas para otimizar processos

Partimos do princípio de que uma boa ferramenta garante:

• Controle das operações;
• Espaço para execução;
• Geração de dados;
• Extração de indicadores.

Por isso, reunimos uma lista com seis ferramentas para otimizar processos!

1. BPMS (Business Processes Management System)

Business Process Management System (BPMS) é um termo em inglês que pode ser traduzido para sistema de gerenciamento de processos.

Em resumo, trata-se de uma ferramenta de BPM, um software que permite:

• Elaborar mapeamento de processos;
• Monitorar processos;
• Automatizar o fluxo de tarefas e informações.

Para saber mais sobre o BPM, BPMS e outros termos que envolvem o gerenciamento de processos, você pode acessar o vídeo abaixo!

2. Kanban

O Kanban é uma ferramenta visual de controle do fluxo de trabalho, que funciona através de um quadro, com cartões e colunas.

Assim, conforme as atividades forem realizadas, os cartões avançam as colunas. Dessa forma, tanto o gestor como a equipe podem visualizar:

• O andamento do processo;
• Quem são os responsáveis por cada atividade;
• O tempo gasto em cada atividade;
• A necessidade de novas demandas.

3. Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um método que serve para identificar e solucionar problemas em processos. Ele auxilia os gestores a realizarem uma análise dos processos de forma contínua, elevando o nível de qualidade e maturidade dos processos.

O método PDCA é dividido em 4 fases:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Act (agir).

Entenda abaixo cada uma delas:

Assim, o PDCA:

• Facilita a identificação e caracterização dos problemas;
• Aponta quais são os processos que estão com problemas;
• Facilita a elaboração de um plano de ação;
• Traz resultados com base em indicadores;
• Gera novas soluções (não é preciso reinventar a roda, não é mesmo?)

4. Process Decision Program Chart (PDPC)

PDPC (Process Decision Program Chart), ou Gráfico do Programa de Decisão do Processo, é uma ferramenta gerencial de qualidade, utilizada para auxiliar no planejamento de riscos.

• Entre os principais objetivos dessa técnica estão:
• Identificar previamente os diferentes resultados possíveis para cada processo;
• Antecipar as possíveis falhas;
• Desenvolver planos de ação para lidar com resultados indesejados.

Para isso, incentiva o monitoramento de cada atividade, como demonstrado no quadro abaixo:

5. Jornada do Cliente

A Jornada do cliente consiste no mapeamento dos sentimentos e impressões do cliente ao longo das etapas da jornada de compra.

Para isso, a jornada do cliente passa por quatro etapas principais:

• Estudo da persona do consumidor;
• Pesquisa e análise da jornada de compra;
• Reunião com a equipe para propor um plano de ação;
• Entrega do relatório final com todas as observações.

Além disso, a técnica traz benefícios, como:

• Melhora o planejamento estratégico
• Incentiva a inovação
• Possibilita a transformação de processos
• Facilita o CXM (customer experience management)

6. Lean Manufacturing

O Lean é uma filosofia de gestão do Sistema Toyota de Produção (STP) focada na redução de desperdícios.

No português, o termo “lean” se traduz para enxuto. A meta do Lean é entregar um produto ou um serviço com alta qualidade, baixo custo e no menor Lead Time possível.

Para isso, busca:

• Fazer a coisa certa, no lugar certo, na hora certa, na quantidade certa;
• Minimizar desperdícios;
• Ser flexível e aberto às mudanças;
• Reduzir o tempo entre o pedido e sua entrega ao cliente.

Enfim, a Otimização de Processos pode ocorrer de inúmeras formas. Mas sempre que realizarmos mudanças para melhorar o resultado de um processo, estamos transformando!

De qualquer forma, mesmo com o auxílio de ferramentas, ter processos ótimos não é uma condição permanente.

Existem fatores externos que contribuem para a queda ou aumento de desempenho. Por isso, é preciso ficar ligado!

Ter processos claros e bem definidos é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização e, assim, aumentar o desempenho do negócio.

Mas como alinhar os processos aos objetivos estratégicos da empresa e promover a melhoria contínua?

Temos a solução!

Para aprofundar ainda mais seus conhecimentos, juntamos em um material exclusivo todas as informações fundamentais para compreender e realizar a gestão de processos.

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Agora que você já sabe tudo sobre otimização de processos, conheça a consultoria em gestão de processos da Euax e saiba como podemos ajudar a sua empresa!