Gestão de processos: o que é e qual a importância para o sucesso do seu negócio

Última atualização em 25/02/2025

A gestão de processos é um conjunto de práticas que busca aperfeiçoar os processos organizacionais, ajudando a empresa a atingir seus objetivos com sucesso. Afinal, ter processos claros, bem definidos  e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização.

Ao mapear, analisar e otimizar processos, as empresas conseguem melhorar a produtividade, reduzir custos, eliminar desperdícios e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Além disso, uma gestão de processos eficaz permite identificar gargalos e implementar melhorias contínuas, facilitando a adaptação a mudanças do mercado e demandas dos clientes.

Quer saber mais sobre gestão de processos, seus benefícios e como implantar na sua organização?

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é uma abordagem organizacional que busca aprimorar produtos, serviços e fluxos de trabalho de maneira contínua.

Por meio da análise, organização e monitoramento dos processos, os líderes conseguem elevar o desempenho e obter melhores resultados.

É importante destacar que a gestão de processos não é uma metodologia em si, mas sim uma disciplina gerencial que faz parte do framework de gestão de processos, conhecido como BPM.

Entenda mais sobre o BPM

O que é BPM?

O Business Process Management (BPM) é um conjunto de práticas administrativas que visa aprimorar o desempenho dos processos organizacionais.

Não se trata de uma metodologia, mas sim uma disciplina gerencial que busca atender às expectativas dos clientes e assim, alcançar objetivos estratégicos.

Muitas empresas adotam o sistema BPMS, uma vertente tecnológica do BPM, para fazer a transformação e automação dos processos de ponta a ponta. Isso resulta em:

• Agilidade;
• Eficiência;
• Aceleração dos resultados.

A relação entre BPM e gestão de processos é clara: o BPM é uma abordagem que ajuda a impulsionar a gestão de processos dentro das organizações.

Agora que você compreende o que é BPM, é importante entender a importância da gestão de processos.

Leia o post sobre BPM e BPMS e saiba qual a diferença entre os conceitos

Qual a importância da gestão de processos?

A gestão de processos traz mais clareza para o trabalho, pois analisa-se toda a operação de ponta a ponta. Assim, ela é importante para que a empresa tenha processos claros e definidos, melhorando seu desempenho.

Mas como funciona na gestão de processos?

Assista o vídeo abaixo para entender um pouco mais sobre a importância de gerenciar processos de ponta a ponta, fugindo da gestão departamental: 

Além disso, a gestão de processos traz outros benefícios, como:

Leia também o post sobre Diagrama de Ishikawa

Fases da gestão de processos

A gestão de processos é uma abordagem sistemática que visa otimizar o desempenho organizacional. Suas fases principais incluem:

Planejamento

Nesta fase inicial, a organização define os objetivos claros e mensuráveis para a gestão de processos. É importante alinhar esses objetivos com a estratégia geral da empresa, identificando os processos que mais impactam os resultados do negócio.

Além disso, são definidas as métricas que serão utilizadas para acompanhar o desempenho dos processos ao longo do tempo.

Modelagem

A modelagem consiste em representar graficamente os processos existentes, utilizando ferramentas como fluxograma de processo ou notação BPMN. Essa etapa permite visualizar o fluxo de trabalho, identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.

Ao modelar os processos, é possível simular diferentes cenários e avaliar o impacto de possíveis mudanças.

Implementação

Após a modelagem e aprovação das melhorias, inicia-se a fase de implementação. Nessa etapa, são realizadas as mudanças nos processos, sistemas e procedimentos. É necessário comunicar as mudanças aos colaboradores envolvidos, oferecendo o treinamento para a adaptação às novas práticas.

A implementação pode ser gradual ou completa, dependendo da complexidade das mudanças.

Monitoramento e Controle

O monitoramento contínuo dos processos é essencial para garantir que as melhorias implementadas estejam gerando os resultados esperados. São coletados dados e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o desempenho dos processos.

Através do monitoramento, é possível identificar desvios e tomar ações corretivas para manter os processos sob controle.

Otimização

A otimização é um processo contínuo de melhoria. Com base nos dados coletados no monitoramento, são identificadas novas oportunidades de melhoria.

A otimização pode envolver a simplificação de tarefas, a automação de processos, a eliminação de atividades que não agregam valor e a melhoria da comunicação entre as áreas.

Agora que você já conhece a importância dessa disciplina gerencial, é fundamental entender suas principais práticas. Veja:

Leia também o post sobre Princípio de Pareto

6 práticas da gestão de processos

A gestão de processos é dividida em 6 práticas fundamentais para a sua execução. Conheça cada uma delas:

1. Arquitetura de processos

A arquitetura de processos é uma prática utilizada para obter uma visão sistêmica dos processos do negócio. Nessa prática, se analisa o encadeamento de processos e como isso contribui para o alcance dos objetivos estratégicos.

Desse modo, é possível:

• • Alinhar os processos da organização à estratégia;
  • Otimizar rotinas de trabalho;
  • Otimizar o tempo;
  • Identificar possíveis problemas nos processos;
  • Identificar processos que podem ser automatizados.

2. Mapeamento de processos

O mapeamento de processos consiste na identificação da sequência lógica das atividades e elementos operacionais de um processo.

Essa prática permite a localização de lacunas na operação que podem estar impactando a produtividade.

Além disso, o mapeamento de processos visa esclarecer o objetivo do processo, os responsáveis envolvidos e os recursos necessários para a sua execução.

Existem várias técnicas que podem ser utilizadas no mapeamento de processos, entre elas encontram-se:

• Entrevistas;
• Questionários;
• Análise documental;
• Coleta de evidências.

O conjunto de técnicas mais adequado pode variar dependendo do tipo do processo, da cultura da organização e do tempo disponível para o projeto.

Recomendamos também o post sobre Handoff

3. Padronização de processos

A padronização de processos é utilizada para desenvolver um padrão de trabalho a ser seguido por todos os colaboradores.

Essa padronização garante que o trabalho será executado da melhor forma, uniformizando os resultados. Assim, é possível desenvolver produtos e serviços de alta qualidade, reduzindo o tempo de entrega.

4. Modelagem de processos

A modelagem de processos é a representação dos processos de negócio de uma organização, com o objetivo de transformar, documentar ou automatizar os processos.

Essa prática possibilita a diagramação lógica das atividades, mostrando de forma simples como o trabalho é ou deve ser feito em uma organização. Além disso, possui outros benefícios como:

• Promove uma visão compartilhada do processo;
• Melhora a comunicação entre as pessoas;
• Auxilia no desenvolvimento e treinamento dos colaboradores.

Confira também o post sobre Diagrama de Pareto

5. Transformação de processos

Transformar processos é a realizar mudanças a fim de melhorar o desempenho do negócio. O objetivo dessa prática é agregar mais valor ao cliente e a organização.

Existem vários níveis de transformação de processos, que variam conforme a intensidade das mudanças que serão realizadas, entre eles encontram-se:

• Melhoria de processos: pequenos ajustes graduais para melhorar o desempenho nas operações;
• Redesenho de processos: as melhorias são feitas com base nos projetos já existentes e é proposta uma visão integral das atividades;
• Reengenharia de processos: transformação radical de processos, em que o processo é mapeado a partir do zero;
• Mudança de paradigma: serve para posicionar o negócio como a única opção do mercado, alterando o core business.

6. Controle de processos

O controle de processos tem como objetivo analisar e gerenciar os processos da organização, acompanhando a performance por meio de indicadores operacionais.

Caso os indicadores não estejam dentro das metas estipuladas, novas transformações nos processos devem ser iniciadas, buscando adequá-los aos objetivos desejados.

Alguns benefícios do controle de processos são:

• Esclarece responsabilidades e papéis;
• Padroniza atividades e resultados;
• Possibilita maior agilidade;
• Melhora os resultados.

Recomendamos também a leitura do post sobre Metodologia Seis Sigma

Como implementar a gestão de processos

O primeiro passo é mapear os processos existentes, identificando suas etapas, responsáveis e interações. Em seguida, analise os processos para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Uma vez que as áreas de melhoria são definidas, deve-se estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) que permitam monitorar o progresso e o impacto das mudanças implementadas.

A capacitação da equipe é outro ponto que não pode ficar de fora, pois garante que todos compreendam os novos procedimentos e estejam engajados na transformação. Por fim, a gestão de processos deve ser um esforço contínuo, com revisões regulares e ajustes conforme necessário, promovendo uma cultura de melhoria constante dentro da organização.

Principais ferramentas da gestão de processos

O BPM (Business Process Management) é uma das ferramentas mais utilizadas para a gestão de processos, pois oferece uma abordagem estruturada para mapear, analisar, otimizar e automatizar processos. Porém outras metodologias, também podem ser utilizadas como:

O SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer), que melhora a visualização dos processos de forma simplificada, identificando suas entradas e saídas;

O Lean Six Sigma (Seis Sigma), que auxilia na redução de desperdícios e no aumento da eficiência;

O RPA (Robotic Process Automation),que permite automatizar tarefas repetitivas, liberando recursos para atividades mais estratégicas.

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