Entenda TUDO sobre Padronização de Processos: o que é, importância, benefícios e como fazer

Última atualização em 22/10/2024

A padronização de processos é a solução que muitas empresas encontraram para garantir a assertividade das suas operações e ter sucesso na gestão de processos. Criar uma visão única do processo por meio da padronização das tarefas é cada vez mais necessário para obter a tão desejada excelência operacional. Além disso, existem outros benefícios muito atrativos para as organizações, como a redução de custos e o aumento da qualidade, por exemplo.

Neste post você vai ler:

• O que é Padronização de Processos
• Por que é importante Padronizar Processos
• Benefícios da Padronização de Processos
• Como fazer Padronização de Processos

Boa leitura!

O que é Padronização de Processos?

Padronização de Processos é o ato de organizar e formalizar os processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores. Por sua vez, um padrão é um modelo, um método, um jeito de fazer alguma coisa. Os processos de negócio de uma organização são executados por várias pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas.

Elas também devem saber qual o impacto desse trabalho no processo, possibilitando a compreensão da responsabilidade de cada parte. Nesse sentido, nada melhor do que estruturar e documentar a sequência de atividades em um material que possa ser consultado sempre que houver necessidade.

A padronização de processos responde às perguntas:

• O que é este processo? Qual a sua missão?
• Como começa e como termina o processo?
• Quem faz o que dentro do processo?
• Como é feito o processo? Qual a sequência de atividades?
• Por onde passa o processo? Quais os departamentos envolvidos?
• Por que existe esse processo? Qual a contribuição dele para a organização?
• Qual o resultado esperado do processo?

Quando se fala em padronização de processos, é preciso ter em mente qual a intenção desejada. Ou seja, você quer padronizar algo que acontece dentro do departamento ou a sequência de atividades que realmente entrega valor ao cliente?

Se você escolher a segunda opção, é preciso ter em mente o conceito de processos ponta a ponta. Mas o que isso significa? Processos ponta a ponta são os processos que envolvem mais de um departamento. Então, esse tipo de processo causa grande impacto na organização e está relacionado com a agregação de valor através de um produto ou serviço. Portanto, deixe bem claro o seu desejo com a padronização antes de começa-la!

Por que é importante Padronizar os Processos?

A padronização de processos é muito importante para as empresas porque garante a melhor forma de executar um trabalho. Então, uniformizar os processos não significa engessá-los, mas sim apresentar a maneira que melhor contribui para trazer o resultado desejado. Padronizar serve para ter a repetibilidade do resultado, com todos fazendo da mesma forma. Assim, é possível gerar produtos ou serviços de alta qualidade gastando menos tempo e dinheiro.

As pessoas precisam entender o processo do início ao fim. Elas precisam compreender o porquê elas fazem determinada tarefa e quais os impactos que o seu trabalho causa no restante da organização. Incentivar este entendimento é interessante para todo mundo: colaboradores ficam mais motivados, gestores passam a dar mais importância à equipe e clientes ficam mais satisfeitos com o resultado.

Portanto, padronizar processos é importante para:

• Garantir um modelo de trabalho;
• Ter um caminho bem-definido para a execução das atividades;
• Conferir previsibilidade ao processo.

Quem começou com essa história de padronização foi Henry Ford. Ele foi o fundador da Ford Motor Company e se tornou pioneiro na produção de automóveis em larga escala. Ford acreditava no poder dos padrões para assegurar a qualidade dos produtos.

Hoje as empresas padronizam seus processos por diversos motivos:

• Evitar a variação nos processos;
• Atender a diversas regulações;
• Delegar atividades sem responsáveis;
• Melhorar os resultados;
• Conhecer os processos.

Vamos entender melhor cada um desses tópicos.

Veja também o post sobre SIPOC

1. Evitar a variação nos processos

Em organizações em que não existe padronização de processos, cada um faz do seu jeito. Então, não existe uma forma consolidada e recomendada para executar as tarefas, o que é muito perigoso para as empresas. Portanto, se existir mais de uma pessoa envolvida no processo e cada uma fizer do seu jeito, acontecerão inconsistências que podem gerar falhas.

2. Atender a diversas regulações

Existem empresas que precisam atender a diversos tipos de regulações, como aquelas exigidas pela Anvisa, Bacen, ISO e ABNT, por exemplo. Por isso, essas organizações estão sempre à procura de certificações que comprovem que elas estão seguindo as normas prescritas. Normalmente, para confirmar a aderência a um padrão de mercado é preciso passar por uma auditoria. Nesse sentido, a padronização de processos é crucial para uma verificação assertiva.

3. Delegar atividades sem responsáveis

Existem atividades quem ninguém toma para si como suas. Mas, quando os processos são padronizados é possível atribuir donos e participantes do processo. Dessa forma, haverá mais transparência quanto às responsabilidades de cada colaborador. Além disso, a padronização de processos proporciona uma visão clara do que deve ser cobrado e o que não pode ser cobrado.

4. Melhorar os resultados

Empresas que não possuem uma cultura de processos consolidada geralmente estão em um nível muito baixo de maturidade organizacional. Mas, o que isso significa? Dizemos que existe cultura de processos quando o trabalho realizado na organização é baseado em procedimentos claros e estabelecidos. Dessa forma, fica mais fácil promover o desenvolvimento de papéis especializados com os conhecimentos e competências necessárias para executar suas tarefas.

5. Conhecer os processos

Essa é uma das preocupações mais comuns dos gestores e diretores. Mas, quando perguntados, esses líderes muitas vezes não tem uma noção exata dos processos que devem prestar contas dos resultados. Além disso, se o processo estiver na cabeça de um único colaborador e ele for desligado da empresa haverá perda de informações muito importantes. Isso pode causar reflexos na satisfação dos clientes e nos resultados da organização.

Existem muitas vantagens em padronizar os processos da sua organização. Conheça algumas delas:

Recomendamos a leitura do post sobre fluxograma de processos

10 benefícios da Padronização de Processos

1. Uso correto dos recursos

Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade de negócio. Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil encontrar oportunidades de melhorias dos processos e otimizá-los.

2. Menos falhas e acidentes

Quando o caminho do processo é bem-definido é possível reduzir as variações nas atividades. Isso se aplica tanto na forma de executar o processo quanto na variação de produtos. Por exemplo, se você vai a uma padaria com frequência sabe exatamente o que o estabelecimento vende e o nível de qualidade dos produtos. Então, se cada vez que você fosse à padaria o mesmo tipo de pão estivesse com sabor, aspecto e cheiro diferentes, você provavelmente procuraria outro local para tomar café da tarde.

3. Aumento da produtividade

Como você já deve ter captado, a padronização de processos prevê a melhor forma de executar uma sequência de atividades. Logo, a melhor forma é aquela que traz velocidade, qualidade e preço justo. Além disso, possibilita aumento da produtividade dos colaboradores e da organização.

4. Facilidade em treinar colaboradores

A padronização de processos oferece uma série de materiais para documentar os processos. Entre esses materiais estão procedimentos, diagramas e instruções sobre os processos. Isso contribui muito na hora de capacitar novos colaboradores, que poderão consultar documentos confiáveis sempre que tiverem dúvidas. Também dá para estabelecer encontros para ler e revisar o processo. Outra possibilidade é gravar esses encontros e disponibilizá-los em uma plataforma EAD.

5. Melhora na experiência do cliente

Processos que entregam valor para os clientes são aqueles que mais necessitam de padronização. Isso porque os impactos que eles geram são imediatos. Portanto, empresas que padronizam processos primários normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.

6. Transparência nos processos

Quando você padroniza processos é preciso identificar os responsáveis pela sua realização. Alguém precisa ser “dono” do processo. Vale destacar a importância da figura do dono do processo, que é responsável pelos resultados do processo. Com a padronização há mais clareza sobre as fronteiras dessa responsabilidade e quem está envolvido nela.

Muitas vezes, também será necessário sensibilizar “participantes”, que ajudarão o dono a concretizar o processo. Isso ajuda na motivação e retenção de colaboradores, que serão cobrados apenas pelo que se comprometeram a fazer.

7. Redução de custos

Este benefício pode ser considerado consequência de outros benefícios citados anteriormente. Ora, se a padronização de processos ajuda a aumentar a produtividade e fazer melhor uso dos recursos, isso culminará na redução de custos. Então, com o orçamento maior e o entendimento das necessidades da empresa, os recursos passam a ser investidos nas áreas realmente prioritárias.

8. Engajamento dos colaboradores

Os colaboradores também se beneficiam da padronização de processos. Dessa forma, eles sabem exatamente o que deve ser feito, como deve ser feito e por que deve ser feito. Nesse sentido, o entendimento do motivo pelo qual um processo existe é essencial na motivação dos colaboradores. Por isso, quando as pessoas percebem sentido no que estão fazendo elas se empenham mais no resultado.

9. Menos redundâncias nos processos

Quando o processo não é bem conhecido por todos, é comum que aconteçam atividades redundantes e esforço duplicado. Isso gera retrabalho que poderia ter sido evitado com a padronização de processos.

10. Possibilidade de automação de processos

É necessário arrumar a casa antes de sair por aí automatizando o caos. O primeiro passo para transformar processos é identificar o processo existente para depois otimizá-lo. Isso potencializa o uso do investimento com automação. É preciso resolver o problema pela raiz!

Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios da padronização de processos, é hora de botar a mão na massa!

Aprenda também sobre controle de processos

Como fazer Padronização de Processos

Não é preciso padronizar todos os processos de uma organização, podemos focar nos mais críticos. Mas como fazer isso? Existem algumas questões que precisam ser consideradas. Veja abaixo algumas dicas para fazer a padronização de processos na sua empresa de forma rápida e eficaz.

1. Defina qual o objetivo da padronização de processos

Você deseja padronizar os processos de um departamento ou um processo ponta a ponta? Se você não entende o porquê deseja padronizar o processo, talvez deva repensar essa ação. É muito comum querer padronizar e otimizar todos os processos da empresa, mas nem sempre vale a pena gastar toda a energia da sua empresa nisso. Por isso, faça aos poucos e não dê um passo maior do que a perna!

2. Faça o levantamento de todas as atividades executadas pelos colaboradores no processo

Essa etapa é crucial na padronização de processos. Tome cuidado para não esquecer de nenhuma atividade importante. É comum que os gestores se deparem com a seguinte situação: muitas versões de um mesmo processo contadas por diferentes colaboradores. O que fazer nessas horas? Tente entender por que existem várias versões do processo e mobilize o time para chegarem a um consenso juntos.

3. Envolva o maior número de pessoas possível no mapeamento de processos

Já diz o ditado: duas cabeças pensam melhor do que uma. Faça uma dinâmica colaborativa, que proporcione a troca de experiências. Tenha em mente que o compartilhamento de informações ajuda no engajamento e na motivação dos colaboradores. Quanto mais gente envolvida, maior a diversidade de ideias e opiniões.

4. Simplifique a documentação dos processos

A documentação dos processos deve ser simples e facilmente entendida por qualquer um que precise consulta-la. Uma boa forma de fazer isso é trazer imagens para melhorar a visibilidade do processo. Fuja da linguagem rebuscada e padronize as formatações dos processos. Para isso, utilize notações conhecidas, como BPMN. Dessa forma, vai ficar mais fácil identificar as atividades e seus responsáveis.

Se você quiser BPMN e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso post completo sobre BPM (Business Process Management).

5. Invista na capacitação dos colaboradores

Busque formas inteligentes de passar as informações aos participantes do processo. Reúna todos em uma sala e explique o conteúdo de forma didática. Se você notar uma certa resistência nos colaboradores quanto à mudança, pode ser muito interessante contratar um consultor externo, que poderá apoiar na Gestão da Mudança, fazendo ações para preparar a organização e minimizar riscos e impactos. Esse profissional poderá ajudar os colaboradores a se adaptarem ao processo padronizado da melhor forma possível.

6. Revise e atualize periodicamente a documentação de processos

Mudanças são muito positivas. Sempre é possível melhorar e otimizar os processos. Faça desse exercício uma prática constante. Se necessário, invista em tecnologia e automatização de processos. O importante é sempre buscar a melhoria contínua. Não é porque você padronizou seus processos uma vez que nunca mais será necessário fazer isso. Portanto, monitore o processo e quando for o momento certo faça uma revisão criteriosa!

Está vendo só? Mapear a padronizar os processos pode ser um trabalho um tanto quanto complexo. Precisa de ajuda com isso? Entenda como nós podemos te ajudar:

Mapeamento para Padronização do Processo de Negócio – EUAX