Como o gerenciamento de processos gera redução de custos na empresa?

Gerenciamento de Processos

Em uma estratégia de melhoria de processos internos, não importa qual seja o setor de atuação no mercado, a redução de custos na empresa está entre as prioridades, já que tem ligação direta com o aumento do resultado da empresa. Assim, é imprescindível implementar ferramentas ou recursos capazes de realizar o monitoramento dos processos. É preciso fazer o gerenciamento dos processos de maneira eficiente, mensurável e segura.

Por isso, neste conteúdo, mostraremos como o BPM é capaz de promover a redução de custos na empresa. Quer entender mais sobre o assunto? Então, não deixe de ler este artigo!

O que é BPM?

BPM é a sigla para o termo inglês Business Process Management, que quer dizer Gerenciamento de Processos de Negócios.

Diferentemente do que muitos pensam, não se trata de um software ou sistema, mas sim de um conjunto de disciplinas e práticas que permitem conectar a estratégia do negócio aos processos da organização, considerando também a relação com as pessoas envolvidas nesses processos e os sistemas que apoiam sua execução.

O BPM é importante para organizações de variados portes e segmentos do mercado, pois gera sincronia em toda a cadeia de valor do negócio, agregando valor aos clientes e possibilitando que os resultados esperados sejam atingidos pela otimização dos processos.

A tarefa de implementar o gerenciamento de processos de negócios pode não ser muito simples, mas, se seu time abraçar essa filosofia, certamente usufruirá de uma vasta gama de benefícios duráveis que vão proporcionar a redução de custos na empresa.

Como o gerenciamento de processos é capaz de gerar redução de custos na empresa?

Com a implantação de um modelo de Gestão de Processos, a organização passa a ter controle de seus processos, conseguindo rapidamente identificar desvios e atuar sobre suas causas. Com isso, é possível trabalhar também na redução de custos, conforme abordaremos a seguir.

Otimização da comunicação entre departamentos e pessoas na empresa

Para que os processos sejam realizados sem empecilhos, a comunicação é um fator indispensável, uma vez que proporciona a troca de informações entre os departamentos e os membros de seu time de colaboradores de maneira fluida.

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Com o mapeamento dos processos é possível identificar todos os envolvidos e qual a participação de cada um em cada uma das etapas. Dessa forma cada participante do processo sabe de quem receberá o start para a execução de sua atividade e para quem deverá passar o bastão. Esse alinhamento torna a comunicação mais natural e fluída.

Redução do desperdício de recursos

Falando em redução de custos, nada melhor do que minimizar o desperdício de recursos, não é verdade? Pois bem, uma boa gestão de processos é capaz de reduzir o desperdício de material e tempo.

Isso acontece porque, com a ajuda do BPM, cada processo pode ser mapeado e analisado, fazendo com que a sua visualização seja mais fácil e possíveis gargalos ou desperdícios sejam identificados, através do monitoramento dos indicadores do processo.

Melhoria da gestão de informação

A gestão da informação é um problema crônico nas organizações. Pense nas consequências de precisar de uma informação e não conseguir encontrá-la rapidamente. Além de perder seu tempo precioso, que poderia ser utilizado com atividades mais produtivas, pode ocasionar a tomada de decisão errada ou até a perda de um negócio.

Dito isso, é correto afirmar que a implementação do BPM ajuda a melhorar a gestão dos processos, principalmente aqueles que estão relacionados à organização de dados, documentos e arquivos, como planilhas, contratos e relatórios.

Vale lembrar, ainda, que existem aplicativos móveis que podem facilitar ainda mais o acesso às informações por todos que estiverem habilitados para este acesso, de qualquer ponto.

Aumento da produtividade com a gestão de processos

Outro aspecto que podemos considerar quando implantamos a Gestão de Processos, é a redução de trabalhos desnecessários e automação de alguns trabalhos.

Com uma visão mais clara do processo podemos identificar tarefas que não agregam valor ao resultado do processo, que são feitas no momento inadequado ou são executadas por pessoas que não tenham as habilidades e conhecimentos necessários ou até tarefas que poderiam ser automatizadas. Essa adequação do processo, seguramente, vai melhorar o tempo de resposta, a qualidade e a produtividade.

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Além da melhoria do processo, temos o sistema de indicadores que vai apoiar a gestão dos processos. Esse sistema promove uma visão mais clara do resultado esperado do processo, de cada uma das partes que o compõe, e, principalmente, dos resultados que estamos obtendo, possibilitando assim que cada um perceba sua contribuição para o resultado e seja possível promover a melhoria.

Redução de erros e retrabalhos em processos

Como já dissemos anteriormente, outro aspecto altamente ligado à otimização dos processos e, por consequência, à redução de custos na empresa, é a identificação de todos os erros e falhas em determinadas atividades, que prejudicam os resultados.

Com o monitoramento do processo conseguimos identificar os problemas de qualidade e retrabalhos, facilitando a identificação das causas raiz e das melhores soluções que podem ser implementadas para corrigir os problemas.

E não podemos esquecer que ter o processo documentado ajuda a padronizar as tarefas, o que também está ligado à redução do índice de falhas e aumento da produtividade.

Identificação de soluções

Como dissemos no tópico anterior, a partir do momento em que os processos são mapeados, torna-se muito mais fácil identificar os pontos de ruptura que estão impactando no resultado do processo. Isso também auxilia na identificação dos impactos que qualquer mudança pode gerar, tornando assim a melhoria de processos mais assertiva, com soluções mais eficientes e que gerem valor na percepção do cliente, aumentando sua satisfação, o que certamente refletirá na melhoria de resultados da empresa.

De acordo com o que foi apresentado no conteúdo de hoje, a redução de custos na empresa está diretamente ligada à otimização dos seus processos. Para isso, é preciso melhorar o uso do tempo dos colaboradores, otimizar a comunicação entre departamentos, ter informações certas na hora certa, entre outras questões.

Conseguiu aprender como o gerenciamento de processos é capaz de gerar redução de custos na empresa? Então, aproveite e assista ao nosso webinar gratuito sobre melhorias de processos e entenda como demonstrar performance através dos processos!

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Melhoria de Processos com Foco em Resultados

Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

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