OKR: Como implementar objetivos e resultados-chave sem erros

OKR

O OKR, além de facilitar o gerenciamento, permite planejar estrategicamente a operação da empresa, criar metas e analisar resultados de projetos realizados. Neste post, vamos mostrar como esta metodologia pode ajudar a sua empresa e te auxiliar a implementá-la. Nesse texto você vai ver:

O que é OKR?

OKR, ou Objectives and Key Results, é uma metodologia de gestão que simplifica a forma como as organizações lidam com os objetivos e resultados-chave do negócio.

Esta metodologia simplifica a gestão e ficou popular por ser a fórmula que define as metas como: eu vou (objetivo) e medido por (resultados-chave).

A fórmula do OKR é utilizada para gerir e planejar estrategicamente a operação da empresa, criar metas e analisar resultados de projetos realizados. E o melhor, ela pode ser implementada tanto em PMEs (pequenas e médias empresas), quanto em corporações multinacionais.

De modo simplificado, a fórmula para definir metas é:

O

Eu vou (objetivos): os objetivos apresentam uma direção clara para aquilo que a empresa pretende conquistar. Um bom objetivo tem que ser bem descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante será alcançá-lo.

KR

Medido por (conjunto de resultados-chave)os resultados-chave, ou KR, são um conjunto de metas menores com um tempo estimado de conclusão e impacto direto no atingimento do objetivo.

Estas metas, conforme são concluídas, servem para medir o quanto o objetivo está próximo de ser terminado. Sem os resultados-chave do planejamento, seria difícil alcançar os objetivos propostos inicialmente.

Como funciona a aplicação do OKR?

Na metodologia de gestão do OKR, o gestor define um objetivo de mercado que seja relevante e alcançável e em seguida os times listam as ações serão executadas para atingir os objetivos declarados pela organização.

Assim são criados objetivos qualitativos e resultados-chave quantitativos, para conseguir atacar o maior número de problemas da forma mais eficiente possível.

O grande sucesso do OKR vem da flexibilidade de suas regras, execuções com tempo mais curto e objetividade. As equipes sempre sabem o que fazer, por que fazer e podem visualizar a extensão de sua contribuição a curto prazo.

O nome OKR não foi criado apenas para servir como jargão, pois está diretamente relacionado à maneira como a metodologia funciona. Veja:

Objectives

Cada objetivo é estabelecido para tornar claro o que a equipe deve buscar e para manter todos engajados na missão em questão. Nesta fórmula, o objetivo é qualitativo. Isto quer dizer que é uma intenção de melhorar, entender ou obter algo até uma certa data. Por exemplo: quero completar meu jardim até o Ano Novo.

Os objetivos devem ser concisos, claros e aspiracionais para estarem sempre na cabeça dos envolvidos sem deixar dúvidas! Veja outros exemplos simplificados de objetivos para a fórmula do OKR:

  • Se tornar uma marca relevante no mercado até o próximo ano.
  • Ter o suporte ideal para o cliente em 1 ano.
  • Aumentar as vendas de forma escalável até ser relevante no mercado.
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Key Results

Geralmente, existem de 2 a 5 resultados-chave, ou sub-objetivos, para cada objetivo.  Nesta fórmula, os resultados-chave são quantitativos. Ou seja, buscam medir e expressar em parâmetros numéricos os resultados de um objetivo.

Os resultados-chave podem ter o prazo trimestral ou anual. Eles são usados para indicar se o objetivo foi atingido até o final destes prazos. Por isso, são o parâmetro que mostra o quanto a empresa está perto de alcançar o objetivo, conforme a conclusão de cada um.

Sem eles, não seria fácil mensurar exatamente como ou quanto peso perdi em cada mês antes do Ano Novo, nem o quanto o suporte é ideal para meu cliente, por exemplo.

Além disso, eles são ferramentas de gestão e comunicação muito eficazes, pois auxiliam na criação de foco e alinhamento do esforço de toda a equipe em torno dos objetivos.

Para entender melhor, vamos usar os key results em dois dos objetivos citados anteriormente:

Objetivo: quero completar meu jardim até o Ano Novo.

KR 1: aprender as técnicas de plantio das plantas que quero em meu jardim durante 1 mês.

KR 2: aumentar o espaço para a plantação até 100% do tamanho desejado antes de junho.

KR 3: Adquirir e plantar as sementes em julho.

Objetivo: ter o suporte ideal para o cliente em 1 ano.

KR 1: treinar os colaboradores para apresentarem um suporte solícito, empático, ágil e amigável durante 1 mês.

KR 2: buscar possíveis otimizações de soluções através de pesquisa e apresentar as soluções otimizadas aos clientes antes de março.

KR 3: implementar um sistema de suporte ao cliente até agosto.

KR 4: implementar o método H.E.A.R.D até novembro.

KR 5: aumentar a avaliação do suporte ao cliente para 90% satisfatório até janeiro.

Como você pode observar, cada objetivo possuirá sub-objetivos (KRs). E conforme cada KR é finalizada com sucesso, será possível observar o quanto o objetivo está perto de ser concluído!

Agora você entende um pouco melhor a fórmula do OKR. Continue a leitura para aprender a implementá-la na sua empresa.

Como implementar OKR sem erros.

1. Defina os objetivos e resultados-chave

Para começar, vamos entender o passo a passo de como realizar a definição dos objetivos e resultados chave do OKR:

Passos OKR

2. Coloque a fórmula em prática por partes

Comece com uma abordagem iterativa e incremental. Para isso, adote esta metodologia através de fases, com períodos trimestrais ou ciclos de 30/45 dias, por exemplo. Assim, você poderá evoluir a fórmula gradualmente com o aprendizado mais fácil e o feedback acelerado.

Deixe para pensar em práticas avançadas depois, quando já estiver com o OKR funcionando a plenos pulmões.

Iniciar os OKRs com aplicações individuais nas equipes geralmente cria problemas, pois é mais complexo e os gestores apresentam dificuldade em esclarecer todas as dúvidas do time. Além disso, é recomendado começar com único macro objetivo para gerar/testar foco e alinhamento.

3. Promova a cultura do OKR na empresa

Construa e promova a cultura do OKR na organização. Você pode fazer isto através de um ciclo piloto, ou seja, através de um teste feito por uma equipe.

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O ciclo piloto é feito em condições controladas e visa avaliar a viabilidade e eficácia da metodologia! Com os resultados do ciclo piloto em mãos, será mais fácil promover a cultura do OKR.

Uma boa opção é começar com OKRs de ciclo piloto nas diretorias, e desdobrar a cada 3 meses para incluir mais pessoas.

Ao criar um ciclo piloto com um único time, verifique se o time não depende de outras áreas. Imagine que começou somente pela área de TI, isto pode fazer com que as prioridades não estejam alinhadas com a área de negócios e torne impossível concluir os objetivos no tempo estabelecido, por exemplo.

É importante lembrar que o OKR deve fazer parte da cultura da empresa para ter 100% da potência. Portanto, as atividades do time devem ser priorizadas com base no atingimento dos OKRs.

Além disso, é bom existirem reuniões regulares para acompanhar a conclusão dos OKRs e um calendário com as datas de definição dos próximos. Isto é fundamental para evitar a falta dos resultados esperados e o esquecimento de de definir ou priorizar as metas.

4. Inicie com poucos resultados-chave

Iniciar vários projetos e acabar não concluindo nenhum pode significar um enorme desperdício de recursos. É fundamental ter foco! Por isso, para implementar esta metodologia nova, é melhor definir prioridades claras através de um conjunto pequeno de OKRs.

É como Steve Jobs disse: as pessoas pensam que foco é dizer sim para a coisa que você deve focar. Mas, o foco é dizer não para as centenas de outras boas ideias existentes.

Metas difíceis (Stretch Goals) tiram o time da zona de conforto e fazem parte da filosofia de OKRs. Porém, podem atrapalhar na implementação. Para evitar isto, comece com metas tradicionais e tente atingir 100%. Depois, pense em definir metas um pouco mais difíceis e estabeleça como 100% o que equivale a 120% das anteriores. Você verá que começar concluindo 100% dos OKRs é importante para motivar o time.

5. Faça com que os resultados-chave sejam métricas

Os resultados-chave devem simbolizar métricas, pois queremos construir uma cultura focada em resultados. Ou seja, a conclusão dos KRs precisa demonstrar melhora e sucesso.

Imagine o sistema de tarefas: a conclusão delas não demonstra necessariamente alguma melhora. Portanto, não deixe que seus KRs sejam meras tarefas. O projeto deve entregar resultados como o aumento nas vendas, clientes mais satisfeitos, entre outros.

6. Defina os macro objetivos trimestrais e/ou anuais

Geralmente, os OKRs de uma organização possuem dupla cadência: OKRs anuais de alto nível e OKRs trimestrais e detalhados para os times.

Os OKRs anuais devem ser poucos e de alto nível, como metas de sucesso que fazemos no início de um ano novo. Imagine o seguinte: quais seriam as métricas que diriam que sua empresa teve um ano excepcional?

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Para OKRs trimestrais, pense nos exemplos citados anteriormente.

7. Faça sessões de OKR Planning

Para que o processo de definir as metas não seja demorado, uma boa dica é definir os OKRs em sessões de OKR Planning, nome dado a reuniões exclusivas para definir as metas.

As OKRs Planning são reuniões com diferentes áreas, das quais participam líderes/gestores e os colaboradores. Assim, é possível gerar alinhamento entras as áreas e definir os OKRs de maneira mais simples, além de permitir a apresentação das ações que serão tomadas e o feedback de todos os colaboradores.

8. Meça os objetivos conforme os resultados-chave

Como saber o quanto um objetivo ficou próximo de ser concluído? E para saber a porcentagem conquistada em relação ao total estabelecido?

A forma mais simples de medir os resultados-chave é através da proporção linear de atingimento deles. Por exemplo: a meta era aumentar a captura de clientes para 100. No final do prazo, a captura de clientes aumentou apenas para 50. Então, o time atingiu 50% da meta.

9. Utilize OKRs Masters

Os chamados OKR Masters atuam como agentes de mudança e mentores na adoção de OKR e para acompanhar os resultados. Eles podem ser de grande ajuda na implementação desta metodologia, pois te ensinam como fazer e depois te acompanham.

Por que o OKR é tão eficiente?

A metodologia OKR não é sistemática e com regras inflexíveis. Ou seja, não existem práticas exclusivas e rigorosas que necessariamente devem ser seguidas para a implementação ter sucesso. É possível adaptar os detalhes da metodologia ou fórmula para a realidade da empresa.

Suas metas são definidas para um período mais curto, por isso são mais tangíveis e permitem corrigir erros rapidamente. Esta clareza e a simplicidade dos objetivos e resultados-chave garantem o engajamento dos times.

Os resultados-chave podem ser reportados semanalmente e tornam possível antecipar e se recuperar (caso houver imprevistos) para o final do trimestre. Além disso, o aprendizado com os erros pode ser em cima de um trimestre e não apenas em cima de longos prazos.

O OKR funciona melhor com o alinhamento, por isso é uma ferramenta que prioriza a transparência e defende a visibilidade dos objetivos e resultados-chave por todos os funcionários da empresa. Além disso, os diretores falam claramente qual é a prioridade da empresa e como isso se aplica nos objetivos e resultados-chave. Para finalizar, ao usar o OKR você medirá resultado e não o esforço para realizar tarefas.

O OKR tem tudo o que você buscava em uma metodologia de gerenciamento? Ainda existem inúmeras formas de garantir o melhor planejamento estratégico do mercado.

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