Muitas empresas já estavam habituadas a trabalhar em home office por motivos específicos, seja para evitar grandes deslocamentos ou aumentar a produtividade. Porém, com a quarentena que busca conter a pandemia do corona vírus, um número muito maior de organizações está tendo que se adequar ao modelo de trabalho remoto.
Observe este gráfico do Google Trends que mostra o interesse pelo termo “home office” no Brasil ao longo do mês de março de 2020.
Enquanto no início do mês a busca era menor do que 25, no dia 19 de março o interesse pelo termo atingiu seu máximo (100). Foi durante essa semana que foram registradas as primeiras mortes pelo corona vírus no Brasil, fazendo com que grande parte dos estados se mobilizassem para impor medidas mais rígidas de circulação. Para acompanhar essas medidas, muitas empresas liberaram seus colaboradores para trabalhar de casa, precisando reestruturar-se rapidamente para não perder o controle dos processos.
Falando em processos, que tal aproveitar o momento para lançar um olhar crítico sobre a organização e melhorar os processos de trabalho para voltar ainda mais forte após a quarentena?
Preparamos este post completo para te ajudar nessa caminhada e transformar processos mesmo estando em home office!
Como melhorar processos em Home Office?
1. Mantenha o engajamento da equipe
O contato olho no olho é muito importante, e no home office ele pode acabar sendo prejudicado. Quando se fala em melhorar processos, a equipe precisa estar toda na mesma página para poder compartilhar suas visões, se posicionar e trocar ideias nas reuniões. Afinal, não há como entender como um processo ocorre na prática sem que os envolvidos contem, e sem essa comunicação, fica muito mais difícil entender onde os processos estão falhando.
Por isso, recomenda-se que as pessoas utilizem ferramentas de videoconferência para interagir, até mesmo quando não estiverem em reunião. A comunicação horizontal também é um recurso valioso para criar laços entre os colaboradores e mantê-los engajados — aqui na Euax, por exemplo, quando estamos em home office, temos a cultura de manter a câmera ligada para simularmos o ambiente do escritório presencial, podendo entrar em contato com os colegas de equipe com mais facilidade.
Na ferramenta que utilizamos, criamos salas para cada uma das equipes, salas de reunião e uma sala para descompressão. Assim o ambiente virtual permite que os colaboradores possam circular e interagir, ver quem está em qual sala, com quem está conversando, etc. É praticamente um escritório virtual.
Se quiser testar isso na sua empresa, sugerimos o uso do PerformaHome, uma plataforma que une várias ferramentas para gerenciar times em home office — além das salas de reunião que mencionamos, o PerformaHome conta com gerenciador de tarefas e projetos, de vendas e treinamentos corporativos.
2. Estabeleça acordos e mantenha as expectativas claras
Manter os processos de trabalho claros e estabelecer rotinas pode ajudar a manter a equipe engajada e produtiva. Quando os colaboradores estão em suas casas, isso é ainda mais importante, pois a distância física tende a aumentar o gelo a ser quebrado para começar uma conversa e tirar dúvidas. Nesse cenário, fica ainda mais forte a necessidade de cola para a equipe: a sinergia e o alinhamento constante são palavras de ordem em trabalho remoto.
Por isso, mais do que nunca, o home office exige que os gestores esclareçam quais são as expectativas para o trabalho de cada um, assim como suas metas e responsabilidades, mantendo claro para todos qual é o objetivo de cada iniciativa. Os acordos individuais, que são os compromissos que os colaboradores assumem e trabalham para manter (geralmente, indicadores de performance), ajudam a tornar o objetivo mais claro, e devem ser checados periodicamente.
Além disso, ao conduzir uma transformação de processos em home office, é necessário que o responsável tenha uma metodologia clara e bem estruturada, tanto para que ele mantenha o controle quanto para que os outros envolvidos saibam o que têm de fazer em cada momento do processo. Nesse sentido, ter um “roteiro” planejado de reuniões e rotinas a serem cumpridas ajuda bastante a obter bons resultados.
Uma dica importante é fazer o alinhamento do plano de trabalho no início do dia, já sinalizando as expectativas de resultados e horários em que se espera ter algum resultado mensurável. Além disso, é importante fazer paradas de checagem no decorrer do dia para que, se for necessário, o time possa responder de forma ágil e fazer ajustes na condução e na execução do plano. Essa prática reduz bastante o risco do time perder o foco.
3. Incentive a colaboração
Os processos são realizados por várias pessoas, e até mesmo por equipes diferentes. Por isso, é necessário que várias pessoas estejam envolvidas, também, na transformação desses processos. Afinal, não faz sentido que apenas uma pessoa indique as iniciativas de melhoria, pois elas passarão a fazer parte da rotina de muitas outras pessoas, que precisam saber como e por que os processos estão mudando.
Logo, contar com a participação da equipe nas reuniões de transformação de processos é um elemento fundamental e, como você deve estar imaginando, para fazer isso funcionar no home office é preciso contar com ferramentas de colaboração online.
Em nosso post sobre ferramentas para transformação de processos, indicamos algumas opções que costumamos usar em nosso dia a dia, mas para exemplificar aqui, podemos destacar o Visio e o Mural.co.
O Visio é uma ferramenta amplamente utilizada para criar diagramas, desde brainstormings até organogramas e fluxogramas de processo. Com ele, é possível criar um modelo e compartilhá-lo com a equipe, para que todos possam contribuir na construção do documento. Assim como o Visio, o mural.co também permite a edição conjunta de várias pessoas ao mesmo tempo, porém, o objetivo desta outra ferramenta é a construção de canvas, que são quadros com post-its utilizados para representar ideias.
Aqui na Euax, somos grandes adeptos ao uso destes recursos, pois acreditamos que ferramentas visuais e criativas são as melhores maneiras de solucionar problemas. O Design Thinking é um grande aliado para mobilizar os envolvidos, entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los.
Para concluir, é importante destacarmos que, no final das contas, o que importa são as pessoas, e não a localidade — só precisamos saber como lidar com elas à distância tão bem quanto lidamos presencialmente. Transformar processos é um desafio que exige organização, ferramentas adequadas e, principalmente, um senso de colaboração mútuo entre toda a equipe. Todos devem estar alinhados e focados no objetivo final, que é melhorar os pontos frágeis dos processos e encontrar formas de agregar ainda mais valor aos clientes.
Se quiser aprender ainda mais sobre esse assunto, confira o webinar em que explico com mais detalhes como melhorar processos em home office. Inscreva-se clicando no banner abaixo!
Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.