Saiba tudo sobre hierarquia de processos e aprenda a estruturar seu portfólio

Hierarquia de processos

Existe um desafio muito frequente no mundo da gestão organizacional: organizar os processos e estruturar o portfólio de processos da empresa. A hierarquia de processos pode facilitar este desafio de forma brilhante, pois ajuda a compreender a sequência de execução dos processos e identifica a natureza das atividades e suas relações.

Quando desenhamos os inúmeros processos de uma organização, sempre há o empecilho entre a grande quantidade de processos e o volume exacerbado de detalhamento.

Todos queremos reduzir esta complexidade com uma visão de alto nível mais simples, certo? Neste post, vamos contar sobre a hierarquia de processos e como ela pode ajudar você nesta questão. Continue a leitura!

Quais são os termos da hierarquia de processos?

Antes de mostrar como a hierarquia de processos funciona como estrutura, vamos estabelecer que os processos e termos possuem as definições abaixo:

Macroprocessos

O macroprocesso diz respeito a uma visão ampla da atividade, que abrange mais de um setor, departamento e função. Por isso, são grandes processos que possuem impacto significativo na organização.

Podemos dizer que o macroprocesso está diretamente relacionado ao produto ou serviço da empresa.

Processo principal

O processo principal é o que permite a conclusão do macroprocesso. Este é o processo que possui um conjunto de atividades complexas, compostas por subprocessos e tarefas variadas.

Subprocessos

Os subprocessos são um conjunto de atividades ou tarefas mais específicas e distintas que compõem o processo principal.

É o desdobramento de trabalhos dentro do processo principal, ou seja, são outros processos que se originam do processo principal. Portanto, o processo principal pode depender da conclusão de subprocessos.

Atividades

As atividades na hierarquia do processo são ações mais específicas, de menor complexidade e com objetivo determinado.

São todas atividades rotineiras, administrativas e/ou técnicas, estabelecidas nos procedimentos de cada processo ou de operações. Podem estar envolvidas em documentos específicos desenvolvidos por cada organização.

Tarefas

As tarefas estão relacionadas à rotina de trabalho, ao cumprimento de metas, prazos e afins. Elas são executadas a partir de serviços que se voltam ao acompanhamento ou preparação para certas necessidades dos processos.

Agora que entendemos melhor a definição de cada tipo de processo, do nível mais abrangente ao mais específico, é importante compreender alguns conceitos modernos da ABPM (Associação de Profissionais de Gestão de Processos de Negócio) usados dentro da hierarquia de processos.

O trajeto moderno da hierarquia de processos

O início da hierarquização de processos tem relação com o nascimento da ABPM. A instituição tem como missão promover a prática de gerenciamento de processos de negócio, desenvolver o conjunto de conhecimentos comuns nessa área e contribuir para o avanço e desenvolvimento das competências profissionais dos que trabalham na disciplina.

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Ou seja, a ABPM busca modernizar o gerenciamento de processos. Hoje, o BPM não é apenas modelagem de processos, como antigamente. Dito isso, quem começou o gerenciamento de processos a mais tempo, talvez não tenha conseguido acompanhar essas atualizações para a modernidade.

Para evitar desentendimento, vamos apresentar dois conceitos mais modernos de BPM para complementar o que abordaremos. Veja abaixo:

Cadeia de valor

A cadeia de valor é antiga, mas qual a ideia principal? Existem várias maneiras de enxergar a forma que uma empresa está organizada, como organogramas e mapas de estratégia.

A cadeia de valor nos mostra o que a empresa faz e como geramos valor (e, consequentemente, lucro) a partir dos processos. Ela organiza os processos e representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização, desde as relações com os fornecedores, até à fase da distribuição final.

Abaixo, veja como uma cadeia de valor moderna é organizada:

[Clique para ampliar]

cadeia de valor modernizada

Trabalho ponta a ponta

Visão ponta a ponta é o trajeto dos processos que englobam a perspectiva do cliente, que apenas entra em contato com o processo no pedido e na entrega.

Não adianta ter ótimos locais em cada área da empresa, pois precisamos de um ótimo global (visão geral unificada) para o cliente. No processo de ponta a ponta, o foco não é melhorar a performance individual de cada uma das áreas organizacionais. É preciso melhorar a performance global, de uma ponta até a outra.

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Esta visão é mais moderna e afeta a implantação do gerenciamento de projetos e negócios na empresa, pois a forma como vemos o trajeto dos processos de forma geral influencia diretamente a gestão.

Como fazer uma boa hierarquia de processos?

Hierarquizar e estruturar os processos faz com que eles sejam tratados de forma padronizada e sistemática. Isso facilita a compreensão e as futuras análises críticas das equipes de gestão, responsáveis por identificar os perigos e riscos.

Antes de mais nada, um bom primeiro passo é desenhar os processos primários de ponta a ponta em cima da cadeia de valores. Fique tranquilo, mesmo em grandes indústrias, este esquema não fica muito extenso, pois os processos primários não são numerosos.

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Abaixo montamos uma proposta de hierarquia de processos, ou em outras palavras, uma proposta para organizar o portfólio de processos da organização. Esta proposta é feita de forma que seja possível lidar com a complexidade dos processos e apresentar para os colaboradores de forma compreensível.

Vamos começar mostrando quais são os níveis de decomposição para a estrutura do portfólio, do nível mais alto (abrangente) ao mais específico. Veja:

  • Nível 0: cadeia de valor.
  • Nível 1: diagrama de macroprocesso (opcional).
  • Nível 2: diagrama de processos ponta a ponta.
  • Nível 3: diagrama de subprocessos, metodologia de projeto e modelos de projetos (opcional).
  • Nível 4: fluxo de processo.
  • Nível 5: subprocessos incorporados ou fluxos de trabalhos quando utilizados (opcional).

Como você pode observar, nem todos os níveis são necessários, pois variam da necessidade de cada empresa. Em seguida, aprenda o que cada nível propõe para a hierarquia de processos.

Nível 0: cadeia de Valor

A cadeia de valor é o diagrama de entrada para todos os processos da empresa. Nela devem estar visíveis os macroprocessos de gestão e de apoio e as fases dos processos ponta a ponta mapeados.

Abaixo será possível ver um exemplo prático da cadeia de valor da Pizzaria do Zé.

[Cadeia de valor] 

cadeia de valor

Nível 1: diagrama de macroprocessos

Este nível é opcional, indicado para processos de gestão e de apoio, pois seus processos também possuem ponta a ponta.

O diagrama de macroprocessos serve para mostrar o esquema ponta a ponta dos próprios processos que já estão na cadeia de valor. Ele é útil justamente por causa da dificuldade de deixar visível o que ocorre dentro dos processos de gestão e apoio.

Ou seja, este diagrama ilustra os processos ponta a ponta que estão dentro, ou fazem parte, dos processos de gestão e de apoio.

Veja como este diagrama ilustra o desdobramento de um macroprocesso:

[Clique para ampliar] desdobramento de macroprocesso

Nível 2: diagrama de processos ponta a ponta

É o diagrama para representar os subprocessos, ou seja, todos os passos do processo de ponta a ponta. Geralmente este diagrama possui uma representação completa e simples, e os subprocessos são representadas pelo símbolo +.

Por não ter um caráter muito detalhado, não é costume colocar neste diagrama raias para representar os papéis dos responsáveis pelos processos, nem fluxos de mensagens com processos externos e entidades externas.

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Nível 3: diagrama de subprocessos, metodologia de projeto e modelos de projetos (toolboxes)

Este diagrama é focado em processos complexos ou com muitos detalhes. O diagrama do nível 2 pode auxiliar na montagem. São utilizadas ilustrações para indicar a metodologia ou modelos de projetos aplicáveis (toolboxes).

Nível 4: fluxos de processos

Este é o nível que apresenta mais detalhes no diagrama. Nele, são mapeados todos os processos de negócio. Portando, são utilizadas, de acordo com a notação BPMN:

  • Raias: espaço para colocar o papel dos colaboradores nos processos;
  • Piscinas: espaço onde as raias ficam organizadas;
  • Fluxos de mensagens: espaços vazios externos para anexar outros processos/áreas que não estão na estrutura principal. Também servem como troca de mensagens com entidades externas.

Desta forma, o fluxo de trabalho demonstra quem está em cada papel do processo, quais são as verificações e desvios ao longo do trajeto e assim por diante.

Nível 5: fluxos de trabalhos ou subprocessos incorporados

Este tipo de diagrama pode ser chamado de subprocessos incorporados, pois podem ser colocados no fluxo de processo.

O nível 5 também é utilizado por empresas que precisam ter procedimentos de trabalho mais detalhados. Seu diagrama se trata da representação de atividades sequenciais em uma mesma área funcional, ou raia.

Quando é preciso documentar as atividades de uma área de trabalho, o diagrama de fluxo de trabalho pode agrupar os trabalhos divididos em fluxos.

Por fim, para estruturar a hierarquia de processos na sua organização com os 5 níveis citados acima, sugerimos que você formalize cada nível, partindo da cadeia de valores e dos processos ponta a ponta. Depois de feita, pode começar a decomposição dos processos.

Para que você complete a hierarquia de processos com sucesso, é uma boa ideia conhecer melhor e descobrir tudo o que a cadeia de valor tem a oferecer! Se quiser completar a experiência, assista nosso webinar sobre cadeia de valor e conheça exemplos de aplicação.

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