Fluxograma de processo: o que é e como utilizar essa ferramenta na modelagem de processos

Última atualização em 26/10/2020

Se voc√™ precisa reduzir custos e aumentar o desempenho, pode se beneficiar muito da modelagem de processos. A representa√ß√£o gr√°fica dos processos ajuda a compreender o trabalho realizado na organiza√ß√£o, gerando insights para otimiza√ß√Ķes. Existem diversas formas de representar os processos graficamente. Uma das mais populares √© o fluxograma de processo, uma nota√ß√£o utilizada em diversas √°reas de conhecimento.

Neste post você vai aprender:

Boa leitura!

O que é um fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo é um conjunto de símbolos gráficos conectados de forma lógica, formando uma sequência de passos que demonstram a execução de um trabalho.

Essa ferramenta √© amplamente utilizada para modelar processos de neg√≥cio e, de acordo com o BPM CBOK v3.0, que re√ļne as boas pr√°ticas em gest√£o de processos, pode ter aplica√ß√Ķes em mapeamentos industriais e em an√°lises de sa√≠das e entradas em centros de expedi√ß√£o, al√©m de ser utilizado para descrever o fluxo de materiais, pap√©is e m√°quinas, entre outras utilidades.

Por conta da sua caracter√≠stica visual, o fluxograma de processo facilita a compreens√£o dos processos, mostrando de forma simples como o trabalho funciona em uma organiza√ß√£o. A partir do momento em que o processo ganha visibilidade, √© mais f√°cil enxergar lacunas, desvios e gargalos, sugerir otimiza√ß√Ķes, documentar e comunicar o processo.

processo 1

Este é um exemplo de processo modelado com fluxograma

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Este é outro exemplo de processo modelado com fluxograma

Como se trata de uma ferramenta bem simples de ser aplicada, o fluxograma de processo normalmente é utilizado, segundo o CBOK, para dar velocidade à captura de um fluxo de processo e começar um projeto de modelagem de processos com poucos recursos.

O uso de um fluxograma √© ainda mais √ļtil para mostrar a primeira vers√£o do processo, elaborada durante o mapeamento de processos (AS-IS), e a vers√£o modificada do processo, constru√≠da na etapa de transforma√ß√£o de processos (TO-BE). Se voc√™ deseja entender mais profundamente como essas duas etapas funcionam e se relacionam, leia o nosso post completo sobre AS-IS e TO-BE.

Para conseguir aplicar o fluxograma de processo na prática é preciso antes conhecer os símbolos que fazem parte dessa notação. Confira alguns a seguir.

Quais os símbolos utilizados em um fluxograma de processo

Embora exista um padr√£o ANSI para a representa√ß√£o de fluxos de sistemas, ainda h√° muitas varia√ß√Ķes nos s√≠mbolos utilizados em fluxogramas, que servem para atender a diferentes objetivos. Mesmo os s√≠mbolos de fluxograma mais comumente utilizados podem apresentar diferen√ßas na apar√™ncia de organiza√ß√£o para organiza√ß√£o.

Confira o conjunto de símbolos de fluxograma de processo mais comumente utilizado nos trabalhos de modelagem:

início ou fim

1. Início ou fim

Este s√≠mbolo, semelhante a uma c√°psula horizontal, √© utilizado para marcar a(s) entrada(s) e a(s) sa√≠da(s) do processo, sinalizando quando o processo come√ßa e quando termina. Normalmente, um processo come√ßa a partir da introdu√ß√£o de um insumo, que pode ser uma mat√©ria-prima, informa√ß√Ķes, solicita√ß√Ķes etc., e termina com a entrega de um ou mais resultados. Todo processo precisa ter in√≠cio e fim, ou seja, ter fronteiras bem delimitadas.

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processo

2. Processo

Este s√≠mbolo, representado por um ret√Ęngulo horizontal, indica a s√©rie de etapas ou atividades necess√°rias para entregar um resultado. O fluxo de atividades deve estar em sequ√™ncia e demonstrar a execu√ß√£o do processo. Por exemplo, em uma pizzaria poder√≠amos ter um processo que abrange do pedido √† entrega (order to cash) com as seguintes atividades: receber liga√ß√£o, registrar o atendimento, preparar a pizza, embalar, entregar e cobrar a pizza. Neste caso, utilizar√≠amos um ret√Ęngulo para representar cada atividade.

decisão

3. Decis√£o

O símbolo de decisão, representado por um losango, indica momentos em que a direção do fluxo depende de uma tomada de decisão, ou seja, o processo pode seguir por mais de um caminho.

Por exemplo, no processo de cobrança o cliente pode optar por diversas formas de pagamento. Para cada uma dessas formas de pagamento, uma ação diferente é exigida. Se o cliente optar por pagar à vista, o atendente deverá receber o dinheiro e devolver o troco, caso seja necessário. Já se o cliente optar por pagar no crédito, o atendente deverá processar o cartão de crédito e o pagamento estará sujeito à aprovação.

fluxo

4. Fluxo

O fluxo, representado por um seta, demonstra como as etapas do processo estão conectadas, indicando a sequência de realização dessas etapas. Em um fluxograma, nenhum dos elementos pode estar solto, sem uma seta apontando para ele. Afinal, o que está sendo mapeado é um fluxo. Se o símbolo estiver solto, não há como saber qual o momento em que ele deve ser considerado durante a execução do processo.

processo pré-definido

5. Processo pré-definido

O s√≠mbolo de processo pr√©-definido, representado por um ret√Ęngulo horizontal sobreposto com um ret√Ęngulo vertical em cada uma das extremidades, indica uma parte do processo que j√° foi mapeada em outro fluxograma. √Č utilizado para preservar a consist√™ncia do mapeamento, evitando que essa parte do processo seja interpretada como algo novo, pass√≠vel de modifica√ß√£o.

operação manual

6. Operação manual

Este símbolo, representado por um trapézio invertido, indica uma atividade que precisa obrigatoriamente ser feita manualmente. Por exemplo, para uma máquina funcionar alguém precisa manualmente apertar o botão de ligar.

documento

7. Documento

Este elemento, simbolizado por ret√Ęngulo com a parte inferior ‚Äúondulada‚ÄĚ, indica que um documento √© gerado durante o processo. Esse documento pode ser um relat√≥rio, uma proposta, um contrato, um termo de compromisso etc.

vários documentos

8. V√°rios documentos

√Č a sobreposi√ß√£o do s√≠mbolo de documento, que serve para indicar que s√£o produzidos v√°rios documentos durante o processo.

espera

9. Espera

Representado por um ret√Ęngulo com a borda direita arredondada, o s√≠mbolo de espera serve para apontar o tempo de espera necess√°rio para o prosseguimento do processo. Por exemplo, um vendedor de software normalmente precisa esperar pelo menos um dia para o cliente assinar um contrato antes de dar in√≠cio √† implanta√ß√£o do produto.

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conector

10. Conector

Um conector, representado por um círculo, serve para ligar um ponto a outro dentro do conjunto de atividades do processo. Enquanto o fluxo, elemento representado por uma seta sobre o qual falamos no item 4, representa a ligação entre elementos próximos, o conector vai ajudar a ligar pontos mais distantes do processo, que ficariam confusos caso fossem ligados por uma seta. Basta escrever uma letra dentro de cada conector para indicar a direção de continuidade do fluxo.

Esses s√£o os principais s√≠mbolos utilizados para criar um fluxograma de processo. Mas, como dito anteriormente, a lista de s√≠mbolos n√£o para por a√≠ e voc√™ eventualmente pode encontrar outras varia√ß√Ķes. E j√° que estamos falando de s√≠mbolos e varia√ß√Ķes, vale destacar que existem pelo menos dois tipos de fluxograma de processo: o fluxograma de processo linear e o fluxograma de processo funcional. Continue lendo para saber a diferen√ßa entre os dois!

Tipos de fluxograma de processo

fluxograma de processo linear

1. Fluxograma de processo linear

√Č aquele que basicamente demonstra quando o processo come√ßa e quando termina, a sequ√™ncia das atividades, al√©m de indicar, √© claro, os momentos de tomada de decis√£o.

fluxograma de processo funcional

2. Fluxograma de processo funcional

√Č aquele que, al√©m de demonstrar o in√≠cio e o t√©rmino do processo, a sequ√™ncia de atividades e os momentos de tomada de decis√£o, tamb√©m traz uma vis√£o de atores do processo, utilizando ‚Äúraias‚ÄĚ para atribuir responsabilidades. Raias s√£o elementos gr√°ficos que lembram cont√™ineres e que ‚Äúabrigam‚ÄĚ todas as atividades, decis√Ķes e outros elementos pertencentes a determinado departamento, papel ou pessoa.

Uma vez que você tenha conseguido memorizar os principais elementos do fluxograma de processo e seus respectivos significados, está pronto para começar a aplicá-lo na sua organização. Entenda passo a passo como fazer isso no contexto da modelagem de processos de negócio!

Como utilizar o fluxograma de processo na modelagem de processos de negócio

Podemos dividir a modelagem de processos em 5 etapas, sendo que o fluxograma é utilizado dentro de algumas delas.

1. Definição do início e do fim do processo

O primeiro passo na hora de modelar os processos usando um fluxograma (ou outra notação de sua preferência, como o BPMN) é definir as fronteiras do processo. Isso ajuda a nortear as próximas etapas do projeto de modelagem, evitando que as pessoas envolvidas se percam na hora de identificar as atividades que vão compor o fluxo do processo.

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2. Mapeamento das etapas do processo atual (AS-IS)

Depois de determinar quando o processo come√ßa e quando ele termina, √© hora de trabalhar no ‚Äúrecheio‚ÄĚ do processo. Em outras palavras, significa identificar as atividades, os momentos de decis√£o e a sequ√™ncia das atividades. √Č natural que existam diferentes vers√Ķes na forma como um processo √© realizado. Por isso, durante o exerc√≠cio de mapear a vis√£o atual do processo, √© muito importante contar com uma equipe multidisciplinar, que deve chegar a um consenso sobre a forma com que o trabalho √© geralmente feito.

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Inicialmente, tamb√©m √© interessante utilizar ferramentas manuais na hora de conduzir o mapeamento, como notas autoadesivas, blocos de nota, flipcharts e canetas coloridas. Essas ferramentas facilitam o trabalho colaborativo, dando mais visibilidade para as quest√Ķes que est√£o sendo discutidas.

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3. Revisão do processo e construção de uma nova versão otimizada (TO-BE)

Depois de identificar a vers√£o atual do processo, √© hora de a equipe refletir sobre quais pontos podem ser melhorados. Como estamos trabalhando com um time multidisciplinar, √© natural que as ideias se sobreponham e/ou se afastem. √Č necess√°rio permitir a diverg√™ncia para, depois e aos poucos, come√ßar a criar um consenso de ideias. A partir desse consenso, os participantes do projeto dever√£o criar uma vers√£o otimizada do processo, com as melhorias feitas.

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4. Implantação da nova versão do processo

Uma vez que você tenha transformado o processo, precisa comunicá-lo aos envolvidos no fluxo do trabalho, alinhando como ficou o diagrama do processo finalizado. Nesse sentido, o fluxograma de processo ajuda muito a disseminar a versão atualizada do processo pela organização, pois se trata de um diagrama visual e simples de ser lido até mesmo por leigos.

Depois de consolidar a vers√£o nova do processo utilizando as ferramentas manuais, voc√™ pode transferi-la para um software e disponibiliz√°-la no reposit√≥rio de informa√ß√Ķes utilizado na sua empresa, tornando o diagrama do processo acess√≠vel para todos.

5. Monitoramento do desempenho do processo

A nova vers√£o do processo, modelada com a ajuda do fluxograma de processo, precisa ter seu desempenho acompanhado periodicamente, para garantir que a organiza√ß√£o alcance os resultados esperados. Estabele√ßa indicadores-chave de performance que te ajudem a verificar a sa√ļde do processo!

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Conseguiu materializar melhor a aplica√ß√£o do fluxograma de processo na sua empresa? Tenha em mente que o fluxograma √© apenas uma das ferramentas que podem ser utilizadas na modelagem de processos de neg√≥cio. Atualmente, existem nota√ß√Ķes mais modernas, como o BPMN (Business Process Model and Notation), que √© padronizada e, portanto, mais √ļtil do que o fluxograma na hora de descrever processos de neg√≥cio complexos.

Leia o post completo sobre BPMN e se aprofunde no assunto!

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