Fluxograma de processo: o que é e como utilizar essa ferramenta na modelagem de processos

Se você precisa reduzir custos e aumentar o desempenho, pode se beneficiar muito da modelagem de processos. A representação gráfica dos processos ajuda a compreender o trabalho realizado na organização, gerando insights para otimizações. Existem diversas formas de representar os processos graficamente. Uma das mais populares é o fluxograma de processo, uma notação utilizada em diversas áreas de conhecimento.

Neste post você vai aprender:

Boa leitura!

O que é um fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo é um conjunto de símbolos gráficos conectados de forma lógica, formando uma sequência de passos que demonstram a execução de um trabalho.

Essa ferramenta é amplamente utilizada para modelar processos de negócio e, de acordo com o BPM CBOK v3.0, que reúne as boas práticas em gestão de processos, pode ter aplicações em mapeamentos industriais e em análises de saídas e entradas em centros de expedição, além de ser utilizado para descrever o fluxo de materiais, papéis e máquinas, entre outras utilidades.

Por conta da sua característica visual, o fluxograma de processo facilita a compreensão dos processos, mostrando de forma simples como o trabalho funciona em uma organização. A partir do momento em que o processo ganha visibilidade, é mais fácil enxergar lacunas, desvios e gargalos, sugerir otimizações, documentar e comunicar o processo.

processo 1

Este é um exemplo de processo modelado com fluxograma

subprocesso

Este é outro exemplo de processo modelado com fluxograma

Como se trata de uma ferramenta bem simples de ser aplicada, o fluxograma de processo normalmente é utilizado, segundo o CBOK, para dar velocidade à captura de um fluxo de processo e começar um projeto de modelagem de processos com poucos recursos.

O uso de um fluxograma é ainda mais útil para mostrar a primeira versão do processo, elaborada durante o mapeamento de processos (AS-IS), e a versão modificada do processo, construída na etapa de transformação de processos (TO-BE). Se você deseja entender mais profundamente como essas duas etapas funcionam e se relacionam, leia o nosso post completo sobre AS-IS e TO-BE.

Para conseguir aplicar o fluxograma de processo na prática é preciso antes conhecer os símbolos que fazem parte dessa notação. Confira alguns a seguir.

Quais os símbolos utilizados em um fluxograma de processo

Embora exista um padrão ANSI para a representação de fluxos de sistemas, ainda há muitas variações nos símbolos utilizados em fluxogramas, que servem para atender a diferentes objetivos. Mesmo os símbolos de fluxograma mais comumente utilizados podem apresentar diferenças na aparência de organização para organização.

Confira o conjunto de símbolos de fluxograma de processo mais comumente utilizado nos trabalhos de modelagem:

início ou fim

1. Início ou fim

Este símbolo, semelhante a uma cápsula horizontal, é utilizado para marcar a(s) entrada(s) e a(s) saída(s) do processo, sinalizando quando o processo começa e quando termina. Normalmente, um processo começa a partir da introdução de um insumo, que pode ser uma matéria-prima, informações, solicitações etc., e termina com a entrega de um ou mais resultados. Todo processo precisa ter início e fim, ou seja, ter fronteiras bem delimitadas.

Leia também  Modelagem de processos de negócio: o que é, benefícios, como fazer, dicas práticas e muito mais!

processo

2. Processo

Este símbolo, representado por um retângulo horizontal, indica a série de etapas ou atividades necessárias para entregar um resultado. O fluxo de atividades deve estar em sequência e demonstrar a execução do processo. Por exemplo, em uma pizzaria poderíamos ter um processo que abrange do pedido à entrega (order to cash) com as seguintes atividades: receber ligação, registrar o atendimento, preparar a pizza, embalar, entregar e cobrar a pizza. Neste caso, utilizaríamos um retângulo para representar cada atividade.

decisão

3. Decisão

O símbolo de decisão, representado por um losango, indica momentos em que a direção do fluxo depende de uma tomada de decisão, ou seja, o processo pode seguir por mais de um caminho.

Por exemplo, no processo de cobrança o cliente pode optar por diversas formas de pagamento. Para cada uma dessas formas de pagamento, uma ação diferente é exigida. Se o cliente optar por pagar à vista, o atendente deverá receber o dinheiro e devolver o troco, caso seja necessário. Já se o cliente optar por pagar no crédito, o atendente deverá processar o cartão de crédito e o pagamento estará sujeito à aprovação.

fluxo

4. Fluxo

O fluxo, representado por um seta, demonstra como as etapas do processo estão conectadas, indicando a sequência de realização dessas etapas. Em um fluxograma, nenhum dos elementos pode estar solto, sem uma seta apontando para ele. Afinal, o que está sendo mapeado é um fluxo. Se o símbolo estiver solto, não há como saber qual o momento em que ele deve ser considerado durante a execução do processo.

processo pré-definido

5. Processo pré-definido

O símbolo de processo pré-definido, representado por um retângulo horizontal sobreposto com um retângulo vertical em cada uma das extremidades, indica uma parte do processo que já foi mapeada em outro fluxograma. É utilizado para preservar a consistência do mapeamento, evitando que essa parte do processo seja interpretada como algo novo, passível de modificação.

operação manual

6. Operação manual

Este símbolo, representado por um trapézio invertido, indica uma atividade que precisa obrigatoriamente ser feita manualmente. Por exemplo, para uma máquina funcionar alguém precisa manualmente apertar o botão de ligar.

documento

7. Documento

Este elemento, simbolizado por retângulo com a parte inferior “ondulada”, indica que um documento é gerado durante o processo. Esse documento pode ser um relatório, uma proposta, um contrato, um termo de compromisso etc.

vários documentos

8. Vários documentos

É a sobreposição do símbolo de documento, que serve para indicar que são produzidos vários documentos durante o processo.

espera

9. Espera

Representado por um retângulo com a borda direita arredondada, o símbolo de espera serve para apontar o tempo de espera necessário para o prosseguimento do processo. Por exemplo, um vendedor de software normalmente precisa esperar pelo menos um dia para o cliente assinar um contrato antes de dar início à implantação do produto.

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conector

10. Conector

Um conector, representado por um círculo, serve para ligar um ponto a outro dentro do conjunto de atividades do processo. Enquanto o fluxo, elemento representado por uma seta sobre o qual falamos no item 4, representa a ligação entre elementos próximos, o conector vai ajudar a ligar pontos mais distantes do processo, que ficariam confusos caso fossem ligados por uma seta. Basta escrever uma letra dentro de cada conector para indicar a direção de continuidade do fluxo.

Esses são os principais símbolos utilizados para criar um fluxograma de processo. Mas, como dito anteriormente, a lista de símbolos não para por aí e você eventualmente pode encontrar outras variações. E já que estamos falando de símbolos e variações, vale destacar que existem pelo menos dois tipos de fluxograma de processo: o fluxograma de processo linear e o fluxograma de processo funcional. Continue lendo para saber a diferença entre os dois!

Tipos de fluxograma de processo

fluxograma de processo linear

1. Fluxograma de processo linear

É aquele que basicamente demonstra quando o processo começa e quando termina, a sequência das atividades, além de indicar, é claro, os momentos de tomada de decisão.

fluxograma de processo funcional

2. Fluxograma de processo funcional

É aquele que, além de demonstrar o início e o término do processo, a sequência de atividades e os momentos de tomada de decisão, também traz uma visão de atores do processo, utilizando “raias” para atribuir responsabilidades. Raias são elementos gráficos que lembram contêineres e que “abrigam” todas as atividades, decisões e outros elementos pertencentes a determinado departamento, papel ou pessoa.

Uma vez que você tenha conseguido memorizar os principais elementos do fluxograma de processo e seus respectivos significados, está pronto para começar a aplicá-lo na sua organização. Entenda passo a passo como fazer isso no contexto da modelagem de processos de negócio!

Como utilizar o fluxograma de processo na modelagem de processos de negócio

Podemos dividir a modelagem de processos em 5 etapas, sendo que o fluxograma é utilizado dentro de algumas delas.

1. Definição do início e do fim do processo

O primeiro passo na hora de modelar os processos usando um fluxograma (ou outra notação de sua preferência, como o BPMN) é definir as fronteiras do processo. Isso ajuda a nortear as próximas etapas do projeto de modelagem, evitando que as pessoas envolvidas se percam na hora de identificar as atividades que vão compor o fluxo do processo.

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2. Mapeamento das etapas do processo atual (AS-IS)

Depois de determinar quando o processo começa e quando ele termina, é hora de trabalhar no “recheio” do processo. Em outras palavras, significa identificar as atividades, os momentos de decisão e a sequência das atividades. É natural que existam diferentes versões na forma como um processo é realizado. Por isso, durante o exercício de mapear a visão atual do processo, é muito importante contar com uma equipe multidisciplinar, que deve chegar a um consenso sobre a forma com que o trabalho é geralmente feito.

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Inicialmente, também é interessante utilizar ferramentas manuais na hora de conduzir o mapeamento, como notas autoadesivas, blocos de nota, flipcharts e canetas coloridas. Essas ferramentas facilitam o trabalho colaborativo, dando mais visibilidade para as questões que estão sendo discutidas.

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3. Revisão do processo e construção de uma nova versão otimizada (TO-BE)

Depois de identificar a versão atual do processo, é hora de a equipe refletir sobre quais pontos podem ser melhorados. Como estamos trabalhando com um time multidisciplinar, é natural que as ideias se sobreponham e/ou se afastem. É necessário permitir a divergência para, depois e aos poucos, começar a criar um consenso de ideias. A partir desse consenso, os participantes do projeto deverão criar uma versão otimizada do processo, com as melhorias feitas.

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4. Implantação da nova versão do processo

Uma vez que você tenha transformado o processo, precisa comunicá-lo aos envolvidos no fluxo do trabalho, alinhando como ficou o diagrama do processo finalizado. Nesse sentido, o fluxograma de processo ajuda muito a disseminar a versão atualizada do processo pela organização, pois se trata de um diagrama visual e simples de ser lido até mesmo por leigos.

Depois de consolidar a versão nova do processo utilizando as ferramentas manuais, você pode transferi-la para um software e disponibilizá-la no repositório de informações utilizado na sua empresa, tornando o diagrama do processo acessível para todos.

5. Monitoramento do desempenho do processo

A nova versão do processo, modelada com a ajuda do fluxograma de processo, precisa ter seu desempenho acompanhado periodicamente, para garantir que a organização alcance os resultados esperados. Estabeleça indicadores-chave de performance que te ajudem a verificar a saúde do processo!

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Conseguiu materializar melhor a aplicação do fluxograma de processo na sua empresa? Tenha em mente que o fluxograma é apenas uma das ferramentas que podem ser utilizadas na modelagem de processos de negócio. Atualmente, existem notações mais modernas, como o BPMN (Business Process Model and Notation), que é padronizada e, portanto, mais útil do que o fluxograma na hora de descrever processos de negócio complexos.

Leia o post completo sobre BPMN e se aprofunde no assunto!

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