Fluxograma de processo: o que é e como utilizar essa ferramenta na modelagem de processos

Última atualização em 04/12/2024

O fluxograma de processo é uma das principais formas de representar os processos graficamente, sendo uma ferramenta essencial para qualquer organização que busca melhorar sua eficiência e eficácia operacional. 

Ele proporciona uma representação gráfica clara e objetiva dos fluxos de trabalho, permitindo identificar etapas, responsáveis, entradas e saídas de cada processo. Se você precisa reduzir custos e aumentar o desempenho e controle dos processos, pode se beneficiar muito da modelagem de processos.

Neste post iremos nos aprofundar no tema de fluxograma de processos, abordando desde o conceito a formas de fazer. Boa leitura!

O que é um fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo é um conjunto de símbolos gráficos conectados de forma lógica, formando uma sequência de passos que demonstram a execução de um trabalho.

Essa ferramenta é amplamente utilizada para modelar processos de negócio.  De acordo com o BPM CBOK v3.0, que reúne as boas práticas em gestão de processos, O Fluxograma de processo pode ter aplicações em:

• Mapeamento de processos industriais;
• Análises de saídas e entradas em centros de expedição;
• Descrição dos fluxos de materiais, papéis e máquinas;
• Entre outras utilidades.

Por conta da sua característica visual, o fluxograma de processo facilita a compreensão dos processos, mostrando de forma simples como o trabalho funciona em uma organização.

A partir do momento em que o processo ganha visibilidade, é mais fácil enxergar lacunas, desvios e gargalos, sugerir otimizações, documentar e comunicar o processo.

Veja abaixo dois exemplos de processos modelados com fluxograma:

Para que serve um fluxograma de processos?

Como se trata de uma ferramenta bem simples de ser aplicada, o fluxograma de processo normalmente é utilizado, segundo o CBOK, para dar velocidade à captura de um fluxo de processo e começar um projeto de modelagem de processos com poucos recursos.

O uso de um fluxograma é ainda mais útil para mostrar a primeira versão do processo, elaborada durante o mapeamento de processos (AS-IS), e a versão modificada do processo, construída na etapa de transformação de processos (TO-BE). Se você deseja entender mais profundamente como essas duas etapas funcionam e se relacionam, leia o nosso post completo sobre AS-IS e TO-BE.

Para conseguir aplicar o fluxograma de processo na prática é preciso antes conhecer os símbolos que fazem parte dessa notação. Confira alguns a seguir.

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Quais os símbolos utilizados em um fluxograma de processo

Embora exista um padrão ANSI para a representação de fluxos de sistemas, ainda há muitas variações nos símbolos utilizados em fluxogramas, que servem para atender a diferentes objetivos. Mesmo os símbolos de fluxograma mais comumente utilizados podem apresentar diferenças na aparência de organização para organização.

Confira o conjunto de símbolos de fluxograma de processo mais comumente utilizado nos trabalhos de modelagem:

1. Início ou fim

Este símbolo, semelhante a uma cápsula horizontal, é utilizado para marcar a(s) entrada(s) e a(s) saída(s) do processo, sinalizando quando o processo começa e quando termina.

Normalmente, um processo começa a partir da introdução de um insumo, que pode ser uma matéria-prima, informações, solicitações etc., e termina com a entrega de um ou mais resultados. Todo processo precisa ter início e fim, ou seja, ter fronteiras bem delimitadas.

2. Processo

Este símbolo, representado por um retângulo horizontal, indica a série de etapas ou atividades necessárias para entregar um resultado. O fluxo de atividades deve estar em sequência e demonstrar a execução do processo.

Por exemplo, em uma pizzaria poderíamos ter um processo que abrange do pedido à entrega (order to cash) com as seguintes atividades:

• Receber ligação;
• Registrar o atendimento;
• Preparar a pizza;
• Embalar;
• Entregar;
• Cobrar a pizza.

Neste caso, utilizaríamos um retângulo para representar cada atividade.

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3. Decisão

O símbolo de decisão, representado por um losango, indica momentos em que a direção do fluxo depende de uma tomada de decisão, ou seja, o processo pode seguir por mais de um caminho.

Por exemplo, no processo de cobrança o cliente pode optar por diversas formas de pagamento. Para cada uma dessas formas de pagamento, uma ação diferente é exigida. Se o cliente optar por pagar à vista, o atendente deverá receber o dinheiro e devolver o troco, caso seja necessário. Já se o cliente optar por pagar no crédito, o atendente deverá processar o cartão de crédito e o pagamento estará sujeito à aprovação.

4. Fluxo

O fluxo, representado por um seta, demonstra como as etapas do processo estão conectadas, indicando a sequência de realização dessas etapas. Em um fluxograma, nenhum dos elementos pode estar solto, sem uma seta apontando para ele. Afinal, o que está sendo mapeado é um fluxo. Se o símbolo estiver solto, não há como saber qual o momento em que ele deve ser considerado durante a execução do processo.

5. Processo pré-definido

O símbolo de processo pré-definido, representado por um retângulo horizontal sobreposto com um retângulo vertical em cada uma das extremidades, indica uma parte do processo que já foi mapeada em outro fluxograma. É utilizado para preservar a consistência do mapeamento, evitando que essa parte do processo seja interpretada como algo novo, passível de modificação.

6. Operação manual

Este símbolo, representado por um trapézio invertido, indica uma atividade que precisa obrigatoriamente ser feita manualmente. Por exemplo, para uma máquina funcionar alguém precisa manualmente apertar o botão de ligar.

7. Documento

Este elemento, simbolizado por retângulo com a parte inferior “ondulada”, indica que um documento é gerado durante o processo. Esse documento pode ser um relatório, uma proposta, um contrato, um termo de compromisso etc.

8. Vários documentos

É a sobreposição do símbolo de documento, que serve para indicar que são produzidos vários documentos durante o processo.

9. Espera

Representado por um retângulo com a borda direita arredondada, o símbolo de espera serve para apontar o tempo de espera necessário para o prosseguimento do processo. Por exemplo, um vendedor de software normalmente precisa esperar pelo menos um dia para o cliente assinar um contrato antes de dar início à implantação do produto.

10. Conector

Um conector, representado por um círculo, serve para ligar um ponto a outro dentro do conjunto de atividades do processo.

Enquanto o fluxo, elemento representado por uma seta sobre o qual falamos no item 4, representa a ligação entre elementos próximos, o conector vai ajudar a ligar pontos mais distantes do processo, que ficariam confusos caso fossem ligados por uma seta. Basta escrever uma letra dentro de cada conector para indicar a direção de continuidade do fluxo.

Esses são os principais símbolos utilizados para criar um fluxograma de processo. Mas, como dito anteriormente, a lista de símbolos não para por aí e você eventualmente pode encontrar outras variações. E já que estamos falando de símbolos e variações, vale destacar que existem pelo menos dois tipos de fluxograma de processo: o fluxograma de processo linear e o fluxograma de processo funcional. Continue lendo para saber a diferença entre os dois!

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Tipos de fluxograma de processo

1. Fluxograma de processo linear

É aquele que basicamente demonstra quando o processo começa e quando termina, a sequência das atividades, além de indicar, é claro, os momentos de tomada de decisão.

2. Fluxograma de processo funcional

É aquele que, além de demonstrar o início e o término do processo, a sequência de atividades e os momentos de tomada de decisão, também traz uma visão de atores do processo, utilizando “raias” para atribuir responsabilidades.

Raias são elementos gráficos que lembram contêineres e que “abrigam” todas as atividades, decisões e outros elementos pertencentes a determinado departamento, papel ou pessoa.

Uma vez que você tenha conseguido memorizar os principais elementos do fluxograma de processo e seus respectivos significados, está pronto para começar a aplicá-lo na sua organização. Entenda a seguir o passo a passo de como fazer isso no contexto da modelagem de processos de negócio!

8 passos de como fazer um fluxograma de processos

Podemos dividir a modelagem de processos em 5 etapas, sendo que o fluxograma é utilizado dentro de algumas delas.

1. Definição do início e do fim do processo

O primeiro passo na hora de modelar os processos usando um fluxograma (ou outra notação de sua preferência, como o BPMN) é definir as fronteiras do processo. Isso ajuda a nortear as próximas etapas do projeto de modelagem, evitando que as pessoas envolvidas se percam na hora de identificar as atividades que vão compor o fluxo do processo.

Leia também: Como fazer organização de processos? Aprenda em 6 passos simples!

2. Mapeamento das etapas do processo atual (AS-IS)

Depois de determinar quando o processo começa e quando ele termina, é hora de trabalhar no “recheio” do processo. Em outras palavras, significa identificar as atividades, os momentos de decisão e a sequência das atividades. É natural que existam diferentes versões na forma como um processo é realizado.

Por isso, durante o exercício de mapear a visão atual do processo, é muito importante contar com uma equipe multidisciplinar, que deve chegar a um consenso sobre a forma com que o trabalho é geralmente feito.

3- Escolha da ferramenta

Utilize uma ferramenta de criação de fluxogramas, como Microsoft Visio, Lucidchart, ou até mesmo ferramentas gratuitas como Google Drawings.

Também é possível usar ferramentas manuais, como notas autoadesivas, blocos de nota, flipcharts e canetas coloridas. Essas ferramentas facilitam o trabalho colaborativo, dando mais visibilidade para as questões que estão sendo discutidas.

Como escolher a ferramenta adequada

Escolher a ferramenta adequada para construir um fluxograma de processos é fundamental para garantir a eficiência e a clareza na representação das atividades. Primeiramente, é importante identificar as necessidades específicas do projeto, como o nível de detalhe necessário, a complexidade do processo e os recursos disponíveis.

Além disso, é importante considerar a compatibilidade da ferramenta com outros sistemas utilizados pela empresa e se ela oferece suporte adequado e atualizações regulares.

Por último, avalie o custo-benefício, incluindo licenciamento e treinamento necessário, também é fundamental para garantir que a ferramenta escolhida atenda às expectativas e melhore a produtividade da equipe.

4. Selecione os símbolos adequados

Utilize os símbolos padronizados de fluxograma, como retângulos para atividades, losangos para decisões e setas para indicar o fluxo.

A linguagem universal dos fluxogramas se baseia em símbolos padronizados, cada um com um significado específico, conforme falamos acima:

• Evento de Início/Fim: Oval representa o início ou fim do processo.
• Atividade: Retângulo representa uma ação realizada no processo.
• Decisão: Diamante representa uma decisão que precisa ser tomada.
• Conector: Círculo conecta diferentes partes do fluxograma.
• Linha de Fluxo: Linha com setas indica a direção do fluxo do processo.

5. Desenhe o fluxograma

Com as ferramentas escolhidas e os símbolos em mente, chegou a hora de dar vida ao seu fluxograma:

• Inicie com o evento de início.
• Conecte as atividades na ordem em que são executadas.
• Utilize símbolos de decisão para representar pontos de escolha.
• Conecte as linhas de fluxo de acordo com as decisões tomadas.
• Finalize com o evento de fim.

 Organize as informações coletadas em um diagrama visual, posicionando os símbolos de forma a representar claramente o processo.

6. Revisão do processo e construção de uma nova versão otimizada (TO-BE)

Depois de identificar a versão atual do processo, é hora de a equipe refletir sobre quais pontos podem ser melhorados. Como estamos trabalhando com um time multidisciplinar, é natural que as ideias se sobreponham e/ou se afastem. É necessário permitir a divergência para, depois e aos poucos, começar a criar um consenso de ideias.

A partir desse consenso, os participantes do projeto deverão criar uma versão otimizada do processo, com as melhorias feitas.

7. Implantação da nova versão do processo

Uma vez que você tenha transformado o processo, precisa comunicá-lo aos envolvidos no fluxo do trabalho, alinhando como ficou o diagrama do processo finalizado. Nesse sentido, o fluxograma de processo ajuda muito a disseminar a versão atualizada do processo pela organização, pois se trata de um diagrama visual e simples de ser lido até mesmo por leigos.

Depois de consolidar a versão nova do processo utilizando as ferramentas manuais, você pode transferi-la para um software e disponibilizá-la no repositório de informações utilizado na sua empresa, tornando o diagrama do processo acessível para todos.

8. Monitoramento do desempenho do processo

A nova versão do processo, modelada com a ajuda do fluxograma de processo, precisa ter seu desempenho acompanhado periodicamente, para garantir que a organização alcance os resultados esperados. Estabeleça indicadores-chave de performance que te ajudem a verificar a saúde do processo!

Benefícios de usar um fluxograma de processos

1. Visualização Clara e Abrangente do Fluxo de Trabalho:

Os fluxogramas fornecem uma representação visual descomplicada do fluxo de trabalho, permitindo que todos os envolvidos, desde os colaboradores da linha de frente até a alta gerência, compreendam facilmente as etapas, decisões, responsabilidades e interconexões presentes em um determinado processo. Essa clareza proporciona diversos benefícios, tais como:

• Alinhamento estratégico: Facilita a comunicação e o alinhamento entre as equipes, garantindo que todos estejam trabalhando em prol dos mesmos objetivos e com base em um entendimento comum do processo.
• Treinamento eficaz: Torna o processo de treinamento de novos colaboradores mais eficiente, pois estes podem visualizar de forma rápida e intuitiva as etapas que deverão executar e como se relacionam com o todo.
• Identificação de gargalos: Permite a rápida identificação de gargalos e pontos de ineficiência no processo, facilitando a análise e a implementação de medidas corretivas.

2. Melhoria na Comunicação e Colaboração:

Ao servir como uma linguagem comum para todos os envolvidos, os fluxogramas promovem uma comunicação mais clara, objetiva e eficiente entre as equipes. Isso se traduz em diversos benefícios, como:

• Redução de conflitos: A clareza proporcionada pelos fluxogramas diminui a probabilidade de interpretações errôneas e conflitos entre as áreas, otimizando o trabalho em equipe.
• Aumento do engajamento: Quando os colaboradores compreendem claramente o seu papel no processo e como este se relaciona com o todo, sentem-se mais engajados e motivados a contribuir para o sucesso da organização.
• Melhoria na tomada de decisões: A comunicação clara e o entendimento compartilhado do processo facilitam a tomada de decisões mais assertivas e estratégicas por parte de todos os envolvidos.

3. Otimização da Eficiência e da Produtividade:

Os fluxogramas servem como base para a análise e otimização dos processos, possibilitando a identificação de oportunidades para eliminar gargalos, reduzir retrabalho, automatizar tarefas e simplificar etapas. Isso se traduz em diversos benefícios tangíveis para a organização, como:

• Redução de custos: A otimização dos processos leva à diminuição de custos com retrabalho, desperdícios de tempo e materiais, e retrabalho, gerando economia para a empresa.
• Aumento da produtividade: O tempo gasto em atividades desnecessárias é reduzido, liberando os colaboradores para se concentrarem em tarefas que agregam mais valor ao negócio.
• Melhoria na qualidade: A otimização dos processos contribui para a entrega de produtos e serviços com maior qualidade, consistência e confiabilidade.

4. Facilitação da Implementação de Melhorias Contínuas:

Os fluxogramas documentam os processos de forma clara e detalhada, servindo como base para a implementação de iniciativas de melhoria contínua. Isso se traduz em diversos benefícios, como:

• Identificação de oportunidades de melhoria: A análise dos fluxogramas permite identificar facilmente pontos de ineficiência e oportunidades para aprimorar o processo.
• Padronização de procedimentos: Os fluxogramas servem como base para a padronização dos procedimentos, garantindo que todos os colaboradores executem as tarefas da mesma forma, com mais consistência e qualidade.
• Melhoria contínua: A documentação clara dos processos facilita a implementação de um ciclo de melhoria contínua, onde os processos são constantemente revisados e aprimorados.

5. Aprimoramento da Tomada de Decisões Estratégicas:

Com base na visão holística proporcionada pelos fluxogramas, os gestores podem tomar decisões estratégicas mais embasadas e assertivas, direcionando os esforços da organização para os pontos que geram maior impacto nos resultados. Isso se traduz em diversos benefícios, como:

• Alocação otimizada de recursos: Os recursos da organização podem ser alocados de forma mais eficiente, direcionando-os para as áreas que realmente contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos.
• Identificação de novas oportunidades: A análise dos fluxogramas pode revelar

Situações em que o fluxograma de processos não é indicado

Quando não usar um fluxograma de processos

Embora os fluxogramas sejam amplamente utilizados na gestão de processos, existem algumas situações em que eles podem não ser a melhor abordagem. Veja quando evitar o uso de fluxogramas:

Processos muito simples ou rotineiros

Para processos muito simples, com poucas etapas e bem estabelecidos, o uso de um fluxograma pode ser desnecessário. Nesses casos, uma descrição textual ou uma lista de passos pode ser suficiente e mais prática.

Processos altamente variáveis ou imprevisíveis

Quando um processo envolve muitas exceções, variações ou decisões imprevisíveis, um fluxograma pode se tornar muito complexo e difícil de manter atualizado. Nesses casos, uma abordagem mais flexível, como a documentação de princípios e diretrizes, pode ser mais apropriada.[

Processos em constante mudança

Se um processo está em constante evolução e mudança, o esforço de criar e manter um fluxograma atualizado pode ser excessivo. Nesses casos, é melhor focar em documentar os princípios e objetivos do processo, permitindo que a equipe se adapte conforme necessário.

Processos com muitas interações e feedback loops

Quando um processo envolve muitas interações, feedback loops e decisões não lineares, um fluxograma tradicional pode se tornar muito complexo e pouco intuitivo. Nessas situações, outras representações, como diagramas de rede ou mapas de processos, podem ser mais adequadas.

Processos altamente dependentes de pessoas

Se um processo depende muito da experiência e do julgamento de pessoas, um fluxograma pode não capturar adequadamente essa dinâmica. Nesses casos, a documentação de diretrizes, políticas e responsabilidades pode ser mais útil do que um fluxograma rígido.

Conseguiu materializar melhor a aplicação do fluxograma de processo na sua empresa?

Tenha em mente que o fluxograma é apenas uma das ferramentas que podem ser utilizadas na modelagem de processos de negócio. Atualmente, existem notações mais modernas, como o BPMN (Business Process Model and Notation), que é padronizada e, portanto, mais útil do que o fluxograma na hora de descrever processos de negócio complexos.

Agora que você já sabe tudo sobre fluxograma de processo, aproveite para conhecer a consultoria de gestão de processos da Euax e veja como podemos ajudar a sua empresa!