Plano de Continuidade de Negócios (PGCN): 4 passos infalíveis para criar o seu

PGCN Plano de gestão de continuidade de negócios

Caso um evento negativo impactasse o funcionamento da sua empresa agora, você saberia como contornar a situação e seguir em frente com o negócio? Esse é o tipo de circunstância que, geralmente, as empresas não preveem. Daí a importância de ter um Plano de Continuidade de Negócios (PCN), para evitar maiores problemas.

Esse plano vai ajudar a sua organização a agir de forma coordenada para superar qualquer evento que impacte negativamente os negócios. Quer saber mais sobre o PCN e como criar um? Então siga a leitura, pois vamos ensinar!

O que é Plano de Continuidade de Negócios?

Plano de Continuidade de Negócios é uma estratégia documentada para a continuidade das operações caso acontecerem eventos que impactem o negócio de forma negativa. Acompanhe para entender melhor:

Você sabia que 41% das organizações não têm um plano de continuidade de negócios documentado? Os dados são de um levantamento do IT Trends. Além disso, o mesmo levantamento mostra que 29% das empresas não têm planos de recuperação de desastres. Isso significa que as organizações possuem operações desprotegidas contra ameaças e riscos.

Elas entram em desespero nos momentos de crise, pois não fizeram um planejamento anterior. As perdas financeiras e os prejuízos à reputação acabam sendo grandes, e a recuperação após a crise é lenta e morosa.

O Plano de Continuidade de Negócios contorna essa situação, pois trata-se de uma estratégia para orientar as pessoas, os processos e o uso das tecnologias para enfrentamento de situações de crise e desastres. Esse documento faz parte de uma estratégia maior que chamamos de Gestão de Continuidade de Negócios. Nessa estratégia, também estão o Plano de Gerenciamento de Crises, o Plano de Recuperação de Desastres, e outros que citaremos a frente.

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É comum associarmos a Gestão de Continuidade de Negócios à Gestão de Riscos Corporativos, e essa associação está correta, desde que tenhamos em mente que se trata de coisas diferentes. Vamos entender melhor essa relação?

Diferença entre Gestão de Riscos Corporativos e Gestão de Continuidade de Negócios

A gestão de riscos corporativos foca em mapear os riscos aos quais a organização está exposta e agir para mitigá-los ou aproveitá-los, em caso de eventos benéficos. Já a Gestão de Continuidade de Negócios é uma estratégia para agir sobre eventos negativos quando acontecerem, de modo a reduzir o impacto que eles podem ter na organização.

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Ou seja, na Gestão de Riscos o foco está mais na prevenção e mitigação, enquanto na Gestão de Continuidade e foco está em manter o funcionamento das operações mesmo após um grande impacto.

Podemos dizer que a Gestão de Continuidade está diretamente relacionada à Gestão de Riscos, ambas têm a missão de criar planos para lidar com a possibilidade de crises e problemas.

Diferença entre crise e contingência

Aí estão outros dois termos comuns que orbitam esse tema. Trocando em miúdos, crise é o momento em que um evento acontece e impacta negativamente o funcionamento da empresa. Isso leva à necessidade de contingência, que é quando a empresa mobiliza pessoas e recursos para responder à crise e buscar a continuidade das operações críticas.

É por isso que o Plano de Continuidade precisa responder quais são os processos críticos para o negócio e os riscos existentes. Ele também precisa dizer quais são os recursos necessários para enfrentar as ameaças e o que precisa ser monitorado e controlado.

Ameaças à continuidade dos negócios

As ameaças variam de empresa para empresa. Porém, em geral, podemos citar alguns exemplos de ameaças comuns. São elas:

  • Falhas tecnológicas;
  • Catástrofes naturais;
  • Fraudes;
  • Roubo;
  • Inadequação à legislação;
  • Entre outras.

Por que ter um plano de continuidade de negócios?

Permite respostas rápidas e eficientes

Uma empresa até pode implementar respostas a uma crise sem ter um plano pré-definido. Porém, esse processo será mais demorado e, geralmente, a resposta será elaborada às pressas, gerando resultados menos satisfatórios.

Um Plano de Continuidade de Negócios garante que, caso a crise vier, você tenha respostas rápidas e eficientes engatilhadas, prontas para serem colocadas em prática.

Aumenta a maturidade em governança

Fazer o Plano de Continuidade de Negócios aumenta a maturidade em governança corporativa, de TI e de segurança da informação. Ele ajuda a identificar os riscos presentes nas operações e saber como lidar com eles, criando uma governança mais robusta, assertiva e preparada para crises.

Estrutura uma gestão eficaz de riscos

Gestão de Riscos Corporativos não consiste apenas em fazer planos de mitigação: uni-la com a Gestão de Continuidade de Negócios para caso a crise surgir é essencial. Assim, a empresa pode reagir mesmo caso não consiga evitar eventos negativos.

Eleva a percepção dos clientes em relação à imagem da marca

Crises de imagem podem levar uma empresa às ruínas. Um Plano de Continuidade ajuda a manter a empresa em bom funcionamento mesmo quando estiver passando por problemas, para que a reputação da empresa não fique manchada perante clientes, fornecedores, parceiros e todos os stakeholders.

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Dá agilidade ao negócio

Agilidade é capacidade de se adaptar aos diferentes contextos. Isso é fundamental no mercado de hoje, que passa por mudanças muito rápidas constantemente. O que ontem era, amanhã pode já não ser.

De repente, uma crise bate à porta. E a sua empresa, está preparada para se adaptar? Se ela tiver um Plano de Continuidade de Negócio e souber fazer Gestão de Continuidade, sim: isso dá agilidade para que a empresa sobreviva no mercado e deixe a concorrência para trás. Esse é o diferencial entre uma empresa que sobrevive à crise e aquelas que vão à falência.

Agora que você já entendeu como o Plano de Continuidade é importante, vamos ao principal: ensinaremos como fazer um em apenas 4 passos! Siga a leitura para conferir:

Como fazer um plano de continuidade de negócios em 4 passos

1. Preparação

A primeira etapa é a preparação do projeto. É importante que ele seja feito de forma colaborativa e participativa, para que os envolvidos no processo possam dar contribuições na criação do plano.

Criar um plano de trabalho que organize as ações também é fundamental. Afinal, trata-se de um projeto que vai envolver várias pessoas da organização e precisa ser tocado de forma organizada. Portanto, estabeleça responsáveis, metodologias, cronograma, atividades e todo planejamento que um projeto deve ter.

2. Análise

Feita a preparação, podemos iniciar a etapa de análise. É nela que faremos um diagnóstico do ambiente, considerando processos, instalações, tecnologias, recursos críticos e pessoas. A ideia é começar a definir uma estratégia com base nos problemas que podem surgir.

Nessa etapa, ocorre a análise do ambiente, para entendermos quais são os serviços e processos críticos para a organização, isto é, aqueles que são um ponto chave e não podem parar em hipótese alguma.

A criação de um BIA (Business Impact Assessment) é fundamental aqui: o BIA determina os potenciais efeitos da interrupção de determinados processos caso houver um problema.

Entre as ferramentas que podem ser utilizadas, podemos citar entrevistas com stakeholders, a Matriz SWOT e a Matriz de Probabilidade e Impacto.

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3. Desenho

Agora, já podemos começar a desenhar a documentação com base nas análises feitas anteriormente. Em geral, um PCN possui os seguintes tópicos:

  • Momento em que o plano deve ser acionado e mecanismo de ativação;
  • Declaração de política;
  • Objetivo e escopo;
  • Instruções sobre como usar o plano;
  • Potenciais cenários de perda;
  • Identificação, análise e avaliação de riscos;
  • Ações a serem tomadas;
  • Responsabilidades;
  • Roteiro de simulação.

Além do Plano de Continuidade de Negócio, a Gestão de Continuidade de Negócios deve criar:

  • Plano de Contingência: orienta as ações a serem tomadas imediatamente após o evento ocorrer, para impedir a interrupção das operações, dar respostas e combater a situação adversa;
  • Plano de Gerenciamento de Crises: descreve um conjunto de ações, funções e responsabilidades, e define o que será feito para contornar a crise como um todo e sobreviver a ela;
  • Plano de recuperação de desastres: serve para recuperar os danos causados à empresa por causa da crise, uma vez que estiver controlada;
  • Plano de testes: sem a realização de testes, não podemos garantir que o plano é eficiente, certo? Por isso, o plano de testes documenta os objetivos, forma de realização e escopo dos testes;
  • Plano de Gestão de Continuidade dos Negócios: esse plano abraça toda a estratégia de Gestão de Continuidade, documentando todas as ações e objetivos dela.

Plano de gestão de continuidade de negócios PGCN

4. Encerramento

Por último, observamos os resultados para verificar se os objetivos foram atingidos e temos um plano eficiente e completo.

Antes, o negócio estava vulnerável, as operações desprotegidas contra ameaças e riscos e uma crise seria sinônimo de desespero e perda financeira. Agora, a empresa precisa estar preparada para situações de crise e desastre, ser capaz de retomar e recuperar o negócio rapidamente e minimizar os impactos financeiros e de reputação.

E aí, pronto para ser capaz de recuperar, responder às incertezas e proteger o seu negócio? Quando se trata de riscos e crises, nada melhor do que contar com a experiência de profissionais qualificados que já passaram por isso. Nesse sentido, podemos te ajudar a fazer Gestão de Continuidade de Negócios para proteger a sua empresa.

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