Modelo de projeto: 8 passos para criar um para o seu negócio

Última atualização em 26/12/2024

O modelo de projeto serve como um guia, facilitando ajustes e melhorias ao longo do processo, o que é especialmente importante em contextos complexos e em projetos que envolvem múltiplos stakeholders.

Esse modelo estabelece as etapas a serem seguidas, define os recursos necessários e orienta a equipe em relação aos prazos, orçamentos e entregáveis. Através do modelo, é possível minimizar riscos, alinhar expectativas e promover uma comunicação mais clara entre os envolvidos, otimizando o tempo e os esforços.

Neste post, iremos apresentar tudo o que você precisa saber sobre modelos de projeto e como criá-los para o seu negócio. Veja a seguir:

Em primeiro lugar, vamos começar com um conceito inicial importante:

O que é um modelo de projeto?

Um modelo de projeto é um modelo padrão, em formato de template ou documento, com o objetivo de servir de base e tornar as tarefas de gestão de projetos mais simples e objetivas.

Logo, o modelo de projeto pode ser adaptado conforme a iniciativa, o que traz segurança, agilidade e foco para o andamento dos projetos.

Assim, você poderá criar projetos com base em um escopo bem construído e aperfeiçoado a partir de lições aprendidas.

Mas além disso, utilizar um modelo de projeto pode proporcionar diversos outros benefícios para uma organização.

Quer saber quais são? Acompanhe a leitura e descubra por que utilizar um modelo de projeto!

Por que utilizar um modelo de projeto?

Utilizar um modelo de projeto pode proporcionar diversos benefícios para uma organização, como:

• Economia de tempo: ter uma base de planejamento bem estruturada faz com que ganhemos agilidade no desenvolvimento dos projetos;
• Ganhos de qualidade: as lições aprendidas ganhas a partir da experiência com projetos anteriores possibilitam aperfeiçoar os modelos de projeto;
• Criação de padrões: se algo não der certo com o modelo original, podemos voltar e melhorar o padrão, garantindo que os próximos projetos executados não sofram as mesmas falhas;
• Aumenta as chances de sucesso: se você já tem uma receita de bolo, você sabe que ela funciona, não é? Tendo esse modelo, crescem as chances da sua empresa atingir bons resultados.

Ou seja, ter um modelo de projeto é algo que só tem a beneficiar o seu negócio, não é?

Por isso, agora que já entendemos o que é um modelo de projeto e quais são os seus benefícios, chegou o momento de irmos para a parte prática!

Entenda como desenvolver um modelo de projeto para a sua empresa em 8 passos:

8 passos para criar um modelo de projeto

1. Defina o propósito do modelo

O primeiro passo no desenvolvimento de um modelo de projeto é identificar o seu propósito. Isso porque dependendo do seu propósito, a construção do modelo pode variar em:

• Estilo de modelo;
• Campos a serem informados;
• Ferramentas utilizadas;
• Treinamento necessário.

Enquanto isso, para projetos com propósitos semelhantes, o modelo de projeto faz com que já exista uma lista de tarefas a serem feitas, ou o tempo necessário para cada atividade, por exemplo.

Acesse também o nosso post sobre roadmap de projetos

2. Estabeleça por quem e quando o modelo será utilizado

Com o propósito do modelo já definido, é hora de considerar quem irá utilizar o modelo de projeto, e quando ele será utilizado.

Ou seja, quais tipos de profissionais estão envolvidos e quais as suas habilidades e em que momento do projeto o modelo será utilizado (planejamento, monitoramento, uma reunião específica, etc.).

Afinal, de nada vale criar um modelo de projeto em uma ferramenta que exige conhecimentos técnicos que a equipe não possui.

3. Decida a identidade visual do modelo

Assim que as informações iniciais forem definidas, podemos pensar no template ou documento do modelo de projeto em si.

A identidade visual do modelo de projeto varia conforme o que funciona para cada equipe. Aqui, devemos considerar o estilo e a cultura do negócio.

Mesmo porque, enquanto uma empresa pode precisar de um modelo bem detalhado e formal, outra pode buscar um modelo mais informal e interativo.

4. Selecione ferramentas para apoiar o modelo

Seguindo os passos anteriores, temos uma base para começar a estruturar o modelo de projeto. Para facilitar esse processo, podemos contar com o apoio de ferramentas, como:

• Canvas de Projeto;
• Mapa Mental;
• Cronograma;
• Software de desenvolvimento de projetos.

Dessa forma, a equipe envolvida pode ter acesso colaborativo ao modelo de projeto, além de um maior controle e organização do template. Afinal, estamos falando de uma solução tecnológica.

Quer conhecer mais ferramentas de projetos? Leia mais em nosso post sobre “As 13 ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas e como escolher a melhor para sua empresa”.

5. Construa o modelo de projeto: detalhado ou direcionador?

Nessa etapa colocamos a mão na massa e partimos para a construção do nosso modelo, seja ele um template ou um documento.

Além disso, a extensão do modelo de projeto varia de acordo com a sua complexidade, podendo conter mais ou menos campos a serem informados.

Ainda, existem dois tipos principais de modelo de projetos:

Detalhado: a cultura de empresas que optam por esse modelo exige um planejamento detalhado. Por sua vez, o modelo de projeto detalhado irá conter todas as informações do andamento do projeto, que será seguido à risca, desde prazos de entrega até responsáveis por cada tarefa;

Direcionador: funciona como um guia e contem apenas as informações essenciais. Assim, o modelo direcionador abre espaço para novas ideias e incentiva o debate durante o andamento do projeto.

6. Teste, valide e melhore o modelo

Agora que temos um modelo de projeto pronto, precisamos verificar se ele funciona. Para isso, vamos utilizar um projeto real e aplicá-lo ao modelo.

Após isso, é preciso verificar o que deu certo e o que não deu certo, e fazer as alterações necessárias no modelo de projeto.

7. Realize o treinamento da equipe

Para garantir que o modelo de projeto seja bem utilizado, a equipe envolvida deve ser capacitada. Os treinamentos de capacitação para trabalhar com modelos de projeto possibilitam que a equipe:

• Entenda o propósito de utilizar um modelo de projeto;
• Esclareça dúvidas;
• Tenha novas ideias;
• Esteja preparada para auditorias;
• Tenha capacidade de evoluir o modelo de projeto;
• Seja engajada;
• Tenha um canal de comunicação.

8. Crie uma política de atualização do modelo

Por fim, é fundamental garantir que o modelo se mantenha atualizado. Para isso, o mais seguro a se fazer é atribuir donos ao modelo de projeto criado.

Assim, cabe aos profissionais selecionados fazer a manutenção do modelo de projeto e garantir que ele continue funcionando.

Por fim, agora que já sabemos tudo sobre o que é um modelo de projeto e como criar um para a sua organização, resta a pergunta: o que acontece depois disso?

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Agora que você já sabe como criar um modelo de projeto, aproveite para conhecer a consultoria de gestão de projetos da Euax e saiba como podemos ajudar a sua empresa!

Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.