Gestão de ativos de T.I: o que é, qual a importância e como fazer com sucesso

Última atualização em 27/09/2024

A gestão de ativos de TI, também conhecida como IT Asset Management (ITAM), envolve o acompanhamento e a administração de todos os componentes tecnológicos de uma empresa, desde hardware e software até redes e dados.

A importância dessa prática vai além da simples manutenção de equipamentos. Ela permite uma visão holística dos recursos tecnológicos, ajudando a otimizar custos, reduzir riscos e melhorar a tomada de decisões estratégicas. 

Segundo um artigo da Atlassian, a gestão de ativos de TI é fundamental para garantir que os recursos sejam contabilizados, implementados, mantidos, atualizados e descartados de maneira eficiente.

Além disso, a gestão de ativos de TI ajuda a evitar o temido downtime, ou tempo de inatividade, que pode custar caro às empresas. No Brasil, o custo médio do downtime é de aproximadamente US$ 306 por hora, o segundo maior do mundo. Portanto, uma gestão eficaz dos ativos de TI não só protege os investimentos tecnológicos, mas também assegura a continuidade das operações!

Quer saber mais sobre gestão de ativos de T.I, seus principais benefícios e como fazer com sucesso? Então, siga a leitura!

O que é gestão de ativos de T.I

Gestão de ativos de TI refere-se ao processo de monitoramento, controle e otimização dos recursos tecnológicos de uma organização.

Esses ativos de TI incluem todos os componentes relacionados à infraestrutura tecnológica, como:

• Hardware (computadores, servidores, dispositivos de rede);
• Software (licenças, aplicações);
• Dados;
• E até mesmo contratos e acordos de suporte.

Além disso, os ativos de TI abrangem dados, bases de conhecimento, documentação e infraestrutura em nuvem, bem como serviços relacionados, como contratos de fornecedores, acordos de nível de serviço (SLAs) e assinaturas de softwares.

A gestão eficaz desses ativos permite às empresas maximizar o valor dos seus investimentos em tecnologia, garantir conformidade regulatória e de licenciamento, evitar desperdícios e redundâncias, além de mitigar riscos de segurança.

Ela também facilita o planejamento de atualizações tecnológicas e a tomada de decisões estratégicas, alinhando os recursos de TI às necessidades de negócios.

Mas, os benefícios não param por aí! Veja no tópico a seguir por que a sua empresa deve fazer a gestão de ativos de T.I!

Por que é importante fazer a gestão dos ativos

A importância da gestão de ativos de TI está diretamente ligada à eficiência operacional, segurança da informação e ao uso estratégico dos recursos tecnológicos de uma empresa. Fazer a gestão desses ativos garante que as organizações possam maximizar o valor de seus investimentos em tecnologia, evitar desperdícios e mitigar riscos.

Veja abaixo os principais benefícios dessa prática:

Além de todas essa vantagens, a gestão de ativos de T.I também permite:

Aumentar a eficiência operacional

Com a gestão eficaz de ativos de TI, as empresas conseguem acompanhar em tempo real o desempenho e a utilização de seus recursos. Isso permite a identificação de redundâncias, a otimização do uso de hardware e software e uma resposta rápida a possíveis falhas, evitando paradas inesperadas e perdas de produtividade.

Melhorar a segurança da informação

Gerenciar os ativos de TI garante que os sistemas e softwares estejam sempre atualizados e em conformidade com as regulamentações de segurança. Isso reduz o risco de vulnerabilidades e ataques cibernéticos, além de facilitar o controle de acessos e a proteção de dados sensíveis.

Entrar em conformidade regulatória

Uma gestão adequada dos ativos de TI assegura que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações do setor (como a LGPD, por exemplo), o licenciamento de software e as normas de proteção de dados. Isso evita multas e sanções legais que poderiam prejudicar as operações.

Planejar estratégicamente e escalar o negócio

Com uma visão clara dos ativos tecnológicos, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre futuras expansões, investimentos ou aquisições. A gestão de ativos permite prever quando será necessário aumentar a capacidade, atualizar sistemas ou investir em novas tecnologias, garantindo o alinhamento da infraestrutura de TI com as metas de negócios.

Ciclo de vida dos ativos

O ciclo de vida dos ativos de TI é composto por etapas que vão desde a aquisição dos recursos até o momento em que eles são descartados ou substituídos. Entender essas fases é essencial para garantir uma gestão eficiente e prolongar a utilidade dos ativos. Confira:

Aquisição

A fase de aquisição envolve o processo de planejamento, seleção e compra de ativos de TI. Nessa etapa, a empresa avalia suas necessidades tecnológicas, escolhe fornecedores e realiza a compra de hardware, software e outros recursos digitais.

Também inclui a implementação e o registro desses ativos, garantindo que eles estejam devidamente configurados para as operações da empresa.

Operação

A fase de operação compreende o uso diário dos ativos de TI. Durante essa etapa, os ativos são monitorados para garantir que estejam funcionando de maneira eficiente e segura. É aqui que são realizadas atividades de manutenção preventiva, atualização de software, gerenciamento de licenças e otimização do uso.

A operação adequada prolonga a vida útil dos ativos e garante que eles continuem a atender às demandas da empresa.

Fim da vida útil

A última etapa do ciclo de vida dos ativos de TI ocorre quando os recursos se tornam obsoletos ou ineficazes para a operação da empresa. Nesta fase, os ativos são retirados de uso, seja por substituição, venda ou descarte adequado.

O fim da vida útil também inclui a desativação segura dos dados e a garantia de conformidade com regulamentações ambientais e de segurança, minimizando os riscos associados ao descarte incorreto.

Como fazer a gestão de ativos de T.I

A gestão de ativos de TI é um processo fundamental para garantir que os recursos tecnológicos da empresa sejam usados de maneira eficiente e segura.

Para implementar uma gestão eficaz, é necessário seguir algumas etapas estratégicas que garantem o controle, a otimização e a conformidade dos ativos:

Classificação dos ativos

O primeiro passo na gestão de ativos de TI é classificar os ativos com base em sua criticidade para o negócio. Isso significa identificar quais recursos são mais importantes para as operações e o desempenho da empresa.

Alguns ativos, como servidores centrais e sistemas de gestão, podem ser mais críticos, enquanto outros, como impressoras e dispositivos auxiliares, podem ter menor impacto. Essa classificação ajuda a priorizar investimentos e esforços de manutenção.

Implementação de sistemas de monitoramento

Para acompanhar o ciclo de vida dos ativos, é essencial implementar sistemas de monitoramento que rastreiem o uso, a performance e o estado de cada recurso.

Ferramentas de gerenciamento de ativos (ITAM) e software de monitoramento permitem o controle detalhado do inventário, alertando quando um ativo está próximo do fim de sua vida útil, requer atualizações ou apresenta problemas de desempenho.

Esse acompanhamento contínuo ajuda a prevenir falhas inesperadas e otimizar o uso dos recursos.

Manutenção preventiva e corretiva

A manutenção preventiva envolve a realização de atualizações regulares, correções de segurança e otimizações para garantir que os ativos continuem operando de forma eficiente.

Além disso, é importante contar com um plano de manutenção corretiva para resolver problemas rapidamente quando eles surgirem.

Essa abordagem preventiva e corretiva não só prolonga a vida útil dos ativos, mas também reduz o risco de interrupções nas operações da empresa.

Integração com segurança da informação e compliance

A gestão de ativos de TI deve estar integrada a outras áreas essenciais, como segurança da informação e compliance, para garantir que os ativos estejam em conformidade com normas e regulamentações, como a ISO 27001.

Essa integração é fundamental para mitigar riscos de segurança, proteger dados sensíveis e evitar penalidades por falhas regulatórias. O alinhamento com políticas de compliance assegura que todos os ativos sejam utilizados de maneira adequada e em conformidade com as legislações de proteção de dados e segurança.

Gestão de ativos de T.I ITIL

A gestão de ativos de TI segundo o framework ITIL (Information Technology Infrastructure Library) estabelece práticas padronizadas para gerenciar o ciclo de vida dos ativos de TI dentro de uma organização.

O ITIL define um conjunto de processos que permitem às empresas monitorar, controlar e otimizar seus ativos tecnológicos, desde a aquisição até o fim de sua vida útil, de forma eficiente e segura.

A abordagem ITIL foca na maximização do valor dos ativos de TI, garantindo que eles sejam geridos de acordo com as necessidades estratégicas do negócio.

Entre os principais benefícios da gestão de ativos de TI segundo a ITIL estão:

• Otimização de custos: ao adotar as práticas do ITIL, as empresas conseguem reduzir desperdícios, garantir o uso eficiente dos recursos e planejar substituições ou aquisições de maneira mais assertiva, evitando compras desnecessárias ou emergenciais.
• Melhoria da conformidade: o ITIL assegura que todos os ativos estejam em conformidade com regulamentações e políticas internas, facilitando auditorias e prevenindo sanções por descumprimento de normas, como a ISO 27001.
• Suporte à entrega de serviços de TI de alta qualidade: ao garantir uma gestão eficaz dos ativos, o ITIL contribui para que a infraestrutura de TI esteja sempre disponível, segura e funcional, suportando a entrega de serviços de TI com mais confiabilidade e consistência.

O ITIL proporciona um modelo abrangente para integrar a gestão de ativos de TI com os objetivos estratégicos da empresa, melhorando o desempenho operacional e aumentando a segurança e a confiabilidade da infraestrutura tecnológica.

Ferramentas de gerenciamento de ativos

As ferramentas de gerenciamento de ativos desempenham um papel essencial na automação e otimização de processos relacionados à administração dos recursos de TI.

Essas soluções permitem que as empresas realizem o inventário automatizado de todos os seus ativos, monitorando seu uso e ciclo de vida de forma precisa e eficiente.

Um dos principais benefícios dessas ferramentas é a redução de custos, uma vez que elas permitem um melhor planejamento de aquisições e a identificação de ativos ociosos ou subutilizados.

Além disso, ajudam a manter a conformidade com normas de segurança e auditoria, como a ISO 27001, ao garantir que os ativos estejam devidamente geridos e em conformidade com as políticas de segurança e regulamentações do setor.

Entre as ferramentas populares de gerenciamento de ativos de TI, destacam-se:

• ServiceNow: uma plataforma amplamente utilizada que oferece soluções integradas para gerenciamento de serviços e ativos de TI, facilitando o controle do ciclo de vida dos ativos e a automação de tarefas.
• Ivanti: permite a gestão completa dos ativos de TI, desde o inventário até a manutenção, com foco na automação e na melhoria da eficiência operacional.
• AssetExplorer: uma solução voltada para o gerenciamento de ativos de TI que oferece visibilidade completa do inventário, ajudando as empresas a monitorar o desempenho e a segurança de seus ativos.

Desafios da gestão

A gestão de ativos de TI enfrenta diversos desafios que podem impactar a eficiência e a segurança da infraestrutura tecnológica de uma empresa. Entre os principais obstáculos estão:

Inventário desatualizado

Manter um inventário de ativos de TI atualizado é um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações. Equipamentos e softwares muitas vezes não são devidamente registrados ou atualizados à medida que entram ou saem do ciclo de uso.

Isso pode resultar em perda de controle sobre ativos, dificultando a tomada de decisões estratégicas e elevando os riscos de segurança.

Boa prática: A automação de processos de inventário é uma solução eficaz para lidar com esse desafio. Ferramentas de gerenciamento automatizado permitem a atualização contínua do inventário, garantindo precisão nas informações e reduzindo a margem de erro humano.

Falta de integração entre sistemas

Outro grande desafio é a falta de integração entre sistemas usados na gestão de ativos e outros setores da empresa, como segurança da informação, compliance e finanças. Essa desconexão pode gerar ineficiências, duplicação de esforços e dificuldades em garantir a conformidade com normas regulatórias.

Boa prática: A adoção de soluções integradas para a gestão de ativos é uma maneira eficaz de melhorar a coordenação entre departamentos e garantir uma visão holística dos ativos. Sistemas integrados permitem que dados fluam livremente entre diferentes áreas, facilitando o controle e a gestão dos recursos.

Controle de licenças

O controle de licenças de software também é um desafio, especialmente para empresas que utilizam uma grande variedade de ferramentas e aplicativos. Licenças vencidas ou o uso indevido de softwares sem autorização podem resultar em multas, perda de conformidade e até ameaças de segurança.

Boa prática: Utilizar ferramentas específicas para o gerenciamento de licenças e garantir que a equipe esteja capacitada para monitorar e gerenciar esses ativos é crucial para evitar problemas de conformidade e assegurar o uso correto das licenças.

Capacitação da equipe

💡 A capacitação da equipe é fundamental para superar esses desafios. Treinar os colaboradores para utilizar corretamente as ferramentas de gestão de ativos e seguir as melhores práticas contribui significativamente para o sucesso da gestão, reduzindo erros e aumentando a eficiência.

Como a Euax pode ajudar na gestão de TI da sua empresa

A consultoria de TI da Euax oferece soluções personalizadas que podem transformar a gestão de ativos de tecnologia da informação da sua empresa.

Com uma equipe de especialistas altamente qualificados, a Euax se propõe a revisar e otimizar o processo de inventário, monitoramento e controle dos ativos de TI, garantindo que sua organização tenha um panorama claro e atualizado de todos os recursos disponíveis.

Além disso, a Euax auxilia na integração das melhores ferramentas de gerenciamento de ativos, permitindo que sua empresa utilize soluções que se adaptam às suas necessidades específicas. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também assegura a conformidade com normas e regulamentações essenciais, reduzindo riscos e custos.

Ao optar pela consultoria de tecnologia da informação da Euax, você estará investindo na modernização e na segurança da sua infraestrutura de TI, contribuindo para a sustentabilidade e o crescimento da sua organização.

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