Última atualização em 25/07/2023
Selecionar o ERP adequado é uma tarefa que todo gestor bem sucedido precisa realizar para garantir o bom funcionamento do seu negócio.
A boa notícia é que a tecnologia evoluiu bastante nos últimos anos e os sistemas de gestão ERP completos que antes só estavam disponíveis às grandes empresas, agora são acessíveis também aos pequenos negócios.
A má notícia é que em um mercado com dezenas, ou talvez centenas, de opções de sistemas, os gestores precisam se atentar para fazer a escolha certa na hora de selecionar qual sistema de gestão contratar.
Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos essas dicas práticas de como selecionar o ERP adequado para o seu negócio e assim você terá maiores chances de sucesso. Vamos lá:
1. Defina os objetivos do ERP
Já dizia o ditado que para quem não sabe para onde quer ir, qualquer vento é favorável. Sendo assim, é preciso começar definindo quais serão os objetivos do sistema ERP que sua empresa contratar.
Liste o que mais sente falta na gestão da sua empresa, quais são os problemas mais comuns e quais pontos acredita que poderiam ser melhorados.
Isso será importante na hora de conversar com os fornecedores de sistema, já que você conseguirá explicar melhor o que precisa e eles poderão avaliar de forma mais precisa se possuem o ERP adequado a sua operação.
2. Determine o orçamento disponível
Como falei anteriormente, hoje existe uma grande variedade de sistemas ERPs disponíveis no mercado. Esses sistemas possuem investimento bastante variado. Existem desde sistemas que partem de R$19,90 por mês até milhões de reais.
Sendo assim, determine uma ideia de orçamento que a sua empresa possui capacidade de investir nesse momento, dessa forma isso servirá de filtro na hora de selecionar os possíveis fornecedores.
Uma dica aqui é encarar o sistema como um investimento e não um gasto, já que, se bem implementado, um sistema consegue se pagar rapidamente. Por exemplo, se você consegue reduzir custos da sua produção através de uma boa gestão.
3. Faça um mapeamento de processos internos
Essa etapa é fundamental para garantir um bom funcionamento do sistema ERP que escolher, já que quanto mais você conhecer seus processos, mais fácil será levá-los para uma ferramenta de gestão.
Então faça o mapeamento de processos da sua empresa a fim de passar essas informações para o fornecedor de ERP e assim entender se a ferramenta será capaz de atender essa demanda.
Por exemplo, uma escola terá processos e demandas de gestão completamente diferentes de uma indústria, que precisa controlar a produção e idealmente deve utilizar um sistema especialista, como o Nomus ERP Industrial.
Conhecendo sua empresa a fundo, as chances de escolher um ERP adequado para o seu negócio serão muito mais altas.
4. Busque fornecedores de sistema
Com orçamento, objetivos e processos mapeados, agora você e sua equipe podem de fato começar a listar os fornecedores de sistema. É possível fazer isso internamente no próprio Google, delegar para a equipe de TI ou ainda contratar um consultor para fazer essa busca para vocês.
A ideia aqui é listar algumas empresas que você e seu time acreditem estar alinhadas com os objetivos e a demanda da sua empresa, para assim escolher a que melhor se encaixa. Busque listar empresas que atendem o seu setor e que o orçamento não esteja muito longe do planejado.
5. Compare os sistemas ERPs
Com a lista de fornecedores em mãos, chegou a hora de realmente fazer a comparação para selecionar o ERP adequado para o seu negócio. Aqui estão algumas dicas práticas do que avaliar nessas empresas:
Verifique se o sistema atende plenamente seu segmento
Questione o fornecedor de ERP para entender se o sistema realmente atende o seu segmento plenamente. Existem muitos sistemas que dizem atender determinado segmento mas na verdade é apenas algo superficial.
Passe os seus objetivos e os seus principais processos para o fornecedor e verifique se o sistema será capaz de comportar essa demanda na plataforma.
Verifique o treinamento e implantação
Outro ponto muito importante na hora de escolher um ERP adequado é verificar como é feito o treinamento na ferramenta. Isso porque de nada adianta ter uma ferramenta poderosa se ninguém souber usar.
Sendo assim, busque entender qual a metodologia de treinamento e qual a qualificação da equipe do fornecedor de sistema.
Verifique a tecnologia e as atualizações
Veja também se a empresa utiliza tecnologia de ponta no desenvolvimento do sistema e qual é a frequência de atualizações na plataforma. O ideal é um sistema web que seja atualizado frequentemente.
Com o 5G e o mundo cada vez mais conectado, é muito interessante possuir um ERP online capaz de informar todos os dados da sua empresa em tempo real, independente da onde você esteja.
Já as atualizações são fundamentais para garantir que o sistema esteja de acordo com as melhores práticas de gestão e também com as frequentes mudanças de demandas do governo.
Verifique o atendimento de suporte
Por fim, uma hora ou outra a sua equipe precisará de ajuda do suporte e do atendimento do fornecedor de ERP. Sendo assim, é importante verificar como esse atendimento funciona na empresa que selecionar.
Sendo assim, busque entender quais os canais disponíveis, qual o horário de atendimento e qual a formação dos atendentes. Se possível, faça um teste e tente entrar em contato com o suporte da empresa desejada.
Verifique o sistema funcionando
Por fim, é importante também não ficar apenas nas palavras do vendedor de sistemas. É preciso ver a ferramenta funcionando na prática. Isso pode ser feito assistindo um vídeo do software ou através de um período de testes.
A ideia é que você veja na prática como o software se comporta e se a sua usabilidade é amigável ou não.
Junte as informações e determine qual é o ERP adequado para sua empresa
Então para resumir os passos necessários para escolher um ERP adequado, são:
- Definir os objetivos do sistema;
- Determinar o orçamento;
- Mapear os processos;
- Listar fornecedores;
- Comparar as ferramentas e o atendimento.
Seguindo isso, suas chances de escolher a ferramenta certa serão muito maiores, já que conseguirá filtrar sistemas que:
- são capazes de atender seus objetivos principais;
- cabem no orçamento;
- comportam seus processos;
- possuem tecnologia, treinamento e atendimento adequados.
Então siga as dicas deste artigo e você terá sucesso na escolha de sistema para sua empresa.
