Como escolher o melhor ERP: 11 dicas práticas de como avaliar e fazer a escolha

Última atualização em 05/11/2024

Saber como escolher o melhor ERP é um dos maiores desafios que as empresas que desejam adotar ou até mesmo trocar de sistema possuem. Isso porque este sistema de Gestão Empresarial pode impactar significativamente a eficiência e a competitividade dos negócios.

Um ERP eficaz integra e automatiza processos vitais, como finanças, recursos humanos, e logística, proporcionando uma visão unificada e em tempo real das operações da empresa, o que permite uma tomada de decisão mais informada e ágil, além de promover a redução de custos e o aumento da produtividade.

No entanto, com uma ampla gama de opções disponíveis no mercado, cada uma oferecendo diferentes funcionalidades e escalabilidades, selecionar o ERP ideal que atenda às necessidades específicas da empresa e se adapte às suas particularidades é um processo complexo. A dificuldade reside em avaliar qual sistema não só corresponde às exigências atuais, mas também é flexível o suficiente para crescer junto com a empresa, garantir a segurança dos dados e fornecer suporte adequado, tornando a escolha um verdadeiro desafio estratégico.

Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos essas dicas práticas de como selecionar o ERP adequado para o seu negócio e assim você terá maiores chances de sucesso. Vamos lá:

Como escolher um bom sistema ERP

Escolher o ERP ideal para sua empresa é uma decisão estratégica que impacta diretamente na eficiência e no crescimento do seu negócio. Ao buscar a solução perfeita, é fundamental considerar diversos fatores. Abaixo listamos os fatores que devem ser considerados para fazer a escolha do melhor modelo. Confira: 

1. Pense nos desafios e nos resultados desejados

A compra de sistema ERP é um investimento que, como qualquer outro, deve trazer algum retorno à sua empresa. Por isso, antes de ir em busca de um fornecedor, é preciso estudar e avaliar as necessidades da organização, quais serão os desafios que ele trará e se ele será efetiva na hora de trazer os resultados que a organização precisa.

2. Analise o momento atual da organização e as perspectivas de crescimento

O melhor ERP precisa ser capaz de atender às demandas atuais e futuras da empresa. Isso porque sua implantação requer planejamento, tempo e esforço, tanto por parte dos gestores como dos funcionários.

Por isso, antes de se decidir pela compra do ERP, avalie com calma o momento atual da empresa e quais são as suas perspectivas de crescimento. Assim, você conseguirá contratar uma solução compatível com as necessidades da organização.

3. Defina os objetivos do ERP

Já dizia o ditado que para quem não sabe para onde quer ir, qualquer vento é favorável. Sendo assim, é preciso começar definindo quais serão os objetivos do sistema ERP que sua empresa contratar.

Liste o que mais sente falta na gestão da sua empresa, quais são os problemas mais comuns e quais pontos acredita que poderiam ser melhorados.

Isso será importante na hora de conversar com os fornecedores de sistema, já que você conseguirá explicar melhor o que precisa e eles poderão avaliar de forma mais precisa se possuem o ERP adequado a sua operação.

Leia o post sobre Troca de ERP

4. Leve a sua equipe em consideração

Sozinho, o software ERP não é capaz de fazer nada. É preciso também contar com uma mão de obra qualificada, tanto para o processo de implantação quanto de operação do novo sistema.

Algumas empresas que não atuam diretamente na área da Tecnologia da Informação, como um  um escritório de arquitetura ou uma imobiliária, já consideram que é indispensável o uso de um sistema ERP.

Se você já tem uma equipe competente e quer implantar o software, você pode contar com uma consultoria Assim, é possível conhecer melhor o potencial do ERP e explorá-lo ao máximo — o que implica em uma maior produtividade e qualidade de trabalho, e, assim, todos irão se beneficiar.

5. Tenha uma infraestrutura adequada

Antes de comprar um ERP, é preciso que a empresa avalie quais são os recursos disponíveis naquele momento. Isso vai desde o hardware (servidores, computadores, processadores) até o software (banco de dados, sistema operacional). De nada adianta comprar um software robusto se não tem como fazê-lo rodar no sistema da organização.

É preciso avaliar se a estrutura adequada que já existe suporta a nova tecnologia ou se há a necessidade de se comprar novos equipamentos.

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6. Determine o orçamento disponível

Como falei anteriormente, hoje existe uma grande variedade de sistemas ERPs disponíveis no mercado. Esses sistemas possuem investimento bastante variado. Existem desde sistemas que partem de R$19,90 por mês até milhões de reais.

Sendo assim, determine uma ideia de orçamento que a sua empresa possui capacidade de investir nesse momento, dessa forma isso servirá de filtro na hora de selecionar os possíveis fornecedores.

Uma dica aqui é encarar o sistema como um investimento e não um gasto, já que, se bem implementado, um sistema consegue se pagar rapidamente. Por exemplo, se você consegue reduzir custos da sua produção através de uma boa gestão.

7. Faça um mapeamento de processos internos

Essa etapa é fundamental para garantir um bom funcionamento do sistema ERP que escolher, já que quanto mais você conhecer seus processos, mais fácil será levá-los para uma ferramenta de gestão.

Então faça o mapeamento de processos da empresa a fim de passar essas informações para o fornecedor de ERP e assim entender se a ferramenta será capaz de atender essa demanda.

Por exemplo, uma escola terá processos e demandas de gestão completamente diferentes de uma indústria, que precisa controlar a produção e idealmente deve utilizar um sistema especialista, como o Nomus ERP Industrial.

Conhecendo sua empresa a fundo, as chances de escolher um ERP adequado para o seu negócio serão muito mais altas.

8. Busque fornecedores de sistema

Com orçamento, objetivos e processos mapeados, agora você e sua equipe podem de fato começar a listar os fornecedores de sistema. É possível fazer isso internamente no próprio Google, delegar para a equipe de TI ou ainda contratar um consultor para fazer essa busca para vocês.

A ideia aqui é listar algumas empresas que você e seu time acreditem estar alinhadas com os objetivos e a demanda da sua empresa, para assim escolher a que melhor se encaixa. Busque listar empresas que atendem o seu setor e que o orçamento não esteja muito longe do planejado.

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9. Avalie as opções de ERP disponíveis

Depois de levantar todas as necessidades internas, é importante buscar no mercado as opções disponíveis. Abaixo listamos o que levar em consideração na comparação entre os sistemas.

Como comparar os sistemas ERPs

Com a lista de fornecedores em mãos, chegou a hora de realmente fazer a comparação para selecionar o ERP adequado para o seu negócio. Aqui estão algumas dicas práticas do que avaliar nessas empresas:

Verifique se o sistema atende plenamente seu segmento

Questione o fornecedor de ERP para entender se o sistema realmente atende o seu segmento plenamente. Existem muitos sistemas que dizem atender determinado segmento mas na verdade é apenas algo superficial.

Passe os seus objetivos e os seus principais processos para o fornecedor e verifique se o sistema será capaz de comportar essa demanda na plataforma.

Verifique o treinamento e implantação

Outro ponto muito importante na hora de escolher um ERP adequado é verificar como é feito o treinamento na ferramenta. Isso porque de nada adianta ter uma ferramenta poderosa se ninguém souber usar.

Sendo assim, busque entender qual a metodologia de treinamento e qual a qualificação da equipe do fornecedor de sistema.

Verifique a tecnologia e as atualizações

Veja também se a empresa utiliza tecnologia de ponta no desenvolvimento do sistema e qual é a frequência de atualizações na plataforma. O ideal é um sistema web que seja atualizado frequentemente.

Com o 5G e o mundo cada vez mais conectado, é muito interessante possuir um ERP online capaz de informar todos os dados da sua empresa em tempo real, independente da onde você esteja.

Já as atualizações são fundamentais para garantir que o sistema esteja de acordo com as melhores práticas de gestão e também com as frequentes mudanças de demandas do governo.

Verifique o atendimento de suporte

Por fim, uma hora ou outra a sua equipe precisará de ajuda do suporte e do atendimento do fornecedor de ERP. Sendo assim, é importante verificar como esse atendimento funciona na empresa que selecionar.

Sendo assim, busque entender quais os canais disponíveis, qual o horário de atendimento e qual a formação dos atendentes. Se possível, faça um teste e tente entrar em contato com o suporte da empresa desejada.

Verifique o sistema funcionando

Por fim, é importante também não ficar apenas nas palavras do vendedor de sistemas. É preciso ver a ferramenta funcionando na prática. Isso pode ser feito assistindo um vídeo do software ou através de um período de testes.

A ideia é que você veja na prática como o software se comporta e se a sua usabilidade é amigável ou não.

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10. Escolha do ERP de acordo com o tipo de empresa

Outro fator que impacta no processo de escolha do ERP é o tipo de negócio e o tamanho, já que diferentes sistemas oferecem funcionalidades específicas que atendem melhor a determinados contextos. Abaixo listamos o que considerar de acordo com o tipo de empresa:

Pequenas e Médias Empresas (PMEs)

Funcionalidades Essenciais

Para PMEs, o foco deve ser em funcionalidades básicas como gestão financeira, controle de estoque e do processo de vendas, e CRM. Escolha um ERP que ofereça módulos integrados que cubram essas necessidades sem sobrecarregar com recursos desnecessários.

Facilidade de Uso

Opte por um sistema com uma interface intuitiva e fácil de implementar, considerando que muitas PMEs não têm uma equipe de TI dedicada para gerenciar a implementação e manutenção.

Custo e Escalabilidade

Busque soluções que se encaixem no orçamento limitado, com a possibilidade de expansão conforme o crescimento da empresa. Muitos ERPs para PMEs são baseados em nuvem e oferecem modelos de pagamento por assinatura, o que pode ser mais acessível.

Grandes Empresas

Funcionalidades Avançadas

Grandes empresas frequentemente necessitam de funcionalidades complexas como gestão de cadeia de suprimentos, planejamento de recursos empresariais (ERP), e integração com sistemas legados. Escolha um ERP que ofereça personalização e suporte a processos empresariais amplos e específicos.

Escalabilidade e Flexibilidade

Certifique-se de que o ERP escolhido pode escalar e se adaptar às necessidades crescentes da empresa. A capacidade de integrar novos módulos e suportar diferentes departamentos e filiais é crucial.

Segurança e Conformidade

Para grandes empresas, a segurança dos dados e a conformidade com regulamentações são primordiais. Escolha um ERP que ofereça robustas medidas de segurança e funcionalidades para garantir conformidade com normas regulatórias.

Empresas de Indústria e Manufatura

Gestão de Produção e Cadeia de Suprimentos

Para empresas industriais, um ERP deve incluir funcionalidades específicas para gestão de produção, controle de inventário e planejamento de demanda. Sistemas especializados podem fornecer suporte a processos de manufatura como controle de qualidade e manutenção.

Integração de Sistemas

A capacidade de integrar com sistemas de automação industrial e outras tecnologias é essencial para otimizar a produção e a logística.

Veja o Case de implantaçãode ERP da Morlan

Empresas de Serviços

Gestão de Projetos e Recursos

Empresas que oferecem serviços, como consultorias empresariais ou agências, devem buscar um ERP que inclua funcionalidades robustas para gestão de projetos, alocação de recursos e controle de horas trabalhadas.

Faturamento e Relatórios

É importante ter um ERP que facilite a criação de relatórios detalhados e precise no faturamento baseado em projetos e contratos.

Empresas de Varejo

Gestão de Estoque e Vendas

Para o varejo, um ERP deve ter forte suporte para gestão de inventário, análise de vendas e integração com canais de e-commerce. A capacidade de rastrear produtos em tempo real e gerenciar diferentes pontos de venda é crucial.

Análise de Dados

Escolha um sistema que ofereça ferramentas avançadas de análise para ajudar na tomada de decisões baseadas em dados de vendas e comportamento do cliente.

11. Junte as informações e determine qual é o ERP adequado para sua empresa

Então para resumir os passos necessários para escolher um ERP adequado, são:

• Definir os objetivos do sistema;
• Determinar o orçamento;
• Mapear os processos;
• Listar fornecedores;
• Comparar as ferramentas e o atendimento.

Seguindo isso, suas chances de escolher a ferramenta certa serão muito maiores, já que conseguirá filtrar sistemas que:

• são capazes de atender seus objetivos principais;
• cabem no orçamento;
• comportam seus processos;
• possuem tecnologia, treinamento e atendimento adequados.

Como a Euax pode ajudar com a escolha e implantação do ERP

A Euax se destaca no mercado por sua expertise em ajudar empresas a escolher e implementar o ERP ideal, oferecendo um suporte completo desde a seleção até a implantação do sistema.

Com vasta experiência no mercado, a Euax oferece um serviço completo, desde a escolha do sistema mais adequado às necessidades específicas de cada cliente, até a implantação e acompanhamento pós-implementação.

Um dos diferenciais da Euax é a sua expertise em mapeamento de processos, etapa crucial para garantir que o ERP seja configurado de forma a otimizar as operações e gerar resultados efetivos. Além disso, a empresa possui um histórico de sucesso em diversos projetos de implantação de ERP, o que demonstra sua capacidade de entregar soluções eficazes e personalizadas para diferentes segmentos de mercado.

Ao escolher a Euax, as empresas podem contar com uma equipe altamente qualificada e com um método comprovado para garantir o sucesso da sua jornada no ERP.

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