Gestão ágil de projetos: entenda o que é e descubra como aplicá-la na sua organização

Gestão ágil de projetos

A gestão ágil de projetos virou tendência no mundo corporativo. Mais do que um simples modismo, essa forma de conduzir projetos proporciona benefícios reais para as organizações. Se a gestão clássica não tem funcionado muito bem para você, esta é a sua chance de descobrir um jeito diferente de administrar iniciativas. Acompanhe o post e descubra o que é gestão ágil de projetos, quais os seus benefícios e como aplicá-la na sua empresa.

O que é gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é uma abordagem adaptativa para administrar iniciativas, em que a restrição primária é o tempo. Mas o que isso significa exatamente?

Como a gestão ágil de projetos está estruturada em ciclos curtos, geralmente com duração de 2 a 6 semanas, há mais facilidade para realizar eventuais mudanças no escopo do projeto, que vai sendo detalhado de forma progressiva, à medida que se tem mais informações sobre os requisitos do projeto e em conjunto com o amadurecimento dos envolvidos sobre as necessidades a serem atendidas.

Essas práticas têm sido muito aplicadas em projetos de TI, mas se encaixam muito bem em outros tipos de projetos. Portanto, a gestão ágil de projetos é uma abordagem adaptativa, porque já se sabe que vão acontecer alterações ao longo do caminho. Dessa forma, mudanças tornam-se mais fáceis e menos onerosas, pois não houve um esforço muito grande de descrever o escopo do projeto de forma detalhada.

Além disso, cada ciclo é uma timebox, isto é, uma janela de tempo com duração fixa, em que deve ser entregue um conjunto de funcionalidades pré-determinado. Entregas que não forem concluídas dentro do tempo fixo voltam para o backlog para serem tratadas em um novo ciclo. Por isso, na gestão ágil de projetos a restrição primária é o tempo, não o escopo, como na gestão clássica, que é preditiva, isto é, trabalha com a previsão e o planejamento total do projeto antes da sua realização.

Importante

Muitos se referem ao Guia PMBOK® como uma metodologia de gestão clássica. Na verdade, trata-se de um conjunto de boas práticas de gestão de projetos, que deve ser adaptado conforme o projeto e o contexto da organização. Podemos dizer que, em 2019, até a 6ª edição, o PMBOK está mais alinhado à gestão clássica. Contudo, aos poucos o PMI está incluindo recomendações para ambientes ágeis no guia.

Gestão de projetos ágil, tradicional e híbrida

Agilidade: a capacidade de se adaptar às mudanças

Quando falamos de agilidade na gestão de projetos estamos nos referindo à capacidade de adaptação, não necessariamente à velocidade. O ágil também foca no empirismo, na capacidade de uma equipe aprender com a prática. São as chamadas lições aprendidas.

A gestão ágil de projetos minimiza a falta de consistência no levantamento dos requisitos. Como ao final de cada ciclo são entregues resultados que podem ser usados, já é possível colher alguns frutos do trabalho, melhorar o entendimento sobre as reais necessidades do cliente e verificar se a solução que está sendo proposta resolve os problemas.

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Afinal, enumerar as características que um produto deve ter para atender às expectativas e necessidades do cliente não é tarefa fácil. Nem sempre o cliente sabe daquilo que ele precisa ou o que ele acha que ele precisa na verdade não resolve o seu problema. Ou, ainda, o cliente pode mudar seu posicionamento durante a execução do projeto, seja por questões de mercado ou por ter melhorado a compreensão do cenário que precisa ser trabalhado.

Teste de maturidade em gestão de projetos

Valores da gestão ágil de projetos

A gestão ágil de projetos teve origem na área de tecnologia da informação. A criação do Manifesto Ágil, em 2001, por um grupo de desenvolvedores revoltado com a burocracia nos projetos, foi o pontapé inicial para chamar a atenção para alguns valores em detrimento de outros. São eles:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.
  • Software em funcionamento mais que documentação abrangente.
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos.
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Vale lembrar que, no Manifesto Ágil, valoriza-se mais o que está no lado esquerdo, em cada um dos temas acima, sem necessariamente deixar de fazer o que está do lado direito. Um exemplo interessante é que comumente as pessoas entendem e explicam que na gestão ágil de projetos não é feita nenhuma documentação, ideia que está totalmente equivocada.

Com base nos valores acima citados, podemos elencar alguns benefícios da gestão ágil de projetos.

Benefícios da gestão ágil de projetos

1. Equipe autogerenciável

Projetos que utilizam a gestão ágil devem contar com uma equipe de trabalho multidisciplinar, ou seja, composta por profissionais de várias áreas com diversas competências. O objetivo disso é garantir a sustentabilidade da equipe, que deve ser capaz de gerenciar as suas atividades sozinha. Portanto, o ideal é que a composição das equipes não vá muito além de 10 membros e que esses membros estejam concentrados no mesmo local, facilitando a comunicação e estimulando o comprometimento das pessoas.

2. Entregas frequentes

Na gestão ágil de projetos, os requisitos são classificados por prioridades, divididos em partes menores, detalhados e preparados para serem desenvolvidos. Esse processo ocorre constantemente durante o projeto, permitindo a descoberta de novos itens, alterações em entregas existentes, repriorização de requisitos etc.

Esse detalhamento gradual dos requisitos possibilita a realização de entregas rápidas e menores, mas mais frequentes. Ou seja, a cada ciclo são gerados incrementos, que acrescentam uma funcionalidade ao produto. Mas lembre-se: um requisito precisa ser entendido por todos antes de começar a ser feito.

3. Foco na agregação de valor

Na gestão ágil de projetos, o cliente é frequentemente envolvido nos trabalhos. Afinal, se as entregas são mais frequentes, a validação também é. Essa participação constante e a priorização adequada dos requisitos colaboram para que, em vez de documentações pouco úteis, o cliente receba pequenos pedaços utilizáveis do produto final, faseando a entrega de valor: o valor vai sendo liberado aos poucos até atingir as expectativas.

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4. Transparência

Não é que na gestão clássica não exista transparência, mas na gestão ágil essa característica é mais evidente, materializando-se em reuniões frequentes e rápidas, que servem para alinhar o projeto. Transparência é dar visibilidade aos problemas, trazendo-os para a discussão coletiva a fim de identificar soluções mais rapidamente.

Para você aproveitar ao máximo esses benefícios é preciso que você saiba quando utilizar a gestão ágil e quando utilizar a gestão clássica na condução dos seus projetos. Vamos te contar de uma forma simples e direta como você pode identificar isso!

Quando aplicar a gestão ágil de projetos?

Na hora de escolher se vai gerenciar um projeto de forma clássica ou tradicional, você pode utilizar o diagrama de Stacey, que relaciona critérios de concordância e certeza. Essa ferramenta foi criada em 1995, pelo professor Ralph Douglas Stacey, com o intuito de apoiar a tomada de decisão em ambientes de gerenciamento. Observe essa adaptação que fizemos para fins didáticos:

Diagrama de Stacey

O eixo vertical mostra o quanto as pessoas dominam os requisitos do projeto. Quanto mais para baixo, mais as pessoas concordam sobre o que deve ser feito. Quanto mais para cima, menos as pessoas concordam, o que demonstra ambiguidade.

O eixo horizontal mostra o quanto as pessoas dominam a tecnologia para fazer as entregas do projeto. Quanto mais para a esquerda, mais as pessoas têm certeza de como fazer. Quanto mais para a direita, menos as pessoas têm certeza, o que demonstra complexidade.

Com base nessas relações, é possível estabelecer quatro domínios:

  1. Anarquia: quando não há pistas sobre o projeto. Neste caso, você precisa descobrir mais informações, senão, será impossível gerenciá-lo dessa forma.
  2. Complexo: quando não se sabe o que fazer nem como fazer. Este é um projeto perfeito para a gestão ágil.
  3. Complicado: quando já existe algum domínio sobre o que será entregue e como será entregue. Este é um projeto perfeito para a gestão clássica.
  4. Simples: se aquilo que você precisa entregar for muito fácil de entender e fazer, talvez ele não seja nem mesmo um projeto e você consiga gerenciá-lo com uma ferramenta mais básica, como um plano de ação.

A briga da gestão de projetos: ágil x clássica

Se você identificou que pelo menos uma das suas iniciativas é adequada para a gestão ágil de projetos, então o próximo tópico é para você. Vamos te apresentar algumas metodologias e ferramentas que vão te ajudar a implantar a gestão ágil de projetos na sua empresa!

Metodologias e ferramentas de gestão ágil de projetos

1. Scrum

O Scrum é o framework mais conhecido de gestão ágil de projetos. Ele é baseado em papéis, eventos e artefatos. Funciona assim: os requisitos do projeto são listados por ordem de prioridade no product backlog. Esses requisitos darão origem às funcionalidades do produto que o projeto pretende entregar. Quem cuida do product backlog é o product owner e somente ele pode fazer alterações na priorização dos requisitos.

A cada sprint, que dura de 2 a 4 semanas, é separado um conjunto de requisitos do product backlog, dando origem ao que chamamos de sprint backlog. Depois da sprint planning, reunião em é discutida a meta da sprint, o development team (composto por programadores, desenvolvedores, arquitetos etc.) precisa desenvolver e entregar as funcionalidades previstas na sprint backlog. Para isso, o development team pode receber ajuda do scrum master, papel responsável por disseminar as boas práticas do Scrum no projeto.

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Todos os dias é feita uma reunião, chamada de daily scrum meeting, em que os membros do scrum team (composto pelo product owner, scrum master e development team) compartilham o que cada um fez no dia anterior, o que irá fazer hoje e quais os principais empecilhos às atividades. Essa reunião pode durar no máximo 15 minutos.

Ao final de uma sprint são feitas duas reuniões mais longas: a sprint review, em que os incrementos entregues são validados, e a sprint retrospective, em que o scrum team identifica lições aprendidas e possibilidades de mudanças no processo.

2. Kanban

O Kanban é uma ferramenta de controle de fluxo de tarefas muito utilizada em conjunto com o Scrum. Essa ferramenta é muito simples: trata-se de um quadro normalmente dividido em três colunas: fazer, fazendo e feito. Sua origem vem do Sistema Toyota de Produção e seu objetivo é proporcionar uma forma simples de comunicação e que traga efetiva visibilidade para o trabalho que está sendo realizado. Conforme o tipo de projeto que está sendo gerenciado, é possível acrescentar colunas no quadro do kanban, como, por exemplo, “teste” e “aprovação”.

3. eXtreming Programming (XP)

O eXtreming Programming (XP) é uma metodologia que consiste basicamente em levar ao extremo um conjunto de valores, princípios e práticas. Os valores do XP são comunicação, simplicidade, feedback, coragem e respeito. Já os princípios são feedback rápido, simplicidade, mudanças incrementais, abraçar mudanças e trabalho de qualidade.

Esses valores e princípios se materializam nas práticas do eXtreming Programming, como, por exemplo, as small releases, que consistem em fazer pequenas entregas. Isso tem tudo a ver com o feedback rápido, por exemplo. Outras práticas do XP que podemos destacar aqui são as metáforas, que consistem em traduzir conceitos e significados para os clientes, e a refatoração, que é o aperfeiçoamento contínuo do trabalho.

E aí, pronto para começar a fazer gestão ágil de projetos na sua organização? Assista ao nosso webinar gratuito sobre métodos ágeis e descubra se a sua empresa está preparada!

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