Handoff: o que é e como estruturar um em 3 passos

Última atualização em 11/11/2024

O handoff é uma das principais etapas da gestão de projetos, pois marca a transferência de responsabilidade entre equipes, departamentos ou partes interessadas, garantindo que todo o conhecimento necessário sobre o projeto seja efetivamente compartilhado.

Imagine uma empresa que possui muitas etapas em seu processo. Para cada tarefa realizada, são feitas várias passagens de bastão. Caso essa passagem não for realizada corretamente, uma série de equívocos e falhas podem ocorrer pelo caminho. Vira quase um “telefone sem fio”. Consegue imaginar?

Uma passagem de bastão correta irá agregar valor para a execução dos processos de um projeto. Quer descobrir como fazer isso da melhor forma em sua empresa? Continue com a leitura até o final.

O que é Handoff?

Conforme definição do BPM CBOK®, “Handoff é qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informação passa de uma função para a outra.”

O termo handoff significa a passagem de determinada informação ou trabalho que será fundamental para a execução da etapa seguinte. Seu principal objetivo é evitar falhas nos processos dos projetos.

Podemos entender o handoff como uma corrida de revezamento. Nesse esporte, há diversos momentos de passagem de bastão que se não estiverem alinhados entre toda a equipe podem ocasionar na perda da prova. Da mesma forma que a corrida, os handoffs são momentos de passagem de uma função a outra entre a execução de um projeto.

Para que serve o Handoff

A importância do handoff está em garantir a consistência e a eficiência da comunicação, evitando erros, retrabalho e desperdício de tempo. Quando bem estruturado, o handoff promove uma transição fluida entre etapas e reduz as chances de interrupções ou falhas que podem comprometer a entrega final. Dessa forma, realizar um handoff bem definido e monitorado é essencial para assegurar que os processos fluam de maneira coesa, melhorando a qualidade e o cumprimento dos prazos no ambiente organizacional.

Tipos de Handoff

Handoff Interno

O handoff interno ocorre dentro da mesma organização, entre diferentes equipes ou departamentos. É comum em projetos em que a execução é dividida em fases ou quando áreas com especializações distintas precisam colaborar para atingir o resultado final.

Esse tipo de handoff requer comunicação eficiente e uma documentação clara para evitar perda de informações entre as equipes.

Um handoff interno bem executado ajuda a garantir que todos os envolvidos tenham um entendimento uniforme das expectativas e das responsabilidades, minimizando erros e retrabalhos.

Handoff Externo

O handoff externo acontece quando o projeto ou serviço é transferido para uma parte fora da organização, como um cliente ou um fornecedor. É geralmente a etapa final de um projeto, em que o produto, serviço ou sistema é entregue para operação ou manutenção.

Esse tipo de handoff exige atenção especial aos detalhes, pois é o momento de garantir que todas as funcionalidades, requisitos e normas de qualidade foram cumpridos. A documentação, as instruções de uso e o suporte técnico são fundamentais para que o cliente possa dar continuidade ao uso do produto ou serviço de forma independente e segura.

Handoff Interfase (Entre Fases)

Esse handoff ocorre entre diferentes fases de um mesmo projeto ou processo, como no caso da passagem da fase de design para a fase de desenvolvimento ou da fase de testes para a fase de implementação.

Esse tipo de handoff exige que cada fase entregue um resultado verificável e documentado para a próxima etapa, com todos os detalhes necessários para que o trabalho continue sem interrupções.

A troca de informações entre fases permite o avanço contínuo do projeto, assegurando que os objetivos de cada fase sejam alinhados com o escopo e com as expectativas globais do projeto.

Handoff Funcional

O handoff funcional ocorre entre áreas com competências distintas, como TI e marketing, ou entre operações e vendas. Esse tipo de handoff é fundamental para que diferentes especialidades colaborem e contribuam para o projeto com suas expertise específicas.

A transferência funcional requer uma comunicação eficiente sobre expectativas, limitações e objetivos, além de detalhar os entregáveis que cada função deve fornecer.

Esse tipo de handoff ajuda a integrar diferentes conhecimentos, promovendo uma visão holística e estratégica no avanço do projeto.

Handoff vs Handover

Handoff e handover são termos frequentemente utilizados em contextos profissionais, especialmente em áreas como gestão de projetos, atendimento ao cliente e processos operacionais. Embora sejam termos semelhantes e muitas vezes utilizados como sinônimos, existem nuances importantes que os diferenciam.

Handoff refere-se à transferência formal de uma tarefa, responsabilidade ou conhecimento de um indivíduo ou equipe para outro. É um processo estruturado que envolve a documentação clara das informações relevantes, a definição de prazos e a comunicação eficaz entre as partes envolvidas. O objetivo principal do handoff é garantir a continuidade das atividades e evitar a perda de informações cruciais.

Handover, por sua vez, está mais relacionado à transferência de responsabilidades ou casos em um determinado momento, como no final de um turno de trabalho ou durante a transição de um projeto para outro. O handover pode incluir um handoff, mas também pode envolver a transferência de equipamentos, materiais ou outros recursos. É um processo mais amplo que busca garantir a transição suave entre diferentes períodos ou etapas.

Como fazer handoff em processos?

Handoffs precisam ser estruturados em três etapas: o que fazer, como repassar as informações e qual será o tempo de execução das atividades.

Por estar atrelado à transferência de dados, o handoff precisa ser executado de uma maneira padronizada, a fim de assegurar a confiabilidade das informações repassadas entre um processo e outro. Separamos alguns métodos que podem ser utilizados em cada uma das três etapas:

1) O que faremos

Nessa etapa são definidos os processos realizados e o padrões que irão seguir. Para isso, realize algumas das opções abaixo:

Definir o escopo da atividade/projeto

Defina o escopo do projeto explicando quais serão as etapas da atividade/projeto a serem executados, quais recursos serão utilizados e quem irá executar. Verifique se um mesmo setor pode executar mais de uma atividade do processo, evitando transferências recorrentes e desnecessárias.

Checklists

Um checklist auxilia na criação de um padrão de execução de tarefas, facilitando a checagem das informações no momento de troca de pessoas ou etapas do processo. Porém, por não ser um processo automatizado, demanda um certo tempo para ser executado.

2) Como as informações serão repassadas

É preciso definir quais informações serão transferidas e a sua importância para a continuidade do processo. Para isso, realize “acordos” entre as áreas para a padronização de informações. Chamamos esses acordos de Handoff Agreement.

Handoff Agreement

O Handoff Agreement é um acordo estabelecido entre duas partes envolvidas no mesmo processo. São definidas as formas com que as informações serão coletadas, armazenadas e transferidas. Desta forma, é definido tudo o que será repassado à próxima equipe.

Esse contrato é feito de forma prática e intuitiva, pois seu principal objetivo é assegurar a integridade das informações transferidas e facilitar o mapeamento de processos. Por isso, não há necessidade da intervenção do departamento jurídico nesse acordo.

Automatização e padronização de processos

Ao organizar os processos da empresa, crie um modelo padrão para transferência de dados. É claro que cada setor possui suas especificidades, mas busque criar um modelo em que as alterações feitas pelos times não dificultem o acompanhamento do líder.

Leia também o post sobre controle de processos

3) Qual será o tempo de execução da atividade

Defina o prazo total de execução da atividade e o tempo que cada setor irá precisar para executá-la. Alguns softwares de gestão permitem a atribuição de horas totais para a tarefa e horas estimadas que cada colaborador levará para executá-la.

Agora que você já sabe como fazer um handoff, reflita: como é o processo de handoff da sua empresa? Quais etapas precisam ser eliminadas?

Comece a redefinir seus passos agora! Para aprender mais sobre essa técnica, leia o guia para implementar o BPM na sua empresa!

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Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.