Última atualização em 21/03/2024
Imagine uma empresa que possui muitas etapas em seu processo. Para cada tarefa realizada, são feitas várias passagens de bastão. Caso essa passagem não for realizada corretamente, uma série de equívocos e falhas podem ocorrer pelo caminho. Vira quase um “telefone sem fio”. Consegue imaginar?
Uma passagem de bastão correta irá agregar valor para a execução dos processos de um projeto. Quer descobrir como fazer isso da melhor forma em sua empresa? Continue com a leitura até o final.
O que é Handoff?
Conforme definição do BPM CBOK®, “Handoff é qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informação passa de uma função para a outra.”
O termo handoff significa a passagem de determinada informação ou trabalho que será fundamental para a execução da etapa seguinte. Seu principal objetivo é evitar falhas nos processos dos projetos.
Podemos entender o handoff como uma corrida de revezamento. Nesse esporte, há diversos momentos de passagem de bastão que se não estiverem alinhados entre toda a equipe podem ocasionar na perda da prova. Da mesma forma que a corrida, os handoffs são momentos de passagem de uma função a outra entre a execução de um projeto.
Leia também o post sobre redução de custo nas empresas
Como fazer handoff em processos?
Handoffs precisam ser estruturados em três etapas: o que fazer, como repassar as informações e qual será o tempo de execução das atividades.
Por estar atrelado à transferência de dados, o handoff precisa ser executado de uma maneira padronizada, a fim de assegurar a confiabilidade das informações repassadas entre um processo e outro. Separamos alguns métodos que podem ser utilizados em cada uma das três etapas:
1) O que faremos
Nessa etapa são definidos os processos realizados e o padrões que irão seguir. Para isso, realize algumas das opções abaixo:
Definir o escopo da atividade/projeto
Defina quais serão as etapas da atividade/projeto a serem executados, quais recursos serão utilizados e quem irá executar. Verifique se um mesmo setor pode executar mais de uma atividade do processo, evitando transferências recorrentes e desnecessárias.
Checklists
Um checklist auxilia na criação de um padrão de execução de tarefas, facilitando a checagem das informações no momento de troca de pessoas ou etapas do processo. Porém, por não ser um processo automatizado, demanda um certo tempo para ser executado.
2) Como as informações serão repassadas
É preciso definir quais informações serão transferidas e a sua importância para a continuidade do processo. Para isso, realize “acordos” entre as áreas para a padronização de informações. Chamamos esses acordos de Handoff Agreement.
Handoff Agreement
O Handoff Agreement é um acordo estabelecido entre duas partes envolvidas no mesmo processo. São definidas as formas com que as informações serão coletadas, armazenadas e transferidas. Desta forma, é definido tudo o que será repassado à próxima equipe.
Esse contrato é feito de forma prática e intuitiva, pois seu principal objetivo é assegurar a integridade das informações transferidas e facilitar o mapeamento de processos. Por isso, não há necessidade da intervenção do departamento jurídico nesse acordo.
Automatização e padronização de processos
Ao organizar os processos da empresa, crie um modelo padrão para transferência de dados. É claro que cada setor possui suas especificidades, mas busque criar um modelo em que as alterações feitas pelos times não dificultem o acompanhamento do líder.
3) Qual será o tempo de execução da atividade
Defina o prazo total de execução da atividade e o tempo que cada setor irá precisar para executá-la. Alguns softwares de gestão permitem a atribuição de horas totais para a tarefa e horas estimadas que cada colaborador levará para executá-la.
Agora que você já sabe como fazer um handoff, reflita: como é o processo de handoff da sua empresa? Quais etapas precisam ser eliminadas?
Comece a redefinir seus passos agora! Para aprender mais sobre essa técnica, leia o guia para implementar o BPM na sua empresa!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
