Desvendando os processos ITIL: como aumentar a eficiência e a performance da sua área de T.I

Última atualização em 14/07/2023

A área de T.I da sua organização está com falta de visibilidade, processos mal estruturados e pouca participação estratégica no negócio? Se a resposta for sim, o framework de processos ITIL pode te ajudar!

O ITIL tem um objetivo claro: promover uma gestão eficaz dos processos de T.I, proporcionando uma experiência excepcional aos clientes.

Ele não é apenas um conjunto de boas práticas, mas sim um verdadeiro catalisador para o sucesso no gerenciamento de serviços de TI.

Quer saber mais sobre esse framework, quais são os processos do ITIL e como ele pode ajudar a melhorar a qualidade dos serviços de T.I da sua organização?

Então, siga a leitura!

Quais são os processos do ITIL?

O ITIL define um conjunto de processos que visam a gestão eficaz dos serviços de TI. Esses processos são divididos em cinco áreas principais. Confira cada uma delas a seguir:

1. Estratégia de serviço

A Estratégia de Serviço consiste em um plano cuidadosamente elaborado para orientar as ações da tecnologia da informação, levando em consideração os objetivos da empresa e as necessidades dos clientes.

Este plano deve conter quais serviços a T.I vai oferecer, além do que é preciso para viabilizá-los e gerenciá-los. Junto à estratégia, é preciso definir políticas e padrões de governança, facilitando a implantação do plano.

Os processos da Estratégia de Serviço são:

• Gerenciamento Estratégico para Serviços de TI;
• Gerenciamento de Portfólio de Serviço;
• Gerenciamento de Demanda;
• Gerenciamento Financeiro para Serviços de TI;
• Gerenciamento de Relacionamento de Negócio.

2. Design de serviço

O processo de Design de Serviço é responsável por mapear todos os requisitos que irão compor as soluções de TI.

Sua importância é fundamental para garantir que o serviço atenda aos objetivos estabelecidos ao longo de seu ciclo de vida.

Isso vale tanto para criar serviços, como para modificar os já existentes. Também é muito importante relacionar a qualidade do serviço ao seu custo e, dessa forma, mostrar que o cliente paga um preço justo pelo que ele recebe em troca.

Os processos de Design de Serviço são:

• Coordenação de Desenho;
• Gerenciamento do Catálogo de Serviço;
• Gerenciamento de Nível de Serviço;
• Gerenciamento de Disponibilidade;
• Gerenciamento da Capacidade;
• Gerenciamento de Continuidade de Serviço de TI;
• Gerenciamento de Segurança da Informação;
• Gerenciamento de Fornecedores.

3. Transição de serviço

A etapa de Transição de Serviço é responsável por implementar o serviço projetado e disponibilizá-lo para uso.

Essa transição é apoiada pela gestão de mudança organizacional, garantindo que as pessoas reconheçam os benefícios da mudança e a apoiem.

O seu objetivo principal é assegurar que os requisitos sejam atendidos e reduzir os riscos de falhas e interrupções.

A Transição de Serviço envolve:

• Preparar a operação para receber novos serviços;
• Realizar verificações de testes
• E, se necessário, retirar um serviço em caso de problemas;

Durante essa etapa, são executados projetos de TI, que podem variar de curto prazo, como a instalação de um servidor de impressão, a longos meses, como a implantação de um sistema ERP.

4. Operação de serviço

A operação de serviço tem como objetivo garantir que os serviços sejam entregues de acordo com o estabelecido no Acordo de Nível de Serviço (SLA).

Nesta etapa, a empresa monitora o ambiente de TI, acompanha o desempenho dos serviços e trata eventuais ocorrências. É aqui que o valor do serviço é efetivamente percebido pelos clientes.

Além disso, é fundamental assegurar a continuidade do serviço mesmo em condições extremas ou anormais, desde que previsíveis. Para isso, é essencial contar com um suporte robusto para lidar com falhas e erros.

A operação de serviço desempenha um papel crucial na:

• Manutenção da qualidade;
• Confiabilidade;
• E disponibilidade dos serviços.

Ou seja, ela proporciona uma experiência satisfatória aos clientes e garante a continuidade dos negócios.

5. Melhoria contínua de serviço

Assim como um carro precisa de manutenção regular para um desempenho impecável, os serviços de TI requerem revisão, acompanhamento e otimização para atingir níveis superiores de eficiência e satisfação dos clientes.

Isso significa que nos processos ITIL, a entrega de um serviço não deve ser considerada como o ponto final de um bom gerenciamento de serviços. É necessária uma análise retrospectiva do serviço prestado e a identificação de possíveis oportunidades de melhoria.

Por meio da melhoria contínua de serviço, as organizações podem evoluir continuamente, adaptando-se às necessidades de mudança e garantindo a entrega de serviços cada vez melhores.

Agora que você já sabe quais processos compõem o ITIL, veja como garantir a eficiência dos serviços de ITIL!

Como garantir a eficiência dos serviços de ITIL?

Garantir a eficiência dos serviços de ITIL é fundamental para que as organizações alcancem o máximo de valor e excelência em suas operações de T.I.

Sendo assim, confira algumas abordagens fundamentais para alcançar esse objetivo:

1. Definição clara dos processos

Um dos primeiros passos para garantir a eficiência dos serviços de ITIL é a correta definição e documentação dos processos.

Isso porque, ao estabelecer processos bem definidos, as organizações conseguem promover uma maior eficiência operacional, minimizar erros e retrabalhos, e agilizar a entrega dos serviços aos clientes.

Para isso é necessário:

• Criar fluxos de trabalho claros;
• Definir papéis e responsabilidades;
• Adotar ferramentas adequadas para gerenciar e monitorar os serviços.

2. Automação de tarefas

A automação desempenha um papel fundamental na garantia da eficiência dos serviços de ITIL.

Através da automação de tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, as organizações podem liberar recursos e tempo para atividades mais estratégicas.

Além disso, a automação também contribui para a padronização dos processos, reduzindo a probabilidade de erros humanos e aumentando a consistência na entrega dos serviços.

Sendo assim, identifique as tarefas repetitivas e de baixo valor agregado que podem ser automatizadas e implemente ferramentas e sistemas adequados para automatizar essas atividades.

3. Medição e análise de desempenho

É crucial estabelecer métricas e indicadores de desempenho para mensurar a eficiência dos serviços de ITIL.

Através do monitoramento e da análise de métricas relevantes, as organizações podem identificar pontos de melhoria, identificar tendências, e tomar decisões embasadas em dados concretos, maximizando a eficiência dos serviços.

4. Capacitação e desenvolvimento da equipe

Invista na capacitação e no desenvolvimento da equipe de T.I para garantir que eles tenham o conhecimento e as habilidades necessárias para implementar e manter os processos de ITIL de forma eficiente.

Para isso, proporcione treinamentos, certificações e recursos educacionais para manter a equipe atualizada com as práticas e metodologias mais recentes do ITIL.

5. Revisão e melhoria contínua

A eficiência dos serviços de ITIL deve ser um esforço contínuo. Portanto, realize revisões periódicas dos processos, identifique áreas de melhoria e implemente ações corretivas.

Além disso, promova uma cultura de melhoria contínua, incentivando a colaboração e o compartilhamento de ideias entre a equipe de T.I.

Como a implementação de processos ITIL pode ajudar a melhorar a qualidade dos serviços de T.I?

A implementação de processos ITIL pode ter um impacto significativo na melhoria da qualidade dos serviços de T.I.

Um primeiro ponto é que ele fornece um conjunto de boas práticas e diretrizes que ajudam as organizações a padronizar seus processos de T. I.

Isso garante que as atividades sejam executadas de maneira consistente e seguindo os melhores padrões da indústria, resultando em uma melhoria geral na qualidade dos serviços.

Além disso, através do processo de Estratégia de Serviço, as organizações podem identificar oportunidades de melhoria e antecipar riscos potenciais.

Ainda, muitas organizações têm apostado na adoção de frameworks para conquistar o tão desejado alinhamento estratégico da TI com o negócio.

Se a sua organização não se sente confiante para tocar esse projeto sozinha, o melhor mesmo é contar com o apoio de uma consultoria em implantação de ITIL!

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