Segurança digital em Recursos Humanos: Guia de como tornar a área e os processos seguros

Última atualização em 14/05/2024

No contexto de uma era digital em constante evolução, onde a virtualidade tem sido predominante em nossas interações diárias, a garantia da segurança em Recursos Humanos em processos digitais é uma necessidade. Isso se torna evidente à medida que as dinâmicas de trabalho contemporâneas abraçam modelos remotos, flexíveis e híbridos.

Com a globalização e a inserção de tecnologias no nosso dia a dia, foi possível gerar a otimização de processos até a ampliação das oportunidades de colaboração de pessoas em qualquer lugar do mundo. No entanto, essa nova era também trouxe consigo desafios significativos, particularmente no que diz respeito à segurança digital. 

Para os profissionais de gestão de pessoas, que lidam com dados confidenciais dos colaboradores, informações sensíveis sobre folha de pagamento e processos de recrutamento, a proteção dessas informações tornou-se uma prioridade incontestável.

Neste artigo, exploraremos a importância da segurança digital nesse setor, além de estratégias e melhores práticas que podem ser implementadas para mitigar riscos, proteger dados e garantir a integridade dos sistemas.

O que é segurança em recursos humanos?

A segurança na gestão de pessoas refere-se às medidas e práticas implementadas para proteger as informações confidenciais, dados pessoais e processos relacionados aos funcionários dentro de uma organização. 

Isso inclui uma variedade de aspectos, desde a proteção dos dados de identificação pessoal dos funcionários até a salvaguarda das informações relacionadas aos processos de recrutamento, seleção, contratação, treinamento e desenvolvimento.

Em termos mais amplos, a segurança em Recursos Humanos engloba políticas, procedimentos e tecnologias projetadas para garantir que as informações dos colaboradores sejam acessadas, armazenadas, compartilhadas e utilizadas de maneira segura e ética. Isso pode incluir:

• Proteção contra acesso não autorizado a sistemas e arquivos;
• Prevenção de roubo de identidade;
• Garantia de conformidade com regulamentações de privacidade de dados (como a LGPD);
• Treinamentos constantes das equipes em relação à segurança digital;
• Manutenção e atualização periódicas de softwares de RH.

Leia também o post sobre Adequação à LGPD

Qual é a importância da segurança da informação?

Uma pesquisa da Datafolha encomendada pela Mastercard mostrou que mais de 64% das empresas são alvo de fraude digital. Isso significa que a necessidade de processos seguros de segurança da informação são imprescindíveis para qualquer organização. 

Por isso, a segurança dos dados garante que as informações de colaboradores e clientes estejam seguras, assim como as informações estratégicas do negócio. Além disso, ela é essencial para cumprir regulamentações legais e manter a integridade dos sistemas.

Vale ressaltar ainda que adotar esses procedimentos de segurança também é uma forma de preservar a confiança dos clientes e parceiros, fortalecendo a reputação da empresa. Assim, a implementação de medidas robustas de segurança protege contra ataques cibernéticos e permite que as organizações inovem com confiança, impulsionando a competitividade e promovendo o crescimento sustentável.

Em resumo, podemos dizer que a segurança da informação é tanto uma preocupação técnica quanto uma necessidade estratégica para qualquer empresa.

Quais são os principais dados com os quais o RH lida no dia a dia?

A gestão de pessoas lida com dados sensíveis em todos os seus subsistemas, desde o recrutamento e seleção até o desenvolvimento de colaboradores. E ainda existem as informações relacionadas ao setor e seu posicionamento na empresa, como metas, orçamentos e formação de equipes.

Alguns exemplos desses dados que necessitam da garantia de segurança em recursos humanos são:

1. Dados pessoais dos funcionários, como nome completo, endereço residencial, telefone, e-mail e números de identificação (RG, CPF, etc.);
2. Dados profissionais, como cargo ocupado, data de admissão, avaliações de desempenho, salário e benefícios;
3. Informações de contratação e demissão, como currículos, termos de confidencialidade e motivos de demissão;
4. Dados de saúde e segurança, como registros de acidentes de trabalho, resultados de exames e doenças crônicas;
5. Dados de recrutamento e seleção, como vagas em aberto, requisitos de contratação, registro de candidaturas, comunicações com candidatos e resultados de testes e entrevistas;
6. Dados financeiros da empresa, como ROI de treinamento e desenvolvimento, custos de processo seletivo e orçamento para a área de gestão de pessoas.

Esses são alguns dos vários tipos de informações com que a gestão de pessoas lida no dia a dia. Então, é preciso atenção a todos os processos e um pensamento crítico sobre como os dados envolvidos neles podem ser alvos de ataques.

Passo a passo para fazer a gestão e o controle de informações no RH

A garantia de dados da empresa, dos colaboradores e dos candidatos pode ser garantida com uma série de processos. Veja a seguir o passo a passo para promover a segurança digital em Recursos Humanos:

Mapeamento e classificação de dados

O processo de mapeamento e classificação de dados é essencial para uma gestão eficaz da segurança da informação. Fazer a identificação de informações como dados pessoais, informações de contato, histórico de emprego e registros médicos permite à organização compreender a extensão e a natureza dos dados que está lidando. 

Em seguida, ao classificar essas informações de acordo com sua sensibilidade e importância, é possível determinar o nível apropriado de proteção necessário para cada categoria de dados. Por exemplo, dados pessoais e registros médicos podem ser considerados altamente sensíveis e exigir medidas de segurança mais rigorosas, como criptografia e restrição de acesso.

Esse processo permite que a organização priorize seus recursos e esforços de segurança de forma eficiente, mitigando riscos e garantindo a conformidade com regulamentações de proteção de dados.

Políticas de privacidade e proteção de dados

Para garantir a segurança e privacidade das informações dos colaboradores, uma das medidas mais importantes é o desenvolvimento de políticas de privacidade e proteção de dados claras e abrangentes.

Essas políticas devem estar alinhadas com as regulamentações aplicáveis, como a LGPD e outras leis. Para isso, precisam estabelecer diretrizes claras para o tratamento, armazenamento e acesso às informações, além de definir procedimentos para lidar com incidentes de segurança e solicitações de acesso aos dados. 

Vale ressaltar que os colaboradores e candidatos devem ser devidamente informados sobre essas políticas e deem seu consentimento explícito para o tratamento de seus dados pessoais.

Leia também o post sobre Avaliação de Riscos na Segurança da informação

Implementação de medidas de segurança

A implementação de medidas de segurança para proteger as informações dos colaboradores e candidatos requer uma estreita colaboração entre o RH e o setor de Tecnologia da Informação.

O RH traz as demandas sobre os tipos de dados sensíveis e os requisitos de segurança associados, enquanto o TI possui o conhecimento técnico necessário para implementar soluções adequadas. Trabalhando em conjunto, ambos podem identificar e implementar medidas técnicas e organizacionais, como criptografia de dados, firewalls, sistemas de detecção de intrusões e controles de acesso físico.

Isso protege os dados contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição. Além disso, essa colaboração contínua permite que ambas as partes estejam alinhadas com as melhores práticas de segurança e garantam a eficácia contínua das medidas implementadas.

Treinamento em segurança da informação

O RH deve oferecer treinamentos regulares sobre práticas seguras de manuseio de dados e conscientização sobre segurança da informação para todos os colaboradores. Isso é uma parte essencial da estratégia de proteção de dados de uma organização. 

Por meio de treinamentos regulares, todos os colaboradores podem ser educados sobre o assunto e conscientizados sobre os riscos de segurança mais comuns, como phishing, engenharia social e vazamento de informações confidenciais. 

Vale ressaltar que esses treinamentos contribuem para a promoção de uma cultura de segurança dentro da organização, em que a proteção dos dados é valorizada e priorizada por todos os colaboradores. 

Manutenção de registros

Uma das principais ações para garantir a segurança em Recursos Humanos no que se refere aos dados é manter registros precisos e atualizados das informações dos colaboradores e dos candidatos.

É preciso assegurar que apenas os dados necessários sejam coletados e armazenados, assim como estabelecer políticas para a retenção e a exclusão segura de dados conforme exigido pelas regulamentações aplicáveis.

Monitoramento e auditoria

A implementação de sistemas de monitoramento permite detectar e responder de forma proativa a atividades suspeitas ou não autorizadas que possam comprometer a integridade dos dados. 

Além disso, a realização de auditorias periódicas ajuda a garantir a conformidade com as políticas de proteção de dados, identificando áreas de vulnerabilidade e oportunidades de melhoria nos processos de segurança da informação. 

Resposta a incidentes

Com as medidas anteriores, a organização assegura uma resposta rápida a incidentes de violações de segurança de dados, incluindo procedimentos para notificar autoridades regulatórias e afetados, conforme exigido pelas regulamentações.

Ressalta-se que o RH desempenha um papel fundamental na condução de investigações internas para determinar a extensão da violação, identificar as causas subjacentes e implementar medidas corretivas e preventivas adequadas.

Conclusão

Com o rápido avanço em direção a um ambiente de trabalho cada vez mais digital e interconectado, a garantia da segurança digital em Recursos Humanos se mostra como uma prioridade. 

Desde a identificação e classificação de dados até a implementação de políticas de privacidade e o treinamento de colaboradores, fica claro que a proteção das informações é uma responsabilidade compartilhada de todas as equipes.

Com esse comprometimento, a segurança em Recursos Humanos pode ser implementada da forma correta, mitigando riscos, fortalecendo a conformidade regulatória e cultivando uma cultura de segurança que promova a confiança dos funcionários, candidatos e parceiros.

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