O fluxo BPMN serve para desenhar um processo, tornando a sua visualização mais fácil. Cada ação é representada por uma tarefa e organizada em uma pool, que pode retratar, por exemplo, diferentes áreas. Com essas informações, o processo ganha forma e permite que qualquer pessoa possa identificar e acompanhar cada uma das ações. Para que ele fique mais completo, é possível fazer uso dos artefatos, que servem apenas para complementar as informações, mas sem interferir no processo como um todo.
Eles não precisam, necessariamente, estar em um fluxograma. É possível verificar que, em alguns casos, não é preciso fazer uso de nenhum deles. Porém, se for preciso adicionar informações, isso deve ser feito de forma correta.
Use os artefatos do BPMN de forma correta
Assim como os demais símbolos, os artefatos também possuem uma representação específica para cada situação. Por isso, é preciso entender o seu significado para usá-los corretamente.
Conector de associação
Ele será fundamental para ligar o artefato a um ponto específico do processo, sendo representado por uma linha tracejada, que pode ou não ser uma seta. Sem ele, o artefato ficaria perdido no processo e não saberíamos o momento certo de usá-lo.
Objeto de dados
Ele representará uma base de informações que pode ser consultada para realizar uma determinada tarefa. Normalmente, ele tem uma descrição em textos para identificação. É simbolizado por uma página com uma dobra no canto superior direito.
Pode-se, ainda, subdividir o objeto de dados para que ele identifique a entrada de dados (com uma seta vazia apontada para a ponta dobrada), saída de dados (com uma seta preenchida apontada para a ponta dobrada), ou então em coleta de dados (três retângulos preenchidos na parte inferior da página).
Armazenamento de dados
Ele indicará, normalmente, uma informação automatizada que armazenará ou acessará determinados dados para que a tarefa ocorra.
Anotação de texto
Ele servirá como uma espécie de “lembrete” ou uma informação adicional que poderá facilitar a realização de uma determinada ação. Sua representação gráfica é “[“, com as bordas um pouco mais extensas.
Grupo
Ele reunirá mais de uma tarefa em um mesmo grupo, indicando que esses elementos estão relacionados. Pode ser identificado por um retângulo tracejado que envolve determinados elementos de um processo. É comum que ele tenha um texto para identificar o que esse grupo realiza. Esse grupo pode envolver apenas uma área ou mais, e pode ultrapassar as pools sem que interfira em nada.
Com o uso dos artefatos, é muito mais fácil complementar os fluxos, deixando os processos ainda mais completos, mesmo que eles não afetem o seu desenvolvimento. Eles poderão ajudar a padronizar as formas de realizar as tarefas e também servir de lembrete em determinados casos.
Por isso, quem quer deixar o seu processo BPM ainda mais completo, precisa saber usar bem todos os recursos disponíveis e usar o conector de associações nos lugares exatos para que o artefato faça sentido no processo.
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Sócio diretor da EUAX, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS. Possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International).