Implantação de ERP: evite dores de cabeça com 11 dicas infalíveis

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Implantar um ERP é um desafio e tanto. A mudança de sistema gera transformações profundas na organização e, se essa mudança não for bem gerenciada, o caos pode se instaurar. Usuários descontentes com o novo sistema, gestores cobrando resultados, e você no olho do furacão tentado resolver todos os problemas. Implantação de ERP é o pesadelo de muitos gestores, mas não precisa ser assim: nesse post, vamos te ensinar como tocar esse projeto sem dores de cabeça com 11 dicas. Ficou interessado? Siga a leitura para conferir como!

Como fazer implantação de ERP? Confira as 11 dicas

Uma implantação de ERP mal feita pode levar o negócio ao fracasso. Portanto, trata-se de um projeto de alta complexidade no qual há dificuldades relacionadas à cultura, tempo, migração de dados, engajamento das equipes, escolha do ERP ideal, prazos, demandas etc.

É por isso que os cuidados com a implantação devem ser tomados desde o início. A lista a seguir contém dicas que podem ser utilizadas do início ao fim do processo, para que você saiba o que fazer em cada etapa:

1- Tenha certeza de que os processos estão adequados

Considere rever seus processos antes de começar a implantação. Se eles estiverem inadequados, implantar um ERP pode ser um tiro no pé. Muitos pensam que o próprio sistema acaba transformando os processos, mas é justamente o contrário: ele tende a cristalizar os atuais processos, e se eles estiverem inadequados é assim que ficarão.

Uma implantação sem mapeamento de processos pode resultar em:

  • Excesso de customização;
  • Adiamentos sucessivos do Go Live;
  • Contratos inexequíveis;
  • Desgaste das pessoas.

No pós implantação, o resultado é a automatização do caos, frustração com os resultados e subaproveitamento do sistema. Cenário péssimo, não é mesmo?

Alguns também deixam para revisar os processos só na hora que o projeto de implantação começa, o que gera atrasos e erros. Revise antes! Assim, o projeto pode ser executado com maior segurança.

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2- Escolha bem o ERP

Escolha um ERP adequado ao seu negócio. É fundamental reconhecer o seu modelo de negócio, a sua estratégia, e escolher o melhor fornecedor para você! Os erros mais comuns na escolha de ERP são:

  • Não considerar os requisitos do negócio;
  • Utilizar somente indicações de terceiros;
  • Não considerar a estratégia da empresa;
  • Deixar o fornecedor controlar os requisitos e o processo de seleção;
  • Não possuir um processo de seleção;
  • Escolher pela marca;
  • Escolher o mais barato;
  • Escolher o primeiro que aparecer;
  • Escolher pelo discurso do vendedor.

É por causa desses erros que, em média, um ERP realiza apenas 37,2% dos benefícios prometidos, segundo pesquisa da Panorama Consulting. Por isso é importante que a escolha do ERP seja feita racionalmente. Se não, chega uma hora em que a empresa está cheia de planilhas e outros sistemas paralelos a um ERP inutilizável.

Cada organização tem as próprias necessidades, e o ERP que funcionou na empresa X pode não ser eficaz na empresa Y. O ideal, portanto, é fazer uma RFP para que o processo de seleção do fornecedor seja metódico.

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É melhor gastar um pouco mais de tempo e dinheiro na etapa de seleção para poder usufruir de todos os benefícios no futuro, do que fazer uma seleção apressada e ter problemas depois!

3- Transforme isso em um projeto corporativo

A implantação do ERP não deve ser vista apenas como um projeto da TI, e muito menos como só mais um projeto dentro da empresa. Na verdade, trata-se de um grande projeto corporativo que impacta a cultura organizacional e o dia a dia de todos. É necessário envolvimento das mais diversas áreas e a colaboração de todos. O fracasso desse projeto pode significar o fracasso da empresa inteira.

4- Tenha um forte patrocinador para o projeto

Um patrocinador não é a pessoa que vai dar dinheiro. Na verdade, trata-se de um líder que vai promover a mudança, o responsável pelo discurso e por convencer as pessoas de que a mudança de sistema é necessária.

Esse é o principal papel do projeto, e deve ser exercido por alguém do alto escalão da empresa, de preferência o CEO. Se o patrocinador não tiver voz e não se preocupar realmente com a implantação de ERP, é muito mais difícil obter sucesso no projeto.

5- Defina um gerente de projetos e a equipe de gestão

A empresa deve possuir um gerente de projetos que defenda os interesses do negócio, justamente com a equipe de gestão. A gestão do projeto não deve ser contratada externamente com o fornecedor do ERP, pois é necessário alguém que defenda o seu lado.

Cabe ao gerente de projetos influenciar internamente para que as tarefas sejam realizadas no prazo e com a qualidade esperada, assim como defender os interesses da sua empresa. É ainda melhor que esse GP tenha experiência não apenas em gestão de projetos complexos, mas também em projetos de implantação de ERP, especificamente.

6- Analise o contrato com calma

Contratos genéricos ou mal elaborados podem dificultar o projeto. O contrato precisa ser específico e deixar claro os papeis de todas as partes envolvidas.

Não deixe de pedir ajuda para especialistas que sejam capazes de fazer uma análise técnica do contrato de implantação. Isso não envolve apenas advogados, mas uma assessoria técnica ou consultoria especializada que possua experiência em projetos de implantação de ERP e podem identificar problemas que um jurista comum não encontraria.

Dicas:

  1. O contrato deve prever penalização ao fornecedor em caso de atraso do projeto, não cumprimento dos acordos de qualidade, escopo e demais itens;
  2. Anexar os requisitos utilizados no processo de seleção (RFP) do ERP.

7- Invista em gestão de mudanças organizacionais (GMO)

Na hora de implantar um ERP, não basta deixar toda a mudança nas mãos do gerente do projeto de implantação, afinal, esse profissional tem como objetivo entregar um software que funcione conforme as necessidades do negócio. Agora, quem vai cuidar da parte de engajar as pessoas na mudança, gerenciar os impactos organizacionais e a estrutura organizacional é o time de gestão de mudanças organizacionais (GMO).

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Essa gestão é importante porque as pessoas são resistentes a mudanças, seja por medo do desconhecido ou por não quererem sair da zona de conforto. Mudar um sistema exige trabalhar todos esses aspectos!

Cabe ao GMO capacitar as pessoas para que sejam capazes de trabalhar com o novo sistema, engajar os stakeholders e trabalhar a comunicação para além do grupo que trabalha no projeto. É o GMO quem vai:

  • Identificar, qualificar e engajar stakeholders;
  • Mapear, planejar e capacitar as pessoas;
  • Levantar, planejar e monitorar os impactos.

8- Conheça a metodologia de implantação

A metodologia de implantação não pode ser unilateral. Ou seja, o fornecedor não pode definir todo o processo e a metodologia sozinho: você pode solicitar etapas específicas, reuniões, responsabilidades, prazos etc.

É fundamental que você saiba desde o início como será a metodologia e não deixe de fazer as suas solicitações. Agregue!

9- Consiga priorização das áreas de negócio

A implantação do ERP exige muito das áreas de negócio: definições, testes, homologações, treinamentos etc. Sem a priorização deles, fica complicado! Algumas metodologias já deixam isso definido, mas é fundamental prestar atenção nesse ponto.

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10- Teste, teste, teste!

Muitas implantações de ERP geram problemas por falta de testes. Alguns projetos deixam os testes exclusivamente para o final e, quando ocorrem atrasos ao longo do projeto, essa etapa fica ainda mais enxuta. Não encurte os testes em hipótese alguma!

O segredo dos bons testes é:

  • Metodologia de testes robusta;
  • Bons casos de testes;
  • Massa de testes;
  • Homologação.

Lembre-se: os usuários encarregados não são testadores profissionais! Analistas de testes e equipes de testes estão aí para isso.

11- Go Live responsável

Se as coisas não estão prontas, não temos um Go Live! Algumas empresas atrasam etapas da execução e acabam apressando o Go Live, o que é um problema. As equipes não estão preparadas, as pessoas estão mal treinadas, os dados ainda não são suficientes, os testes foram rasos, mas a data de entrega chegou! E agora? Vamos repetir: se as coisas ainda não estão prontas, não temos um Go Live.

Vale lembrar que o gerente de projetos não deve decidir sozinho quando está tudo pronto ou não. Essa decisão cabe a um conjunto de profissionais, como o GMO, o patrocinador e todo o comitê do projeto. Deve ser feita uma reunião de GO/NO-GO com a participação de todos e analisar o que realmente está pronto, assim como os riscos ainda presentes.

Não se trata de um sistema simples, mas de algo que vai afetar a empresa toda. Uma implantação apressada pode gerar problemas graves!

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Agora que você entendeu o que fazer, que tal ver o que não fazer? Separamos alguns erros comuns na implantação de ERP para que você procure não os cometer. Vamos conferir?

Erros comuns na implantação do ERP

1- Não planejar a implantação

Implantar um ERP sem um bom planejamento prévio é um dos erros mais graves que podem ser cometidos por uma organização, mas se você leu esse post até aqui, já está no caminho certo. Planeje todas as etapas antes para não ter problemas depois!

2- Não pensar no futuro

O sistema implantado não pode ser aderente apenas hoje. Na verdade, ele deve ser capaz de acompanhar o crescimento da organização e atender a todas as necessidades que a empresa terá amanhã. Essa visão a longo prazo é fundamental para obter sucesso com o novo sistema.

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3- Não envolver as áreas de negócio na definição de requisitos

Muitas empresas reservam a definição de requisitos para a área de TI, sem envolver as áreas de negócio. Essas organizações esquecem que quem vai utilizar o sistema no dia a dia são justamente as áreas de negócio, portanto é necessário envolvê-las nessa definição.

Quando a TI define os requisitos sozinha, você corre o risco de levar em conta requisitos que não são importantes e deixar de lado requisitos indispensáveis.

4- Subestimar o tempo e os recursos necessários

A implantação de um ERP envolve os recursos de toda a organização, afinal, não é um projeto que se conclui da noite para o dia. Isso envolve tempo, dinheiro e muito esforço. Podem ser necessários consultores, gerentes de projetos especializados, e também um planejamento que considere possíveis atrasos.

5- Excesso de customizações

Customizar o sistema pode parecer uma solução para muitos problemas, mas na verdade você só está gerando novos problemas para o futuro. Customizar demais indica que você escolheu o sistema errado ou que está exigindo muitas particularidades. O problema disso é que o excesso de customização torna as atualizações e o suporte quase impossíveis, e em pouco tempo a manutenção do sistema será algo insustentável.

E então, gostou das dicas? Esperamos que elas tenham dado um norte para que você faça uma implantação de ERP adequada e sem dores de cabeça! Sabemos que esse projeto é complexo e exige muito de toda a organização, e também sabemos que o seu negócio possui particularidades.

Por isso a Euax Consulting possui uma metodologia própria para projetos de implantação de ERP. Se precisar de ajuda com a implantação, conte conosco! Entre em contato conosco e saiba como nós fazemos!

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