Implantação de ERP: evite dores de cabeça com 11 dicas infalíveis

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Implantar um ERP é um desafio e tanto. A mudança de sistema gera transformações profundas na organização e, se essa mudança não for bem gerenciada, o caos pode se instaurar. Usuários descontentes com o novo sistema, gestores cobrando resultados, e você no olho do furacão tentado resolver todos os problemas. Implantação de ERP é o pesadelo de muitos gestores, mas não precisa ser assim: nesse post, vamos te mostrar as etapas da implantação e te ensinar como tocar esse projeto sem dores de cabeça com 10 dicas. Ficou interessado? Siga a leitura para conferir como!

Etapas da implantação de ERP

Uma implantação de ERP mal feita pode levar o negócio ao fracasso. Portanto, trata-se de um projeto de alta complexidade no qual há dificuldades relacionadas à cultura, tempo, migração de dados, engajamento das equipes, escolha do ERP ideal, prazos, demandas etc.

É por isso que os cuidados com a implantação devem ser tomados desde o início. A seguir, temos um guia com as etapas de implantação de um ERP, para que você saiba como deve proceder desde o começo do projeto.

1 – Escolha

Nessa primeira etapa, você deve levar em consideração alguns pontos para fazer uma escolha bem-feita do seu ERP. Nesse sentido, uma boa prática é fazer mapeamento de processos para entender a estrutura da sua organização. Depois disso, reúna as necessidades da sua empresa e elabore uma RFP (Request For Proposal) para ajudar na escolha.

2 – Planejamento

Após a escolha do melhor fornecedor de ERP, é hora de planejar a como vai ocorrer a implantação, pois há várias formas de fazer isso. Você pode optar pela implantação em “big bang”, quando mudança ocorre de uma vez só, ou então há a possibilidade de fazer uma implantação em ondas. Definido o caminho a ser seguido, é feita a reunião de kick off e o projeto é lançado e divulgado, juntamente com a definição das entregas.

É importante ressaltar que o planejamento e a metodologia da implantação não podem ser definidos apenas pelo fornecedor da solução. Você pode solicitar etapas específicas, reuniões, responsabilidades, prazos etc. O importante é acompanhar desde o início essa metodologia e não deixar de fazer as suas solicitações.

3 – Análise

Essa é a etapa na qual você mapeia os processos existentes, agora para entender o funcionamento da empresa e fazer a ligação entre eles e o ERP. Essa prática é importante para que tanto a equipe do projeto quanto as demais partes interessadas possam compreender como a implantação será feita e como irá afetar os processos.

4 – Realização

É nesse momento que a equipe começa a lidar com especificações técnicas e configurar o sistema. Se o ERP não for capaz de cumprir todas as necessidades, é possível solicitar customizações, mas não é o ideal. Customizar demais pode gerar muitos problemas, como dificultar atualizações.

Também é nessa etapa que os testes começam a ser realizados para garantir que a solução atenda às necessidades da organização.

5 – Preparação

Depois de testar e verificar que o ERP é aderente ao seu negócio, é preciso capacitar as pessoas para utilizá-lo. Esse treinamento é necessário para ensinar os colaboradores a utilizar a plataforma da melhor maneira, e aproveitar todas as funcionalidades que ela possui. Esteja bem atento à esta etapa, pois se os colaboradores não se sentirem prontos para utilizar a solução, o projeto não irá funcionar da maneira desejada.

6 – Go Live

O Go Live é o momento mais crítico do projeto, pois é quando ocorre a troca definitiva do sistema. Nessa última etapa, certifique-se de que o projeto foi  bem executado, teve uma boa gestão de mudanças e boa comunicação para engajar as pessoas a utilizar o sistema sem muita resistência.

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Essa é a sequência de etapas que toda empresa percorre para implantar um ERP. Agora, que você já tem noção das etapas desse projeto, vamos elencar 10 dicas para aplicar durante a execução da implantação. Confira:

Antes da implantação:

1 – Transforme a implantação em um projeto corporativo

A implantação do ERP não deve ser vista apenas como um projeto da TI, e muito menos como só mais um projeto dentro da empresa. Na verdade, trata-se de um grande projeto corporativo que impacta a cultura organizacional e o dia a dia de todos. É necessário envolvimento das mais diversas áreas e a colaboração de todos. O fracasso desse projeto pode significar o fracasso da empresa inteira.

2 – Tenha um forte patrocinador para o projeto

Um patrocinador não é a pessoa que vai dar dinheiro. Na verdade, trata-se de um líder que vai promover a mudança, o responsável pelo discurso e por convencer as pessoas de que a mudança de sistema é necessária.

Esse é o principal papel do projeto, e deve ser exercido por alguém do alto escalão da empresa, de preferência o CEO. Se o patrocinador não tiver voz e não se preocupar realmente com a implantação de ERP, é muito mais difícil obter sucesso no projeto.

3 – Defina um gerente de projetos e a equipe de gestão

A empresa deve possuir um gerente de projetos que defenda os interesses do negócio, justamente com a equipe de gestão. A gestão do projeto não deve ser contratada externamente com o fornecedor do ERP, pois é necessário alguém que defenda o seu lado.

Cabe ao gerente de projetos influenciar internamente para que as tarefas sejam realizadas no prazo e com a qualidade esperada, assim como defender os interesses da sua empresa. É ainda melhor que esse GP tenha experiência não apenas em gestão de projetos complexos, mas também em projetos de implantação de ERP, especificamente.

4 – Consiga priorização das áreas de negócio

A implantação do ERP exige muito das áreas de negócio: definições, testes, homologações, treinamentos etc. Sem a priorização deles, fica complicado! Algumas metodologias já deixam isso definido, mas é fundamental prestar atenção nesse ponto.

5- Invista em gestão de mudanças organizacionais (GMO)

Na hora de implantar um ERP, não basta deixar toda a mudança nas mãos do gerente do projeto de implantação, afinal, esse profissional tem como objetivo entregar um software que funcione conforme as necessidades do negócio. Agora, quem vai cuidar da parte de engajar as pessoas na mudança, gerenciar os impactos organizacionais e a estrutura organizacional é o time de gestão de mudanças organizacionais (GMO).

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Essa gestão é importante porque as pessoas são resistentes a mudanças, seja por medo do desconhecido ou por não quererem sair da zona de conforto. Mudar um sistema exige trabalhar todos esses aspectos!

Cabe ao GMO capacitar as pessoas para que sejam capazes de trabalhar com o novo sistema, engajar os stakeholders e trabalhar a comunicação para além do grupo que trabalha no projeto. É o GMO quem vai:

  • Identificar, qualificar e engajar stakeholders;
  • Mapear, planejar e capacitar as pessoas;
  • Levantar, planejar e monitorar os impactos.

Durante a etapa da Escolha:

1 – Mapeamento de processos

Rever seus processos antes de começar a implantação é uma ação estratégica. Ao contrário do que se pensa, um ERP não transforma os processos e sim os cristaliza, e se eles estiverem inadequados é assim que ficarão.

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Uma implantação sem mapeamento de processos pode resultar em:

  • Excesso de customização;
  • Adiamentos sucessivos do Go Live;
  • Contratos inexequíveis;
  • Desgaste das pessoas.

No pós-implantação, o resultado é a automatização do caos, frustração com os resultados e subaproveitamento do sistema. Cenário péssimo, não é mesmo?

Uma dica muito importante nesse momento é saber escolher quais processos serão mapeados. Não é possível fazer o mapeamento de todas as atividades, pois essa prática exige muito tempo, recursos e energia da organização. Por isso, foque nos processos mais relevantes da empresa, aqueles que serão mais impactados com a implantação do ERP.

Como evitar o caos na implantação de ERP

2 – Escolha bem o ERP

Escolha um ERP adequado ao seu negócio. É fundamental reconhecer o seu modelo de negócio, a sua estratégia, e escolher o melhor fornecedor para você! Os erros mais comuns na escolha de ERP são:

  • Não considerar os requisitos do negócio;
  • Utilizar somente indicações de terceiros;
  • Não considerar a estratégia da empresa;
  • Deixar o fornecedor controlar os requisitos e o processo de seleção;
  • Não possuir um processo de seleção;
  • Escolher pela marca;
  • Escolher o mais barato;
  • Escolher o primeiro que aparecer;
  • Escolher pelo discurso do vendedor.

É por causa desses erros que, em média, um ERP realiza apenas 37,2% dos benefícios prometidos, segundo pesquisa da Panorama Consulting. Por isso é importante que a escolha do ERP seja feita racionalmente. Se não, chega uma hora em que a empresa está cheia de planilhas e outros sistemas paralelos a um ERP inutilizável.

Cada organização tem as próprias necessidades, e o ERP que funcionou na empresa X pode não ser eficaz na empresa Y. O ideal, portanto, é fazer uma RFP para que o processo de seleção do fornecedor seja metódico.

É melhor gastar um pouco mais de tempo e dinheiro na etapa de seleção para poder usufruir de todos os benefícios no futuro, do que fazer uma seleção apressada e ter problemas depois!

3 – Analise o contrato com calma

Contratos genéricos ou mal elaborados podem dificultar o projeto. O contrato precisa ser específico e deixar claro os papeis de todas as partes envolvidas.

Não deixe de pedir ajuda para especialistas que sejam capazes de fazer uma análise técnica do contrato de implantação. Isso não envolve apenas advogados, mas uma assessoria técnica ou consultoria especializada que possua experiência em projetos de implantação de ERP e podem identificar problemas que um jurista comum não encontraria.

Dicas:

  1. O contrato deve prever penalização ao fornecedor em caso de atraso do projeto, não cumprimento dos acordos de qualidade, escopo e demais itens;
  2. Anexar os requisitos utilizados no processo de seleção (RFP) do ERP.

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Na etapa de Realização:

Teste, teste, teste!

Muitas implantações de ERP geram problemas por falta de testes. Alguns projetos deixam os testes exclusivamente para o final e, quando ocorrem atrasos ao longo do projeto, essa etapa fica ainda mais enxuta. Não encurte os testes em hipótese alguma!

O segredo dos bons testes é:

  • Metodologia de testes robusta;
  • Bons casos de testes;
  • Massa de testes;
  • Homologação.

Lembre-se: os usuários encarregados não são testadores profissionais! Analistas de testes e equipes de testes estão aí para isso.

Na etapa de Go Live:

Go Live responsável

Se as coisas não estão prontas, não temos um Go Live! Algumas empresas atrasam etapas da execução e acabam apressando o Go Live, o que é um problema. As equipes não estão preparadas, as pessoas estão mal treinadas, os dados ainda não são suficientes, os testes foram rasos, mas a data de entrega chegou! E agora? Vamos repetir: se as coisas ainda não estão prontas, não temos um Go Live.

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Vale lembrar que o gerente de projetos não deve decidir sozinho quando está tudo pronto ou não. Essa decisão cabe a um conjunto de profissionais, como o GMO, o patrocinador e todo o comitê do projeto. Deve ser feita uma reunião de GO/NO-GO com a participação de todos e analisar o que realmente está pronto, assim como os riscos ainda presentes.

Não se trata de um sistema simples, mas de algo que vai afetar a empresa toda. Uma implantação apressada pode gerar problemas graves!

Agora que você entendeu o que fazer, que tal ver o que não fazer? Separamos alguns erros comuns na implantação de ERP para que você procure não os cometer. Vamos conferir?

Erros comuns na implantação do ERP

1- Não planejar a implantação

Implantar um ERP sem um bom planejamento prévio é um dos erros mais graves que podem ser cometidos por uma organização, mas se você leu esse post até aqui, já está no caminho certo. Planeje todas as etapas antes para não ter problemas depois!

2- Não pensar no futuro

O sistema implantado não pode ser aderente apenas hoje. Na verdade, ele deve ser capaz de acompanhar o crescimento da organização e atender a todas as necessidades que a empresa terá amanhã. Essa visão a longo prazo é fundamental para obter sucesso com o novo sistema.

3- Não envolver as áreas de negócio na definição de requisitos

Muitas empresas reservam a definição de requisitos para a área de TI, sem envolver as áreas de negócio. Essas organizações esquecem que quem vai utilizar o sistema no dia a dia são justamente as áreas de negócio, portanto é necessário envolvê-las nessa definição.

Quando a TI define os requisitos sozinha, você corre o risco de levar em conta requisitos que não são importantes e deixar de lado requisitos indispensáveis.

4- Subestimar o tempo e os recursos necessários

A implantação de um ERP envolve os recursos de toda a organização, afinal, não é um projeto que se conclui da noite para o dia. Isso envolve tempo, dinheiro e muito esforço. Podem ser necessários consultores, gerentes de projetos especializados, e também um planejamento que considere possíveis atrasos.

5- Excesso de customizações

Customizar o sistema pode parecer uma solução para muitos problemas, mas na verdade você só está gerando novos problemas para o futuro. Customizar demais indica que você escolheu o sistema errado ou que está exigindo muitas particularidades. O problema disso é que o excesso de customização torna as atualizações e o suporte quase impossíveis, e em pouco tempo a manutenção do sistema será algo insustentável.

E então, gostou das dicas? Esperamos que elas tenham dado um norte para que você faça uma implantação de ERP adequada e sem dores de cabeça! Sabemos que esse projeto é complexo e exige muito de toda a organização, e também sabemos que o seu negócio possui particularidades.

Por isso a Euax Consulting possui uma metodologia própria para projetos de implantação de ERP. Se precisar de ajuda com a implantação, conte conosco! Entre em contato conosco e saiba como nós fazemos!

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