FTE: como esse indicador pode ajudar a melhorar os processos?

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Indicadores-chave de performance são um termômetro para medir a saúde da sua organização. Sem eles, não é possível identificar o desempenho real das mais diversas áreas, ou mesmo criar e mensurar ações de melhoria. Nesse sentido, o FTE é um dos indicadores mais populares para quem busca melhorar processos, otimizar gastos e aumentar a produtividade.

Você sabe como calcular o FTE e utilizá-lo para melhorar os processos da sua organização? Se não sabe, estamos aqui para ajudar. Siga a leitura para entender tudo sobre FTE!

O que é FTE?

FTE (full time equivalent) é um indicador-chave de performance que serve para mensurar a quantidade de força de trabalho gasta em uma atividade, setor ou mesmo em toda a organização.

Há uma diferença entre simplesmente observar o número de colaboradores trabalhando em um projeto e calcular o FTE. Afinal, saber apenas o número de colaboradores não revela a quantidade real de esforço, já que não sabemos quantas horas cada um trabalha. Um profissional pode trabalhar full-time e outro part-time, por exemplo.

O cálculo do FTE parte de uma quantidade de trabalho base para realmente identificar a quantidade de esforço despendido. Se o padrão da sua organização é 40 horas semanais, por exemplo, cada colaborador que trabalha 40 horas equivale a 1 FTE. Um colaborador part-time, por sua vez, equivale a 0,5 FTE.

Para exemplificar: um setor de marketing que possui 10 colaboradores part-time e um setor de vendas que possui 5 colaboradores full-time possuem, na prática, a mesma quantidade de força de trabalho. Se fôssemos observar apenas o número de colaboradores, poderíamos pensar que o setor de marketing utiliza mais horas de trabalho. Porém, ao calcular o FTE, percebemos que ambos possuem a mesma quantidade: 5 FTEs, pois cada um dos 10 colaboradores do marketing representa apenas 0,5 FTEs, por serem part-time.

Ou seja, full time equivalent nada mais é do que uma representação da quantidade de força de trabalho alocada.

Vale lembrar que o cálculo do FTE leva em conta a quantidade de horas contratadas. Ou seja, não importa se o colaborador gastou alguns minutos tomando um café, dando uma pausa ou indo ao banheiro: esses minutos não devem ser descontados. Você deve contabilizar a quantidade de horas totais, as que estão no contrato de trabalho.

Entretanto, ao calcular o FTE de um determinado período ou atividade, é preciso descontar faltas, férias etc. Nesse caso, as horas que não foram trabalhadas não entram no cálculo.

E então, conseguiu entender o que é FTE? O próximo passo, então, é aprender a calcular. Veja:

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Como calcular o FTE?

A fórmula do FTE é a seguinte:

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É importante lembrar que, se o padrão da sua empresa for 44 horas semanais, você deve substituir o 40 por 44, ou qualquer que seja o padrão semanal. Os dados necessários para calcular a fórmula são obtidos, geralmente, por meio do sistema de RH ou do sistema de apontamento de horas.

O FTE por si apenas representa quantias de força de trabalho. Em geral, ele é utilizado com outros indicadores para mensurar resultados e oportunidades de melhoria. Vejamos, então, todas as formas que o cálculo do FTE pode ser útil:

Como o cálculo de FTE pode ser útil?

Ajuda a mensurar a eficiência dos processos

Um dos indicadores de eficiência dos processos é justamente o cálculo de FTE. Processos mal definidos, redundantes e cheios de gargalos impactam muito o número de FTEs necessários para fazer uma entrega. Lembre-se: processos eficientes permitem que menos colaboradores façam mais em menos tempo.

Acompanhar o full time equivalent durante um projeto de melhoria de processos, por exemplo, é essencial. Seja para descobrir quando um processo precisa ser redesenhado, como para saber se mudanças em um determinado processo surtiram efeito.

Permite analisar a produtividade da equipe

A análise de produtividade é uma das principais utilizações do cálculo do FTE. Por meio de benchmarks, você pode verificar se outras empresas produzem mais sem precisar de tantas pessoas. Você também pode fazer essa comparação entre diferentes formações de um mesmo time. A partir disso, é possível verificar como está a produtividade de um time em comparação com a média do mercado.

Indica problemas organizacionais

Problemas na produtividade não querem dizer que os colaboradores são preguiçosos. Na verdade, pode ser que os processos estejam redundantes e mal definidos, faltem ações de motivação da equipe, os colaboradores não foram bem treinados e estão desqualificados etc. Portanto, a necessidade de muitos FTEs para tarefas simples indica problemas organizacionais.

Além disso, o turnover também reflete no FTE, pois quando há um fluxo muito grande de saída de profissionais qualificados e entrada de profissionais inexperientes, é muito provável que a produtividade da equipe diminua e sejam necessários mais FTEs para entregar um projeto.

Outro problema que reflete no FTE é a falta de ferramentas adequadas. Quando não há automações, os colaboradores perdem tempo com tarefas repetitivas que poderiam ser otimizadas por meio de um software.

Ajuda a dimensionar o tamanho ideal da equipe

O cálculo de FTE ajuda a dimensionar o tamanho ideal da equipe. Assim, você consegue montar um time com a quantidade de pessoas necessárias para atingir os seus objetivos. Para isso, utilize o cálculo do FTE em conjunto com outras variáveis, como benchmarks, comparação entre atividades e identificação de necessidades de automação.

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Não esqueça, também, de estabelecer uma margem de erro para que não faltem recursos humanos quando surgirem atividades inesperadas, gargalos etc.

Ajuda a embasar estratégias

Como já dissemos, há uma série de problemas organizacionais que refletem no FTE. Portanto, esse cálculo ajuda a embasar estratégias, sejam elas de novas contratações, automações, substituição de membros da equipe etc.

Ajuda a identificar a aderência dos profissionais às atividades

Quando um profissional (ou um grupo de profissionais) demanda mais horas do que o usual para fazer uma entrega, pode ser que ele não tenha aderência às atividades que lhe foram designadas. Não quer dizer que se trata de um profissional ruim, mas que ele seria mais produtivo realizando outras tarefas com as quais tem mais fit.

O cálculo do FTE ajuda a designar atividades para as pessoas certas e reposicionar os profissionais em determinados cargos.

Viu como calcular o full time equivalent é importante? Outro termo muito comum e diretamente relacionado com esse tema é FTE Killer. Vamos ver do que se trata?

FTE Killer

FTE Killer nada mais é do que a tomada de medidas para eliminar horas improdutivas, sobreposição de atividades, desbalanceamento de demandas, excesso de controles e passagens de bastão.

Entre os principais problemas que podem impactar o FTE, podemos citar:

  • Distribuição incorreta de atividades;
  • Falta de capacitação;
  • Pouca automação;
  • Excesso de controles e burocracia;
  • Falta de medição.

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Você pode e deve tomar ações para otimizar o FTE. Mas, o que fazer? As principais ações que você pode tomar para melhorar esse e outros indicadores são:

1- Otimize os processos

Para otimizar processos, você pode lançar mão de diversas técnicas e metodologias. Fazer melhoria de processos usando AS-IS/TO-BE, redesenhar todo o processo, fazer reengenharia de processos, utilizar Lean, enfim. Tudo depende dos objetivos. Os resultados são:

  • Redução de pontos de controle;
  • Redução de atividades sem valor;
  • Redistribuição das atividades;
  • Papéis e responsabilidades mais claros e bem definidos;
  • Execução de mais atividades com menos esforço;
  • Redução de FTE.

Há uma série de ferramentas que você pode utilizar para melhorar processos. O exemplo a seguir é uma toolbox de melhoria de processos (BPI), com algumas das ferramentas mais utilizadas.

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A investigação é um parâmetro de comparação, especialmente o benchmark. Assim, você pode perceber quando está utilizando muito mais FTEs do que o comum no mercado para realizar certa atividade. Depois, é possível observar/analisar o processo e buscar formas de melhorá-lo.

As ferramentas qualitativas estão mais relacionadas à equipe em si. Verifique formas de gerar alternativas e avalie as competências dos colaboradores. Muitas vezes, um profissional está alocado em atividades das quais não possui capacitação ou perfil para realizar. Por isso, pode ser necessário mudar cargos e investir em treinamento.

Já as ferramentas quantitativas são uma forma de analisar o tempo e custo da execução de atividades para, posteriormente, promover melhorias.

2- Automatize os processos

Automação de processos é um caminho fundamental para otimizar seus FTEs. Isso ajuda a reduzir a necessidade de realizar atividades repetitivas manualmente, reduz handoffs, gera agilidade nos processos e reduz o trabalho manual. Claro, também reduz o FTE.

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3- Crie um sistema de performance

Um sistema de performance é um conjunto de indicadores que possuem relações causais entre eles. Ou seja, os problemas em um indicador impactam outros. Isso ajuda a obter uma visão geral de indicadores de performance na empresa.

4- Crie trilhas de desenvolvimento

Quando não há capacitação, os colaboradores demoram muito mais para realizar as entregas, e a qualidade dessas entregas é inferior. O objetivo das trilhas de desenvolvimento é melhorar a performance individual, a qualidade das entregas, diminuir o retrabalho, garantir efetividade e agilidade e, ainda, reduzir o FTE.

E então, conseguiu entender como utilizar esse indicador na sua empresa? Para deixar tudo ainda mais claro, montamos esse infográfico com todas as principais informações sobre o FTE:

Infografico-FTE

(clique para ampliar)

É importante lembrar que o FTE é apenas um único indicador. Na hora de gerenciar processos, é necessário acompanhar uma série deles para saber se os resultados estão sendo alcançados. Para te ajudar com isso, fizemos um webinar sobre como otimizar a operação com indicadores de desempenho. Nele, ensinamos tudo sobre indicadores de desempenho da estratégia à operação, para nortear a transformação de processos. Assista agora clicando no banner abaixo!

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