Implantação de projetos: o papel estratégico da boa gestão + benefícios de investir em um PMO

Última atualização em 29/03/2023

Projetos não alinhados à estratégia da empresa, entregas que não atendem necessidades dos solicitantes, fora do prazo, do orçamento ou mesmo a falta de uma visão geral sobre todas as iniciativas são dores comuns de negócios com baixa maturidade em gestão de projetos.

Ao mesmo tempo, é sempre importante lembrar de que empresas são guiadas pelo sucesso de seus projetos! Portanto, para garantir o bom desempenho de um negócio, precisamos ter certeza de que a implantação de projetos está ocorrendo de forma correta, seguida da boa gestão.

Para isso, as organizações devem se atentar a alguns fatores:

• O que é implantação de projetos?
• 5 passos para a implantação de projetos
• Os benefícios de uma boa gestão na implantação de projetos
• Habilidades de um profissional para realizar a implantação de projetos
• Como um PMO pode te ajudar na implantação de projetos?

O que é implantação de projetos?

Implantação de projetos é uma das etapas para elevar a maturidade da gestão de uma organização, na qual a iniciativa é colocada em prática, após seu planejamento.

Para isso, a implantação de projetos se apoia em:

• Metodologias;
• Ferramentas;
• Sub-fases de implantação;
• Gestão de projetos;
• Equipe multidisciplinar capacitada.

Enfim, o propósito da implantação de projetos é garantir que os projetos sejam bem-sucedidos, adaptando a equipe ou o próprio andamento do projeto, conforme seja necessário.

Dessa forma, a implantação de projetos se baseia em 3 pilares principais – pessoas, processos e tecnologia, como podemos ver na imagem abaixo:

 

Considerando esses pilares, a implantação de projetos segue 5 etapas, também chamadas de sub-fases, para ser colocada em prática.

Está preparado para colocar a mão na massa? Veja a seguir como fazer a implantação de projetos!

5 passos para a implantação de projetos?

 

1. Capacitar a equipe

De forma simples, capacitar a equipe consiste em um conjunto de ações que tem o objetivo de melhorar as habilidades dos colaboradores.

Nesse caso, elevar a maturidade em gestão de projetos das pessoas envolvidas na implantação das iniciativas é fundamental para as chances de um trabalho bem-sucedido, além de evitar desperdícios.

Como benefícios, além de termos profissionais capacitados, valorizamos os colaboradores da empresa e possibilitamos a otimização das operações.

Para realizar a capacitação, sua equipe pode seguir uma trilha de aprendizagem, por exemplo.

Além disso, uma dica para incentivar os profissionais a serem motivados nessa jornada é promover premiações semestrais para aqueles que de destacarem nas entregas.

2. Definir a metodologia

Metodologias de projeto consistem em padrões de implantação, desenvolvimento e uso de ferramentas para executar um projeto. Dessa forma, as metodologias são segmentadas em 3 tipos:

• Tradicional: todo o planejamento do projeto é feito antes da execução do projeto e seguido à risca.
• Ágil: é adaptável ao rumo que o projeto toma durante a execução. O planejamento é feito de forma iterativa e as características são definidas de acordo com as entregas.
• Híbrida: é composta por uma mistura de conceitos tradicionais e ágeis. Assim, a empresa pode escolher quais práticas são mais adequadas para atingir seus objetivos e metas atuais, criando uma gestão de projetos “personalizada”.

Em outras palavras, utilizar uma metodologia é importante para a gestão de projetos de qualquer empresa, porque elas possibilitam a sistematização das iniciativas.

Assim, é mais fácil manter a execução do projeto alinhada com as expectativas do cliente, além de integrar as equipes e acelerar as entregas.

Saiba mais sobre metodologias de projeto e descubra qual é a ideal para o seu negócio: https://www.euax.com.br/2022/11/metodologia-de-projetos/

3. Criar indicadores de performance

O que não é medido, não é gerenciado! Por isso, antes de colocar um projeto em prática, precisamos garantir que é possível mensurar seu desempenho. Para isso, utilizamos indicadores de performance.

De forma simples, indicadores são ferramentas utilizadas para medir, analisar e monitorar a performance de um projeto. Com eles é possível avaliar a eficiência, eficácia e o nível de satisfação dos usuários com os serviços prestados, além de:

• Saber com certeza como está o desempenho da empresa;
• Ter segurança nas tomadas de decisão;
• Planejar iniciativas para potencializar alguma área e assim por diante.

Conheça alguns dos principais indicadores de perfomance: https://www.euax.com.br/2018/07/indicadores-de-ti-medir-desempenho-ti/

4. Selecionar um software de gestão de projetos

Para a sorte dos gestores, já existem softwares para analisar os projetos em tempo real, de maneira dinâmica, visual e automática.

Além disso, utilizar ferramentas de gestão de projetos também permite:

• Visibilidade do andamento do projeto;
• Coleta e armazenamento de dados de forma periódica;
• Comparação de resultados;
• Compartilhamento de informações;
• Interatividade com a equipe.

Como resultado, contribuímos para a manutenção do prazo e do orçamento inicial, além de incentivar a colaboração e alinhamento da equipe em relação ao andamento dos projetos.

Confira 13 opções de ferramentas para gestão de projetos: https://www.euax.com.br/2018/08/ferramentas-de-gestao-de-projetos-mais-utilizadas/

5. Monitorar os resultados

Assim que tivermos uma equipe capacitada, aliada à metodologia e ferramenta adequada, o projeto toma início e deve ser monitorado. E então, é hora de reunir todas as partes envolvidas e prestar contas.

De forma simples, o monitoramento de resultados é importante porque com ele podemos ter uma base de dados para melhorar a eficiência geral do projeto e mantê-lo controlado

Por isso, é importante estabelecer cerimônias periódicas em que sejam apresentados:

• Projetos que deram certo;
• Projetos que deram errado;
• Os motivos que levaram os projetos ao sucesso ou insucesso;
• Dados que baseiem a performance;
• Planos de ação para projetos que não deram certo.

Ao concluir esse passo a passo, temos um projeto em andamento!

No entanto, para nos certificamos de seu bom desempenho, é fundamental investirmos na gestão de projetos. Você sabe do que se trata essa prática?

Os benefícios de uma boa gestão na implantação de projetos

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:

• Elaboração e detalhamento do escopo;
• Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
• Montagem do cronograma e registro dos custos;
• Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes, elevando a maturidade da gestão e a performance do negócio.

Em suma, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Quer saber ainda mais sobre Gestão de Projetos? Assista ao vídeo abaixo!

Mas é claro, além da boa gestão, existem outras habilidades que favorecem e muito os profissionais envolvidos na implantação de projetos.

Acompanhe a leitura!

Habilidades de um profissional para realizar a implantação de projetos

Para garantir que os projetos de uma organização sejam implantados com sucesso, os profissionais envolvidos devem focar em desenvolver outras habilidades, além dos conhecimentos técnicos.

Confira o quadro abaixo, no qual ilustramos algumas das soft skills necessárias para formar uma equipe de alta performance, também contribuindo para o sucesso dos projetos:

Muito bem, até agora falamos da importância da implantação correta de projetos, auxiliada pela boa gestão, e o quanto isso afeta positivamente a performance do negócio, não é?

Mas, verdade seja dita: se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, busque ajuda especializada e recorra a um Escritório de Projetos (PMO)!

Mas como funciona essa estrutura? Confira a seguir:

Como um PMO pode te ajudar na implantação de projetos?

A sigla PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos em português e é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos.

Ele é responsável por criar metodologias que serão aplicadas ao gerenciamento de projetos, além de dar suporte aos gerentes dos projetos, oferecendo orientações e ferramentas.

Dessa forma, adotar um escritório de projetos traz diversos benefícios para uma organização, como:

• Consolidar a documentação dos projetos;
• Disseminar boas práticas na organização;
• Garantir a utilização de metodologias, modelos e ferramentas;
• Promove o cumprimento das diretrizes e políticas de governança.

No entanto, fique atento: é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar um PMO!

Assim, podemos evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.

Como prova dos resultados de uma boa implantação de PMO, apresentamos um dos cases de sucesso da Euax Consulting!

Confira o resultado da nossa parceria com a Rede Lojacorr no vídeo abaixo:

Que tal obter todos esses benefícios e ainda contar com a ajuda de profissionais especializados, assim como demonstrado no vídeo acima?

Pensando nisso, reunimos todas as informações essenciais sobre PMO em um webinar apresentado por um dos consultores da Euax, no qual abordamos tudo sobre:

• Contexto organizacional atual;
• O que é um Escritório de Projetos (PMO);
• Diferença entre GP e PMO;
• Por que toda empresa deveria possuir um PMO;
• Como deverá ser a implantação de PMO;

Assista ao webinar completo clicando no banner abaixo!