Outsourcing: Guia com o que é, vantagens, exemplos e muito mais

Última atualização em 17/01/2024

O Outsourcing tornou-se uma estratégia empresarial amplamente adotada nos últimos anos. Por meio dessa abordagem, as organizações podem delegar tarefas e funções específicas a fornecedores externos, permitindo-lhes concentrar seus recursos e esforços nas atividades centrais do negócio.

Essa abordagem tem o potencial de oferecer uma série de benefícios, como redução de custos, acesso a especialistas em determinadas áreas e maior flexibilidade operacional.

No entanto, o outsourcing também apresenta desafios e riscos que devem ser cuidadosamente gerenciados para garantir o sucesso dessa estratégia.

Quer saber mais a fundo sobre outsourcing, seus principais benefícios e como escolher um parceiro de outsourcing ideal para seu negócio? Então, siga a leitura!

O que é outsourcing?

O significado de “Outsourcing”, vem da tradução do termo em inglês, que significa “terceirização“. Essencialmente, refere-se à prática de uma empresa contratar serviços ou atividades de outras entidades externas, em vez de realizá-las internamente.

Essa estratégia permite que as empresas concentrem seus recursos e esforços nas áreas centrais de seu negócio, enquanto delegam tarefas secundárias a especialistas externos. O outsourcing pode abranger uma ampla gama de serviços, desde a gestão de TI e contabilidade até o atendimento ao cliente e a fabricação de produtos, por exemplo.

Uma das principais razões pelas quais as empresas optam pelo outsourcing é a redução de custos. Ao terceirizar determinadas funções, as empresas podem economizar em despesas operacionais, como salários, benefícios e infraestrutura, além de se beneficiarem da experiência e eficiência dos fornecedores especializados.

Além disso, o outsourcing pode fornecer flexibilidade, permitindo que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças nas demandas do mercado.

No entanto, ele não está isento de desafios. As empresas precisam gerenciar de perto seus relacionamentos com fornecedores externos para garantir a qualidade e a conformidade com os padrões estabelecidos.

Qual a diferença entre Outsourcing e Terceirização?

A diferença entre outsourcing e terceirização pode ser um pouco confusa, pois esses termos são frequentemente usados como sinônimos, mas eles têm diferenças fundamentais. O outsourcing refere-se à contratação de uma empresa externa para gerenciar uma função específica de uma organização, como atendimento ao cliente, contabilidade ou recursos humanos. Já a terceirização é um tipo específico de outsourcing em que a empresa contrata uma empresa externa para gerenciar uma função que pode ser considerada estratégica, como pesquisa de mercado, desenvolvimento de produto ou serviços e gestão de operações.

A terceirização visa liberar recursos internos para outras atividades mais importantes e estratégicas, permitindo que a empresa se concentre em seu negócio principal. Já o objetivo do outsourcing é geralmente reduzir custos, aumentar a eficiência e ter acesso a especialistas em uma área específica.

Em resumo, o outsourcing é uma prática mais ampla que engloba a contratação de serviços externos, enquanto a terceirização é uma variação específica do outsourcing que envolve a gestão de funções estratégicas

Qual é o objetivo do outsourcing?

O principal propósito do outsourcing é contratar profissionais externos que possuam plena competência na prestação de serviços específicos. Isso é feito com o objetivo de melhorar a lucratividade, uma vez que envolve a contratação de indivíduos ou empresas especializados no serviço em questão, resultando em custos de funcionários consideravelmente mais baixos.

Além disso, o outsourcing visa alcançar outros objetivos, tais como:

• Aprimorar a eficiência dos processos.
• Fornecer flexibilidade nas operações.
• Reduzir os encargos trabalhistas.
• Oferecer serviços de alto valor agregado.

Mas não para por aí. Existem diversos tipos de outsourcing quando consideramos o serviço oferecido. Confira no tópico a seguir!

Tipos de outsourcing

Outsourcing de T.I

A terceirização de serviços de TI é uma prática comum em muitas empresas, envolvendo a contratação de fornecedores externos para cuidar de várias áreas relacionadas à tecnologia da informação, como:

• Suporte técnico;
• Desenvolvimento de software;
• Gerenciamento de rede;
• Segurança cibernética;
• E muito mais.

As empresas recorrem a essa prática principalmente por dois motivos principais:

Primeiro, o outsourcing de TI pode levar a uma redução de custos significativa. As empresas economizam em termos de salários e infraestrutura, evitando a necessidade de manter uma equipe de TI interna e investir em hardware e software caros. Além disso, a escalabilidade é facilitada, permitindo que as empresas ajustem os serviços de acordo com suas necessidades em constante evolução.

Em segundo lugar, a terceirização oferece acesso a especialistas em TI. Fornecedores externos geralmente possuem conhecimentos atualizados e experiência em lidar com as mais recentes tecnologias e ameaças cibernéticas. Isso ajuda as empresas a manterem seus sistemas e dados seguros, bem como a implementar as melhores práticas em suas operações de TI.

Confira também o texto que fala sobre o custo de terceirização

Outsourcing de processos

O Business Process Outsourcing (BPO), ou terceirização de processos de negócios, é uma estratégia em que empresas contratam terceiros para gerenciar tarefas não essenciais, como atendimento ao cliente, contabilidade, recursos humanos, processamento de folha de pagamento e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Existem vários tipos de Outsourcing de Processos de Negócio (BPO) que são comumente praticados em diferentes setores e indústrias:

Outsourcing de Atendimento ao Cliente (Call Center)

O outsourcing de atendimento ao cliente, também conhecido como call center outsourcing, envolve a contratação de uma empresa externa para gerenciar as operações do centro de contato e o serviço ao cliente.

Os serviços de outsourcing de call center podem incluir atendimento telefônico, suporte por e-mail, chat online e mídias sociais, entre outros. Essa abordagem oferece a flexibilidade de escalar rapidamente a equipe de atendimento.

Outsourcing Financeiro e Contábil

Inclui a terceirização de serviços contábeis, como contabilidade geral, folha de pagamento, auditoria e gestão fiscal para empresas especializadas em contabilidade.

Outsourcing de Recursos Humanos (RH)

O outsourcing de recursos humanos, também conhecido como terceirização de RH, pode incluir serviços como recrutamento e seleção, administração de benefícios, folha de pagamento, treinamento e desenvolvimento, entre outros.

Essa prática pode ser especialmente útil para empresas de pequeno e médio porte que não possuem uma estrutura interna de RH robusta.

Outsourcing de Processamento de Dados

Compreende a terceirização de tarefas relacionadas ao processamento de dados, como digitalização, indexação, entrada de dados e gerenciamento de documentos.

Outsourcing de Compras e Aquisições

O outsourcing de compras e aquisições, também conhecido como terceirização de compras, refere-se à prática de uma empresa contratar um parceiro externo para gerenciar suas atividades de compras e aquisições. Isso pode incluir a terceirização de processos como pesquisa de fornecedores, negociação de contratos, aquisição de materiais e gestão de estoque. 

Outsourcing de Logística e Cadeia de Suprimentos

Inclui a terceirização de atividades logísticas, como transporte, armazenamento, gestão de inventário e distribuição.

BPO VS Outsouring

A diferença entre BPO (Business Process Outsourcing) e outsourcing está no escopo dos serviços. O outsourcing é geralmente usado para tarefas específicas, enquanto o BPO envolve a externalização de processos inteiros. No BPO, os processos são revistos e reorganizados, e a empresa de BPO está envolvida do início até a entrega do resultado final, sempre focada na excelência da entrega. Além disso, no serviço de BPO, a tecnologia é uma grande aliada, garantindo a conferência das informações e a geração de relatórios e insights por meio de softwares e ferramentas de gestão, tornando o processo mais eficaz se comparado com o resultado entregue por empresas terceirizadas.

Outsourcing de projetos

O outsourcing de projetos é uma forma específica de terceirização na qual uma empresa contrata um fornecedor externo para realizar um projeto específico em seu nome.

Esse tipo de outsourcing é frequentemente usado para realizar tarefas ou projetos que exigem habilidades técnicas ou conhecimentos específicos que a empresa não possui internamente ou para lidar com picos de demanda temporários.

Quais são as vantagens e desvantagens do outsourcing?

A decisão de adotar o outsourcing deve ser tomada cuidadosamente, levando em consideração todas as vantagens e desvantagens, bem como as necessidades e objetivos da empresa. Abaixo listamos os benefícios e riscos de implementar o outsourcing.

Vantagens do outsourcing

Redução de custos

Como já dito, um dos benefícios mais evidentes do outsourcing é a redução de custos. Ao terceirizar determinadas funções ou processos, as empresas podem economizar dinheiro em despesas operacionais, como salários, benefícios, infraestrutura e custos de treinamento.

Os fornecedores de serviços muitas vezes têm economias de escala e eficiências operacionais que permitem oferecer serviços a um custo menor.

Foco no core business

Ao terceirizar atividades não essenciais, as empresas podem se concentrar mais no seu core business, ou seja, nas áreas de negócios que realmente geram valor e receita. Isso permite que a empresa direcione seus recursos e energia para o que faz de melhor, enquanto os parceiros de outsourcing cuidam de outras tarefas.

Aproveite para conferir o vídeo do nosso canal sobre o impacto do oustourcing no Core Business

Melhoria na eficiência

Os provedores de serviços especializados têm experiência e conhecimento específico em suas áreas de atuação. Isso muitas vezes se traduz em maior eficiência na execução de tarefas e processos. Além disso, os fornecedores estão frequentemente atualizados com as melhores práticas do setor, o que pode levar a melhorias contínuas nos processos.

Redução de riscos

O outsourcing pode ajudar a reduzir riscos para as empresas. Isso ocorre porque os fornecedores de serviços geralmente têm expertise em áreas que podem ser complexas ou arriscadas para a empresa contratante.

Além disso, os contratos de outsourcing geralmente incluem acordos de nível de serviço (SLAs) que definem as expectativas e responsabilidades, ajudando a mitigar riscos.

Acesso a especialização

Ao contratar fornecedores especializados, as empresas têm acesso a expertise que talvez não tenham internamente. Isso é particularmente valioso em áreas como tecnologia da informação, marketing digital, serviços jurídicos e contabilidade, onde o conhecimento especializado é essencial para o sucesso.

Acesso à tecnologia de ponta

O mundo dos negócios está em constante evolução, especialmente no que diz respeito à tecnologia. Os provedores de outsourcing muitas vezes investem em tecnologias de ponta para manter sua vantagem competitiva. Ao terceirizar, as empresas podem aproveitar essas tecnologias sem o custo e a responsabilidade de desenvolvê-las internamente.

Desvantagens do outsourcing

O outsourcing, embora ofereça muitos benefícios, não está isento de riscos significativos que as empresas precisam considerar antes de tomar a decisão de terceirizar certas funções ou processos.

Veja a seguir quatro dos principais riscos associados ao outsourcing:

Risco de qualidade e desempenho

Um dos riscos mais críticos está relacionado à qualidade do trabalho realizado pelo provedor de serviços. Se o fornecedor não atender às expectativas de qualidade ou não cumprir os acordos de nível de serviço (SLAs), isso pode afetar negativamente a reputação da empresa contratante e a satisfação do cliente. É essencial estabelecer claramente as expectativas de qualidade e monitorar regularmente o desempenho do provedor.

Risco de qualidade de dados e segurança

Quando uma empresa compartilha informações sensíveis com um fornecedor terceirizado, há um risco significativo de violação de dados e comprometimento da segurança da informação. É crucial que as empresas garantam que os fornecedores tenham medidas de segurança robustas em vigor e que sejam compatíveis com as regulamentações de proteção de dados, como o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados).

Risco de dependência do fornecedor

Dependência excessiva do fornecedor de outsourcing pode criar vulnerabilidades. Se a empresa não mantiver a capacidade interna de gerenciar ou entender completamente as operações terceirizadas, pode ficar refém do fornecedor. Mudanças adversas nos termos contratuais ou mesmo a falência do fornecedor podem causar sérios problemas operacionais.

Risco de comunicação e cultura organizacional

Diferenças culturais e desafios de comunicação podem surgir ao trabalhar com fornecedores externos. Barreiras linguísticas, fusos horários diferentes e diferenças culturais na abordagem de problemas podem levar a mal-entendidos e atrasos na entrega. É importante estabelecer canais de comunicação eficazes e criar uma cultura de colaboração entre a empresa contratante e o fornecedor.

Exemplos de outsourcing

Abaixo listamos alguns exemplos de empresas que implementaram projetos de outsourcing e tiveram sucesso:

Schulz: Outsourcing de Gerente de Projetos para e-commerce

A Schultz enfrentava um desafio ao gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, com recursos limitados para dedicar ao projeto B2C. Para garantir a continuidade das outras atividades e implementar rapidamente o projeto, optaram por contratar um Gerente de Projeto externo. Essa decisão permitiu a implantação rápida de um novo canal de vendas online, que já está ativo e operacional na empresa.

SESI: Outsourcing de Gerente de Projetos

O SESI/SC encarou o desafio de modernizar seus sistemas, especialmente no registro das informações escolares, que antes precisavam passar por três sistemas distintos, todos desatualizados e sem integração. A dispersão das bases de dados comprometia a confiabilidade das informações, afetando diretamente as decisões tomadas. Além disso, a falta de um processo padronizado dificultava a capacitação da equipe. Optaram por um projeto de outsourcing que foi concluído dentro do prazo, orçamento e qualidade desejados, minimizando os impactos. Agora, todas as operações de registro escolar são realizadas no novo sistema, parametrizado conforme diretrizes nacionais e com um processo informatizado.

Assista também o vídeo com o depoimento Mateus Gulac sobre o case da Conta Azul, em mais um exemplo de outsourcing

Como escolher um parceiro de outsourcing?

A importância de escolher um parceiro ideal de outsourcing não pode ser subestimada, pois essa decisão pode ter um impacto significativo nos resultados e no sucesso de uma empresa. Para isso, separamos algumas dicas que irão te auxiliar durante esse processo:

Defina objetivos e requisitos

Antes de iniciar o processo de seleção, é essencial que você tenha uma compreensão clara dos objetivos que deseja alcançar com o outsourcing. Isso poderia ser reduzir custos, aumentar a eficiência, expandir sua capacidade de produção, ou qualquer outra meta específica.

Além disso, você deve definir requisitos específicos, como os serviços que deseja terceirizar, os prazos de entrega que precisa cumprir, o orçamento disponível e as expectativas de qualidade do trabalho terceirizado. Ter metas precisas ajuda a alinhar suas expectativas e facilita a avaliação dos possíveis parceiros de outsourcing.

Estabeleça critérios de seleção

A definição de critérios de seleção é fundamental para avaliar os fornecedores de outsourcing de forma justa e eficaz. Com base nos requisitos e objetivos definidos, você deve criar uma lista de critérios que são importantes para o seu projeto.

Isso pode incluir a expertise técnica da empresa, sua capacidade financeira para cumprir os acordos, histórico de entrega dentro dos prazos, histórico de cumprimento de SLAs (Service Level Agreements), conformidade com regulamentações específicas da sua indústria, e até mesmo a localização geográfica, se isso for relevante para o projeto.

Pesquise fornecedores de outsourcing

A pesquisa de fornecedores deve ser abrangente e incluir várias fontes de informação. Isso envolve a exploração de recursos online, como sites, análises e classificações de empresas de outsourcing. Além disso, você pode consultar redes profissionais, como LinkedIn, para identificar potenciais parceiros.

Participar de feiras e eventos do setor é uma excelente oportunidade para conhecer pessoalmente empresas de outsourcing e obter informações detalhadas. Você também pode recorrer a associações comerciais relacionadas à sua indústria, que muitas vezes têm informações sobre provedores confiáveis.

Avalie a experiência e a reputação

A experiência e a reputação de um fornecedor de outsourcing desempenham um papel crucial na seleção. Ao analisar o histórico de projetos anteriores da empresa, você pode determinar se eles têm a capacidade de executar o tipo de trabalho que você está terceirizando. Certificações e treinamento da equipe também são indicadores importantes de qualidade e comprometimento com o aprimoramento contínuo.

Além disso, verificar se o fornecedor tem experiência específica em sua indústria ou setor pode ser benéfico, pois isso pode significar uma compreensão mais profunda das necessidades e desafios exclusivos do seu negócio.

Verifique as referências

Entrar em contato com referências de clientes anteriores é uma etapa crítica no processo de seleção. Ao fazer isso, você obtém insights valiosos sobre a experiência real de trabalho com o fornecedor. Pergunte aos clientes anteriores sobre a confiabilidade do fornecedor, sua capacidade de atender às expectativas de qualidade, se eles cumpriram prazos e como foi a comunicação durante o projeto.

Essas informações de terceiros são cruciais para tomar uma decisão informada e garantir a seleção do fornecedor de outsourcing mais adequado para as suas necessidades.

Qual o custo médio do outsourcing?

O custo médio do outsourcing varia significativamente com base nos serviços terceirizados, na localização do fornecedor, na complexidade do trabalho e em outros fatores. Alguns serviços comuns que são terceirizados incluem TI, atendimento ao cliente, contabilidade, marketing digital e desenvolvimento de software.

Os custos podem ser estruturados de diferentes maneiras, como por hora, por projeto, ou por acordo mensal. Para obter uma estimativa precisa do custo, é importante solicitar orçamentos de vários fornecedores e considerar as especificidades do seu projeto.

Em geral, terceirizar serviços pode ser uma opção mais econômica do que manter uma equipe interna, uma vez que reduz custos fixos, como salários e benefícios. No entanto, é fundamental equilibrar o custo com a qualidade e a segurança, para garantir que o outsourcing seja uma escolha vantajosa para o seu negócio.

Outsourcing e a transformação digital

O outsourcing desempenha um papel fundamental na transformação digital das empresas. À medida que as organizações buscam adotar tecnologias digitais para impulsionar a eficiência, a inovação e a competitividade, muitas vezes recorrem a parceiros externos especializados para apoiar suas iniciativas de transformação.

Aspecto a especialização tecnológica

A transformação digital muitas vezes envolve a implementação de tecnologias avançadas, como inteligência artificial, análise de dados, automação de processos e computação em nuvem. Parceiros de outsourcing com expertise nessas áreas podem ajudar as empresas a implementarem e gerenciar essas tecnologias de forma eficaz, aproveitando seus conhecimentos e recursos especializados.

Escabalidade e flexibilidade

A transformação digital muitas vezes requer uma mudança rápida e escalável na infraestrutura tecnológica. O outsourcing oferece às empresas a flexibilidade de expandir ou contrair recursos conforme necessário, permitindo que se adaptem rapidamente às demandas de um ambiente digital em constante mudança. Isso é especialmente valioso para lidar com picos de demanda, como o aumento do tráfego online durante eventos sazonais.

Gestão de custos e eficiência

A busca pela eficiência é um dos principais objetivos da transformação digital. O outsourcing pode ajudar as empresas a reduzirem custos operacionais, pois elimina a necessidade de investir em infraestrutura e recursos internos para tarefas específicas. Além disso, os parceiros de outsourcing podem oferecer soluções mais econômicas, aproveitando sua experiência e economia de escala.

Foco no seu negócio

Como dito anteriormente, ao terceirizar funções não essenciais relacionadas à tecnologia, as empresas podem se concentrar mais em seus negócios principais e na criação de valor para os clientes. Isso permite que os líderes empresariais dediquem mais tempo e recursos à inovação, ao desenvolvimento de produtos e ao atendimento ao cliente, impulsionando a competitividade e o crescimento.

O outsourcing desempenha um papel estratégico na transformação digital, proporcionando às empresas acesso a conhecimentos especializados, escalabilidade, eficiência e a capacidade de se concentrar em seus objetivos de negócios principais. Para aproveitar ao máximo essa sinergia, as empresas devem escolher cuidadosamente os parceiros de outsourcing com base em suas necessidades específicas de transformação digital e alinhar suas estratégias de negócios com os objetivos de digitalização.

Como a Euax Consulting pode te ajudar?

A EUAX se apresenta como a parceira ideal para aqueles que buscam soluções eficazes e personalizadas em outsourcing. Com uma equipe de especialistas altamente qualificados e uma vasta experiência no mercado, estamos preparados para atender às demandas mais complexas e desafiadoras.

Se você procura um parceiro que combine experiência, compromisso e flexibilidade para impulsionar o crescimento de sua organização, não deixe de entrar em contato com um de nossos consultores e conhecer a consultoria de outsourcing da Euax. É só preencher o formulário abaixo: