Sistema de gestão integrada: erros e acertos na hora de escolher e implantar na sua empresa

Última atualização em 05/11/2024

Imagine que você vai até uma biblioteca e procura uma sessão ou um livro específico, mas a bibliotecária é desorganizada e não faz muita questão de catalogar e arrumar os livros. Encontrar o que você precisa ou coletar as informações necessárias seria um caos, não é mesmo? Infelizmente, essa é a realidade de muitas empresas que ainda não possuem um sistema de gestão integrada para “pôr os livros no lugar”.

Neste post, você vai aprender tudo sobre o assunto, com um passo a passo bem completo, além de algumas dicas cruciais para que a implantação dê certo. Vamos começar entendendo o que é um SGI:

O que é Sistema de Gestão Integrada?

Sistema de gestão integrada é um software que centraliza todas as informações de uma empresa em um único lugar. Todos os departamentos da empresa possuem recursos para facilitar o gerenciamento e toda a empresa compartilha o mesmo banco de dados.

Com um sistema de gestão integrada, as informações ficam disponíveis para quem precisa, sem muita burocracia. Se você acha que um CRM é um exemplo de SGI, você está certo. Mas o brilho mesmo está nos ERPs, porque esse tipo de software possui integração com outros sistemas. Mas, qual a função de um software como esse?

Leia também o post sobre customização de ERP

Para que serve um Sistema de Gestão Integrada?

Um sistema de gestão integrada, ou SGI para facilitar, auxilia na gestão da empresa. O software:

1. Recebe todos os dados da empresa;
2. Organiza todas as informações de forma automática;
3. Fornece os dados necessários para a tomada de decisões.

Perceba que um SGI não toma as decisões, ele organiza todas as informações necessárias para facilitar na tomada de decisão. O que proporciona muitas vantagens, como:

• Decisões mais embasadas;
• Comunicação melhor;
• Mais produtividade;
• Menos custos;
• Mais segurança.

Não acredita que isso é possível? Então continue lendo e entenda melhor cada vantagem:

Vantagens de usar um SGI

Decisões mais embasadas

Um SGI fornece todos os dados que você precisa em tempo real. Ou seja: dados conflituosos, números que não batem, e mais uma série de problemas vão desaparecer.

O resultado são informações precisas, proporcionando que um bom gestor possa tomar uma decisão com mais fundamento, diminuindo a possibilidade de cometer erros.

Comunicação melhor

Nenhuma empresa trabalha sem uma boa comunicação interna, e felizmente um SGI facilita bastante nesse quesito. Principalmente porque conseguir a informação necessária torna-se muito mais fácil, na prática, a comunicação entre departamentos fica muito mais fácil.

Mais produtividade

Usar um SGI possibilita a automação de processos. Isso otimiza o tempo dos colaboradores, gerando resultados mais rápido. Na prática, você não precisará se preocupar em extrair relatórios, coletar dados e fazer tarefas repetitivas.

Menos custos

Com o uso de um sistema de gestão integrada, você vai perceber uma redução nos custos ao longo do tempo.

Por que isso acontece? Basicamente porque os processos automatizados, junto com as decisões corretas e o aumento da produtividade, resultam em mais valor gerado em menos tempo.

Em resumo: o valor em caixa vai subir, junto com a possibilidade de realizar investimentos melhores em novas estratégias.

Mais segurança

Os dados são o novo petróleo, e qual a melhor forma de protegê-los? Tecnologias de gestão integrada possuem recursos de segurança que diminuem as chances de perda de dados por acidente.

É claro que todos querem trabalhar em uma empresa que desfruta de todos esses benefícios, mas isso vai depender da escolha do SGI ideal para a organização. A primeira coisa é definir se ele vai ser:

• SGI em nuvem;
• SGI local;
• SGI híbrido.

Para facilitar na sua escolha, entenda melhor como é cada tipo de SGI:

Existem muitas opções de SGIs, seja ele em nuvem, local, ou híbrido, e é normal ficar um pouco perdido na hora da escolha. Mas você não precisa dar um tiro no escuro, para descobrir como escolher o Sistema ideal, basta seguir os passos que listamos logo abaixo:

Como escolher o SGI ideal?

Avalie o que a empresa está buscando

Um SGI deve suprir as necessidades da organização. Você deve fazer duas perguntas:

1. Do que a minha empresa precisa nesse momento?
2. Esse software de SGI atende as minhas necessidades?

Com essas respostas, é mais fácil de entender quais são as suas possibilidades e ter uma melhor visão das opções disponíveis.

Verifique se você terá suporte

Adquirir um novo software e não possuir nenhum suporte do fornecedor pode dar muita dor de cabeça e até prejuízo. Para contornar isso, sempre dê preferência para fornecedores que forneçam suporte e não deixem os clientes no escuro.

Ouça os colaboradores

Os key users precisam ser envolvidos no processo de seleção do software, afinal, são eles que vão utilizar o sistema no dia a dia.

Verifique se a infraestrutura está de acordo

Implantar um software que sustente toda a empresa requer uma boa infraestrutura, por isso é importante avaliar se o que você tem disponível é o suficiente.

A infraestrutura precisa suportar os requisitos do sistema de gestão integrada, do contrário, será preciso adquirir tecnologias mais robustas antes da implementação.

Não extrapole o orçamento disponível

Sim, implantar um SGI exige dinheiro e, caso você comece a implantar e descubra que não tem o capital necessário, poderá comprometer a organização. Faça um orçamento bem completo antes de pôr a mão na massa, e depois é só seguir para a implementação com os 6 passos abaixo:

Leia também: Como fazer orçamento de projetos

Como implantar um SGI em 6 passos

1. Escolha o sistema de gestão integrada ideal para a empresa

O primeiro passo é basicamente o tópico acima. Quanto mais esforço você empregar nessa etapa, maiores as chances de sucesso. Aproveite essa etapa para revisar a sua escolha e verificar se você não cometeu nenhum dos erros abaixo:

Antes de seguir para a terceira etapa, documentar todas as necessidades a serem atendidas é uma ótima forma de ter um parâmetro sobre o que a organização precisa. Isso é o que chamamos de RFP (Request For Proposal). Depois de conferir se está tudo certo, podemos ir para o próximo passo.

2. Planeje a implementação

Não comece a implementação às cegas, pois é importante planejar tudo primeiro. Ele pode ser por etapas, a chamada implementação em ondas, ou toda de uma vez, chamada de big bang. O importante é definir a estratégia e fazer uma reunião para expor que o projeto vai começar.

3. Faça o mapeamento dos processos

Todos os processos da empresa precisam ser mapeados para garantir a máxima aderência ao sistema de gestão. Sem isso, gargalos podem aparecer e prejuízos facilmente evitáveis acontecerão.

4. Comece a trabalhar no SGI escolhido

Não é porque a carne está comprada que ela já está pronta para o churrasco, não é mesmo? Na quarta etapa, você deve começar a “temperar” o sistema contratado para que ele seja adaptado às necessidades da empresa.

Use o mapeamento de processos como fonte de informação, faça as configurações necessárias e solicite as customizações. Nós recomendamos que seja feito algo pouco invasivo. Se for possível, solicite customizações apenas em relatórios e transações específicas.

5. Capacite os colaboradores para usar o novo sistema

Depois que o software já estiver totalmente configurado, é hora de ensinar os colaboradores a usá-lo. Você pode fazer isso de forma presencial, ou à distância, com vídeos para treinamentos e trilhas de aprendizagem, por exemplo.

O importante é concluir a etapa sabendo que os colaboradores estão seguros para usar o software sem muitas dificuldades.

Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.