Gestão de terceiros: guia de como gerenciar parceiros

Última atualização em 25/03/2024

A gestão de terceiros é um processo que envolve a contratação, monitoramento e avaliação de empresas e profissionais que prestam serviços ou fornecem produtos para uma organização. Seu principal objetivo é garantir que os contratos sejam cumpridos com qualidade, eficiência e conformidade, além de reduzir os riscos e custos associados à terceirização.

Nesse contexto, a gestão de terceiros requer uma visão estratégica, uma abordagem integrada e uma metodologia adequada para gerenciar as relações com os fornecedores e parceiros externos.

Quer saber mais sobre esse tema, qual a importância da gestão de terceiros e como fazer ela de maneira eficiente na sua empresa? Então, siga a leitura!

O que é gestão de terceiros?

A gestão de terceiros é uma prática empresarial responsável por supervisionar e coordenar as relações entre uma organização e seus parceiros externos. Este termo abrange uma gama diversificada de atividades, desde a seleção e contratação de fornecedores até a gestão de contratos e desempenho.

Nesse contexto, a gestão de terceiros envolve a definição clara de políticas e procedimentos para a escolha criteriosa de fornecedores, a negociação de contratos equitativos e a supervisão contínua do desempenho desses parceiros.

As atividades associadas a essa prática incluem:

• Avaliação de riscos;
• Auditorias regulares;
• Monitoramento de conformidade;
• Implementação de medidas corretivas quando necessário.

A importância de estabelecer e manter boas práticas de gestão de terceiros não pode ser subestimada.

Empresas que adotam abordagens eficazes nessa área podem colher benefícios como redução de custos, maior flexibilidade operacional, acesso a especializações externas e aprimoramento da reputação corporativa.

O que é gestão de outsourcing?

Outsourcing é o processo de contratar serviços ou recursos de outra empresa para realizar atividades que normalmente seriam feitas internamente. É um tipo de terceirização que visa otimizar os processos, reduzir custos e focar nas competências principais da empresa.

Alguns exemplos de áreas que podem ser terceirizadas por outsourcing são: TI, contabilidade, marketing, logística, entre outras.

A gestão de outsourcing é o mesmo que fazer a gestão de terceiros, ou seja, é o conjunto de ações e ferramentas para planejar, controlar e avaliar os resultados dos serviços contratados. Ela envolve aspectos como: definir os objetivos, escolher os fornecedores, negociar os contratos, monitorar a qualidade, resolver conflitos e medir o desempenho.

Veja também o post sobre contrato de outsourcing

O que diz a CLT?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece diretrizes fundamentais que regem as relações trabalhistas no Brasil, incluindo as responsabilidades das empresas em relação aos terceiros. Veja a seguir alguns trechos específicos da CLT que abordam as obrigações da empresa no contexto da terceirização de serviços.

Responsabilidade Solidária

A CLT, no artigo 2º, parágrafo 2º, estabelece a responsabilidade solidária entre as empresas que compõem a cadeia produtiva em relação às obrigações trabalhistas. Isso significa que, diante de inadimplência por parte de terceiros, a empresa contratante também pode ser responsabilizada pelos débitos trabalhistas.

Subcontratação e responsabilidade

O artigo 455 da CLT trata da subcontratação de serviços, impondo à empresa contratante a responsabilidade subsidiária pelos direitos trabalhistas dos empregados da empresa contratada, caso esta não cumpra suas obrigações.

Fiscalização e garantia de direitos

O artigo 31 da CLT destaca a obrigação da empresa em fiscalizar o cumprimento das normas de segurança e saúde pelos terceiros, garantindo a proteção e integridade dos trabalhadores.

Qual a importância da gestão de terceiros?

A gestão de terceiros é uma prática fundamental para as empresas que contratam serviços ou recursos de outras organizações. Essa prática oferece benefícios tangíveis que vão além da eficiência operacional. A conformidade regulatória é assegurada por meio de auditorias e monitoramento contínuo, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas com as normas legais vigentes.

Além disso, a qualidade dos serviços é aprimorada por meio de padrões rigorosos estabelecidos na gestão de terceiros, resultando em entregas mais consistentes e satisfação do cliente. Esse enfoque também facilita a integração dos objetivos da empresa, assegurando que os parceiros terceirizados estejam alinhados com a visão e missão da organização.

No entanto, para aproveitar essas vantagens, é preciso manter um controle efetivo dos fornecedores e das equipes terceirizadas, garantindo que eles cumpram as normas legais, fiscais e trabalhistas, entreguem os serviços com qualidade e estejam alinhados com os objetivos e valores da empresa contratante.

Quem é responsável por fazer gestão de terceiros?

A responsabilidade de quem faz a gestão de terceiros está intrinsecamente ligada ao tipo de serviço contratado. No caso de um serviço de Body Shop de ti, por exemplo, no qual a mão de obra especializada é incorporada diretamente à operação da empresa contratante, a gestão, em geral, recai sobre as organizações envolvidas.

Por outro lado, em cenários de outsourcing, a própria empresa terceirizada assume a responsabilidade pela gestão eficiente dos serviços prestados.

A alocação adequada de responsabilidades é essencial para o bom funcionamento da parceria. Destacar as obrigações de gestão no contrato é fundamental, pois isso não apenas evita mal-entendidos, mas também estabelece as bases para uma colaboração bem-sucedida entre todas as partes envolvidas.

Essa abordagem proativa na elaboração de contratos não apenas mitigará potenciais desafios, mas também promoverá um ambiente de trabalho colaborativo, onde todas as partes envolvidas podem se concentrar no alcance de objetivos comuns.

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Como fazer a gestão de terceiros?

Definição Clara de Objetivos e Expectativas

Antes de iniciar qualquer parceria, é essencial que a empresa identifique de maneira precisa e detalhada quais são os resultados desejados e as metas a serem alcançadas por meio da terceirização. Isso não apenas orienta os fornecedores e equipes terceirizadas, mas também proporciona um critério claro para a avaliação de desempenho.

Estabelecer metas mensuráveis, prazos realistas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) contribui para uma compreensão compartilhada do caminho a ser seguido.

Além disso, é crucial comunicar efetivamente esses objetivos aos terceiros, promovendo uma visão unificada e alinhada com a estratégia global da empresa. Isso não só evita possíveis mal-entendidos, mas também cria um ambiente propício para a colaboração em busca dos resultados estabelecidos.

Seleção Criteriosa dos Fornecedores

A seleção de fornecedores é um processo estratégico que vai além da análise de custos. Uma abordagem criteriosa envolve a avaliação minuciosa do histórico de desempenho do fornecedor, sua reputação no mercado e, especialmente, a compatibilidade cultural e valores. Considerar a estabilidade financeira e a capacidade de inovação também são aspectos fundamentais na seleção.

Ao escolher parceiros que compartilham dos mesmos valores e comprometem-se com a qualidade e eficiência, a empresa cria uma base sólida para uma parceria duradoura e bem-sucedida. Estabelecer critérios de seleção rigorosos contribui para a redução de riscos, garantindo que os parceiros escolhidos estejam alinhados com os padrões e expectativas da organização.

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Comunicação Efetiva

A comunicação efetiva é um pilar fundamental na gestão de terceiros. Isso envolve a criação de canais transparentes e acessíveis para facilitar o diálogo constante entre a empresa e seus parceiros externos. A clareza na comunicação das expectativas, mudanças nos requisitos ou feedbacks é essencial para evitar mal-entendidos que possam prejudicar o andamento das operações.

Além disso, a comunicação efetiva não é apenas unidirecional. Incentivar o feedback dos terceiros, entender suas perspectivas e considerar suas sugestões contribui para um ambiente colaborativo e inovador. Reuniões regulares, relatórios transparentes e o uso de ferramentas tecnológicas são estratégias que fortalecem a comunicação e promovem uma parceria mais eficiente.

Avaliação Regular do Desempenho dos Terceiros

A avaliação regular do desempenho dos terceiros é um componente crítico para assegurar a qualidade contínua e a eficiência das operações. Estabelecer métricas claras, alinhadas aos objetivos previamente definidos, permite uma análise objetiva do cumprimento de metas e identificação de áreas de melhoria.

Realizar avaliações periódicas não apenas permite reconhecer e recompensar um bom desempenho, mas também facilita a identificação de eventuais problemas antes que se tornem crises. Essas avaliações podem abranger aspectos como qualidade do serviço, cumprimento de prazos, conformidade com regulamentações e a capacidade de adaptação a mudanças.

Uma abordagem proativa na avaliação do desempenho contribui para aprimorar continuamente as parcerias e garantir resultados consistentes.

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