Última atualização em 21/03/2024
Algumas pessoas possuem uma ideia equivocada sobre melhoria de processos por causa de experiências passadas. Você é uma das que acham que a melhoria envolve mapear absolutamente todos os processos e, no fim, acabar com pilhas de diagramas e documentos que ficam esquecidos no fundo da gaveta? Se a sua resposta for sim, você precisa conhecer o Princípio de Pareto agora mesmo.
Essa regra diz que você pode solucionar 80% dos problemas da organização ao melhorar apenas 20% dos processos. Parece incrível, não é? Pois saiba que isso é real e pode ser colocado em prática na sua empresa. Quer saber como? Siga a leitura, pois vamos te ensinar!
Antes de continuar, se você quiser pode acompanhar esse conteúdo também em uma aula com a nossa especialista Karen Nóbile:
O que é Princípio de Pareto?
O Princípio de Pareto é uma regra que afirma que 80% dos efeitos surgem de 20% das causas. Ela foi formulada a partir de estudos do sociólogo, economista e cientista político Vilfredo Pareto.
Pareto fez uma série de análises para sustentar a teoria. Uma de suas primeiras, por exemplo, demonstrou que apenas 20% das vagens produziam em torno de 80% das ervilhas. Ele também constatou que 80% das terras da Itália em 1906 pertenciam a 20% da população.
A partir desses estudos, o consultor de negócios Joseph Moses Juran criou o Princípio de Pareto, com base nos estudos do sociólogo. A partir daí, a regra se mostrou adaptável aos mais diversos contextos: da estatística à engenharia e, é claro, na gestão de processos.
O Princípio de Pareto aplicado na melhoria de processos
No contexto da melhoria de processos, é possível concluir que cerca de 80% dos problemas da organização podem ser solucionados através da melhoria de apenas 20% dos processos. Mas como essa informação pode ajudar a empresa?
Bem, muitos ainda insistem em modelar, analisar e desenhar todos os processos da empresa, o que acaba gerando um esforço muito grande e com poucos resultados. No fim, são geradas pilhas de infinitos documentos e o projeto de melhoria acaba abandonado.
Péssimo, não é mesmo? É aí que o Princípio de Pareto entra para ajudar. Ao invés de tentar transformar todos os processos, que tal descobrir quais são os 20% que realmente causam problemas e agir sobre eles?
Leia também o post sobre redução de custo
Benefícios de aplicar o Princípio de Pareto na melhoria de processos
Evita pilhas de documentação inútil
Como falamos antes, tentar transformar todos os processos acaba gerando muitos documentos que ficam esquecidos e não trazem nenhum resultado para a empresa.
É como se você tivesse mapeado os processos apenas por mapear, gastando energia, tempo e dinheiro à toa. Utilizar o Princípio de Pareto evita essa situação, para que você possa dar adeus às pilhas de documentação inútil.
Evita atritos desnecessários
Transformar processos comumente gera atritos, afinal, você está alterando a forma como a empresa trabalha. Ao fazer isso com todos os processos, criam-se atritos desnecessários em processos que não são a raiz dos problemas. Com o Princípio de Pareto, é possível evitar atritos desnecessários e agir apenas sobre os processos que realmente precisam de melhoria.
Reduz os custos de melhorar processos
Tentar melhorar todos os processos também gera gastos em dinheiro, por causa de toda a perda de tempo e esforço envolvida na iniciativa. Como se não bastasse, todo esse gasto raramente gera retorno, pois a tentativa acaba resultado em caos e um projeto de melhoria de processos abandonado.
Por fim, nascem escritórios de processos e operações que ninguém quer ser responsável. Utilizar o Princípio de Pareto é uma excelente forma de driblar esse cenário, garantindo a otimização dos custos e um retorno financeiro maior.
Garante qualidade real para os processos
Todo o resultado de uma tentativa de melhoria geral dos processos acaba abandonado, criando uma falsa sensação de que a empresa possui processos modelados e otimizados.
Em contrapartida, quando os processos são priorizados, você pode encontrar aqueles 20% que são responsáveis pela maior parte dos problemas, e fazer transformações que realmente geram resultados para a empresa, garantindo qualidade real para os processos.
Os benefícios são muitos, não é? Então vamos aprender como aplicar o Princípio de Pareto em 4 passos simples. É mais fácil do que parece! Vamos lá?
Como aplicar o Princípio de Pareto na transformação de processos
1 – Conhecer os processos ponta a ponta
Antes de tudo, é preciso conhecer os seus processos ponta a ponta. Nessa fase, é interessante montar a cadeia de valor da sua empresa, que vai revelar todas as atividades que geram valor para o cliente. Ou seja, a cadeia de valor revela o portfólio de processos da sua organização.
A partir disso, fica fácil visualizar o seu conjunto de processos, de gerenciamento, de apoio e os primários.
2 – Qualificar e priorizar os processos
Revelado o conjunto de processos da sua organização, você já pode começar a qualificá-los e priorizá-los, para encontrar aqueles 20% que realmente causam impacto nos resultados. Para isso, você pode utilizar uma série de ferramentas de priorização, como a seguinte tabela:
Nesse quadro, você deve posicionar cada processo considerando a relevância dele no BSC, ou seja, o quão relevante ele é para a estratégia, e também o nível de qualidade do processo atualmente.
Considerando esses dois fatores, é possível descobrir o que precisa ser feito com cada processo e decidir quais deles realmente precisam de transformação.
Uma outra opção é utilizar essa tabela aqui:
Mais complexo, esse quadro leva em consideração uma série de fatores e permite atribuir uma pontuação para os processos em cada um dos requisitos. Em seguida, basta priorizar conforme a pontuação atribuída.
Vale lembrar que essa tabela é um exemplo, e você pode adicionar outros fatores relevantes para a sua empresa, como custo, contribuição para os objetivos estratégicos, o quanto agrega valor para o cliente, frequência etc.
Depois disso, você ainda pode criar um roadmap de transformação de processos, que serve como uma linha do tempo que organiza os projetos de melhoria em ordem cronológica.
3 – Transformar os processos selecionados
Feita a priorização, você pode finalmente transformar os processos selecionados. Lembre-se de utilizar metodologias reconhecidas para diagnosticar a situação atual, fazer a governança e controle, transformar os processos e gerenciar sua performance.
A transformação deve acontecer de forma colaborativa, com a participação de várias pessoas e considerando as opiniões dos envolvidos.
4 – Gerenciar a performance
Não esqueça que é fundamental mensurar a performance dos processos constantemente. Por isso, crie indicadores que demonstrem a situação real das operações. Ter um painel com uma relação causal de indicadores (sistema de performance) também pode ser útil para entender como está a saúde das operações e encontrar a causa raiz de eventuais problemas.
Para entender melhor, observe o diagrama causal de indicadores de uma pizzaria fictícia:
O último indicador é a lucratividade, que é interferida por problemas em qualquer um dos indicadores anteriores.
Ou seja, um sistema de performance demonstra a influência que os indicadores exercem uns sobre os outros. Assim, quando houver algum problema, você consegue trilhar o caminho até o indicador que demonstra sua causa raiz.
Dicas finais
Comece por um processo piloto
Para garantir que erros não serão cometidos em grandes proporções, pode ser interessante começar por um processo piloto, no qual você poderá testar hipóteses e entender melhor como o projeto de transformação vai fluir. A partir do sucesso do piloto, é possível abranger o projeto e consertar eventuais falhas.
Faça gestão de iniciativas
As iniciativas de melhoria de processos precisam ser gerenciadas como projetos. Por isso, utilize metodologias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para garantir o controle e o sucesso das iniciativas.
Pense no valor para o cliente
Tenha em mente que os processos precisam gerar valor para o cliente. Uma boa forma de saber se isso ocorre na sua empresa é levar em conta a jornada do cliente, que considera todo o caminho que alguém faz durante o relacionamento com a sua empresa, do momento em que ocorre o primeiro contato, até o pós-venda. Tudo isso de um ponto de vista “de fora para dentro”, ou seja, considerando a perspectiva do cliente.
Use ferramentas e metodologias reconhecidas
São as metodologias e ferramentas que darão subsídio para a organização fazer a transformação de processos de forma rápida e que gere resultados. A falta de uma metodologia e de ferramentas adequadas pode resultar no fracasso das iniciativas.
Faça gestão de mudanças
Mudanças organizacionais podem gerar atritos e resistência por parte das pessoas. Isso é, em muitos casos, a causa do fracasso das inciativas. Por isso, é fundamental investir em gestão de mudanças organizacionais, o que vai garantir o engajamento dos colaboradores e evitar resistências.
Automatize os processos
Hoje, também é importante frisar a importância de automatizar os processos transformados, para otimizar sua performance e evitar desgaste desnecessário de recursos humanos para a realização das operações.
Considere os processos ponta a ponta
Lembre-se de ter uma visão ponta a ponta dos processos, ao invés de uma visão departamental. A visão departamental leva em conta cada área de forma isolada, o que é um problema, pois gera “pontos cegos” e dificulta a descoberta de problemas no processo. Para entender melhor, observe essa imagem:
Se formos observar as operações de forma departamental, temos a impressão de que 90% dos pedidos são entregues com excelência. Contudo, observando o processo ponta a ponta, é possível ver que nenhum dos pedidos é entregue com excelência. Na verdade, todos eles sofrem com erros em alguma etapa.
Na visão ponta a ponta, o processo começa no cliente e termina no cliente, e a transformação tem como objetivo agregar valor para o consumidor final. Não deixe de ter essa visão na hora de melhorar processos na sua empresa.
E então, entendeu como o Princípio de Pareto pode ajudar a sua organização? Para entender ainda melhor esse conceito, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito no qual nossos especialistas explicam como melhorar processos utilizando essa regra. Clique no banner abaixo para conferir!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
