Última atualização em 02/10/2024
Trocar de ERP é uma decisão estratégica que pode trazer grandes benefícios, mas também envolve desafios significativos. Empresas frequentemente trocam de ERP devido à obsolescência do sistema atual, dificuldade em atender novas demandas de mercado, ou a falta de escalabilidade para suportar o crescimento do negócio.
De acordo com a pesquisa “Panorama Mercado Software 2024″ divulgada pelo Portal ERP, 33,31% das empresas têm planos de adquirir ou substituir seus sistemas ERP nos próximos dois anos.
Entretanto, uma troca dessa magnitude realizada no momento errado pode gerar diversos impactos negativos. Por isso, é importante saber quando é a hora certa de agir. Neste post vamos nos aprofundar no tema troca de ERP apontando desde os motivos e sinais para trocar, desafios e como realizar uma troca com sucesso. Continue a leitura!
Por que trocar de ERP na minha empresa?
A decisão de trocar um sistema ERP não é trivial, pois envolve tempo, recursos e uma reestruturação significativa nos processos internos da empresa. No entanto, essa mudança pode se tornar necessária quando o sistema atual se torna um entrave ao crescimento e à eficiência da organização.
Abaixo listamos alguns dos principais motivos que levam as empresas a trocar o ERP:
1. Obsolescência Tecnológica
A obsolescência tecnológica é um dos principais motivos que levam empresas a considerar a troca de seu sistema de ERP. Com o avanço acelerado da tecnologia, sistemas mais antigos frequentemente não conseguem acompanhar as inovações e as melhores práticas do mercado. Isso pode resultar em limitações significativas, como a incapacidade de integrar novas ferramentas e soluções que podem melhorar a eficiência operacional.
Além disso, sistemas desatualizados podem apresentar vulnerabilidades de segurança, tornando as empresas mais suscetíveis a ataques cibernéticos; dificuldade de integração com outras ferramentas e limitações em termos de funcionalidades.
2. Falta de Escalabilidade
À medida que a empresa cresce, suas necessidades se tornam mais complexas. Um ERP que não consegue se adaptar a esse crescimento e ser escalável pode limitar a capacidade da empresa de expandir suas operações, gerando gargalos, atrasos e ineficiências.
Por exemplo, se uma empresa precisa adicionar novos usuários ou integrar novas linhas de produtos, um sistema rígido pode dificultar esses processos.
3. Integração Ineficaz
A integração ineficaz com outras ferramentas e sistemas é um desafio comum enfrentado por empresas que utilizam ERPs antigos ou inadequados. A falta de integração pode resultar em silos de informação, onde dados importantes ficam isolados em diferentes departamentos, dificultando a colaboração e a tomada de decisões informadas.
Um sistema moderno deve permitir uma integração fluida com outras aplicações empresariais, como CRM (Customer Relationship Management), plataformas de e-commerce e ferramentas de análise de dados.
4. Retorno sobre Investimento (ROI)
Um ERP que não proporciona um retorno sobre o investimento adequado pode ser um custo desnecessário para a empresa. Novas soluções podem oferecer funcionalidades mais avançadas e um custo total de propriedade menor.
Muitas vezes, os sistemas legados apresentam custos ocultos significativos relacionados à manutenção, suporte técnico e treinamento contínuo dos usuários. Portante, se o software atual da sua empresa não está proporcionando os benefícios esperados ou se os custos superam os ganhos em eficiência e produtividade, a troca se torna uma necessidade estratégica.
Empresas que implementam novos sistemas ERP geralmente relatam melhorias no ROI devido à automação de processos manuais, redução de erros e melhor alocação de recursos.
5. Necessidades Específicas do Negócio
As necessidades específicas do negócio são outro fator determinante na decisão de trocar um ERP. À medida que as empresas evoluem, suas operações podem exigir funcionalidades personalizadas que não estão disponíveis no sistema atual.
Por exemplo, indústrias específicas podem precisar de módulos dedicados para conformidade regulatória ou gestão avançada da cadeia de suprimentos. Um ERP flexível permite personalizações que atendem às demandas únicas do setor ou da empresa em questão.
Veja também o post sobre BPO e ERP
Quais são os sinais de que o meu ERP precisa ser trocado?
Para não ter dúvidas sobre o momento certo de fazer a mudança, observe os quatro sinais que vamos destacar a seguir.
1. Dificuldade de utilizar o sistema
Os primeiros sinais de que algo não está indo muito bem é que o software de gestão não é de fácil usabilidade. Isso afeta a produtividade da equipe, pois os colaboradores acabam gastando muito mais tempo para executar suas tarefas.
Aos poucos, a ferramenta pode até causar aversão por parte dos colaboradores, fomentando o uso de controles paralelos.
2. Incidência de erros e aumento nas paradas para manutenção
Alguns sistemas de gestão mais antigos apresentam uma série de pequenos erros, frutos da falta de evolução da ferramenta frente às grandes mudanças nas práticas gerenciais dos dias atuais.
Dessa forma, aumenta a quantidade de alterações realizadas no sistema original, ocasionando muitas paradas para manutenção. Além disso, aumentam as chances de novos erros, por causa do grande volume de modificações.
Veja também o post sobre Gestão de mudanças
3. ERP está incompatível com a visão do negócio
Toda empresa evolui e o software de gestão que ela utiliza precisa acompanhar essa evolução. Muitas vezes, a ferramenta escolhida originalmente não tem a robustez necessária para acompanhar o crescimento da empresa.
Isso começa a ficar mais evidente quando a diretoria quer implantar um novo processo ou precisa de novos tipos de relatórios, mas esbarra na falta de capacidade do ERP.
4. Não controla mais todas informações
Esse é um problema muito grave, pois pode afetar na segurança, confiabilidade e integridade das informações de uma empresa. Ao manter diversos controles paralelos ao ERP, a margem de erro aumenta drasticamente.
Além disso, a falta de praticidade dessa rotina impacta na produtividade e até mesmo no clima da equipe, que pode se sentir menos motivada ao executar tarefas de forma pulverizada.
É claro que a decisão de trocar de ERP não pode ser resumida em apenas 4 sinais. Por isso, um de nossos especialistas em ERP preparou um material exclusivo para que você possa tirar suas dúvidas de uma vez por todas. Assista ao webinar sobre como saber se está na hora de trocar de ERP:
Desafios de trocar o ERP
Trocar um sistema ERP pode trazer uma série de desafios que as organizações precisam considerar cuidadosamente para garantir uma transição bem-sucedida. Os principais desafios incluem:
Complexidade do Processo
A migração para um novo ERP geralmente envolve múltiplas etapas, incluindo a transferência de dados, reconfiguração de processos e adaptação de fluxos de trabalho.
Cada um desses aspectos pode se tornar complexo, especialmente em empresas com operações extensas e interconectadas.
Interrupção de Operações
Durante a transição, pode haver interrupções nas operações diárias, o que pode impactar a produtividade e a eficiência.
As organizações precisam planejar cuidadosamente para minimizar essas interrupções, o que pode exigir tempo e recursos adicionais.
Necessidade de Mão de Obra Especializada
A implementação de um novo ERP requer que a equipe esteja alinhada e capacitada para utilizar a nova ferramenta.
Isso pode demandar treinamentos extensivos e, em alguns casos, a contratação de consultores especializados, aumentando os custos e o tempo de implementação
Resistência à Mudança
A mudança de um sistema ERP pode encontrar resistência por parte dos colaboradores, que podem estar acostumados ao sistema antigo.
Para superar essa resistência, é importante envolver os funcionários no processo desde o início e comunicar claramente os benefícios da nova solução.
Leia também o post sobre GMUD- Gestão da Mudança Organizacional
Custos Elevados
Além dos custos diretos associados à compra e implementação do novo ERP, há custos indiretos que podem surgir, como treinamento de funcionários e possíveis ajustes de personalização. De acordo com o relatório “Panorama Mercado Software 2024”, muitas empresas que superaram seus orçamentos o fizeram devido a necessidades inesperadas de tecnologia adicional.
Como a Euax pode ajudar na troca de ERP da sua empresa
A Euax oferece uma consultoria especializada em ERP e CRM, com o objetivo de ajudar as empresas a navegar pelos complexos processos de troca de sistemas. Com uma abordagem que abrange desde a seleção do sistema até a implementação, a Euax realiza um mapeamento detalhado das necessidades organizacionais e avalia a aderência do novo sistema às operações existentes.
Além disso, a consultoria prepara os usuários-chave para a transição, define a arquitetura de sistemas e integrações necessárias, e gerencia as mudanças organizacionais que podem surgir durante o processo.
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
