maio 2011 - EUAX

O que é e como criar um briefing

Postado em 31/05/201116/06/2021 por Euax Consulting

Última atualização em 16/06/2021

Muito profissionais de Marketing buscam milagres das suas agências na entrega final de uma campanha, mas o que muitos não sabem é que um briefing mal detalhado resulta em entregas mal feitas e acabam não dando a ele a devida importância.

O que é Briefing?

A palavra Briefing vem do dicionário inglês-português “to brief”: resumir, mas ele não é só isso, hoje é a peça fundamental, o elemento chave nos projetos de Marketing.

Acredito que o grande problema disso é a falta da disciplina de gestão de projetos nos cursos de Marketing por ai afora. Muitos não veem o departamento de marketing como o realizador de grandes PROJETOS, o que ocasiona em trabalhos iniciados a partir da execução e não pelo planejamento.

Como dizem “Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”. Todo projeto de marketing deve ser feito a partir de um bom planejamento detalhando o escopo com todas as características e requisitos do seu projeto. (esse é um assunto a ser detalhado em outro post).

Após o planejamento do seu projeto, comece a escrever o seu Briefing, em gestão de projetos esse detalhamento se chama “Declaração de Trabalho”. O Guia PMBOK® do PMI, a descreve como “uma descrição dos produtos, serviços ou resultados a serem fornecidos”, ou seja, o mesmo que deve conter um bom Briefing. Entenda que você deve declarar somente o que é necessário e importante, pois nenhuma agência vai criar algo extraordinário se a sua empresa não sabe o que será entregue ao final “job” como normalmente chamamos, ou se ele tiver 150 páginas.

5 Passos para criar um Briefing

Passo 1

O primeiro passo a ser feito no seu Briefing é descrever qual o principal objetivo desta contratação que vai originar um “job” para a agência. Nessa fase você precisa detalhar o que quer, seja aumento nas vendas, visitas no site, cadastros, ou conhecimento de marca. Caso seja tudo isso, escreva qual é o objetivo geral e inclua também os objetivos específicos detalhando melhor o que você deseja.

Passo 2

O segundo passo será deixar claro quais são as metas. Por exemplo, se o objetivo do “job” é “Criar uma campanha com apelo viral para o lançamento do produto x”, a sua meta poderá ser: “Vender 10.000 unidades do produto x no prazo de 3 meses após o lançamento”. Não esqueça de que vendas não é o seu único objetivo, então detalhe quantas visitas você deseja no seu site ou hotsite, quantas menções diárias na web e assim por diante.

Passo 3

No terceiro passo mostre qual será o público alvo e a geolocalização da sua campanha, declare que o seu produto é para mulheres de 20 á 40 anos, com o estilo de vida x, acessam mídias sociais, são amantes de blogs de moda/saúde/beleza, etc. Descreva também a região de abrangência, para que a agência possa sugerir as mídias a serem utilizadas sejam elas on ou off-line (as off-line não morreram, as on-line estão ai para complementar elas), pois lembre-se nem a Coca-Cola consegue estar em todos os lugares.

Passo 4

No quarto passo detalhe o que você espera, ou melhor, demonstre qual mensagem você quer comunicar. Repasse para o seu briefing o que você detalhou no escopo do seu projeto. Escreva quais as características, requisitos, restrições e justifique esses detalhamentos, pois a pessoa que ler o briefing precisa entender a importância que é para você tal mensagem.

Passo 5

O ultimo passo é detalhar os prazos, e os indicadores deste job. Deixe claro quais serão as entregas da agência durante a contratação. Descreva também quais serão os indicadores que você vai acompanhar para verificar a eficácia do trabalho realizado. Por exemplo: o site tem 100 visitas diárias e você quer aumentar para mil, detalhe isso e após a contratação acompanhe desde o início, pois é assim que você conseguirá mensurar o bom resultado da campanha.

Muitos profissionais não sabem, mas o planejamento é a chave para um projeto bem feito e quando for escrever o seu Briefing, esteja com tudo bem estabelecido para poder “Brifar o job” corretamente para a agência. Antes de tudo entenda qual o valor e os riscos atrelados a esse projeto, eles irão lhe dar um norte para qual será o nível de detalhamento do seu Briefing.

Por exemplo, se ele está sendo desenvolvido para uma ação que custa pouco, mas que compromete todo o projeto por ter um risco alto, então faça a descrição a mais detalhada possível, ou se o prazo é muito importante, foque principalmente nas entregas, pois um produto não pode esperar para ser lançado porque aconteceu algum atraso no “job”. Enfim detalhe somente o que for importante e o transmita o restante normalmente.

Outro ponto muito importante é que o Briefing deve ser desenvolvido pelo contratante e não pela agência, essa é uma “boa prática” tanto para gestão de projetos como para o marketing. O profissional de marketing “vive” e sabe tudo o que é importante, por isso ele não deve ser desenvolvido pelo contratado, ou pior, não ser feito, a agência simplesmente ter que adivinhar o que o cliente quer.

Para finalizar, entenda que boas ideias estão ai, basta um bom Briefing para que elas aconteçam da forma como queremos e não se esqueça: “Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”.

Você é um Gerente de Projetos Social?

Postado em 30/05/201120/12/2021 por Naiane Kolb

Última atualização em 20/12/2021

Vocês devem estar acompanhando a crescente atenção dedicada ao perfil de gerente de projetos social ou Social Project Management. É a buzzword do momento.

A maior parte do conteúdo disponível na web sobre gerenciamento social de projetos está relacionado ao uso de plataformas de redes sociais de internet para a colaboração no contexto do gerenciamento de projetos. Mas apenas usar uma ferramenta social não significa que você esteja praticando o gerenciamento social de projetos.

Social Project Management é uma abordagem, uma filosofia de gerenciamento de projetos. É abrir mão do controle top-down do gerenciamento de projetos tradicional. Trata-se de delegar poder e confiar mais nas pessoas. Trata-se de uma política de “livro aberto” que motiva e potencializa o desempenho das equipes.

Características do Gerente de Projetos Social

Algumas características essenciais para um gerente de projetos social:

Confia na equipe: delega poder a equipe, permitindo que definam suas próprias abordagens de execução e prazos, dentro de limites estabelecidos para o projeto. Estes planos botton-up geram o plano de projeto. Isso contribui para que o gerente de projeto deixe de ser um especialista em tarefas e permite que se concentre no tratamento de riscos, remoção de obstáculos, garantia da qualidade e comunicação.
Incentiva e cria condições para a colaboração: cria um ambiente que facilita a comunicação entre equipes e entre seus integrantes. Isso pode incluir reuniões diárias, software de apoio à colaboração, utilização da execução compartilhada de tarefas, etc. A chave para obter produtividade aqui é garantir que cada interação social ocorra dentro do “contexto do trabalho” sendo executado.
Concentra-se em dados qualitativos: ele sabe que o mundo não preto, nem branco e que existem diversos de tons de cinza. Deixa de focar apenas no % completo para a elaboração de um status report; passa a focar mais no elemento humano, tratamento de riscos, remoção de obstáculos, mapeamento e exploração das oportunidades apresentando um relatório que reflete o verdadeiro “status” do projeto.
Maximiza a visibilidade do projeto: acredita que uma das melhores formas de obter a confiança das partes interessadas e motivar o desempenho das equipes é tornar o projeto plenamente acessível e público. Transparência total na disponibilização dos detalhes do projeto pode parecer um pouco assustador para o gerente de projetos tradicional, mas, é fundamental na adoção de uma filosofia “social” de gerenciamento de projetos.

Alguns aspectos do gerenciamento não mudam e continuam totalmente alinhados com as abordagens tradicionais, como por exemplo, obter a opinião de especialistas para o desenvolvimento do plano do projeto. Outros aspectos, como a disponibilização pública do projeto são difíceis de aceitar em organizações mais tradicionais, por várias razões.

É difícil para alguns gerentes de projeto abrir mão do pleno “controle”. Além disso, a grande visibilidade dos detalhes do projeto pode induzir à prática da microgestão por parte dos executivos envolvidos. Adotar uma gestão social de projetos é muito mais que usar ferramentas de colaboração. É uma mudança cultural que precisa atingir toda a estrutura desde o nível executivo até os integrantes das equipes, individualmente.

Por um lado, executivos e gestores terão que confiar mais. Por outro lado, os membros das equipes precisam assumir a responsabilidade que toda essa transparência exige.

Ser um gerente de projeto “social” significa mudar a maneira como você olha para as suas equipes, para o seu projeto e para si mesmo. Seu papel se torna cada vez mais de facilitador, e cada vez menos de controlador. É uma abordagem que pode não servir para todos os gerentes nem todas as organizações, mas, se feita corretamente, pode desencadear o “poder das massas” em benefício dos seus projetos.

Aproveite e veja também:

EAP em projetos: 20 benefícios de uso (por Liliana Buchtik)

Postado em 26/05/201119/05/2020 por Euax Consulting

Última atualização em 19/05/2020

A lista de benefícios proposta por nossa vizinha uruguaia, Liliana Buchtik, em seu livro Secrets to mastering the WBS in real-world project é interessante para a valorização da EAP (Estrutura Analítica de Projetos), mas é também um excelente check-list para verificar se sua EAP está boa.

Ou seja, verifique se está obtendo os benefícios listados e saberá o quão madura é sua EAP.

Checklist de EAP

Entenda o trabalho e início do projeto;
Evite mudanças sem controle (scope-creep);
Entregue o que é esperado;
Entenda áreas com compreensão limitada;
Visualize o trabalho interno e externo;
Visualize as fronteiras do projeto e gerencie complexidades;
Proveja uma linha de base para controle do escopo;
Atribua e explique o trabalho do projeto;
Melhore o planejamento do projeto;
Evite replanejamento e detecte alertas antecipadamente;
Construa uma fundação sólida para aquisições;
Melhore as comunicações;
Alcance uma compreensão comum do trabalho do projeto;
Melhore o reporte do projeto;
Conquiste comprometimento das partes interessadas;
Monitore, meça e controle o trabalho melhor;
Inspire confiança e ganhe credibilidade;
Melhore projetos futuros;
Compare o escopo entre projetos;
Integre o escopo com tempo e custos;

Ufa, é uma lista com boa parte dos nossos desejos em projetos, prometidos por uma boa EAP, nada mal, não é?

Para detalhar mais estes itens sugiro a compra do livro, que tive o privilégio de ler nesta última semana.

Título: Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects
The Most Practical Approach to Work Breakdown Structures (Wbs)!
Autora: Liliana Buchtik (2009)

Alguns Prós

Estrutura de redação do livro é bem moderna, bem dividido, com ilustrações e seções curtas, facilitando a leitura por partes ou mesmo o uso como um guia de referência para os que não desejam lê-lo inteiro;
Até o momento me parece a melhor obra sobre o assunto, completa e muito alinhada com as produções do PMI.

Alguns Contras

Senti falta de uma ligação mais forte com os requisitos do projeto, processo pouco citado no livro, diria até subestimado, de forma que nos leva a imaginar que os requisitos são dispensáveis;
O livro está tão alinhado com o Practice Standard for WBS do PMI (Project Management Institute) que parece uma versão modernizada e comentada dele. Quem já leu o standard do PMI não encontrará muita complementação de informações. Quem ainda não leu, prefira o livro da Liliana, mais didático e complementado;
Mais uma obra com posicionamento cético a respeito da orientação da EAP por produtos e entregas. Achei o rigor e ênfase exagerados a ponto de poder prejudicar o entendimento dos menos experientes e desviar o foco de resultado dos mais experientes. Em outro post falarei de minha opinião a respeito disto;
Alguns temas “incômodos” tiveram um bom espaço no livro porém percebi falta de profundidade. É o caso da ligação com aquisições e do uso com métodos ágeis;
Outro possível gap, talvez para uma edição futura, refere-se à grandes projetos, especialmente aqueles estruturados com subprojetos. Algumas dicas usuais poderiam ter espaço no livro.

Tem bom espaço para uma nova edição e para tornar-se imprescindível aos profissionais de projeto precisa estar um passo a frente dos standards do PMI.

No balanço final, acho que é um livro obrigatório para o acervo dos que se dedicam com profundidade a gestão de projetos.

Aproveite e leia também:

Lean: a metodologia, o que é e sua importância

Postado em 23/05/201125/08/2023 por Charles Prada

Última atualização em 25/08/2023

Imagine uma realidade empresarial onde cada etapa, cada recurso e cada movimento contribuem diretamente para a satisfação do cliente e a otimização de recursos. Nela os processos são enxutos, livres de desperdícios, retrabalhos e gargalos.

Esta é a promessa do Lean: uma abordagem que não apenas revoluciona a maneira como produzimos, mas também a maneira como enxergamos nossos próprios processos.

Quer saber mais sobre essa metodologia, para que ela serve e qual sua importância para os negócios? Então, siga a leitura!

Neste post você vai ver:

O que é a metodologia Lean Manufacturing?

O Lean Manufacturing, também conhecido como Lean Production, é uma abordagem de gestão que se concentra na eliminação de desperdícios e na maximização da eficiência em processos de fabricação.

Essa abordagem foi desenvolvida originalmente pela Toyota na década de 1950 e, desde então, tem sido amplamente adotada em diversas indústrias ao redor do mundo.

O seu principal objetivo é criar valor para o cliente enquanto reduz o desperdício de recursos, como tempo, materiais, esforço humano e espaço. Ele se baseia em alguns princípios-chave, incluindo:

Identificação e eliminação de desperdícios;
Fluxo contínuo;
Produção puxada;
Qualidade;
Melhoria contínua.

Onde surgiu o conceito Lean?

A abordagem Lean teve sua origem no desenvolvimento do Sistema de Produção Toyota , que foi criado pela Toyota Motor Corporation nas décadas de 1940 e 1950.

O TPS foi uma resposta às restrições de recursos e às pressões competitivas enfrentadas pela Toyota após a Segunda Guerra Mundial. A empresa estava buscando maneiras de melhorar a eficiência e a qualidade de sua produção enquanto lidava com recursos limitados.

Taiichi Ohno, engenheiro-chefe da Toyota, desempenhou um papel fundamental no desenvolvimento e na implementação dos princípios Lean.

Para saber mais confira o tópico a seguir!

Como foi desenvolvida a metodologia Lean?

A metodologia Lean foi desenvolvida ao longo do tempo com contribuições de várias pessoas e empresas, mas é frequentemente associada à Toyota e à indústria automobilística japonesa.

Veja a seguir um resumo do desenvolvimento da metodologia Lean:

1. Contexto pós-guerra

Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão enfrentou recursos limitados e uma economia em dificuldades. As empresas japonesas, incluindo a Toyota, tiveram que encontrar maneiras de otimizar a produção e a eficiência para competir em um mercado global.

2. Conceitos Fundamentais do Lean

Taiichi Ohno introduziu conceitos como “Just-in-Time” (produção puxada), que enfatizava a produção somente quando a demanda do cliente existisse, minimizando estoques e desperdícios.

Ele também introduziu o sistema Kanban, um método visual de controle de produção, e enfatizou a importância da melhoria contínua e da eliminação de desperdícios.

3. Expansão e Divulgação

Com o sucesso da abordagem Lean na Toyota, outras empresas japonesas também começaram a adotar princípios semelhantes.

Gradualmente, o conhecimento sobre a metodologia Lean começou a se espalhar pelo mundo, à medida que empresas ocidentais começaram a adotar esses princípios para melhorar suas operações.

4. Divulgação Global

A partir das décadas de 1980 e 1990, o Lean se tornou uma abordagem amplamente reconhecida e adotada em todo o mundo.

Livros, palestras e programas de treinamento ajudaram a divulgar os princípios e técnicas Lean em diversos setores, incluindo manufatura, serviços, saúde e muito mais.

5. Evolução contínua

À medida que a metodologia Lean se difundiu, ela também evoluiu. Diferentes especialistas e organizações contribuíram com novas ideias e adaptações para atender a diferentes contextos e desafios específicos.

Para que serve essa metodologia?

O principal objetivo da metodologia Lean é melhorar a eficiência, eliminar desperdícios e criar valor para os clientes. Com ela, é possível obter diversos benefícios. Veja alguns deles a seguir:

1. Eliminação de desperdícios

A abordagem Lean foca na identificação e eliminação de diferentes tipos de desperdícios, como excesso de estoque, transporte desnecessário, movimentos ineficientes, superprodução, retrabalho e espera.

Ao reduzir esses desperdícios, as organizações podem economizar recursos, tempo e dinheiro.

2. Melhoria contínua

A metodologia Lean incentiva uma cultura de melhoria contínua, onde os processos são constantemente avaliados e aprimorados. Isso leva a um ciclo de aprendizado constante, resultando em operações mais eficientes.

3. Produção sob demanda

O Lean promove a produção sob demanda, o que significa produzir somente o que é necessário quando é necessário. Isso ajuda a evitar a superprodução, reduzindo o acúmulo de estoque e os custos associados.

4. Fluxo contínuo

O Lean busca criar um fluxo de trabalho contínuo e suave, minimizando gargalos e interrupções. Isso reduz o tempo de ciclo e aumenta a eficiência dos processos.

5. Engajamento dos funcionários

A metodologia Lean envolve os funcionários em todos os níveis da organização, incentivando sua participação ativa na identificação de problemas e no desenvolvimento de soluções. Isso leva a um ambiente de trabalho mais colaborativo e empoderador.

Onde posso aplicar o Lean?

O Lean é uma metodologia altamente versátil, aplicável em uma ampla gama de setores e tipos de organizações, independentemente do tamanho.

Veja alguns lugares nos quais é possível sua aplicação:

Manufatura

A origem do Lean remonta à indústria manufatureira, onde é usado para otimizar linhas de produção, reduzir tempos de ciclo, melhorar a qualidade e minimizar estoques.

Serviços

No setor de serviços, o Lean aprimora processos de atendimento ao cliente, reduz o tempo de espera e eleva a qualidade em áreas como instituições financeiras, hospitais e empresas de transporte.

Saúde

Hospitais e clínicas aplicam o Lean para melhorar a gestão de leitos, reduzir tempos de espera dos pacientes, otimizar fluxos de trabalho médico e aumentar a segurança dos pacientes.

Logística e Cadeia de suprimentos

A metodologia é utilizada para otimizar a logística, gerenciar estoques com eficiência, reduzir tempos de transporte e evitar desperdícios em toda a cadeia de suprimentos.

Desenvolvimento de software e tecnologia

No desenvolvimento de software, o Lean segue princípios como “Desenvolvimento Enxuto” para aprimorar a eficiência dos processos, colaboração entre equipes e qualidade dos produtos.

Esses exemplos ilustram a flexibilidade e a aplicabilidade abrangente do Lean em uma variedade de contextos organizacionais.

Confira quais os 5 princípios do Lean Manufacturing

1. Definir valor

Analisar detalhadamente os processos envolvidos na criação de um produto ou serviço, desde a matéria-prima até o cliente final. Isso ajuda a identificar onde ocorrem os desperdícios e as ineficiências.

2. Mapear o fluxo de valor

O primeiro passo para aplicar a metodologia Lean Manufacturing é compreender o que é valor para o cliente. Isso envolve identificar as principais características do produto ou serviço que o cliente está disposto a pagar.

3. Criar o fluxo de trabalho

Buscar a eliminação de gargalos e interrupções no fluxo de produção. Isso envolve organizar os processos de forma a permitir um fluxo suave e contínuo, minimizando a espera entre as etapas.

4. Sistema puxado

Produzir apenas o que é necessário, com base na demanda real do cliente. Em vez de produzir em excesso e acumular estoques, a produção é acionada com base nos pedidos do cliente.

5. Buscar a perfeição

Buscar constantemente a melhoria contínua. Isso envolve a implementação de processos de revisão e aprimoramento para eliminar gradualmente todos os tipos de desperdício e ineficiência.

Agora que você conheceu um pouco mais sobre o assunto, aproveite e assista ao webinar: BPM e Lean: Será que dá match?

Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.

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