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Ano: 2020

Gestão de Mudanças em Projetos: 6 dicas para diminuir os impactos em Home Office

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 25/01/2022

Até a Gestão de Mudanças Organizacionais precisa mudar quando o projeto ocorre com as pessoas trabalhando em home office. Como você deve imaginar, a distância física traz à tona algumas necessidades específicas tanto para a equipe quanto para a gestão: os colaboradores, por exemplo, precisam de um acompanhamento mais próximo para manterem o foco, e os gestores precisam saber como conduzir as iniciativas e engajar a equipe utilizando ferramentas alternativas.

Pensando nas dificuldades que precisam ser enfrentadas quando a Gestão de Mudanças em Projetos ocorre com times distribuídos e em home office, reunimos neste post 6 dicas para tornar a experiência da sua empresa a melhor possível.

1. Monte um plano de comunicação para o projeto

Entre as áreas que o home office pode afetar, a comunicação é a mais perigosa. Como os envolvidos no projeto trabalham cada um em um lugar, perde-se um pouco do engajamento e da sinergia que seriam mais comuns se a equipe toda estivesse próxima fisicamente.

Por isso, é indispensável que se defina um plano de comunicação para o projeto – assim, evitam-se mal entendidos e todos os envolvidos sabem como e por onde interagir a respeito das demandas do projeto. Destacamos a importância de termos a comunicação planejada antes do início do projeto justamente para haja uma antecipação aos possíveis problemas. Dessa forma, as partes interessadas podem identificar sinais de perigo interagindo, e evitam que o caos se instale e seja necessário ações emergências para combater os focos de incêndio.

Outro ponto é que, em ambientes distribuídos, torna-se ainda mais relevante o planejamento dos canais de comunicação e dos tipos de comunicação que ocorrerão em cada canal. Assim, é possível evitar o compartilhamento de um volume excessivo de informações, que faz com que as pessoas se percam com relação ao que é relevante realmente.

Por exemplo: o reporte semanal para informar aos sponsors do projeto sobre o andamento das atividades pode ser feito por meio de um grupo no WhatsApp. O responsável pelo projeto pode manter os patrocinadores do projeto atualizados por meio de áudios, com a frequência estabelecida no plano de comunicação.

Portanto, cria-se uma comunicação mais próxima e evita-se a necessidade de marcar uma reunião apenas para comentar questões mais simples do projeto. As reuniões propriamente ditas continuam sendo importantes, mas para estes momentos, deve-se dar preferência para questões mais relevantes e críticas.

2. Prepare a equipe para as mudanças

Qualquer mudança exige preparação, e quando há várias pessoas envolvidas, é preciso garantir que todas contem com as competências e habilidades necessárias ao longo do projeto.

Por isso, é necessário identificar, em um primeiro momento, quais são as competências que precisam ser trabalhadas na equipe para que ela possa entregar os resultados esperados. Para tal, é indicado criar trilhas personalizadas e adaptadas aos conhecimentos prévios de cada profissional, evitando que eles tenham que aprender algo que já saibam. Afinal, o excesso de informações pode desestimular os colaboradores e fazer com que eles absorvam menos do conteúdo.

Hoje, há plataformas de treinamento corporativo online que possibilitam a gestão das competências dos colaboradores, de modo que o gestor indique apenas os cursos que eles tenham necessidade. Assim, as necessidades de treinamento são supridas e os profissionais envolvidos no projeto desenvolvem as competências que serão realmente úteis no dia a dia. Ainda, esse tipo de plataforma permite que as competências e conhecimentos sejam adquiridos no momento certo, já que o conteúdo torna-se muito mais acessível. Isso ajuda no planejamento do projeto e no seu progresso.

3. Garanta que os envolvidos tenham uma infraestrutura de trabalho adequada

Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar: para trabalhar, é necessário ter um ambiente adequado. Além de uma mesa e uma cadeira ergonômicas que permitam que o profissional mantenha a postura por várias horas, a empresa deve garantir que o colaborador conte com a tecnologia adequada para executar o seu trabalho, como por exemplo, computador, teclado, mouse, webcam e headset.

Se a empresa utilizar uma rede interna para compartilhar arquivos, este acesso também deve ser providenciado para os colaboradores que estiverem trabalhando remoto, seja por meio de conexões VPN ou servidores online (como o SharePoint). Além disso, pode ser necessário adotar ferramentas alternativas para manter o controle da produtividade da equipe: um software de gestão de projetos com apontamento de horas ajudará o gestor a saber quais atividades estão tomando mais o tempo dos colaboradores e como cada um está dividindo sua rotina.

Outras ferramentas de trabalho que devem estar disponíveis aos envolvidos do projeto são: plataformas de videoconferência, ferramentas de agenda para organizar os compromissos (afinal, mesmo que se esteja em casa, ainda é necessário marcar horários para reuniões e conversas importantes) e ferramentas para colaborar em arquivos online, possibilitando que o time trabalho de forma interativa e colaborativa.

Se quiser se aprofundar no assunto, temos um post completo em que falamos sobre as melhores ferramentas para home office.

4. Crie um ambiente para aproximar o time

O contato olho no olho faz o time se aproximar e se sentir mais à vontade para se comunicar. Esses fatores fazem com que o trabalho seja mais fluido e produtivo, influenciando diretamente na qualidade os resultados.

Uma forma de manter o contato olho no olho no home office é criando ambientes virtuais que se assemelhem aos físicos. Aqui na Euax, por exemplo, nós criamos salas de trabalho para simular o escritório presencial: assim, as pessoas continuam vendo os colegas de equipe todos os dias, além de poderem passar para dar um “oi” para colaboradores de outros setores da empresa como se estivessem passando pelos corredores.

No caso da gestão das mudanças em projetos, é possível criar uma sala com os envolvidos para que eles possam trabalhar juntos, mesmo que separados, e sintam-se mais próximos. Esse canal ajuda na sinergia do time e proporciona uma comunicação mais fluída.

5. Feche acordos e monitore-os periodicamente

Outra dica importante para diminuir os impactos do home office é manter uma rotina de acompanhamento dos resultados da equipe. Estabelecer acordos individuais, com metas e indicadores a serem alcançados, reforça o compromisso que os envolvidos têm em relação ao resultado das entregas do projeto.

Recomendamos que sejam realizadas reuniões periódicas para checar se os resultados estão dentro do esperado. A frequência deve ser estabelecida no planejamento do projeto mas, quando falamos de progresso das atividades, esse monitoramento deve ser o mais frequente possível. Assim, criamos proximidade e podemos atuar de forma rápida em possíveis desvios. Explicamos mais sobre isso em nosso post sobre rituais e cerimônias em home office.

6. Estimule o senso de pertencimento da equipe

Como já comentamos, o engajamento da equipe faz toda a diferença na qualidade do trabalho. Um time que trabalha motivado e com o senso de pertencimento em alta tem um grande potencial.

Apesar de ser uma missão difícil, estimular o senso de pertencimento da equipe depende de pequenos detalhes do dia a dia: promover momentos de descontração, reconhecer os êxitos do time em público, confraternizar conquistas pessoais e até mesmo datas comemorativas (como o aniversário de um colaborador) são alguns exemplos.

O importante é manter a cultura de que todos os colaboradores são importantes para o time e que, mesmo à distância, a união de todos torna a equipe muito mais forte.

Essas foram nossas dicas para você gerenciar mudanças em projetos home office. Já que você se interessa pelo tema, sugerimos que assista ao nosso webinar gratuito em que mostramos alguns métodos e ferramentas para gerenciar projetos remotos!

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Trabalho remoto: saiba como realizar a gestão de desempenho dos colaboradores

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 20/11/2023

Gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil. Agora, imagine fazer isso sem estar convivendo com elas presencialmente: parece ainda mais desafiador, não é? A sensação que muitos gestores têm ao gerenciar equipes remotas é de distanciamento e, muitas vezes, de redução do controle sobre o desempenho dos colaboradores, já que não podem vê-los e interagir com eles da forma que estão acostumados.

Felizmente, há algumas formas de contornar esse distanciamento e continuar acompanhando de perto o desempenho da equipe. Quer saber como? Então, continue conosco para aprender tudo sobre gestão de desempenho em home office!

Como fazer a gestão de desempenho dos colaboradores em home office em 5 passos

1. Mantenha o objetivo do trabalho claro

Primeiramente, é preciso destacar que o objetivo do trabalho deve ser claro para todos os envolvidos. O distanciamento do trabalho em home office pode acabar fazendo com que os colaboradores se dispersem e percam o foco. Para evitar que isso ocorra, o gestor deve comunicar o propósito de cada iniciativa (seja ela um projeto, um processo corriqueiro ou uma demanda eventual) para contextualizar o trabalho e fazer com que o profissional entenda a importância do que está fazendo.

Fazer algo só por fazer impede que o colaborador se conecte ao trabalho e se responsabilize pelos resultados, afinal, ele não sabe o papel que está desempenhando no todo.  Fica a cargo da liderança, então, tornar explícita a importância do trabalho de cada profissional. Isso pode ser feito por meio de um diagrama de causa e efeito, que iremos mostrar no próximo tópico.

2. Monte um sistema de indicadores para acompanhar os resultados

Como já comentamos no post sobre painel de indicadores, a melhor forma de entender como está o desempenho da empresa é analisando seus indicadores de performance (também conhecidos como KPIs). Esses indicadores servem como termômetros que mostram quais pontos do processo estão funcionando da maneira certa e quais precisam de atenção.

Observe este exemplo para entender melhor:

Diagrama de relações causais

Este é o sistema de performance de uma pizzaria fictícia, que só trabalha com delivery, a Pizzaria do Zé. A estratégia de negócio dessa pizzaria é realizar as entregas em até 30 minutos, sendo que se esse tempo for ultrapassado, o cliente não paga o valor da pizza.

Desse modo, quanto maior for a quantidade de pizzas entregues no prazo, maior será o faturamento da pizzaria. Ainda, quanto maior for a conformidade na preparação e na entrega dos pedidos, menor será o custo sobre o faturamento (afinal, as pizzas não terão que ser refeitas), e dessa forma a lucratividade torna-se maior.

Se você reparar, temos indicadores que demonstram o resultado de todo o processo, desde o atendimento do cliente até a entrega. Este processo envolve diversos setores da pizzaria: começa pelo marketing, que tem a missão de atrair clientes para serem atendidos, passa pelo atendimento, que precisa atender os clientes e tirar os pedidos, segue para os pizzaiolos, que devem produzir as pizzas conforme o pedido e no tempo estipulado, e termina nos entregadores, que devem levar as pizzas até os clientes antes dos 30 minutos passarem.

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O trabalho de cada equipe influencia diretamente no resultado final, representado pelo indicador da lucratividade. Como comentamos no passo anterior, é importante que os colaboradores entendam o objetivo do que estão fazendo, e com uma visão como a apresentada no sistema de indicadores, visualizar a importância de seu trabalho no todo fica muito mais fácil.

Para construir um sistema de indicadores como este, você precisará descrever as relações de causa e efeito que fizerem sentido para o processo da sua organização: na Pizzaria do Zé a lucratividade depende do faturamento, que depende da quantidade de pizzas vendidas, que depende da quantidade de clientes atendidos. E na sua organização, a lucratividade depende do que?

Para saber com mais detalhes como montar seu sistema de indicadores, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito que já está disponível:

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3. Feche acordos com a equipe

Depois de definir quais indicadores são relevantes e conscientizar a equipe sobre a importância do seu trabalho, o próximo passo é firmar compromissos com cada um dos colaboradores. Chamamos isso de acordos individuais de performance.

Os acordos individuais de performance garantem que cada indicador tenha um responsável, mesmo que ele não seja o único a executar as atividades relacionadas. Ele tem a responsabilidade de prestar contas dos resultados do seu indicador e estabelecer, em conjunto com o time, as possíveis ações de contorno para aproximar os resultados das metas.

Nossa sugestão é que você formalize os acordos utilizando ferramentas visuais e simples de entender, como um canvas. O nosso Canvas de Performance, por exemplo, pode ajudar a equipe a visualizar todos os indicadores, metas e iniciativas que forem relevantes para o desempenho do time e da organização.

Clique no banner abaixo e faça o download gratuito deste material!

Canvas de Acordo de performance para gestão de equipe

4. Estabeleça uma rotina de checagem dos indicadores e das entregas

Após selecionar e construir as relações de causa e efeito dos seus indicadores e construir acordos com os colaboradores, é preciso colocá-los para rodar, isto é, ver como eles se comportarão no dia a dia. Assim, o gestor e os colaboradores devem reunir-se para comparar o desempenho previsto com o que foi realizado, seja a respeito dos indicadores ou das entregas combinadas para o período.

Para times de projeto que trabalham com a metodologia Scrum, já é mais comum realizar as reuniões de acompanhamento da Sprint, que são períodos de trabalho com começo, meio e fim e duram de duas a seis semanas. Nessas reuniões, o objetivo principal é verificar se o produto foi entregue conforme o planejado, cumprindo com todos os requisitos, prazos e recursos disponíveis.

Já em equipes de vendas, que contam com metas mensais para cumprir, é possível fazer reuniões semanais para ver se o time está seguindo no ritmo adequado para atingir a meta no final do mês. Afinal, também não seria produtivo se os indicadores só fossem verificados no final do período, já que a essa altura não mais como reverter resultados aquém do esperado.

Nesse sentido, nossa sugestão é que você estabeleça uma rotina de acompanhamento em que todos os envolvidos se reúnam para analisar e comentar os resultados do trabalho periodicamente.

Reúna-os em uma periodicidade semanal, quinzenal ou mensal e passe por cada indicador para verificar se houve variação positiva ou negativa. Caso haja resultados preocupantes, todos os envolvidos poderão interpretar as causas e pensar em maneiras de eliminá-las, e se os números indicarem resultados positivos, a equipe saberá que está no caminho certo.

5. Conte com as ferramentas certas para manter o controle

Para poder analisar os resultados da equipe, você precisará contar com ferramentas de BI e de registro das atividades realizadas, que dependerão conforme o tipo de equipe.

Considerando que o contexto do home office exige uma integração maior entre a equipe e as ferramentas online, fica muito mais difícil fazer o controle dos indicadores por meio de planilhas. Mesmo que elas sejam compartilhadas via internet ou rede, há melhores opções no mercado que oferecem um leque maior de informações e, consequentemente, mais segurança e agilidade nas tomadas de decisão.

No caso das equipes de vendas, que mencionamos anteriormente, uma boa opção são os sistemas CRM, que registram as interações entre os clientes e os vendedores. Assim, é possível saber quantas ligações cada colaborador fez, quantos e-mails enviou, quantas negociações foram fechadas ou perdidas etc. Além disso, o gestor também pode gerenciar indicadores resultantes, como o de faturamento e lucratividade, que têm relação direta com a produtividade de cada vendedor.

Softwares de gestão de tarefas e projetos também são boas alternativas. O Artia, por exemplo, permite que o colaborador registre quais atividades realizou no dia e quantas horas gastou em cada uma, além de contar com o recurso de Business Intelligence integrado para análise de indicadores. Assim, o gestor pode visualizar em um só lugar quais foram as atividades que os colaboradores executaram e os resultados desse trabalho, pelo acompanhamento dos indicadores.

Nesse contexto, nossa última dica é uma plataforma gratuita que conta com várias ferramentas para facilitar a gestão de times em home office, o PerformaHome. Ele conta com:

  • O Fleeg, um sistema CRM para centralizar o controle das equipes de vendas,
  • O Artia, uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas,
  • Salas de reunião online que comportam dezenas de pessoas ao mesmo tempo,
  • E com o Twygo, uma plataforma para treinar seus colaboradores a distância e gerenciar suas competências.

Você pode utilizar o PerformaHome de maneira gratuita, basta clicar no banner abaixo.

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Esperamos ter te ajudado a entender melhor como fazer a gestão do desempenho dos colaboradores em home office. Se ainda tiver dúvidas sobre este assunto, recomendamos a leitura de outros artigos de nosso blog, como este em que explicamos como manter a cola entre as equipes mesmo à distância. Boa leitura!

Home Office: como manter a cola entre as equipes mesmo à distância?

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 25/07/2023

No home office, os gestores têm de encontrar maneiras para garantir que a produtividade e, principalmente, o engajamento entre as equipes não se percam em meio a distância. Como já comentamos em outros posts, apesar do trabalho remoto ter vários benefícios e poder inclusive melhorar a produtividade dos colaboradores, se não forem tomados os devidos cuidados, ele pode gerar o efeito contrário.

Com base em nossas experiências com o modelo home office, aprendemos que há algumas formas de garantir a sinergia e o alinhamento entre as equipes. Acompanhe o post e saiba como!

Definindo rituais e cerimônias

No best-seller “O poder do hábito”, o especialista Charles Duhigg aponta que 40% das ações humanas são resultado de hábitos, e não de decisões. Esse pensamento mostra que repetir padrões faz parte da cultura humana, e que grande parte de nossas atividades diárias são compostas por uma rotina que precisa ser cultivada. No ambiente de trabalho, isso não é diferente.

Mesmo em profissões que não contam com processos muito rígidos, é importante garantir que haja uma certa consistência nas atividades dos colaboradores, principalmente quando eles não estão todos no mesmo ambiente.

Em home office, o afastamento físico tende a criar uma sensação de solidão nas pessoas e a fazer com que elas ajam de maneira mais individual e independente, o que pode acabar gerando falhas de comunicação, diminuição da produtividade e, como consequência, uma baixa na motivação.

Para contornar essa situação, é preciso fazer mudanças na cultura organizacional de modo a estabelecer rituais e cerimônias na rotina dos colaboradores, isto é, encontros periódicos que criam compromissos com a equipe, como reuniões mensais para o acompanhamento de resultados e reuniões matinais para planejar as atividades do dia. É importante destacar, aliás, que esses momentos não precisam nem ser marcados na agenda, já que são algo que acaba sendo incorporado na rotina (como acordar e escovar os dentes).

Além de garantir que as pessoas tenham mais foco e disciplina para realizar suas atividades, manter rotinas e compromissos com o time faz com que as pessoas sintam que fazem parte de algo maior, criando um senso de pertencimento na equipe que é fundamental para manter o engajamento em alta.

Principalmente em atividades que envolvem o trabalho conjunto, manter uma frequência mínima de interações no time faz toda a diferença. É preciso minimizar a ideia de que o home office ocasiona um trabalho solitário e individual, promovendo a integração de cada profissional na equipe e na organização como um todo.

A seguir, vamos dar alguns exemplos de como conduzir os rituais e cerimônias que mencionamos:

Reuniões diárias ou de progresso

As reuniões diárias são um bom exemplo de ritual para a equipe fortalecer seu alinhamento e organizar melhor o trabalho. Nesses momentos, o gestor pode mobilizar todos os integrantes do time no início do dia e perguntar-lhes:

  • O que foi feito no dia anterior
  • O que eles planejam fazer no dia
  • Se eles estão enfrentando alguma dificuldade que o gestor possa ajudar a eliminar

Desse modo, estabelece-se uma rotina de planejamento diário, ajudando os profissionais a terem mais controle sobre o próprio tempo e mantendo todo o time na mesma página.

Reuniões de desempenho

Outro ritual importante é o das reuniões de acompanhamento do desempenho, que podem ser quinzenais, mensais ou na frequência mais conveniente para a empresa. De todo modo, é recomendável ter disciplina para manter a frequência estabelecida.

Essas reuniões são momentos em que a equipe se mobiliza para acompanhar o desempenho dos indicadores e/ou checar se as entregas planejadas foram cumpridas.

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Geralmente, as reuniões de acompanhamento costumam ser mais longas e dispendiosas, já que os envolvidos precisam estar sempre atentos e trazer sugestões de iniciativas quando os números não vão bem. Nesse sentido, algumas ferramentas usadas em home office podem tornar a reunião mais produtiva, como o uso de documentos compartilhados online para registrar as pautas discutidas e os planos de ação que a equipe se comprometer a aplicar.

 

Além disso, é importante estabelecer alguns intervalos durante a reunião para torná-la menos cansativa. Afinal, não é porque as pessoas estão trabalhando remoto que elas não têm necessidade de fazer pequenas pausas ao longo do dia.

Reuniões de kick-off

Como exemplo das cerimônias que devem ser realizadas em home office estão as reuniões de kick-off, muito comuns quando se inicia um novo projeto. Elas são importantes pois possibilitam que todas as partes interessadas (stakeholders) alinhem suas expectativas antes do início das atividades, para que ao final do projeto o resultado entregue satisfaça as necessidades do cliente e não extrapole os prazos e recursos disponíveis.

Confraternizações de equipe

As confraternizações de equipe também podem ser realizadas a distância, caso necessário. O isolamento social instituído na pandemia da COVID-19 provou que até mesmo happy hours poderiam ser feitos em casa: aqui na Euax, enviamos brindes para as casas dos colaboradores e os convidamos para participar de uma chamada de vídeo com a empresa toda, como maneira de comemorar os feitos do mês.

Momentos de comemoração e reconhecimento são tão importantes quanto as reuniões mais formais, pois são responsáveis por estreitar os laços entre a equipe e a empresa, fortalecendo o senso de pertencimento e fazendo com que os colaboradores trabalhem mais engajados e preocupados com a qualidade de suas entregas.

Dependendo do contexto da sua empresa, serão necessários diferentes rituais e cerimônias. O importante, porém, é manter claro para todos os envolvidos em quais momentos os eventos ocorrerão e qual a importância de cada um — você pode inclusive atribuir nomes diferentes para cada tipo de reunião para formalizá-las.

Se a sua organização for projetizada, isto é, trabalhar em função de projetos, será mais fácil estabelecer rituais que possam ser reproduzidos com frequência. Mas, de modo geral, é interessante manter encontros constantes para evitar a sensação de isolamento que o trabalho remoto pode trazer.

Se quiser saber mais dicas sobre o trabalho em home office, indicamos que assista ao webinar em que mostramos técnicas e ferramentas para conduzir projetos remotos: está imperdível! Esperamos você lá.

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Propósito Empresarial: A Chave para uma Marca Autêntica e Impactante

Postado em por Jackson Rovina

Última atualização em 15/02/2024

Você já parou para pensar no porquê seu negócio existe? Definir o propósito de uma empresa é a arma secreta para motivar e inspirar as pessoas, que estão envolvidas em praticamente todos os processos organizacionais. Isso significa criar união e pertencimento, dar a elas um motivo maior para levantar todos os dias da cama, não só para “trabalhar” ou “pagar as contas”, mas para mudar o mundo.

Embora estabelecer propósito possa parecer apenas uma tendência ou uma ferramenta exclusiva dos coachings, o termo vai além e pode ser a diferença entre conseguir gerar engajamento e acumular uma série de tentativas frustradas. Este post reúne os principais pontos em torno deste tema e apresenta o golden circle como ferramenta de estruturação de propósito. Confira!

O que é o propósito de uma empresa?

Propósito vem do latim proponere, que significa “colocar à frente”. É um termo muito utilizado para declarar aquilo em que acreditamos e que verdadeiramente faz a pele suar, as pernas bambearem e o coração bater mais forte. Não se trata só de uma frase de efeito, é a descrição de um objetivo superior, muitas vezes com viés social, destinado a melhorar a vida das pessoas e do planeta.

É importante ressaltar que o propósito de uma empresa não é o mesmo que sua missão. A missão tem a ver com a proposta de valor da organização, portanto, olha para fora, para o ambiente externo. Já o propósito olha para dentro, para o ambiente interno, e consolida a ideologia, os valores e a cultura organizacional. É, portanto, a essência do negócio.

Mas como trazer isso para dentro do contexto corporativo? O propósito é uma peça fundamental da identidade e da estratégia de negócio. É aquilo que permanece quando nada mais faz sentido. Cada vez mais as marcas estão percebendo que explorar atributos funcionais, racionais e técnicos não é suficiente para manter uma empresa de pé.

Elementos sensoriais, sentimentais, emocionais, morais, éticos e espirituais têm ganhado mais espaço dentro das organizações ao fomentar a ideologia e a cultura através de parâmetros intangíveis, que operam muitas vezes no subconsciente ou em um aspecto mais intuitivo de cada indivíduo. Muitas organizações já têm sentido de perto a diferença de inverter a lógica.

Por que é importante definir o propósito de uma empresa? Confira 5 motivos!

“A razão de existir de marcas e empresas pode ser a única chance de não afundar no oceano da desimportância”, escreve a jornalista Claudia Penteado, em sua coluna na revista Época Negócios. Assino embaixo e complemento com cinco motivos pelos quais você deveria começar a se importar mais com o propósito da sua empresa.

1. Mobilizar as pessoas

É óbvio que o principal objetivo da maioria das empresas privadas é o lucro. No entanto, as pessoas precisam mais do que isso para se sentirem motivadas: elas precisam acreditar em algo, orgulhar-se de fazer parte e realmente se conectarem com o todo. Conexão gera confiança nas decisões, nos processos, na empresa. Também atrai clientes que acreditam no que você acredita. E isso é difícil de (des)construir.

2. Atrair e reter talentos

O propósito precisa estar em tudo que a empresa faz. Isso inclui também o processo de recrutamento e seleção. Afinal, se a ideia é que as pessoas promovam o propósito, para que ele seja enxergado nas ações e decisões, elas precisam compartilhar os valores da empresa. É muito difícil mudar a cultura de uma organização. Mas quando há clareza sobre o que se busca, fica mais fácil atrair talentos que estejam em sintonia com o negócio.

3. Tirar a estratégia do papel

Embora o propósito de uma empresa não seja o mesmo que sua estratégia, os dois andam de mãos dadas. Observe que a estratégia muda periodicamente, e essa mudança é necessária para renovar a competitividade em um mundo que não para de evoluir. Porém, o propósito não, ele permanece e funciona como uma “cola” social, que possibilita que essas alterações na rota não desmotivem as pessoas no meio do caminho.

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4. Ganhar relevância

Hoje há uma abundância de produtos e serviços no mercado, afinal, empreender tem sido opção para muita gente. Um das formas de não perder espaço para os concorrentes é investir na estruturação de um propósito consistente, que cause impacto positivo e ajude a fortalecer a reputação da empresa. Não é à toa que muitas gigantes de mercado estão perdendo espaço para dar lugar às startups, que vieram para sacodir o status quo e já conquistaram o coração dos clientes e dos colaboradores, adquirindo relevância em meio ao excesso de informações.

5. Promover crescimento

Uma pesquisa realizada pela consultoria Korn Ferry revela que mais de 70% dos executivos concordam que uma liderança orientada por propósito traz benefícios financeiros de longo prazo. Além disso, de acordo com matéria do New York Times, o engajamento está amplamente conectado a uma maior performance das empresas. Conforme um estudo feito pela Gallup, em 2012, empresas com colaboradores engajados tiveram lucratividade 22% maior.

Parece um paradoxo, mas quanto mais sua empresa se importa menos com lucro, a tendência é que mais lucro ela tenha. Então, vamos colocar isso em prática!

Como estruturar o propósito de uma empresa

É importante deixar claro que toda empresa surge a partir de um propósito, ainda que inconscientemente. Portanto, é muito difícil criar um propósito do zero. Ele está lá, só é preciso descobri-lo e estruturá-lo de uma forma clara, sintética e forte. Para promover essa “descoberta”, há uma série de ferramentas que podem ser utilizadas. Aqui vou falar de uma: o golden circle.

Golden Circle

O golden circle – ou simplesmente círculo dourado –  é um instrumento composto de três esferas, que formam uma espécie de diagrama.

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  • Por quê? É o propósito da empresa, aquilo que justifica sua existência para o mundo.
  • Como? É o conjunto de processos, que viabilizarão o propósito.
  • O quê? É o resultado dos processos, mais precisamente um produto ou serviço.

O escritor inglês Simon Sinek, especialista em liderança, aborda o golden circle em seu livro Start With Why (2009). Segundo o autor, todas as empresas sabem dizer o que fazem, algumas conseguem explicar como fazem, mas poucas sabem o porquê.

O grande feito de Sinek foi conseguir observar e estruturar uma metodologia que traduza a forma como grandes lideranças inspiram multidões: elas se comunicam com o público de dentro para fora do círculo, ao invés de fora para dentro, como a maioria das empresas faz.

A explicação para esse fenômeno é biológica: enquanto o “o quê” ativa o neocórtex, responsável por processar informações racionais, as esferas restantes ativam o cérebro límbico, responsável pelos sentimentos e pela tomada de decisão.

Se você quiser saber mais sobre o Golden Circle e a sua relação com o propósito de uma empresa, confira o vídeo que preparamos sobre o assunto:

Dicas na hora de estruturar o propósito da sua empresa

O publicitário estadunidense Joey Reiman, reconhecido como um dos gurus da sua área, costuma perguntar a seus clientes: o que o mundo perderia caso sua empresa deixasse de existir? E é justamente isso que você também deve se questionar em relação ao seu negócio.

O propósito não pode ser muito genérico, nem muito focado. Precisa ser algo difícil de ser alcançado, mas não impossível. Ele precisa ser único e autêntico, além de estar no DNA da empresa. Outro ponto é que o propósito precisa ser durável e perene. Seu produto ou serviço, sua marca, sua proposta de valor podem mudar, mas seu propósito não.

Defini o propósito da minha empresa. E agora?

Estruturar um propósito dá trabalho e não pode ser mais um documento para criar pó na gaveta. O propósito precisa ser divulgado a todos os stakeholders – clientes, colaboradores, parceiros, fornecedores, sindicatos, sociedade – e inspirar ações concretas. Ele precisa se materializar, e não se encerrar apenas em palavras bonitas.

Muitas vezes o propósito de uma empresa também deve se manifestar na experiência que cada uma das partes interessadas têm com o negócio. Mas isso é assunto para outro post. Se você se interessou, assista ao webinar gratuito sobre gestão da experiência 360 graus!

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Trabalhando remoto? Confira essas ferramentas para ajudar na gestão de projetos em home office

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 20/11/2023

O desenvolvimento das tecnologias digitais e a necessidade de profissionais cada vez mais especializados têm tornado mais comum que as empresas tenham projetos com equipes distribuídas geograficamente. O trabalho remoto não é apenas mais uma opção, e sim uma necessidade em muitas organizações.

Hoje, não é mais necessário que todos os integrantes da equipe estejam no mesmo lugar para realizar um projeto. É possível que um especialista de São Paulo coopere junto com pessoas de Santa Catarina, Bahia, Goiás, Japão, Estados Unidos, e assim por diante.

Mas, assim como é necessário saber técnicas e boas práticas para gerenciar um time de projetos à distância, também é preciso contar com as ferramentas certas para organizar o trabalho.

Se você está enfrentando dificuldades ao gerenciar projetos com equipes distribuídas e está em busca de ferramentas que tornem o trabalho mais organizado e produtivo, encontrou o post certo. Continue a leitura e confira nossas sugestões para apoiar sua gestão de projetos home office!

Ferramentas para apoiar na gestão de projetos home office

Enquanto no escritório presencial há salas de reunião, a possibilidade de chamar os colegas de trabalho para conversar com apenas um aceno, e um contato muito mais direto com os líderes, o home office apresenta algumas peculiaridades, que exigem o uso de recursos diferentes dos utilizados no modelo tradicional de trabalho.

Segundo o Guia PMBOK, os principais desafios de administrar equipes virtuais envolvem a área de comunicação, as dificuldades para monitorar o progresso e a produtividade e as lacunas no compartilhamento de conhecimento e experiências. Isso significa que o gerente de projetos precisa encontrar maneiras alternativas de materializar essas atividades. Saiba como:

Ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas específicas de gestão de projetos têm a vantagem de unir em um só lugar várias funcionalidades interessantes para este fim.

1. Artia

Nossa primeira sugestão é o Artia, uma ferramenta de gestão de projetos que possibilita o acompanhamento do progresso das atividades, o compartilhamento dos arquivos e o gerenciamento da disponibilidade da equipe. Como ele conta com um Kanban de atividades, o gerente de projetos pode visualizar, em apenas uma tela, o que cada integrante da equipe está fazendo, e perceber se as entregas estão sendo realizadas conforme o planejado.

Além disso, o Artia também é uma ótima opção para o home office pelo recurso de apontamento de horas, no qual cada envolvido no projeto relata quanto tempo passou em cada atividade ao longo do dia.

Assim, o gestor consegue saber quanto foi dedicado à cada projeto (caso os profissionais participem de mais de um) e se a produtividade da equipe no ritmo certo, e os participantes do projeto conseguem visualizar para onde está indo o seu tempo. Se estiver difícil se concentrar, os envolvidos no projeto também têm à disposição o recurso do Pomodoro, que é uma técnica que consiste em manter o foco por 25 minutos e descansar 5, e tem comprovação científica de ajudar no foco e na produtividade.

Conheça mais sobre o Artia!

Ferramentas de comunicação

Como já comentamos, uma das dificuldades que o home office pode causar envolve a comunicação entre os envolvidos no projeto. A distância física pode trazer uma sensação de isolamento que cria barreiras em volta das pessoas e impede que elas se conectem e colaborem umas com as outras.

Em alguns casos, essa falta de contato pode levar ao retrabalho, quando mais de uma pessoa trabalha em uma mesma atividade sem saber, ou quando há falta de instruções para começar a realizar uma tarefa e o resultado fica diferente do esperado.

Por tudo isso, é necessário contar com ferramentas de comunicação que simulem o ambiente real e façam que os envolvidos sintam-se à vontade para conversar e trocar ideias sobre o projeto.

2. Performahome

O PerformaHome é uma plataforma que conta com diversas ferramentas para conduzir projetos em home office (inclusive o Artia, que mencionamos no tópico anterior). Uma delas é facilitar a interação entre times por meio de salas de videoconferência, que são como canais em que os participantes podem ser conectar e conversar livremente.

Sabe quando passamos pelos corredores pela empresa e vemos as pessoas trabalhando em suas salas ou reunidas discutindo algum assunto importante? É possível reproduzir esse ambiente de forma virtual nas salas do PerformaHome, já que em cada sala é possível visualizar cada pessoa que está dentro.

Além de ser uma ótima opção para realizar reuniões remotas para tratar de algum assunto específico, também podemos criar salas de trabalho para cada uma das equipes e, desta forma, o time pode estar na sala destinada a sua equipe durante todo o período de trabalho.

Além de estarem na sala virtual, é interessante que a equipe do projeto mantenha a webcam ligada, simulando o ambiente do escritório presencial onde todos podem se ver e interagir facilmente. Assim, diminuem-se as barreiras e a comunicação ocorre de maneira mais natural e espontânea.

Experimente essa e outras ferramentas do PerformaHome gratuitamente no banner abaixo!

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3. Microsoft Teams

Outra opção para manter a comunicação em dia no home office é o aplicativo Microsoft Teams, que tem boas versões para web e mobile. Para os usuários do office 365, ele está incluído no pacote de serviços, e para os não usuários, ele tem uma versão gratuita com algumas funcionalidades reduzidas.

A vantagem do Teams é que ele não só possibilita trocas de mensagens, chamadas de vídeo e de áudio, mas também possui uma seção de arquivos dentro da própria organização, que pode ser acessada facilmente durante as reuniões remotas e conversas. Dessa forma, a equipe do projeto tem uma central de documentos e arquivos importantes e garante que eles não se percam em meio a trocas de e-mails ou mesmo de mensagens dentro da ferramenta.

Outras funcionalidades interessantes são as “anotações da reunião” e o “quadro de comunicações”. As anotações da reunião funcionam como um bloco de notas colaborativo, que pode ser utilizado durante as reuniões para registrar as pautas discutidas e os acordos estabelecidos; e o quadro de comunicações permite que sejam feitos desenhos livres, como uma forma alternativa de ilustrar ideias.

4. Google Agenda

Mesmo em home office, é preciso entender que as pessoas não estão 100% disponíveis o tempo todo — elas ainda têm suas rotinas para cumprir e precisam de concentração para executar suas tarefas.

Por isso, marcar reuniões e conversas individuais na agenda deve continuar sendo uma prática comum. Sugerimos que você utilize uma ferramenta como o Google Agenda para organizar as atividades ao longo do dia e conseguir visualizar se a jornada de trabalho está sendo muito consumida por reuniões excessivas.

Com ele, é possível enviar os convites de compromissos diretamente para os e-mails dos envolvidos e sincronizar as agendas de todo o time para verificar a disponibilidade de cada participante antes de marcar o horário dos encontros.

Essas foram algumas das nossas sugestões de ferramentas para apoiar a gestão de projetos em home office. Você tem alguma outra ferramenta que considera essencial na condução de seus projetos? Conte para nós nos comentários!

Se quiser aprender mais sobre este assunto, indicamos que assista ao webinar completo sobre Métodos e ferramentas para gerenciar projetos em Home Office. Esperamos você lá!

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Gestão de projetos em Home Office: 8 dicas para manter o controle

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 25/07/2023

Até a crise mundial causada pela pandemia do corona vírus (COVID-19), poucas empresas estavam preparadas para operar em home office. Apenas alguns nichos específicos do mercado e funções específicas tinham acesso a esta modalidade de trabalho, mas hoje ficou visível que o trabalho remoto pode ser uma alternativa para uma gama muito maior de organizações — inclusive a nossa.

Aqui na Euax, os gestores e os consultores já estavam habituados à dinâmica do home office, mas quando tivemos que enfrentar uma transição da equipe inteira para essa estrutura, nos deparamos com algumas dificuldades. Aprendemos algumas lições neste processo, e reunimos aqui, neste post, várias dicas valiosas para te ajudar a ter sucesso na gestão dos seus projetos em home office. Aproveite!

8 dicas para gerenciar projetos em home office

1. Esclareça as regras do jogo

Uma das principais preocupações dos gestores quando se fala em trabalho remoto é que a distância física acabe “afrouxando” os controles sobre a equipe e que a produtividade dos colaboradores diminua.

De fato, se não forem tomados os devidos cuidados, o distanciamento pode causar efeitos negativos na produtividade da equipe, mas há uma maneira de evitar que isso ocorra: mantendo as regras do jogo claras.

Assim como seria no escritório presencial, os projetos home office continuam tendo prazos de entrega, responsáveis, requisitos e rotinas a serem seguidas. Por isso, nossa dica é que você continue destacando a importância do cumprimento desses acordos com a equipe.

Para manter o alinhamento, é possível fazer pequenas reuniões diárias para acompanhar como está o andamento das atividades, se a equipe está tendo dificuldades ou se está tudo correndo conforme o planejado. Assim, mantém-se o compromisso firmado entre as partes interessadas e a equipe sabe que tem um apoio constante para recorrer em caso de dificuldades — vamos falar mais sobre isso daqui a pouco.

2. Defina políticas especiais para o home office

Quando estamos em casa, a tendência é achar que podemos entrar em contato com os colegas de equipe a qualquer momento. Afinal, qualquer pessoa está a um Skype de distância, certo?

Na verdade, não é bem assim. Assim como ocorre fora do home office, as pessoas têm compromissos e um horário de trabalho fixo para cumprir.

Então, é necessário manter políticas de conduta para garantir que a produtividade dos colaboradores se mantenha alta: reforçar que ainda é necessário agendar horários para reuniões e recomendar que os encontros sejam breves, para não ocupar muito tempo da rotina de cada um. Mesmo que sejam virtuais, as reuniões precisam ser organizadas e, se possível devem contar com uma pauta alinhada com todos — assim, ao final do encontro, é possível checa-la para ver se todos os itens foram cumpridos.

3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe

Saber por que realizar uma atividade torna-a muito mais significativa, fazendo com que os envolvidos trabalhem muito mais motivados e conscientes da sua importância no todo. Logo, criar e compartilhar o propósito do projeto antes de iniciá-lo faz toda a diferença no engajamento da equipe.

Para isso, você pode utilizar o Golden Circle do projeto: comece definindo por que ele é importante, isto é, qual o problema ele irá solucionar, siga para o como, estruturando as etapas necessárias para chegar ao objetivo final, e então para o quê, determinando as características (requisitos) que o produto final deve ter.

Se você quiser saber mais sobre o Golden Circle e a sua relação com o propósito de uma empresa, confira o áudio que preparamos sobre o assunto:

Tendo isso estruturado e conhecido pela equipe, é importante que você confie no potencial de cada envolvido, sem cair na tentação de micro gerenciar tudo que eles estiverem fazendo. Encontrar o equilíbrio entre a cobrança e a autonomia fará com que a sua equipe se sinta mais confiante em realizar seu trabalho em home office.

Afinal, propor um desafio para o time é uma boa maneira de motivá-lo e fazer com que as pessoas trabalhem de forma mais conectada, com uma visão de equipe.

Teste de maturidade em gestão de projetos

4. Selecione e implante as ferramentas certas

Falar em home office e não mencionar o uso de ferramentas para organizar o trabalho é praticamente impossível. Quando as equipes estão distribuídas, a necessidade de comunicação e organização aumenta, e a única forma de supri-las é utilizando ferramentas que se adequem à rotina da equipe.

Para organizar o andamento do projeto, recomendamos o uso de uma ferramenta de gestão de projetos que conte com Kanban, que é um quadro usado para representar o status de cada atividade e ajuda muito no gerenciamento do fluxo de trabalho.

Além disso, é importante que a ferramenta de gestão de projetos permita que os participantes apontem quantas horas gastaram em cada atividade, bem como que se estime quanto tempo seria necessário para concluí-las. Dessa forma, o gestor pode acompanhar o rendimento da equipe e distribuir as atividades conforme a disponibilidade de cada profissional, além de saber, pelo apontamento de horas, no que a equipe está trabalhando (sem precisar perguntar diretamente).

Outro recurso importante no home office é o uso de uma ferramenta de comunicação eficiente. Com nossa experiência no trabalho remoto, entendemos que o contato olho no olho faz toda a diferença no engajamento da equipe e, consequentemente, na qualidade dos resultados. Para reproduzir isso no home office, é preciso contar com uma plataforma de videoconferências que comporte toda a equipe sem travar e que permita o compartilhamento da tela para facilitar as reuniões.

Se você está procurando por ferramentas para aplicar na sua organização, sugerimos o uso do PerformaHome, que agrega 4 ferramentas gratuitas para gerenciar times remotos: uma de gerenciamento de projetos, uma para treinamentos corporativos EAD, um sistema CRM e uma ferramenta de videoconferência.

Há ainda mais ferramentas para apoiar a gestão de projetos no home office, mas como esse assunto é extenso, preferimos criar um post separado sobre isso.

5. Garanta a comunicação frequente da equipe

Um time alinhado que sabe como se comunicar está sempre um passo à frente. Como comentamos na dica anterior, o contato olho no olho é muito importante, e mesmo que isso não seja 100% aplicável no home office, ainda há maneiras de aproximar a equipe e evitar que a distância física também se torne virtual.

Nossa sugestão é que você incentive os colaboradores a trabalharem com a webcam ligada, dentro de uma sala virtual com todos os integrantes da equipe conectados, simulando o ambiente do escritório físico.

Assim, todos podem se ver, chamar os colegas para resolver problemas rapidamente e interagir sobre assuntos variados. Afinal, fazer pausas para espairecer e conversar com os colegas também é muito importante para a saúde mental e para a produtividade dos profissionais em home office.

6. Crie rituais de acompanhamento

Uma das partes mais críticas do gerenciamento de projetos é a gestão dos imprevistos que acontecem no meio do caminho. Para poder responder de forma ágil a essas ameaças, toda a equipe precisa estar alinhada e ciente do que está sendo realizado, e estando em home office, é necessário estabelecer algumas rotinas para garantir que isso ocorra.

Como comentamos em uma dica anterior, uma opção é realizar reuniões diárias para alinhar como estão as demandas da equipe e delimitar o que será desenvolvido ao longo do dia.

Durante essas reuniões, o gerente de projetos pode estimar, em conjunto com a equipe, quanto tempo será necessário para cada atividade, definir horários para checar os resultados e identificar se há riscos iminentes que possam atrapalhar a execução.

Além das reuniões de acompanhamento diário, é interessante estabelecer, também, outros momentos de reflexão sobre o andamento projeto. Em uma periodicidade maior, como de 15 em 15 dias ou uma vez por mês, a equipe pode se reunir para discutir resultados mais expressivos do projeto, mostrar as entregas concluídas, compartilhar lições aprendidas, dar e receber feedbacks sobre o progresso do trabalho e assim por diante.

Qualquer que seja o modelo escolhido pela sua organização, sugerimos que se dê nomes às reuniões e rituais, tanto para facilitar a comunicação da equipe quanto para reforçar a importância desses momentos de reflexão.

É importante, também, que o objetivo e a periodicidade dessas cerimônias sejam alinhados com o time, explicitando a importância de cada uma. Vale lembrar que cabe ao mediador incentivar que as cerimônias ocorram conforme acordado, reforçando o nível de comprometimento e engajamento de todos os envolvidos.

7. Organize os acessos aos arquivos do projeto

Outra questão importante quando envolvemos a interação dos times à distância é a documentação do projeto.

Com cada pessoa em um lugar, pode ser muito fácil perder o controle das versões dos documentos e planilhas, sem falar no risco de segurança das informações. Nesse sentido, contar com uma TI preparada é um ponto muito importante.

E-book Gestão de TI

Por isso, disponibilizar um repositório online para armazenar e compartilhar os arquivos do projeto certamente é uma boa alternativa. Assim, é possível gerenciar os acessos para quem precisa dos arquivos, evitando que eles se percam em trocas de e-mails e mensagens instantâneas ou que o fluxo de trabalho seja travado pela falta de algum arquivo. Ferramentas como o Microsoft SharePoint ou o uso de conexões VPN para acessar a rede interna da organização são boas soluções.

8. Comemore as conquistas, mesmo à distância

Não há nada melhor do que concluir uma entrega e poder comemorar resultados positivos, você concorda?

Quando seu time atingir um marco importante no projeto, não deixe a conquista passar em branco! Planeje um momento de descontração, reconheça os êxitos de cada envolvido publicamente e encoraje-os a comemorar, mesmo que à distância. Assim, além de fortalecer os laços da equipe e o senso de pertencimento, o time renova os ânimos para partir para o próximo desafio.

Para continuar aprendendo sobre gestão de projetos remotos, não deixe de assistir nosso webinar sobre ferramentas e métodos para gerenciar projetos em home office. Esperamos te ver em breve!

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Como melhorar os processos em Home Office? Veja 3 dicas para fazer do jeito certo!

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 15/02/2024

Muitas empresas já estavam habituadas a trabalhar em home office por motivos específicos, seja para evitar grandes deslocamentos ou aumentar a produtividade. Porém, com a quarentena que busca conter a pandemia do corona vírus, um número muito maior de organizações está tendo que se adequar ao modelo de trabalho remoto.

Observe este gráfico do Google Trends que mostra o interesse pelo termo “home office” no Brasil ao longo do mês de março de 2020.

google trend - home office no brasil

Enquanto no início do mês a busca era menor do que 25, no dia 19 de março o interesse pelo termo atingiu seu máximo (100). Foi durante essa semana que foram registradas as primeiras mortes pelo corona vírus no Brasil, fazendo com que grande parte dos estados se mobilizassem para impor medidas mais rígidas de circulação. Para acompanhar essas medidas, muitas empresas liberaram seus colaboradores para trabalhar de casa, precisando reestruturar-se rapidamente para não perder o controle dos processos.

Falando em processos, que tal aproveitar o momento para lançar um olhar crítico sobre a organização e melhorar os processos de trabalho para voltar ainda mais forte após a quarentena?

Preparamos este post completo para te ajudar nessa caminhada e transformar processos mesmo estando em home office!

Como melhorar processos em Home Office?

1. Mantenha o engajamento da equipe

O contato olho no olho é muito importante, e no home office ele pode acabar sendo prejudicado. Quando se fala em melhorar processos, a equipe precisa estar toda na mesma página para poder compartilhar suas visões, se posicionar e trocar ideias nas reuniões. Afinal, não há como entender como um processo ocorre na prática sem que os envolvidos contem, e sem essa comunicação, fica muito mais difícil entender onde os processos estão falhando.

Por isso, recomenda-se que as pessoas utilizem ferramentas de videoconferência para interagir, até mesmo quando não estiverem em reunião. A comunicação horizontal também é um recurso valioso para criar laços entre os colaboradores e mantê-los engajados — aqui na Euax, por exemplo, quando estamos em home office, temos a cultura de manter a câmera ligada para simularmos o ambiente do escritório presencial, podendo entrar em contato com os colegas de equipe com mais facilidade.

Na ferramenta que utilizamos, criamos salas para cada uma das equipes, salas de reunião e uma sala para descompressão. Assim o ambiente virtual permite que os colaboradores possam circular e interagir, ver quem está em qual sala, com quem está conversando, etc. É praticamente um escritório virtual.

Se quiser testar isso na sua empresa, sugerimos o uso do PerformaHome, uma plataforma que une várias ferramentas para gerenciar times em home office — além das salas de reunião que mencionamos, o PerformaHome conta com gerenciador de tarefas e projetos, de vendas e treinamentos corporativos.

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2. Estabeleça acordos e mantenha as expectativas claras

Manter os processos de trabalho claros e estabelecer rotinas pode ajudar a manter a equipe engajada e produtiva. Quando os colaboradores estão em suas casas, isso é ainda mais importante, pois a distância física tende a aumentar o gelo a ser quebrado para começar uma conversa e tirar dúvidas. Nesse cenário, fica ainda mais forte a necessidade de cola para a equipe: a sinergia e o alinhamento constante são palavras de ordem em trabalho remoto.

Por isso, mais do que nunca, o home office exige que os gestores esclareçam quais são as expectativas para o trabalho de cada um, assim como suas metas e responsabilidades, mantendo claro para todos qual é o objetivo de cada iniciativa. Os acordos individuais, que são os compromissos que os colaboradores assumem e trabalham para manter (geralmente, indicadores de performance), ajudam a tornar o objetivo mais claro, e devem ser checados periodicamente.

Além disso, ao conduzir uma transformação de processos em home office, é necessário que o responsável tenha uma metodologia clara e bem estruturada, tanto para que ele mantenha o controle quanto para que os outros envolvidos saibam o que têm de fazer em cada momento do processo. Nesse sentido, ter um “roteiro” planejado de reuniões e rotinas a serem cumpridas ajuda bastante a obter bons resultados.

Uma dica importante é fazer o alinhamento do plano de trabalho no início do dia, já sinalizando as expectativas de resultados e horários em que se espera ter algum resultado mensurável. Além disso, é importante fazer paradas de checagem no decorrer do dia para que, se for necessário, o time possa responder de forma ágil e fazer ajustes na condução e na execução do plano. Essa prática reduz bastante o risco do time perder o foco.

3. Incentive a colaboração

Os processos são realizados por várias pessoas, e até mesmo por equipes diferentes. Por isso, é necessário que várias pessoas estejam envolvidas, também, na transformação desses processos. Afinal, não faz sentido que apenas uma pessoa indique as iniciativas de melhoria, pois elas passarão a fazer parte da rotina de muitas outras pessoas, que precisam saber como e por que os processos estão mudando.

Logo, contar com a participação da equipe nas reuniões de transformação de processos é um elemento fundamental e, como você deve estar imaginando, para fazer isso funcionar no home office é preciso contar com ferramentas de colaboração online.

Em nosso post sobre ferramentas para transformação de processos, indicamos algumas opções que costumamos usar em nosso dia a dia, mas para exemplificar aqui, podemos destacar o Visio e o Mural.co.

O Visio é uma ferramenta amplamente utilizada para criar diagramas, desde brainstormings até organogramas e fluxogramas de processo. Com ele, é possível criar um modelo e compartilhá-lo com a equipe, para que todos possam contribuir na construção do documento. Assim como o Visio, o mural.co também permite a edição conjunta de várias pessoas ao mesmo tempo, porém, o objetivo desta outra ferramenta é a construção de canvas, que são quadros com post-its utilizados para representar ideias.

Aqui na Euax, somos grandes adeptos ao uso destes recursos, pois acreditamos que ferramentas visuais e criativas são as melhores maneiras de solucionar problemas. O Design Thinking é um grande aliado para mobilizar os envolvidos, entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los.

Para concluir, é importante destacarmos que, no final das contas, o que importa são as pessoas, e não a localidade — só precisamos saber como lidar com elas à distância tão bem quanto lidamos presencialmente. Transformar processos é um desafio que exige organização, ferramentas adequadas e, principalmente, um senso de colaboração mútuo entre toda a equipe. Todos devem estar alinhados e focados no objetivo final, que é melhorar os pontos frágeis dos processos e encontrar formas de agregar ainda mais valor aos clientes.

Se quiser aprender ainda mais sobre esse assunto, confira o webinar em que explico com mais detalhes como melhorar processos em home office. Inscreva-se clicando no banner abaixo!

CTA Seu time está em casa? Vamos aproveitar para melhorar processos (Home office mesmo)

Testadas e aprovadas: 7 ferramentas para transformar processos mesmo em Home Office

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 26/10/2020

O home office pode parecer um obstáculo para a execução das atividades de muitas organizações. A adequação para este modelo de trabalho pegou muitas organizações de surpresa, mas a verdade é que ele pode trazer diversos benefícios se bem implantado — inclusive ser um ambiente propício à transformação de processos.

Porém, para manter o controle dessa iniciativa estando com as equipes distribuídas é necessário contar com ferramentas que simulem o ambiente real, conectando e aproximando os envolvidos mesmo que à distância. Se você está tendo dificuldades para encontrar as ferramentas certas para transformar seus processos em home office, continue a leitura e confira nossas sugestões testadas e aprovadas!

Vamos começar com as ferramentas de comunicação.

Comunicação rápida

No dia a dia da empresa, surgem dúvidas e problemas que exigem a interação rápida entre os membros da equipe para serem resolvidos. Na transformação de processos, isso não seria diferente, afinal, para dar certo esse processo depende de um bom alinhamento entre todos envolvidos.

Por isso, muitas vezes mandar um e-mail pode não ser a melhor opção.

1. Skype

O Skype é o aplicativo de mensagens e chamadas de voz e vídeo da Microsoft. Com ele, é possível trocar mensagens individuais e em grupo, compartilhar arquivos como fotos, vídeos, documentos e links, centralizando os contatos da empresa em um só lugar. É uma alternativa ao WhatsApp, por exemplo, separando um ambiente apenas para interações relacionadas ao trabalho.

Em home office, onde os limites da vida social e do trabalho ficam um pouco menos claros, é importante contar com uma ferramenta que separe os dois mundos e ajude o profissional a evitar distrações.

2. Slack

Outra ferramenta que permite interações rápidas é o Slack, um aplicativo web com versões gratuitas e pagas. O diferencial do Slack é a possibilidade de criar vários canais para diferentes equipes, assuntos e necessidades de comunicação, além das conversas individuais. Assim, as equipes de transformação de processos podem organizar melhor os assuntos e envolver as pessoas certas sem perder o controle.

Além disso, o Slack tem integração com várias outras ferramentas, como serviços de armazenamento na nuvem (Google Drive, Dropbox), calendários (Outlook e Google Agenda) e e-mails, facilitando a rotina e permitindo que todas as informações importantes se mantenham no mesmo lugar, sem que os profissionais tenham que sair da ferramenta.

Reuniões remotas

3. Microsoft Teams

Pensar em home office e não pensar em reuniões remotas é praticamente impossível — o contato olho no olho é essencial para manter a equipe conectada e eliminar as barreiras criadas pela distância. Nesse contexto, videoconferências são um recurso imprescindível para as reuniões de transformação de processos.

Por isso, uma de nossas sugestões é a plataforma Microsoft Teams, que permite reuniões à distância com vários recursos importantes, como a gravação da reunião, o compartilhamento de telas e a colaboração em apresentações em PowerPoint, documentos do Word, entre outros, de dentro da plataforma.

Dessa maneira, todos os envolvidos na reunião podem participar da produção de registros e de planos de ação, evitando o trabalho de registrar o que foi discutido posteriormente.

4. Performa home

O performa home é uma plataforma gratuita que une várias ferramentas para facilitar o trabalho em home office, desde gestão de atividades, vendas e treinamentos online até as interações da equipe. Com esta ferramenta, é possível criar equipes e distribuí-las em salas virtuais, permitindo que os profissionais circulem entre elas e possam permanecer conectados à equipe até mesmo quando não estiverem em reunião.

Na transformação de processos, isso é especialmente importante pois garante o engajamento entre os times e incentiva que eles continuem interagindo, mesmo que cada um esteja em sua casa. Afinal, sem interação e engajamento, fica difícil estudar os processos atuais e, ainda mais, pensar em maneiras de melhorá-los tendo uma visão do todo.

Clique aqui e saiba mais sobre o performa home.

Colaboração em arquivos e documentos

Aqui na Euax, consideramos que a transformação de processos deve ser feita de maneira colaborativa, já que os processos não são estáticos e naturalmente envolvem diferentes profissionais e equipes.

Também acreditamos que a melhor maneira de entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los é utilizando técnicas de Design Thinking, que é um conjunto de práticas que utiliza recursos visuais para resolver problemas.

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Pensando nisso, separamos algumas ferramentas que podem facilitar as sessões de transformação de processos aí na sua empresa, levando em conta as técnicas do Design Thinking e a abordagem colaborativa.

5. Sharepoint

Para os usuários do Office 365, há uma ferramenta que possibilita o compartilhamento e a colaboração em arquivos online, sejam eles documentos, planilhas, apresentações etc. Ele cria uma espécie de repositório online que os usuários cadastrados podem acessar e editar ao mesmo tempo, de maneira sincronizada.

Assim, você pode compartilhar os desenhos dos processos entre os envolvidos e todos podem contribuir com a sua visão, possibilitando um resultado mais abrangente e fiel à realidade.

6. Mural.co

O mural.co é uma ferramenta que simula a técnica do Brown Paper, que estamos acostumados a utilizar em nossas sessões de transformação de processos. Nela, é possível criar grandes quadros em branco e adicionar post-its coloridos, tudo de maneira online e compartilhada. Inclusive, vale destacar que a plataforma indica qual participante adicionou qual post-it, facilitando a comunicação durante as sessões.

Como comentamos antes, acreditamos que as técnicas de Design Thinking são bastante pertinentes em transformações de processos. Utilizamos canvas (templates) e post-its para facilitar as reuniões e torná-las mais dinâmicas — então, o uso de ferramentas visuais como o mural.co ajuda bastante quando as equipes estão em lugares diferentes.

7. Visio

Você provavelmente já sabe que o Bizagi é a ferramenta mais utilizada quando o assunto é gestão de processos. Por isso, resolvemos falar sobre o Visio, que é uma alternativa um pouco mais flexível e não tão conhecida.

O Visio é uma aplicação da Microsoft que permite a criação de diversos documentos, desde brainstormings até organogramas e fluxos de processo com a notação BPMN. Ele oferece formas prontas para agilizar a construção desses documentos, incluindo setas, caixas e outros símbolos padronizados.

A vantagem é que ele, assim como as outras ferramentas que citamos aqui, também aceita mais de uma pessoa trabalhando no mesmo arquivo, o que é fundamental quando a equipe está trabalhando em home office.

Além do home office, esses tipos de recursos também são úteis para equipes distribuídas geograficamente em diferentes unidades da mesma empresa, evitando deslocamentos desnecessários para realizar atividades que funcionam virtualmente tão bem quanto de maneira presencial.

Esperamos ter te ajudado com essas sugestões de ferramentas para transformação de processos. Se quiser aprender mais sobre como aproveitar o período de quarentena para melhorar seus processos, não deixe de conferir nosso webinar completo sobre o tema!

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5 motivos que mostram que trabalhar em Home Office é mais produtivo

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 20/11/2023

Apesar de algumas pessoas afirmarem o contrário, o home office tem um grande potencial para aumentar a produtividade dos colaboradores. Muitos gestores têm receio com este modelo de trabalho, temendo que a distância impeça o monitoramento e controle das equipes e impacte negativamente nos resultados da empresa.

Porém, se implantado da maneira certa, o home office possibilita que os profissionais produzam muito mais do que fariam presencialmente na empresa. Quer saber por que?

A seguir, vamos te apresentar:

5 dos principais motivos que explicam por que trabalhar em home office pode ser muito mais produtivo

1. Menos distrações liberam tempo para o que é mais importante

Um dos motivos mais óbvios que evidenciam que o home office é um aliado da produtividade é a redução drástica das distrações que são frequentes no escritório presencial.

Segundo uma pesquisa feita pela Flexjobs, 52% dos trabalhadores remotos indicaram que, quando realmente precisam concluir uma entrega, eles preferem trabalhar de casa. Os principais motivos dessa escolha são a redução das interrupções vindas dos colegas (76%), a menor incidência de distrações (76%) e até mesmo o nível de silêncio do ambiente (62%).

É normal que, em um escritório lotado, os profissionais circulem e interajam uns com os outros — aliás, essa comunicação horizontal é extremamente importante para manter a sinergia e o engajamento da equipe. Porém, quando é necessário mais foco e concentração, o home office oferece um ambiente mais adequado.

Estar separado fisicamente dos colegas de equipe não evita que eles entrem em contato, mas estabelece, de certa forma, que as interrupções passem a ser feitas de uma forma mais ordenada. Em casa, as pessoas se organizam melhor para essas interrupções e pensam duas vezes antes de fazê-las, o que torna as conversas mais efetivas, inclusive nas situações de urgência.

2. Trabalhar em casa eleva a qualidade de vida

Vários estudos têm sido feitos para entender como o regime de trabalho em casa impacta a qualidade de vida das pessoas. Um dos mais famosos é o do professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, que testou 500 colaboradores de uma empresa de viagens chinesa. Os 500 profissionais estudados foram divididos em dois grupos — um que continuou trabalhando na empresa, e outro que começou a trabalhar em casa integralmente.

Depois de dois anos de análise, Bloom notou que a produtividade entre os trabalhadores remotos teve um grande salto. Entre outros resultados, trabalhar em casa diminuiu em 50% o atrito entre os colaboradores, e notou-se que eles tiravam pausas mais curtas e passaram menos dias doentes. Surpreendente, não é?

Certamente a familiaridade do ambiente de casa tem efeitos positivos no bem estar dos colaboradores, e isso se reflete diretamente na produção de resultados no trabalho. Trabalhar em roupas mais confortáveis e ter o poder de personalizar o desktop, por exemplo, podem parecer coisas triviais, mas têm grande influência no humor e na disposição do colaborador, podendo impulsionar sua produtividade significativamente.

Além disso, uma vantagem especial do home office apontada na pesquisa de Bloom é não precisar se deslocar para o local de trabalho. Vamos falar mais detalhadamente sobre isso a seguir.

3. Trabalhar de casa evita tempo perdido em deslocamento

Um dos principais fatores de estresse nos tempos atuais é o tempo gasto no trânsito. Em grandes cidades, a maioria das pessoas não passa menos do que três horas por dia indo e voltando do trabalho. Isso significa que, em uma jornada de trabalho de cinco dias por semana, são aproximadamente 15 horas perdidas e uma grande quantidade de estresse acumulado.

Por outro lado, quando os colaboradores trabalham de casa, têm a chance de aproveitar este tempo para descansar melhor, interagir com a família e desestressar, podendo começar o trabalho com a mente tranquila e produzir melhores resultados, principalmente em atividades que exijam mais concentração e esforço cognitivo.

Nesse contexto, a pesquisa do professor Bloom indicou que a produtividade dos trabalhadores remotos avaliados equivale a um turno completo de trabalho, enquanto os profissionais que trabalham na empresa acabam produzindo menos, por chegarem atrasados ou saírem mais cedo. Assim, é visível que o tempo de deslocamento tem uma forte relação com a produtividade.

4. Ferramentas usadas no home office tornam as reuniões mais produtivas

Além das vantagens que impactam diretamente os colaboradores, há outro elemento que se beneficia no home office: as reuniões de equipe.

Reuniões feitas à distância têm uma dinâmica diferente das presenciais, já que elas requerem a utilização de ferramentas que possibilitem que as pessoas se vejam, interajam umas com as outras e percebam as reações dos colegas mesmo estando longe.

Outro ponto importante é que, quando se está em uma reunião remota, é inevitável utilizar ferramentas de colaboração online, como documentos do Word, apresentações em PowerPoint ou mesmo outras ferramentas de brainstorming mais modernas. Quando todos os participantes podem editar ao mesmo tempo, é possível gerar resultados mais concretos da reunião.

A colaboração e a construção das soluções de forma conjunta são recursos que facilitam muito a rotina, permitindo que os participantes saiam das reuniões com tudo documentado, inclusive indicando quem disse o que, evitando trabalho de registro posterior. Além disso, dependendo da ferramenta escolhida, é possível gravar a reunião e gerar pendências nas agendas de cada participante.

Aqui na Euax Consulting, por exemplo, é comum fazermos reuniões online e utilizarmos apresentações em PowerPoint acessíveis a todos para registrar as pautas de cada reunião. Quando uma pessoa redige alguma conclusão, todas as outras podem opinar e contribuir com suas ideias, tornando a discussão mais rica e promovendo maior alinhamento.

Assim, ao final das reuniões em home office, todos contam com um registro escrito que pode ser consultado depois: muito mais produtivo do que conversas no corredor e reuniões infindáveis no escritório!

5. A cobrança dá lugar à autonomia

Para concluir nossa lista, queremos destacar que o principal motivo da produtividade no home office é a postura adotada pelas pessoas nesta modalidade de trabalho. Quando os líderes e os colaboradores entendem que o foco deve ser a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas, a produtividade tende a crescer, já que a equipe entende a importância da suas atividades no todo e ganha autonomia para gerenciar seu tempo.

Isso é importante pois, quando o colaborador sente que o gestor confia no seu trabalho mesmo de longe, fica mais motivado a realizar suas atividades e entregar bons resultados.

Segundo um estudo da Highfive, 24% dos trabalhadores remotos indicaram que, ao final do turno, ainda estavam dispostos a trabalhar mais horas para entregar mais, e 30% conseguiram fazer mais em menos tempo.

Como você viu, o home office é um grande aliado da produtividade das equipes e, ao contrário do que muitos pensam, pode gerar resultados ainda melhores para a organização.

Você sabia que pode melhorar seus processos mesmo estando em home office? Esta é uma oportunidade de ouro para preparar sua empresa e voltar com tudo após a quarentena. Se quiser saber mais sobre isso, confira nosso webinar e aprenda como!

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Processos imaturos ficam mais explícitos no Home Office? Entenda por que isso ocorre e como solucionar!

Postado em por Naiane Kolb

Última atualização em 29/08/2022

O desenvolvimento das tecnologias tem permitido grandes mudanças nas organizações — até mesmo em relação aos modelos de trabalho. Hoje, há empresas que trabalham 100% em home office, eliminando totalmente a necessidade de uma sede presencial. Porém, a transição para este modelo é complexa, e pode revelar vulnerabilidades e falhas nos processos da empresa. Por isso, é necessário ter cuidado para não perder o controle dos processos e acabar sentindo impactos negativos por ter os times distribuídos.

Ficou interessado? Então continue a leitura para entender como os processos imaturos impactam a organização no home office e aprenda a evitar que isso ocorra!

Qual a diferença entre processos maduros e imaturos?

Processos são os fluxos de trabalho realizados para gerar entregas de valor aos clientes da organização — em outras palavras, o que faz uma organização funcionar na prática. Em um mundo ideal, os processos refletem tudo o que os colaboradores devem fazer no dia a dia, são conhecidos por todas as equipes e geram valor significativo para os clientes. Porém, nem sempre isso é o que ocorre e, quanto mais imaturo é o processo mais distante esse mundo ideal fica.

Em muitas organizações os processos de negócio são pouco delimitados e acabam gerando falhas de comunicação entre os colaboradores, contribuindo para a incidência do retrabalho e para a geração de resultados abaixo do esperado.

Nesses casos, quando surge um problema, é muito difícil identificar sua causa, visto que o conhecimento sobre o processo é raso e não se sabe o que pode dar errado. Além disso, como cada colaborador trabalha de um jeito, fica difícil identificar os pontos que podem estar afetando os resultados. Quando as pessoas não conhecem o processo e, consequentemente, não entendem os impactos de suas atividades no todo, acabam vendo o processo como um inimigo, ao invés de tê-lo como um aliado, e o engajamento com as atividades é prejudicado.

Em resumo, enquanto os processos maduros agem como apoio ao crescimento da equipe e da empresa, ajudando a manter a execução das atividades na linha e os colaboradores engajados e satisfeitos, os processos imaturos são granadas prestes a explodir assim que uma crise se aproxima.

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Nesse sentido, há ocasiões em que um processo maduro é ainda mais importante do que o normal. Saiba o porquê:

Por que um processo maduro é importante no home office?

Em um modelo de trabalho home office ou distribuído, no qual as equipes estão em lugares distintos e não existe interação presencial, contar com processos maduros é essencial, afinal, a comunicação online é diferente da presencial.

Como você sabe, um processo exige a participação de vários profissionais, e até mesmo de equipes diferentes. Por isso, se não houver clareza sobre quando cada um entra no processo, o andamento das atividades fica comprometido.

Assim, quando a equipe trabalha remoto, cada colaborador fica em um lugar, e o distanciamento físico pode facilitar a aparição de vários problemas que antes estavam “debaixo do tapete”. Nesse contexto, qualquer desvio pode tomar proporções ainda mais impactantes, devido ao distanciamento das pessoas e à falta de percepção do senso de urgência.

Um processo maduro, então, considera que deve haver donos que se responsabilizem pelos resultados e clareza sobre a responsabilidade de cada integrante da equipe, o que faz toda a diferença quando surgem crises ou dificuldades. Afinal, fica mais fácil resolver problemas quando se sabe para quem recorrer, quando se tem instruções claras de onde vêm e para onde vão as informações, além da clara visão do impacto de cada parte no todo.

Além disso, a maturidade do processo está diretamente relacionada à sua infraestrutura, que precisa estar adequada às necessidades da equipe. Uma equipe de vendas por telefone, por exemplo, precisa ter acesso à internet, a um discador, à base de contatos e também a um sistema CRM para organizar as negociações em andamento. Ter as ferramentas de trabalho certas garante que os colaboradores consigam realizar seu trabalho tão bem quanto no escritório presencial.

Este é o cenário ideal. Porém, voltando à pergunta do título, precisamos comentar sobre quando esta não é a realidade:

Afinal, os processos imaturos ficam mais explícitos no home office?

Como já comentamos, o distanciamento físico da equipe implica alguns cuidados especiais para a saúde dos processos, principalmente em relação à infraestrutura. Aqui na Euax Consulting, por exemplo, ao adaptarmos nossas equipes ao modelo home office para nos protegermos da pandemia do corona vírus, nos deparamos com algumas fragilidades em nossos processos, que não eram percebidas enquanto todos estávamos presentes no escritório.

Para que as equipes trabalhassem remotamente, por exemplo, era necessário que tivessem notebooks configurados e acesso aos nossos arquivos da rede de qualquer lugar. Porém considerando o tamanho da equipe, assegurar a segurança das informações não seria uma missão tão simples e corriqueira.

Por isso, tivemos que tomar algumas ações emergenciais, como por exemplo, copiar nosso ambiente para servidores na nuvem, de modo que os colaboradores pudessem acessá-los de qualquer lugar e, nesse momento de quarentena, de seu home office. No dia a dia da empresa, esta fragilidade no processo não era evidente, mas quando precisamos de uma estrutura mais robusta, percebemos que a infraestrutura não estava preparada para o home office como precisávamos — o que atrasou nossa migração para o trabalho remoto em alguns dias.

Desse modo, concluímos que, sim, a falta de maturidade nos processos fica muito mais evidente no home office, pois surgem necessidades e condições imprevistas que exigem uma estrutura mais preparada, tanto no que se refere às ferramentas de trabalho quanto à forma de gerenciar as equipes.

Então, como evitar que isso ocorra?

Como eliminar as falhas que se evidenciam nos processos em home office?

Um processo que funciona apenas no papel não é o suficiente. No exemplo da migração para o home office, só se perceberam certas falhas quando o processo foi posto à prova, isto é, quando suas fragilidades foram testadas na prática.

Logo, para evitar a manifestação de falhas no processo é preciso amadurecê-lo: reunir a equipe, analisar o cenário atual, identificar onde estão os pontos de melhoria, testar e implementar iniciativas de mudança. Partindo do entendimento do processo como ele é (AS-IS) para como ele deve ser (TO-BE), é muito mais fácil organizá-lo e otimizá-lo para atender tanto as necessidades da empresa quanto dos clientes.

Aqui na Euax, podemos dizer que esse momento, além de nos mostrar um novo modelo de trabalho que pode fazer parte do nosso dia a dia, trouxe à tona diversas oportunidade de melhorias em nossos processos internos. Desse modo, pudemos adequar os pontos de fragilidade dos processos, tornando-os mais adequados à nossa realidade e mais conhecidos por toda a equipe. Certamente, isso irá vai fortalecer nossos processos e elevá-los a outro nível de maturidade.

Se quiser saber mais sobre esse assunto, confira nossa página sobre gestão de processos e entenda como a Euax pode te ajudar a amadurecer os seus processos mesmo em home office!

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