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Autor: Vinicius Nóbile de Almeida

Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).

O que é BPMN (Business Process Model and Notation) e como aplicar essa notação na Modelagem de Processos

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

A modelagem de processos é a representação gráfica dos processos de uma empresa. Fazer essa diagramação é muito importante porque permite a leitura do funcionamento da empresa e o entendimento de como a organização gera valor aos clientes. Para facilitar a modelagem de processos é possível contar com um conjunto padronizado de símbolos e regras, e o mais indicado deles é a Notação BPMN.

Nesse post você vai aprender:

O que é BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação para modelagem de processos de negócio. Em outras palavras, o BPMN estabelece um padrão para representar os processos graficamente, por meio de diagramas. Esse padrão possui um conjunto de símbolos e regras que permite modelar diferentes fluxos de processos, com vários níveis de detalhamento.

A notação BPMN surgiu a partir do esforço coletivo entre várias empresas de ferramentas de modelagem. Cada uma delas possuía sua própria notação, mas isso se mostrou muito improdutivo, pois dificultava a vida de usuários e clientes. Hoje, a notação é mantida pelo Object Management Group (OMG), uma entidade internacional sem fins lucrativos que regulamenta padrões tecnológicos.

A solução encontrada foi uniformizar o jeito de modelar processos. Assim originou-se um novo código, o BPMN, capaz de maximizar a compatibilidade entre sistemas de informação e facilitar a comunicação entre stakeholders.

Por isso, esse padrão se tornou tão popular nas organizações. Hoje as principais ferramentas de modelagem de processos oferecem suporte ao BPMN, que pode ser considerada a notação mais aceita, discutida e utilizada para modelar e automatizar processos.

Como funciona o BPMN?

Cada símbolo da notação BPMN representa algo que acontece ou pode acontecer dentro do processo. De acordo com o BPM CBOK®, guia para gerenciamento de processos de negócio, “símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência”.

É importante ressaltar que o nível de detalhamento do processo vai depender do objetivo da modelagem do processo. Se você deseja apenas um panorama, não precisará de muitos detalhes. No entanto, se você quiser entender o processo com mais profundidade, um detalhamento maior será necessário.

O ideal é que os processos sejam modelados a partir de uma visão ponta a ponta. Isso significa enxergar os processos de forma holística e compreender que o resultado é fruto do engajamento entre diversos departamentos da organização (e não apenas de um único setor), com o objetivo de gerar valor para o ciente e promover uma experiência positiva.

Vamos tomar como exemplo uma pizzaria.

Até chegar no resultado do processo é preciso passar por várias etapas, que vão do atendimento à entrega dos pedidos. Este é o macroprocesso, isto é, o processo visto de uma ponta a outra.

Dentro deste macroprocesso existem os subprocessos, que descrevem as atividades com mais profundidade, ou seja, decompõem o macroprocesso. No caso da pizzaria, alguns subprocessos poderiam ser:

Receber ligação > Registrar o atendimento > Preparar a pizza > Assar > Embalar > Entregar > Cobrar

Veja:

BPMN Processos e Subprocessos (exemplo)
Clique na imagem para ampliar

Perceba que o processo possui uma entrada e pelo menos uma saída, sendo que a entrada adiciona valor ao processo e a saída gera um produto valorado. Para percorrer este caminho da entrada à saída do processo é preciso realizar um trabalho, também chamado de atividade ou tarefa. O trabalho é executado por pessoas que desempenham alguns papéis, conforme o processo.

Ao utilizar BPMN para fazer a modelagem de processos deste último subprocesso (cobrança dos pedidos) teríamos algo muito parecido com a figura abaixo:

BPMN Exemplo de notação de subprocesso
Clique na imagem para ampliar

Vamos retomar essa figura mais adiante quando formos te explicar o significado de cada um dos símbolos utilizados. Agora, entenda como usar o BPMN na sua gestão de processos:

Aplicações da Notação BPMN

O BPM CBOK elenca três principais finalidades para o uso do BPMN:

  • Apresentar um modelo de processos para públicos-alvo diferentes;
  • Simular um processo de negócio com um motor de processo;
  • Gerar aplicações em BPMS a partir de modelos de processos.

De forma simplificada podemos dizer que o BPMN serve para:

  • Criar processos de negócio;
  • Definir melhorias em processos já existentes;
  • Documentar e disseminar processos (novos ou existentes);
  • Definir novos processos e fluxos de trabalho;
  • Ajudar na identificação dos requisitos de software (mais especificamente para a área de TI – Tecnologia da Informação);
  • Automatizar processos.

Mas, por que usar BPMN na Modelagem de Processos?

A notação BPMN é extremamente útil para descrever a lógica passo a passo de um processo por meio de diagramas. A partir dessa modelagem, é possível ter uma visão gráfica que expressa de maneira simples e direta todo o processo de negócio.

Assim, dá para visualizar melhor todas as etapas do processo e analisá-las sem muita dificuldade, além de tornar explícita a responsabilidade de cada papel. Isso é muito útil para empresários, gestores e administradores, para que possam compreender o funcionamento do seu negócio com clareza. A modelagem também é importante para a automatização de processos complexos.

Confira algumas vantagens do BPMN.

Vantagens do BPMN

Vantagens do BPMN

1. Facilita a comunicação

O BPMN estabelece uma linguagem comum, capaz de ser compreendida por todas as pessoas envolvidas nos processos de negócio: estrategistas, analistas de negócio, participantes do processo, etc. Isso acontece porque o BPMN utiliza diagramas simples, que traduzem a complexidade dos processos e mostram como eles funcionam de forma descomplicada.

2. É versátil

O BPMN pode ser aplicado a diversos tipos de processos: administrativos, financeiros, operacionais, garantia de qualidade, desenvolvimento de produtos, desenvolvimento de softwares, etc. Ao contrário de outros tipos de notação, o BPMN é de uso aberto e possui compatibilidade com outros modelos, pois não foi elaborado com foco em uma única área.

A técnica de modelagem UML (Unified Modeling Language), por exemplo, é mais utilizada em desenvolvimento de software. Já o IDEF (Integrated DEFinition) é mais utilizado pelo pessoal da engenharia, enquanto o fluxograma é mais utilizado na área de qualidade.

3. Suportado por ferramentas de BPMS

BPMS (Business Process Management Suite) é o nome dado às ferramentas que apoiam a gestão de processos em uma empresa, seja na parte de modelagem, execução ou controle.

O uso da notação BPMN faz com que a representação gráfica dos processos de negócio seja entendida em ambiente operacional. Hoje, existem muitas ferramentas que fazem a automação dos processos a partir dos diagramas em BPMN!

Agora que você já sabe o que é BPMN e quais as suas aplicações e vantagens, chegou a hora de conhecer como essa notação funciona na prática:

Elementos de BPMN para Modelagem de Processos: principais símbolos e regras

O BPMN oferece um conjunto muito rico e completo de símbolos. Por esse motivo, muitas pessoas acreditam que isso prejudica o entendimento da linguagem pelos stakeholders. Mas para modelar processos não é preciso decorar todos esses símbolos e regras. Lembre-se disso!

Os elementos de BPMN estão organizados em quatro grupos: objetos de fluxo, artefatos, objetos de conexão e swimlanes. Vamos explicar cada um deles a seguir:

Objetos de Fluxo (Flow Objects)

Os objetos de fluxo (Flow Objects) são os elementos gráficos descritivos dentro do BPMN. Eles se dividem em atividades, eventos e decisores.

  • Atividades (Activities): uma atividade é um trabalho que precisa ser executado dentro do processo. Atividades podem ser divididas em subprocessos e tarefas. (Exemplo: preparar a pizza)
    • Subprocesso: tem uma sequência de passos.
    • Tarefas: é o menor nível de trabalho, indica as ações executadas por uma pessoa/papel para agregar valor ao resultado do processo.
  • Eventos (Events): referem-se a alguma situação que acontece no processo. Os eventos afetam diretamente o fluxo e têm uma causa (trigger) e um impacto (result). Os eventos podem ser de início, intermediários e de fim. (Exemplo: receber ligação)
  • Decisores (Gateways): representam um ponto onde o fluxo precisa ser controlado: os gateways separam e juntam o fluxo. Já os marcadores representados em seu centro indicam diferentes tipos de comportamento. (Exemplo: a decisão da forma de pagamento)

Objetos de Fluxo BPMN

Artefatos (Artifacts)

Os artefatos são utilizados para agregar informações adicionais ao processo que está sendo desenvolvido. Existem três tipos comuns de artefatos:

  • Objetos de dados: mostram como os dados são requeridos ou produzidos por atividades;
  • Grupos: empregados para realizar a documentação ou análise;
  • Anotações: usadas para transmitir ao leitor mais informações sobre uma atividade.

Artefatos de BPMN

Objetos de Conexão (Connecting Objects)

Os objetos de conexão representam a maneira pela qual os objetos de fluxo se conectam entre si. Eles também se dividem em três tipos:

  • Associação: associa os artefatos ao fluxo do processo;
  • Fluxo de mensagem: representa a troca de informações do processo com o mundo externo;
  • Fluxo de sequência: sequência ou ordem do fluxo, ou seja, das atividades do processo.

Objetos de Conexão BPMN

Pistas

As swimlanes organizam as atividades em categorias visuais separadas, que agem de forma semelhante a um contêiner para os objetos de fluxos. Elas se dividem em:

  • Piscina (Pool): retrata a organização em si e traz os fundamentos e princípios mais importantes do processo. Sua utilização ocorre quando o diagrama abrange dois participantes ou entidades de negócio (que não estão fisicamente no mesmo lugar no diagrama) e detalha o que cada um faz, separando os processos e eventos em áreas protegidas, chamados de pools.
  • Raia (Lane): são as subdivisões existentes no pool. Sua função é manter todas as atividades do processo organizadas. As atividades podem ser separadas conforme as atividades associadas, que podem ser função ou papel. Por exemplo, a representação da lane pode se referir a um setor ou área dentro da companhia que é apresentada pelo pool.

Em resumo:

  • Pools separam entidades de negócio.
  • Lanes separam as atividades por departamentos ou papéis.

Pistas e Piscinas

Lembra do exemplo da pizzaria que mencionamos lá em cima? Agora você já consegue identificar o que cada um daqueles símbolos significa.

Confira:

Exemplo completo de Notação
Clique para ampliar

O BPMN foi pensado para cobrir outros tipos de modelagem, permitindo que se crie um fluxo do processo de negócio do início ao fim, de uma ponta a outra. Todos os elementos que compõem a estrutura do BPMN permitem ver e compreender com facilidade o processo de negócio a partir de diagramas simples para os clientes (empresários, administradores e gestores de um negócio), mas exigem treinamento, experiência, perspicácia e eficiência para serem criados.

Entender de forma profunda o que é BPMN não é uma das tarefas mais simples, especialmente se você estiver começando agora na área. Mas, com o acompanhamento dos profissionais corretos e a prática contínua você é capaz de se tornar um especialista!

Pensando em facilitar o processo de aprendizagem, nós preparamos uma paleta reduzida com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Preencha o formulário abaixo para fazer o download do Guia Reduzido de Notação BPMN e comece a modelar os seus processos agora mesmo!

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Se você quiser saber mais sobre outros assuntos relacionados à gestão de processos, não deixe de ler o nosso post completo sobre BPM (Business Process Management).

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.

Como melhorar a performance da empresa com Processos de Negócios?

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

A definição de processos de negócios é fundamental para qualquer tipo de organização e traz uma série de vantagens, como clientes mais satisfeitos, maior qualidade no trabalho, rapidez ao entregar produtos e serviços, desenvolvimento de soluções que satisfazem melhor as demandas e, consequentemente, vantagem competitiva.

Atualmente, muitas companhias usam o BPM para cuidar dos processos de negócios. O termo representa uma espécie de metodologia focada em processos. Quer entender em detalhes e melhorar o desempenho da sua empresa? Então acompanhe o post de hoje!

O que são processos de negócios?

Um processo de negócio é uma série de etapas que a empresa cumpre para entregar um produto ou serviço ao cliente. Além disso, também pode ser um conjunto completo e coordenado de atividades para entregar valor ao cliente. Dentro de uma organização, toda meta precisa de processos para ser atingida.

Como funcionam os processos de negócios?

De modo geral, um processo de negócio começa com uma entrada, ou seja, uma necessidade ou pedido a ser processado. Ela pode partir de uma exigência do cliente ou da própria empresa.

A entrada é processada passando por um ou mais departamentos internos, que se comunicam e integram, até resultar em uma saída, ou seja, um resultado objetivo para o cliente (serviço ou produto) ou para a empresa (insumo para um outro processo).

Além disso, tanto as entradas como as saídas dos processos de negócios podem ser bens tangíveis (materiais, peças e produtos) ou intangíveis (informação e conhecimento).

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Quais são os primeiros passos para a definição de um processo de negócios?

Como vimos, um processo basicamente é formado por entradas, também chamadas de inputs; atividades, a maneira com que essas entradas são processadas; e saídas, também conhecidas como outputs.

Portanto, para definir um processo de negócios, você deve prever:

  • Qual é a entrada (a partir de um pedido ou necessidade);
  • Quem executará cada atividade;
  • Que tipos de instruções específicas e conhecimentos serão necessários;
  • Quais ferramentas serão usadas na execução; e
  • Qual é resultado que se espera da atividade.

Como o BPM pode ajudar a melhorar a performance?

BPM é uma sigla em inglês para Business Process Modeling, ou modelagem de processos de negócios. Essa abordagem foi desenvolvida com o objetivo de sistematizar processos organizacionais complexos, dentro e fora das empresas, tornando-os mais fáceis.

Mas como a BPM faz isso? Simples: por meio da união da gestão de negócios com a tecnologia da informação. Atualmente as empresas utilizam softwares especializados — também chamados de Escritórios de Processos BPM — para monitorar o andamento dos processos de uma maneira rápida e barata.

Assim, os gestores podem fazer análises e alterações nos processos de negócios, sempre com base em dados reais e não apenas na intuição.

Com essas informações à disposição, você já pode começar a organizar os processos de negócios na sua empresa. Ao definir as saídas desejadas, fica mais fácil identificar quais são as atividades, colaboradores e conhecimentos necessários para chegar aos resultados esperados. Uma coisa é certa: quanto melhor for a gestão dos processos, mais satisfeitos ficarão os clientes da empresa e mais fácil será o trabalho interno.

Este conteúdo foi útil para você? Assista ao nosso webinar melhoria de processos com foco em resultados.

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Elementos do BPMN: entenda as atividades

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

O BPMN é uma maneira de representar um processo mostrando as suas atividades para que o seu fluxo fique claro. Para entender as atividades que estão presentes no BPMN, primeiro é preciso saber que elas seguem uma sequência e que isso precisa estar sinalizado, caso contrário, não será possível saber como o processo ocorre.

Quando uma atividade (que é uma etapa desse processo) não tem uma sequência, significa que um subprocesso deve ser iniciado ou então que está encerrado. Essa atividade pode ser uma tarefa realizada por uma pessoa ou por um sistema e deve estar sinalizada.

Cada uma delas deve ser representada dentro de um padrão, de maneira que quem olhe para o fluxo consiga identificar facilmente.

Os diferentes tipos de tarefas do BPMN

Para que não gere confusão na hora de elaborar o seu fluxo de processos é preciso conhecer cada uma das tarefas e quando usá-las.

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Tarefas de Rotina Automáticas

As tarefas de rotina automáticas, como o próprio nome diz, não precisam de ninguém que as execute, pois são automatizadas. Elas se dividem de três maneiras:

  • Tarefa de serviço (Service Task): um sistema de informação externo será acionado, o que pode acontecer por meio de diversas tecnologias, como o webservices.
  • Tarefa de regra de negócio (Business Rule Task): nesse momento serão enviadas informações que retornaram um resultado de acordo com a regra de negócio. Suponhamos que você possui uma loja e precisa verificar se o cliente pode fazer um crediário, de acordo com as regras de negócio (renda, inadimplência, etc.) o resultado pode retornar como positivo ou negativo e ainda determinar valores.
  • Tarefa de script (Script Task): nesse caso se define uma linguagem para o motor para que ele processe ou interprete, conseguido transformar um dado em outro.

Em um processo de atendimento de um chamado, por exemplo, podemos verificar que são utilizados os três tipos de tarefa, cada uma em diferentes etapas.

Tarefas de Comunicação

As tarefas de comunicação servem para que agentes que participam do processo ou que estejam externos a ele possam se comunicar. Ela é importante nas atividades, pois representa a atribuição do trabalho e facilita a execução dos processos. Assim como as tarefas de rotinas automáticas, a comunicação pode ser também dividida.

  • Tarefa de envio (Send Task): consiste em enviar uma mensagem para outra pessoa. Isso pode ser feito utilizando e-mail, sistemas de comunicação instantânea, formulários e outros. Quando a mensagem é enviada a tarefa termina.
  • Tarefa de recebimento (Receive Task): nessa etapa é preciso aguardar o recebimento de uma mensagem para que se possa dar andamento ao processo.

Lógico que isso vai mudar conforme os processos de suas atividades e, por isso, você deve estar atento.

Fluxo de Atividades

O fluxo de atividades do processo se baseará sempre no fluxo de mensagens, mas nem sempre essa troca de mensagens será explícita no diagrama de processos. No entanto, o fluxo de atividades é algo obrigatório, que deve estar sempre explícito quando houver uma dependência entre elas. Quando casos assim acontecem, é necessário o auxílio de subprocessos nesta atividade, fazendo com que o fluxo fique completo.

Conhecer alguns dos tipos de atividades que podem ser realizados pelo BPMN torna mais fácil desenhar os processos de forma detalhada e fazer com que eles fiquem padronizados. Quer conhecer mais elementos? Aproveite para fazer o download do nosso guia de notação BPMN. Basta clicar no banner abaixo:

Guia de Notação BPMN

Elementos do BPMN: o que são Decisores ou Gateways?

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

Quando o assunto é modelagem de processos de negócio, podemos observar que a notação BPMN (Business Process Modeling) assume um papel muito importante. Porém, para modelar os processos há que se entender exatamente como funciona cada um de seus elementos, a fim de aplicá-los corretamente no ambiente de trabalho.

Neste post, dedicamos um espaço para falar dos BPMN Gateways e sua importância para o fluxo do BPMN. Aproveite, ainda, para saber mais sobre os motivos pelos quais estes elementos são essenciais no BPMN e também descobrir os diferentes tipos e funções de Gateways disponíveis.

O que são Decisores (Gateways) em BPMN?

Os chamados BPMN Gateways são os Decisores. Isso significa que se encarregam de controlar algumas coisas, como por exemplo interações durante o fluxo do BPMN, de modo que se crie alternativas no processo ou unifique movimentações para que atividades possam ser continuadas.

Ou seja, os Gateways são responsáveis por buscar caminhos mais simples para a execução das etapas de processos de negócios, de forma a mantê-los sempre interligados, com fácil compreensão. Funcionam como “portões” que ligam uma informação a outra e permitem a continuação das atividades.

Qual a importância deles?

Os Gateways são essenciais para o fluxo de BPMN, pois sem eles a lógica dos processos de negócio nesta notação correria o risco de ficar descontinuada, comprometendo o entendimento e o acompanhamento por parte dos gestores e empresários. Eles decidirão, basicamente, o que acontece etapa por etapa dependendo de uma resposta ou fator (e.x.: “Se acontecer isso, faremos isto”).

Que tipos de Decisores (Gateways) existem, quais suas funções e como usá-los?

Imagine que foi realizada uma avaliação na sua empresa para qualificar determinada etapa de um projeto. Essa análise provavelmente partirá de um dos integrantes da equipe responsável pela apuração e deverá ir à aprovação de seus superiores. Mediante a decisão que for tomada por estes profissionais, o projeto segue adiante por um caminho ou por outro.

Logo, os Gateways são importantes para definir o que acontece dali em diante (se houver um desenho dos caminhos que o projeto percorre, poderíamos indicar Gateways em cada processo de decisão durante o desenho).

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Brevemente, podemos listar alguns dos principais tipos de Gateways encontrados em processos de BPMN nesta gestão:

Gateway Exclusivo

Define que apenas um dos caminhos gerados pelo Gateway será seguido. Como Gateways podem apontar mais de uma alternativa, esta é uma condição chave para garantir exclusividade em um padrão.

Determinando que o primeiro caminho (ou o mais rápido seja usado) – e somente ele – este Decisor pressupõe que será mais curto o percurso até a conclusão satisfatória do processo de negócios e, consequentemente, a realização das ações que dele dependem para o sucesso da empresa.

Gateway Paralelo

Um Gateway paralelo considera a possibilidade de dividir o fluxo e conduzir duas ou mais partes simultaneamente. Assim, os fluxos podem convergir e ao final todos serem concluídos, contribuindo para um mesmo resultado de sucesso. Logo, os caminhos que tiverem origem naquele Gateway serão concluídos e não somente um deles.

Por exemplo: se existem duas ou mais partes de um processo de negócio que precisam ser feitas para se complementarem e instituírem um produto final, trabalha-se com gateways paralelos e assim as equipes se organizam para ao fim de x período entregarem os resultados e concluírem o processo de negócio.

Gateway Inclusivo

Digamos que é um tipo inteligente que analisa primeiro as necessidades do processo. Ele não segue “regras rígidas”, mas inclui os caminhos que precisa de acordo com aquela demanda.

Trabalha levando em consideração um fluxo inclusivo, podendo combinar caminhos de acordo com o que etapa do processo pede. Logo, em cada “porta de entrada” existe um fator a ser analisado para que o Decisor possa tomar uma atitude.

Ao final, no entanto, os fluxos podem ser igualmente convergidos e todas as etapas estarem em conformidade para que depois se proceda à sequência das tarefas de todo processo de negócio que o esteja utilizando.

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Guia de Notação BPMN

Elementos do BPMN: o que são artefatos?

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

O fluxo BPMN serve para desenhar um processo, tornando a sua visualização mais fácil. Cada ação é representada por uma tarefa e organizada em uma pool, que pode retratar, por exemplo, diferentes áreas. Com essas informações, o processo ganha forma e permite que qualquer pessoa possa identificar e acompanhar cada uma das ações. Para que ele fique mais completo, é possível fazer uso dos artefatos, que servem apenas para complementar as informações, mas sem interferir no processo como um todo.

Eles não precisam, necessariamente, estar em um fluxograma. É possível verificar que, em alguns casos, não é preciso fazer uso de nenhum deles. Porém, se for preciso adicionar informações, isso deve ser feito de forma correta.

Use os artefatos do BPMN de forma correta

Assim como os demais símbolos, os artefatos também possuem uma representação específica para cada situação. Por isso, é preciso entender o seu significado para usá-los corretamente.

Conector de associação

Ele será fundamental para ligar o artefato a um ponto específico do processo, sendo representado por uma linha tracejada, que pode ou não ser uma seta. Sem ele, o artefato ficaria perdido no processo e não saberíamos o momento certo de usá-lo.

Objeto de dados

Ele representará uma base de informações que pode ser consultada para realizar uma determinada tarefa. Normalmente, ele tem uma descrição em textos para identificação. É simbolizado por uma página com uma dobra no canto superior direito.

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Pode-se, ainda, subdividir o objeto de dados para que ele identifique a entrada de dados (com uma seta vazia apontada para a ponta dobrada), saída de dados (com uma seta preenchida apontada para a ponta dobrada), ou então em coleta de dados (três retângulos preenchidos na parte inferior da página).

Armazenamento de dados

Ele indicará, normalmente, uma informação automatizada que armazenará ou acessará determinados dados para que a tarefa ocorra.

Anotação de texto

Ele servirá como uma espécie de “lembrete” ou uma informação adicional que poderá facilitar a realização de uma determinada ação. Sua representação gráfica é “[“, com as bordas um pouco mais extensas.

Grupo

Ele reunirá mais de uma tarefa em um mesmo grupo, indicando que esses elementos estão relacionados. Pode ser identificado por um retângulo tracejado que envolve determinados elementos de um processo. É comum que ele tenha um texto para identificar o que esse grupo realiza. Esse grupo pode envolver apenas uma área ou mais, e pode ultrapassar as pools sem que interfira em nada.

Com o uso dos artefatos, é muito mais fácil complementar os fluxos, deixando os processos ainda mais completos, mesmo que eles não afetem o seu desenvolvimento.  Eles poderão ajudar a padronizar as formas de realizar as tarefas e também servir de lembrete em determinados casos.

Por isso, quem quer deixar o seu processo BPM ainda mais completo, precisa saber usar bem todos os recursos disponíveis e usar o conector de associações nos lugares exatos para que o artefato faça sentido no processo.

Agora que você já conhece os artefatos BPMN, entenda quais são os outros elementos e como utilizá-los. Para isso, preparamos um material exclusivo, o Guia Reduzido de Notação BPMN. Faça o download clicando no banner abaixo:

Guia de Notação BPMN

Elementos do BPMN: entenda os eventos

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

Dentre os elementos de BPMN (Business Process Model and Notation) mais importantes estão os eventos, que fornecem insights poderosos sobre como se dá um determinado processo. Assim, entenda a seguir os eventos do BPMN e veja como utilizá-los.

Quais são os eventos do BPMN?

Na abordagem BPM, o evento é toda ocorrência no processo que de alguma forma tem o poder de influenciar outros elementos e eventos da cadeia destes processos. Esses eventos, de alguma maneira, dizem respeito à linha do tempo dos acontecimentos. No geral, os eventos são:

Eventos de início

Como o próprio nome sugere, os eventos de início do BPMN são os pontos de partida de algum acontecimento dentro de um processo. Numa compra virtual, por exemplo, um exemplo de início é a visita do cliente à loja virtual. Em uma loja física, o evento de início pode ser a entrada do cliente na loja.

Em um sistema de assinatura, o evento de início pode ser o contato inicial do cliente para a realização do cadastro. No caso da manutenção, o evento de início pode ser a chegada de um item à determinada temperatura e, na contabilidade, o encerramento do ano-calendário.

Esse evento é representado por uma circunferência simples e pode ou não ter um fato especificado. Ele é importante, porque representa o começo da leitura do diagrama, indicando um fluxo de acontecimentos.

Eventos intermediários

Já os eventos intermediários são aqueles que ainda não representam a situação final, mas que já mostram alguma evolução em relação ao evento de início. Imagine, por exemplo, que o evento inicial seja a implantação de uma otimização de custos. Como evento intermediário, delimita-se a chegada a determinado valor para essa economia, o que implicará em uma nova atitude e decisão.

Esses eventos do BPMN normalmente são representados por uma circunferência de dois aros e pode estar condicionado a uma série de fatores. Além disso, eles podem tanto aguardar uma determinada ocorrência para que o processo continue como também podem ser responsáveis por dar continuidade ao processo.

A utilização de ferramentas e elementos de conexão também é bastante comum nesse tipo de evento, fazendo com que uma etapa intermediária se ligue a um evento de início de outro processo, por exemplo.

Eventos de fim

Os eventos de fim, por sua vez, representam o estado final de um processo e sempre são responsáveis por gerar um resultado ou efeito. No caso da otimização de custos, assim que o evento intermediário fosse atingido poderia ser realizada a continuidade do processo de custos. Isso levaria a uma redução final dos gastos, que é o evento de fim.

Geralmente, esses eventos são representados uma circunferência de traço mais grosso, ele pode ou não conter outros elementos. Quando contém um símbolo preto preenchido, por exemplo, o evento de fim também significa que há encerramento completo do processo ao se chegar naquela etapa.

Qual a importância dos eventos do BPMN?

Conhecer e saber como utilizar esses eventos é muito importante para toda a modelagem e gerenciamento dos processos como um todo. Além disso, entender e representar esses eventos também cria uma visão mais ampla sobre o que acontece, permitindo uma perspectiva mais genérica e integrada.

Com a representação correta é possível ver quais são os pontos críticos de um processo ou como um evento intermediário pode influenciar os demais processos, por exemplo. Assim, é mais fácil ter conhecimento e controle sobre os processos, se os eventos forem usados e representados corretamente.

Os eventos do BPMN estão entre os mais importantes elementos nesta notação, pois são responsáveis por demonstrar como acontece uma série de relações entre diferentes etapas dos processos. Assim, saber utilizá-los melhora a assertividade da gestão de projetos e também facilita toda essa avaliação.

Ainda tem alguma dúvida sobre os elementos do BPMN? Aproveite para fazer o download do nosso guia reduzido da notação BPMN e entenda um pouco mais sobre os elementos dessa notação:

Guia de Notação BPMN

Elementos de BPMN: o que são Swimlanes, Pools e Lanes?

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

No processo de representação de processos de negócios por meio da notação BPMN (Business Process Modeling Notation), o conceito de Swimlanes, bem como os de Pool (piscina) e de Lanes (raias de piscina), são importantíssimos para uma correta identificação de como um determinado processo é executado e de quem são os responsáveis por suas tarefas.

Por isso, no post de hoje, vamos explicar o que são as Swimlanes, Pools e Lanes e, também, como elas devem ser usadas na diagramação dos processos e quando você deve utilizar uma Lane ou Pool em seus diagramas. Vamos lá?

O que são Swimlanes?

Swimlanes são utilizadas para definir o escopo de cada processo de negócio na forma de um diagrama, possibilitando a identificação dos responsáveis por realizar cada atividade.

A estrutura de seus elementos é muito semelhante ao de uma piscina (Pool), onde cada nadador precisa respeitar sua raia (Lane) para que uma competição não seja prejudicada. Por isso, em BPM, compreender as Pools e Lanes no processo é fundamental.

A Pool é um contêiner de determinado processo de negócio. Você deve utilizar apenas um processo dentro de uma Pool e, caso ele dependa de outros processos, isso deve ser indicado em uma nova Pool.

Como funcionam as Pools e Lanes?

Por exemplo: se sua empresa terceiriza a contratação de funcionários para uma agência de seleção e recrutamento, o processo completo de contratação dependerá de uma empresa terceira; logo, você poderá diagramar quais etapas são realizadas pelo time de Recursos Humanos — descrição da vaga, validação com o gestor da área, comunicação com a equipe da empresa terceirizada e, depois da comunicação, a empresa realizará seus processos e, em algum momento, devolverá alguns candidatos para serem entrevistados, avaliados e contratados — e indicar que um processo paralelo será realizado pela agência.

Nesse caso, teríamos uma Pool mostrando o processo de contratação em sua empresa e outra Pool indicando que existe outro processo realizado pela agência terceirizada que, depois, se conecta novamente ao de sua empresa. Aqui, a Pool da agência de contratação não precisa ter seu processo estruturado e revelado, sendo chamada de Pool Black Box por não descrever o processo.

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Já as Lanes são subdivisões para determinar quem são os responsáveis pelas tarefas dispostas naquela parte da Pool. Os responsáveis pelas Lanes podem ser pessoas específicas ou departamentos.

Como utilizar a Pool e as Lanes em BPM?

Já indicamos que cada processo deve ser contido apenas em uma Pool e, caso necessite de algum processo paralelo que depois se interconecte com o anterior para que este chegue ao seu fim, conectores devem indicar o novo processo em uma Pool separada. Já as Lanes podem ser criadas sempre que determinada tarefa precise ser realizada por uma pessoa ou área determinada.

Voltando ao exemplo do tópico anterior, determinar a abertura de uma vaga pode ser responsabilidade de um gestor da empresa — quase sempre o de operações. Isso pode estar em uma Lane, já que traçar o descritivo da vaga e publicar anúncios são responsabilidades do RH da empresa e, portanto, essas tarefas estariam em outra Lane.

As Pools devem receber o mesmo nome que os processos que comportam; já as Lanes devem indicar o nome dos responsáveis pelas atividades que contem. Ambas podem ser representadas horizontal ou verticalmente, sendo o mais comum sua notação na horizontal.

Entendeu o que são as Pools e Lanes e como elas podem ser implementadas? Aproveite para saber mais sobre os outros elementos do BPMN fazendo download do nosso guia reduzido:

Guia de Notação BPMN

Escritório de processos BPM: 8 motivos para implementar um

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

A criação de um escritório de processos BPM traz uma série de vantagens importantes para as empresas com foco em gestão de processos, visando sempre melhores resultados e redução de custos, além de mais qualidade e eficiência.

Mapeamento, controle e monitoramento dos processos internos são iniciativas indispensáveis para a manutenção da competitividade dos negócios e para a conquista de índices elevados de produtividade.

Assim sendo, conheça:

Principais motivos para implementar um escritório de processos BPM na sua empresa

1. BPM como instrumento de análise e otimização da operação

A prática do BPM é um instrumento poderoso de análise e otimização de uma operação, capaz de potencializar recursos, acompanhar desempenhos e tendências, além de identificar pontos críticos, desperdícios e falhas.

2. Fomentar uma cultura de alta performance

Hierarquicamente, o escritório de processos BPM pode responder diretamente à alta direção da empresa, de modo a reduzir burocracias e interferências e a fomentar uma cultura de alta performance.

3. Estabelecer uma liderança clara

Na estrutura de um escritório de processos BPM, cabe ao gestor da equipe a responsabilidade de criar um bom sistema de comunicação com todos os demais gestores, de modo a perceber necessidades e demandas, bem como definir metodologias efetivas para as diversas áreas da empresa e ainda, facilitar o levantamento de indicadores.

4. Contar com profissionais focados e especializados

A equipe deve permanecer dedicada exclusivamente às atividades relacionadas ao BPM e, desta maneira, os analistas se tornam especialistas e conquistam uma visão mais abrangente do negócio, remodelando processos e alinhando as estratégias corporativas.

5. Planejar resultados a médio e longo prazos

Através de um escritório de processos BPM é possível planejar resultados para médio e longo prazos, evitando avaliações e decisões simplistas ou imediatistas, que podem colocar em risco a competitividade futura da empresa.

6. Reduzir conflitos internos

O escritório de processos BPM também atua na intermediação de conflitos internos, envolvendo interesses pontuais. Essa intermediação acontece por meio da centralização de informações e análises imparciais, direcionadas exclusivamente aos objetivos da empresa.

Assim, é possível eliminar qualquer tipo de privilégio a um determinado setor. É importante ressaltar que o escritório de processos não surge para retirar a autonomia das áreas de negócio, que continuam sendo as gestoras de seus respectivos processos.

Neste contexto, a equipe serve como um mecanismo de coordenação, que promove coesão e facilita o alinhamento entre as diversas medidas de BPM dentro da organização.

7. Garantir o suporte adequado a todas as áreas

Com conhecimento e know-how, o escritório de processos BPM pode auxiliar gestores na tomada de decisões importantes, como uma restruturação organizacional ou implantação de novas tecnologias, por meio do mapeamento e gerenciamento de processos, e também da análise de indicadores, de forma inteligente e sistematizada.

O escritório de processos pode assumir um papel mais consultivo dentro do departamento ou um papel verdadeiramente normativo, enfatizando o controle e a administração das iniciativas.

8. Um escritório de processos BPM é um investimento com retorno

A gestão através de um escritório de processos BPM é capaz de reduzir custos, identificar e eliminar gargalos, otimizar fluxos de informação e retroalimentação, melhorar a qualidade das entregas, mitigar riscos inerentes a operação, garantir o atendimento a prazos preestabelecidos, e ainda, integrar setores.

Esse conjunto de fatores faz com que o investimento em BPM seja recuperado facilmente, com processos mais enxutos e eficientes.

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Como implementar um Escritório de Processos?

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

Por que os processos falham? Pela falta de conhecimento de quem os elabora, pela falta de suporte tecnológico, pela falta de organização, pela falta de processos para elaborar os próprios processos. É por isso que você implementar um escritório de processos, um lugar que esteja mais do que preparado para organizar sua empresa e fazer com que ela funcione redondinho, como as engrenagens de um relógio.

Mas afinal, o que é um escritório de processos? Como implementar essa solução na sua empresa e ver sua eficiência e eficácia aumentarem? Descubra a seguir!

O que é um escritório de processos?

Um escritório de processos é o setor, unidade ou departamento responsável por planejar, desenhar, mapear, organizar e automatizar processos na sua empresa.

Ele tem como objetivo elevar a eficiência e eficácia do negócio promovendo a otimização de recursos, o aumento da produtividade e a maximização do retorno sobre o investimento com processos ágeis, flexíveis e altamente adaptados ao mercado.

O escritório de processos funciona como uma consultoria interna, orientando os diversos setores em como conduzir seus processos da melhor maneira. Ele também é responsável por identificar oportunidades de melhoria, que podem ser desde o redesenho de atividades até a aquisição de novas tecnologias.

Como implementar um escritório de processos?

Assim como qualquer iniciativa de mudança, a decisão por implementar um escritório de processos deve vir da alta direção e receber seu apoio incondicional. Sendo assim, comece conversando com seus superiores sobre a ideia e os benefícios que ela pode trazer. Depois de obter o apoio necessário, siga esses passos:

 

Planeje

Planejamento é tudo quando se pretende promover uma mudança na empresa. Você precisa ter objetivos bem definidos, uma justificativa convincente e reunir as informações necessárias para conduzir esse projeto, como: orçamento necessário; recursos; stakeholders; riscos; análise de viabilidade, prazo para conclusão da implementação etc.

Dissemine a ideia

Depois que o planejamento estiver pronto, vá em busca de apoiadores. Dissemine a ideia na empresa, converse com as pessoas, realize workshops e treinamentos, conscientize os funcionários de que o escritório de processos poderá ajudar a melhorar o ambiente de trabalho, reduzir o esforço nas atividades diárias e dar um melhor direcionamento para cada ação feita na empresa.

Defina seu processo

Um escritório de processos deve nascer com processos bem estabelecidos. Portanto, crie seus fluxos e instruções de trabalho, documente-os, registre-os e compartilhe esse conhecimento com todos. A partir daqui, você já pode começar a operar de verdade.

Coloque seu escritório de processos para trabalhar

Estabeleça uma comunicação clara e assertiva com todos os setores e torne-se um facilitador da mudança. Comece pequeno, mudando os processos de um único setor, para então avaliar os resultados e compartilhar os sucessos (e por que não os insucessos?) com os demais. Em seguida parta para outro setor e assim por diante, até que toda a empresa tenha seus processos integrados e funcionando em consonância.

Melhore continuamente

Processos são mutáveis, estão sujeitos a diversas influências, como evolução da tecnologia, necessidade de adaptação da empresa a uma determinada situação e até mesmo novas ideias que surgem após serem implementados.

Por isso mesmo você deve adotar um sistema de melhoria contínua para o seu escritório de processos, como o ciclo PDCA, avaliando constantemente suas ações e como elas podem ser desenvolvidas de uma maneira mais ágil, mais eficaz, menos dispendiosa financeiramente, e por aí afora.

Agora que você já sabe o que é um escritório de processo, veja algumas possíveis causas para sua derrocada e aprenda a evitá-las. Assista ao webinar sobre: como implantar um Escritório de processos em 5 passos: 

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Tempos difíceis pedem inovação em gestão de processos

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

Atualmente, para se destacar entre a concorrência, é necessário que a empresa promova uma estratégia eficaz em gestão de processos de negócios. Já em momentos de crise, isso se torna mais do que fundamental: processos, pessoas e sistemas devem estar integrados, a fim de que dentro da organização persista um forte conhecimento sobre o que fazer em cada etapa, evitando perda de tempo ou de recursos à toa.

Se alguma coisa não está dando certo na sua empresa ou se a posição no mercado está em declínio, é preciso inovar! Quer saber mais sobre a inovação em gestão de processos em tempos difíceis, como os atuais? Então confira:

Dicas para investir em Inovação na Gestão de Processos

Entenda como funciona o seu negócio

É viável dizer que, por mais complexo que seja o seu negócio, todos os setores precisam da gestão de processos. De fato, em algumas áreas a necessidade de processos mais bem definidos pode ser maior do que em outras. Mas para criar os melhores processos para a equipe acompanhar e chegar à inovação, deve-se entender toda a cadeia de funcionamento de sua atividade, de sorte que a criação de novos elementos não seja contraproducente.

Veja o que a concorrência está fazendo

Talvez seja difícil descobrir como seus concorrentes funcionam internamente. Mas nem sempre as coisas são assim tão sigilosas! Há setores que operam mais ou menos da mesma maneira, e se torna viável entender as operações conforme os resultados obtidos, seja de tempo, seja de baixa de custos.

Pode-se, dependendo do caso, se passar por um cliente e conversar com o setor de atendimento, ou fazer análises das redes sociais, a fim de pescar algumas informações estratégicas. O importante é, depois de descobrir o que a concorrência está implementando, entender se pode implantar o mesmo na sua empresa ou até se aproveitar dos pontos fortes em que é superior a ela.

Foque no envolvimento e conhecimento da equipe na cadeia dos processos

Há empresas nas quais os funcionários não estão cientes sobre como os processos são desempenhados, e isso impacta negativamente na percepção do cliente — visto que, se ele não consegue verificar um valor diferente no produto que está sendo vendido, provavelmente preferirá o serviço da empresa concorrente.

Isso significa que os funcionários têm que ter um bom conhecimento dos processos da empresa, para assim satisfazer melhor a clientela. Além disso, o conhecimento profundo da equipe em relação aos processos da empresa podem abrir espaço para que os colaboradores que estão mais perto de cada área deem sugestões de melhoria.

Invista em automação e padronização de processos

É essencial que as empresas invistam em qualquer forma de automatização ou aperfeiçoamento dos processos, visando ganhos óbvios de tempo e de recursos, principalmente em momentos de crise. Se houver um problema ou demanda e seu colaborador tiver sido treinado em certa forma para agir, a rotina de trabalho será prosseguida dentro do esperado.

Por causa disso, os momentos de crise são ideais para que a empresa inove, principalmente na parte tecnológica, podendo ser nos processos relacionados à área logística, contabilidade, setor fiscal e outras partes do negócio.

A análise detalhada sobre os processos e tecnologias existentes dentro da companhia, desde o começo da sua operação até o atendimento ao cliente, indicará em que pode ser modificada e melhorada. Isso proporcionará a chance de sua empresa ganhar terreno também quando a crise passar, já que estará mais eficiente também quando não houver turbulências.

Conclusão

Investir em gestão de processos traz a possibilidade de se buscar um diferencial estratégico para o seu negócio. As inovações talvez não surtam efeito a curto prazo, mas garantem um retorno a médio e longo prazo. Tudo dependerá do planejamento da equipe e de como você implementar os novos processos.

Você tem outras dicas para que as empresas inovem na gestão de processos e enfrentem as crises? Compartilhe suas ideias nos comentários!

Aproveite e veja também dados importantes sobre como anda a Gestão de Processos nas empresas brasileiras!

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