O uso da tecnologia e sua evolução dentro do mundo corporativo trouxe muitas vantagens para as empresas. Porém, com a atualização e inserção de novas tecnologias todos os dias, a atividade de gerenciamento de toda essa engrenagem tornou-se complexa. Com isso, vem à tona a governança de TI.
A infraestrutura de tecnologia da empresa deve ser gerida com o intuito de diminuir os erros e facilitar a criação de serviços digitais eficazes. E a governança de TI pode ser entendida como um conjunto metodológico de regras que buscam gerir seus ativos tecnológicos.
No post de hoje vamos listar 5 boas práticas da governança de TI que você precisa conhecer e aplicar em sua empresa. Boa leitura!
5 boas práticas da governança de TI
1) Alinhar os objetivos
A política de governança de tecnologia deve ser abrangente. Ao traçar os objetivos que se pretende atingir com o gerenciamento de TI, deve-se observar os objetivos gerais da empresa.
O alinhamento da política de governança das ações de TI pode alavancar e maximizar os resultados do negócio a médio e longo prazo. A criação de uma estratégia alinhada com as metas da empresa deve ser alcançada por meio de reuniões e canais de comunicação entre os departamentos do negócio.
2) Criar metas
Toda implantação estratégica em uma empresa tem de passar pelo planejamento, e é nesta fase que devem ser traçadas as metas. A utilização de indicadores tem como função medir a qualidade dos serviços prestados.
Ao criar suas metas e indicadores, você poderá controlar as mudanças ocorridas durante a alteração de processos realizadas pela boa governança.
3) Utilizar ferramentas tecnológicas
O uso de ferramentas que possibilitem a automação de processos é parte importante para o sucesso de uma política de governança de TI.
O uso de sistemas diminui a incidência de erros derivados de interações humanas, uma vez que o software pode alertar acerca de informações que não condizem com o que se espera que seja inserido. Ainda pode aumentar a produtividade e eficiência de sua equipe.
4) Implementar canais de comunicação
A comunicação entre os vários departamentos da empresa deve ser sempre priorizada. A empresa deve fornecer canais de comunicação internos e realização de feedbacks.
Com o aumento do diálogo entre os membros da equipe fica muito mais fácil disseminar os objetivos e práticas do negócio com os colaboradores. Pode-se também utilizar os canais de comunicação para a distribuição de tarefas de maneira dinâmica.
5) Adotar políticas de segurança
O ambiente digital hoje sofre com a intervenção de vários cibercriminosos. E com tantos ataques ocorrendo atualmente, a segurança deve ser prioridade dos gestores.
Faz parte das boas práticas de governança de TI a implementação de políticas de segurança que visem resguardar as informações que sua empresa tem posse. Dados estratégicos de seu negócio e informações confidenciais de seus clientes devem ser sempre protegidos.
A busca pela implementação de boas práticas de governança de TI deve ser uma constante na rotina de qualquer empresa. Por meio de um bom uso das tecnologias seu negócio pode se destacar no mercado e bater de frente com grandes corporações.
O atual cenário econômico do país prejudicou bastante as empresas, que se depararam com uma forte oscilação na demanda, fazendo com que os gerentes enfrentem grandes desafios para superar o momento e manter o negócio lucrativo.
Com a crise e forte competitividade do mercado é necessário que as empresas se adequem ao cenário, buscando formas de se destacar e reinventar o modelo de negócio utilizado. Obviamente esse processo não simples e muito menos rápido, mas, sim, algo trabalhoso e que carece de envolvimento não apenas dos gerentes e gestores, mas de toda a empresa.
Para ajudá-lo a reinventar o modelo de negócio da sua empresa e conseguir destaque no mercado, separamos neste post
5 dicas essenciais para reinventar o modelo de negócio
1. Busque atender melhor o consumidor
Todos os gerentes sabem que os clientes são os principais responsáveis pelo sucesso e pelos lucros do negócio. Desta forma, é imprescindível que todos os funcionários que tenham contato com os clientes prestem o serviço com excelência e busquem atender todas as suas necessidades.
Para que a implementação de um novo modelo de negócio seja eficaz e bons resultados sejam alcançados, é preciso que os gerentes façam pesquisas de mercado para entender o contexto no qual a empresa está inserida.
É fundamental saber quem são os concorrentes, saber quais são os possíveis parceiros e, principalmente, entender o perfil dos consumidores.
Conhecendo esses detalhes os gerentes podem tomar decisões e implementar melhorias na empresa de forma mais efetiva, potencializando os resultados e os lucros do negócio.
3. Integre a equipe
Uma empresa que trabalha de forma unida e em busca dos mesmos objetivos consegue alcançar melhores resultados e potencializar seus lucros.
Além disso, uma equipe integrada facilita a troca de informações, dados e experiências tornando a empresa mais eficiente, transformando-a em referência no mercado pelo desempenho apresentado.
4. Tenha marketing digital no seu modelo de negócio
Nos últimos anos, a forma como as pessoas buscam informações e realizam compras mudou consideravelmente. Atualmente, antes de comprar qualquer item o cliente faz diversas pesquisas na internet em busca por melhores preços e produtos de qualidade.
Por isso, é fundamental que as empresas estejam presentes na internet, nas redes sociais e invistam em estratégias de marketing.
O marketing digital é a principal estratégia para apresentar o modelo de negócio, mostrar os produtos e divulgar promoções e condições especiais para o público. É fundamental que os gerentes procurem inteirar e investir em marketing em prol de melhores resultados.
5. Crie atrativos para os clientes
Por último, para diferenciar o negócio da concorrência é preciso que os gerentes criem atrativos para os consumidores, fazendo com que eles procurem o negócio e as vendas da empresa aumentem.
Devem-se criar promoções, condições especiais de pagamento, descontos especiais, entre outros. É muito importante utilizar estratégias que induzam os clientes a procurarem a empresa e realizarem compras.
Assista ao nosso webinar sobre cultura de inovação e veja como promover a inovação na mente dos seus colaboradores e reinventar seu modelo de negócios.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
O mercado consumidor nunca foi tão competitivo quanto hoje em dia. Por isso, a qualidade dos produtos de uma empresa e dos serviços que ela presta é fundamental na obtenção de resultados positivos e na melhoria de seu desempenho.
À medida que o tempo passa, a gestão de projetos torna-se cada vez mais essencial na melhoria das atividades de uma empresa. Dessa forma, um gerente de projeto tem importante papel na aplicação de seus conceitos e estratégias de trabalho.
O planejamento estratégico é uma de suas disciplinas mais importantes e que faz toda a diferença no caminho rumo ao sucesso empresarial. Portanto, no nosso post de hoje mostramos como a gestão de projetos é beneficiada com o planejamento estratégico. Confira a seguir!
Planejamento estratégico na gestão de projetos
Independentemente do ramo de atuação da sua empresa, antes de colocar em prática suas ações você deve planejá-las e moldá-las. Isso porque o mercado consumidor é muito exigente e a produção de suas mercadorias influencia diretamente na sua performance.
Para que os seus objetivos operacionais e financeiros sejam alcançados, você deve conhecer o caminho a ser trilhado e as técnicas a serem utilizadas. Quando isso não acontece, são grandes as chances de fracasso, e isso deve ser evitado a todo custo.
Desse modo, o planejamento estratégico visa gerenciar a formulação de objetivos para as atividades da sua empresa, sempre levando em consideração os fatores externos e internos da gestão e a cultura da inovação.
Em outras palavras, ele consiste na criação de um plano para antecipar tudo o que será feito ao longo do desenvolvimento dos projetos.
Ele também é sustentado pelos seguintes princípios:
Missão: determina o principal objetivo da marca. Também pode ser entendida como o papel a ser desempenhado pela empresa no mercado.
Visão: é a trilha a ser seguida, projetando os seus objetivos para o futuro.
Valores: são normas, critérios e conceitos que devem ser seguidos.
Lembre-se que só é possível ter máxima eficiência em sua gestão de projetos quando todos os setores do negócio trabalham em conjunto e estão alinhados aos desafios criados. Por isso, tirar missão, visão e valores do papel pode ser um grande desafio para qualquer gestor.
Melhoria dos processos internos
Como mencionado, as atividades de uma empresa refletem os resultados que ela obtém. Desse modo, as decisões tomadas em sua rotina de trabalho precisam ser efetivas e inteligentes.
Assim, os processos internos do empreendimento são aprimorados, fazendo com que você possa otimizar o uso dos recursos financeiros e do tempo.
Diminuição dos riscos
Todo negócio é suscetível às variações que o mercado apresenta. Então, é necessário preparar a sua equipe da melhor maneira possível.
Com uma tomada de decisões eficiente e pautada nos critérios estabelecidos em seu planejamento estratégico, você tem mais capacidade e facilidade para encontrar decisões que tragam mais vantagens e que diminuam ou eliminem os riscos operacionais.
Aumento da rentabilidade financeira
A redução de despesas e o aumento dos lucros fazem parte do sonho de todo empreendimento, não é mesmo? Entretanto, alcançar essas metas não é uma tarefa simples. Nessas situações, a gestão de projeto e o planejamento estratégico são ótimas opções a serem adotadas.
As estratégias utilizadas em uma empresa determinam a obtenção dos resultados esperados e a superação de suas metas. Assim, um profissional que quer fazer o negócio crescer deve atuar de forma eficiente, baseando suas decisões nos critérios e nas técnicas mais modernas do mercado.
Com uma gestão de projetos eficiente e de acordo com as necessidades do seu empreendimento, é possível integrar os sistemas, compreender o que acontece em seu processo produtivo e aumentar a produtividade.
A constante preocupação em fazer a empresa crescer precisa estar acompanhada de um olhar focado em orientá-la a seguir no caminho correto. Essa atenção bem focada ajuda bastante a se ter melhores condições de não tomar decisões equivocadas e que possam levar o negócio a uma diminuição da sua participação no mercado. Esse tipo de prática vem diretamente ao encontro da missão e visão empresarial. São orientações que devem ser seguidas para garantir que a trajetória de evolução de qualquer instituição esteja bem alinhada.
O grande desafio é, contudo, fazer com que o modelo cultural empresarial esperado seja realmente introjetado de maneira verdadeira na rotina de trabalho de todos os profissionais da empresa.
Para ajudar a tornar essa tarefa algo mais fácil e possível, separamos algumas dicas que poderão auxiliar, desde que sejam bem aplicadas no dia a dia da corporação. Acompanhe!
Como aplicar a Missão e Visão
Dissemine a missão e a visão entre os colaboradores
A cultura de uma empresa, seja ela de qual tamanho for e independentemente do mercado em que atue, é a soma das práticas e crenças existentes e realizadas por todos os seus colaboradores — desde os níveis mais estratégicos ao operacional.
Sendo assim, jargões e todo o modelo de raciocínio e atuação dos funcionários tendem a seguir alguns tipos de normas ou orientações não formais, mas que são possíveis de serem identificados com o tempo.
Esse tipo de cultura fica muito claro quando o mercado rotula empresas como agressivas, inovadoras, tradicionalistas, econômicas, frias ou ágeis. Esse é um reflexo do que é praticado por todos e é algo que, se não for bem orientado, ficará “ao sabor dos ventos”.
Indo aos poucos
Para conseguir direcionar a cultura empresarial de maneira estrategicamente adequada, é preciso, em primeiro lugar, começar a disseminar essas orientações, dar publicidade a elas. Normalmente, esse tipo de tarefa não é algo simples de se fazer e nem muito rápido, mas ainda assim é muito importante.
Como a percepção de cada indivíduo tem variações, uma boa ideia é tratar o assunto verbalmente. Assim, a preparação para ações mais substanciais e concretas pode ser feita aos poucos.
Uma vantagem desse tipo de abordagem é que ela é mais sensitiva a comentários, fazendo com que, ao mesmo tempo em que se começa a divulgar a missão e a visão da empresa, exista a possibilidade de colher impressões e reações das pessoas.
Comece, então, abordando o assunto de maneira sutil, mas com persistência. O importante é fazer com que os ouvidos de toda a equipe se acostumem com os conceitos.
Trabalhe a comunicação interna formal
Depois de trazer para o cotidiano as orientações da missão e visão empresarial, um reforço institucional pode ajudar bastante. Confira quais as peças que são produzidas internamente e que tenham boa circulação, para que se marque mais fortemente a presença dos direcionamentos desejados. O endomarketing nessa hora cai muito bem.
É possível incluir a missão e a visão do negócio em peças impressas ou digitais. Intranet, guias de processos internos, manuais de procedimentos e qualquer outro tipo de mídia que circule entre os funcionários devem ser utilizados.
Como o assunto não vai ser novidade, a chance de rejeição poderá ser menor, e, a partir de então, essa constante presença dos conceitos no dia a dia servirá como reforço para a criação da cultura.
É muito importante que essas orientações sejam feitas de maneira que os colaboradores entendam a missão e visão, e não somente as decorem como regras.
Elabore um planejamento orientado a cumprir a missão e visão empresarial
Uma vez disseminadas as ideias a serem seguidas, é hora de realmente começar a adotá-las na prática. Isso implica em, formalmente, adotar a visão e a missão nos planos de ação e tarefas da empresa.
Assim, fica muito mais fácil que os colaboradores impactados pelas atividades envolvidas no planejamento, desde a sua concepção até a execução e controle, percebam como a aplicação das orientações funciona mesmo na prática.
Eles verão também que tipo de resultados deve ser buscado e que a adoção da cultura passou de uma fase de divulgação e conhecimento para uma etapa mais efetiva e introjetada na operação da empresa.
Dê o exemplo sempre
Para que se consolide os conceitos de missão e visão do negócio, após uma campanha de divulgação e aplicação das ideias, é preciso que essa prática seja sempre reforçada.
Até mesmo em nossa legislação existem norteamentos jurídicos que servem para orientar a resolução de situações para as quais não estão previstas regras claramente objetivas. Essas diretrizes funcionam como valores que devem ser considerados, ainda que de forma um pouco subjetiva.
De maneira análoga, a missão e visão empresarial devem ser sempre praticadas por todos os gestores e líderes. Assim, o exemplo demonstrará que elas são realmente as orientações básicas para qualquer decisão ou tarefa dentro do empreendimento.
Esse tipo de comportamento exemplar será seguido pelos demais colaboradores, e, com o tempo, o raciocínio tenderá a ser instintivo para guiar individualmente cada funcionário da instituição.
Resumindo
Todo esse processo não é algo fácil de ser implementado, mas oferece vantagens extremamente importantes para a empresa.
A atuação estratégica precisa ter um norte muito bem delimitado e claro para todos. Somente assim, é possível garantir que cada um não terá uma atuação baseada em um raciocínio totalmente segregado e que pode ser conflitante com as demais pessoas.
O desenvolvimento da missão e visão empresarial é uma tarefa extremamente importante, mas, para que consiga promover de verdade o feito a que se propõe, é necessário que essas diretrizes estejam atualizadas e que sejam amplamente divulgadas para todos os colaboradores. Do contrário, não passarão de meros desejos frustrados da orientação estratégica.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
O planejamento estratégico é uma espécie de conselheiro que aponta quais são as melhores ações para atingir o sucesso da empresa. Sua elaboração exige uma análise global da situação do empreendimento, da concorrência e do segmento de mercado de que ele faz parte. Negócios que nascem sem planejamento gastam recursos desnecessários e sofrem muito mais dificuldades para atingir metas, pois não analisam suas ações e nem definem suas atividades operacionais com antecedência. Por isso, é importante conhecer algumas ferramentas de planejamento estratégico que te ajudarão a planejar sua empresa.
Confira, neste post, tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Boa leitura!
A importância do planejamento estratégico
O que define a importância do planejamento estratégico é o impacto de toda a corporação nas decisões. Ele fica acima e cumpre a tarefa de orientar todos os outros planos da empresa. É, portanto, uma ação que coordena todas as ações previamente definidas.
Esta metodologia pode oferecer uma orientação estratégica mais ampla para a gestão dos negócios e aponta caminhos mais seguros para setores como marketing, finanças, desenvolvimento, recursos humanos, entre outros.
Na realidade, o planejamento estratégico traz uma visão do futuro, fazendo com que a empresa aproveite as oportunidades que surgem com as mudanças que ocorrem no mercado competitivo. Isso vai muito mais além da projeção de ações no ano fiscal, pois nesse processo constam a análise e a definição de ações para o fortalecimento e crescimento da marca.
A concorrência e o mercado não estão para brincadeira e, por isso, as empresas que desejam continuar atuando precisam analisar todos os processos que, de algum modo, estão interligados com suas operações.
Ferramentas de planejamento estratégico
Existe uma grande lista de ferramentas que podem ajudar uma organização a pensar estrategicamente, porém, resolvemos focar nas mais utilizadas pelas grandes empresas:
1 – O tripé: missão, visão e valores
Aplicar esses três itens na sua empresa lhe dá mais recursos para elaborar todas as estratégias do negócio, que vão desde as operações comerciais até a motivação de seus colaboradores. Conheça um pouco sobre cada um desses princípios:
Missão:representa a razão de existência e o principal objetivo da marca. É a projeção da empresa na visão do mercado e o papel que ela pretende executar.
Visão: é a direção desejada, a trilha que se pretende seguir. Uma ideia do que a corporação quer ser no futuro e também como ela espera ser vista pelos consumidores e pelo mercado.
Valores: são normas e conceitos que devem ser seguidos, ou seja, são os princípios morais pelos quais a organização preza, servindo de modelo para o comportamento dos funcionários.
2 – As 5 forças de Porter
Você conhece quais são os pontos fortes da sua marca? Em que condições você se destaca perante a concorrência? Essas informações são essenciais para as tomadas de decisões de uma empresa.
A ferramenta criada pelo estrategista Michael Porter leva a refletir sobre cinco forças que influenciam diretamente no seu negócio. São elas:
O poder de barganha dos clientes;
O poder de barganha dos fornecedores;
A ameaça dos produtos ou serviços substitutos;
A ameaça de novas marcas entrantes no mercado ;
A rivalidade entre concorrentes.
3 – Análise SWOT
Com essa ferramenta, é possível compreender com mais clareza como seus processos funcionam, além de melhorar sua percepção em relação à posição na qual sua empresa está inserida no mercado. A sigla SWOT significa:
Strenghts: análise dos seus pontos fortes;
Weaknesses: identificação dos seus pontos fracos;
Opportunities: reflexão sobre as oportunidades;
Threats: perigos ao seu negócio.
Ao obter essas informações, você conseguirá criar estratégias mais certeiras, que condizem com a realidade do empreendimento.
4 – Análise 360º do negócio
Ideias surgem a todo instante, mas isso não quer dizer que todas elas são relevantes para o planejamento. Com a análise 360º, é possível identificar se essas ideias são viáveis – ou seja, se elas trazem boas vantagens para o consumidor, se a dimensão do mercado possibilita a sua implantação, se o novo produto é realmente lucrativo, entre outros fatores.
5 – Curva de valor
A curva de valor é feita por meio de gráficos, nos quais sua empresa é capaz de delimitar as características de valor do seu segmento e comparar seus resultados com os divulgados pela concorrência.
Com essas informações, é possível definir quais são as estratégias mais relevantes e como elas podem diferenciá-lo dos concorrentes. Quanto maior o valor, mais chances a empresa tem para alcançar o sucesso.
Os valores apontados pelos gráficos permitem que a organização entenda sua real posição no mercado e tenha embasamento para desenvolver um planejamento estratégico assertivo que reverta em diferencial competitivo e lucro.
A experiência do cliente é o caminho que ele percorre entre a descoberta de um problema ou necessidade até a compra de um determinado produto ou serviço, incluindo todas as interações e experiências oferecidas durante o processo de venda.
Esse roteiro é percorrido por milhares de pessoas diariamente, com pequenas variações. Se você conhecer esses caminhos, fica muito mais fácil elaborar atalhos para conduzir seus prospects (clientes em potencial) mais rapidamente pelo funil de vendas e antecipar o processo de compra.
Com isso, você consegue prever comportamentos, problemas, hábitos e outras características que podem melhorar a experiência do consumidor com a sua marca, elevando a satisfação, a credibilidade e consequentemente as suas vendas.
Design Thinking + planejamento estratégico
Design Thinking nada mais é do que pensar e abordar problemas com pensamento centrado nas pessoas. Ele ajuda a encontrar/captar soluções e percepções de seu público-alvo.
O Design Thinking centraliza seus esforços em todas as pessoas que, de algum modo, estarão em contato com o planejamento estratégico de sua corporação e vai além da necessidade de criar um produto. Sua ideia principal é fazer parte da vida de cada um para, assim, ditar necessidades e comportamentos futuros.
Por meio de questionários é possível descobrir os problemas e anseios dos clientes. Assim, as informações obtidas podem ser discutidas nas reuniões de planejamento, a fim de encontrar novos meios de cativar o público-alvo.
Ao fazer isso, sua empresa pode aumentar o nível de inovação para atender aos desejos do consumidor e às metas estratégicas da corporação, deixando o planejamento estratégico mais rentável. Dessa forma, os integrantes da equipe passam a compreender com mais clareza a importância de atingir os resultados, o que aumenta o engajamento.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
O planejamento estratégico é decisivo para que a gestão de projetos ofereça os resultados esperados. Essa planificação deverá ser flexível, considerando-se a necessidade de eventuais ajustes, bem como a expectativa de a empresa se manter competitiva no mercado e seguir os princípios vigentes de sustentabilidade.
Entenda o planejamento estratégico e a gestão de projetos
O planejamento estratégico pode ser definido como um plano antecipado de tudo o que será feito a um prazo mais longo. A estratégia está intimamente relacionada à necessidade de desenvolver a empresa, fazendo-a crescer.
O projeto, por outro lado, apresenta a característica de ser um trabalho exclusivo e temporário. Ele tem um começo e tem um fim que devem ser definidos claramente. Outras coisas que devem ser definidas em um projeto são o alvo do trabalho, o nível e desempenho que se pretende alcançar e, é claro, um orçamento.
Usando todos aqueles elementos, bem definidos, torna-se possível transformar a estratégia em resultados efetivos.
A gestão de projetos, portanto, deve usar conhecimentos, capacidades, técnicas e ferramentas para chegar aos resultados.
Relacione o planejamento estratégico à gestão de projetos
Considerando que o planejamento estratégico almeja o crescimento da empresa, essa realidade só se tornará possível com a realização de novos empreendimentos, os quais só podem existir a partir de projetos.
O planejamento estratégico criará objetivos que produzirão boas iniciativas; e essas iniciativas motivarão atividades, cuja finalidade será atingir as metas da empresa. Todas essas atividades consistem em projetos.
Na fase inicial, são considerados diferentes projetos, mas cabe ao planejamento estratégico a decisão final sobre qual deverá ser levado adiante. É preciso avaliar o nível de alinhamento de cada projeto com o planejamento estratégico — se o projeto não corresponde à estratégia, deve ser deixado de lado e outro projeto deve ser analisado.
Veja os níveis do planejamento estratégico
Pode-se considerar que o planejamento estratégico divide-se em três níveis:
De negócio;
Funcional;
Operacional.
No primeiro caso, o plano procura reforçar o potencial competitivo da empresa a longo prazo, considerando o mercado em que ela está inserida.
No segundo nível, o planejamento estratégico refere-se a um setor específico dentro da organização (ou a uma atividade específica), restringindo sua abordagem aos limites desse setor ou atividade.
Já no terceiro nível, a estratégia refere-se às operações de rotina e à adequada gestão das unidades operacionais.
A questão é que a gestão de projetos precisa implementar as ações baseando-se nas estratégias desenvolvidas, contribuindo para que o desenvolvimento da empresa aconteça nos três níveis.
Quando o projeto não executa as estratégias, a tendência é que os resultados não sejam atingidos, ou seja, a empresa fracassa em sua tentativa de crescer mais e revela-se incapaz de gerenciar projetos corretamente.
Descubra os pontos a considerar na gestão de projetos alinhada ao planejamento estratégico
É necessário considerar pontos significativos, quando se trata de gerir projetos:
Alocar corretamente os recursos evita desperdícios e prejuízos (os recursos podem ser simplesmente financeiros ou ser representados pela mão-de-obra e equipamentos);
Definir cronograma (é preciso estipular um prazo para a realização do projeto e esforçar-se para cumpri-lo ou mesmo concluí-lo antecipadamente);
Dividir corretamente as tarefas (as funções devem ser claramente definidas entre os profissionais capacitados, evitando ao máximo conflitos, atividades mal executadas e retrabalhos);
Medir o desempenho através de indicadores precisos é importante para avaliar o nível de produtividade;
Manter uma estrutura hierárquica bem definida, mas flexível e acessível.
E você? Costuma associar a gestão de projetos ao planejamento estratégico? Nos conte nos comentários!
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
Capacidade dinâmica é a habilidade que uma empresa tem de sobreviver, prosperar ao longo do tempo e adaptar processos de acordo com as mudanças do mercado de negócios.
A inovação é o elemento propulsor das mudanças que influenciam no desenvolvimento das empresas e, consequentemente, da economia como um todo. Assim, o processo que visa a inovação precisa ser constante e envolve elementos empresariais baseados no direcionamento estratégico, o que otimiza a competitividade mercadológica.
A teoria da capacidade dinâmica fornece uma estrutura intelectual para os empresários começarem a pensar sistematicamente sobre porque as empresas têm sucesso ou falham. No entanto, ter esse entendimento não é tão fácil, e é por isso que fizemos este post para te ajudar a saber se sua empresa está pronta ou não para mudanças — e se não estiver, quais as melhores formas de conseguir essas capacidades dinâmicas. Confira!
Capacidade dinâmica: o caso Nokia X Apple
A Nokia perdeu a revolução do smartphone porque não estava bem equipada, especialmente em comparação com a Apple, para detectar que estava inserida em um ambiente que favorecia a próxima geração de celulares inteligentes.
Enquanto isso, Steve Jobs sentiu o que os clientes queriam e soube viabilizar técnica e mercadologicamente as demandas de evolução em telefonia. Ainda mais importante, ele desenvolveu passo a passo as capacidades que a Apple precisava — para fazer o iPod funcionar, por exemplo, a empresa desenvolveu capacidades em gestão de direitos digitais e design de dispositivos portáteis. Jobs e sua equipe aprenderam a cortar acordos com estúdios e empresas de gravação, além de reunirem tecnologia amigável de forma muito atraente.
A Nokia tinha um laboratório de pesquisa em Berkeley, nos Estados Unidos, mas sua base de operações estava muito longe, na Finlândia, e eles confiavam muito em sua própria pesquisa e desenvolvimento. Eles aproveitaram a ciência, mas perderam o estado de espírito.
Diante desse caso, você pensa: mas como eu posso desenvolver a competência interna de resposta ao mercado utilizando os conceitos de capacidade dinâmica?
8 dicas que vão ajudar a sua empresa a se tornar mais competitiva
1. Tenha uma equipe eficiente e delegue tarefas
O desafio aqui é abrir mão do controle total das rotinas para adotar uma gestão profissional bem estruturada — atitude nem sempre fácil, especialmente para quem tem perfil profissional centralizador. Livre-se desse apego: para gerenciar um negócio em expansão, você precisa estar preparado para tomar decisões mais estratégicas do que operacionais, e o ego não pode atrapalhar.
2. Contrate especialistas em diferentes áreas
Contratar pessoas especializadas em áreas nas quais você não possui conhecimento ajuda o negócio a se desenvolver de forma profissional e sustentável. Assim, para evitar erros, o mais recomendado é não economizar e contratar os melhores especialistas para atuar em setores como o de Controladoria, Financeiro e Marketing.
Se você estiver preocupado em “gastar demais” com esses setores, lembre-se de que o gasto para consertar eventuais problemas causados por profissionais não qualificados pode ser ainda maior.
3. Reestruture para crescer
Caso o seu negócio tenha ultrapassado os desafios de conquistar clientes e conseguir relevância no segmento e conseguiu estabilidade, é hora de reestruturar para dar o próximo passo e crescer. Assim, você não corre o risco de estagnar nem de ficar na zona de conforto, o que é bom tanto para a saúde da empresa quanto para sua percepção entre os públicos — considerando a importância da inovação em qualquer mercado competitivo.
4. Tenha indicadores de resultados mais elaborados
Ao dar início a um negócio, geralmente o empreendedor consegue acompanhar de perto os resultados e investimentos aplicados na empresa. No entanto, quando esse acompanhamento se torna mais difícil, é sinal de que a operação está crescendo mais rápido e precisa de cuidados para que tudo ocorra da melhor forma possível.
Um deles é transformar os resultados em indicadores para decisões futuras. Se essa não é sua especialidade, contrate pessoas capacitadas para auxiliá-lo a acompanhar tudo, afinal, ter controle do crescimento e dos investimentos é imprescindível para o sucesso em qualquer área.
5. Amplie sua atuação sem perder a qualidade
A expansão da empresa não pode se tornar uma dor de cabeça que influencie na qualidade do produto ou serviço oferecido. Assim, analise quais os limites em cada etapa dessa ampliação e tome medidas para estruturar melhor a operação. Com esse cuidado, sua empresa conseguirá sustentar com eficiência o aumento de demanda.
6. Monitore a concorrência
Identifique os concorrentes de segmento e porte semelhante ao seu para fazer comparações. Equipare os valores dos produtos e serviços sem comprometer a sua margem de lucro. Para isso, você precisará de um bom levantamento de todo o custo de operação do seu negócio.
Se você for dono de um marketplace, por exemplo, faça um levantamento de dados para monitorar seu mix de produtos — isso pode trazer uma série de vantagens e boas ideias. Você tem produtos exclusivos? Falta algum item para completar determinado set? Verifique o que tem mais aceitação no mercado e o que está fazendo mais sucesso entre seus concorrentes para rentabilizar melhor o portfólio da sua empresa.
7. Amplifique sua visão dos recursos internos
A visão macro dos recursos internos permite às organizações a visualização completa da dinâmica corporativa. Essa visão é o que possibilita que as organizações se adaptem com mais facilidade a novos contextos de negócios e identifiquem os recursos e competências necessárias para promover a criação de riquezas e gerar mais vantagem competitiva e sustentável.
Portanto, procure ampliar sua visão dos recursos internos da empresa para que sua capacidade dinâmica seja mais bem desenvolvida e seu negócio esteja cada vez mais preparado para o sucesso e o crescimento.
8. Não tenha medo de mudar
Inovação é a principal palavra que acompanha o conceito de capacidades dinâmicas. Por isso, não tenho medo de mudar, experimente!
Conclusão
As empresas atuam em um ambiente de constante transformação, e isso exige mudanças para que elas possam se manter e crescer no mercado. Então, não há como elas se adaptarem dinamicamente às mutações do ambiente sem a capacidade de perceber o que pode ser benéfico ou prejudicial ao negócio. É preciso saber aproveitar as oportunidades, driblar as ameaças e estar sempre a postos para reconfigurar os recursos internos.
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
Os stakeholders (partes interessadas, em português) são as pessoas e as organizações que podem ser afetadas por um projeto ou empresa, de forma direta ou indireta, positiva ou negativamente. Os stakeholders fazem parte da base da gestão de comunicação e são importantes para o planejamento e execução de um projeto.
É sabido que um projeto envolve diversos interesses. Por causa disso, é essencial que se descubra logo no início como ele será gerenciado — afinal, para melhorar seu desempenho e elaboração, é muito importante saber quem são as pessoas ou organizações mais interessadas ou que mais influenciarão seus processos. E, nesse aspecto, é quase certo ouvir falar em partes interessadas.
Na área de TI, os stakeholders são fundamentais. Até porque é muito importante que se conheçam quem são as partes interessadas, por exemplo, na arquitetura de um sistema. Quer saber mais sobre e como identificar os stakeholders? Leia o post e tire todas as suas dúvidas!
Quem são os stakeholders de um projeto?
Um projeto ou uma empresa pode ter dois tipos de stakeholders: internos ou externos. Veja exemplos de stakeholders:
Stakeholders internos
São os que estão dentro do ambiente da empresa. Alguns exemplos de stakeholders internos são:
Gestores da empresa;
Colaboradores;
Acionistas.
Stakeholders externos
São os que estão fora do ambiente da empresa, mas que interagem com ela de alguma forma. Alguns exemplos de stakeholders externos são:
Fornecedores;
Concorrentes;
Clientes;
Familiares dos clientes;
Governo;
ONG’s;
Mídia;
Sindicatos;
Meio ambiente.
Todos esses exemplos, além de outras empresas ou pessoas que estejam associados a eles, podem ser impactados pelo projeto. Depois que o gestor do projeto identifica as partes interessadas, vale a pena classificá-los conforme a afetação — se será direta ou indireta.
Qual é a importância de identificar os stakeholders?
É fundamental que os stakeholders sejam identificados o quanto antes, visto que eles influenciam nas restrições e nos requisitos a serem colocados em prática na gestão de projetos. Isso ajuda, inclusive, na avaliação dos riscos de gerenciamento do que vai ser feito. E tudo isso logo no começo do projeto!
Dessa forma, quando os gestores não mapeiam corretamente as partes, com seus interesses e o seu grau de influência, podem se deparar com fracassos no processo.
Por exemplo: se o profissional de projetos esquece de levar em conta um gerente de certo setor da empresa, o qual tenha interesses divergentes, pode correr o risco de o projeto não alcançar êxito naquela área. Afinal, há a possibilidade de o gerente em questão influenciar de forma negativa todo o desempenho do projeto.
Como classificar os stakeholders do projeto?
Cada stakeholder apresenta um grau diferente de influência, o que torna necessário reunir esforços para a classificação de cada um. Com isso, garante-se a devida atenção a eles conforme seu grau de importância.
As partes interessadas mais importantes de um projeto são chamadas de stakeholders-chave. Os stakeholders-chave são aqueles que sofrem interferência direta do projeto ou que apresentam um alto grau de influência sobre ele.
Por exemplo: uma comunidade situada às margens de um córrego que será canalizado (projeto de canalização), e o órgão regulador, responsável por conceder a licença ambiental para tal projeto, são bons exemplos.
Mas, tendo em vista que os stakeholders-chave podem ser internos ou externos, é essencial não deixar de considerar sócios, investidores, colaboradores influentes, empresas concorrentes e órgãos governamentais como parte interessadas decisivas.
É importante ainda se atentar ao fato de que todo projeto apresenta ao menos um stakeholder-chave. Logo, saber identificá-lo é fundamental para que o projeto se desenvolva com a tranquilidade e segurança adequada.
Como mapear e identificar os stakeholders?
Pois bem, agora que você já sabe o que são stakeholders-chave, a sua relevância e quais os benefícios de identificá-los, comecemos a desenvolver a estratégia de identificação das partes interessadas.
1) Tome nota de todas as possíveis partes interessadas
Uma boa forma de listar todas as partes interessadas é por meio de uma sessão de brainstorming. Nessa fase, não importa o grau de interesse ou de impacto que cada stakeholder exerce, basta que correspondam a pessoas ou organizações afetadas pelo empreendimento.
Além do brainstorming inicial, pesquisas de mercado, benchmarking com a concorrência e conversas com o cliente podem auxiliar a fazer um melhor levantamento do público envolvido.
2) Entenda os interesses de cada stakeholder
Depois de identificar os stakeholders, o gestor deve buscar entender quais são os reais interesses de cada um deles.
Assim, se algum deles tiver interesses conflitantes que possam prejudicar o projeto, o gestor não será pego de surpresa.
Por exemplo, um político influente pode querer frustrar a aquisição de uma propriedade, pois é vizinho e não gostaria de morar próximo da unidade fabril que ali seria construída. Ou ainda: um concorrente está prestes a lançar um produto muito similar àquele em que sua empresa está trabalhando. Saber disso forçaria uma antecipação na oferta do produto ao mercado.
Estes são só exemplos. Para essas situações, vale a máxima: mantenha os amigos por perto, e os inimigos mais próximos ainda.
3) Estabeleça os níveis de influência dos stakeholders
Nessa etapa, o gestor já conhece as partes interessadas, sabe bem quem são e o que querem. Agora, é preciso definir o nível de influência de cada um.
O nível de influência corresponde à capacidade que a parte interessada tem de alavancar os resultados do projeto ou de paralisá-lo. É recomendado, inclusive, que se use um diagrama para melhor organizar e entender esse nível de influência.
4) Classifique os stakeholders por ordem de importância
Nesta etapa, a ideia de identificar os stakeholders é classificá-los em ordem de importância e desenvolver um plano de ação para cada um deles.
Ou seja, quais serão as formas de interagir com as partes interessadas, o tipo de comunicação empregado, a maneira de obter seu apoio, que tipo de riscos cada um pode trazer ao projeto e as respectivas estratégias para mitigá-los.
Note que o gestor precisará de duas competências essenciais: comunicação e negociação. A dica de ouro é cuidar para manter sempre atualizado o plano de gestão de stakeholders. Além disso, é preciso se colocar à frente da equipe e evitar conflitos desnecessários, mantendo um diálogo aberto com todos.
Finalmente, é preciso dizer que identificar os stakeholders-chave depende muito da complexidade de cada projeto. Ou seja, quanto mais complexo, mais stakeholders estarão envolvidos e maiores deverão ser os esforços para identificá-los e classificá-los, determinando que tipo de atuação deve ser desenvolvida junto a eles.
Conclusão
Ainda que a gestão das partes interessadas seja uma área importante da gestão de projetos, existem outras disciplinas — tal como a gestão de escopo — que requerem igual atenção. Aproveite para conferir erros imperdoáveis que você não pode nem pensar em cometer na definição do escopo do seu projeto!
Agora que você já sabe como identificar os stakeholders, o próximo passo é aprender a fazer essa gestão de acordo com as duas abordagens mais utilizadas na gestão de projetos: a clássica e a ágil. Confira nosso webinar sobre o assunto para saber mais sobre essas abordagens e sobre como gerenciar os stakeholders em cada uma!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Muitas empresas têm dificuldade em efetivamente tirar seu planejamento estratégico do papel. Isso acontece porque muitas vezes não há visibilidade ou organização dos objetivos que precisam ser alcançados. Para esses casos, os teóricos Robert S. Kaplan e David P. Norton desenvolveram uma ferramenta chamada Balanced Scorecard (BSC), que serve para estruturar a execução da estratégia.
Neste texto, você vai conhecer melhor o que é Balanced Scorecard e como ele funciona na prática. Navegue pelo índice abaixo ou continue lendo!
O Balanced Scorecard é uma ferramenta que possibilita que o gestor entenda sua estratégia, transforme-a em um conjunto de indicadores correlacionados e execute ações para alcançar as metas estabelecidas para estes indicadores.
Resumindo, o Balanced Scorecard pega a visão da empresa, traduz em objetivos estratégicos e mensura-os por meio de indicadores. Para atingir a meta de cada indicador estratégico é preciso fazer um projeto estratégico.
É importante destacar que o BSC não pode ser aplicado sem que a estratégia esteja bem definida, não é para isso que ele serve. O intuito da ferramenta é estruturar a execução da estratégia, não a descobrir.
Agora que você já viu o conceito de Balanced Scorecard, pode ter ficado curioso a respeito de como ele surgiu. É o que veremos agora.
Como surgiu o Balanced Scorecard?
O Balanced Scorecard não surgiu do nada: na década de 90, os teóricos Kaplan e Norton estudaram dois grupos de empresas americanas.
As empresas do primeiro grupo baseavam a análise do negócio em indicadores financeiros e contábeis, como faturamento, lucro, custos e assim por diante. As do segundo grupo baseavam-se tanto em indicadores financeiros e contábeis quanto em indicadores operacionais (atividades, serviços, produção, qualidade etc.), relacionando-os.
Ao final do estudo, a conclusão foi de que o grupo que relacionava os indicadores financeiros e operacionais apresentava maior desempenho e resultados positivos do que o grupo que não relacionava.
Segundo Kaplan e Norton, o nome Balanced Scorecard reflete o equilíbrio (balance) entre os objetivos de curto e longo prazo, medidas financeiras e não financeiras, indicadores operacionais e não operacionais e entre perspectivas internas e externas de desempenho. Mas quais são essas perspectivas exatamente?
Como funciona o Balanced Scorecard: as 4 perspectivas do BSC
Kaplan e Norton propõem que o Balanced Scorecard se organize em torno do equilíbrio entre quatro perspectivas. Essas dimensões auxiliam no acompanhamento das ações feitas em prol da estratégia. Temos a perspectiva financeira, a do cliente, a de processos internos e a de aprendizagem e crescimento. Em empresas comerciais, com fins lucrativos, essas são as perspectivas mais comuns, mas podemos alterar nomes ou mesmo a posição de algumas delas conforme o segmento da empresa.
A lógica que elas seguem é que a perspectiva mais ao topo é a que mais demonstra o resultado esperado do “negócio”, e a mais abaixo é a que mais influi no resultado acima. Então, se utilizarmos o Balanced Scorecard num órgão público, a perspectiva de cima não será financeira, pois o lucro não será o alvo. Talvez a perspectiva do topo seja cidadania, bem-estar social ou senso de justiça, por exemplo.
Então, a organização das perspectivas não é fixa, mas é proposta por Kaplan e Norton como a que melhor atende à maioria das organizações privadas com fins lucrativos.
Há uma relação de dependência entre cada uma das perspectivas, que pode ser observada no esquema abaixo:
Como as setas indicam, as perspectivas têm uma forte relação com a visão e a estratégia da organização. Cada uma das perspectivas depende da anterior e afeta a perspectiva seguinte.
Leia de cima pra baixo: nossas metas financeiras serão alcançadas em mercados estratégicos através da construção de atributos esperados por estes mercados, na perspectiva do cliente. Estes atributos são construídos pelas mudanças nos processos internos, viabilizados pelos habilitadores (pessoas, tecnologias e infraestrutura, geralmente) mencionados na perspectiva da aprendizagem e crescimento.
Vamos entender as perspectivas propostas mais a fundo:
Financeira
Nessa perspectiva, o foco é o cumprimento de metas e objetivos que se refletem em aspectos financeiros do negócio. Esses objetivos podem envolver o aumento dos lucros, do valor de mercado da empresa, geração de retorno aos acionistas, redução de custos etc. Os indicadores que podem ser usados para acompanhar o cumprimento dos objetivos dessa perspectiva são o faturamento bruto, ticket médio, lucro líquido, margem de contribuição e assim por diante.
Cliente
A perspectiva de clientes se divide em duas partes. Em geral, ela inclui indicadores relacionados diretamente ao mercado e aos clientes, preocupando-se com a sua satisfação, fidelidade e retenção. Para isso, é importante que se dê atenção a indicadores de atendimento, prazo, qualidade e custos.
Vamos entender as duas partes mais a fundo:
1) Mercados estratégicos
A primeira parte dos objetivos dessa perspectiva refere-se aos mercados estratégicos que a empresa quer atingir. Alguns exemplos podem ser ampliar atuação internacional, expandir no mercado automotivo, expandir em pequenas empresas etc. Nesses objetivos, normalmente declara-se os movimentos que a empresa deseja fazer, ou seja, o que já está dominado não precisa entrar na estratégia.
2) Clientes
Nessa parte, a empresa pergunta “como queremos que os clientes nos vejam?” para que possa alcançar os mercados estratégicos propostos na primeira parte. É possível que sejam necessárias mudanças nos processos internos para que a empresa consiga alcançar o reconhecimento dos clientes. Explicaremos sobre isso a seguir.
Processos internos
Quando o gestor questiona “No que devemos ser melhores?” está se referindo à perspectiva dos processos internos. Esses processos envolvem a dinâmica da organização. Como dissemos, os processos internos são determinantes para o alcance dos objetivos da perspectiva anterior, a conquista de mercados estratégicos. Como todas as perspectivas são conectadas, os processos internos também influenciam nas metas financeiras.
Por isso, é preciso afetar processos para que a estratégia seja suportada pela engrenagem organizacional. Se a estratégia é criar um modelo de franquias, por exemplo, a empresa precisa construir um processo que suporte isto, ou seja, amadurecer um modelo de franqueamento.
Aprendizagem e crescimento
Uma vez estabelecidos os objetivos para a perspectiva financeira, de clientes e de processos internos, a organização precisará ter uma base para atingi-los, os habilitadores dos processos. Para isso, é válido desenvolver as pessoas, para que sejam competentes, hábeis, treinadas, motivadas, engajadas e satisfeitas, as tecnologias (tanto da informação quanto da produção) e a infraestrutura física (equipamentos, prédios, instalações etc.).
Há uma relação de dependência entre cada uma das perspectivas, que pode ser observada no esquema abaixo:
Como as setas indicam, as perspectivas têm uma forte relação com a visão e a estratégia da organização. Cada uma das perspectivas depende da anterior e afeta a perspectiva seguinte.
Leia de cima pra baixo: nossas metas financeiras serão alcançadas em mercados estratégicos através da construção de atributos esperados por estes mercados, na perspectiva do cliente. Estes atributos são construídos pelas mudanças nos processos internos, viabilizados pelos habilitadores (pessoas, tecnologias e infraestrutura, geralmente) mencionados na perspectiva da aprendizagem e crescimento.
Como vimos, a estratégia da organização é o norte do Balanced Scorecard. Sem ela, não faz sentido utilizar a ferramenta. Por isso, para dar o primeiro passo é preciso ter em mãos a visão e a estratégia da organização. Mas tão importante quanto ter uma estratégia é construir sua execução. Vamos aprender como fazer isso?
Como montar o Balanced Scorecard em 7 passos
O mapa estratégico é o principal instrumento do Balanced Scorecard. Trata-se de uma representação visual dos objetivos estratégicos que devem ser alcançados em cada perspectiva do BSC. Isso dá visibilidade para a estratégia, facilitando o seu monitoramento.
Confira passo a passo como montar o mapa estratégico e consolidar o BSC na sua organização.
1. Estabeleça temas estratégicos
O mapa estratégico é uma ferramenta muito eficiente. Para começar a montá-lo, é preciso estabelecer de 3 a 4 temas estratégicos que devem estar de acordo com as quatro perspectivas do BSC. Os temas são as grandes dimensões que a sua empresa irá seguir, como um resumo das estratégias. Alguns exemplos de temas são: internacionalização da empresa, expansão geográfica, crescimento por aquisições, excelência operacional e assim por diante.
2. Defina objetivos estratégicos
Depois, os temas estratégicos se desdobram em objetivos estratégicos. Podem existir casos em que, para executar a estratégia, nem todas as perspectivas precisem ser contempladas. Por exemplo: quando a organização já tem uma equipe capacitada para executar as iniciativas, não precisa colocar um objetivo na perspectiva de aprendizagem e crescimento.
No processo de definição dos objetivos, é importante envolver várias pessoas. Isso ajuda a gerar engajamento na execução da estratégia, pois cada um já ficará ciente dos impactos das suas ações no todo. Isso pode ser feito através de sessões de ideação, momentos em que um time multidisciplinar se reúne para trocar ideias.
3. Atribua indicadores e metas aos objetivos
Feito isso, os objetivos precisam ter um indicador que mostre se eles estão sendo cumpridos ou não. Os indicadores (aqueles que vimos quando falamos das perspectivas) possibilitam a verificação do cumprimento das metas, e isso permite saber quais são os objetivos bem-sucedidos e quais os que precisam de mais atenção.
É muito importante que as relações de causa e efeito entre os indicadores sejam bem visíveis. Dê uma olhada no nosso webinar sobre Gestão de KPIs (indicadores-chave de performance) para saber mais sobre isso.
4. Defina iniciativas estratégicas para atingir os indicadores
É preciso definir iniciativas estratégicas, isto é, ações que se desenvolvam na prática, para atingir os indicadores. Essas iniciativas podem ser em formato de projeto, considerando os objetivos delimitados no passo 2. Algumas iniciativas podem ser: criar produtos ou serviços inovadores, terceirizar ou automatizar algumas atividades, modificar processos, entre outras.
5. Defina os responsáveis por cada ação
Depois, devem ser definidos os responsáveis por cada iniciativa, mesmo que o espírito da execução seja colaborativo. É comum que uma ação seja executada por vários integrantes da equipe, mas nesse caso é importante que apenas um integrante seja determinado como responsável. Desse modo, a comunicação entre os gestores e as equipes fica centralizada nos responsáveis.
6. Acompanhe o andamento da estratégia
Após estruturar temas, objetivos, metas, indicadores e iniciativas é preciso acompanhar o desempenho dos indicadores e o progresso das iniciativas. Nesse sentido, é muito interessante promover reuniões de acordo de resultado, que são momentos em que a equipe se junta para analisar e discutir ações de resposta aos indicadores, adequar a estratégia diante de novas questões de mercado e definir os próximos passos.
Além de criarem compromisso com as metas, essas reuniões envolvem mais os colaboradores no processo, possibilitando que eles tragam para o grupo as dificuldades encontradas no caminho e tentem encontrar soluções para elas.
7. Apresente o BSC para os seus colaboradores
Ainda, é válido disseminar o conceito do BSC pela empresa, divulgar qual é a ferramenta utilizada para estruturar a estratégia e como ela funciona. As reuniões e os treinamentos podem ser úteis para divulgar a metodologia. Nos treinamentos, a proposta é mais voltada para que os colaboradores conheçam a estratégia e reconheçam sua importância no processo. Já nas reuniões, o foco é o alinhamento e a formulação de planos de ação, de forma que todo o grupo contribua com sugestões que norteiem os próximos passos.
Agora, você já sabe todos os passos da implementação do Balanced Scorecard. Que tal conhecer os benefícios que ele pode trazer à sua organização?
Benefícios do Balanced Scorecard
O uso adequado do Balanced Scorecard aumenta as chances de a empresa efetivamente alcançar as estratégias estipuladas, e no geral, melhora os resultados na administração da empresa. Vamos falar um pouco mais das vantagens desse método:
Melhora o planejamento estratégico
Essa, sem dúvida, é uma das vantagens mais visíveis e importantes. O BSC é um método lógico que ajuda os gestores a pensarem nas relações de causa e efeito, através do mapa estratégico. O processo de criação do mapa garante que o consenso seja alcançado em um conjunto de objetivos estratégicos.
Assim, os resultados de desempenho, facilitadores ou impulsionadores do desempenho futuro, são mapeados para criar uma imagem completa da estratégia.
Melhor comunicação e execução estratégica
Imagine a situação: quando não entendemos determinado assunto, fica difícil tentar ajudar, certo? No BSC, é a mesma coisa. Como uma pessoa envolvida vai ajudar a executar uma estratégia que ela não entendeu completamente?
Aí entra a importância do mapa estratégico. Ele é uma ferramenta que permite que todas as áreas da empresa comuniquem a estratégia interna e externa facilmente, de forma visual, dinâmica e simples, para que todos consigam compreender os objetivos. Dessa forma, essa “imagem em uma página” facilita a compreensão da estratégia e ajuda a envolver a equipe e os stakeholders na revisão e entrega da estratégia.
Aumenta o alinhamento entre projetos e iniciativas
O Balanced Scorecard ajuda os colaboradores e a organização a mapear seus projetos e iniciativas em direção aos objetivos estratégicos, assim, garante que os projetos estejam totalmente focados na entrega dos objetivos mais estratégicos possíveis.
Melhora a gestão da informação
A abordagem do BSC ajuda as organizações a arquitetar KPIs de desempenho para seus mais variados objetivos estratégicos. Isso ajuda a garantir que as empresas acompanhem os números que realmente importam, evitando perda de tempo e dinheiro. Além disso, contribui para tomadas de decisões mais precisas.
Facilita o alinhamento dos processos
Um BSC bem feito e implementado também ajuda a alinhar processos organizacionais como orçamentos, gestão de riscos corporativos, etc. Isso possibilita a criar uma organização realmente focada na estratégia.
Entendeu como o Balanced Scorecard funciona? Se você quer se aprofundar mais ainda no tema, confira nosso webinar sobre BSC de processos! É só clicar no banner abaixo e assistir o conteúdo gratuitamente:
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
Normalmente as organizações possuem uma lista infinita de projetos. Mas como conciliá-los com o tempo e os recursos disponíveis? A priorização de projetos é uma prática fundamental para garantir que sejam realizadas apenas as iniciativas certas e, portanto, contribui na obtenção da vantagem competitiva do negócio. Quer ficar por dentro deste assunto? Neste post você vai ver:
Priorização de projetos é o processo pelo qual as iniciativas são identificadas, analisadas e selecionadas. Portanto, trata-se de uma prática que tem por objetivo criar um ranking de relevância dos projetos, através do estabelecimento de critérios claros e compartilhados na organização. Isso ajuda a trazer visibilidade para o que deve ser feito primeiro.
Priorizar os projetos de uma forma estruturada é importante para reduzir conflitos entre as áreas. Uma vez que você trate com transparência a seleção dos projetos, comunicando os critérios utilizados, é natural que o estresse e a ansiedade das pessoas sejam reduzidos.
Existem algumas ferramentas que ajudam a promover a priorização de projetos de forma estruturada, abrangendo diversos níveis de complexidade. Confira nossa lista de ferramentas de priorização de projetos e identifique qual a ideal para o nível de maturidade da sua organização.
Ferramentas para priorização de projetos
1. Matriz 4×4
Trata-se de uma matriz que considera dois critérios na priorização de projetos. Cada critério deve receber uma pontuação de 1 a 4 e a combinação das pontuações entre os dois critérios vai determinar qual ação deverá ser tomada sobre o projeto. Uma matriz 4×4 normalmente vai se parecer com a figura abaixo:
Como você observou cada um dos quadrantes possui uma ação diferente:
Fazer agora: válido para os projetos que devem ser feitos imediatamente.
Programar para fazer: válido para os projetos que são importantes, mas precisam de um pouco mais de planejamento para serem realizados.
Delegar ou fazer quando der: válido para os projetos que valem a pena ser feitos, mas sobre os quais não há grande compromisso com o prazo.
Ignorar: válido para os projetos que são tão irrelevantes que não vale a pena gastar energia com eles.
Existem alguns critérios comuns na matriz 4X4, como custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto etc. Contudo, algumas organizações podem definir critérios que sejam mais direcionados para o modelo de gestão da organização.
O que destacamos é que, conforme o quadrante que a iniciativa se enquadrar, temos sugestões de decisões a serem tomadas. Com isso, a seleção das iniciativas a serem atacadas se tornam mais conscientes.
Matriz de custo-benefício
Leva em consideração quanto será investido no projeto e qual o retorno que o projeto irá trazer. Esse retorno não precisa ser necessariamente financeiro. É importante considerar que:
Projetos com o maior benefício e o menor custo devem ser feitos primeiro;
Projetos que apresentam tanto benefício quanto custo altos devem ser programados para fazer;
Projetos que apresentam tanto benefício quanto custo baixos podem ser feitos quando sobrar uma brecha na fila;
Projetos que têm pouco benefício e custo alto não devem ser feitos, pois não há como justificar o investimento. Caso esse tipo de projeto seja feito, ele provavelmente será candidato à suspensão em determinado momento da gestão das demandas.
Matriz de urgência e importância
Leva em consideração quanto tempo há para executar o projeto e qual o impacto que o projeto vai gerar na organização. Ao analisar a urgência você precisa se perguntar se o projeto requer ação imediata e se há alguma ação de contorno para o problema enquanto o projeto não é executado. Já ao analisar o impacto você precisa se perguntar se o projeto é relevante, se ele pode afetar o faturamento e se ele está relacionado com a perda de clientes.
É importante considerar que:
Projetos muito importantes e muito urgentes devem ser feitos primeiro;
Projetos muito importantes e pouco urgentes devem ser planejados;
Projetos muito urgentes e pouco importantes devem ser feitos quando tiver uma brecha na fila de pendências;
Projetos pouco urgentes e pouco importantes devem ser ignorados.
Matriz de esforço e impacto
Considera quanto de energia será gasto no projeto e qual o efeito que o projeto vai gerar na organização. É importante considerar que:
Projetos que geram alto impacto e exigem pouco esforço devem ser feitos primeiro;
Projetos que geram alto impacto e exigem muito esforço devem ser planejados;
Projetos que trazem pouco impacto e exigem pouco esforço devem ser feitos na medida do possível;
Projetos que trazem pouco impacto e exigem muito esforço devem ser ignorados.
2. Matriz GUT
A matriz GUT é uma ferramenta de priorização que considera os critérios de gravidade, urgência e tendência na seleção dos projetos. A gravidade se refere ao impacto que o projeto vai gerar na organização. A urgência se refere à pressão existente para gerar a solução que está sendo considerada no projeto, portanto, tem uma relação direta com o prazo. Já a tendência se refere à potencialidade do problema (resolvido pelo projeto) piorar ao longo do tempo.
Para calcular a GUT é muito simples: basta atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios de cada projeto e, no fim, multiplicar esses número para obter um score, que será utilizado para ranquear os projetos. Então, um projeto que recebeu nota 4 para gravidade, nota 3 para urgência e nota 5 para tendência terá um score de 60 pontos. Lembrando que na GUT a pontuação mínima é de 1 ponto e a pontuação máxima é de 125 pontos.
GUT = Gravidade * Urgência * Tendência
Aproveite para baixar a nossa matriz GUT em Excel, que calcula e prioriza o score automaticamente para você!
3. Matriz BASICO
A matriz BASICO é uma ferramenta de priorização de projetos que considera seis critérios na seleção das iniciativas. São eles:
Benefício para a organização: quais as vantagens de realizar o projeto?
Abrangência dos resultados: quantas pessoas/áreas serão afetadas com a realização do projeto?
Satisfação do cliente interno: o projeto afetará positivamente na experiência dos colaboradores?
Investimento requerido: qual o orçamento necessário para realizar o projeto?
Cliente externo satisfeito: o projeto afetará positivamente na experiência do consumidor?
Operacionalidade simples: o projeto é fácil de ser executado?
Após atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos seis critérios de cada iniciativa, é preciso somar essas notas. O resultado da soma equivale ao score do projeto, que servirá como base para determinar a sua posição no ranking dos projetos. Por exemplo: se um projeto recebe nota 5 para benefício, nota 2 para abrangência, nota 4 para satisfação do cliente interno, nota 5 para investimento, nota 1 para satisfação do cliente externo e nota 3 para operacionalidade, seu score é de 20 pontos. Ao final, é possível fazer um ranking dessas demandas, gerando uma lista de projetos priorizados.
BASICO = Benefício para a organização + Abrangência dos resultados + Satisfação do cliente interno + Investimento requerido + Cliente externo satisfeito + Operacionalidade simples
4. Matriz RICE
A matriz RICE é a mais complexa dessa lista. Ela leva em consideração quatro critérios: Reach, Impact, Confidence e Effort.
Reach é o número de pessoas que serão atingidas pelo projeto;
Impact é o grau de impacto do projeto na vida das pessoas. Ele se divide em: massivo (3x), grande (2x), médio (1x), baixo (0,5x) e mínimo (0,25x).
Confidence é o nível de confiança no resultado. Ele se divide em: alto (100%), médio (80%), baixo (50%) e mínimo (20%).
Effort é o tempo necessário para realizar o projeto.
Para calcular a matriz RICE aplicamos a seguinte fórmula:
RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort
Então, por exemplo, se um projeto vai impactar 150 pessoas, possui um grau de impacto médio, um nível de confiança médio e um tempo de execução de 6 meses, o cálculo do RICE ficaria assim: RICE = 150 * 1 * 80/100 * 6 RICE = 150 * 0,8 * 6 RICE = 720
Após aplicar esse cálculo para todos os projetos, basta montar o ranking de iniciativas para gerar a lista de projetos priorizados.
Outros critérios para priorização de projetos
Utilizar ferramentas de priorização de projetos certamente trará mais clareza na hora de decidir quais projetos deverão ser feitos (e em qual momento) e quais serão descartados. Mas, não basta apenas montar o ranking e sair executando a lista de iniciativas. Em algumas situações, como quando já estamos com todos os recursos alocados, é preciso olhar para outros critérios fora dessas matrizes. Alguns exemplos desses critérios são:
Obrigatoriedade legal: projetos que são exigidos por uma lei ou por uma política interna da organização precisam receber pontuação máxima ou mínima, sem meio-termo.
Alinhamento estratégico: projetos que ajudam a executar o planejamento estratégico da organização precisam receber mais pontos na priorização de projetos.
Probabilidade de sucesso: quanto menor a quantidade de riscos de um projeto, maior a pontuação que ele deve receber e vice-versa.
Prazo para gerar resultados: projetos que trazem mais resultados rapidamente devem passar na frente de projetos que demoram a trazer resultados.
Situação do projeto: quanto maior o percentual de realização do projeto, maior é o peso dele na priorização de projetos.
Para fazer a análise de toda a lista de demandas você pode montar um comitê de demandas, que será responsável por avaliar a capacidade da equipe, selecionar os projetos e ajustar o ranking obtido conforme outros critérios que não foram considerados na ferramenta de priorização. É importante que isso seja feito durante reuniões colaborativas, que envolvam pessoas estratégicas na gestão de projetos.
O ideal é que este comitê de demandas seja o próprio PMO (escritório de projetos). Por isso, assista ao nosso webinar gratuito e aprenda a fazer a priorização do seu portfólio de projetos com foco no resultado!
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