Se você trabalha com gestão, é muito provável que você já tenha ouvido a frase “precisamos melhorar a maneira como executamos nossas atividades e processos” na sua rotina de trabalho, não é?
Pensando nisso, hoje vamos falar sobre as práticas que ajudam a melhorar os processos de uma organização: o BPM e o BPMS! Você já ouviu falar sobre esses termos?
Nest post, vamos falar sobre a relação entre eles e como podem melhorar a maneira como você executa suas tarefas, deixando seus processos mais inteligentes.
Podemos dizer também que uma empresa que utiliza essa disciplina para executar seus processos também promove a melhoria contínua, uma vez que leva a buscar oportunidades para o aprimoramento em ciclos.
Isso porque o ciclo de vida do BPM trabalha com todos os aspectos de uma organização: da estratégia às tecnologias utilizadas.
Quer saber como aplicar o BPM na prática? Leia mais a seguir!
Como aplicar o BPM na prática?
Para colocar o BPM em prática, é preciso seguir uma sequência simples de ações: planejar, fazer, checar e agir.
E como falamos no tópico acima, essa disciplina acaba criando um ciclo de melhora contínua, sempre buscando por novas otimizações.
Entre as etapas do ciclo de vida do BPM, duas atividades principais se destacam e garantem que os processos sejam constantemente transformados: o mapeamento e a melhoria de processos.
Mapeamento de processos
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta gerencial usada para analisar, detalhar e documentar os processos do negócio.
Essa ferramenta possibilita conhecer a fundo o processo, perceber seus problemas e agir sobre eles, além de:
Simplificando: é possível reunir todo o conhecimento coletado sobre os processos estudados. Para isso, o mapeamento de processos segue 6 etapas principais:
Envolver as pessoas em uma construção colaborativa;
Já a melhoria de processos é uma metodologia de redesenho das operações e projetos. Também conhecida como Business Process Improvemnet (BPI), a sua intenção é aumentar a performance dos processos, por meio de:
Redução de custos;
Aumento de produção;
Enxugar operações.
Assim como o mapeamento, a melhoria de processos segue algumas etapas essenciais:
Por fim, pensando em como tornar a otimização de processos ainda mais eficaz, podemos pensar na tecnologia como parceira estratégica do negócio.
Isso mesmo, além de mapear e melhorar os processos, podemos automatizá-los!
E é aí que entra o BMPS, mais um termo nessa sopa de letrinhas, e a alternativa ideal para elevar ainda mais a performance do seu negócio.
Entenda melhor a seguir!
O que é BPMS?
Business Process Management System (BPMS), ou sistema de gestão de processos de negócio, nada mais é do que um sistema tecnológico para a automatização dos processos envolvidos na gestão de uma organização.
O BPMS trabalha com a automatização do que envolve as pessoas, métodos e tecnologias do processo. Com isso, é possível ter acesso a funções, como:
Ferramentas visuais para modelagem de processos;
Motor de workflow;
Roteamento de atividades;
Redistribuição de carga de trabalho;
Interoperabilidade (arquitetura SOA);
Monitoramento de processos (BAM);
Métricas e informações gerenciais (Business Inteligence);
Rastreabilidade de processos;
De qualquer modo, é fato que os termos BPM e BPMS são praticamente iguais. Por isso, pode ser que seus devidos papéis ainda não tenham ficado claros.
Na prática, o BPM e o BPMS têm mais do que apenas uma letra separando suas definições.
Ainda está com dúvidas?
Acompanhe e entenda mais sobre as diferenças entre BPM e BPMS!
BPM e BPMS: qual a diferença?
O BPM consiste na gestão de processos, um conjunto de conhecimentos, práticas e princípios. O objetivo do BPM é identificar, mapear e melhorar os processos de uma organização.
Enquanto isso, o BPMS é um sistema, ou seja, uma tecnologia que possibilita modelar e automatizar os processos melhorados pelo BPM.
Pensando no conjunto dessa obra, o BPM e o BPMS trabalham juntos!
Fique tranquilo, esses termos não são nenhum bicho de 7 cabeças…
Pelo contrário, a razão deles estarem aí é justamente facilitar a sua gestão de processos, a sua rotina de tarefas e com isso, fazer você entregar melhores resultados!
As organizações estão sempre buscando o aperfeiçoamento do seu trabalho. Afinal, a saúde dos processos afeta diretamente o desempenho da empresa. Por isso, a melhoria de processos (BPI) tem sido um conceito bastante estudado por analistas e gerentes de processos.
A Melhoria de Processos, também chamada de Business Process Improvement (BPI), é o reparo incremental dos processos de uma organização. Essa prática tem como objetivo garantir que os processos atendam às expectativas do negócio e dos clientes e, desta forma, tragam os resultados esperados.
Para efeito de alinhamento, aqui estamos considerando os processos ponta a ponta, isto é, aqueles que envolvem mais de um departamento e estão diretamente ligados à percepção de valor pelos clientes.
“Melhoria de Processos de Negócio (BPI – Business Process Improvement) é uma iniciativa específica ou um projeto para melhorar o alinhamento e o desempenho de processos com a estratégia organizacional e as expectativas do cliente.”
Então, a melhoria de processos envolve:
Analisar o processo atual para compreender como ele pode ser melhorado;
Montar o fluxo de trabalho do processo para que ele entregue valor ao cliente.
Sendo assim, é preciso considerar que a melhoria de processos utiliza uma abordagem disciplinada. Ou seja, existem várias formas de fazer melhorias nos processos. Dependendo da abordagem escolhida, ela pode exigir um ferramental diferente, como veremos adiante.
Outro cuidado que deve ser tomado é não confundir melhoria de processos com automação de processos. As duas coisas podem coexistir, mas uma não é dependente da outra. É possível (embora não recomendado) automatizar os processos sem melhorá-los ou então melhorar os processos sem fazer a sua automação. Tudo vai depender das condições dos processos. Cada caso é um caso!
Mas, por que melhoria de processos é tão importante? Ela é responsável por identificar gargalos, lacunas e imperfeições nos processos, tornando-os mais produtivos e eficientes. Dessa forma, todos saem ganhando: a organização, os clientes e a sociedade.
Existem outros motivos que justificam a importância da melhoria de processos, como veremos a seguir.
Mapear e resolver os pontos de melhorias nos processos é um exercício interessante porque normalmente causa impactos imediatos nos custos dos processos. Um processo que possui várias brechas e momentos de enfileiramento utiliza recursos desnecessários que poderiam ser investidos em outras demandas.
A melhoria de processos resolve esses problemas e possibilita que o recurso financeiro seja deslocado para áreas prioritárias do negócio ou deixe de ser gasto. Além disso, ela proporciona uma visão sobre o processo que torna fácil diferenciar as atividades que geram valor daquelas que não possuem impacto direto nas vendas.
2. Otimização de Tempo
Lembra dos gargalos (enfileiramentos) que falamos lá em cima? Eles são uma das maiores causas de imperfeições em processos. Um lado bom disso é que gargalos normalmente são fáceis de resolver. O difícil mesmo é perceber onde é preciso atuar, ou seja, em qual parte do processo ocorre o gargalo e quem é responsável por ele.
Uma dica legal é utilizar o Design Thinking na hora de mapear os processos, pois ele traz a percepção dos envolvidos sobre as atividades que estão fazendo. Pode ser que algumas dessas atividades apresentem formas melhores de execução. Outras podem até mesmo ser consideradas desnecessárias. Dessa forma, uma construção colaborativa promovida pelo Design Thinking tem grande potencial de gerar quick-wins, que são pequenas mudanças que trazem grandes resultados em pouco tempo.
3. Aumento de Resultados
Como falávamos no tópico anterior, o BPI pode gerar o tão desejado aumento de resultados. Vamos te dar um exemplo para explicar o porquê. Se antes um produto levava 3 horas para ser produzido a um custo de R$20,00, após a melhoria de processos esses números poderiam ser reduzidos para 2h30 e R$15,00, respectivamente. Ao produzir mais em menos tempo e com o menor custo, é natural que o número de vendas aumente e, consequentemente, o lucro da empresa também. Mas esse é apenas um exemplo.
Vamos agora à aplicação prática da melhoria de processos.
Como aplicar a Melhoria de Processos em 5 etapas
Não existe um passo a passo único para fazer melhoria de processos, mas entendemos que existem algumas etapas fundamentais, como identificação, priorização, preparação, redesenho e implementação. Conheça um pouco sobre cada uma delas a seguir:
1. Identificação de Processos
Nesta etapa inicial, a organização deve fazer um levantamento de seus processos ponta a ponta. No caso de já ter feito uma padronização de processos anteriormente, pode ser muito útil resgatar essa documentação. Identificar quais os processos existentes na empresa deve ser um exercício de reflexão sobre as práticas de gestão. É preciso se perguntar:
Por que esses processos existem?
Para quem esses processos entregam valor?
Quais produtos e/ou serviços são entregues nesses processos?
Como está a saúde dos processos?
Como estão as metas e indicadores?
As respostas dessas perguntas serão bastante úteis na etapa seguinte.
2. Priorização de Processos
Após listar os processos identificados na etapa 1, é preciso priorizar os processos. Uma das formas de fazer isso é criar um sistema de pontuação que vai do processo mais crítico ao processo menos crítico. A ordem de importância desses números será, então, o critério para priorizar a melhoria de processos e definir qual processo deve ser melhorado primeiro.
Outra forma é avaliar a saúde do processo por meio de indicadores que demonstrarão o quanto estamos distantes das metas. Não é recomendável melhorar todos os processos de uma vez, pois durante os trabalhos pode-se verificar oportunidades de transformação de processos para o futuro. Ou seja, a melhoria de um processo vai impactar em outros.
3. Preparação para a Melhoria de Processos
Após escolher o primeiro processo que passará pela melhoria de processos é hora de definir ou deixar claro:
Quem é o dono do processo
Uma boa gestão de processos incentiva a cultura de prestação de contas. Isso é materializado através da figura do “dono” do processo, isto é, aquela pessoa dita como responsável pelo processo. Também há os “participantes”, que têm a missão de ajudar o dono do processo a conquistar o objetivo.
Quais os limites do processo
Todo processo possui uma entrada (input) e uma saída (output). Estabelecer as fronteiras do processo e o cruzamento do trabalho entre os departamentos é essencial na melhoria de processos. Dessa forma, tem-se uma visão abrangente das atividades que precisam ser realizadas e como melhorá-las.
Qual a equipe que fará parte do trabalho de melhoria
O grupo que fará parte do projeto de BPI precisa ser criativo e multidisciplinar. Ter uma pluralidade de opiniões é muito produtivo para o processo, pois permite que ele seja visto de diversos ângulos.
Qual será o alvo do processo
Todo processo precisa ter um objetivo. Se você não consegue identifica-lo facilmente, talvez você deva voltar para a fase 1 e repensar a lista de processos, pois talvez o levantamento não esteja adequado.
Consiste em definir as etapas do processo e o fluxo de trabalho. Isso definirá como as atividades deverão ser realizadas na organização e qual a responsabilidade dos diversos envolvidos. Depois de desenhar o processo melhorado é preciso medir e avaliar o processo.
Dessa forma será possível identificar, selecionar e testar as melhorias antes de implanta-las efetivamente. Essa prática irá garantir que as melhorias realmente trarão resultados e não comprometerão o processo.
5. Implementação das Melhorias
É comum que haja certa resistência na implementação de um novo processo. É preciso levar em consideração que um novo modelo de trabalho pode assustar as pessoas. Por isso, é necessário realizar treinamentos antes das mudanças e suporte logo após a implantação da melhoria. Isso é chamado de operação assistida e visa minimizar os impactos do novo processo no cotidiano dos colaboradores.
Após implementar, é preciso acompanhar os indicadores. O monitoramento visa medir o processo para que a melhoria seja contínua. Em outras palavras, ele deve assegurar que os processos estejam sempre saudáveis.
Abordagens e Ferramentas para Melhoria de Processos
1. Lean
O Lean é uma abordagem que se originou no Sistema Toyota de Produção e tem como objetivo reduzir os desperdícios no processo produtivo. De acordo com o BPM CBOK, o Lean visa “obter as coisas certas, para o lugar certo, na hora certa, na quantidade certa, minimizando o desperdício e sendo flexível e aberto à mudança”.
O Six Sigma é uma abordagem que tem como objetivo atingir processos perfeitos. Essa abordagem avalia os defeitos com base em especificações técnicas. Por isso, pode ser aplicada a diversos setores, tanto em processos produtivos como em processos administrativos. Conforme o BPM CBOK, “a representação estatística de Six Sigma descreve quantitativamente como um processo é executado. Ao atingir seis sigmas, um processo obtém a capacidade de apresentar não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades de defeito”.
3. TQM
Gerenciamento da Qualidade Total ou Total Quality Management (TQM) é uma abordagem considerada precursora do Six Sigma. Ela é baseada no controle e monitoramento do processo para identificar defeitos e oportunidades de melhoria. Dessa forma, seu objetivo é proporcionar a melhoria contínua. Para o sucesso dessa abordagem é essencial integrar o cliente ao processo e adotar uma visão outside-in (de fora para dentro).
4. 5W1H
É uma ferramenta para elaborar planos de ação. Pode ser utilizada para planejar a implementação das melhorias. Incentiva a reflexão sobre as perguntas fundamentais:
O quê? (What?)
Por quê? (Why?)
Quando? (When?)
Onde? (Where?)
Quem? (Who?)
Como? (How?)
5. Matriz GUT
A matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização de processos. Ajuda a classificar os processos de acordo com:
(G)ravidade: analisa a intensidade dos impactos do processo.
(U)rgência: analisa o quão emergencial é a melhoria desse processo.
(T)endência: analisa os rumos que o processo poderá tomar se não for alterado imediatamente.
6. Matriz BASICO
Também pode ser utilizada para a priorização de processos. Exige que sejam analisados os seguintes pontos:
(B)enefício: quanto o processo irá beneficiar a organização?
(A)brangência: qual a amplitude do processo?
(S)atisfação: quem o processo beneficia?
(I)nvestimento: quanto é preciso para melhorar o processo?
(C)liente: o quanto o processo impacta na geração de valor ao cliente?
(O)peracionalidade: qual o grau de dificuldade para melhorar esse processo?
É amplamente conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, pois esta ferramenta auxilia a identificar a causa-raiz de um problema. No caso da melhoria de processos é especialmente indicado para levantar soluções para desvios identificados nos processos. É preciso analisar tudo que está fora dos limites estabelecidos e entender o que está causando o desvio para poder ajustar o processo.
É um método para melhoria contínua de processos. Ele possui quatro etapas fundamentais:
Plan (Planejar): definir aquilo que precisa ser feito antes de melhorar o processo.
Do (Fazer): identificar e implantar as melhorias de processos.
Check (Checar): verificar se as melhorias implementadas estão trazendo os resultados esperados.
Act (Agir): intervir nos processos caso sejam necessários ajustes.
Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre mapeamento, melhoria de processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a Gestão de Processos na sua empresa!
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
Para se manterem competitivas, as empresas precisam constantemente transformar seus modelos de negócio com olhos no futuro, através de seus processos.
No ambiente coorporativo, a otimização de processos é um termo muito utilizado quando falamos na transformação de uma organização.
Mas você sabe o que ele realmente significa?
Acompanhe nosso post e entenda de que forma a otimização de processos pode potencializar o seu negócio! Leia a seguir:
O que é otimização de processos?
Importância da otimização de processos
Benefícios da otimização de processos
Quais os sintomas de empresas que não otimizam processos?
Como otimizar processos?
6 Ferramentas para otimizar processos
Em primeiro lugar, vamos começar com um conceito importante: o que é otimização de processos?
O que é otimização de processos?
Otimização de processos consiste no conjunto de ações realizadas por uma organização para melhorar o desempenho dos processos de negócio.
Para isso, a otimização de processos adota práticas e ferramentas com o propósito de:
Identificar oportunidades de melhorias;
Encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos;
Buscar melhores resultados;
Otimizar os recursos utilizados;
Modelar e redesenhar os processos;
Implantar os processos;
Monitorar e aprimorar os processos constantemente.
Por sua vez, a otimização de processos é a evolução de outra prática: a melhoria de processos, que consistia apenas na padronização e documentação de processos.
Pensando dessa forma, a organização considerava ter encontrado o modelo ideal para os processos, e deveria apenas aprimorá-lo quando saísse do padrão desejado.
Em outras palavras, seria como ter o carro ideal, mas com o pneu furado. Nesse caso, a solução seria mais simples…
No entanto, hoje a transformação de processos exige muito mais do que isso, caso a organização busque se destacar entre a concorrência.
Dessa maneira, a otimização de processos se baseia na necessidade de elevar os processos a um outro patamar, em que podem se tornar mais ágeis e eficientes.
Para isso, incentiva:
Constante monitoramento e avaliação da performance dos processos;
Uso de indicadores para medir a performance;
Cerimônias de apresentação de resultados rotineiramente;
Elaboração de novos planos de ação sempre que necessário.
Ou seja, a ideia é transformar os processos em algo novo e melhorado, cada vez mais!
Bom, agora que já que esclarecemos o conceito de otimização de processos podemos partir para o próximo tópico!
Você sabe qual a importância da otimização de processos?
Acompanhe a leitura e descubra!
Qual a importância da otimização de processos?
A otimização de processos é importante porque encoraja a organização a avaliar os processos com um olhar clínico, de forma detalhada por meio do mapeamento de processo.
Dessa maneira, é possível identificar os menores dos gargalos e e eliminar qualquer desperdício de recursos. Ou seja, remover tudo aquilo que atrapalhe a performance dos processos.
Mas mais do que isso, na otimização de processos é fundamental que os processos sejam monitorados por meio de indicadores.
Assim, a análise contínua dos processos permite que eles continuem a ser melhorados de forma cíclica.
Como resultado, a performance dos negócios é elevada e os produtos ou serviços entregues possuem mais valor agregado para os consumidores.
Para isso, na otimização dos processos também é aplicada a prática da visão ponta a ponta dos processos, no lugar de analisá-los por departamento. Assim, nenhum detalhe é perdido.
Para entender mais sobre a visão ponta a ponta, você pode assistir ao vídeo abaixo!
Assim, a otimização de processos é muito útil para ir além de percepções superficiais sobre os processos e mergulhar de verdade na sua transformação!
Mas, é claro: existem muitas outras vantagens em otimizar processos.
Conheça os seis principais benefícios de otimizar processos a seguir!
6 benefícios da otimização de processos que você precisa conhecer
Redução do tempo de entrega (lead time) para o cliente.
2. Redução de Riscos
A otimização de processos possibilita a redução de riscos, porque identifica e corrige as eventuais falhas nos processos.
Ainda, a padronização e detalhamento das atividades ajuda a garantir que haja:
Menor risco de erros humanos;
Acidentes de trabalho;
Investimentos mal realizados;
Reincidência de falhas nos processos.
3. Aumento da Eficiência
A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos.
Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.
A otimização também incentiva o desenho de processos. Isso traz clareza sobre quem é responsável por cada atividade e quais conhecimentos são necessários para a execução das tarefas.
Dessa forma, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência.
Com isso, é possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.
4. Maior controle dos processos
Por conta do mapeamento e desenho dos processos, a otimização permite que cada etapa dos processos seja identificada, bem como os setores pelos quais ele percorre.
Assim, além do caminho seguido pelo processo, torna-se claro quem são os responsáveis por cada atividade a ser realizada. Em outras palavras, a equipe sabe o que precisa ser feito!
Por fim, com os papéis devidamente atribuídos e a rota do processo detalhada em mãos, o controle dos processos é muito maior.
De bônus:
A comunicação entre as equipes é mais clara;
As lacunas são mais facilmente preenchidas;
Os responsáveis são rapidamente identificados.
5. Melhoria de Resultados
O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos.
Aqui, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor.
Por consequência disso, a empresa melhora o seu posicionamento de mercado, destacando-se entre os seus concorrentes.
Além disso, há uma melhora na experiência do cliente com a marca, o que aumenta os índices de satisfação.
6. Resolução de Problemas
Quando os processos não são otimizados é bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dos problemas.
Isso porque nesse cenário o gestor trabalha mais focado em “apagar incêndios”, atuando nas consequências sem eliminar a causa.
Afinal, em processos não otimizados é mais difícil identificar falhas ou lacunas.
Por outro lado, processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas e aumentam os resultados da organização.
Por fim, como prova de tudo o que acabamos de explicar, apresentamos um caso real!
Confira no vídeo abaixo o case de sucesso de transformação de processos de um dos clientes da Euax Consulting:
Apesar de ser um trabalho complexo e contínuo, a otimização de processo traz diversas vantagens para o negócio.
Já entendeu o que é otimização de processos e qual a sua importância?
Se por acaso você ainda estiver em dúvida a isso ou em relação à necessidade da sua organização otimizar processos, acompanhe a leitura!
No próximo tópico iremos listar os principais sintomas de processosnão otimizados e você poderá descobrir se sua empresa se encaixa em algum deles!
Preparado? Veja só:
Quais os sintomas de empresas que não otimizam processos?
Entre os principais sintomas de processos não otimizados, listamos cinco que podem estar presentes no dia a dia da uma organização.
Leia a seguir e descubra se a performance do seu negócio está em risco!
Produtos ou serviços não padronizados;
Atrasos frequentes nos prazos de entrega;
Insatisfação dos clientes em relação à qualidade dos serviços ou produtos;
Gestores com dificuldades em delegar funções ou atribuir responsáveis;
Equipe não sabe o que precisa ser executado;
Dificuldade frequente em mensurar resultados ou planejar metas.
Se identificou com alguma delas?
Muito bem, então já passou da hora da sua empresa investir na otimização de processos.
Contudo, para que ela possa ser feita de forma assertiva, é necessário passar por algumas etapas essenciais. Conheça quais são elas:
Também chamado de AS-IS, ele consiste em reconhecer e compilar os processos atuais.
Normalmente, as empresas fazem este trabalho a partir do entendimento dos líderes. Mas, é muito interessante envolver as pessoas que vivem os processos todos os dias no mapeamento de processos.
Afinal, você precisa garantir que está fazendo as perguntas certas para as pessoas certas.
Nesta etapa você deve responder às perguntas:
Para que serve este processo?
Quais são as principais atividades do processo?
Quem são as pessoas envolvidas neste processo?
Quais os pontos negativos deste processo?
Nesse sentido, dinâmicas em grupo conduzidas por um mediador são muito bem-vindas.
Experimente adotar também práticas e princípios do Design Thinking e torne o mapeamento mais colaborativo.
2. Faça mudanças nos processos
Bom, se num primeiro momento você levantou os processos atuais da organização, o segundo passo será tomar alguma atitude sobre os processos.
A partir dos indicadores de performance e dos relatos coletados durante o mapeamento, é possível encontrar soluções que transformem de verdade os processos.
Essas soluções incluem desde pequenas até grandes mudanças, como a automação de processos, por exemplo.
Muita gente se assusta com o termo mudanças, pois é muito comum haver uma certa resistência com o novo.
Para driblar isso, é interessante investir em canais de comunicação e educação, como uma universidade corporativa, por exemplo. E claro, sempre se manter atualizado!
Nesse sentido, cabe ressaltar que o uso de ferramentas de modelagem de processos também é bastante útil na hora de aplicar a automação. Afinal, essa prática permite a documentação dos processos..
Isso se aplica tanto para facilitar a diagramação dos processos como para criar um desenho legível por softwares de automação.
A otimização e gestão de processos é um trabalho contínuo. Não é porque você mapeou e transformou seus processos uma vez que não precisará mais fazer isso.
Mas como saber qual o momento certo de mudar?
É preciso monitorar o desempenhodos processos e acompanhar como ele se comporta com o passar do tempo. A partir da comparação entre a performance anterior e a performance atual fica mais fácil saber a hora de fazer reajustes.
É preciso encarar os 3 passos da otimização de processos como um ciclo!
No entanto, para facilitar a vida dos gestores, podemos contar com a ajuda de algumas ferramentas na otimização de processos.
Confira a seguir 6 ferramentas que podem te ajudar a otimizar processos!
6 Ferramentas para otimizar processos
Partimos do princípio de que uma boa ferramenta garante:
Controle das operações;
Espaço para execução;
Geração de dados;
Extração de indicadores.
Por isso, reunimos uma lista com seis ferramentas para otimizar processos!
Em resumo, trata-se de uma ferramenta de BPM, um software que permite:
Elaborar mapeamento de processos;
Monitorar processos;
Automatizar o fluxo de tarefas e informações.
Para saber mais sobre o BPM, BPMS e outros termos que envolvem o gerenciamento de processos, você pode acessar o vídeo abaixo!
2. Kanban
O Kanban é uma ferramenta visual de controle dofluxo de trabalho, que funciona através de um quadro, com cartões e colunas.
Assim, conforme as atividades forem realizadas, os cartões avançam as colunas. Dessa forma, tanto o gestor como a equipe podem visualizar:
O andamento do processo;
Quem são os responsáveis por cada atividade;
O tempo gasto em cada atividade;
A necessidade de novas demandas.
3. Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um método que serve para identificar e solucionar problemas em processos. Ele auxilia os gestores a realizarem uma análise dos processos de forma contínua, elevando o nível de qualidade e maturidade dos processos.
O método PDCA é dividido em 4 fases:
Plan (planejar);
Do (fazer);
Check (checar);
Act (agir).
Entenda abaixo cada uma delas:
Assim, o PDCA:
Facilita a identificação e caracterização dos problemas;
Aponta quais são os processos que estão com problemas;
Facilita a elaboração de um plano de ação;
Traz resultados com base em indicadores;
Gera novas soluções (não é preciso reinventar a roda, não é mesmo?)
4. Process Decision Program Chart (PDPC)
PDPC (Process Decision Program Chart), ou Gráfico do Programa de Decisão do Processo, é uma ferramenta gerencial de qualidade, utilizada para auxiliar no planejamento de riscos.
Entre os principais objetivos dessa técnica estão:
Identificar previamente os diferentes resultados possíveis para cada processo;
Antecipar as possíveis falhas;
Desenvolver planos de ação para lidar com resultados indesejados.
Para isso, incentiva o monitoramento de cada atividade, como demonstrado no quadro abaixo:
5. Jornada do Cliente
A Jornada do cliente consiste no mapeamento dos sentimentos e impressões do cliente ao longo das etapas da jornada de compra.
Para isso, a jornada do cliente passa por quatro etapas principais:
Estudo da persona do consumidor;
Pesquisa e análise da jornada de compra;
Reunião com a equipe para propor um plano de ação;
Entrega do relatório final com todas as observações.
O Lean é uma filosofia de gestão do Sistema Toyota de Produção (STP) focada na redução de desperdícios.
No português, o termo “lean” se traduz para enxuto. A meta do Lean é entregar um produto ou um serviço com alta qualidade, baixo custo e no menor Lead Timepossível.
Para isso, busca:
Fazer a coisa certa, no lugar certo, na hora certa, na quantidade certa;
Minimizar desperdícios;
Ser flexível e aberto às mudanças;
Reduzir o tempo entre o pedido e sua entrega ao cliente.
Enfim, a Otimização de Processos pode ocorrer de inúmeras formas. Mas sempre que realizarmos mudanças para melhorar o resultado de um processo, estamos transformando!
De qualquer forma, mesmo com o auxílio de ferramentas, ter processos ótimos não é uma condição permanente.
Existem fatores externos que contribuem para a queda ou aumento de desempenho. Por isso, é preciso ficar ligado!
Ter processos claros e bem definidos é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização e, assim, aumentar o desempenho do negócio.
Mas como alinhar os processos aos objetivos estratégicos da empresa e promover a melhoria contínua?
Temos a solução!
Para aprofundar ainda mais seus conhecimentos, juntamos em um material exclusivo todas as informações fundamentais para compreender e realizar a gestão de processos.
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
As certificações profissionais estão cada vez mais valorizadas em distintos setores do mercado, sobretudo naqueles ligados às áreas de tecnologia da informação e gestão de projetos. Por isso, quando o assunto é BPM, um profissional com certificação CBPP é extremamente cobiçado pelas empresas e respeitado pela comunidade internacional.
O CBPP (Certified Business Process Professional) é a principal certificação em BPM no mundo todo. Ela tem como objetivo atestar as competências, os conhecimentos, a experiência e a prática em gerenciamento de processos de negócio e certifica unicamente profissionais que trabalham com processos — organizações empresariais não podem obter o certificado.
O órgão responsável pela emissão é a ABPMP Internacional, entidade sem fins lucrativos que realiza um programa de testes reconhecido mundialmente. Seu objetivo principal é promover a disciplina e elevar os padrões dos profissionais de BPM.
No teste para a certificação é verificada a capacidade do candidato de articular os princípios e as práticas contidas no chamado BPM CBOK da ABPMP. Esse livro é um guia para o gerenciamento de processos de negócio e contempla uma gama de conhecimentos promovida e compilada por diversos especialistas da associação.
Apesar de o guia ser essencial, o exame de certificação CBPP avalia também a prática profissional e o acúmulo de experiência no setor para aprovar o candidato.
A quem se destina a certificação CBPP?
A certificação CBPP é destinada a todos os profissionais que trabalham diretamente com o gerenciamento de processos de negócio, independentemente do cargo ocupado.
Assim, se você possui experiência com o controle, a melhoria, a análise, a modelagem, a automação e a transformação dos processos, essa certificação será de grande importância na hora de comprovar sua expertise em qualquer lugar do mundo.
De que forma a certificação CBPP é obtida?
Para obter a certificação, o candidato é analisado por uma comissão da ABPMP que define se ele é elegível ou não para prosseguir para as outras etapas do processo. Nesse ponto, alguns pré-requisitos são exigidos.
O profissional deve ter experiência de, no mínimo, quatro anos em melhorias ou transformação de BPM. Todas as suas qualificações devem estar devidamente comprovadas e documentadas. Caso o aspirante possua graduação, a experiência exigida cai para três anos e meio.
No Brasil, ao ser considerado apto para o exame, o candidato pode realizar um curso com duração de três dias no chamado “Boot Camp”. Ele ocorre anualmente nas principais cidades brasileiras e funciona como um nivelamento do conhecimento. O calendário pode ser consultado no site da ABPMP Brasil.
Após o curso, o candidato realiza uma prova com duração de três horas e composta por 135 questões, todas elas em português. O nível de exigência da avaliação é bastante alto e, para conseguir a proficiência, deve-se atingir um mínimo de 70% de acertos.
O teste é feito no computador e o resultado é imediato.
Como a certificação CBPP é vista no Brasil?
A certificação CBPP é muito valorizada pelas instituições brasileiras e uma das que mais cresce em termos de BPM — graças à iniciativa da ABPMP, que criou uma página na web inteiramente dedicada ao Brasil.
Nela, é possível obter informações e novidades em português sobre o setor de gestão de processos, bem como se associar à entidade. Além disso, como a associação é muito respeitada, sua certificação é considerada como um grande diferencial profissional.
A certificação CBPP é vitalícia?
Como a ABPMP preza pela atualização e a melhoria constante no campo da BPM, a certificação ofertada por ela deve ser renovada a cada três anos. Isso garante que o profissional certificado esteja alinhado às principais tendências e transformações no setor.
Além disso, com a atualização da certificação, comprova-se que o candidato continua trabalhando na prática de gerenciamento de processos. No entanto, caso o profissional CBPP comprove ter realizado treinamentos periódicos ao longo dos três anos — e que totalizem 60 horas —, não será exigido que ele se submeta novamente ao teste.
Quais as principais vantagens em ser um profissional CBPP?
A principal vantagem da certificação CBPP é que ela concede ao profissional uma distinção de alto nível internacional — ela atesta que ele possui os conhecimentos e que domina as práticas mais avançadas em BPM em todo o mundo.
Esse nível de excelência comprovado é muito importante para buscar promoções na empresa e representa um grande diferencial em seleções para vagas em outras instituições.
Além disso, as próprias empresas se beneficiam das certificações, pois podem contratar profissionais realmente capacitados e que reúnem as qualificações técnicas para trabalhar no gerenciamento de processos de negócio.
Por fim, como um profissional CBPP você contribuirá para o próprio desenvolvimento e para o progresso dessa área, criando soluções dinâmicas e criativas que podem ser absorvidas pela associação. Conheça mais vantagens em ser um profissional certificado.
Como preparar-se para a certificação CBPP?
A preparação para a certificação CBPP envolve a comprovação de experiência junto à ABPMP é uma exaustiva rotina de estudos. Para preparar-se bem, estude o BPM CBOK como uma bibliografia obrigatória, mas também esteja atento a outros importantes livros publicados sobre a área.
O livro Business Process Management: Practical Guidelines to Successful Implementations, de John Jeston e Nelis Noan, e o Fundamentals of Process Management: Best Practices in Optimizing Cross-Functional Business Processes, de Robert Curtice, também serão excelentes aliados.
Você pode, ainda, inscrever-se em cursos preparatórios exclusivos para esse fim. Os treinamentos em grupo e individuais certamente ajudarão você a entender melhor os processos que compõem o caminho até a certificação. Isso te preparará de forma adequada para o exame e te deixará mais focado e tranquilo.
Viu como ser um profissional CBPP é de extrema importância para alavancar sua carreira e garantir o sucesso no setor de BPM? Aperfeiçoe-se ainda mais lendo o nosso e-book Gestão de Processos: da arquitetura ao controle.
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
A modelagem de processos é a representação gráfica dos processos de uma empresa. Fazer essa diagramação é muito importante porque permite a leitura do funcionamento da empresa e o entendimento de como a organização gera valor aos clientes. Para facilitar a modelagem de processos é possível contar com um conjunto padronizado de símbolos e regras, e o mais indicado deles é a Notação BPMN.
BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação para modelagem de processos de negócio. Em outras palavras, o BPMN estabelece um padrão para representar os processos graficamente, por meio de diagramas. Esse padrão possui um conjunto de símbolos e regras que permite modelar diferentes fluxos de processos, com vários níveis de detalhamento.
A notação BPMN surgiu a partir do esforço coletivo entre várias empresas de ferramentas de modelagem. Cada uma delas possuía sua própria notação, mas isso se mostrou muito improdutivo, pois dificultava a vida de usuários e clientes. Hoje, a notação é mantida pelo Object Management Group (OMG), uma entidade internacional sem fins lucrativos que regulamenta padrões tecnológicos.
A solução encontrada foi uniformizar o jeito de modelar processos. Assim originou-se um novo código, o BPMN, capaz de maximizar a compatibilidade entre sistemas de informação e facilitar a comunicação entre stakeholders.
Por isso, esse padrão se tornou tão popular nas organizações. Hoje as principais ferramentas de modelagem de processos oferecem suporte ao BPMN, que pode ser considerada a notação mais aceita, discutida e utilizada para modelar e automatizar processos.
Como funciona o BPMN?
Cada símbolo da notação BPMN representa algo que acontece ou pode acontecer dentro do processo. De acordo com o BPM CBOK®, guia para gerenciamento de processos de negócio, “símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência”.
É importante ressaltar que o nível de detalhamento do processo vai depender do objetivo da modelagem do processo. Se você deseja apenas um panorama, não precisará de muitos detalhes. No entanto, se você quiser entender o processo com mais profundidade, um detalhamento maior será necessário.
O ideal é que os processos sejam modelados a partir de uma visão ponta a ponta. Isso significa enxergar os processos de forma holística e compreender que o resultado é fruto do engajamento entre diversos departamentos da organização (e não apenas de um único setor), com o objetivo de gerar valor para o ciente e promover uma experiência positiva.
Vamos tomar como exemplo uma pizzaria.
Até chegar no resultado do processo é preciso passar por várias etapas, que vão do atendimento à entrega dos pedidos. Este é o macroprocesso, isto é, o processo visto de uma ponta a outra.
Dentro deste macroprocesso existem os subprocessos, que descrevem as atividades com mais profundidade, ou seja, decompõem o macroprocesso. No caso da pizzaria, alguns subprocessos poderiam ser:
Receber ligação > Registrar o atendimento > Preparar a pizza > Assar > Embalar > Entregar > Cobrar
Veja:
Clique na imagem para ampliar
Perceba que o processo possui uma entrada e pelo menos uma saída, sendo que a entrada adiciona valor ao processo e a saída gera um produto valorado. Para percorrer este caminho da entrada à saída do processo é preciso realizar um trabalho, também chamado de atividade ou tarefa. O trabalho é executado por pessoas que desempenham alguns papéis, conforme o processo.
Ao utilizar BPMN para fazer a modelagem de processos deste último subprocesso (cobrança dos pedidos) teríamos algo muito parecido com a figura abaixo:
Clique na imagem para ampliar
Vamos retomar essa figura mais adiante quando formos te explicar o significado de cada um dos símbolos utilizados. Agora, entenda como usar o BPMN na sua gestão de processos:
Aplicações da Notação BPMN
O BPM CBOK elenca três principais finalidades para o uso do BPMN:
Apresentar um modelo de processos para públicos-alvo diferentes;
Simular um processo de negócio com um motor de processo;
Gerar aplicações em BPMS a partir de modelos de processos.
De forma simplificada podemos dizer que o BPMN serve para:
Documentar e disseminar processos (novos ou existentes);
Definir novos processos e fluxos de trabalho;
Ajudar na identificação dos requisitos de software (mais especificamente para a área de TI – Tecnologia da Informação);
Automatizar processos.
Mas, por que usar BPMN na Modelagem de Processos?
A notação BPMN é extremamente útil para descrever a lógica passo a passo de um processo por meio de diagramas. A partir dessa modelagem, é possível ter uma visão gráfica que expressa de maneira simples e direta todo o processo de negócio.
Assim, dá para visualizar melhor todas as etapas do processo e analisá-las sem muita dificuldade, além de tornar explícita a responsabilidade de cada papel. Isso é muito útil para empresários, gestores e administradores, para que possam compreender o funcionamento do seu negócio com clareza. A modelagem também é importante para a automatização de processos complexos.
Confira algumas vantagens do BPMN.
Vantagens do BPMN
1. Facilita a comunicação
O BPMN estabelece uma linguagem comum, capaz de ser compreendida por todas as pessoas envolvidas nos processos de negócio: estrategistas, analistas de negócio, participantes do processo, etc. Isso acontece porque o BPMN utiliza diagramas simples, que traduzem a complexidade dos processos e mostram como eles funcionam de forma descomplicada.
2. É versátil
O BPMN pode ser aplicado a diversos tipos de processos: administrativos, financeiros, operacionais, garantia de qualidade, desenvolvimento de produtos, desenvolvimento de softwares, etc. Ao contrário de outros tipos de notação, o BPMN é de uso aberto e possui compatibilidade com outros modelos, pois não foi elaborado com foco em uma única área.
A técnica de modelagem UML (Unified Modeling Language), por exemplo, é mais utilizada em desenvolvimento de software. Já o IDEF (Integrated DEFinition) é mais utilizado pelo pessoal da engenharia, enquanto o fluxograma é mais utilizado na área de qualidade.
3. Suportado por ferramentas de BPMS
BPMS (Business Process Management Suite) é o nome dado às ferramentas que apoiam a gestão de processos em uma empresa, seja na parte de modelagem, execução ou controle.
O uso da notação BPMN faz com que a representação gráfica dos processos de negócio seja entendida em ambiente operacional. Hoje, existem muitas ferramentas que fazem a automação dos processos a partir dos diagramas em BPMN!
Agora que você já sabe o que é BPMN e quais as suas aplicações e vantagens, chegou a hora de conhecer como essa notação funciona na prática:
Elementos de BPMN para Modelagem de Processos: principais símbolos e regras
O BPMN oferece um conjunto muito rico e completo de símbolos. Por esse motivo, muitas pessoas acreditam que isso prejudica o entendimento da linguagem pelos stakeholders. Mas para modelar processos não é preciso decorar todos esses símbolos e regras. Lembre-se disso!
Os elementos de BPMN estão organizados em quatro grupos: objetos de fluxo, artefatos, objetos de conexão e swimlanes. Vamos explicar cada um deles a seguir:
Objetos de Fluxo (Flow Objects)
Os objetos de fluxo (Flow Objects) são os elementos gráficos descritivos dentro do BPMN. Eles se dividem em atividades, eventos e decisores.
Atividades (Activities): uma atividade é um trabalho que precisa ser executado dentro do processo. Atividades podem ser divididas em subprocessos e tarefas. (Exemplo: preparar a pizza)
Subprocesso: tem uma sequência de passos.
Tarefas: é o menor nível de trabalho, indica as ações executadas por uma pessoa/papel para agregar valor ao resultado do processo.
Eventos (Events): referem-se a alguma situação que acontece no processo. Os eventos afetam diretamente o fluxo e têm uma causa (trigger) e um impacto (result). Os eventos podem ser de início, intermediários e de fim. (Exemplo: receber ligação)
Decisores (Gateways): representam um ponto onde o fluxo precisa ser controlado: os gateways separam e juntam o fluxo. Já os marcadores representados em seu centro indicam diferentes tipos de comportamento. (Exemplo: a decisão da forma de pagamento)
Artefatos (Artifacts)
Os artefatos são utilizados para agregar informações adicionais ao processo que está sendo desenvolvido. Existem três tipos comuns de artefatos:
Objetos de dados: mostram como os dados são requeridos ou produzidos por atividades;
Grupos: empregados para realizar a documentação ou análise;
Anotações: usadas para transmitir ao leitor mais informações sobre uma atividade.
Objetos de Conexão (Connecting Objects)
Os objetos de conexão representam a maneira pela qual os objetos de fluxo se conectam entre si. Eles também se dividem em três tipos:
Associação: associa os artefatos ao fluxo do processo;
Fluxo de mensagem: representa a troca de informações do processo com o mundo externo;
Fluxo de sequência: sequência ou ordem do fluxo, ou seja, das atividades do processo.
Pistas
As swimlanes organizam as atividades em categorias visuais separadas, que agem de forma semelhante a um contêiner para os objetos de fluxos. Elas se dividem em:
Piscina (Pool): retrata a organização em si e traz os fundamentos e princípios mais importantes do processo. Sua utilização ocorre quando o diagrama abrange dois participantes ou entidades de negócio (que não estão fisicamente no mesmo lugar no diagrama) e detalha o que cada um faz, separando os processos e eventos em áreas protegidas, chamados de pools.
Raia (Lane): são as subdivisões existentes no pool. Sua função é manter todas as atividades do processo organizadas. As atividades podem ser separadas conforme as atividades associadas, que podem ser função ou papel. Por exemplo, a representação da lane pode se referir a um setor ou área dentro da companhia que é apresentada pelo pool.
Em resumo:
Pools separam entidades de negócio.
Lanes separam as atividades por departamentos ou papéis.
Lembra do exemplo da pizzaria que mencionamos lá em cima? Agora você já consegue identificar o que cada um daqueles símbolos significa.
Confira:
Clique para ampliar
O BPMN foi pensado para cobrir outros tipos de modelagem, permitindo que se crie um fluxo do processo de negócio do início ao fim, de uma ponta a outra. Todos os elementos que compõem a estrutura do BPMN permitem ver e compreender com facilidade o processo de negócio a partir de diagramas simples para os clientes (empresários, administradores e gestores de um negócio), mas exigem treinamento, experiência, perspicácia e eficiência para serem criados.
Entender de forma profunda o que é BPMN não é uma das tarefas mais simples, especialmente se você estiver começando agora na área. Mas, com o acompanhamento dos profissionais corretos e a prática contínua você é capaz de se tornar um especialista!
Pensando em facilitar o processo de aprendizagem, nós preparamos uma paleta reduzida com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Preencha o formulário abaixo para fazer o download do Guia Reduzido de Notação BPMN e comece a modelar os seus processos agora mesmo!
Se você quiser saber mais sobre outros assuntos relacionados à gestão de processos, não deixe de ler o nosso post completo sobreBPM (Business Process Management).
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
A definição de processos de negócios é fundamental para qualquer tipo de organização e traz uma série de vantagens, como clientes mais satisfeitos, maior qualidade no trabalho, rapidez ao entregar produtos e serviços, desenvolvimento de soluções que satisfazem melhor as demandas e, consequentemente, vantagem competitiva.
Atualmente, muitas companhias usam o BPM para cuidar dos processos de negócios. O termo representa uma espécie de metodologia focada em processos. Quer entender em detalhes e melhorar o desempenho da sua empresa? Então acompanhe o post de hoje!
O que são processos de negócios?
Um processo de negócio é uma série de etapas que a empresa cumpre para entregar um produto ou serviço ao cliente. Além disso, também pode ser um conjunto completo e coordenado de atividades para entregar valor ao cliente. Dentro de uma organização, toda meta precisa de processos para ser atingida.
Como funcionam os processos de negócios?
De modo geral, um processo de negócio começa com uma entrada, ou seja, uma necessidade ou pedido a ser processado. Ela pode partir de uma exigência do cliente ou da própria empresa.
A entrada é processada passando por um ou mais departamentos internos, que se comunicam e integram, até resultar em uma saída, ou seja, um resultado objetivo para o cliente (serviço ou produto) ou para a empresa (insumo para um outro processo).
Além disso, tanto as entradas como as saídas dos processos de negócios podem ser bens tangíveis (materiais, peças e produtos) ou intangíveis (informação e conhecimento).
Quais são os primeiros passos para a definição de um processo de negócios?
Como vimos, um processo basicamente é formado por entradas, também chamadas de inputs; atividades, a maneira com que essas entradas são processadas; e saídas, também conhecidas como outputs.
Portanto, para definir um processo de negócios, você deve prever:
Qual é a entrada (a partir de um pedido ou necessidade);
Quem executará cada atividade;
Que tipos de instruções específicas e conhecimentos serão necessários;
Quais ferramentas serão usadas na execução; e
Qual é resultado que se espera da atividade.
Como o BPM pode ajudar a melhorar a performance?
BPM é uma sigla em inglês para Business Process Modeling, ou modelagem de processos de negócios. Essa abordagem foi desenvolvida com o objetivo de sistematizar processos organizacionais complexos, dentro e fora das empresas, tornando-os mais fáceis.
Mas como a BPM faz isso? Simples: por meio da união da gestão de negócios com a tecnologia da informação. Atualmente as empresas utilizam softwares especializados — também chamados de Escritórios de Processos BPM — para monitorar o andamento dos processos de uma maneira rápida e barata.
Assim, os gestores podem fazer análises e alterações nos processos de negócios, sempre com base em dados reais e não apenas na intuição.
Com essas informações à disposição, você já pode começar a organizar os processos de negócios na sua empresa. Ao definir as saídas desejadas, fica mais fácil identificar quais são as atividades, colaboradores e conhecimentos necessários para chegar aos resultados esperados. Uma coisa é certa: quanto melhor for a gestão dos processos, mais satisfeitos ficarão os clientes da empresa e mais fácil será o trabalho interno.
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
O BPMN é uma maneira de representar um processo mostrando as suas atividades para que o seu fluxo fique claro. Para entender as atividades que estão presentes no BPMN, primeiro é preciso saber que elas seguem uma sequência e que isso precisa estar sinalizado, caso contrário, não será possível saber como o processo ocorre.
Quando uma atividade (que é uma etapa desse processo) não tem uma sequência, significa que um subprocesso deve ser iniciado ou então que está encerrado. Essa atividade pode ser uma tarefa realizada por uma pessoa ou por um sistema e deve estar sinalizada.
Cada uma delas deve ser representada dentro de um padrão, de maneira que quem olhe para o fluxo consiga identificar facilmente.
Os diferentes tipos de tarefas do BPMN
Para que não gere confusão na hora de elaborar o seu fluxo de processos é preciso conhecer cada uma das tarefas e quando usá-las.
Tarefas de Rotina Automáticas
As tarefas de rotina automáticas, como o próprio nome diz, não precisam de ninguém que as execute, pois são automatizadas. Elas se dividem de três maneiras:
Tarefa de serviço (Service Task): um sistema de informação externo será acionado, o que pode acontecer por meio de diversas tecnologias, como o webservices.
Tarefa de regra de negócio (Business Rule Task): nesse momento serão enviadas informações que retornaram um resultado de acordo com a regra de negócio. Suponhamos que você possui uma loja e precisa verificar se o cliente pode fazer um crediário, de acordo com as regras de negócio (renda, inadimplência, etc.) o resultado pode retornar como positivo ou negativo e ainda determinar valores.
Tarefa de script (Script Task): nesse caso se define uma linguagem para o motor para que ele processe ou interprete, conseguido transformar um dado em outro.
Em um processo de atendimento de um chamado, por exemplo, podemos verificar que são utilizados os três tipos de tarefa, cada uma em diferentes etapas.
Tarefas de Comunicação
As tarefas de comunicação servem para que agentes que participam do processo ou que estejam externos a ele possam se comunicar. Ela é importante nas atividades, pois representa a atribuição do trabalho e facilita a execução dos processos. Assim como as tarefas de rotinas automáticas, a comunicação pode ser também dividida.
Tarefa de envio (Send Task): consiste em enviar uma mensagem para outra pessoa. Isso pode ser feito utilizando e-mail, sistemas de comunicação instantânea, formulários e outros. Quando a mensagem é enviada a tarefa termina.
Tarefa de recebimento (Receive Task): nessa etapa é preciso aguardar o recebimento de uma mensagem para que se possa dar andamento ao processo.
Lógico que isso vai mudar conforme os processos de suas atividades e, por isso, você deve estar atento.
Fluxo de Atividades
O fluxo de atividades do processo se baseará sempre no fluxo de mensagens, mas nem sempre essa troca de mensagens será explícita no diagrama de processos. No entanto, o fluxo de atividades é algo obrigatório, que deve estar sempre explícito quando houver uma dependência entre elas. Quando casos assim acontecem, é necessário o auxílio de subprocessos nesta atividade, fazendo com que o fluxo fique completo.
Conhecer alguns dos tipos de atividades que podem ser realizados pelo BPMN torna mais fácil desenhar os processos de forma detalhada e fazer com que eles fiquem padronizados. Quer conhecer mais elementos? Aproveite para fazer o download do nosso guia de notação BPMN. Basta clicar no banner abaixo:
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
O fluxo BPMN serve para desenhar um processo, tornando a sua visualização mais fácil. Cada ação é representada por uma tarefa e organizada em uma pool, que pode retratar, por exemplo, diferentes áreas. Com essas informações, o processo ganha forma e permite que qualquer pessoa possa identificar e acompanhar cada uma das ações. Para que ele fique mais completo, é possível fazer uso dos artefatos, que servem apenas para complementar as informações, mas sem interferir no processo como um todo.
Eles não precisam, necessariamente, estar em um fluxograma. É possível verificar que, em alguns casos, não é preciso fazer uso de nenhum deles. Porém, se for preciso adicionar informações, isso deve ser feito de forma correta.
Use os artefatos do BPMN de forma correta
Assim como os demais símbolos, os artefatos também possuem uma representação específica para cada situação. Por isso, é preciso entender o seu significado para usá-los corretamente.
Conector de associação
Ele será fundamental para ligar o artefato a um ponto específico do processo, sendo representado por uma linha tracejada, que pode ou não ser uma seta. Sem ele, o artefato ficaria perdido no processo e não saberíamos o momento certo de usá-lo.
Objeto de dados
Ele representará uma base de informações que pode ser consultada para realizar uma determinada tarefa. Normalmente, ele tem uma descrição em textos para identificação. É simbolizado por uma página com uma dobra no canto superior direito.
Pode-se, ainda, subdividir o objeto de dados para que ele identifique a entrada de dados (com uma seta vazia apontada para a ponta dobrada), saída de dados (com uma seta preenchida apontada para a ponta dobrada), ou então em coleta de dados (três retângulos preenchidos na parte inferior da página).
Armazenamento de dados
Ele indicará, normalmente, uma informação automatizada que armazenará ou acessará determinados dados para que a tarefa ocorra.
Anotação de texto
Ele servirá como uma espécie de “lembrete” ou uma informação adicional que poderá facilitar a realização de uma determinada ação. Sua representação gráfica é “[“, com as bordas um pouco mais extensas.
Grupo
Ele reunirá mais de uma tarefa em um mesmo grupo, indicando que esses elementos estão relacionados. Pode ser identificado por um retângulo tracejado que envolve determinados elementos de um processo. É comum que ele tenha um texto para identificar o que esse grupo realiza. Esse grupo pode envolver apenas uma área ou mais, e pode ultrapassar as pools sem que interfira em nada.
Com o uso dos artefatos, é muito mais fácil complementar os fluxos, deixando os processos ainda mais completos, mesmo que eles não afetem o seu desenvolvimento. Eles poderão ajudar a padronizar as formas de realizar as tarefas e também servir de lembrete em determinados casos.
Por isso, quem quer deixar o seu processo BPM ainda mais completo, precisa saber usar bem todos os recursos disponíveis e usar o conector de associações nos lugares exatos para que o artefato faça sentido no processo.
Agora que você já conhece os artefatos BPMN, entenda quais são os outros elementos e como utilizá-los. Para isso, preparamos um material exclusivo, o Guia Reduzido de Notação BPMN. Faça o download clicando no banner abaixo:
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
Dentre os elementos de BPMN (Business Process Model and Notation) mais importantes estão os eventos, que fornecem insights poderosos sobre como se dá um determinado processo. Assim, entenda a seguir os eventos do BPMN e veja como utilizá-los.
Quais são os eventos do BPMN?
Na abordagem BPM, o evento é toda ocorrência no processo que de alguma forma tem o poder de influenciar outros elementos e eventos da cadeia destes processos. Esses eventos, de alguma maneira, dizem respeito à linha do tempo dos acontecimentos. No geral, os eventos são:
Eventos de início
Como o próprio nome sugere, os eventos de início do BPMN são os pontos de partida de algum acontecimento dentro de um processo. Numa compra virtual, por exemplo, um exemplo de início é a visita do cliente à loja virtual. Em uma loja física, o evento de início pode ser a entrada do cliente na loja.
Em um sistema de assinatura, o evento de início pode ser o contato inicial do cliente para a realização do cadastro. No caso da manutenção, o evento de início pode ser a chegada de um item à determinada temperatura e, na contabilidade, o encerramento do ano-calendário.
Esse evento é representado por uma circunferência simples e pode ou não ter um fato especificado. Ele é importante, porque representa o começo da leitura do diagrama, indicando um fluxo de acontecimentos.
Eventos intermediários
Já os eventos intermediários são aqueles que ainda não representam a situação final, mas que já mostram alguma evolução em relação ao evento de início. Imagine, por exemplo, que o evento inicial seja a implantação de uma otimização de custos. Como evento intermediário, delimita-se a chegada a determinado valor para essa economia, o que implicará em uma nova atitude e decisão.
Esses eventos do BPMN normalmente são representados por uma circunferência de dois aros e pode estar condicionado a uma série de fatores. Além disso, eles podem tanto aguardar uma determinada ocorrência para que o processo continue como também podem ser responsáveis por dar continuidade ao processo.
A utilização de ferramentas e elementos de conexão também é bastante comum nesse tipo de evento, fazendo com que uma etapa intermediária se ligue a um evento de início de outro processo, por exemplo.
Eventos de fim
Os eventos de fim, por sua vez, representam o estado final de um processo e sempre são responsáveis por gerar um resultado ou efeito. No caso da otimização de custos, assim que o evento intermediário fosse atingido poderia ser realizada a continuidade do processo de custos. Isso levaria a uma redução final dos gastos, que é o evento de fim.
Geralmente, esses eventos são representados uma circunferência de traço mais grosso, ele pode ou não conter outros elementos. Quando contém um símbolo preto preenchido, por exemplo, o evento de fim também significa que há encerramento completo do processo ao se chegar naquela etapa.
Qual a importância dos eventos do BPMN?
Conhecer e saber como utilizar esses eventos é muito importante para toda a modelagem e gerenciamento dos processos como um todo. Além disso, entender e representar esses eventos também cria uma visão mais ampla sobre o que acontece, permitindo uma perspectiva mais genérica e integrada.
Com a representação correta é possível ver quais são os pontos críticos de um processo ou como um evento intermediário pode influenciar os demais processos, por exemplo. Assim, é mais fácil ter conhecimento e controle sobre os processos, se os eventos forem usados e representados corretamente.
Os eventos do BPMN estão entre os mais importantes elementos nesta notação, pois são responsáveis por demonstrar como acontece uma série de relações entre diferentes etapas dos processos. Assim, saber utilizá-los melhora a assertividade da gestão de projetos e também facilita toda essa avaliação.
Ainda tem alguma dúvida sobre os elementos do BPMN? Aproveite para fazer o download do nosso guia reduzido da notação BPMN e entenda um pouco mais sobre os elementos dessa notação:
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
Mapeamento, controle e monitoramento dos processos internos são iniciativas indispensáveis para a manutenção da competitividade dos negócios e para a conquista de índices elevados de produtividade.
Assim sendo, conheça:
Principais motivos para implementar um escritório de processos BPM na sua empresa
1. BPM como instrumento de análise e otimização da operação
A prática do BPM é um instrumento poderoso de análise e otimização de uma operação, capaz de potencializar recursos, acompanhar desempenhos e tendências, além de identificar pontos críticos, desperdícios e falhas.
2. Fomentar uma cultura de alta performance
Hierarquicamente, o escritório de processos BPM pode responder diretamente à alta direção da empresa, de modo a reduzir burocracias e interferências e a fomentar uma cultura de alta performance.
3. Estabelecer uma liderança clara
Na estrutura de um escritório de processos BPM, cabe ao gestor da equipe a responsabilidade de criar um bom sistema de comunicação com todos os demais gestores, de modo a perceber necessidades e demandas, bem como definir metodologias efetivas para as diversas áreas da empresa e ainda, facilitar o levantamento de indicadores.
4. Contar com profissionais focados e especializados
A equipe deve permanecer dedicada exclusivamente às atividades relacionadas ao BPM e, desta maneira, os analistas se tornam especialistas e conquistam uma visão mais abrangente do negócio, remodelando processos e alinhando as estratégias corporativas.
5. Planejar resultados a médio e longo prazos
Através de um escritório de processos BPM é possível planejar resultados para médio e longo prazos, evitando avaliações e decisões simplistas ou imediatistas, que podem colocar em risco a competitividade futura da empresa.
6. Reduzir conflitos internos
O escritório de processos BPM também atua na intermediação de conflitos internos, envolvendo interesses pontuais. Essa intermediação acontece por meio da centralização de informações e análises imparciais, direcionadas exclusivamente aos objetivos da empresa.
Assim, é possível eliminar qualquer tipo de privilégio a um determinado setor. É importante ressaltar que o escritório de processos não surge para retirar a autonomia das áreas de negócio, que continuam sendo as gestoras de seus respectivos processos.
Neste contexto, a equipe serve como um mecanismo de coordenação, que promove coesão e facilita o alinhamento entre as diversas medidas de BPM dentro da organização.
7. Garantir o suporte adequado a todas as áreas
Com conhecimento e know-how, o escritório de processos BPM pode auxiliar gestores na tomada de decisões importantes, como uma restruturação organizacional ou implantação de novas tecnologias, por meio do mapeamento e gerenciamento de processos, e também da análise de indicadores, de forma inteligente e sistematizada.
O escritório de processos pode assumir um papel mais consultivo dentro do departamento ou um papel verdadeiramente normativo, enfatizando o controle e a administração das iniciativas.
8. Um escritório de processos BPM é um investimento com retorno
A gestão através de um escritório de processos BPM é capaz de reduzir custos, identificar e eliminar gargalos, otimizar fluxos de informação e retroalimentação, melhorar a qualidade das entregas, mitigar riscos inerentes a operação, garantir o atendimento a prazos preestabelecidos, e ainda, integrar setores.
Esse conjunto de fatores faz com que o investimento em BPM seja recuperado facilmente, com processos mais enxutos e eficientes.
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
Este site utiliza cookies para melhorar a sua experiência de navegação. Ao continuar navegando, assumiremos que você consente com isso. Sinta-se livre para ler nossa política de privacidade.
This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.
