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Etapa por etapa: como montar um projeto eficiente em 5 passos

Postado em 25/11/202020/12/2021 por Naiane Kolb

Montar um projeto que seja eficiente e não ultrapasse o prazo e orçamento previstos é uma missão árdua, mas não impossível. Como dentro de um projeto há diversas variáveis a serem consideradas, ter controle sobre o prazo, orçamento, recursos, riscos e expectativas dos stakeholders é essencial para que objetivo final seja atingido. Há até quem diga que o gerente de projetos age como um grande maestro, mantendo a harmonia e o ritmo das entregas do início ao fim do projeto.

Se você tem dúvidas sobre como fazer isso na prática, não se preocupe. Estamos aqui para ajudá-lo a montar e esquematizar o projeto que você sempre quis tirar do papel!

Como montar um projeto?

Montar um projeto é algo que exige tempo e dedicação, não apenas de quem o esquematiza, mas de todos os envolvidos. Por isso, é necessário se atentar sobre alguns pontos: quem vai iniciar? Quem vai planejar e executar? Como será realizado o monitoramento e o controle das atividades? Vamos explicar tudo para você!

1. Iniciação

Todo projeto surge de alguma ideia, certo? Então comece definindo as questões básicas, colocando-as no papel e organizando de acordo com as prioridades. Afinal, não haverá frutos sem que antes o solo seja regado. Existem documentos que podem te ajudar a ter um rumo mais definido, como o escopo e a estrutura analítica do projeto.

Identifique as informações mais relevantes

O primeiro passo ao iniciar o projeto é definir quais são as informações básicas para o início do projeto. Essas informações servem para definir o rumo que o projeto irá tomar. São elas:

Nome do projeto

Defina qual nome será dado ao projeto. Relacione-o com as questões que serão abordadas ao longo do projeto. Isso também é importante para identificar o projeto caso haja mais de um sendo executado ao mesmo tempo.

Tipo de projeto

O seu projeto é pessoal ou para sua empresa? Ele é social e tem um caráter cultural ou é acadêmico? Deixe-o explícito, afinal ele será importantíssimo no decorrer do projeto.

Justificativa

Por que realizar esse projeto? O que te trouxe até ele? A justificativa é importante para você compreender melhor o motivo da criação do projeto. Além disso, a justificativa do projeto também ajudará a envolver e engajar os participantes do projeto nas etapas seguintes, pois eles saberão o propósito do trabalho que estão desenvolvendo.

Objetivo

Onde você deseja chegar com esse projeto? Se for um projeto para sua empresa, quais mudanças ou melhorias você deseja obter quando concluí-lo? Planeje bem essa etapa para que tudo ocorra melhor depois, e não deixe de atribuir metas objetivas e relacionadas a indicadores.

Descrição

Contextualize todo o cenário do projeto. Exponha, da forma mais clara possível, como, onde e quando o projeto deve ser realizado e a finalidade dele.

Escopo

Criar um escopo antecipadamente em parceria com os stakeholders é, muitas vezes, o que diferencia um projeto de sucesso de um que acaba abandonado no meio do caminho. É importante que você estipule tudo que seja necessário para a realização do projeto, sem deixar escapar algo que possa interferir no andamento dele, e também o que não entra no escopo. Assim, mantém-se as expectativas todas na mesma página.

Para saber em detalhes como criar o escopo do seu projeto, dê uma olhada no post que fizemos sobre o assunto.

Restrições

O que pode atrapalhar no andamento do projeto? Quais são os limites do que podemos fazer? Entender quais são as restrições e o que são é um passo fundamental para não perder as rédeas.

As restrições são todos os fatores que limitam a execução de uma iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente do projeto e sua equipe.

As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.

2. Planejamento

Depois que o fundamental para o início do projeto foi decidido, é hora de planejar todas as ações e dividir as atividades entre a equipe. Essa etapa é importantíssima, pois a execução do projeto depende do próprio planejamento.

Faça uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Aqui é o momento de identificar as grandes fases do projeto e, com base nelas, definir os pacotes de trabalho a serem executados.

A Estrutura Analítica de Projeto é uma subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto. Veja o exemplo abaixo:

De forma geral, estruturar uma EAP te ajuda a definir o trabalho exato para realização do projeto, a ter uma visão mais “genérica” e comum, além de auxiliar a controlar melhor o gerenciamento e o tempo levado em cada tarefa.

Para saber mais sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, dê uma olhada no post que fizemos sobre o assunto: Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Arquitete o caminho do projeto

Após criar sua EAP, é o momento de listar as prioridades e traçar todo o caminho a ser trilhado no seu projeto. Defina: o que pode ser feito com mais tranquilidade? O que há de ser feito com delicadeza e tempo exclusivo?

Depois, liste todas as tarefas e o tempo que deve ser utilizado para executar cada uma delas. Não tenha pressa, pois todo o seu projeto será executado de acordo com esse caminho, assim como uma casa é construída a partir da planta.

Com esse caminho traçado, é importante pegar as grandes tarefas, dividi-las em atividades menores e distribui-las entre os grupos. Isso torna as tarefas mais organizadas e menos pesadas, deixando-as mais orgânicas e fluídas, sincronizadas umas com as outras.

3. Execução

Chegando aqui, o seu projeto já deve estar 100% detalhado e engatilhado para colocar em prática. Entretanto, é sempre bom fazer uma revisão e analisar se faltou algo.

Desenvolva uma prévia e simule

Antes de colocar tudo em prática, é necessário analisar bem a lógica traçada. Testar e começar aos poucos é mais seguro do que dar o start e acabar se deparando com algo fora do previsto. Então pense nas tarefas que foram designadas e nos prazos delimitados e veja se você tem as respostas para as seguintes perguntas:

Os prazos estão claros e as tarefas bem definidas?
O seu cliente aprovou tudo que foi determinado?
Existem planos alternativos no caso de algum imprevisto?
Os recursos necessários estão explícitos?
Os objetivos e estratégias estão claros?

Mas não se esqueça que esse é apenas a primeira análise que será feita. Durante a execução do projeto, é muito provável que aconteçam diversos imprevistos, e você terá que replanejar certas atividades para manter tudo nos trilhos. Esteja pronto para responder com agilidade!

Converse com sua equipe

O grande erro na gestão de um projeto é colocá-lo em prática sem antes envolver a equipe. É preciso ter o feedback de cada colaborador que irá participar ativamente, pois eles podem olhar de maneira diferente e perceber alguns pontos que passaram despercebidos.

É importante que todos os envolvidos participem de uma reunião para finalizarem os termos, seja relacionado ao EAP, termo de abertura ou de outros processos. Às vezes surge algum empecilho de última hora, alguma ideia que possa adiantar ou até mesmo uma mudança estratégica. De qualquer forma, a colaboração da equipe é muito valiosa, principalmente se ela envolver profissionais de áreas diferentes. A multidisciplinaridade pode trazer vários insights interessantes para agregar valor à entrega final do projeto.

Por exemplo: se o projeto for a construção de uma casa, ao mesmo tempo que um profissional esteja instalando as janelas, um outro profissional pode estar cuidando da parte das torneiras.

Assim, cada um contribui com o que faz de melhor e ainda se economiza tempo realizando as atividades em paralelo.

Refine o projeto

Você analisou o projeto por inteiro, conversou com a sua equipe, fez ajustes. Tudo está de acordo, mas será que existem melhorias? Tenha o costume de sempre analisar partes que podem ter sido esquecidas, refinando e melhorando sempre que possível.

4. Monitoramento e Controle

Se tudo foi feito da maneira correta, seguindo os passos aqui citados, a chance do projeto ser um sucesso é muito grande. Quando tudo dá certo, o acompanhamento pós-implementação é uma maravilha. Porém, há vezes em que um erro que foi previsto lá no início se concretize, ou até mesmo que aconteça um imprevisto, e nessa hora o gerente de projetos precisar retomar a posição de maestro e lidar com isso!

Contudo, fique tranquilo! Problemas acontecem e o importante é você estar preparado para resolvê-los. Por isso, é essencial que você acompanhe atentamente passo a passo de todo o projeto, analisando se tudo que foi detalhado e combinado está sendo seguido à risca.

Documente tudo

É importante anotar, diariamente, todo o andamento do projeto, do início ao fim. Além de mostrar comprometimento, é uma chance de avaliar o desempenho dos seus colaboradores fora de uma rotina comum.

Documentar tudo auxilia caso haja erros inesperados, te dando suporte e uma base de conhecimento que pode ser útil para mapear riscos nos próximos projetos.

5. Conclusão

Ao finalizar o projeto, é interessante fazer uma revisão geral de tudo que foi feito e utilizar isso para os próximos projetos. Passe um feedback para todos os colaboradores e peça para que eles também deem um para você. Se tudo ocorreu perfeitamente, use esse modelo para os próximos, se não, analise os pontos que deram errado e os corrija.

Agora que você já aprendeu os passos fundamentais para montar um projeto, vamos te mostrar os 4 erros mais cometidos na hora de montar um projeto!

Bônus: 4 erros mais cometidos ao montar um projeto

Não contar com uma ferramenta para gerenciar o projeto

Não contar com uma ferramenta e medidores de projetos é um erro que não pode passar despercebido. É importante ter um programa específico para te ajudar a seguir o caminho correto e te alertar quando as coisas saem do esperado.

Não envolver toda a equipe desde o planejamento do projeto

É fundamental que desde o início do projeto todos os colaboradores tenham noção e ideia do que vai ocorrer e o que se espera deles. Assim, o projeto andará mais naturalmente, sem colaboradores perdidos ou atrasados.

Não utilizar indicadores para medir a saúde do projeto

Indicadores de projetos ajudam os gerentes de projeto a serem mais assertivos em suas decisões, garantem um melhor uso dos recursos, otimizam reuniões de acompanhamento e trazem insights para iniciativas futuras. Não utilizar indicadores é deixar um monte de oportunidades passarem sem ao menos dar chances a elas.

Subestimar a importância da comunicação entre a equipe

Nunca, em hipótese alguma, subestime o poder da comunicação, seja entre a própria equipe, ou entre equipes diferentes. A comunicação serve para alinhar e deixar nítidas as expectativas e previsões de cada parte do projeto, além de criar um melhor entrosamento entre colaboradores e tornar o projeto mais produtivo.

E então, conseguiu montar um projeto de acordo com o nosso passo a passo? Esperamos que sim! Se precisar de uma ajuda extra, recomendamos o download do nosso Canvas Visão Geral da Iniciativa. Com ele, você poderá visualizar todas as informações importantes do projeto em uma página só e facilitar a comunicação com a equipe!

Gestão de projetos em Home Office: 8 dicas para manter o controle

Postado em 08/04/202025/07/2023 por Naiane Kolb

Até a crise mundial causada pela pandemia do corona vírus (COVID-19), poucas empresas estavam preparadas para operar em home office. Apenas alguns nichos específicos do mercado e funções específicas tinham acesso a esta modalidade de trabalho, mas hoje ficou visível que o trabalho remoto pode ser uma alternativa para uma gama muito maior de organizações — inclusive a nossa.

Aqui na Euax, os gestores e os consultores já estavam habituados à dinâmica do home office, mas quando tivemos que enfrentar uma transição da equipe inteira para essa estrutura, nos deparamos com algumas dificuldades. Aprendemos algumas lições neste processo, e reunimos aqui, neste post, várias dicas valiosas para te ajudar a ter sucesso na gestão dos seus projetos em home office. Aproveite!

8 dicas para gerenciar projetos em home office

1. Esclareça as regras do jogo

Uma das principais preocupações dos gestores quando se fala em trabalho remoto é que a distância física acabe “afrouxando” os controles sobre a equipe e que a produtividade dos colaboradores diminua.

De fato, se não forem tomados os devidos cuidados, o distanciamento pode causar efeitos negativos na produtividade da equipe, mas há uma maneira de evitar que isso ocorra: mantendo as regras do jogo claras.

Assim como seria no escritório presencial, os projetos home office continuam tendo prazos de entrega, responsáveis, requisitos e rotinas a serem seguidas. Por isso, nossa dica é que você continue destacando a importância do cumprimento desses acordos com a equipe.

Para manter o alinhamento, é possível fazer pequenas reuniões diárias para acompanhar como está o andamento das atividades, se a equipe está tendo dificuldades ou se está tudo correndo conforme o planejado. Assim, mantém-se o compromisso firmado entre as partes interessadas e a equipe sabe que tem um apoio constante para recorrer em caso de dificuldades — vamos falar mais sobre isso daqui a pouco.

2. Defina políticas especiais para o home office

Quando estamos em casa, a tendência é achar que podemos entrar em contato com os colegas de equipe a qualquer momento. Afinal, qualquer pessoa está a um Skype de distância, certo?

Na verdade, não é bem assim. Assim como ocorre fora do home office, as pessoas têm compromissos e um horário de trabalho fixo para cumprir.

Então, é necessário manter políticas de conduta para garantir que a produtividade dos colaboradores se mantenha alta: reforçar que ainda é necessário agendar horários para reuniões e recomendar que os encontros sejam breves, para não ocupar muito tempo da rotina de cada um. Mesmo que sejam virtuais, as reuniões precisam ser organizadas e, se possível devem contar com uma pauta alinhada com todos — assim, ao final do encontro, é possível checa-la para ver se todos os itens foram cumpridos.

3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe

Saber por que realizar uma atividade torna-a muito mais significativa, fazendo com que os envolvidos trabalhem muito mais motivados e conscientes da sua importância no todo. Logo, criar e compartilhar o propósito do projeto antes de iniciá-lo faz toda a diferença no engajamento da equipe.

Para isso, você pode utilizar o Golden Circle do projeto: comece definindo por que ele é importante, isto é, qual o problema ele irá solucionar, siga para o como, estruturando as etapas necessárias para chegar ao objetivo final, e então para o quê, determinando as características (requisitos) que o produto final deve ter.

Se você quiser saber mais sobre o Golden Circle e a sua relação com o propósito de uma empresa, confira o áudio que preparamos sobre o assunto:

Tendo isso estruturado e conhecido pela equipe, é importante que você confie no potencial de cada envolvido, sem cair na tentação de micro gerenciar tudo que eles estiverem fazendo. Encontrar o equilíbrio entre a cobrança e a autonomia fará com que a sua equipe se sinta mais confiante em realizar seu trabalho em home office.

Afinal, propor um desafio para o time é uma boa maneira de motivá-lo e fazer com que as pessoas trabalhem de forma mais conectada, com uma visão de equipe.

4. Selecione e implante as ferramentas certas

Falar em home office e não mencionar o uso de ferramentas para organizar o trabalho é praticamente impossível. Quando as equipes estão distribuídas, a necessidade de comunicação e organização aumenta, e a única forma de supri-las é utilizando ferramentas que se adequem à rotina da equipe.

Para organizar o andamento do projeto, recomendamos o uso de uma ferramenta de gestão de projetos que conte com Kanban, que é um quadro usado para representar o status de cada atividade e ajuda muito no gerenciamento do fluxo de trabalho.

Além disso, é importante que a ferramenta de gestão de projetos permita que os participantes apontem quantas horas gastaram em cada atividade, bem como que se estime quanto tempo seria necessário para concluí-las. Dessa forma, o gestor pode acompanhar o rendimento da equipe e distribuir as atividades conforme a disponibilidade de cada profissional, além de saber, pelo apontamento de horas, no que a equipe está trabalhando (sem precisar perguntar diretamente).

Outro recurso importante no home office é o uso de uma ferramenta de comunicação eficiente. Com nossa experiência no trabalho remoto, entendemos que o contato olho no olho faz toda a diferença no engajamento da equipe e, consequentemente, na qualidade dos resultados. Para reproduzir isso no home office, é preciso contar com uma plataforma de videoconferências que comporte toda a equipe sem travar e que permita o compartilhamento da tela para facilitar as reuniões.

Se você está procurando por ferramentas para aplicar na sua organização, sugerimos o uso do PerformaHome, que agrega 4 ferramentas gratuitas para gerenciar times remotos: uma de gerenciamento de projetos, uma para treinamentos corporativos EAD, um sistema CRM e uma ferramenta de videoconferência.

Há ainda mais ferramentas para apoiar a gestão de projetos no home office, mas como esse assunto é extenso, preferimos criar um post separado sobre isso.

5. Garanta a comunicação frequente da equipe

Um time alinhado que sabe como se comunicar está sempre um passo à frente. Como comentamos na dica anterior, o contato olho no olho é muito importante, e mesmo que isso não seja 100% aplicável no home office, ainda há maneiras de aproximar a equipe e evitar que a distância física também se torne virtual.

Nossa sugestão é que você incentive os colaboradores a trabalharem com a webcam ligada, dentro de uma sala virtual com todos os integrantes da equipe conectados, simulando o ambiente do escritório físico.

Assim, todos podem se ver, chamar os colegas para resolver problemas rapidamente e interagir sobre assuntos variados. Afinal, fazer pausas para espairecer e conversar com os colegas também é muito importante para a saúde mental e para a produtividade dos profissionais em home office.

6. Crie rituais de acompanhamento

Uma das partes mais críticas do gerenciamento de projetos é a gestão dos imprevistos que acontecem no meio do caminho. Para poder responder de forma ágil a essas ameaças, toda a equipe precisa estar alinhada e ciente do que está sendo realizado, e estando em home office, é necessário estabelecer algumas rotinas para garantir que isso ocorra.

Como comentamos em uma dica anterior, uma opção é realizar reuniões diárias para alinhar como estão as demandas da equipe e delimitar o que será desenvolvido ao longo do dia.

Durante essas reuniões, o gerente de projetos pode estimar, em conjunto com a equipe, quanto tempo será necessário para cada atividade, definir horários para checar os resultados e identificar se há riscos iminentes que possam atrapalhar a execução.

Além das reuniões de acompanhamento diário, é interessante estabelecer, também, outros momentos de reflexão sobre o andamento projeto. Em uma periodicidade maior, como de 15 em 15 dias ou uma vez por mês, a equipe pode se reunir para discutir resultados mais expressivos do projeto, mostrar as entregas concluídas, compartilhar lições aprendidas, dar e receber feedbacks sobre o progresso do trabalho e assim por diante.

Qualquer que seja o modelo escolhido pela sua organização, sugerimos que se dê nomes às reuniões e rituais, tanto para facilitar a comunicação da equipe quanto para reforçar a importância desses momentos de reflexão.

É importante, também, que o objetivo e a periodicidade dessas cerimônias sejam alinhados com o time, explicitando a importância de cada uma. Vale lembrar que cabe ao mediador incentivar que as cerimônias ocorram conforme acordado, reforçando o nível de comprometimento e engajamento de todos os envolvidos.

7. Organize os acessos aos arquivos do projeto

Outra questão importante quando envolvemos a interação dos times à distância é a documentação do projeto.

Com cada pessoa em um lugar, pode ser muito fácil perder o controle das versões dos documentos e planilhas, sem falar no risco de segurança das informações. Nesse sentido, contar com uma TI preparada é um ponto muito importante.

Por isso, disponibilizar um repositório online para armazenar e compartilhar os arquivos do projeto certamente é uma boa alternativa. Assim, é possível gerenciar os acessos para quem precisa dos arquivos, evitando que eles se percam em trocas de e-mails e mensagens instantâneas ou que o fluxo de trabalho seja travado pela falta de algum arquivo. Ferramentas como o Microsoft SharePoint ou o uso de conexões VPN para acessar a rede interna da organização são boas soluções.

8. Comemore as conquistas, mesmo à distância

Não há nada melhor do que concluir uma entrega e poder comemorar resultados positivos, você concorda?

Quando seu time atingir um marco importante no projeto, não deixe a conquista passar em branco! Planeje um momento de descontração, reconheça os êxitos de cada envolvido publicamente e encoraje-os a comemorar, mesmo que à distância. Assim, além de fortalecer os laços da equipe e o senso de pertencimento, o time renova os ânimos para partir para o próximo desafio.

Para continuar aprendendo sobre gestão de projetos remotos, não deixe de assistir nosso webinar sobre ferramentas e métodos para gerenciar projetos em home office. Esperamos te ver em breve!

Gerência de projetos: 5 erros que você pode estar cometendo sem perceber e como evitá-los

Postado em 04/10/201902/05/2024 por Naiane Kolb

A gerência de projetos pode ser fonte de dor de cabeça para muitos profissionais. Basta um pequeno descuido para uma iniciativa aparentemente simples virar um bicho de sete cabeças, não é mesmo? Por isso, neste post vou te contar alguns erros comuns cometidos na gestão de projetos e dar algumas dicas de como evitá-los. Continue lendo para descobrir!

Para começo de conversa, vamos alinhar um conceito básico:

O que é gerência de projetos?

A gerência de projetos é um conjunto de práticas referente ao planejamento, à execução e ao monitoramento dos projetos de uma organização. Também pode ser chamada de gestão de projetos, nome pelo qual é mais conhecida.

Temos um e-book completo sobre gestão de projetos aqui no site, em que damos uma base conceitual sobre o tema. Explicamos, por exemplo, quais os grupos de processos e as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK®. Caso você tenha interesse, é só clicar no banner abaixo para fazer download do material.

Cada organização possui (ou pelo menos deveria possuir) seu próprio jeito de fazer a gerência dos projetos, baseando-se, é claro, nas melhores práticas mundiais. Se você acha que precisa rever as práticas de gerência de projetos da sua organização, confira a seguir alguns erros comuns e como evitá-los.

5 erros comuns na gerência de projetos e como evitá-los

#1 Não definir um objetivo para o projeto

Empresas executam projetos porque precisam realizar mudanças no negócio que as tornem mais competitivas no mercado. Você se lembra quantas vezes precisou fazer algum trabalho sem entender o sentido dele? Quando um projeto não está atrelado a um benefício claro e conhecido pelas principais partes interessadas, a organização corre o risco de investir uma quantia que não retornará para ela no futuro. Ou seja, corre o risco de perder dinheiro!

Parece óbvio que todo projeto precisa de um bom motivo para ser realizado. Afinal, são os recursos da organização que estão em jogo. Mas, na pressa de executar as demandas, às vezes não paramos para refletir o suficiente sobre a real necessidade de realizar determinado projeto e se aquele é o momento mais adequado para a execução. Resultado: orçamento comprometido com iniciativas pouco relevantes.

Uma boa forma de evitar esse tipo de erro é solicitar que todo projeto passe por uma validação prévia. Essa validação pode ser feita em cima da estruturação de um canvas de projeto. Mas o que é isso? Trata-se de uma espécie de “quadro” subdividido em seções que precisam ser preenchidas conforme as informações solicitadas.

Algumas perguntas que o canvas de projeto precisa responder:

Por que o projeto é importante?
Quais entregas devem ser feitas?
Quais os indicadores de sucesso do projeto?
O que não será feito?
Quais os riscos associados ao projeto?
Quem participará da construção do projeto?
Quais os custos do projeto?

Com o preenchimento desse canvas de forma colaborativa, envolvendo as principais partes interessadas, certamente você terá o objetivo do projeto bem definido. Como bônus, você conseguirá alinhar um grande grupo de pessoas com influência sobre o projeto a respeito das motivações e dos resultados esperados ao término dos trabalhos.

Aqui na Euax Consulting nós desenvolvemos nosso próprio canvas de projeto, que está disponível para download. Ele faz parte da metodologia Euax Acelera e tem ajudado muitos clientes a planejarem iniciativas de forma visual e colaborativa. Talvez possa te ajudar também!

#2 Querer executar todos os projetos de uma única vez

Você provavelmente tem sonhos, metas e objetivos de vida, certo? Mas nem sempre é possível concretizá-los, pelo menos não todos de uma vez, não é mesmo? Isso também acontece nas empresas, que possuem recursos limitados para realizar projetos. Ao querer emplacar todos os projetos de uma vez, você pode acabar metendo os pés pelas mãos, investindo os recursos em iniciativas que não vão trazer resultados e deixando de lado algumas que podem manter sua empresa competitiva.

Portanto, uma boa gerência de projetos deve ser seletiva e utilizar critérios para executar os projetos mais importantes de uma empresa em determinado período. Nesse sentido, uma ferramenta que se destaca é o portfólio de projetos. Esse portfólio funciona como uma espécie de “carteira”, que agrupa os projetos por área e por prioridade, facilitando o controle.

Alguns critérios que você pode considerar na hora de analisar a importância de um projeto são:

Alinhamento estratégico: o projeto é necessário para executar a estratégia da organização?
Obrigatoriedade legal: há alguma lei que exija a execução do projeto?
Grau de risco: o projeto pode desestabilizar o negócio facilmente?
Velocidade: o projeto traz resultados imediatos?
Situação do projeto: qual o percentual de conclusão do projeto? (no caso de projetos que já foram iniciados)

Você também pode utilizar uma matriz de priorização com critérios pré-definidos, como a matriz GUT, a matriz BASICO e a matriz RICE. A matriz GUT, por exemplo, trabalha com os critérios de gravidade, urgência e tendência na priorização de projetos.

Outro ponto a ser levado em consideração é a disponibilidade da equipe, também conhecido como capacity planning. É necessário acompanhar a produtividade dos colaboradores e garantir que eles não fiquem ociosos ou sobrecarregados. Caso a disponibilidade da equipe seja menor do que o volume de projetos, será necessário rever a priorização ou contratar novos recursos.

#3 Achar que precisa aplicar o PMBOK inteiro em todos os projetos

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia de boas práticas em gestão de projetos. A cada quatro anos uma nova versão é elaborada pelo Project Management Institute (PMI), uma entidade internacional mundialmente conhecida. Observe que se trata de um conjunto de diretrizes, ou seja, o PMBOK não é prescritivo.

Muitos profissionais da área têm a falsa convicção de que precisam atender a todas as práticas elencadas no PMBOK em todos os projetos. No entanto, se trata de um equívoco, pois é humanamente impossível conseguir executar milimetricamente todos os processos detalhados no guia. Mas como definir o que precisa ser controlado e o que pode ser gerenciado com um pouco mais de flexibilidade?

Contar com uma metodologia sólida e robusta é um importante passo para avançar no nível de maturidade de gestão de projetos. Além disso, vai evitar que o gerente de projetos caia na armadilha de querer fazer tudo ao mesmo tempo. Para isso, é possível se apropriar de metodologias já existentes no mercado ou então montar um escritório de projetos (PMO).

O PMO é uma estrutura organizacional que vai ajudar a empresa a encontrar seu próprio jeito de gerenciar projetos. Com base nas lições aprendidas e na gestão do conhecimento, será possível identificar aquilo que melhor funciona para as necessidades do negócio.

Um escritório de projetos pode ser corporativo, departamental ou operacional. Entre suas funções está a revisão dos processos de gerenciamento de projetos, a capacitação da equipe de projetos, a definição das ferramentas que podem ser utilizadas e em quais tipos de projetos, o monitoramento do portfólio de projetos, entre outras. Não há certo ou errado: as funções de um PMO devem acompanhar a maturidade de uma organização.

Se você quiser saber mais sobre, assista ao nosso webinar sobre escritório de projetos.

#4 Não controlar o projeto porque ele é “ágil”

Se de um lado alguns gerentes de projetos levam o PMBOK a sério demais, por outro lado, alguns profissionais acreditam nos benefícios da total falta de controle, com o pretexto de que estão gerenciando os projetos de forma “ágil”. Contudo, você sabe o que realmente caracteriza a agilidade? Consegue identificar com clareza quais as características e as aplicações desse tipo de gestão?

De forma simples, a agilidade é sinônimo de resposta rápida às mudanças. Um projeto ágil deve promover uma gestão que possibilite entregas rápidas, em ciclos curtos e feitas por uma equipe multidisciplinar. Assim, podemos dizer que as mudanças fazem parte da dinâmica da gestão ágil de projetos e é natural que o projeto precise passar por modificações com mais frequência. Afinal, em projetos ágeis o escopo não é totalmente detalhado, mas sim progressivamente conhecido.

No entanto, isso não significa não ter nenhum tipo de controle. No Scrum, por exemplo, existem reuniões de acompanhamento que precisam ser religiosamente seguidas, além de artefatos, como o product backlog, o sprint backlog e o burndown chart, que vão orientar o andamento das atividades.

Outra alternativa interessante é mesclar práticas da gestão clássica e da gestão ágil de projetos, criando uma metodologia híbrida. Então, por exemplo, seria interessante montar um cronograma sequenciado em um projeto ágil, à medida que as informações forem sendo conhecidas.

#5 Subestimar a importância de uma boa comunicação

A base de um bom projeto é a comunicação. Sem a disponibilidade de informações confiáveis, a chance de tomar uma decisão fatal para o projeto é muito maior. Quantos projetos você conhece que deram errado porque algo que precisava ser feito foi perdido no meio do caminho? É preciso tomar muito cuidado com isso, senão o próximo projeto a falhar pode ser o seu!

Quando estamos falando de comunicação, é preciso considerar a cultura na gestão de projetos, montando um mapa de stakeholders com estratégias de comunicação adequadas para cada um deles. Se o projeto for muito complexo, o ideal é ter uma pessoa dedicada a evitar os riscos associados com a mudança. Trocas de sistemas, por exemplo, costumam dar bastante dor de cabeça, porque mexem diretamente no dia a dia dos executores de processos, que podem apresentar certa resistência em mudar, por não entender como utilizar a nova ferramenta e quais benefícios ela irá trazer.

Existem algumas ferramentas do Design Thinking que ajudam a superar lacunas na comunicação, pois reforçam muito algumas questões do dia a dia das pessoas, praticando a empatia, a colaboração e a materialização das ideias e soluções. Se considerássemos somente os pilares já teríamos diversos ganhos.

No Design Thinking, temos um conjunto de práticas que visa encontrar soluções simples para problemas complexos. Em seu “arsenal” de ferramentas, há o raciocínio convergente e o raciocínio divergente, que tem o objetivo de criar uma visão comum do projeto, para que as pessoas consigam se engajar e se comprometer de verdade com o resultado final.

Outra forma de facilitar a comunicação do projeto é estabelecer sistemas de indicadores de projetos para medir os resultados. Mas o que seriam esses sistemas de indicadores e qual o impacto deles na comunicação com os stakeholders? Tratam-se de KPIs dispostos de forma intencional, que possuem relações de causa e consequência claramente definidas, através de setas. Assim, é possível entender exatamente onde o projeto precisa melhorar para atingir os objetivos.

Para facilitar a materialização do conceito, observe o exemplo abaixo.

Exemplo de sistema de indicadores de projetos

Neste modelo, podemos verificar que a entrega do projeto dentro do prazo e do orçamento planejado está diretamente ligada à satisfação do cliente e ao Valor Presente Líquido (VPL), que demonstra o retorno financeiro que será obtido com o projeto. Ou seja, se o projeto for entregue com atraso ou com custos exorbitantes, o cliente ficará insatisfeito e os resultados serão comprometidos.

Da mesma forma, se ao planejar o projeto o gerente tiver acertado no cálculo do esforço necessário e da capacidade planejada, a tendência é que ele de fato cumpra com o prazo que prometeu. Além disso, se a taxa de retrabalho se mantiver baixa e a conformidade com o processo alta, a tendência é que o projeto fique dentro do orçamento.

Essas relações parecem óbvias, mas não são, especialmente se o projeto estiver sendo gerenciado por meio de uma “lista” de indicadores, que muitas vezes não vai dar conta de apontar os erros no projeto. Uma vez que todos tenham acesso ao sistema de indicadores e consigam verificar o andamento do projeto a partir da mesma base de dados, a comunicação conseguirá ser mais efetiva e a equipe poderá se concentrar melhor na resolução dos problemas.

Gostou das dicas sobre gerência de projetos? Se você achou difícil implantar todas elas e precisa de assistência em alguma iniciativa, assista ao nosso webinar gratuito e conheça 4 dicas de Gestão do Tempo em Projetos para não perder o foco!

PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

Gestão de demanda: entenda o que é e descubra como focar nos projetos que realmente importam em 6 passos

Postado em 25/07/201905/05/2021 por Naiane Kolb

Ao final do dia, você normalmente tem a sensação de que não entregou nada de relevante para o negócio? Têm dificuldades em priorizar as iniciativas da sua organização? Pode não parecer, mas esses sentimentos são comuns nas empresas, afinal, é muito fácil se perder no meio de tantas solicitações de projetos e desviar da estratégia organizacional. Por isso, é tão importante ter um bom processo de gestão de demanda. E é sobre isso que vamos falar hoje.

Neste post você vai conferir:

O que é gestão de demanda e para que ela serve
Benefícios da gestão de demanda
Como fazer gestão de demanda em 6 passos

Vamos começar alinhando um conceito básico:

O que é gestão de demanda e para que ela serve?

Gestão de demanda, quando se fala em projetos, é o processo de identificar, priorizar, executar e monitorar as iniciativas de uma empresa.

Basicamente, trata-se de administrar as solicitações de projetos que chegam na organização, certificando-se de que a disponibilidade das equipes não seja comprometida. Através desse controle, também garantimos que os projetos que já estão em andamento não atrasem ou extrapolem os recursos disponíveis. Além disso, a gestão de demanda abrange a revisão de iniciativas em execução, verificando se elas fazem sentido no contexto da empresa e se ajudam a executar a estratégia organizacional.

Seria ótimo se conseguíssemos atender a todas as solicitações, não é mesmo? Acontece que os recursos organizacionais são limitados e, inevitavelmente, é preciso selecionar onde serão aplicados, para que tragam melhores resultados para a organização. Nem mesmo a maior equipe do mundo daria conta de executar todos os projetos solicitados pelas pessoas sem antes filtrar os prioritários entre eles. Porém, mais importante do que atender a todas as demandas é entregar as iniciativas dentro dos requisitos de qualidade exigidos e proporcionar resultados rápidos ao negócio.

Podemos dizer que a gestão de demanda é uma provocação para encontrar o equilíbrio entre a quantidade de demanda e a capacidade da equipe em atender essas demandas. É o momento de se perguntar: existe um volume excessivo de trabalho ou a equipe é pequena? As estimativas estão adequadas? A produtividade da equipe está conforme esperado? Não há uma resposta exata para essas perguntas, isso pode variar de organização para organização. Vale a pena analisar dados e testar aquilo que funciona melhor para o seu negócio.

Existem vários benefícios de estruturar um processo de gestão de demanda. Conheça alguns deles a seguir.

9 benefícios da gestão de demanda

1. Aumento do controle de custos

Quando você faz gestão de demanda, sabe exatamente para onde o dinheiro destinado aos projetos está indo. E mais: consegue perceber quando a conta não fecha. Dessa forma, pode realizar ações para obter mais recursos e adaptar o orçamento de alguns projetos até que os custos fiquem dentro da verba disponível.

2. Facilidade em cumprir os prazos dos projetos

Como mencionado anteriormente, a gestão de demanda tem o objetivo de equilibrar a quantidade de iniciativas e a disponibilidade da equipe. Dessa forma, torna-se mais fácil cumprir os prazos dos projetos, pois a equipe não ficará sobrecarregada ou subutilizada. Caso esteja, com a gestão da demanda teremos visibilidade dos problemas de alocação do time, identificando onde estão os gargalos e onde existe disponibilidade. Assim, é possível realizar ações para “desafogar” a fila de projetos, seja repriorizando as iniciativas ou contratando mais gente.

3. Melhoria no retorno sobre investimento (ROI)

Quando a organização passa a realizar primeiro os projetos estratégicos, é natural que o indicador de retorno sobre investimento (ROI) aumente. Afinal, imagina-se que para um determinado projeto ser considerado estratégico no processo de gestão de demanda, ele deve ser crucial para o negócio e trazer mudanças significativas que possibilitarão colher bons frutos ao término da iniciativa.

4. Visibilidade para os projetos em andamento

Com as ferramentas utilizadas no processo de gestão de demanda, você poderá ter maior visibilidade sobre as iniciativas que estão em progresso. Uma dessas ferramentas é o portfólio de projetos. Esse instrumento, normalmente em formato de tabela, traz uma série de informações organizadas sobre as demandas, possibilitando um controle centralizado delas, indicando eventuais desvios e riscos. Além disso, o portfólio de projetos permite que outras pessoas consultem, em apenas uma página, o status de cada projeto.

Um portfólio de projetos corporativo é composto de projetos, programas e subportfólios

5. Transparência na alocação da equipe

O processo de gestão de demanda também possibilita que os clientes dos projetos visualizem como está a capacidade das equipes para atender às iniciativas. Às vezes, quem está de fora pode ter a impressão de que os projetos não estão indo para frente pela simples falta de vontade. Mas, na verdade, o que frequentemente atrapalha a execução das iniciativas é o fato de as equipes já estarem atendendo em seu limite máximo. Essa transparência na alocação auxilia no balanceamento de carga da equipe, otimizando a utilização dos recursos.

6. Segurança em tomar decisões

A capacidade de tomar boas decisões está diretamente ligada à qualidade das informações disponíveis. Com um processo de gestão de demanda estruturado e padronizado, será muito mais fácil coletar dados confiáveis, que podem trazer insights interessantes para decidir aquilo que vale a pena ser feito e aquilo que não vale. Ou seja, você conseguirá justificar o porquê tomou a decisão de suspender determinado projeto, por exemplo, através dos dados.

7. Agilidade para responder às mudanças

Outro ponto forte da gestão de demanda é que, ao trazer dados confiáveis e monitorar constantemente a execução dos projetos e alocação das equipes, ela proporciona agilidade para responder às mudanças.

Então, vamos supor que através de uma cerimônia (reunião) de acompanhamento das demandas você percebe que determinado projeto deixará de atender o problema para o qual foi criado, em razão da publicação de uma lei. Por ter uma rotina de monitoramento dos projetos, você conseguirá identificar essa mudança com muito mais velocidade e se preparar adequadamente para reagir a ela.

8. Redução do estresse das equipes envolvidas em projetos

Parece um assunto batido, mas quando você tem visibilidade e transparência sobre o que está sendo feito até mesmo as próprias pessoas que participam apenas da execução dos projetos se beneficiam. É tranquilizador saber exatamente em quais projetos você está envolvido e ter, inclusive, a oportunidade de ajudar nas decisões de alocação dos recursos. Também é interessante saber quando existem mudanças na prioridade e ter consciência das justificativas para cada alteração. Afinal, um bom portfólio de projetos é resultado de um esforço de priorização colaborativo.

9. Foco naquilo que realmente importa

Este pode ser considerado um resumo de todos os benefícios proporcionados pela gestão de demanda. Se você não faz ideia de quais projetos estão rolando na sua organização ou qual o status de cada um e está com dificuldades para saber por onde começar a otimizar as solicitações, a gestão de demanda te ajuda a “pôr ordem na casa” e focar naquilo que realmente importa: projetos que trazem resultados rapidamente, com base em critérios que te ajudam nessas escolhas, diminuindo o empirismo.

Benefícios anotados? Agora só falta botar a mão na massa… Confira nosso passo a passo sobre como fazer gestão de demanda e comece a colocá-la em prática na sua empresa!

Como fazer gestão de demanda em 6 passos

Separamos o processo de gestão de demanda em algumas etapas para facilitar o entendimento. É importante destacar que esses passos não necessariamente acontecem de forma sequencial. Acompanhe!

Etapa #1 — Estime a capacidade das equipes

Antes de começar a separar quais demandas são mais importantes para o negócio, é preciso identificar qual a capacidade das equipes responderem às iniciativas. Você precisa apurar quantas pessoas compõem as equipes de execução de projetos, qual a disponibilidade de cada uma, quantos projetos podem ser entregues em determinado período com os recursos disponíveis, quantos projetos podem ser realizados simultaneamente, entre outras informações relevantes. Para isso, você pode montar um mapa de capacidade, que te dará a visão de alocação por times, por papéis e por indivíduos.

Etapa #2 — Identifique as iniciativas existentes

Identifique as iniciativas existentes na empresa, as que já estão em execução ou foram paralisadas e as que ainda não foram iniciadas. Peça para que os responsáveis pelas áreas enviem suas propostas de projetos futuros e informações sobre os projetos que já estão em andamento. Para evitar burocracias, você pode propor um modelo visual de proposta de projeto, como o canvas de projeto da Euax, que também pode ser utilizado como Termo de Abertura de Projeto, um documento importante para dar início a uma iniciativa.

O mais interessante de pedir para que as pessoas façam esse exercício de preencher o canvas é estimulá-las a refletir sobre a viabilidade e a real importância dos projetos. Dessa forma, já conseguimos ir, inclusive, pré-selecionando as demandas. Ou seja, se for muito difícil preencher o canvas com as informações de determinado projeto, pode ser que o problema seja o próprio projeto, que não consegue ser justificável do ponto de vista do negócio.

Etapa #3 — Divida os projetos em categorias

Nesta etapa você precisará agrupar os projetos por afinidade. Algumas categorias que você pode criar são: projetos estratégicos, projetos mandatórios, projetos relacionados à sustentabilidade, projetos relacionados à transformação digital, projetos de segurança, projetos de inovação, entre outras categorias.

É importante que você faça os agrupamentos de acordo com as necessidades do seu negócio. Assim você garante que os agrupamentos realmente serão úteis para você no futuro, em vez de apenas mais uma classificação que alguém indicou. Então, se você faz projetos de desenvolvimento de produto com muita frequência, quem sabe não vale a pena criar uma categoria e definir um portifólio para esse tipo de projeto, que terá sua gestão centralizada.

Etapa #4 — Selecione e priorize os projetos

Depois de criar as categorias para facilitar a priorização dos projetos, chegou a hora de estabelecer critérios para cada uma das categorias criadas. Você pode aplicar os critérios em uma matriz de valores, como a matriz 4×4, ou utilizar ferramentas prontas, como a matriz GUT, a matriz BASICO e a matriz RICE.

Após elencar os critérios para cada categoria de projetos, você precisará analisar cada um dos projetos conforme os parâmetros definidos, atribuindo uma pontuação para cada um deles por projeto. Então, basta relacionar as notas (somando ou multiplicando, ou o que a ferramenta que você estiver utilizando mandar) a fim de obter a nota final da iniciativa. Por fim, classifique os projetos, montando um ranking de iniciativas.

Complicou? Vamos a um exemplo fictício para simplificar!

Vamos supor que você está utilizando a nossa matriz GUT em Excel para priorizar os projetos de TI. A matriz GUT considera os critérios de gravidade (relativo ao impacto que o projeto pode causar na organização), urgência (relativo ao tempo disponível para realizar o projeto) e tendência (probabilidade que o problema resolvido pelo projeto tem de piorar) na priorização dos projetos.

Imagine que a iniciativa 1 recebeu nota 5 para todos os critérios, a iniciativa 2 recebeu notas 4, 3 e 5 para gravidade, urgência e tendência, respectivamente, a iniciativa 3 recebeu notas 3, 3 e 4, respectivamente, e a iniciativa 4 recebeu as notas 3, 2 e 3, respectivamente, como mostra a imagem abaixo:

Ao multiplicarmos as notas para cada um dos projetos obteremos o score “GUT” de cada uma das iniciativas, que neste caso são, respectivamente, 125, 60, 36 e 18. Ao estabelecer o ranking das demandas, teremos a iniciativa 1 em 1º lugar, a iniciativa 2 em 2º lugar, a iniciativa 3 em 3º lugar e a iniciativa 4 em 4º lugar, dessa forma:

Pronto! Mais uma etapa concluída!

Etapa #5 — Faça o balanceamento dos projetos

Na etapa de priorização com a matriz GUT (ou outra ferramenta de priorização de sua preferência) obtemos um ranking de iniciativas com base na ordem crescente das notas, certo? Essa ordem calculada já é muito útil para identificarmos os projetos mais importantes para a empresa, mas sozinha ainda pode deixar algumas lacunas. Por exemplo, se dois ou mais projetos ficarem com a mesma nota, a priorização se torna um pouco inútil, não é mesmo?

É aí que entra o balanceamento dos projetos. Trata-se de uma priorização mais “manual” das iniciativas, com o objetivo de adequar a ordem de prioridade dos projetos ao orçamento disponível, às condições atuais do negócio e à capacidade das equipes executarem aquele projeto naquele momento. Dessa forma, você garante que haja um equilíbrio entre as diversas carteiras de projetos e que os recursos disponíveis — inclusive financeiros — serão suficientes para dar conta de todas as demandas.

Por exemplo, considere que você possui um orçamento de R$ 400 mil e quatro projetos para fazer. O projeto 1 custa R$ 200 mil, o projeto 2 custa R$ 250 mil, o projeto 3 custa R$ 50 mil e o projeto 4 custa R$ 100 mil. Como você escolhe quais dos projetos vai fazer e quais dos projetos vão ficar para uma próxima etapa se esses foram os quatro projetos mais bem colocados? Pela ordem calculada da matriz GUT, você conseguiria fazer apenas o projeto 1 e precisaria conseguir mais R$ 50 mil para dar continuidade ao segundo projeto mais importante da lista.

Mas, ao balancear as demandas, você poderia inverter a ordem dos projetos, e deixar o projeto 2 fora da lista de projetos que você irá executar. Assim, seria possível realizar mais dois projetos sem ultrapassar o orçamento e ainda sobraria R$ 50 mil para investir em outro projeto!

Etapa #6 — Monitore o andamento das iniciativas

Depois de decidir quais projetos serão executados, conforme a priorização e o mapa de capacidade das equipes, você precisará fazer o acompanhamento dessas iniciativas e do próprio portfólio de projetos. Afinal, durante a execução dos projetos, as prioridades da empresa podem mudar e você precisará rever a priorização da sua lista.

Afinal, a priorização é contínua e é preciso estabelecer um momento na reunião de acompanhamento do portfólio para que a priorização dos projetos seja confirmada, considerando que entre uma reunião e outra podem surgir novas demandas. Monitorar o andamento das iniciativas também significa estabelecer um padrão para essas reuniões, que também podem ser chamadas de cerimônias de acompanhamento.

Nessas cerimônias, o comitê de priorização dos projetos deverá monitorar o portfólio, divulgar os resultados obtidos com os projetos, tirar dúvidas dos contratantes de projetos, conscientizando-os de que não é possível entregar tudo, já que a organização possui recursos limitados e que nem todos os projetos agregam valor para o negócio.

Aprofunde seus conhecimentos em gestão de demanda assistindo ao nosso webinar gratuito sobre priorização de portfólio de projetos com foco em resultados!

Project Management Office (PMO): o que é, quais as vantagens de ter um e como implantar o seu

Postado em 25/07/201902/05/2024 por Naiane Kolb

Você já ouviu falar em Project Management Office (PMO)? Embora esse nome esteja normalmente associado a papeladas, extensas documentações e auditorias, essa ideia está bastante equivocada. Neste post, você vai entender para que realmente serve um PMO, quais as vantagens de ter um e como implantar o seu. Acompanhe o texto ou navegue nos links abaixo:

O que é Project Management Office (PMO)?
Tipos de Project Management Office
Vantagens de ter um Project Management Office
Como implantar um Project Management Office

Boa leitura!

O que é Project Management Office (PMO)?

Project Management Office (PMO) ou escritório de projetos é uma estrutura organizacional envolvida na padronização dos processos de governança e gestão de projetos de uma empresa, com o objetivo de aumentar a performance dos projetos e, consequentemente, do negócio.

Um Project Management Office pode ser:

Corporativo: abrange todos os projetos da organização, gerenciando o portfólio de iniciativas;
Departamental: ajuda determinada área a entregar resultados;
Operacional: gerencia exclusivamente um projeto ou programa. Geralmente é descontinuado ao fim da iniciativa.

Muitas pessoas acreditam que um PMO faz o mesmo que um gerente de projetos na empresa, mas isso não é verdade. Enquanto o gerente de projetos está focado nos objetivos específicos de uma ou mais iniciativas, o Project Management Office trabalha para consolidar os portfólios de projetos e tem objetivos mais estratégicos, de alto nível.

Não há uma quantidade de pessoas certa ou errada para compor um escritório de projetos. Isso pode variar de empresa para empresa, conforme seu volume de projetos. Além disso, pode ser que o PMO de uma empresa tenha uma sala só para ele, enquanto em outra organização não haja lugar fixo para o escritório de projetos.

O PMO possui um papel estratégico dentro das empresas, contribuindo para o alinhamento dos projetos com a estratégia do negócio. Portanto, não se trata apenas de uma estrutura para “vigiar” os gerentes de projetos ou algo nesse sentido, mas sim de gerenciar de forma coordenada e centralizada as iniciativas do negócio.

É importante dizer que as funções de um PMO variam conforme o nível de maturidade do escritório de projetos. Um Project Management Office pode atuar no acompanhamento dos indicadores de projetos, na gestão de recursos compartilhados entre eles, no apoio aos gerentes de projetos, disseminando boas práticas e a metodologia de gestão de projetos utilizada pela empresa, entre outras atividades.

Podemos classificar os escritórios de projetos em três tipos. Entenda como cada Project Management Office pode atuar a seguir.

Tipos de Project Management Office

Quanto ao seu grau de controle e nível de influência, um escritório de projetos pode ser de suporte, de controle ou diretivo. Essa é a diferenciação feita pelo Guia PMBOK®. Vamos entender quais as diferenças entre eles?

Project Management Office de suporte

Um PMO de suporte, como o próprio nome sugere, é aquele que foca em apoiar os gerentes de projetos na condução de iniciativas. Portanto, assume um papel mais “consultivo”, voltado para o coaching. Dessa forma, os gerentes de projetos recebem recomendações sobre o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.

Outro papel importante do PMO de suporte é organizar a documentação dos projetos, estabelecendo um modelo que deve ser usado por toda a empresa. Deve-se dar uma atenção especial ao arquivamento das lições aprendidas, que são ativos muito importantes na execução de novos projetos, afinal, apontam para aquilo que deu certo e o que deu errado em iniciativas anteriores.

O Project Management Office de suporte é mais comum em organizações com pouca maturidade em gestão de projetos. Ele representa uma tentativa inicial de consolidar a gestão de projetos na empresa, mas não deixa de ser importante. Afinal, não adianta criar controles super-rigorosos se a organização não possui as condições e as características necessárias para atingir às expectativas. Só geraria frustração desnecessária!

Project Management Office de controle

O PMO de controle é aquele que, além de dar recomendações aos gerentes de projetos, verifica continuamente se esses profissionais estão em conformidade com os processos e as práticas de gestão de projetos definidas na organização, com o objetivo de padronizar o jeito que a empresa conduz projetos. Para isso, é comum que sejam realizadas auditorias nos projetos para garantir que os processos de gestão estão sendo seguidos.

Mais que cobrar, o PMO de controle também realiza capacitações e treinamentos para preparar seus gerentes de projetos para os desafios impostos pelo cotidiano. Depois, a qualidade dos projetos é mensurada para verificar se, de fato, os treinamentos foram efetivos ou precisam ser melhorados.

O PMO de controle realiza, ainda, a gestão do portfólio de projetos, seja organizando as iniciativas ou tomando o controle de alguns projetos para si.

Project Management Office diretivo

O PMO diretivo, por sua vez, possui um grau ainda maior de controle. A principal diferença entre o PMO diretivo e os demais é que ele é responsável por direcionar os recursos certos para os projetos certos. Portanto, os gerentes de projetos são subordinados ao PMO e alocados conformes as demandas em que eles mais poderão contribuir.

Vale ressaltar, que assim como o PMO de suporte, o PMO diretivo também faz recomendações aos gerentes de projetos e, assim como o PMO de controle, monitora o desempenho das atividades e a aderência aos processos, consolidando-se como um centro de excelência em gestão de projetos dentro de uma empresa.

Leia também: PMO de TI: o que é e como implantar em 7 passos

E aí, conseguiu diferenciar os três tipos de Project Management Office existentes? Aproveite e confira também as principais vantagens de implantar um PMO na sua organização.

Vantagens de ter um Project Management Office

Implantar um Project Management Office traz uma série de benefícios para as empresas. Separamos cinco deles, que você pode conferir abaixo.

1. Consolidação de uma metodologia de gestão de projetos

Se pudéssemos elencar apenas um benefício de implantar um PMO, com certeza seria este. Ter uma metodologia consolidada é uma boa forma de ter melhores resultados nos projetos. Uma metodologia traz um conjunto de etapas e ferramentas que já foram testadas e comprovadas, facilitando o trabalho de gerenciamento de iniciativas e aumentando o desempenho dos projetos por meio do uso das melhores práticas.

2. Informações disponíveis e centralizadas

Faz parte da rotina de um PMO levantar e analisar dados e monitorar indicadores de gestão de projetos. Portanto, um Project Management Office auxilia na comunicação ao fornecer de forma organizada informações importantes sobre os projetos, como o retorno sobre investimento, por exemplo. A centralização desses dados é bacana porque torna as informações mais facilmente disponíveis, dando visibilidade para a saúde dos projetos e permitindo que exista uma base histórica consistente que pode ser utilizada no planejamento de novos projetos. Faz toda a diferença ter uma estrutura dentro da empresa que cuida da divulgação das informações: quando alguém precisar saber de algo, basta consultar o PMO.

3. Controle e redução de erros

Como dito anteriormente, o PMO auxilia a consolidar uma metodologia de gestão de projetos, documentar as lições aprendidas e capacitar os gerentes de projetos. Então, é natural que a qualidade dos projetos aumente por conta disso. Outro ponto que auxilia no controle e na redução de erros é o acompanhamento que o PMO faz dos projetos, possibilitando que erros sejam identificados com mais rapidez e que imediatamente sejam feitas ações de correção.

4. Gestão centralizada de recursos e projetos

Com um Project Management Office, os recursos e os projetos passam a ser gerenciados de forma centralizada, possibilitando uma visão dos impactos de cada projeto no portfólio como um todo, facilitando a tomada de decisão. O PMO pode ficar responsável por alocar cada gerente de projetos de acordo com as suas competências, além de priorizar os projetos mais importantes para a organização, decidindo com mais segurança em quais projetos os investimentos da empresa serão aplicados.

5. Alinhamento estratégico dos projetos

O PMO ajuda a evidenciar o valor do projeto e a garantir que os projetos selecionados são realmente aqueles mais importantes, de acordo com a estratégia da organização. Dessa forma, o escritório de projetos evita a perda do apoio do patrocinador e auxilia a engajar as partes interessadas no projeto, demonstrando a relevância da iniciativa.

Quantos benefícios, não é mesmo? Para obtê-los é preciso fazer a implantação de um Project Management Office na sua empresa. Não sabe por onde começar? Vamos te dar algumas dicas no passo a passo abaixo. Mas lembre-se: nada de mudar tudo do dia para a noite, leve em consideração a maturidade da sua empresa!

Como implantar um Project Management Office em 5 etapas

Podemos elencar cinco passos importantes para a implantação de um Project Management Office:

1. Prepare a organização para a mudança

A implantação de um PMO pode ser considerada um grande projeto, não é mesmo? Como é uma iniciativa que abala as estruturas da organização, é melhor preparar as pessoas para esse momento. O melhor caminho é a comunicação. Então, antes de realizar essa grande mudança, prepare o terreno. Explique aos colaboradores as mudanças que estão por vir, por que elas são importantes e quais benefícios vão trazer. Isso vai ajudar a alinhar a comunicação entre todos e a diminuir a resistência no futuro.

2. Identifique o cenário atual de gestão de projetos

Ainda que uma organização não tenha processos de gestão de projetos declaradamente expressos e claramente definidos, é difícil não ter adotado nenhuma prática de gestão de projetos. Então, nessa etapa, o seu desafio é mapear os projetos que estão em andamento hoje e como as coisas são feitas atualmente na sua organização. Isso vai te dar um diagnóstico do cenário atual e uma melhor percepção do que deve ser mudado e qual o melhor caminho a seguir para obter os mais benefícios.

3. Estruture o escritório de projetos

Este é o momento de efetivamente pensar no que você quer que o seu escritório de projetos tenha, quais serviços você deseja que ele ofereça, quem assumirá quais papéis e responsabilidades. Se você não tiver clareza sobre essas definições, mais difícil será convencer a diretoria de que vale a pena investir na implantação de um Project Management Office.

Além disso, os objetivos que você definir para o escritório de projetos vão influenciar no tipo de PMO que você vai implantar (de suporte, de controle ou diretivo). Este também é o momento de definir qual metodologia de gestão de projetos será utilizada e estruturar o portfólio de projetos e os indicadores de performance.

4. Construa um novo processo de gestão de projetos

Com base naquilo que você mapeou que já está sendo feito na organização e aquilo que você deseja que tenha no seu escritório de projetos, você vai montar um novo processo de gestão de projetos que atenda às necessidades da sua organização. Quando falamos em definir um novo processo é importante levar em conta a maturidade da empresa.

5. Implante o Project Management Office efetivamente

Por fim, nesta última etapa, chegou a hora de documentar as metodologias e os processos estruturados anteriormente e capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar os processos de gestão de projetos corretamente. Na hora da implantação, é melhor começar com um projeto piloto, fazendo testes rápidos e pontuais para depois aumentar a abrangência do PMO.

Conseguiu entender como implantar um Project Management Office na sua empresa? Aproveite e assista ao webinar gratuito sobre como um escritório de projetos pode melhorar os resultados das suas iniciativas!

Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute.

Matriz RACI (matriz de responsabilidades): o que é, como montar uma + template

Postado em 19/07/201913/09/2022 por Naiane Kolb

Você sabe exatamente quem consultar na hora de conferir o status de um projeto na sua empresa? Para evitar ouvir aquela frase “não sei, fala com fulano” o ideal é definir papéis e responsabilidades para os membros nas tarefas a serem executadas.

Definir responsabilidades é fundamental para garantir a boa execução de um projeto. Se isso não estiver claro, podem ocorrer desentendimentos entre os membros da equipe e a gestão.

Nesse sentido, uma ferramenta que pode auxiliar a reduzir esse tipo de problema é a matriz RACI, comumente chamada de matriz de responsabilidades. Com ela, é possível sistematizar com clareza e objetividade a função de cada pessoa envolvida naquele projeto.

Quer aprender a utilizá-la? Neste post você verá:

O que é a matriz RACI (matriz de responsabilidades)?
Quais são os papéis na Matriz RACI?
Variações da Matriz RACI
Para que serve a Matriz RACI?
Benefícios de usar a Matriz RACI
Como montar uma matriz RACI em 4 passos
Exemplo de matriz RACI aplicada a projetos e processos

Se preferir, faça o download da Matriz para preencher enquanto lê o texto:

Download Matriz

O que é a matriz RACI?

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidades é uma ferramenta que ajuda a ordenar o nível de envolvimento de cada profissional em uma atividade, facilitando a gestão e a execução dos projetos e processos.

A matriz de responsabilidades possui um formato de tabela, a qual é dividida entre as letras que formam o acrônimo RACI. Cada uma dessas letras representa um papel e uma responsabilidade atrelada, facilitando a identificação de funções.

Além do mais, como trata-se de uma ferramenta para designar responsabilidades, a matriz RACI também é muito utilizada na gestão de processos, portanto, sua aplicação não está limitada a uma área da gestão de negócios.

Quais são os papéis na matriz RACI?

Responsible — responsável

Responsible (responsável) é o dono daquele processo, ou seja, quem responde pela performance daquela atividade. Sua função é gerir as atividades e garantir os recursos necessários à equipe executora.

No entanto, pode ser que exista mais de um responsável pela tarefa, mas é recomendável que, ao preencher a matriz de responsabilidades, seja designada apenas uma pessoa.

Accountable — aprovador

O accountable (aprovador) é a autoridade dentro da matriz RACI. Ele é responsável por aprovar o resultado das atividades. É o aprovador quem dá o aceite formal para o responsável, informando se a atividade foi aceita ou não.

É importante que no momento de planejamento do projeto (quando é elaborada a EAP) sejam definidos os critérios de avaliação de cada atividade. Assim, evitam-se conflitos que podem atrasar o cronograma do projeto ou o andamento dos processos.

Consulted — consultado

O consulted é uma figura especialista naquele assunto, que pode ser consultada na hora de executar a atividade. Trata-se de um profissional que possui conhecimentos e habilidades avançadas e, portanto, pode contribuir muito com o resultado final.

Geralmente, esse papel é realizado por gestores ou líderes de equipe, que já possuem mais conhecimento e experiência na área. A consulta acontece entre o responsável (executor) e o consultado (especialista).

Atenção: uma única atividade pode requerer consultar mais de um especialista.

Informed — informado

Já o Informed refere-se àquele(s) que deve(m) ser notificado(s) sobre uma determinada atividade. Normalmente, as pessoas notificadas são as partes interessadas naquele projeto. Aqui, o responsável (executor) notifica o informado (interessado no assunto) sobre o status da atividade em curso, por exemplo:

Em uma otimização de software, o usuário do sistema não atua diretamente na atividade, mas pode ser impactado ou tem interesse no resultado.

Variações da matriz RACI

Além das definições tradicionais, a matriz de responsabilidades pode conter algumas variações de papéis como o backup, o notify, o originator e o manager. Isso acontece porque alguns projetos podem requerer mais pessoas envolvidas, assim como a gestão de processos.

Mas, a matriz RACI é flexível e comporta bem adaptações! Confira como os papéis citados anteriormente são utilizados:

Backup (reserva)

É a pessoa que substituirá o Responsável de uma atividade, em casos excepcionais. Um profissional de backup deve ser nomeado apenas para as atividades críticas do projeto, ou seja, aquelas que podem dificultar todo o andamento da iniciativa.

Notify (notificado)

Diferente do Informed, o notify é diretamente afetado pelo resultado das atividades. Ele precisa saber quando uma atividade é concluída, pois dará prosseguimento a ela ou precisa do resultado para utilizar como insumo em outra tarefa.

Originator (criador)

É aquele quem gera a necessidade daquela atividade. O originator mapeia o cenário de execução da atividade e “passa o briefing”, dando uma visão aos envolvidos de como a atividade deve ser executada e qual é o resultado esperado.

Manager (gestor)

Papel assumido por quem gerencia times e tarefas, mas não tem poder de decisão para aprovar resultados.

Leia também: 3 metodologias ágeis que vão transformar o seu jeito de conduzir projetos

Para que serve a matriz RACI?

Imagine a seguinte situação: você acabou de desenhar um novo projeto e tem tudo em mãos, mas se esqueceu de definir quem vai ser responsável por cada atividade e, por causa disso, na hora de cobrar os resultados, você não sabe quem consultar.

Pode parecer uma situação irreal, mas é algo comum de ocorrer nas empresas. Às vezes, as ideias são mais ditas do que registradas e, quando chega o momento de executá-las, não há pessoas para realizá-las.

Nesse sentido, a matriz RACI auxilia na organização do trabalho. Com ela, diminuem-se as chances de projetos ou processos serem executados de maneira incorreta – ou nem serem executados – melhorando a comunicação entre a equipe e a gestão. Com os papéis e responsabilidades definidos pela matriz, otimiza-se tempo, os resultados são melhores e você ainda consegue dar feedbacks e delegar tarefas com facilidade.

Benefícios de usar a matriz RACI

Por ser uma ferramenta pratica e flexível, os benefícios são múltiplos. Com a matriz RACI você consegue:

Atribuir responsabilidades com clareza, deixando claro as funções de cada membro da equipe;
Identificar com facilidade quem responde por qual atividade;
Alinhar o envolvimento dos membros do projeto nas atividades;
Formalizar papéis, o que ajuda o gestor a dar feedbacks, principalmente quando se trata de um time grande;
Pode ser o pontapé inicial para implantar uma cultura de responsabilização na sua empresa.

Como montar uma matriz RACI em 4 passos:

1. Defina as atividades do projeto

O primeiro passo para montar uma matriz RACI é definir quais atividades precisam ser executadas. Você pode fazer isso a partir da estrutura analítica do projeto (EAP), quebrando os pacotes de trabalho em atividades ou realizando uma análise de processos.

2. Mapeie as partes interessadas no projeto

Definida as atividades, é preciso mapear as principais partes interessadas no projeto. Isso inclui os membros da equipe de trabalho e todos aqueles que serão afetados de alguma forma pelo projeto.

Não esqueça de listar também os “especialistas”, que assumirão o papel de consultados durante a gestão da iniciativa.

3. Atribua responsabilidades à equipe (RACI)

Nessa etapa, você irá montar o esqueleto da matriz RACI. Para isso, relacione pessoas e atividades a uma letra correspondente. Lembre-se que uma pessoa pode assumir mais de um papel na matriz RACI. Tudo dependerá do projeto que está sendo conduzido.

Certifique-se de que toda demanda possui ao menos um responsável e um aprovador, alinhando essas responsabilidades.

É interessante envolver toda a equipe na definição das responsabilidades da matriz RACI. Construí-la colaborativamente ajuda a trazer o alinhamento necessário para a execução das atividades e garantir que todos compreendam e concordem com seu papel.

4. Monte uma tabela com as informações

Por fim, reúna as informações de modo a compor uma tabela. As linhas deverão conter as atividades e as colunas deverão conter os nomes ou os cargos das pessoas. Assim, você conseguirá sistematizar

Se você estiver trabalhando com uma equipe pequena, pode se beneficiar mais ao escrever os nomes das pessoas, pois isso faz a sua matriz de responsabilidades ser ainda mais personalizada. Já em equipes grandes, é melhor usar o nome dos cargos, como “arquiteto de sistemas”, por exemplo.

Exemplos práticos da matriz RACI

Agora que você já conhece a matriz RACI, confira alguns exemplos de como aplica-la ao gerenciamento de projetos ou processos:

Matriz RACI aplicada a projetos

Vamos considerar o projeto de construção de uma casa. Entre as atividades necessárias para tirar o projeto do papel poderíamos citar:

Fazer a fundação;
Levantar as paredes;
Pintar as paredes;
Mobiliar a casa;
Monitorar o andamento do projeto.

Além disso, poderíamos ter os seguintes cargos:

Pedreiro;
Pintor;
Designer de interiores;
Engenheiro civil;
Cliente.

Ao desenharmos esse projeto na matriz RACI, temos:

Observe que, dependendo da atividade, o engenheiro civil assume diferentes responsabilidades, abrangendo todos os papéis: responsável, aprovador, consultado e informado. Assim como há atividades em que ele assume dois papéis.

Além disso, em algumas atividades existem cargos que não estão marcados com nenhuma letra da matriz RACI, pois não faz sentido envolvê-los na tarefa.

Matriz RACI aplicada a processos

Imagine a construção da arquitetura de processos de uma empresa. Os gestores já passaram por todas as etapas envolvidas e agora, para fechar a iniciativa, irão montar a matriz de responsabilidades.

Nesse exemplo, todos os macroprocessos que compõem a estratégia do negócio são listados um abaixo do outro e as pessoas envolvidas são listadas uma ao lado do outra, conforme mostra a tabela:

Observe que, neste caso, o Analista 4 não está relacionado a nenhuma das letras da Matriz RACI, o que indica que ele não está envolvido em nenhum dos processos. Além disso, para o processo 1 e 5 há diferentes especialistas a serem consultados.

Agora é a sua vez!

Construir uma matriz de responsabilidades é essencial para organizar os processos do seu negócio, melhorar a comunicação entre os gestores e as equipes e alinhar a estratégia.

Se você gostou desse conteúdo e quer adotar essa prática na sua empresa, não perca tempo e baixe o nosso modelo de matriz RACI. O download é gratuito, basta preencher os campos com os processos da sua empresa e pronto, você terá sua matriz de responsabilidades.

Matriz BASICO: o que é e como utilizá-la na priorização dos seus projetos

Postado em 19/07/201917/04/2020 por Naiane Kolb

Você com certeza já deve ter experimentado a angustiante sensação de ter um monte de iniciativas para conduzir e não saber por onde começar, não é mesmo? A parte mais difícil de estar nessa situação é justamente decidir qual projeto será realizado primeiro. E para escolher de forma estruturada, objetiva e racional, sem simplesmente se deixar levar por pressões externas, você pode utilizar a matriz BASICO.

Neste post você vai ver:

O que é a matriz BASICO
Qual a importância da matriz BASICO
Critérios de seleção utilizados na matriz BASICO
Como aplicar a matriz BASICO na priorização de projetos

Boa leitura!

O que é a matriz BASICO?

A matriz BASICO é uma ferramenta de priorização de projetos que leva em consideração seis critérios de seleção. São eles:

Benefícios para a organização;
Abrangência dos resultados;
Satisfação do cliente interno;
Investimento requerido;
Cliente externo satisfeito (grau de impacto);
Operacionalidade simples (grau de facilidade).

Cada um desses critérios deve ser considerado na hora de avaliar a relevância de um projeto e pode receber uma pontuação que varia em uma escala de 1 a 5. Ao final, os pontos atribuídos a cada critério devem ser somados, resultando no score da matriz BASICO. A partir do score de cada projeto podemos fazer um ranking de demandas, que deve ser discutido com o comitê, para validar o ranking calculado e confirmar a prioridade das demandas de maior score.

Portanto:

BASICO = Benefício para a organização + Abrangência dos resultados + Satisfação do cliente interno + Investimento requerido + Cliente externo satisfeito + Operacionalidade simples

Com essa ferramenta de priorização, você será capaz de organizar e coordenar melhor seus projetos. Confira os principais benefícios!

Qual a importância da matriz BASICO?

Já parou para pensar que tudo o que existe sempre pode ficar melhor? Pois é. Não é diferente nas organizações. O único problema é que não há tempo nem dinheiro suficiente para fazer todas as melhorias possíveis, é preciso saber o que “atacar” primeiro. Nesse sentido, ter um método estruturado e simples pode ajudar muito a tomar decisões baseadas em informações confiáveis, critérios claros e alinhados aos objetivos da organização, evitando assim ter que simplesmente atender aos pedidos de quem “grita mais”, causando insatisfação dos solicitantes.

Com a matriz BASICO, você utiliza uma série de critérios para selecionar aquilo que é mais importante e precisa ser feito primeiro, aumentando as chances de escolher o melhor projeto. Além de priorizar os projetos que trazem os melhores resultados, com a matriz BASICO é possível:

Obter maior envolvimento e dedicação das partes interessadas;
Diminuir a possibilidade de perda de prioridade ou cancelamento do projeto;
Garantir que os recursos sejam utilizados no momento adequado;
Reduzir desperdícios relacionados à gestão e execução do projeto;
Evitar sejam investidos recursos em iniciativas que não valem o custo-benefício.

Outro ponto positivo da matriz BASICO é que ela é uma ferramenta relativamente simples de ser entendida, pois adota uma linguagem objetiva e racional. Desse modo, as partes envolvidas conseguem compreender de forma mais clara como a priorização dos projetos foi feita e por quais motivos um projeto ficou em determinada posição, reduzindo alguns conflitos com as áreas demandantes.

Gostou dos benefícios? Agora nós vamos entender melhor cada um dos critérios de seleção que compõem a matriz BASICO.

Entenda melhor os 6 critérios de priorização utilizados na matriz BASICO

Benefícios para a organização

Tem a ver com a quantidade de vantagens que um projeto pode trazer para a organização. Quanto mais vantagens estiverem associadas a um projeto, mais pontos ele deve marcar. Quanto menos vantagens associadas, menos pontos devem ser atribuídos. Confira o que significa cada nota:

É um projeto que traz pouquíssimos benefícios, porém, contribui de alguma forma com a empresa.
É um projeto que traz poucos benefícios ao negócio, mas traz benefícios quantificáveis para a operação.
É um projeto que traz benefícios razoáveis para a empresa através das mudanças que propõe.
É um projeto que traz benefícios significativos para a organização, podendo gerar inovação e lucro ao negócio.
É um projeto de vital importância para a organização e pode estar ligado à sobrevivência da empresa.

Abrangência dos resultados

Refere-se à quantidade de pessoas que serão afetadas pelo projeto. Quanto maior o número de pessoas impactadas, maior deve ser a pontuação. Quanto menor o número de pessoas impactadas menor deve ser a pontuação. Confira o que significa cada nota:

Projeto com abrangência mínima, até 5% da organização.
Projeto com abrangência pequena, de 5% a 20% da organização.
Projeto com abrangência razoável, de 20% a 40% da organização.
Projeto com abrangência grande, de 40% a 70% da organização.
Projeto com abrangência total, de 70% a 100% da organização.

Satisfação do cliente interno

Considera o quanto um projeto pode afetar positivamente a experiência dos colaboradores. Quanto mais o projeto impactar positivamente na satisfação dos colaboradores que serão afetados por ele, maior a pontuação recebida. Quanto menores os impactos, menor a pontuação recebida. Confira o que significa cada nota:

O projeto tem impacto pequeno na satisfação do cliente interno, mas, ainda assim, pode contribuir de alguma forma no desenvolvimento da empresa.
O projeto tem impacto razoável na satisfação do cliente interno, mas isso não é notado pelos colegas de trabalho.
O projeto tem impacto médio na satisfação do cliente interno e isso é notado pelos colegas de trabalho.
O projeto tem impacto grande na satisfação do cliente interno e isso é ativamente reconhecido pelos colegas de trabalho.
O projeto possui impacto acentuado na satisfação do cliente interno, afetando-o diretamente.

Investimento requerido

Este critério está relacionado aos investimentos necessários para realizar o projeto. Ao avaliar o investimento requerido, devemos considerar o valor da equipe envolvida, o custo dos materiais necessários no projeto, além do valor financeiro necessário para sua execução. Se for preciso dispender muitos recursos no projeto, ele deve receber uma pontuação mais baixa. Do contrário, se for necessário dispender poucos recursos no projeto, ele deve receber uma pontuação mais alta. Confira o que significa cada nota:

O projeto precisa de muitos recursos para ser realizado, os quais a empresa não possui (altíssimo investimento).
O projeto precisa remanejar recursos de outras áreas para ser realizado (alto investimento).
O projeto requer recursos além dos disponíveis para o departamento (médio investimento).
O projeto demanda poucos recursos, que já estão disponíveis ou são fáceis de conseguir (baixo investimento).
O projeto precisa de uma quantidade insignificante de recursos (baixíssimo investimento).

Cliente externo satisfeito (grau de impacto)

Considera o grau de impacto do projeto na satisfação do cliente final. Quanto mais positivo for o impacto do resultado do projeto no consumidor do resultado, maior a pontuação que deverá ser atribuída. Quanto menor o impacto, menos pontos o projeto receberá quanto a esse critério de seleção. Confira o que significa cada nota:

O projeto não traz nenhum impacto na satisfação do cliente final.
O projeto traz um impacto pequeno na satisfação do cliente final e nos processos primários.
O projeto traz um impacto médio na satisfação do cliente final e nos processos de apoio.
O projeto traz um impacto grande na satisfação do cliente final e nos processos de apoio.
O projeto traz um impacto muito grande na satisfação do cliente final.

Operacionalização (grau de facilidade)

Refere-se ao grau de facilidade em realizar o projeto, ou seja, tem a ver com a sua viabilidade técnica. Quanto mais fácil for executar um projeto, mais pontos ele deve receber. Quanto mais difícil for executar um projeto, menos pontos ele deve receber. Um projeto pode ser mais ou menos difícil de ser conduzido por causa de fatores como restrições legais, falta de domínio de tecnologia, alta resistência às mudanças etc. Confira o que significa cada nota:

É muito difícil realizar o projeto, porque sua operacionalização depende de ações e decisões que vão além da organização.
O projeto é de difícil execução, pois depende de mobilização interna da organização, incluindo decisões e mudanças de cultura.
O projeto tem uma dificuldade média de ser realizado, pois depende de tecnologias que não são facilmente encontradas no mercado.
É fácil realizar o projeto, que depende de tecnologias já consolidadas no mercado.
Projeto muito fácil de ser realizado, pois há domínio da tecnologia requerida.

Agora que você já sabe quais os critérios de seleção utilizados na matriz BASICO, confira passo a passo como aplicar essa ferramenta na priorização dos seus projetos!

Como aplicar a matriz BASICO na priorização de projetos

Além de conhecer os critérios da matriz BASICO, para utilizar corretamente essa ferramenta de priorização é preciso seguir alguns passos. O primeiro deles é fazer uma lista com os projetos que você quer priorizar. Esse momento é muito importante porque, durante essa avaliação, que deve ser feita de forma colaborativa e com representantes de várias áreas da organização, você já vai deixando de lado alguns projetos, selecionando-os.

Depois, que você listou os projetos que vão entrar no esforço de priorização, precisa organizá-los em uma tabela como esta:

Como você pode observar, do lado esquerdo fica a coluna de iniciativa, que são os projetos ou candidatos a projetos que precisam ser priorizados. Ao meio, temos a letra inicial de cada critério de seleção que, juntas, formam o acrônimo BASICO.

Para cada projeto, você precisa atribuir uma nota de um a cinco dentro dos critérios da matriz BASICO. É interessante envolver um grupo de pessoas neste momento. A priorização colaborativa vai diminuir o risco de fazer uma priorização unilateral e fora da realidade da empresa. Depois basta fazer a soma das notas. Com o score de cada projeto, é possível obter um ranking de demandas, ou seja, a ordem priorizada de execução dos projetos. Esses critérios também podem ajudar na decisão de suspensão de um projeto.

Ranking calculado vs. Ranking forçado

É importante ressaltar que, às vezes, será necessário intervir no ranking calculado e ajustar a ordem, pois existem critérios específicos de cada negócio que podem se sobressair àqueles da matriz BASICO. Essa revisão deve ser feita por um comitê em conjunto com as principais partes interessadas nos projetos. Inclusive, caso um projeto acabe recebendo a mesma nota que outro, você pode definir qual dos critérios da BASICO tem mais peso para desempatar ou você pode utilizar algum dos critérios de negócio.

Como critério de negócio você pode considerar o alinhamento da iniciativa com os objetivos estratégicos da organização, a disponibilidade da equipe em conduzir a iniciativa naquele momento, entre outros. Mas não se esqueça: o melhor caminho é sempre compartilhar as informações e permitir que as decisões sejam feitas de forma colaborativa.

Vale lembrar que o sucesso da priorização de projetos não está apenas em utilizar a matriz BASICO ou qualquer outra ferramenta, mas em avaliar a capacidade da equipe e fazer revisões constantes na ordem dos projetos, adequando ao momento da empresa. Você pode saber mais a respeito desse assunto assistindo ao nosso webinar gratuito sobre priorização de portfólio de projetos com foco em resultados!

O que faz um gerente de projetos e quais as competências necessárias para se tornar um?

Postado em 13/06/201909/05/2024 por Naiane Kolb

Por trás de um projeto de sucesso, normalmente há um competente gerente de projetos. Esse profissional tem um papel muito importante na condução de iniciativas e não é à toa que as empresas têm procurado cada vez mais por ele. Mas você sabe quais as responsabilidades de um gerente de projetos? Continue acompanhando este post, em que iremos esclarecer essas e outras dúvidas.

Assista Agora o Webinar Importância do Gerente de Projetos

O que é e o que faz um gerente de projetos?

Um gerente de projetos é um profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma ou mais entidades, que podem ser empresas, associações filantrópicas, órgãos governamentais etc. Aqui neste post vamos focar mais no cotidiano dos gerentes de projetos que trabalham em empresas com fins lucrativos, mas saiba que muito do que iremos falar aqui também é aplicável a outros espaços de trabalho.

De forma geral, o gerente de projetos possui um papel estratégico, pois aumenta o valor agregado de uma iniciativa, já que possui uma visão integrada dos trabalhos. Justamente por ser conhecedor de todos os elos do projeto, o gerente de projetos é a melhor pessoa para avaliar o melhor caminho a ser seguido e apoiar as tomadas de decisões. Portanto, é quem consegue amarrar eventuais pontas soltas. É comum que os gerentes de projetos conduzam iniciativas de diferentes naturezas, às vezes até mais de uma ao mesmo tempo, dependendo do tamanho e da complexidade.

Conforme o PMI (Project Management Institute), entidade internacional que é referência em gestão de projetos, os gerentes de projetos são agentes de mudanças e precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

Para se ter uma ideia, esse profissional pode ser comparado a um grande maestro, responsável por coordenar todos os recursos e elementos do projeto, a fim de manter a harmonia da orquestra que, no caso, representa a gestão da iniciativa. Assim como um maestro, não é esperado que o gerente de projetos faça tudo sozinho ou domine todas as áreas do projeto com profundidade. No entanto, ele precisa ter a expertise necessária para se antecipar aos riscos e perceber quando algo não vai bem, buscando saídas para manter a orquestra no ritmo.

Funções do gerente de projetos

São funções do gerente de projetos assegurar que o projeto fique dentro do escopo, do custo e do prazo acordados, monitorar os indicadores dos projetos, obter, selecionar e adquirir recursos humanos, financeiros e materiais, coordenar as partes interessadas, gerenciar conflitos, comunicar decisões e resultados, assegurar a aplicação da metodologia de gestão de projetos mais coerente e adequada para o contexto do projeto e o momento da empresa, receber, avaliar e executar solicitações de mudanças, entre outras.

Vale lembrar que, assim como em outras profissões, o gerente de projetos também possui uma perspectiva de crescimento. Além da possibilidade de assumir projetos de maior complexidade, também é possível evoluir para um gerente de programas, que cuida de projetos cujos resultados estão relacionados, e tornar-se um gerente de portfólio de projetos, que ajuda a priorizar os projetos e programas de uma organização.

Como se tornar um gerente de projetos?

Não há uma formação específica para o profissional de gestão de projetos. Pessoas de diferentes áreas — como finanças, tecnologia da informação, engenharia e gestão de pessoas — podem assumir essa função. Existe muita gente competente com diferentes cursos superiores e capacitações.

Caso você esteja pensando em se tornar um gerente de projetos, pode fazer um MBA na área e/ou tirar a certificação PMP®, que é uma espécie de título que os profissionais com conhecimento e prática em gestão de projetos recebem, após comprovarem que estão aptos por meio de uma prova e requisições de documentos, aplicadas pelo PMI e seus parceiros.

O papel do gerente de projetos pode ser modificado de acordo com a organização e o tipo de projeto que está sendo conduzido, mas de forma geral, existem competências que são comuns a todos os bons gerentes de projetos. Vamos descobrir quais são elas?

Leia também o post sobre Matriz Swot

5 competências necessárias para ser um bom gerente de projetos

Um gerente de projetos precisa ter algumas competências para conseguir desempenhar bem suas funções. Confira uma lista com as principais delas.

1. Liderança

A liderança é a capacidade de executar através dos outros. Um gerente de projetos age como um facilitador do trabalho do projeto. Ao contrário de um chefe, um líder não manda, ele conquista a confiança e motiva as pessoas em prol de resultados. A liderança é uma competência necessária para posicionar o gerente de projetos como uma pessoa visionária, capaz de indicar o melhor o caminho para gerar as entregas da iniciativa.

Um bom líder é capaz de extrair o que há de melhor em cada pessoa, se comunicar adequadamente, simplificar atividades complexas, elevar o ânimo da equipe e disseminar os resultados, sejam eles bons ou ruins. Para isso ele pode utilizar ferramentas de colaboração, como reuniões, sessões de cocriação e softwares de gestão de projetos, por exemplo, que ajudam a criar uma sinergia entre as pessoas.

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2. Comunicação

A comunicação é um elemento essencial da gestão de projetos, que deve permear a condução do projeto durante todo o seu ciclo de vida. Estima-se que 90% do tempo do gerente de projetos, durante a execução de uma iniciativa, está relacionado à comunicação. O gerente de projetos precisa se comunicar bem para conseguir transmitir as mensagens necessárias para a compreensão do trabalho do projeto.

Além disso, deve ter cuidado com as palavras, estabelecendo o melhor tipo de comunicação para cada parte interessada no projeto. Esses são os chamados feedbacks personalizados. Um gerente de projetos que se comunica bem é aquele que é facilmente entendido por todas as partes interessadas, pois sabe quais as melhores estratégias de comunicação para atingir diferentes públicos. Confira nosso post sobre gerenciamento da comunicação e entenda melhor como informar os stakeholders do seu projeto.

3. Negociação

Cada vez que o gerente de projetos estabelece um acordo com a sua equipe, o cliente, o patrocinador ou qualquer outro stakeholder, está usando suas habilidades de negociação para convencer e persuadir através do diálogo.

Assim, um gerente de projetos deve saber conduzir negociações com a habilidade necessária para chegar a acordos realistas e benéficos para o resultado do projeto. Aliás, tudo o que o gerente de projetos faz envolve negociação em alguma medida: ele negocia o escopo, o prazo do projeto, custos, prioridades, recursos, aquisições etc. Para ser um bom negociador você deve exercitar a sua capacidade de escuta, síntese e argumentação.

4. Agilidade

Outra característica fundamental em um gerente de projetos é a capacidade de responder rapidamente às mudanças. O ambiente dos projetos é muito dinâmico, portanto, o gerente de projetos precisa saber se posicionar em situações de alta pressão e elevado nível de estresse. Uma das coisas que tornam os líderes mais ágeis é a revisão e o compartilhamento das lições aprendidas de um projeto.

Como a gestão de projetos não é uma ciência exata, muitas vezes precisamos testar algumas práticas para saber o que funciona e o que não funciona em determinados tipos de projetos, sem ignorar as características e a cultura das organizações. Logo, uma forma de ser mais ágil nas decisões é estar antenado às lições aprendidas, copiando o exemplo de práticas de outros projetos já testados anteriormente.

5. Conhecimento em gestão de projetos

Como o ambiente de projetos é altamente flexível, é preciso estar sempre atualizando os conhecimentos aprendidos, pois eles ajudam na escolha da ferramenta certa para cada necessidade. Você pode fazer isso na educação formal, com cursos de graduação e pós-graduação, e na educação informal, por meio de palestras, treinamentos, workshops etc. O importante mesmo é não deixar de acompanhar as novidades e as pesquisas, além de estar por dentro das boas práticas de gestão de projetos e novas ferramentas que apoiem esse trabalho.

Ah, e caso você precise acelerar um projeto, mas não consiga se dedicar exclusivamente a ele, não pense duas vezes antes de pedir ajuda, seja para profissionais mais experientes da sua organização ou consultorias externas especializadas em gestão de projetos.

E aí, conseguiu identificar quais competências você tem e quais precisa desenvolver? Aproveite e assista ao nosso webinar gratuito sobre Líderes Destruidores: Como o Líder pode facilitar ou acabar com a inovação e confira dicas extras para se aperfeiçoar ainda mais!

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Certificação PMP® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Ética em gestão de projetos: qual a visão do PMI?

Postado em 10/06/201920/12/2021 por Naiane Kolb

Em iniciativas complexas, é natural que os gerentes de projetos precisem tomar decisões difíceis. Dependendo da gravidade da situação, até mesmo a conduta desse profissional pode ser colocada em xeque. Mas como saber se você está agindo da forma certa? Neste post vamos falar de ética em gestão de projetos, com base no código de ética do PMI, uma das entidades mais reconhecidas na área.

Vamos começar com um conceito básico:

O que é ética?

A palavra ética tem origem no grego “ethos”, que significa modo de ser. Portanto, a ética é o estudo da conduta humana que, por sua vez, é orientada por um conjunto de valores. Passa pelo estudo da ética o questionamento do que é certo e o que é errado, e quais as consequências dessas ações.

Cada um possui sua própria versão do que é bom e o que é ruim. Aquilo que uma pessoa considera comportamento ético pode não fazer sentido para outra pessoa. As interpretações variam e podem mudar ao longo do tempo, de acordo com as condições individuais, culturais, históricas, sociais e por aí vai.

Pensando nisso, o PMI (Project Management Institute) criou um Código de Ética e Conduta Profissional para orientar as atitudes dos profissionais de gerenciamento de projetos. Vamos falar mais sobre isso a seguir.

Ética em gestão de projetos: o que diz o Código de Ética e Conduta Profissional do PMI

O Código de Ética e Conduta Profissional do PMI é um documento que contém os valores e as normas de conduta ética estabelecidas pela comunidade global de gerenciamento de projetos do Project Management Institute. A primeira versão do código foi criada no final da década de 80, pelo Grupo de Ética, Padrões e Certificação do PMI.

O documento citado descreve comportamentos esperados do gerente de projetos e se aplica tanto para membros quanto para não membros do PMI. Entre os não membros é possível incluir: pessoas que possuem uma certificação do PMI, pessoas que desejam iniciar o processo de certificação do PMI e pessoas que trabalham como voluntários no PMI. Ah, vale lembrar que a ética é um dos temas que caem na prova para certificação PMP.

O Código de Ética e Conduta Profissional do PMI traz quatro valores norteadores: responsabilidade, respeito, justiça e honestidade, sendo que cada um deles traz padrões desejáveis e padrões obrigatórios. Profissionais que não respeitarem o código de ética estão sujeitos a medidas disciplinares por parte do comitê de revisão de ética do PMI, podendo, inclusive, perder sua certificação.

Ao contrário do que possa parecer, os padrões desejáveis não são opcionais. Eles são as expectativas sobre o comportamento do profissional de gerenciamento de projetos, que deve se esforçar para manter a conduta definida no código de ética. Já os padrões obrigatórios definem requisitos firmes e limitam ou proíbem alguns comportamentos. É importante lembrar que é responsabilidade de cada um seguir o código de ética, independentemente da reciprocidade.

Para continuar aprendendo sobre ética em gestão de projetos, confira um resumo sobre cada um dos valores e seus respectivos padrões desejáveis e obrigatórios a seguir.

Valores do Código de Ética e Conduta Profissional do PMI

1. Responsabilidade

De acordo com o documento do PMI, responsabilidade é a “obrigação de assumir a propriedade pelas decisões que tomamos ou não, pelas ações realizadas ou não, e pelas consequências resultantes”. Na prática, isso significa responder pelas suas atitudes, o que exige que o gerente de projetos avalie os impactos de suas decisões, se estão alinhadas com os interesses da sociedade, antes de dar qualquer encaminhamento.

Padrões desejáveis

Levar em consideração o interesse coletivo ao tomar decisões, aceitar somente o trabalho compatível com as suas qualificações, cumprir o que promete, assumir a responsabilidade por erros e omissões, proteger informações confidenciais e cobrar que outras pessoas cumpram o código.

Padrões obrigatórios

Conhecer e apoiar as normas de conduta ética e comunicar condutas antiéticas ou ilegais à gerência apropriada e, se necessário, às pessoas afetadas pela conduta. Algumas implicações dos padrões obrigatórios são não se envolver em nenhum comportamento ilegal, respeitar a propriedade alheia, inclusive intelectual, não se envolver em calúnia ou difamação etc.

2. Respeito

No código de ética do PMI, respeito é a “obrigação de mostrar uma consideração elevada por nós mesmos, por outras pessoas e pelos recursos confiados a nós”. O respeito é um valor que estimula a cooperação mútua, pois quando as pessoas respeitam as suas diferenças elas também confiam mais umas nas outras e aumentam seu desempenho.

Padrões desejáveis

Evitar comportamentos que possam ser considerados desrespeitosos, procurar entender pontos de vistas diferentes, abordar diretamente pessoas com as quais tem conflitos ou discordâncias, agir de forma profissional.

Padrões obrigatórios

Negociar de boa-fé, não influenciar decisões de outras pessoas visando um benefício pessoal, não agir de maneira abusiva, respeitar os direitos de propriedade de terceiros.

3. Justiça

Segundo o PMI, justiça é a “obrigação de tomar decisões e agir de forma imparcial e objetiva”. Embora a imparcialidade seja inatingível em sua forma absoluta, é preciso chegar o mais próximo possível de uma conduta isenta de interesse próprio, preconceito e favoritismo.

Padrões desejáveis

Ser transparente ao tomar decisões, reexaminar a sua imparcialidade e objetividade e corrigir a postura quando necessário, fornecer acesso às informações, oportunizar candidatos qualificados igualmente.

Aqui cabe chamar a atenção para os conflitos de interesse, que são um dos problemas mais apontados pelos profissionais de gerenciamento de projetos do mundo todo. É preciso reconhecer quando se está em uma posição em que você tem lealdades concorrentes ou interesses em potencial, que desvirtuam do objetivo primário de uma ação.

Um conflito de interesses ocorre quando estamos em uma posição de influenciar decisões ou outros resultados em nome de uma parte, quando tais decisões ou resultados poderiam afetar outras partes com quem temos lealdades concorrentes.

Por exemplo: imagine que em um projeto para a implantação de um CRM, a gerente de marketing queira implantar várias customizações para conseguir organizar melhor os contatos. Já o gerente de tecnologia da informação discorda desse posicionamento e quer evitar ao máximo realizar modificações no software, a fim de evitar dor de cabeça no futuro. Quem poderia desempatar esse jogo seria o gerente do projeto, contudo, se esse profissional for irmão da gerente de marketing, por exemplo, há um conflito de interesses.

Padrões obrigatórios

Resolver conflitos de interesses de forma proativa. Ao perceber-se envolvido em um conflito de interesses, afastar-se do processo decisório e não tentar influenciar os resultados. É importante destacar também que é inaceitável tomar ações que demonstrem práticas preconceituosas ou que favoreçam algumas pessoas em detrimento de outras.

4. Honestidade

Para o PMI, honestidade é a “obrigação de entender a verdade e agir de maneira honesta tanto em nossas comunicações como em nossa conduta”. Podemos dizer que ser honesto é ser sincero, falar a verdade, não mentir e não enganar. Observe que quando você comete um engano, por descuido ou desatenção, não necessariamente está sendo desonesto, pois não teve a intenção.

Padrões desejáveis

Procurar entender a verdade com determinação, ser verdadeiro nas comunicações e na conduta, fornecer informações precisas e oportunas, assumir compromissos e fazer promessas de boa-fé, tentar criar um ambiente no qual as pessoas se sintam seguras em dizer a verdade. Compartilhe as más-notícias e não esconda resultados negativos (ou tente culpar outras pessoas por eles)!

Padrões obrigatórios

Não adotar ou ser conivente com comportamentos direcionados a enganar outras pessoas, como fazer declarações enganosas ou falsas, declarar meias verdades, dar informações fora de contexto ou omitir informações. Não participar de comportamento desonesto.

Como vimos, a ética em gestão de projetos é fundamental para manter a relação entre as pessoas e para alcançar o sucesso dos projetos. Um gerente de projetos ético certamente será recompensado pela sua conduta ao colher bons frutos. E já que estamos falando disso, aproveite também para assistir ao nosso webinar gratuito sobre o Líderes destruidores: como o líder pode facilitar ou acabar com a inovação!

Dicionário da EAP: entenda o que é e confira um exemplo prático

Postado em 05/06/201925/07/2023 por Naiane Kolb

Dependendo da complexidade de uma iniciativa, o gerente de projetos pode optar por montar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) para facilitar a visualização do trabalho e das entregas a serem feitas. A EAP é uma ferramenta de decomposição hierárquica para dividir um projeto em partes menores, mais fáceis de gerenciar. Essa ferramenta pode ser acompanhada de um documento chamado dicionário da EAP. Você já ouviu falar nele? Acompanhe o post para descobrir!

O que é o dicionário da EAP?

O dicionário da EAP é um documento, geralmente em formato de tabela, que detalha os pacotes de trabalho da EAP. Um pacote de trabalho, por sua vez, corresponde ao último nível de decomposição da EAP e se refere a um grupo de atividades relacionadas. Enquanto na estrutura analítica do projeto a intenção é mapear de forma simples e visual as partes de um projeto, pois trata-se de um diagrama ou uma lista, no dicionário da EAP o objetivo é declarar expectativas, estabelecer os indicadores para medir a qualidade dos pacotes e alinhar responsabilidades.

O dicionário da EAP não recebe esse nome à toa, ele funciona realmente como um dicionário, em que cada verbete corresponde a um pacote de trabalho. Em vez do significado, você encontra a descrição do pacote de trabalho, que deve dar uma melhor compreensão para os envolvidos do que deve ser entregue.

Além disso, o dicionário da EAP inclui os nomes dos responsáveis por cada pacote de trabalho, ou seja, quem deve entregar o que, e os critérios para que o pacote de trabalho seja aceito. Essa última informação é importante para que o responsável saiba como o resultado do seu trabalho será medido.

O dicionário da EAP faz parte do detalhamento do escopo do projeto. Quando o projeto usar a abordagem preditiva, em que o escopo deve ser detalhado totalmente no momento de planejamento, a EAP e o seu dicionário só podem sofrer atualização através do acionamento de um processo de controle integrado de mudanças. Já se o projeto utilizar a abordagem adaptativa ou ágil, a EAP e o seu dicionário serão atualizados conforme o escopo for sendo aprofundado.

Cada um dos elementos do dicionário da EAP pode vir acompanhado de um código identificador (1, 1.1, 1.1.1,1.1.2 etc.), para facilitar a identificação. A principal vantagem dessa ferramenta é trazer mais clareza para as partes interessadas sobre o escopo. Trata-se de mais uma fonte de informação que, além de auxiliar na comunicação do projeto, ajuda a gerar estimativas mais exatas de duração das atividades.

Para garantir que você entenda direitinho o que é um dicionário da EAP vamos a um exemplo fictício:

Exemplo de dicionário da EAP

Imagine que você precisa gerenciar o projeto de construção de uma casa. O modelo de EAP que você está utilizando é orientado a entregas e contém os seguintes pacotes de trabalho:

Fundação
Alvenaria
Sistema hidráulico
Sistema elétrico
Cobertura
Revestimento
Pintura

Considerando as informações anteriores, o seu dicionário da EAP poderia ficar parecido com isso:

Vale lembrar que este é um exemplo fictício e simplificado para fins didáticos. Portanto, não possui compromisso de corresponder à realidade.

Matriz RACI

Você também pode combinar o dicionário da EAP com a matriz RACI, também conhecida como matriz de responsabilidades. A diferença é que em vez de ter apenas uma coluna para os responsáveis, teríamos quatro:

(R)esponsible: quem é cobrado pelo pacote de trabalho.
(A)ccountable: quem aprova o pacote de trabalho.
(C)onsulted: quem é consultado sobre o pacote de trabalho.
(I)nformed: quem é atualizado sobre o pacote de trabalho.

É possível adicionar ou retirar itens do dicionário, de acordo com as necessidades do seu projeto. Existem projetos que vão demandar mais “verbetes” (atributos) no dicionário da EAP e outros que precisarão de menos. O importante é encontrar um ponto de controle satisfatório para as partes interessadas.

Quer saber mais sobre dicionário da EAP? Assista ao webinar gratuito em que eu explico com mais detalhes como criar uma estrutura analítica de projeto, passando pela coleta de requisitos até a conversão da EAP em cronograma. Aproveite!

Conteúdos exclusivos

Como montar um projeto?

1. Iniciação

Identifique as informações mais relevantes

Nome do projeto

Tipo de projeto

Justificativa

Objetivo

Descrição

Escopo

Restrições

2. Planejamento

Faça uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Arquitete o caminho do projeto

3. Execução

Desenvolva uma prévia e simule

Converse com sua equipe

Refine o projeto

4. Monitoramento e Controle

Documente tudo

5. Conclusão

Bônus: 4 erros mais cometidos ao montar um projeto

Não contar com uma ferramenta para gerenciar o projeto

Não envolver toda a equipe desde o planejamento do projeto

Não utilizar indicadores para medir a saúde do projeto

Subestimar a importância da comunicação entre a equipe

8 dicas para gerenciar projetos em home office

1. Esclareça as regras do jogo

2. Defina políticas especiais para o home office

3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe

4. Selecione e implante as ferramentas certas

5. Garanta a comunicação frequente da equipe

6. Crie rituais de acompanhamento

7. Organize os acessos aos arquivos do projeto

8. Comemore as conquistas, mesmo à distância

O que é gerência de projetos?

5 erros comuns na gerência de projetos e como evitá-los

#1 Não definir um objetivo para o projeto

#2 Querer executar todos os projetos de uma única vez

#3 Achar que precisa aplicar o PMBOK inteiro em todos os projetos

#4 Não controlar o projeto porque ele é “ágil”

#5 Subestimar a importância de uma boa comunicação

Exemplo de sistema de indicadores de projetos

O que é gestão de demanda e para que ela serve?

9 benefícios da gestão de demanda

1. Aumento do controle de custos

2. Facilidade em cumprir os prazos dos projetos

3. Melhoria no retorno sobre investimento (ROI)

4. Visibilidade para os projetos em andamento

5. Transparência na alocação da equipe

6. Segurança em tomar decisões

7. Agilidade para responder às mudanças

8. Redução do estresse das equipes envolvidas em projetos

9. Foco naquilo que realmente importa

Como fazer gestão de demanda em 6 passos

Etapa #1 — Estime a capacidade das equipes

Etapa #2 — Identifique as iniciativas existentes

Etapa #3 — Divida os projetos em categorias

Etapa #4 — Selecione e priorize os projetos

Etapa #5 — Faça o balanceamento dos projetos

Etapa #6 — Monitore o andamento das iniciativas

O que é Project Management Office (PMO)?

Um Project Management Office pode ser:

Tipos de Project Management Office

Project Management Office de suporte

Project Management Office de controle

Project Management Office diretivo

Vantagens de ter um Project Management Office

1. Consolidação de uma metodologia de gestão de projetos

2. Informações disponíveis e centralizadas

3. Controle e redução de erros

4. Gestão centralizada de recursos e projetos

5. Alinhamento estratégico dos projetos

Como implantar um Project Management Office em 5 etapas

1. Prepare a organização para a mudança

2. Identifique o cenário atual de gestão de projetos

3. Estruture o escritório de projetos

4. Construa um novo processo de gestão de projetos

5. Implante o Project Management Office efetivamente

O que é a matriz RACI?