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Automatização de processos: entenda como funciona e quais os principais benefícios

Postado em por Charles Prada


Você sente que precisa acelerar os processos do seu negócio, reduzir custos e entregar mais valor ao cliente?

A automatização de processos tem como principal objetivo a otimização do fluxo de trabalho das empresas. Com ela, é possível aumentar a produtividade e garantir uma maior qualidade nas entregas.

Ou seja, fazer mais e melhor, em menos tempo!

Quer saber mais sobre a automatização de processos, como funciona e quais as principais vantagens? Então, siga a leitura!

O que é automatização de processos?

Automatização de processos, de forma simples, consiste na utilização de ferramentas tecnológicas para otimizar o trabalho, substituindo atividades manuais e apoiando a execução dos processos.

A automatização se baseia em ferramentas como softwares e operações robotizadas, para otimizar o uso dos recursos e facilitar a análise de dados.

Análise de processos

Um bom exemplo de processo automatizado é quando utilizamos um ERP para dar suporte à geração de contratos da empresa, por exemplo.

Por que automatizar processos?

A automatização de processos traz inúmeras vantagens para uma organização.

A primeira delas é uma maior confiabilidade de dados, pois quanto mais automatizado é um processo, maior é a probabilidade de garantir que as informações estejam corretas e seguras.

A seguir, confira mais algumas das principais vantagens de automatizar processos:

Vantagens

  • Aumento da produtividade;
  • Redução de custos;
  • Redução de erros;
  • Maior transparência;
  • Integra diversos setores da empresa;
  • Melhoria na tomada de decisão;
  • Redução de tempo;
  • Transmite segurança para toda a equipe;
  • Facilita a comunicação entre os envolvidos;
  • Redução de ruídos e conflitos.

Desvantagens

Em primeiro lugar, é importante relembrar que automatizar processos não significa que os profissionais de uma organização serão substituídos por robôs.

Em todo caso, você pode experienciar desvantagens ao automatizar processos se optar por uma ferramenta pouco confiável ou de baixa qualidade, por exemplo.

Para evitar imprevistos, uma dica valiosa é buscar auxílio de um consultor de processos para a adaptação da empresa aos novos modelos de gestão.

Já que acabamos de verificar os vários benefícios da automatização de processos, adaptar-se a esse modelo de trabalho é uma oferta imperdível!

No próximo bloco, descubra como automatizar um processo:

Como automatizar um processo?

A tecnologia é a peça chave para a automatização, como o próprio nome sugere.

Em suma, entre as opções de ferramentas existem diferentes tipos de automatização, como o sistema BPMS e o RPA, principalmente.

Com elas, a automatização segue algumas etapas:

1. Mapear os processos: o primeiro passo ao automatizar é mapear os processos já existentes, o que quer dizer identificar a sequência lógica dos processos, considerando todos os elementos que envolvem o fluxo de trabalho.

De forma simples: é preciso ter um bom entendimento dos processos em si. Afinal, automatizar um processo com gargalos não é nada mais do que automatizar o caos – nem mesmo as melhores tecnologias ajudam a gerir processos bagunçados.

Como fazer mapeamento de processos

2. Selecionar tarefas a serem automatizadas: entre as principais atividades comumente automatizadas, encaixam-se atividades repetitivas e padronizadas, como disparo de e-mail marketing, por exemplo.

3. Avaliar o potencial das atividades automatizadas: resumindo, deve-se verificar se o retorno será maior do que o investimento.

4. Monitorar os resultados: gerenciar as mudanças e medir as transformações trazidas pela automatização é o que garante que a adaptação vale a pena. Assim, é possível identificar seus benefícios ou pontos a melhorar nos processos.

Para tudo isso, é preciso pesquisar e selecionar a ferramenta a ser utilizada. Hoje em dia existem diversas ferramentas no mercado especializadas em automatização de processos.

Para encontrar a certa, você deve buscar por:

  • Boa interface;
  • Fácil navegabilidade;
  • Excelente usabilidade.

Automação de processos

Todas as opções de ferramentas ainda são classificadas entre diferentes tipos, considerando a complexidade das atividades a serem automatizadas.

Como comentamos, os principais tipos de automatização são o BPMS e o RPA.

Entenda mais sobre eles a seguir!

O que é um sistema BPMS e por que utilizá-lo na automatização de processos?

O sistema BPMS, sigla para Business Process Management System, é uma ferramenta utilizada para simular, controlar e monitorar os processos de uma organização.

Dessa forma, por meio de um software, as atividades e tarefas estruturais exercidas na sua empresa podem ser otimizadas.

Um dos principais benefícios do BPMS é que com ele é possível maximizar a redução de custos. Além disso, esse tipo de sistema possui diversas outras vantagens, como:

  • Torna os processos mais eficientes;
  • Acelera a transformação digital;
  • Facilita o gerenciamento de dados;
  • Garante a execução das regras de negócio;
  • Gerencia a mudança de forma eficaz;
  • Permite a integração de todos os setores da empresa.

RPA X BPMS

Além do BPMS, outro método muito utilizado para a automatização de processos é o RPA, sigla para automação robótica de processos.

Dessa forma, utiliza-se robótica e inteligência artificial para automatizar as atividades do dia a dia. Isso significa que esse sistema faz uso de robôs para realizar atividades repetitivas e burocráticas.

Um exemplo de RPA é a robotização de entrada de notas fiscais. Com isso, o robô pode receber as notas por e-mail, extrair as informações necessárias e fazer o seu lançamento – o que poupa muito tempo do profissional que teria que exercer essa função.

Logo, com o BPMS é possível mapear, executar, controlar e monitorar os processos, enquanto o RPA foca em atividades pontuais e soluções técnicas.

Então, não existe uma competição entre eles, já que são utilizados para atividades diferentes. Por isso, é possível trabalhar com os dois métodos de forma complementar para otimizar a execução de atividades dentro dos processos.

Afinal, quanto mais recursos tecnológicos, a empresa ganha em agilidade na operação.

De fato, são muitos termos! O que pode gerar confusão.

Mas não se preocupe, temos a solução para as suas dúvidas:

Quer saber mais sobre automatização de processos?

Se você é uma pessoa que vive confundindo todos os termos e siglas relacionados à gestão de processos, não se preocupe, o nosso webinar pode te ajudar!

Com ele, você vai entender de uma vez por todas o significado de cada um dos termos e qual a aplicabilidade delas no meio organizacional.

Além disso, você também irá aprender:

  • O que é BPM (Business Process Management);
  • Como surgiu o BPM;
  • O que é BPMN (Business Process Model And Notation);
  • O que é BPMS (Business Process Management Suite);
  • O que é BPI (Business Process Improvement).

Clique no banner abaixo e assista gratuitamente!

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Automação de processos: o que é e como implementar em 5 passos

Postado em por Charles Prada


Você se lembra como eram feitas as viagens antes da invenção do GPS? Esse sistema, tão presente em nosso cotidiano, é um exemplo de como opera a automação de processos. Se antes você precisava traçar rotas, hoje basta digitar o destino no aplicativo para chegar lá.

No âmbito empresarial, isso não é diferente: a automação de processos aprimora o fluxo de trabalho, reduzindo custos e aumentando a qualidade da entrega.

Quer saber mais sobre automação de processos, seus principais benefícios e como automatizar os processos do seu negócio? Então, siga com a leitura para conferir!

Nesse texto você verá:

Acompanhe!

O que é automação de processos?

Automação de processos é substituir atividades manuais por automatizadas, a fim de melhorar o fluxo de trabalho e facilitar as atividades do dia a dia. Para isso, se utiliza soluções tecnológicas e de sistemas de dados.

Um exemplo prático da automação de processos são as transações bancárias por aplicativo, na qual evita-se o deslocamento até a agência bancária, otimizando tempo e recurso.

Desse modo, é possível melhorar a operação de trabalho e elevar a qualidade dos serviços prestados, possibilitando as organizações:

  • Reduzir custos;
  • Aumentar a produtividade;
  • Padronizar processos;
  • Eliminar as atividades repetitivas.

Assim, podemos dizer que a função da automação de processos é possibilitar que os processos da organização ocorram de forma autônoma, com pouco ou nenhuma necessidade da interferência humana.

Para você compreender melhor, imagine um processo de suporte de uma operadora telefônica. Ao longo do dia, muitas pessoas entrarão em contato com a equipe de atendimento, com as mais diversas solicitações.

Um sistema capaz de automatizar esse processo são os Boots (Robot Process Automation): dispositivos robôs que realizam atividades repetitivas de logica clara, como:

  • Coleta de informações;
  • Cadastros em plataformas;
  • Disparos de e-mails, campanhas ou promoções.

Dessa forma, é possível aumentar a velocidade e a produtividade da operação, melhorando os resultados.

Mas, se você ainda tem dúvidas sobre a automação de processos, siga com a leitura para saber por que adotar essa prática na sua empresa.

Por que automatizar processos?

Em primeiro lugar, a automação de processos gera uma melhoria nos resultados da organização. Isso porque quando os processos estão automatizados, a probabilidade de as atividades serem executadas de forma incorreta é menor.

Além disso, com a automação de processos é possível:

Padronizar os processos

Ao automatizar os processos, a operação passa a seguir uma ordem lógica de funcionamento, na qual as atividades operam de acordo com as normas estabelecidas pela gestão.

Desse modo, é possível garantir uma maior qualidade nas entregas, pois a execução das atividades passa a ser padronizadas.

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Aumentar o desempenho

Quando os processos estão automatizados, é possível direcionar a equipe as atividades que agregam valor a organização. Assim, é possível focar mais na estratégia do negócio, na performance dos colaboradores e tomar decisões mais assertivas.

Integrar dados e sistemas

Com a automação, todo o processo é integrado de ponta a ponta. Isso porque ao padronizar um processo, é possível visualizar todo o seu funcionamento e ter em mão dados sobre a sua performance e desempenho.

Também, percebe-se outros benéficos, como:

  • Aumento da produtividade;
  • Redução de erros;
  • Maior transparência;
  • Integra diversos setores da empresa;
  • Melhoria na tomada de decisão;
  • Redução de tempo.

Agora que você já conhece as vantagens da automação de processos, que tal descobrir se a sua organização precisa implantá-la? Siga para conferir.

Como saber se minha empresa precisa de automação?

A resposta a essa pergunta é simples: toda empresa que visa melhorar e acelerar seus processos precisa da automação.

Mas, existem alguns sintomas comum entre os negócios, como:

Problemas de comunicação

Já aconteceu de você solicitar uma demanda e ela ser executa de outra forma? Quase como um telefone sem fio, os ruídos de comunicação podem atrapalhar a execução das atividades. Com a automação de processos, isso não acontece. As etapas não se perdem no caminho, pois as atividades passam a ser padronizadas.

Atividades sem processo

Pode ocorrer da sua organização ter atividades soltas, que mais atrapalham do que geram valor.Com a automação de processos, as atividades são mapeadas e desenvolvidas para operar naquele fluxo. Assim, o processo irá acontecer da forma com o que foi estabelecido, nem mais, nem menos.

Problemas recorrentes nos processos

Se os seus processos apresentam problemas frequentes, a automação de processos pode te ajudar a identificar possíveis gargalos que estejam afetando a produtividade.

Dificuldade para a tomada de decisão

Uma das causas da dificuldade para a tomada de decisão é a ausência de dados precisos sobre um processo.

Com a automação de processos, você deixa de trabalhar no feeling e passa a contar com sistemas, como o BPMS, que te ajudam a tomar decisões mais assertivas.

Ta, mas como fazer automação de processos?

Siga para conferir!

Como fazer automação de processos?

A automação de processos é dividida em 5 etapas. São elas:

1. Mapeie o processo

É preciso deixar claro que a automação de processos não é automatizar o caos. Isso significa que não se deve automatizar um processo sem antes verificar se ele está funcionando corretamente.

Portanto, antes de automatizar qualquer processo é necessário mapeá-lo. Realizar o mapeamento de processos é importante para identificar erros e gargalos que podem atrapalhar a implantação dos sistemas de automação.

Além disso, o mapeamento de processos também serve para:

  • Compreender os processos;
  • Documentar os processos;
  • Padronizar os processos;
  • Definir qual o objetivo dos processos;
  • Entender qual o resultado esperado do processo.

2. Selecione as tarefas que serão automatizadas

Depois de mapear os processos, você terá uma visão mais abrangente de todas as atividades que o compõe. Assim, o próximo passo é selecionar quais atividades serão automatizadas.

É importante lembrar que nem todas as atividades podem ser automatizadas, somente aquelas que seguem uma ordem lógica de funcionamento e não necessitam de supervisão para serem concluídas.

Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas, são:

  • Atividades repetitivas: como emissão de boletos e notas;
  • Atividades simples: que não precisam de informações complexas;
  • Atividades que seguem um padrão, ou seja, são baseadas em regras;
  • Atividades frequentes: que devem concluídas várias vezes em uma hora ou em um dia.

3. Escolha as ferramentas

Uma parte importante a automação de processos é encontrar as melhores ferramentas para executá-la. Assim, o ideal é realizar um levantamento de requisitos antes de partir para o mercado, ou contratar uma consultoria especializada para te ajudar.

Dessa maneira, uma técnica que pode te ajudar nesse processo é construir uma lista com alguns pré-requisitos que você acha que a ferramenta deve ter, como:

4. Gerencie as mudanças

Gerenciar as mudanças é um dos passos mais importantes na hora de automatizar processos. Afinal, a automação impacta o dia a dia das pessoas e, por isso, é fundamental garantir que os colaboradores entendam o motivo delas estarem acontecendo.

  • Uma boa gestão de mudanças te ajuda a:
  • Transmitir segurança para toda a equipe;
  • Melhorar a comunicação entre os envolvidos;
  • Reduzir ruídos e conflitos;
  • Diminuir incertezas;
  • Aumentar as chances de sucesso da automação.

5. Monitore constantemente

De nada adianta automatizar os processos da sua empresa, se você não medir e analisar os resultados constantemente.

Dessa forma, uma boa prática para monitorar os processos é estabelecer indicadores de desempenho para avaliar os resultados da operação.

Pois, com os resultados dos indicadores, você poderá criar um diagrama causal de performance para identificar os pontos positivos que essa mudança trouxe para organização – aqueles que precisam ser melhorados.

Para monitorar e analisar a performance dos processos, você pode aplicar práticas do Business Process Management (BPM) e atingir os melhores resultados. Baixe o e-book abaixo para saber mais sobre o assunto!

E-book BPM Gestão de Processos de Negócios

 

Melhoria contínua: como melhorar seus processos constantemente?

Postado em por Charles Prada

Você sabe dizer quais processos da sua empresa precisam melhorar? Nós temos a resposta: todos! Calma, nós não falamos por maldade, mas porque todos os processos, não importa o quão eficazes sejam, podem melhorar.

Neste texto você vai aprender tudo sobre melhoria contínua, além de conhecer as principais técnicas para isso. Vamos começar?

O que é melhoria contínua?

Melhoria contínua é uma prática adotada por uma corporação para, ininterruptamente, melhorar produtos, serviços ou processos da empresa.

Praticamente tudo pode ser melhorado, inclusive seus processos, mas por que eles precisam de aprimoramento constante? Primeiro porque previne a defasagem, afinal, melhorar algo antes que comece a dar problema é o ideal sempre. Além disso, processos melhores garantem:

  • Economia de tempo;
  • Diminuição de custos;
  • Melhoramento de resultados;
  • Maior produtividade.

Ebook Kit Gestão de Processos

Em resumo: promover a melhoria contínua garante resultados incríveis! Mas, como fazer isso? Existem diversas ferramentas de melhoria contínua para ajudar. Nós listamos as mais populares logo abaixo:

Ferramentas de melhoria contínua

Kaizen

O Japão pós-Segunda Guerra Mundial enfrentou muitas dificuldades econômicas e, para contornar essa situação, foi criado o método kaizen.

kai (mudar) + zen (melhor) = mudar para melhor.

O método kaizen, também chamado de ciclo kaizen, deu tão certo na terra do sol nascente que se espalhou pelo mundo e garantiu resultados em diversas organizações.

O ciclo kaizen se baseia em realizar pequenas melhorias constantemente para atingir o objetivo principal aos poucos, mas de maneira constante. Ou seja: em vez de focar em um único e grande objetivo, prefere-se focar em conquistas diárias. Nesse caso, o processo é constantemente aprimorado de pouco em pouco.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um framework que ajuda a controlar a qualidade dos processos. Como o nome sugere, ele funciona de forma cíclica: quando acaba, recomeça. Por isso, é uma ferramenta bastante popular em empresas que buscam a melhoria contínua de processos.

PDCA é a sigla para:

  • Plan (planejar);
  • Do (fazer);
  • Check (checar);
  • Act (agir).

Cada letra da sigla representa uma etapa, veja como cada uma delas funciona na prática abaixo:

Ciclo PDCA

Repetir este ciclo resulta na tão sonhada melhoria contínua, então, após concluir o ciclo, volte à primeira etapa, encontre outro problema e repita tudo.

5W2H

5W2H é uma ferramenta para elaborar planos de ação de melhoria. Trata-se de 7 perguntas que devem ser respondidas, e com as respostas é possível estruturar uma solução para melhorar os processos. Veja a imagem abaixo para entender melhor:

5W2H perguntas

Depois de responder as perguntas, basta elaborar um plano de ação e pôr a mão na massa.

Six sigma

Six sigma, ou seis sigma, é uma abordagem de melhoria de processos que visa elevá-los à perfeição. Isso acontece eliminando os defeitos com base em fatos e dados estatísticos. Para aplicar essa abordagem siga os passos na imagem a seguir:

SIX SIGMA

BPM

Em inglês, BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio em bom português. Mais do que uma simples prática, BPM é uma cultura de gestão baseada na performance dos processos. Veja na imagem abaixo os 5 passos para fazer gestão de processos:

Como fazer BPM (Gestão de Processos) em 5 passos

Essa forma de gestão de performance possibilita que os processos da empresa sejam mapeados, padronizados, melhorados e otimizados. Se hoje você não se preocupa com melhoria contínua, você está perdendo espaço no mercado.

Atualmente essa prática é obrigatória para qualquer empresa, você não vai querer ficar para trás não é mesmo? Se for esse o seu caso, encontrar a melhor forma de executar um processo é crucial.

Para te ajudar ainda mais nessa jornada, nós disponibilizamos nosso guia para implementar BPM na sua empresa, é ó clicar no banner abaixo, o guia é gratuito!

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Saiba tudo sobre hierarquia de processos e aprenda a estruturar seu portfólio

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

Existe um desafio muito frequente no mundo da gestão organizacional: organizar os processos e estruturar o portfólio de processos da empresa. A hierarquia de processos pode facilitar este desafio de forma brilhante, pois ajuda a compreender a sequência de execução dos processos e identifica a natureza das atividades e suas relações.

Quando desenhamos os inúmeros processos de uma organização, sempre há o empecilho entre a grande quantidade de processos e o volume exacerbado de detalhamento.

Todos queremos reduzir esta complexidade com uma visão de alto nível mais simples, certo? Neste post, vamos contar sobre a hierarquia de processos e como ela pode ajudar você nesta questão. Continue a leitura!

Quais são os termos da hierarquia de processos?

Antes de mostrar como a hierarquia de processos funciona como estrutura, vamos estabelecer que os processos e termos possuem as definições abaixo:

Macroprocessos

O macroprocesso diz respeito a uma visão ampla da atividade, que abrange mais de um setor, departamento e função. Por isso, são grandes processos que possuem impacto significativo na organização.

Podemos dizer que o macroprocesso está diretamente relacionado ao produto ou serviço da empresa.

Processo principal

O processo principal é o que permite a conclusão do macroprocesso. Este é o processo que possui um conjunto de atividades complexas, compostas por subprocessos e tarefas variadas.

Subprocessos

Os subprocessos são um conjunto de atividades ou tarefas mais específicas e distintas que compõem o processo principal.

É o desdobramento de trabalhos dentro do processo principal, ou seja, são outros processos que se originam do processo principal. Portanto, o processo principal pode depender da conclusão de subprocessos.

Atividades

As atividades na hierarquia do processo são ações mais específicas, de menor complexidade e com objetivo determinado.

São todas atividades rotineiras, administrativas e/ou técnicas, estabelecidas nos procedimentos de cada processo ou de operações. Podem estar envolvidas em documentos específicos desenvolvidos por cada organização.

Tarefas

As tarefas estão relacionadas à rotina de trabalho, ao cumprimento de metas, prazos e afins. Elas são executadas a partir de serviços que se voltam ao acompanhamento ou preparação para certas necessidades dos processos.

Agora que entendemos melhor a definição de cada tipo de processo, do nível mais abrangente ao mais específico, é importante compreender alguns conceitos modernos da ABPM (Associação de Profissionais de Gestão de Processos de Negócio) usados dentro da hierarquia de processos.

O trajeto moderno da hierarquia de processos

O início da hierarquização de processos tem relação com o nascimento da ABPM. A instituição tem como missão promover a prática de gerenciamento de processos de negócio, desenvolver o conjunto de conhecimentos comuns nessa área e contribuir para o avanço e desenvolvimento das competências profissionais dos que trabalham na disciplina.

Ou seja, a ABPM busca modernizar o gerenciamento de processos. Hoje, o BPM não é apenas modelagem de processos, como antigamente. Dito isso, quem começou o gerenciamento de processos a mais tempo, talvez não tenha conseguido acompanhar essas atualizações para a modernidade.

Para evitar desentendimento, vamos apresentar dois conceitos mais modernos de BPM para complementar o que abordaremos. Veja abaixo:

Cadeia de valor

A cadeia de valor é antiga, mas qual a ideia principal? Existem várias maneiras de enxergar a forma que uma empresa está organizada, como organogramas e mapas de estratégia.

A cadeia de valor nos mostra o que a empresa faz e como geramos valor (e, consequentemente, lucro) a partir dos processos. Ela organiza os processos e representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização, desde as relações com os fornecedores, até à fase da distribuição final.

Abaixo, veja como uma cadeia de valor moderna é organizada:

[Clique para ampliar]

cadeia de valor modernizada

Trabalho ponta a ponta

Visão ponta a ponta é o trajeto dos processos que englobam a perspectiva do cliente, que apenas entra em contato com o processo no pedido e na entrega.

Não adianta ter ótimos locais em cada área da empresa, pois precisamos de um ótimo global (visão geral unificada) para o cliente. No processo de ponta a ponta, o foco não é melhorar a performance individual de cada uma das áreas organizacionais. É preciso melhorar a performance global, de uma ponta até a outra.

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Esta visão é mais moderna e afeta a implantação do gerenciamento de projetos e negócios na empresa, pois a forma como vemos o trajeto dos processos de forma geral influencia diretamente a gestão.

Como fazer uma boa hierarquia de processos?

Hierarquizar e estruturar os processos faz com que eles sejam tratados de forma padronizada e sistemática. Isso facilita a compreensão e as futuras análises críticas das equipes de gestão, responsáveis por identificar os perigos e riscos.

Antes de mais nada, um bom primeiro passo é desenhar os processos primários de ponta a ponta em cima da cadeia de valores. Fique tranquilo, mesmo em grandes indústrias, este esquema não fica muito extenso, pois os processos primários não são numerosos.

Abaixo montamos uma proposta de hierarquia de processos, ou em outras palavras, uma proposta para organizar o portfólio de processos da organização. Esta proposta é feita de forma que seja possível lidar com a complexidade dos processos e apresentar para os colaboradores de forma compreensível.

Vamos começar mostrando quais são os níveis de decomposição para a estrutura do portfólio, do nível mais alto (abrangente) ao mais específico. Veja:

  • Nível 0: cadeia de valor.
  • Nível 1: diagrama de macroprocesso (opcional).
  • Nível 2: diagrama de processos ponta a ponta.
  • Nível 3: diagrama de subprocessos, metodologia de projeto e modelos de projetos (opcional).
  • Nível 4: fluxo de processo.
  • Nível 5: subprocessos incorporados ou fluxos de trabalhos quando utilizados (opcional).

Como você pode observar, nem todos os níveis são necessários, pois variam da necessidade de cada empresa. Em seguida, aprenda o que cada nível propõe para a hierarquia de processos.

Nível 0: cadeia de Valor

A cadeia de valor é o diagrama de entrada para todos os processos da empresa. Nela devem estar visíveis os macroprocessos de gestão e de apoio e as fases dos processos ponta a ponta mapeados.

Abaixo será possível ver um exemplo prático da cadeia de valor da Pizzaria do Zé.

[Cadeia de valor] 

cadeia de valor

Nível 1: diagrama de macroprocessos

Este nível é opcional, indicado para processos de gestão e de apoio, pois seus processos também possuem ponta a ponta.

O diagrama de macroprocessos serve para mostrar o esquema ponta a ponta dos próprios processos que já estão na cadeia de valor. Ele é útil justamente por causa da dificuldade de deixar visível o que ocorre dentro dos processos de gestão e apoio.

Ou seja, este diagrama ilustra os processos ponta a ponta que estão dentro, ou fazem parte, dos processos de gestão e de apoio.

Veja como este diagrama ilustra o desdobramento de um macroprocesso:

[Clique para ampliar]  desdobramento de macroprocesso

Nível 2: diagrama de processos ponta a ponta

É o diagrama para representar os subprocessos, ou seja, todos os passos do processo de ponta a ponta. Geralmente este diagrama possui uma representação completa e simples, e os subprocessos são representadas pelo símbolo +.

Por não ter um caráter muito detalhado, não é costume colocar neste diagrama raias para representar os papéis dos responsáveis pelos processos, nem fluxos de mensagens com processos externos e entidades externas.

Nível 3: diagrama de subprocessos, metodologia de projeto e modelos de projetos (toolboxes)

Este diagrama é focado em processos complexos ou com muitos detalhes. O diagrama do nível 2 pode auxiliar na montagem. São utilizadas ilustrações para indicar a metodologia ou modelos de projetos aplicáveis (toolboxes).

Nível 4: fluxos de processos

Este é o nível que apresenta mais detalhes no diagrama. Nele, são mapeados todos os processos de negócio. Portando, são utilizadas, de acordo com a notação BPMN:

  • Raias: espaço para colocar o papel dos colaboradores nos processos;
  • Piscinas: espaço onde as raias ficam organizadas;
  • Fluxos de mensagens: espaços vazios externos para anexar outros processos/áreas que não estão na estrutura principal. Também servem como troca de mensagens com entidades externas.

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Desta forma, o fluxo de trabalho demonstra quem está em cada papel do processo, quais são as verificações e desvios ao longo do trajeto e assim por diante.

Nível 5: fluxos de trabalhos ou subprocessos incorporados

Este tipo de diagrama pode ser chamado de subprocessos incorporados, pois podem ser colocados no fluxo de processo.

O nível 5 também é utilizado por empresas que precisam ter procedimentos de trabalho mais detalhados. Seu diagrama se trata da representação de atividades sequenciais em uma mesma área funcional, ou raia.

Quando é preciso documentar as atividades de uma área de trabalho, o diagrama de fluxo de trabalho pode agrupar os trabalhos divididos em fluxos.

Por fim, para estruturar a hierarquia de processos na sua organização com os 5 níveis citados acima, sugerimos que você formalize cada nível, partindo da cadeia de valores e dos processos ponta a ponta. Depois de feita, pode começar a decomposição dos processos.

Para que você complete a hierarquia de processos com sucesso, é uma boa ideia conhecer melhor e descobrir tudo o que a cadeia de valor tem a oferecer! Se quiser completar a experiência, assista nosso webinar sobre cadeia de valor e conheça exemplos de aplicação.

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Quick wins: 6 passos para implementar soluções rápidas nos processos da sua organização

Postado em por Charles Prada

Quem não quer fazer melhorias nos processos com rapidez sem precisar implantar projetos intermináveis? As quick wins vieram para sanar o desejo de todo gestor! Por meio delas, é possível solucionar problemas de desempenho de forma rápida, com baixo custo e o melhor: com implementação simples e ótimos resultados.

Quer saber o que são quick wins e os 7 passos para implementá-las na sua organização? Continue a leitura e saiba todos os detalhes.

O que são quick wins?

Quick wins são pequenas mudanças feitas nos processos de uma organização para solucionar problemas, melhorar o desempenho e gerar lucro a curto prazo. Por serem mudanças mais superficiais, possuem baixo custo e não costumam ser complexas ou demandar muito tempo.

A tradução literal do termo pode ser entendida como “vitórias rápidas”. Seu conceito é baseado no aceleramento dos processos internos de uma organização, por meio de mudanças pequenas, simples e pontuais nos processos. O objetivo é gerar bons resultados em um curto espaço de tempo para solucionar problemas, sem envolver custo alto ou riscos.

Imagine um procedimento rotineiro de uma organização que está desatualizado ou é complexo. Num caso como este, eliminar certas etapas do processo pode acelerar e melhorar a eficácia do procedimento. Essa solução rápida e eficiente pode ser vista como um exemplo de quick win.

Para aderir às quick wins é preciso conhecer bem os processos e as necessidades do seu negócio. Afinal, só assim será possível identificar as oportunidades de otimização. Se você ainda não sabe como fazer isso, fique tranquilo, mais adiante vamos mostrar como mapear os seus processos e a identificar a hora certa de usar as famosas quick wins.

webinar-quick-wins

Características das quick wins

Como já comentamos, as quick wins são caracterizadas por terem baixa complexidade de implementação e médio/alto potencial de ganhos para o negócio. Entenda melhor as características dessas mudanças:

Melhoram o desempenho dos processos

Ao serem utilizadas corretamente, as quick wins podem aumentar a rentabilidade e produtividade da empresa, pois aceleram a execução de projetos/processos/fluxos e reduzem custos.

Implementação simples 

Como o nome sugere, a implementação das quick wins é um processo rápido e simples, isto é, não se trata de um grande projeto. Além disso, pela baixa complexidade, esse tipo de otimização tende a ter boa aceitação entre as equipes envolvidas.

Riscos menores

Por se tratar de soluções não tão complexas, as quick wins geralmente não oferecem grandes riscos ao negócio durante a implementação ou depois dela.

Pontual ou localizado

As quick wins são aplicadas em um determinado local do processo. Geralmente, em um ponto menor, mas que permite gerar resultado imediato.

Além disso, a execução das quick wins é feita em pouco tempo. Para analisar, colocar em prática e chegar a resultados, o tempo gasto é muito reduzido em comparação a um projeto de transformação de processos, por exemplo.

Menor custo

Em alguns casos os investimentos necessários para fazer os quick wins são até nulos. Portanto, outra característica marcante são os baixos custos.

Já descobrimos quais são os pontos que caracterizam uma quick win! Agora, veja como as características funcionam em um exemplo prático.

Exemplo de quick wins

Como já dissemos anteriormente, compreender as necessidades de sua organização é fundamental para identificar onde usar quick wins. Imagine os procedimentos aplicados em sua empresa e comece a questionar o que poderia ser feito para encurtar o caminho até a obtenção dos resultados. Veja abaixo uma possível situação:

Vamos pensar em uma empresa que está com o serviço de entregas muito lento. Existem vários problemas que podem estar causando isso. Por exemplo: pontos de controles sem necessidade, retrabalho por falta de uma checklist de verificação, tarefa em duplicidade, falta de aplicação de determinada tecnologia já disponível na empresa, custo alto por não otimização das entregas, profissionais não capacitados, etc.

Agora é hora de identificar a quick win. Ela deve ser uma solução simples e rápida para o caso, entrando para otimizar o que antes era uma problemática.

Neste caso, a quick win pode ser a utilização de um módulo de gestão de entregas já existente no ERP da empresa, incluir uma checklist para reduzir o retrabalho e capacitar os colaboradores no manuseio das mercadorias!  Essa solução não exige um grande investimento e traz resultados imediatos. Assim, os colaboradores poupam tempo para locomover os produtos, poupam esforços físicos, o ambiente não interfere na trajetória de caixas e não é necessário uma grande equipe para transportá-las.

Consequentemente, o serviço de entregas fica mais rápido. É este tipo de solução rápida que pode ser chamada de quick win.

6 passos para implementar quick wins nos processos da sua empresa

1º passo: conheça seu negócio

Ao conhecer bem as características do seu negócio, você terá mais facilidade em identificar os processos que podem ser otimizados. Por isso, o ideal é realizar o mapeamento dos processos de negócio, caso você ainda não o tenha feito, e contar com indicadores de desempenho dos processos, os quais ajudam a identificar pontos de atenção.

Assim, é mais fácil visualizar o estado atual (AS IS) da empresa para entender onde as quick wins podem ser aplicadas.

O mapeamento de processos é a identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e interagem com o fluxo de trabalho, e pode ter como objetivo tanto melhorias pontuais quanto grandes transformações.

Para aprender como fazer um mapeamento de processos, acesse nosso artigo completo sobre o tema.

2º passo: identifique o problema

Para conseguir chegar na solução de alguma coisa, antes é necessário identificar e falar dos problemas. Por isso, o segundo passo é identificar pontos problemáticos nos processos que já existem. Neste passo, você precisa além de identificar os problemas saber sua origem, seus riscos, implicações e quem afeta.

Por isso, reúna a sua equipe com pessoas de vários departamentos para realizar um brainstorming. Assim, encontrará os pontos que precisam ser melhorados com visão de vários ângulos. É muito importante reunir os esforços mentais dos colaboradores, esse fator estimula discussões e levanta mais pontos problemáticos.

Outra coisa importante é que os participantes da reunião tenham em mente quais são suas metas e seus prazos antes de iniciar a busca por otimizações. Com isso, saberão como uma otimização vai afetar sua rotina e conseguirão alinhar seus prazos ao tempo de aplicação da quick win.

Além disso, é possível utilizar diversas ferramentas para visualizar um panorama dos problemas e planejar estrategicamente a implementação de ações e soluções. Se quiser conhecer e descobrir as 5 melhores ferramentas, fizemos um webinar com um especialista no assunto.

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3° passo: crie uma visão de futuro com as soluções

Neste passo a equipe já identificou os problemas e agora fica muito mais fácil planejar soluções simples e rápidas. Um risco recorrente é a chance de a equipe se perder no meio do planejamento. Por isso, é necessário montar uma visão de futuro com as soluções.

As perguntas que devem ser feitas são: aonde nós queremos chegar? Nós queremos que essa geração de ideias no leve aonde? Qual a nossa visão de futuro na implementação dessas ideias? Está alinhado com a cultura da organização?

Com os pontos mencionados bem estabelecidos, a chance de a equipe se perder no processo é mínima.

4° passo: selecione as melhores ideias e priorize

A maior dúvida é: como selecionar as melhores ideias? Depois da reunião com a equipe, vários problemas e soluções serão apontados. O que você deve fazer é registrar as informações referentes aos problemas e ideias. Isso vai permitir que você analise as melhores propostas!

As melhores propostas são as soluções que apresentam as características que vimos anteriormente, ou seja, são as identificadas como soluções de baixo custo, de fácil implementação, com poucos riscos, etc.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para priorização é a matriz GUT, que é baseada em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Como comentamos no artigo completo sobre matriz GUT, ela é uma ferramenta muito versátil e permite destinar da melhor forma os recursos organizacionais.

Matriz GUT em Excel

5° passo: implemente as quick wins

Neste ponto, você já identificou os problemas, propôs ideias junto da equipe e selecionou as melhores. Então, é hora de implementar as ações que foram escolhidas.

Para garantir que a execução ocorra bem, é interessante estruturar o processo. Você pode, inicialmente, descrever qual e o problema que a quick win soluciona, e então detalhar qual foi a melhoria encontrada. Além disso, é importante definir um dono para a quick win, alguém responsável por conduzi-la e responder por seus resultados.

Preste atenção nesta fase, a comunicação é decisiva no resultado do projeto. Afinal, se não houver uma cola entre a equipe responsável pela quick win e a comunicação falhar, a execução da melhoria pode alongar mais que o esperado e deixar de ser uma vitória rápida.

Garanta que todos entendam a proposta do quick win e evite falhas na comunicação.

6° passo: avalie os resultados

Com tudo pronto, é hora de uma etapa muito importante: avaliar se as quick wins geraram pontos positivos.

Quando é possível dizer que todo o estimado foi atingido, podemos considerar que a quick win foi um sucesso. Para isso, compare o antes e depois dos indicadores envolvidos e avalie a performance dos processos depois das soluções propostas.

Para finalizar com chave de ouro, adote uma cultura de otimização contínua. Para que suas quick wins sempre estejam atualizando e otimizando seus processos. Saiba mais sobre o assunto neste vídeo:

Você sabe como identificar o momento certo para usar uma quick win?  Já comentamos que uma das partes mais importantes destas soluções rápidas é identificar quando usá-las. Para completar seu conhecimento, veja essas 4 dicas:

4 dicas para identificar oportunidades de aplicação das quick wins

Existem inúmeras formas de conseguir visualizar e identificar onde é necessário haver quick wins. Confira algumas dicas que podem facilitar a seguir:

Brainstorming

1. Utilize ferramentas visuais para apoiar o brainstorming

Existem ferramentas visuais, como o Lucidchart, que mesclam diagramação, visualização de dados e colaboração para acelerar a compreensão. O uso delas pode tornar o brainstorming de mapeamento dos processos mais visível e a identificação de melhorias muito mais produtiva.

Muitas vezes, o uso de post-its ou de sistemas de colaboração online estimula os participantes a passarem suas ideias para o papel e a organizarem os pensamentos. Assim, chega-se a quick wins tangíveis de maneira mais rápida.

2. Busque sugestões em outras áreas ou setores da empresa

Ninguém sabe melhor de processos que poderiam ser facilitados do que os próprios colaboradores, afinal, são eles que lidam com o trabalho todos os dias. Por isso, questione nos setores o que é observável no dia a dia que poderia ser otimizado. Você pode fazer isso através de uma conversa individual com cada colaborador ou perguntando diretamente para as equipes.

3. Faça pesquisas com os clientes e fornecedores da empresa

Os clientes e fornecedores também podem possuir boas sugestões de oportunidades para quick wins. Você pode conseguir as sugestões através de pesquisas.

Uma boa forma de fazer pesquisas é usando plataformas específicas para o assunto, como a SurveyMonkey.

4. Use métodos de pesquisa como caixa de sugestões, sistema de chamados e ouvidoria

Utilizar os métodos citados acima é muito importante para ter um panorama de situações problemáticas, o que ajuda na percepção de oportunidades para quick wins. Veja como eles funcionam:

Caixa de sugestões: a caixa de sugestões pode funcionar em sua forma tradicional e palpável de caixa, onde possui uma pequena abertura. Nela, os colaboradores ou clientes podem depositar uma sugestão escrita. Ou então, você pode utilizar caixas de sugestões online.

Chamados de sistema: sistema de chamados é uma ferramenta muito comum no departamento de TI. Nela, os usuários (profissionais de outros setores da empresa) solicitam demandas e apontam dificuldades ou erros. Essas demandas são os chamados, que serão avaliados e respondidos pelos responsáveis técnicos. Ter conhecimento dessas atividades pode desencadear oportunidades para quick wins.

Ouvidoria: a ouvidoria é conhecida como “a voz dos consumidores dentro da empresa”. Afinal, é esse setor que os ajuda a resolverem problemas que não foram solucionados por outros canais de atendimento primários. Geralmente, este atendimento resolve incidentes entre empresas ou fornecedor e cliente. Justamente por isso, pode mostrar ocorrências frequentes que podem ser resolvidas com quick wins.

Erros comuns na implementação de quick wins

Existem alguns erros comuns cometidos frequentemente na identificação e implementação dos quick wins. Veja quais são para não os cometer também:

  • Falta de fazer uma análise mais profunda do problema, o que confunde na hora de discernir se a solução é realmente uma quick win;
  • Muito enfoque nos detalhes quando a quick win tem soluções simples;
  • Falha na comunicação entre os colaboradores;
  • Falta de estabelecer um responsável pela execução da quick win;
  • Prazos longos por falta de priorização nas soluções.

Já mencionamos o quanto a priorização é essencial para as equipes poderem implementar as quick wins no tempo certo. Quer começar a priorizar seus projetos de forma estruturada? Comece a usar a matriz GUT. Disponibilizamos esta matriz gratuitamente para download.

Tal ferramenta é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência. Assim, você consegue priorizar corretamente a resolução dos seus problemas!

Matriz GUT em Excel

Excelência operacional: dê um salto de performance com 4 dicas infalíveis

Postado em por Charles Prada

Imagine uma empresa com operações extremamente eficientes e de baixo custo. Nada de retrabalho, nada de problemas no produto final, e processos que geram valor para o cliente.

Pois bem, esse cenário não deve ficar só na imaginação: é preciso buscar excelência operacional para que ele se torne a realidade da sua organização. Você sabe como fazer isso?

Nesse texto, vamos ensinar tudo sobre excelência operacional e como atingi-la na sua empresa! Siga a leitura para conferir.

O que é excelência operacional?

Excelência operacional é um conceito que se refere a um alto nível de qualidade e eficiência nas operações de uma empresa. São processos, pessoas, tecnologias e todas as engrenagens do negócio trabalhando em perfeita harmonia, com baixo custo e alta geração de valor.

Esse alto nível nem sempre é fácil de atingir, e requer muita atenção aos processos, à cultura, às pessoas e a outros fatores decisivos para a qualidade das operações.

No fim, os resultados valem a pena; qual empresa não sonha em ter a melhor performance com baixo custo, não é mesmo?

Esse conceito surgiu no livro In Search of Excellence, do guru da administração Tom Peters e Robert Waterman. O livro apresenta os resultados de uma pesquisa feita pelos autores com 43 empresas de 6 grandes ramos e, a partir dela, demonstra que as organizações bem sucedidas possuem práticas comuns.

Peters usa como exemplo as empresas de sucesso para ensinar boas práticas ao mercado. A ideia é utilizar o mínimo de recursos e obter grandes resultados.

Peters defende pontos como:

  • Proatividade;
  • Estímulo a independência dos colaboradores;
  • Delegação de tarefas;
  • Inovação;
  • Tolerância a erros e incentivo ao aprendizado;
  • Importância de motivar os colaboradores;
  • Simplicidade nas operações e nas equipes (quanto mais enxuto, melhor);
  • Mobilidade, entre outros.

Mas o conceito de excelência operacional ficou famoso mesmo graças à Toyota:

Excelência operacional: modelo da Toyota

Nos anos 90, com a publicação do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, o Sistema Toyota de Produção (STP) passa a ser reconhecido internacionalmente como um modelo de produção eficiente e capaz de gerar excelentes resultados. Surgem as ferramentas e princípios Lean, o modelo da casa da Toyota etc.

Esse modelo é extremamente difundido hoje em dia. Ele simplifica as ferramentas e princípios do STP e seu objetivo não muda muito em relação às ideias de Tom Peters: obter a melhor qualidade e os melhores resultados com o menor custo.

Esse padrão ficou tão famoso que muitos acham que excelência operacional está diretamente associada ao modelo da Toyota. Só que isso não é verdade: para atingir excelência operacional, a sua empresa não precisa seguir o padrão da Toyota, as ideias de Tom Peters ou qualquer outro modelo pré-definido.

Na verdade, existe uma série de metodologias e ferramentas que podem ser aplicadas para atingir excelência operacional. Tudo depende do contexto da sua empresa e dos objetivos dela.

É por isso que nós separamos os 5 principais pontos a serem observados em uma empresa por quem busca excelência operacional. Trabalhar em cima desses pontos vai te ajudar a obter o máximo de desempenho. Conheça os 5 componentes da excelência que você não pode deixar de lado:

5 componentes da excelência operacional

1. Cultura

A cultura é definida pelo conjunto de valores, crenças e ações que ditam como o trabalho é realizado na empresa. Basicamente, a cultura define as atitudes, como as pessoas se comportam e como trabalham. É a essência da empresa.

Há alguns pontos importantes na cultura organizacional que precisam ser observados por quem quer atingir excelência operacional. São eles:

  • Valores: os valores nos quais a organização acredita são as convicções que ela tem e busca passar para todos os stakeholders, desde os colaboradores até os clientes;
  • Crenças: todos os pressupostos nos quais as pessoas acreditam. Eles são mais intangíveis do que os valores, mas fazem parte da cultura da empresa;
  • Comportamento: define como as pessoas agem no dia a dia da empresa. Isso inclui interações entre colaboradores, com clientes, com parceiros etc.;
  • Liderança: esse ponto leva em conta os estilos de liderança dentro da empresa e a forma como a gestão das equipes é feita.

Tudo isso precisa estar bem claro, organizado e alinhado com a estratégia da organização, que é justamente o próximo ponto:

2. Estratégia

Para atingir excelência operacional, a estratégia da empresa precisa estar muito clara. Você precisa observar pontos como:

  • Propósito: qual é o propósito da sua organização, o motivo que vai engajar os colaboradores e o papel da empresa na sociedade?
  • Objetivos: os objetivos são um desdobramento do planejamento estratégico. Tenha em mente onde a sua empresa pretende chegar e como pretende chegar lá;
  • Medições: como os resultados serão medidos? Quais indicadores serão levados em conta?
  • Melhoria contínua: é preciso, também, definir uma estratégia de melhoria contínua, para que você possa continuar evoluindo as operações e atingir excelência.

3. Processos

Dar atenção aos processos é fundamental para atingir excelência operacional. Pontos importantes desse componente são:

  • Construir um modelo de performance, com indicadores-chave de performance relacionados entre si e que sejam capazes de avaliar a saúde dos processos. Geralmente, fazemos isso através da criação de um modelo causal de performance;
  • Transformar os principais processos, afinal, não é interessante transformar todos os processos da empresa. Quando tenta-se transformar todos, as chances de tudo virar uma bagunça e o projeto fracassar são grandes. Geralmente, os processos priorizados são aqueles nos quais há dores sendo sentidas pela organização;
  • Visão ponta a ponta dos processos. Os processos são interdepartamentais, não se resumem dentro de um departamento. Geralmente, iniciam no cliente e terminam no cliente. Essa visão é essencial para enxergar os processos na totalidade;
  • Foco no cliente. É importante pensar na visão de fora para dentro em relação aos processos, considerando a jornada do cliente;
  • Dados que permitam mensurar o desempenho dos processos.

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4. Pessoas

As pessoas precisam estar motivadas, capacitadas e engajadas. É preciso garantir que todos estejam alinhados com o propósito da sua empresa, para que trabalhem em prol do mesmo objetivo.

Treinamentos são indispensáveis. Por exemplo: criar trilhas de conhecimento de acordo com as necessidades de cada colaborador (conforme o cargo que ocupa ou ocupará futuramente) é uma excelente estratégia.

Não esqueça de investir em ações motivacionais também. Geralmente, essa missão é delegada ao RH e aos gestores, que precisam encontrar formas de manter os colaboradores engajados no trabalho.

5. Tecnologia

Em paralelo a tudo isso, cabe à TI garantir tecnologia aderente à organização, isto é, sistemas que atendem aos requisitos do negócio. Isso não significa necessariamente possuir as ferramentas mais caras e completas do mercado, mas aquelas que atendem às necessidades da sua empresa.

Leia também: Conheça os 4 sinais de que chegou a hora de trocar de ERP

Processos, pessoas e tecnologia precisam estar juntos

Processos, pessoas e tecnologia foram listados juntos por um motivo: os 3 pontos precisam trabalhar juntos para funcionar. Se um deles não funcionar corretamente, os outros também não funcionam.

Se há processos e pessoas, mas não há tecnologia, ocorre ineficiência e operações de alto custo. Afinal, sem ajuda da tecnologia, será necessária muita energia das pessoas para conseguir entregar todas as demandas.

Quando há processos e tecnologia, mas não há pessoas, o resultado é alienação e rotatividade. Afinal, não há pessoas com alta capacitação e habilidade para saber operar a tecnologia e desempenhar o processo de forma adequada.

Já quando há pessoas e tecnologia, mas não há processos, temos o caos automatizado. Sem processos bem definidos –apenas com pessoas e tecnologia – os erros se tornam sistemáticos e constantes.

Esses são os 5 pontos que compõe a excelência operacional. Agora, vamos supor que a sua organização precisa de um salto de performance a curto prazo enquanto não faz uma transformação mais profunda. Para isso, existem algumas soluções pontuais. Veja:

Soluções pontuais para salto de performance operacional

Alcançar excelência operacional é algo que leva tempo, especialmente se os 5 componentes citados não estiverem em bom estado de funcionamento. Para resolver esse impasse, você pode lançar mão de algumas soluções pontuais. São as seguintes:

1. Squads

Um Squad é uma equipe pequena, multidisciplinar e temporária. Ela trabalha para resolver um problema específico, pontual. Quando esse problema é resolvido, o Squad se desfaz, o que dá o caráter temporário para esse time.

Squads são formados por profissionais altamente capacitados que buscam identificar Quick Wins (vitórias rápidas) para melhorar a organização.

Leia também: como o agile squad pode ajudar a resolver os seus problemas organizacionais

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2. Quick wins em processos

Uma forma de transformar processos pontualmente é identificar quick wins. Quick Wins são vitórias rápidas, ou seja, soluções simples que podem ser aplicadas rapidamente e geram melhoria nos resultados.

Se você precisa de uma solução a curto prazo para otimizar as operações, identifique Quick Wins nos seus processos e trabalhe em cima delas.

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3. Profissional “eu resolvo”

Um “eu resolvo” nada mais é do que um profissional altamente qualificado que tem uma única tarefa: resolver o problema delegado a ele. Esse profissional precisa ter muita proatividade e gostar de desafios. O foco dele é buscar todas as formas possíveis de alcançar o resultado desejado.

Esse profissional geralmente é um outsourcing. Porém, nada impede que um colaborador interno seja encarregado dessa missão.

Dica final

Depois de tudo o que já foi dito, ainda temos uma dica final: para aumentar ainda mais o desempenho da sua organização, também é indispensável adotar práticas de BPM.

Sabia que apenas 3% das organizações brasileiras acredita ser capaz de aumentar o desempenho dos processos? É por isso que investir em gestão de processos é um diferencial competitivo muito forte.

Se você quer saber mais sobre isso e como as práticas de BPM são capazes de revolucionar o seu negócio, baixe agora nosso e-book sobre BPM Basta clicar no banner abaixo!

Ebook BPM Business Process Management

Como escolher uma ferramenta BPM? Conheça 12 opções e escolha a sua!

Postado em por Naiane Kolb

As ferramentas de BPM (Business Process Management) desempenham um papel fundamental na gestão eficiente e na otimização dos processos organizacionais, pois permitem a modelagem, análise, execução e monitoramento contínuo dos processos de negócios.

Com essas ferramentas, as organizações podem alcançar maior transparência, agilidade e controle sobre seus processos, resultando em aumento de produtividade, redução de custos operacionais e melhorias significativas na qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.

Nesse post, vamos explicar o conceito de ferramenta BPM, mostrar as melhores do mercado e te ensinar como utilizá-las para melhorar os processos da sua empresa! Mas, antes de tudo, vamos alinhar nossos conhecimentos sobre BPM, para garantir que estamos na mesma página:

O que é BPM?

BPM (sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, em português) é o conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa. O BPM CBOK® trata o BPM como uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos.

Portanto, podemos afirmar que BPM não se trata de uma metodologia, uma estrutura de negócio ou um conjunto de ferramentas, como muitos pensam.

Na verdade, BPM é uma capacidade da organização. O objetivo é integrar a estratégia da empresa às expectativas e necessidades dos clientes. Por meio da gestão de processos, é possível analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar as operações com mais efetividade.

Dito o que é BPM, podemos conceituar ferramenta BPM:

O que é uma ferramenta BPM?

Ferramentas BPM são instrumentos utilizados para automatizar, medir e otimizar processos de negócios. As ferramentas permitem que a gestão dos processos seja realizada de forma mais fácil, segura e precisa.

Em geral, estamos falando de softwares que possuem funções que vão desde documentação até simulação dos processos.

E então, conseguiu entender do que se trata? O mercado oferece uma gama de opções quando se trata de ferramentas BPM, e é fundamental escolher a que melhor se adequa aos objetivos da sua empresa.

Melhores ferramentas para redução de Lead Time webinar

Listamos abaixo as 12 principais para que você possa conhecê-las:

12 melhores ferramentas BPM do mercado

Essa lista inclui ferramentas para geração de relatórios, criação de diagramas, obtenção de dados etc. Ou seja, elas são as melhores amigas de qualquer gerente de processos que busque uma gestão mais acurada:

1- Bizagi Modeler

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Interface da Bizaggi

O Bizagi Modeler é uma das ferramentas mais conhecidas entre os gerentes de processos. Trata-se de um software simples de usar e que ajuda a criar diagramas bem organizados e fáceis de entender. Isso porque ele permite aplicar cores que ajudam na identificação e organização das etapas do processo.

Dos diagramas BPMN, o Bizagi permite a criação de diagramas de processos (orquestração) apenas. Mas o interessante é que a plataforma possui recursos de revisão para evitar que certos elementos sejam utilizados de forma equivocada, pois possui um verificador que valida a integridade do processo por meio das regras básicas da notação BPMN.

Também é possível documentar o processo por meio de campos que permitem adição de informações e, por fim, os diagramas podem ser exportados em PNG, BMP ou mantidos no formato da própria ferramenta (.BPM). O software também gera documentações/manuais em PDF, DOC e HTML, e os arquivos podem ser exportados e importados nos formatos padrão BPMN e XPDL.

As funcionalidades e a maioria dos elementos estão traduzidos em português. Além disso, a ferramenta também permite a simulação de processos para que seu desempenho possa ser testado. Legal, não é?

2- Heflo

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Print – Heflo

O Heflo é uma ferramenta 100% online, ou seja, não exige a instalação de nenhum aplicativo e pode ser utilizada em qualquer máquina que possua acesso à Internet. Ela gera documentação complementar e utiliza a notação BPMN 2.0.

Os arquivos podem ficar armazenados na nuvem ou podem ser exportados em diversos formatos, como PDF, Excel, Word e HTML. Os diagramas são bem visuais e fáceis de organizar, e as raias se ajustam automaticamente conforme novos elementos são adicionados.

Para a criação de documentação, o Heflo possui um editor de texto bem competente, com opções de formatação, criação de tabelas etc. Além disso, a ferramenta é toda em português, o que pode facilitar muito a usabilidade.

3- Supravizio

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Print Supravizio

O Supravizio é um software brasileiro produzido pela Venki, assim como o Heflo, só que esse exige instalação na máquina.

Entretanto, trata-se de uma plataforma muito competente. Entre os pontos positivos, podemos citar a boa usabilidade no celular e a capacidade de gerar dados úteis: a plataforma conta com um dashboard de indicadores, o que ajuda a identificar problemas e tomar decisões estratégicas.

4- Visio

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Print da ferramenta Visio

Visio é um software criado pela Microsoft e é muito popular entre os gerentes de processos, especialmente os usuários do sistema Windows. Por meio do Visio, é possível criar gráficos, fluxogramas, organogramas e uma série de outras formas de sistematizar e documentar processos.

A plataforma também inclui uma série de ferramentas para desenho, que seguem o estilo de usabilidade do Paint. A interface é intuitiva e não é muito difícil de utilizar.

5- ARIS

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Print da ferramenta de BPM – Aris

O Aris (Architecture of Integrated Information Systems) é um software que serve para modelagem, controle e execução de processos. Originalmente a plataforma desenvolveu por anos a notação EPC, mas hoje incorpora o BPMN. Além de BPMN, é possível trabalhar com Cadeia de Valor, organograma, modelo de dados e EPC.

O ARIS Express é uma versão da ferramenta especificamente para desenhar diagramas de processos. Ela também utiliza cores para tornar os diagramas mais visuais e permite a criação de documentos complementares que podem ser exportados em formatos como PDF ou RTF. Os diagramas são salvos no formato da própria plataforma (.adf).

Também conta com funcionamento em nuvem.

6- BPMN.io

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Print da BPMNIO

Essa plataforma tem funcionamento 100% online e permite a criação de diagramas de forma simples sem a necessidade de instalação de aplicativos, pois funciona no seu browser web.

Em comparação com os anteriores, o ponto negativo é que ele não possui recursos complementares, como documentos ou diagramas com cores para facilitar o entendimento. Ou seja, é apenas uma ferramenta simples para criação de diagramas.

No final, você pode fazer download dos diagramas em .bpmn ou .png.

7- Modelio

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Print da Modelio

O Modelio é uma ferramenta open source de modelagem de processos. A função principal é a criação de diagramas UML, mas ela foi melhorada para criar diagramas em BPMN.

Essa plataforma é um pouco mais avançada e por isso a utilização não é tão simples: mesmo elementos como conectores precisam ser adicionados um a um no diagrama e pode ser necessária uma série de comandos.

No entanto, ela é muito aderente à notação BPMN, e é possível validar as regras da notação conforme a especificação da OMG.

A interface é somente em inglês e os diagramas podem ser exportados em formatos de imagem, como PNG ou JPEG.

8- Adonis

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Imagem da ferramenta Adonis

O Adonis é uma excelente ferramenta de gestão de processos e conta com inúmeras funcionalidades: documentação da organização, perfis de cargos, controle de custos de processos, otimização e modelagem de processos, reengenharia, gestão de riscos, entre outros.

Ou seja, as possibilidades de aplicação são amplas e a ferramenta pode se tornar um verdadeiro parceiro do gerente de processos, pois trata-se de um sistema integrado de gestão.

9- Draw.io

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Imagem Draw.io

Com o Draw.io você pode criar diagramas de processos no estilo flowchart (modelo para o qual foi pensado) ou BPMN, incorporado posteriormente.

O software permite misturar palhetas de diferentes tipos de diagramas e possui elementos que estão fora da especificação formal BPMN. Isso é um problema, especialmente para iniciantes que podem se perder nos recursos da plataforma. Além disso, não há recurso de validação dos diagramas.

O ponto positivo é que os diagramas podem ser salvos em plataformas de armazenamento na nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, ou pode ser salvo no computador em XML.

10- Bonita BPM

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Print de tela – Ferramenta Bonita BPM

O BPMS da Bonitasoft é uma plataforma de código aberto para automação de processos com uma ampla variedade de recursos para gestão.

O modelador Bonita BPM é uma ferramenta integrada ao BPMS da Bonitasoft. Portanto, é necessário instalar a suíte Bonita BPM Community para usar o modelador, mas trata-se de uma solução gratuita.

Como um todo, a solução oferece um estúdio de modelagem de processos e um BPM & Engine para Fluxo de trabalho em uma interface de usuário intuitiva.

11- Zeev

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Print de tela – Zeev

O Zeev é uma plataforma de automatização de processos de negócio que simplifica e agiliza fluxos de trabalho em diversas áreas, como RH, Financeiro, Logística e mais. Com sua abordagem low-code, é possível criar processos automatizados sem conhecimento técnico em programação.

Utilizando o modelador de processos baseado na notação BPMN, você desenha e automatiza seus fluxos de trabalho de forma intuitiva, melhorando a eficiência do seu time.

Além de oferecer modelos de aplicativos prontos para uso, o Zeev fornece uma camada de APIs próprias para integração com outros sistemas, incluindo conectores nativos para o Zapier e o DocuSign.

Os benefícios do Zeev incluem centralização de demandas e informações, padronização de processos, redução de custos, aumento da eficiência e integração entre departamentos e sistemas.

Entre os diferenciais da ferramenta, destacam-se a usabilidade, custo-benefício, implementação rápida e experiência do usuário.

12-  Yaoqiang BPMN Editor

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Print da ferramenta Yaoqiang

O Yaoqiang BPMN Editor é uma ferramenta open source com uma vasta quantidade de recursos. Com ela, é possível usufruir de todos os elementos para modelagem de diagramas de processos (orquestração) e também para conservação e coreografia. No final, os mapeamentos podem ser salvos em formatos de imagem ou em .bpmn

Como escolher a ferramenta BPM certa?

Na hora de escolher a ferramenta certa para a sua empresa, é preciso pensar nos seguintes pontos:

Experiência do usuário

Uma interface intuitiva, fácil de usar e personalizável pode aumentar a adoção da ferramenta pela equipe, melhorar a eficiência e reduzir erros.

A capacidade de personalização da interface, a disponibilidade de recursos de treinamento e suporte técnico também contribuem significativamente para uma experiência do usuário positiva.

Capacidade de gerar documentação

A geração automática de relatórios, diagramas de fluxo, documentação de procedimentos e registros de atividades pode facilitar a comunicação, auditorias e análises de desempenho.

Uma ferramenta que oferece recursos avançados de documentação pode melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos processo

Capacidade de integração com outros sistemas

A integração da ferramenta BPM com outros sistemas é fundamental para garantir a interoperabilidade, a troca de dados e a automação de processos em toda a organização.

A capacidade de se integrar facilmente com sistemas existentes, como CRM, ERP, bancos de dados e aplicativos de terceiros, pode otimizar a eficiência, reduzir redundâncias e melhorar a colaboração entre departamentos. 

Suporte

O suporte oferecido pelo fornecedor da ferramenta BPM é um fator crítico a considerar durante a seleção.

Um suporte técnico eficiente, com tempos de resposta rápidos, atualizações regulares, recursos de treinamento e uma comunidade ativa de usuários pode garantir o sucesso da implementação e a resolução rápida de problemas. 

Pode ser acessada por toda a equipe

Uma ferramenta que pode ser facilmente acessada por diferentes perfis de usuários, em diferentes dispositivos e locais, promove a comunicação eficaz, a tomada de decisões informadas e a responsabilidade compartilhada.

Garantir que a ferramenta seja intuitiva, segura e acessível para todos os membros da equipe é essencial para o sucesso da gestão de processos.

Não esqueça de definir bem os objetivos e os requisitos antes de fazer qualquer aquisição de ferramentas pagas. Um processo de compra mais cuidadoso, com testes e avaliação metódica de fornecedores, evita dores de cabeça no futuro.

Para te ajudar ainda mais na modelagem de processos, nós preparamos uma paleta reduzida de notação BPMN com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Nela, explicamos os símbolos mais utilizados na modelagem, um recurso muito útil para simplificar a vida de quem não tem muita familiaridade com a notação.

E o melhor: ela é totalmente gratuita! Clique no banner abaixo para fazer o download!

Guia de Notação BPMN

Agora que você já conhece as ferramentas de BPM, aproveite para conhecer a consultoria em gestão de processos da Euax e veja como podemos ajudar a sua empresa!

Como fazer organização de processos? Aprenda em 6 passos simples!

Postado em por Parceiro

Organização de processos é a união do conceito de gestão de negócios com a tecnologia da informação. Seu objetivo é otimizar resultados e aumentar a produtividade e lucratividade de uma empresa.

Investir em organização de processos pode trazer melhorias gradativas na comunicação com o cliente e na otimização de processos administrativos de um negócio, para que a sua empresa se sobressaia em relação ao mercado. Mas, primeiro, vamos entender o conceito de organização de processos.

O que é organização de processos?

Organização de processos é o gerenciamento do negócio a partir do controle de processos, visando equilibrar o desempenho e o desenvolvimento de todas as atividades de uma empresa. Essa gestão também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.

Quando os processos de empresas ou organizações são dinâmicos, multidisciplinares e colaborativos, torna-se mais fácil atingir as metas e trazer melhorias na administração.

Em resumo, a organização de processos tem o propósito de aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias e acrescentando as que se mostram úteis para a funcionalidade de um negócio.

Processos que compõem a organização de processos

Uma boa organização de processos visa rever, melhorar e padronizar as operações a fim de garantir efetividade e comprometimento da equipe.

Ao investir na organização de processos, deve-se buscar principalmente:

  • Entender os processos da empresa;
  • Visualizar as atividades em cadeia;
  • Compreender valores;
  • Reutilizar recursos;
  • Monitorar processos em tempo real;
  • Diminuir custos;
  • Promover a satisfação do cliente e da produtividade da equipe;
  • Garantir a efetivação dos objetivos e procedimentos;
  • Otimizar processos a fim de conseguir mais eficácia e eficiência.

Importância da organização de processos

Em um mercado competitivo e concorrido, a adoção de práticas de organização de processos é um diferencial para uma empresa.

CTA Seu time está em casa? Vamos aproveitar para melhorar processos (Home office mesmo)

Quando nem todos os integrantes estão familiarizados com as práticas da empresa, isso pode atrapalhar a produtividade e a colaboração entre os departamentos.

Por exemplo: uma equipe de serviço de atendimento de um plano de saúde dentário não consegue reconhecer os passos para encontrar a solução do problema de um cliente.

Fazendo contato direto com os clientes, essa equipe é responsável pela imagem que a o público consumidor tem da empresa. Se o atendimento não consegue resolver uma situação por falta de conhecimento, por exemplo, a impressão que fica é mais do que negativa.

Através de uma organização de processos você integra a equipe, sistemas e processos a fim de deixar tudo interligado ao negócio, auxiliando no bom atendimento e na interação com o cliente.

Ela também é fundamental para conseguir:

  • Concentração e foco;
  • Implementação de uma estratégia consistente;
  • Agilidade nas atividades e flexibilidade na organização;
  • Facilidade na gestão por meio de indicadores de desempenho;
  • Abordagens e práticas inovadoras.

Como implementar a organização de processos em 6 etapas

Sabendo a importância e os principais impactos que a organização de processos pode ter, é importante entender as etapas de implementação para uma empresa:

1. Análise 

É necessário fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de ponta a ponta. Aqui, é importante incluir o dia a dia operacional, para ter uma visão mais clara do que acontece dentro de cada departamento.

Por exemplo: um departamento de recepção de uma clínica de ortodontia, os responsáveis pela equipe devem mapear todo o dia de trabalho. Essa equipe é responsável pela venda de um determinado plano de saúde odontológico.

Mapeando as ações do dia a dia através de planilhas, é possível ver se os resultados estão sendo atingidos e se não, consegue-se identificar falhas, buscando a otimização do trabalho em questão.

2. Re-design

Nesta etapa do processo, deve-se idealizar as melhorias. Aqui, é preciso avaliar o que agrega valor à empresa, o que precisa ser reduzido, reavaliado e incluído em suas ações.

Uma boa dica é desenvolver as estratégias pensando no “como fazer”, “o que fazer” por que fazer”. Isso ajuda a equipe a assimilar atividades complexas de forma ágil e eficiente.

3. Implementação

Durante esta fase, é essencial usar o conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas.

Se o seu objetivo é repensar o número de vendas de um convênio odontológico individual e familiar, por exemplo, comece implementando aos poucos, pensando no impacto que os outros setores terão, além de comunicar todos os envolvidos do departamento.

4. Monitoramento

Aqui, é necessário observar o andamento das mudanças, analisando se os processos se sustentam diariamente e se as etapas incorporadas são eficientes.

Caso se mostre necessário, fazer revisões é uma boa maneira de manter os processos gerando os resultados adequados.

5. Gestão

É de suma importância elaborar um comparativo entre os resultados esperados e os obtidos. Assim, é possível estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto a esses indicadores.

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6. Automatização 

Após comprovar as melhorias no negócio, é possível automatizar os processos. É importante buscar a automatização só depois que os resultados estejam de acordo com o desejado para garantir que todas as etapas do processo estejam fluindo de forma correta.

Não deixe de colocar em prática essas dicas! A organização de processos pode ser uma grande aliada para a otimização de um negócio.

Mas, deve-se ter em mente que todas essas etapas são fundamentais para aumentar gradativamente as vendas, o bom relacionamento com os clientes e com a própria equipe através de um bom planejamento e plano de ação.

Para continuar aprendendo sobre organização de processos, não deixe de fazer o download do e-book completo sobre Gestão de Processos. Com ele, você entenderá passo a passo como gerenciar da arquitetura ao controle:

E-book Gestão de processos

Este conteúdo foi produzido por Victoria Mechenas, redatora na empresa Ideal Odonto

Governança de processos: descubra por que você precisa começar a implantá-la imediatamente na sua empresa

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida


Uma empresa só existe por causa da execução de seus processos. Portanto, não podemos simplesmente deixar o negócio à deriva, como um barco que se perdeu do restante das embarcações no meio do mar agitado. É preciso acionar os instrumentos de navegação e se orientar pelo caminho certo! E é com a governança de processos que conseguimos fazer isso!

Neste post serão abordados os seguintes tópicos:

  • Teoria da agência
  • Governança corporativa
  • O que é governança de processos
  • Pilares da governança de processos
  • Benefícios da governança de processos
  • Como começar a implantar a governança de processos

Compreender a teoria da agência e o conceito de governança corporativa antes de entrar no assunto deste post efetivamente, vai te ajudar a ter uma visão muito mais profunda sobre a governança de processos, para além da simples melhoria nas atividades. Então, vamos lá!

Mas antes, de preferir, pode acompanhar uma aula gratuita sobre o tema com um de nossos consultores especialistas:

Assistir aula completa e gratuita >

Teoria da agência

A teoria da agência, também conhecida como “problema do principal-agente”, trata sobre os possíveis conflitos de interesses aos quais uma empresa está sujeita. Em qualquer tipo de organização, em todos os níveis de gerenciamento, sempre há a necessidade de se manter administradores (agentes) com autoridade para tomar decisões em nome dos donos (principais).

Ou seja, um principal, com alguns interesses, contrata um agente para representá-lo. Contudo, esse agente também possui interesses próprios. Mas como garantir que o agente vai de fato representar os interesses do principal ao invés dos seus próprios interesses? Lembre-se que essa situação pode acontecer com ou sem intenção do agente. A resposta está em estruturar mecanismos que possibilitem a obtenção de informações confiáveis e o controle dos processos!

E o que isso tem a ver com governança corporativa? Acompanhe para descobrir.

Leia também o post sobre GRC

Governança corporativa

A governança corporativa é o conjunto de regras, restrições e procedimentos que orienta a forma como uma organização deve ser conduzida na obtenção de resultados. A governança corporativa visa limitar comportamentos indesejados, monitorar as ações dos administradores e estabelecer o uso de ferramentas de controle, como a auditoria de processos.

É preciso ter muito cuidado para não ter uma governança muito fraca ou uma governança muito forte. Sem controles, uma organização fica à deriva e exposta aos riscos. Por outro lado, com muitos controles é capaz de as pessoas ficarem paralisadas e nem mesmo conseguirem realizar seu trabalho. Então, é necessário encontrar um equilíbrio.

A governança corporativa pode ser desdobrada em diversos contextos: temos a governança de tecnologia da informação, a governança de projetos e é, claro, a governança de processos. E é sobre este último tópico que nós vamos falar hoje!

O que é governança de processos?

A governança de processos é o desdobramento da governança corporativa que possibilita uma abordagem estruturada para controlar processos e promover mudanças, sempre com o objetivo de agregar valor ao cliente. Portanto, trata-se de definir diretrizes e regras que auxiliam a estruturar a gestão de processos, entender como esses processos funcionam, definir responsabilidades e tomar decisões mais corretas e embasadas.

Em termos mais simples, a governança de processos direciona o caminho certo (estratégia) e fornece controles para manter os processos nesse caminho. A governança de processos na prática pode se manifestar, por exemplo, em limitar quem tem acesso às folhas de pagamento dos colaboradores ou então na obrigatoriedade de testar mudanças em processos antes de implantá-las.

Se você preferir um conteúdo em vídeo, confira nosso webinar gratuito sobre governança de processos!

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Existem alguns pilares relacionados à governança de processos. Confira os principais deles.

Pilares da governança de processos

Processos ponta a ponta

Trazer o olhar do cliente para dentro dos processos exige que a organização adote uma visão de processos ponta a ponta. Isso significa disseminar a ideia de que os processos ultrapassam as barreiras funcionais e abrangem diversos departamentos. Ou seja, um processo não se encerra só porque uma atividade foi concluída. E é somente com esse trabalho feito em conjunto e de forma sinérgica que a empresa conseguirá entregar bons resultados para os clientes.

Responsabilidade e autoridade

Como vimos na teoria da agência, embora seja fundamental, apenas o acordo entre as pessoas não é suficiente para garantir que os interesses dos principais sejam respeitados pelos agentes. É preciso ter pessoas com responsabilidades e autoridade para fiscalizar o cumprimento das atividades e aplicar mecanismos de controle.

Lembra que quando nós falamos de governança corporativa te contamos que é preciso utilizar mecanismos de controle com cuidado, sempre buscando o equilíbrio entre uma governança muito fraca e uma governança muito forte? Na governança de processos, esse equilíbrio pode ser obtido através da negociação entre gerentes de processos e gerentes funcionais, que devem avaliar em conjunto aquilo que é melhor para a organização.

Não se esqueça: as regras da governança devem partir da liderança, ou seja, pessoas que possuem autoridade! E é por isso que a governança de processos está muito ligada a uma estrutura chamada comitê de processos. Vamos ver um pouco mais sobre ela a seguir.

Comitê de processos

O comitê de processos é um grupo composto por líderes executivos, líderes funcionais e donos de processos. Esse grupo é responsável por identificar e resolver problemas relacionados à gestão de processos. Isso inclui selecionar projetos de transformação de processos, alocar recursos, avaliar se os processos estão atendendo às metas de tempo, custo, capacidade e qualidade etc.

A governança de processos pode ajudar a sua organização a obter diversos benefícios. Vamos destacar os principais a seguir.

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Benefícios da governança de processos

1. Alinhamento estratégico

A governança de processos promove o alinhamento estratégico porque estabelece mecanismos de controle que ajudam a verificar se os processos de negócio estão contribuindo para atingir os objetivos de longo prazo da empresa. É claro que nem todos os processos são estratégicos, mas precisam — de alguma forma — ajudar a entregar valor para o cliente. A governança de processos evita, por exemplo, a duplicidade de projetos de transformação de processos.

2. Accountability

Com a governança de processos, os papéis e responsabilidades ficarão muito mais claros. Afinal, para cada processo serão identificados donos e participantes. Os donos são aqueles que vão responder pelo desempenho do processo. Já os participantes são aqueles que vão ajudar o dono do processo a cumprir as metas estipuladas.

Fazer essa diferenciação de papéis é importante para criar uma cultura de prestação de contas, em que um líder cobra um responsável que, por sua vez, cobra outros colaboradores. Uma vez que todos consigam enxergar essa rede de pessoas envolvidas no processo fica mais fácil gerar empatia e engajamento, pois um colaborador terá a noção de como o seu trabalho pode impactar no trabalho do seu colega.

3. Visibilidade dos processos

A governança de processos auxilia a obter uma visão única e centralizada dos processos. Uma vez que os processos sejam conhecidos, ficará muito mais fácil identificar eventuais problemas e trabalhar neles de forma priorizada, considerando as especificidades de cada processo. Sem a governança de processos seria um pouco mais difícil chegar nesse patamar de controle.

4. Redução de riscos

Como a governança de processos visa criar mecanismos de controle, consequentemente, vai colaborar para reduzir a exposição da empresa a riscos. Afinal, uma vez que os principais consigam supervisionar os agentes e acompanhar as decisões que estão sendo tomadas, eles conseguem interferir mais rapidamente em situações que estejam em desacordo com seus interesses e possam levar a empresa para águas desconhecidas.

5. Aumento da satisfação do cliente

O acompanhamento constante dos processos e a adoção de uma visão de processos ponta a ponta certamente trará impactos muito positivos na satisfação do cliente. Uma vez que sejam realizadas mudanças nos processos certos, aqueles mais críticos e estratégicos para a organização, é normal notar uma melhora na experiência do cliente.

Depois dessa lista de benefícios fica difícil não querer investir em governança de processos, certo? Para que você está planejando implantar, confira por onde começar essa empreitada!

Como começar a implantar a governança de processos

Faça um diagnóstico do ambiente de processos

O primeiro passo na hora de implantar uma governança de processos é entender o que a sua organização precisa. Para cada nível de maturidade de gerenciamento de processos há diferentes mecanismos e ferramentas de governança. Elaborar um diagnóstico normalmente significa entrevistar partes interessadas, compilar dados e avaliar as boas práticas que já estão em vigor na organização. A partir desse panorama é que você conseguirá definir estratégias de mudanças para transformar o cenário atual.

Estruture a cadeia de valor

A cadeia de valor, ferramenta gerencial criada por Michael Porter nos anos 80, mostra as etapas na produção de um produto ou serviço, que vão agregando valor até culminar na entrega final ao cliente. De lá para cá, a cadeia de valor sofreu algumas modificações e hoje existem algumas variações da cadeia original, que consideram processos de gestão e processos de negócio como apoiadores do core business.

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Localizar os processos ponta a ponta nessa visão macro é essencial para conseguir visualizar a contribuição de cada processo para os objetivos estratégicos. Identificar os elos dessa cadeia de valor e como os processos estão estruturados para entregar valor ao cliente certamente te possibilitará, além de uma visão geral da empresa, diversos insights para implantar mudanças organizacionais, atribuir responsabilidades e criar mecanismos de segurança do negócio.

Monte um portfólio de processos de negócio

Ter um portfólio de processos com uma lista dos principais processos da sua empresa vai trazer mais clareza para onde os recursos humanos, financeiros e materiais devem ser direcionados. Trata-se de um componente fundamental da governança de processos!

Outro ponto positivo de ter um portfólio de processos é conseguir montar um painel de indicadores e gerenciar a performance dos processos em uma só página. Isso vai possibilitar a centralização, seleção e priorização dos processos de negócio com base no desempenho. Com essa visão estratégica, a empresa poderá gerar melhorias consistentes a longo prazo, ao invés de apenas mudanças pontuais.

A partir do portfólio de processos, você pode montar uma matriz de responsabilidades e atribuir os diferentes papéis em cada processo. Entre esses papéis podemos citar: dono do processo, executor do processo e participante do processo.

É também a partir desse portfólio que você pode montar um roadmap de transformação de processos, que nada mais é do que um cronograma de quais processos passarão por modificações primeiro, conforme a prioridade. Normalmente esse roadmap abrange um horizonte de 18 meses e já traz os processos na sequência em que serão transformados para atingir o nível de performance desejado.

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Implante um escritório de processos

Um escritório de processos (BPMO) é uma estrutura da organização que cuida dos processos de gerenciamento de processos. Com base em uma abordagem consistente, seu objetivo é evitar a sobreposição de processos, além de conflitos e falta de clareza nas decisões. Embora um BPMO possa assumir diferentes funções em uma organização de acordo com a maturidade da empresa, podemos elencar de forma geral algumas de suas funções.

Cabe ao escritório de processos definir princípios, práticas e padrões de BPM, padronizar uma metodologia de gestão de processos, treinar os colaboradores sobre as práticas de gestão de processos, difundir a cultura de BPM, gerenciar recursos, priorizar e apoiar projetos de transformação de processos, integrar processos a nível corporativo, fazer a manutenção do repositório de processos, elaborar relatórios periódicos de desempenho de processos e promover a inovação em processos.

O escritório de processos pode, inclusive, ficar responsável por executar todas as etapas mencionadas anteriormente. Ficou interessado em saber mais? Assista ao nosso webinar gratuito e descubra como implantar um BPMO em 5 passos!

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Cadeia de valor: o que é, para que serve e exemplo de aplicação na gestão de processos

Postado em por Charles Prada


Cada empresa é uma grande coleção de processos que têm como objetivo entregar valor aos seus clientes. Uma maneira de entender como estes processos interagem entre si e geram valor é através da cadeia de valor, diagrama que mostra como a empresa está organizada para entregar valor e gerar vantagem competitiva. Acompanhe o texto e entenda o que é a cadeia de valor, quais elementos fazem parte dela, para que serve e muito mais!

Siga a leitura do post ou escolha o tópico no menu abaixo:

O que é cadeia de valor?

A cadeia de valor é uma ferramenta para gerenciar processos criada por Michael Porter, em 1985. Ela revela todas as atividades que a organização faz para gerar valor aos clientes e indica os elos entre elas. Ao fortalecer as ligações entre essas atividades é possível criar uma vantagem competitiva para a organização, a qual favorece o crescimento da empresa e consequentemente de seus lucros.

É preciso entender que cada empresa possui uma proposta de valor, ou seja, as vantagens que os produtos e serviços daquela empresa tem em relação à concorrência, os problemas que ela visa resolver para seus clientes e como ela se diferencia das demais. Esse é o valor percebido pelo cliente.

Uma forma de entender mais precisamente o que é cadeia de valor é analisando o significado de cada palavra:

  • Cadeia: Uma série de elos ligados, como uma corrente.
  • Valor: Percepção dos clientes sobre os produtos ou serviços de uma organização, principalmente no que se refere ao custo-benefício.

Assim, podemos entender que a cadeia de valor é uma série de processos interligados (elos) que são necessários para viabilizar uma percepção positiva dos clientes a respeito dos produtos/serviços (valor) de uma organização.


Leia também: Saiba tudo sobre hierarquia de processos e aprenda a estruturar seu portfólio

O que faz parte da cadeia de valor?

cadeia de valor de porter

Existem alguns elementos básicos idealizados por Porter para a cadeia de valor:

Processos primários

São os processos que geram valor direto para os clientes da empresa. Também são chamados de processos core.

  • Logística de entrada: envolve a compra de matéria-prima ou a contratação de serviços que serão, depois, transformados em produtos;
  • Operações: atividades que transformam as entradas em saídas (resultados gerados ao fim do processo), isto é: produzir, montar, embalar, envasar etc.;
  • Logística de saída: neste processo ocorrem atividades relacionadas à entrega dos produtos/serviços aos clientes;
  • Marketing e vendas: compreende as atividades que atraem e conduzem os clientes à compra dos produtos/serviços;
  • Serviços: conhecido também como pós-vendas, esse processo é responsável por garantir o relacionamento com os clientes após a venda e por manter e aumentar o valor dos produtos/serviços.

Processos de apoio

Os processos de apoio geram valor indiretamente, dado que apoiam os processos primários da empresa.

  • Infraestrutura: inclui a gestão da área administrativa, legal, financeira e contábil;
  • Gestão de Recursos Humanos: envolve atividades como recrutar e selecionar novos colaboradores e articular programas de capacitação, treinamento e desenvolvimento;
  • Desenvolvimento tecnológico: este processo foca em atividades que apoiam os processos primários com intervenções tecnológicas, como automação de processos e o emprego de ferramentas digitais, por exemplo;
  • Aquisição/compras: processos que suprem as necessidades de recursos que a empresa tem para se manter em operação, como aquisição de matéria-prima, busca de fornecedores e negociação.

Margem

Nesta seção se encontra o resultado esperado pela empresa (a maioria das empresas privadas visam margem/lucratividade). Ela se encontra à direita da cadeia de valor e representa a diferença entre o valor percebido pelo cliente e o custo total de produção do produto/serviço. Assim, a margem está diretamente ligada à lucratividade da empresa.

Depois de algumas décadas, modernizamos a estrutura da cadeia de valor de modo que ela abrigasse os três de tipos de processos aceitos atualmente: gestão, primários (core) e apoio. Confira como se organiza a cadeia de valor modernizada:

cadeia de valor modernizada

Na versão modernizada da cadeia de valor, ganham destaque os processos de gestão, que também possuem relevância na geração de valor para o cliente. Além disso, é importante ressaltar que na cadeia de valor modernizada os processos não são mais separados por departamentos, mas organizados como processos ponta a ponta.

Separamos um exemplo fictício de cadeia de valor da Pizza do Zé para você entender melhor:

cadeia de valor exemplo pizza do ze

Nesse exemplo, os processos de gestão envolvem o planejamento e a gestão estratégica e a gestão de processos. Os macroprocessos primários, isto é, os mais importantes na entrega de valor ao cliente, começam com a pesquisa e desenvolvimento do produto, passam pela campanha de marketing para atrair novos contatos, seguem para a aquisição de matéria prima para o estoque, depois envolve o pedido do cliente, a produção da pizza e, por fim, termina com a entrega.

Para apoiar esses processos, existem processos de gestão financeira, de pessoas, de tecnologia e de infraestrutura da pizzaria.

Para organizar os trabalhos e a gestão de performance destacamos também os processos ponta a ponta que no exemplo acima são: Da Ideia ao Produto Lançado, da Campanha de Marketing aos Novos Contatos, Do Inventário à Reposição de Estoque, Da Cozinha Aberta à Cozinha Fechada, Do Pedido à Entrega e Da Reclamação ao Encerramento.

Viu como a cadeia de valor descreve em uma página tudo que acontece na empresa para entregar valor ao cliente?

Diferença entre cadeia de valor e mapeamento de processos

É comum que muitas pessoas confundam o conceito de cadeia de valor com o de mapeamento de processos, já que ambos têm a ver com gestão de processos. Mas na prática eles são bem diferentes!

O mapeamento de processos busca revelar a sequência entre as atividades que compõem o processo ponta a ponta da empresa com objetivo de documentar, melhorar, padronizar e transformar as atividades que acontecem no dia a dia.

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Já a cadeia de valor vai detalhar como a empresa organizou seus processos para entregar valor ao cliente em várias esferas, de forma interligada, ampla e panorâmica. É por isso que as empresas são também chamadas de organização, já tinha pensado nisso?

A cadeia vai além do mapeamento de processos, afinal, ela reflete o funcionamento da empresa de uma maneira mais abrangente. Além de mostrar os processos primários, revela o que os apoiam (os processos de apoio) e quem orquestra todas as atividades (os processos de gestão).

Está curioso para saber para que serve tudo isso? Então confira no próximo tópico:

Para que serve a cadeia de valor?

Reestruturar processos que não estejam gerando valor ao cliente

Kaplan e Norton, grandes pensadores da área da administração, costumam dizer que o que não pode ser medido não pode ser gerenciado. Logo, se você não medir os processos da sua empresa, não conseguirá gerenciá-los, e muito menos saber quais estão gerando valor ao cliente e quais não estão.

Talvez não seja possível medir com números exatos a eficácia de todos processos, mas é essencial que você identifique, com a construção da cadeia de valor, a rentabilidade dos processos e a relação deles com a geração de valor. Se você encontrar algum processo que não esteja agregando valor para o cliente, precisará reestruturá-lo, isto é, repensar a forma como as atividades são feitas para encontrar uma maneira mais adequada. Afinal,

todo trabalho na empresa deve estar ligado à geração de valor.

Retomando o que falamos no tópico anterior, se os processos não forem rentáveis, se não estiverem gerando valor suficiente para trazer lucros para a empresa, não faz sentido continuar com eles.

Potencializar processos responsáveis pela geração de valor

Além de identificar os processos que não geram valor, a cadeia de valor consegue apontar os que geram. Tendo isso em mente, a organização pode pensar em potencializar os processos responsáveis pela geração de valor: fortalecê-los com mais tecnologias, capacitação e incentivos, para que o ritmo positivo se mantenha.

Auxiliar no planejamento estratégico

A cadeia de valor pode ser uma importante ferramenta para ajudar a estruturar o planejamento estratégico de uma organização, afinal, é entendendo o presente que podemos planejar o futuro. Como mencionamos, a cadeia de valor pode ajudar a identificar processos que precisam ser reestruturados e que podem ser potencializados. Isso mostra alguns caminhos pelos quais a organização pode seguir no seu planejamento estratégico.

Temos um webinar que fala mais sobre a cadeia de valor como ferramenta no planejamento estratégico. Clique na imagem abaixo e assista gratuitamente!

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Proporcionar visibilidade sobre a vantagem competitiva

A vantagem competitiva de uma organização é o que a diferencia das demais, o que é possível a partir da criação de valor para os clientes. Basicamente, quanto mais valor uma organização gera, maior é a vantagem competitiva e maior é a probabilidade de ela ser lucrativa financeiramente.

Você sabe onde a cadeia de valor entra nesta história?

É simples: a cadeia de valor vai demonstrar o modelo de negócio da empresa, isto é, a maneira como ela se organizou para fazer as coisas. Um modelo de negócio aderente ao mercado pode se tornar a vantagem competitiva de uma organização! A empresa Uber, por exemplo, se propôs a gerar valor aos clientes ao lançar um serviço de transporte que conecta usuários e motoristas. Esse modelo de negócio, até então pouco aproveitado, tornou-se uma vantagem competitiva poderosa.

Na figura abaixo, você pode ver três modelos de negócio diferentes:

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O primeiro modelo desenvolve e produz o produto antes de vender, o que acontece quando compramos algo que já está pronto num e-commerce, por exemplo.

A segunda empresa desenvolve o produto, vende e depois o produz, ou seja, é uma venda sob encomenda.

Já a terceira empresa primeiro vende, para então desenvolver e produzir. É uma solução para empresas que precisam de um investimento inicial dos clientes para poder desenvolver e produzir os produtos.

Esses são apenas três tipos de modelos de negócio, mas a partir deles já é possível perceber que cada empresa pode criar vantagem competitiva do seu jeito, não é?

Quer saber como? Agende uma conversa com os nossos especialistas agora mesmo e dê o próximo passo em direção ao sucesso do seu negócio:

ENTRE EM CONTATO!

Esperamos ter ajudado você a entender um pouco mais sobre cadeia de valor. Se tiver mais alguma dúvida sobre o assunto, não deixe de conferir este webinar onde explicamos mais sobre como utilizar a cadeia de valor na gestão de processos.

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