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Tag: gestão de processos

Modelagem de processos de negócio: o que é, como fazer e quais os benefícios?

Postado em por Vinicius Nóbile de Almeida

Otimizar recursos, reduzir desperdícios e atender às crescentes demandas dos clientes, estão entre seus principais objetivos? Se a resposta for sim, então é fundamental investir na modelagem de processos!

A modelagem de processos surgiu como uma ferramenta poderosa que não apenas esclarece os detalhes das operações empresariais, mas também impulsiona a inovação e a melhoria contínua.

Ao visualizar e mapear cada passo de uma tarefa ou fluxo de trabalho, as empresas podem identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de automação.

Quer saber mais sobre essa prática, como fazer e seus principais benefícios? Então, siga a leitura!

O que é Modelagem de Processos de Negócio?

Modelagem de Processos de Negócio ou Business Process Modeling é a representação dos processos de negócio de uma organização.

Seu principal objetivo é documentar, entender e analisar os processos, permitindo a transformação e a automatização.

Através da diagramação de processos é possível obter uma visão lógica das atividades e mostrar, de forma simples e intuitiva, como o trabalho é (ou deve ser) feito em uma empresa.

Como funciona uma modelagem de processos?

A modelagem de processos é um método sistemático que envolve a criação de representações visuais ou diagramas que descrevem como um processo é executado, desde o início até o fim.

Os passos básicos envolvidos na modelagem de processos, são:

Qual a estrutura de uma modelagem de processo?

Ela pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, conforme o grau de detalhamento necessário ao objetivo da modelagem.

Em alguns casos, um diagrama simples, como o fluxograma, pode dar conta do recado. Mas, em outros, quando o nível de complexidade é maior, exige-se um modelo mais completo.

Diagrama, mapa e modelo são termos normalmente utilizados como sinônimos, mas não é bem assim. Cada um dos termos representa diferentes estágios de desenvolvimento do processo, agregando mais ou menos informação na diagramação do processo.

Veja abaixo como cada um deles funciona:

Diagrama de Processo

Um diagrama de processo é uma representação visual que descreve a sequência de etapas ou atividades envolvidas em um determinado processo.

Essa representação gráfica é utilizada para ilustrar como um fluxo de trabalho ocorre, desde o início até o fim, destacando as interações entre diferentes elementos, pessoas, sistemas ou departamentos envolvidos no processo.

Mapa de Processo

Traz uma visão abrangente dos principais componentes do processo, apresentando maior precisão do que um diagrama. O mapa de processo inclui, além das atividades, o relacionamento delas com outros elementos, como atores, eventos e resultados.

Modelo de Processo

Apresenta alto grau de detalhamento, mostrando os recursos envolvidos (pessoas, informação etc.). Esse tipo de modelagem possibilita a simulação do processo em ambiente virtual, o que facilita a análise e entendimento do processo.

Quais são os principais objetivos da modelagem de processos?

A modelagem tem vários objetivos que visam melhorar a compreensão, eficiência e eficácia dos processos organizacionais.

Alguns dos principais objetivos incluem:

Compreensão visual

A modelagem de processos oferece uma representação visual clara e intuitiva dos fluxos de trabalho, permitindo que as equipes entendam facilmente como os processos são executados, quem está envolvido e como as atividades se relacionam.

Padronização

Ao visualizar processos, é mais fácil identificar variações indesejadas ou inconsistências na execução. Isso ajuda na padronização das operações e na garantia de que todos sigam os mesmos procedimentos.

Automação e Tecnologia

Ao analisar detalhadamente os processos, é possível identificar tarefas que podem ser automatizadas por meio de tecnologias, como softwares de automação de fluxo de trabalho, resultando em maior eficiência e redução de erros.

Alinhamento estratégico

A modelagem de processos ajuda a alinhar as operações da organização com os objetivos estratégicos, garantindo que os processos estejam direcionados para atender às metas e visões da empresa.

Em resumo, a modelagem de processos busca aprimorar a eficiência, eficácia, controle e adaptação dos processos organizacionais, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões e a melhoria contínua.

Se você ainda está com dúvidas sobre investir ou não em um projeto do tipo, confira nossa lista com os principais benefícios dessa prática:

5 benefícios da Modelagem de Processos

1. Promove uma visão compartilhada do processo

Ter um diagrama de processo facilita muito na hora de documentar e disseminar o processo, alinhando o entendimento entre todos os colaboradores e deixando todos na mesma página. Basta consultar a representação gráfica para que todos saibam como o trabalho deve ser feito. Dessa forma, o conhecimento sai da cabeça de uma única pessoa e passa a ser transmitido para todas as partes envolvidas.

2. Melhora a comunicação entre as pessoas

Sabe aquela antiga expressão “parece que estou falando grego”? Pois é, em muitas organizações é assim: os colaboradores não conseguem nem falar a respeito do processo porque não conseguem se entender. Isso acontece porque muitas vezes eles dão nomes diferentes às coisas ou fazem atividades diferentes com o mesmo propósito. A modelagem de processos ajuda a melhorar essas lacunas na comunicação, funcionando como um guia para as pessoas.

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3. Evita atrasos e desperdícios no processo

A modelagem de processos é utilizada em projetos de transformação de processos, auxiliando diretamente na análise do processo, pois permite entendê-lo de forma clara. A diagramação do processo atual possibilita enxergar gargalos e outros problemas que antes eram difíceis de notar. Assim, é possível tomar as medidas necessárias para corrigir esses problemas e, posteriormente, documentar o processo transformado.

4. Auxilia no treinamento e desenvolvimento de colaboradores

Ao contratar um novo colaborador ou treinar um profissional que já trabalha na sua empresa é muito interessante disponibilizar um material de suporte, não é mesmo? Se você tiver um modelo de processos ele é o guia ideal para que a pessoa tenha uma visão geral do trabalho. Assim, ela consegue esclarecer suas dúvidas só de olhar um documento visual e prático, reservando o tempo do instrutor para questões mais complexas.

5. Facilita a automação de processos

Dependendo da notação utilizada, a diagramação resultante da modelagem de processos pode ser convertida em uma linguagem compreensível por ferramentas de automação de processos, chamadas de BPMS. Estas ferramentas utilizam o diagrama mapeado em BPMN para criar um workflow automatizado, facilitando o cotidiano dos colaboradores e aumentando o controle sobre o processo.

Quer obter todos os benefícios listados acima? Então é hora de arregaçar as mangas! Acompanhe o passo a passo:

Como fazer Modelagem de Processos

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1. Escolha uma abordagem de modelagem de processos

Existem três tipos de abordagens para modelagem de processos. São elas:

  • De cima para baixo (top-down): primeiro é construída uma visão macro do processo para depois detalhar o restante do trabalho.
  • Do meio para fora (middle-out): concentra-se no núcleo do problema do processo para depois ir em direção às suas extremidades.
  • De baixo para cima (bottom-up): primeiro são entendidos os detalhes do trabalho para depois construir uma visão macro do processo.

Optar por uma dessas abordagens é o primeiro passo para modelar processos. Essa decisão deve levar em consideração aquilo que é mais adequado para o objetivo pretendido.

2. Colete informações sobre o processo

Para modelar um processo é preciso compreendê-lo, fazendo um levantamento detalhado sobre quais atividades devem ser executadas e em que ordem, quem faz o que e de que forma.

Várias técnicas são usadas neste momento de coleta de informações, como:

  • Entrevistas individuais com os colaboradores;
  • Dinâmicas em grupo;
  • Observação da rotina dos colaboradores e como eles executam seu trabalho;
  • Análise de documentos relacionados ao processo;
  • Entre outras!

Existem diversas ferramentas que auxiliam nesta etapa. Você pode utilizar desde ferramentas manuais, como quadro branco, brown paper, flip-chart, notas autoadesivas e canetas, até softwares, como o Bizagi, por exemplo.

Uma dica: você também pode combinar as duas coisas. Aliás, essa é a forma mais indicada.

3. Diagrame o processo utilizando a notação de sua preferência

Após coletar as informações você precisa escolher uma notação para, de fato, diagramar o processo. Uma notação é um padrão, uma linguagem de representação de processos. Pode ser descrita também como um conjunto de símbolos e regras para representar as informações coletadas no passo 1.

Existem diversas notações no mercado e cada uma delas possui uma finalidade. Confira uma lista com as principais notações e seus usos indicados conforme o BPM CBOK®:

  • BPMN (Business Process Model and Notation): útil para apresentar um modelo para públicos-alvo diferentes.
  • Fluxograma: simples e amplamente conhecido, facilita o entendimento rápido do fluxo de um processo.
  • EPC (Event-driven Process Chain): útil para modelar conjuntos complexos de processos.
  • UML (Unified Modeling Language): orientado à descrição de requisitos de sistemas de informação.
  • IDEF (Integrated Definition Language): destaca entradas, saídas, mecanismos, controles de processo e relação dos níveis de detalhe do processo superior e inferior.
  • Value Stream Mapping: ajuda a mostrar a eficiência de processos por meio do mapeamento do uso de recursos e elementos de tempo.

4. Gere a documentação

Depois de finalizar o modelo é preciso gerar um documento compartilhável contendo a representação do processo modelado. Se você utilizar um software próprio para modelagem fica mais fácil. No caso do Bizagi, por exemplo, você pode exportar para vários tipos de formato, como:

  • Word;
  • PDF;
  • Páginas Web;
  • SharePoint;
  • Wiki.

5. Consolide a documentação

Não basta apenas gerar o documento com o processo modelado, é preciso fazer com que esse documento seja disseminado pela organização. Por isso, é interessante que o projeto de modelagem do processo seja encerrado com uma apresentação do modelo para as partes interessadas. Esse também é o momento de tirar possíveis dúvidas e alinhar todas as pessoas.

Vale lembrar que a documentação do processo serve também como ponto de partida para projetos de melhoria, transformação e automação, para além da própria documentação.

Conseguiu entender o passo a passo de como fazer modelagem de processos? Para que essa prática seja realmente assertiva na sua organização, preste atenção nas dicas a seguir:

Dicas para Modelar Processos sem dor de cabeça

1. Tenha um objetivo claro

Antes de começar os trabalhos de modelagem você precisa saber exatamente o que você espera do projeto. Quer documentar os seus processos para facilitar a comunicação? Ou pretende utilizar a diagramação do processo em projetos de transformação de processos?

Você pretende automatizar o processo depois que ele estiver modelado? Lembre-se: a finalidade da modelagem vai interferir diretamente na abordagem e no ferramental que será utilizado.

2. Cuidado para não detalhar demais

Um dos erros mais comuns em projetos de modelagem de processos é o detalhamento excessivo do trabalho. Na tentativa de esmiuçar mais e mais uma tarefa pode-se cair na armadilha do microgerenciamento, que muitas vezes representa um grande entrave na execução do processo pela equipe. Por isso, fique atento para não transformar uma tarefa em checklist!

3. Cuidado para não detalhar de menos

Preste atenção para não deixar lacunas de informação na representação do processo. É claro que o nível de detalhamento da informação dependerá da abordagem e do objetivo da modelagem. Mas lembre-se de que o modelo diagramado precisa ser compreensível também por pessoas que não participaram do projeto. Busque o equilíbrio de informações: nem a mais nem a menos.

4. Revise o modelo

Depois de fechar a primeira versão da diagramação é essencial revisar o material. Parece óbvio, mas muitas pessoas subestimam o valor de uma revisão. Por essa razão muitas vezes alguns erros passam batidos. Assim que concluir um trabalho esfrie um pouco a cabeça e volte no material mais tarde. Você vai perceber que as ideias fluirão muito melhor! Lembre-se também de revisar o novo modelo com os envolvidos. Ao olharem o modelo pronto, detalhes antes omitidos podem vir à tona, o que é completamente normal!

5. Peça para outra pessoa olhar

Além de olhar novamente o material, é muito importante ter uma segunda opinião sobre o que foi produzido. Peça para algum colega de trabalho revisar o resultado. Quanto mais olhares sobre o modelo do processo mais assertivo ele irá ficar!

Anotou todas as dicas? Para facilitar ainda mais a sua vida nós criamos uma paleta com os principais símbolos da notação BPMN e o que cada um deles representa. Nesse material você encontra, ainda, uma lista com as boas práticas que precisam ser adotadas na modelagem de processos com BPMN. Clique no banner e acesse agora o conteúdo gratuitamente!

Notação BPMN paleta reduzida








BPMS e BPM: O que são, para que servem e o que você tem a ganhar com eles
        
 Postado em  por Euax Consulting



 
Se você trabalha com gestão, é muito provável que você já tenha ouvido a frase “precisamos melhorar a maneira como executamos nossas atividades e processos” na sua rotina de trabalho, não é?
 
Pensando nisso, hoje vamos falar sobre as práticas que ajudam a melhorar os processos de uma organização: o BPM e o BPMS! Você já ouviu falar sobre esses termos?
 
Nest post, vamos falar sobre a relação entre eles e como podem melhorar a maneira como você executa suas tarefas, deixando seus processos mais inteligentes.
 
Acompanhe a leitura e confira:
  
 
 
O que é BPM
 
Business Process Management (BPM), ou gerenciamento de processos de negócio, é uma disciplina de trabalho, um conjunto de conhecimentos, prática e princípios que podem ser adquiridos pelas organizações que buscam melhorar a performance de seus processos.
 
Para isso, o BPM realiza duas atividades principais, o mapeamento e a melhoria de processos, e reúne um conjunto de boas práticas, voltadas para:
 
     
  • Foco na performance;
    •  
  • Envolvimento da equipe;
    •  
  • Quebra de silos para processos ponta a ponta;
    •  
  • Resolução de problemas;
    •  
  • Agilidade, simplicidade e retorno rápido;
    •  
  • Priorização de processos com maior retorno;
    •  
  • Organização visual, intuitiva a amigável.
    •  
 
 
 
Quais os objetivos do BPM?
 
Os principais objetivos do BPM são:
 
     
  • Entregar valor aos clientes;
    •  
  • Eliminar desperdícios;
    •  
  • Otimizar os processos;
    •  
  • Melhorar o fluxo de tarefas;
    •  
  • Reduzir falhas e retrabalhos;
    •  
  • Organizar e documentar o fluxo de trabalho;
    •  
  • Deixar os processos mais inteligentes;
    •  
  • Trabalhar com o gerenciamento de ponta-a-ponta.
    •  
 
Podemos dizer também que uma empresa que utiliza essa disciplina para executar seus processos também promove a melhoria contínua, uma vez que leva a buscar oportunidades para o aprimoramento em ciclos.
 
Isso porque o ciclo de vida do BPM trabalha com todos os aspectos de uma organização: da estratégia às tecnologias utilizadas.
 
Quer saber como aplicar o BPM na prática? Leia mais a seguir!
 
 
Como aplicar o BPM na prática?
 
Para colocar o BPM em prática, é preciso seguir uma sequência simples de ações: planejar, fazer, checar e agir.
 
E como falamos no tópico acima, essa disciplina acaba criando um ciclo de melhora contínua, sempre buscando por novas otimizações.
 
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Entre as etapas do ciclo de vida do BPM, duas atividades principais se destacam e garantem que os processos sejam constantemente transformados: o mapeamento e a melhoria de processos.
 
Mapeamento de processos
 
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta gerencial usada para analisar, detalhar e documentar os processos do negócio.
 
Essa ferramenta possibilita conhecer a fundo o processo, perceber seus problemas e agir sobre eles, além de:
 
     
  • Identificar gargalos;
    •  
  • Delimitar funções e papéis;
    •  
  • Prever recursos;
    •  
  • Estimar custos;
    •  
  • Alcançar a performance ideal do processo.
    •  
 
Simplificando: é possível reunir todo o conhecimento coletado sobre os processos estudados. Para isso, o mapeamento de processos segue 6 etapas principais:
 
     
  1. Envolver as pessoas em uma construção colaborativa;
    2.  
  2. Identificar e listar os processos atuais (AS-IS);
    3.  
  3. Avaliar os processos atuais e propor melhorias;
    4.  
  4. Focar nos processos futuros (TO-BE);
    5.  
  5. Estabelecer prioridades e automações;
    6.  
  6. Monitorar o andamento dos processos.
    7.  
 
Conheça mais sobre cada uma dessas etapas no nosso post sobre mapeamento de processos!
 
Melhoria de processos
 
Já a melhoria de processos é uma metodologia de redesenho das operações e projetos. Também conhecida como Business Process Improvemnet (BPI), a sua intenção é aumentar a performance dos processos, por meio de:
 
     
  • Redução de custos;
    •  
  • Aumento de produção;
    •  
  • Enxugar operações.
    •  
 
Assim como o mapeamento, a melhoria de processos segue algumas etapas essenciais:
 
     
  1. Identificação de processos;
    2.  
  2. Priorização de processos;
    3.  
  3. Preparação para a melhoria de processos;
    4.  
  4. Redesenho de processos;
    5.  
  5. Implementação das melhorias.
    6.  
 
Para saber mais, confira nosso post inteiramente dedicado à melhoria de processos!
 
Por fim, pensando em como tornar a otimização de processos ainda mais eficaz, podemos pensar na tecnologia como parceira estratégica do negócio.
 
Isso mesmo, além de mapear e melhorar os processos, podemos automatizá-los!
 
E é aí que entra o BMPS, mais um termo nessa sopa de letrinhas, e a alternativa ideal para elevar ainda mais a performance do seu negócio.
 
  CTA-BPM,-BPI,-BPMN,-BPMS-desvendando-essa-sopa-de-letrinhas  
 
Entenda melhor a seguir!
 
 
O que é BPMS?
 
Business Process Management System (BPMS), ou sistema de gestão de processos de negócio, nada mais é do que um sistema tecnológico para a automatização dos processos envolvidos na gestão de uma organização.
 
O BPMS trabalha com a automatização do que envolve as pessoas, métodos e tecnologias do processo. Com isso, é possível ter acesso a funções, como:
 
     
  • Ferramentas visuais para modelagem de processos;
    •  
  • Motor de workflow;
    •  
  • Roteamento de atividades;
    •  
  • Redistribuição de carga de trabalho;
    •  
  • Interoperabilidade (arquitetura SOA);
    •  
  • Monitoramento de processos (BAM);
    •  
  • Métricas e informações gerenciais (Business Inteligence);
    •  
  • Rastreabilidade de processos;
    •  
 
De qualquer modo, é fato que os termos BPM e BPMS são praticamente iguais. Por isso, pode ser que seus devidos papéis ainda não tenham ficado claros.
 
Na prática, o BPM e o BPMS têm mais do que apenas uma letra separando suas definições.
 
Ainda está com dúvidas?
 
Acompanhe e entenda mais sobre as diferenças entre BPM e BPMS!
 
 
BPM e BPMS: qual a diferença?
 
O BPM consiste na gestão de processos, um conjunto de conhecimentos, práticas e princípios. O objetivo do BPM é identificar, mapear e melhorar os processos de uma organização.
 
Enquanto isso, o BPMS é um sistema, ou seja, uma tecnologia que possibilita modelar e automatizar os processos melhorados pelo BPM.
 
Pensando no conjunto dessa obra, o BPM e o BPMS trabalham juntos!
 
Fique tranquilo, esses termos não são nenhum bicho de 7 cabeças…
 
Pelo contrário, a razão deles estarem aí é justamente facilitar a sua gestão de processos, a sua rotina de tarefas e com isso, fazer você entregar melhores resultados!
 
Para aprofundar ainda mais os seus conhecimentos sobre BPM e gestão de processos, leia nosso E-book de Gestão de Processos (BPM)!
 
Ebook BPM Business Process Management
 
 
Guest post produzido pela equipe da SML Brasil.






Como um sistema ERP otimiza processos internos?
        
 Postado em  por Euax Consulting



 
Você sabe o que é um sistema ERP? A sigla corresponde a Enterprise Resource Planning, no inglês, que significa Planejamento de Recursos Corporativos. O sistema ERP consiste num software integrado de gestão empresarial, o qual auxilia no gerenciamento dos diversos setores da companhia de uma forma simples e eficiente.
 
As equipes de pequenas e médias empresas que não contam com essa solução geralmente padecem com trabalhos manuais demorados ao utilizar planilhas para registrar os dados mais importantes de cada departamento. Além disso, esse método é ineficiente para o gestor se basear na hora de formular estratégias para o negócio.
 
O empreendedor que deseja elevar a performance do negócio e da equipe para conquistar resultados deve considerar a utilização de softwares que tornam os processos internos mais eficientes, além de optar por uma consultoria em gestão empresarial especializada em planejamento estratégico.
 
Quer saber como sistemas ERP otimizam processos internos? Neste post vamos abordar alguns tópicos para que você entenda a eficiência dessa tecnologia. Continue acompanhando!
 
Um sistema ERP otimiza o trabalho da equipe
 
Imagine utilizar um sistema único com a seguinte lista de recursos:
 
     
  • controle financeiro;
    •  
  • controle de vendas e orçamentos;
    •  
  • controle de estoque;
    •  
  • controle de compras e cotações;
    •  
  • emissão de notas fiscais e boletos.
    •  
 
Deixaria tudo mais fácil, não é? Ainda pouparia tempo para os colaboradores do negócio, permitindo que pudessem focar em outras áreas. Além disso, o sistema oferece outras funcionalidades, como cadastro de:
 
     
  • clientes;
    •  
  • fornecedores;
    •  
  • serviços;
    •  
 
A integração de atividades e automatização de processos torna desnecessária a utilização de diferentes programas e controles para cada setor. Outra vantagem é que, por ser online, o sistema pode ser acessado de qualquer local e é compatível com dispositivos móveis.
 
  CTA-O-papel-da-TI-na-transformação-digital-atuando-como-um-parceiro-estratégico  
 
 
 
Auxiliam na redução de erros
 
Como todos os dados estão registrados de forma precisa, é mais fácil identificar e corrigir problemas. Conflito de informações entre diferentes departamentos também podem ser conferidos rapidamente por meio dos relatórios disponibilizados pelo sistema.
 
Além disso, ao contar com uma agenda online que permite o compartilhamento de compromissos, a equipe ficará propensa a cometer menos erros em relação às contas a pagar e receber, registro de tarefas importantes, agendamento de reuniões cruciais para a empresa, entre outros.
 
Quer outro exemplo? Sabemos que controlar a gestão do estoque é fundamental, já que produtos parados — que representam uma parte do capital da empresa — podem trazer prejuízos de diversas formas. O sistema ERP permite o controle completo do estoque por meio de diferentes funcionalidades, como:
 
     
  • inventário;
    •  
  • controle de entrada e saída de mercadorias;
    •  
  • cadastro completo de produtos;
    •  
  • transferência de estoques entre lojas;
    •  
  • cotações online.
    •  
 
A otimização de processos aliada ao planejamento eficiente do gestor e ao trabalho competente da equipe garante menos falhas de administração e operação, o que resulta também em um melhor atendimento aos clientes.
 
Oferecem dados precisos para a criação de estratégias
 
Ao armazenar informações de todos os setores, o sistema de ERP permite que o gestor possa criar estratégias se baseando em indicadores de desempenho precisos.
 
Ao cruzar os dados operacionais, financeiros e administrativos, é possível analisar o que não está dando certo e quais áreas precisam de mais investimentos. Dessa forma sua empresa adquire a capacidade de se consolidar no mercado e de se destacar entre os concorrentes.
 
Um software de gestão online garante mais do que uma gestão completa. Ao otimizar o trabalho da equipe, auxiliar na redução de erros e oferecer dados precisos para a criação de estratégias, os processos internos são otimizados em pouco tempo, oferecendo uma melhoria no presente e a construção de uma base sólida para o futuro.
 
Além dos pontos já mencionados, o sistema ERP otimiza processos internos por meio:
 
     
  • da emissão de relatórios;
    •  
  • do aumento da produtividade;
    •  
  • da melhoria dos procedimentos administrativos;
    •  
  • da gestão padronizada;
    •  
  • do aumento de lucros — o que permite mais investimentos dentro da empresa;
    •  
  • da segurança das informações.
    •  
 
Como percebemos, um software de gestão empresarial auxilia em muitas áreas da empresa. Além de facilitar o trabalho da equipe e a comunicação entre os departamentos, possibilita o registro de dados precisos para que o gestor possa entender o funcionamento dos procedimentos adotados em sua administração.
 
Post produzido pela equipe da GestãoClick
 
 
Agora que você já sabe como um sistema ERP otimiza os processos internos, assista ao nosso webinar para saber qual a melhor hora para trocar de ERP.
 
  CTA-Como-saber-se-está-na-hora-de-trocar-de-ERP  






Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria de Processos: transforme processos e aumente resultados
        
 Postado em  por Vinicius Nóbile de Almeida





Os processos de negócio descrevem o que deve ser feito e como deve ser feito em uma organização. Contudo, se eles estiverem errados ou desatualizados, provavelmente não conseguirão atingir as expectativas. Nesse sentido, a melhoria de processos pode contribuir para encontrar a melhor forma de executar os processos da empresa, por meio do AS-IS/TO-BE. Mas você sabe o que isso significa? Continue lendo que nós vamos te contar!

Nesse texto você vai aprender:



Boa leitura!




O que é AS-IS/TO-BE?


AS-IS/TO-BE são fases do BPM (Business Process Management), que permitem promover a melhoria de processos de negócio. Portanto, são dois momentos: o AS-IS e o TO-BE. Observe:


AS-IS


AS-IS é a visão dos processos atuais de uma organização, que mostra como uma empresa realiza suas atividades em um determinado momento. É comum que o termo AS-IS seja utilizado como sinônimo para análise de processos. A análise de processos, por sua vez, é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK®, referência mundial nas boas práticas de BPM.


Saiba-como-criar-agilidade-organizacional-usando-BPM-e-Squad-CTA


Na análise de processos AS-IS os processos são descobertos e analisados. É o momento de exploração para criar uma visão comum das rupturas e desvios do processo. Essa etapa é anterior à fase de melhorias, chamado de TO-BE.


O AS-IS ajuda na descoberta de vários tipos de processos de negócio, sejam eles processos primários, processos de suporte ou processos de gerenciamento.


Se você não sabe ou não entende muito bem qual a diferença entre esses três tipos de processos, recomendamos a leitura do nosso post sobre o que é processo de negócio.


TO-BE


TO-BE é a visão dos processos futuros de uma organização, que mostra a melhor forma de realizar o processo. O TO-BE é também chamado de desenho de processos. Seu objetivo é propor melhorias nos processos das organizações, com base no que foi verificado no AS-IS. Assim como a análise de processos, o desenho de processos também é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK.




CTA-Em-que-século-está-seu-BPM




O desenho de processos TO-BE envolve definir o fluxo de trabalho, os papéis e responsabilidades, as tecnologias necessárias ao processo, as fontes de dados e os momentos de integração com outros processos. O grande feito do TO-BE é promover condições reais de transformação nos processos, melhorando a competitividade da organização.


AS-IS/TO-BE na melhoria de processos




Situações em que o AS-IS/TO-BE pode ser vantajoso


A análise e o desenho de processos (AS-IS/TO-BE) podem ser especialmente vantajosos em determinadas situações. Abaixo destacamos as três que consideramos mais relevantes:


1. Atualização ou Revisão do Planejamento Estratégico


O planejamento estratégico é um momento de muita reflexão, principalmente sobre o alinhamento entre os objetivos estratégicos e os processos de negócio. Caso seja verificado que os processos não estão “conversando” com a estratégia, um projeto de melhoria de processos pode ajudar muito.


No AS-IS vão ser identificados os pontos do processo que estão desconectados da estratégia. Já no TO-BE será construída uma nova visão do processo que esteja alinhada ao planejamento estratégico.


Afinal, o TO-BE traz informações qualificadas sobre os procedimentos adotados na organização. Essas informações podem trazer novos aspectos que ainda não foram pensados pelo comitê estratégico, mas que fariam uma grande diferença no alcance da visão de futuro desejada.


2. Queda de Performance Organizacional


Uma das causas de baixo desempenho corporativo é a ineficiência de processos. Detectar um problema em um processo deveria ser considerado algo digno de aplausos, e não de receio. Mas que bom que é possível tirar lições sobre os erros praticados e nunca mais cometê-los! O AS-IS fornece todas as informações necessárias para que problemas em processos sejam detectados e debatidos. Dessa forma, é possível fazer uma remodelagem dos processos (TO-BE) que recupere a performance organizacional!




CTA-Mapa-de-Performance-do-Processo




3. Aquisição de Novas Tecnologias ou Troca de ERP


O tempo passa e é natural que novas tecnologias sejam desenvolvidas, afinal, o ser humano possui a tendência em criar instrumentos para facilitar a sua vida. Na Era do BPM os processos de negócio são suportados pelas tecnologias. Após implantar um novo recurso, é comum que surja aquela pulguinha atrás da orelha: mas será que essa inovação é realmente necessária e está trazendo resultados?


O AS-IS/TO-BE também oferece um panorama da aplicação diária dos recursos tecnológicos, dando visibilidade para a forma como a tecnologia atua no processo e os impactos que ela causa. Dessa forma, é possível ter uma visão verdadeira do processo, e não baseada em suposições ou desejos.


A partir daí, fica mais fácil desenhar o novo processo com mais embasamento.


Melhorias de processos com AS-IS/TO-BE




AS-IS/TO-BE em 7 passos


1. Entenda o negócio


Antes de começar o mapeamento de processos (análise AS-IS), relembre a sua cadeia de valor! Ela te dará uma visão geral das atividades que a empresa faz e quais produtos e/ou serviços são gerados a partir delas. Lá estarão contidos os processos críticos do negócio, isto é, aqueles que afetam diretamente no cumprimento da missão da empresa.


É um bom ponto de partida se você não sabe direito por onde começar ou quais são os processos prioritários. A partir daí é só desdobrar os processos em ordem cronológica, do começo ao fim.


2. Defina metodologias e formas de monitoramento do projeto de melhoria


O projeto de melhoria de processo (AS-IS/TO-BE) precisa ser muito bem planejado. Portanto:


Determine objetivos, metas e indicadores


Estabeleça o objetivo do projeto e defina qual será a estratégia de execução. Sugerimos a estratégia em ondas para reduzir impactos e riscos inerentes às mudanças em processos. Tendo isso definido, planeje seu projeto e estabeleça uma rotina de monitoramento para garantir que o projeto está indo de encontro ao objetivo traçado. Não hesite em fazer correção de rota!


Escolha quais metodologias/técnicas serão utilizadas


Existem diversas técnicas e metodologias para análise e desenho de processos. Conheça algumas delas:


    

  • Observação: prestar atenção nos procedimentos executados e anotar as impressões sobre ele.
    • 

  • Entrevistas: conversa qualitativa com usuários-chave.
    • 

  • Questionários: aplicação de uma lista de perguntas-padrão a uma quantidade X de colaboradores.
    • 

  • Design Thinking: conjunto de práticas que tem por objetivo encontrar soluções criativas para os problemas, sempre estimulando a empatia, colaboração e experimentação.
    • 





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A escolha dos métodos dependerá da cultura organizacional. Avalie aquilo que se aplica melhor dentro do contexto da sua empresa.


3. Colete informações sobre os processos


Procure entender qual o objetivo do processo, onde ele se encaixa dentro da cadeia de valor e quais os sistemas necessários para suportar o processo. Essa é a etapa em que os participantes do processo contribuirão com o conhecimento que só quem vive o processo na prática consegue ter acesso. Por isso, envolva os stakeholders e tente descobrir quais as suas principais dificuldades e os riscos atrelados ao processo e o que eles acham que poderia ser melhorado.


4. Analise e documente os processos


Tente transformar as informações coletadas com os stakeholders do processo em conhecimento útil e aplicável. Responda às perguntas:


    

  • Qual o input (entrada) do processo?
    • 

  • Qual o fluxo de atividades do processo?
    • 

  • Qual o output (saída) do processo?
    • 

  • Quais as principais entregas do processo?
    • 

  • Quem são os responsáveis pelo processo?
    • 

  • Quais recursos são destinados ao processo?
    • 

  • Qual o custo, tempo e variação do processo?
    • 

  • O processo está em conformidade com os indicadores?
    • 



A reflexão sobre essas indagações vai compor a documentação da análise do processo (AS-IS) e mostrar o entendimento do estado atual do processo. Mas, cuidado para se manter fiel ao que realmente acontece no cotidiano da organização. Não vá misturar o AS-IS com o TO-BE! Por isso é importante que essa etapa seja rápida.




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5. Proponha melhorias e redesenhe os processos


Depois do AS-IS, chegou a hora de ir para a segunda etapa da melhoria de processos. No TO-BE é fundamental observar alguns pontos como:


    

  • Momentos de interação do cliente com o processo;
    • 

  • Atividades do processo que realmente geram valor;
    • 

  • Redução de gargalos (acúmulo de trabalho) e handoffs (fluxos de informação dentro do processo).
    • 



Na hora de redesenhar o processo, pare de buscar informações excessivamente completas e definitivas sobre eles. Sempre haverá oportunidades de melhorias. Por isso, mantenha o processo simples, para que seja de fácil leitura e compreensão. Quanto mais simples melhor!


O nível de detalhamento do processo vai depender dos objetivos definidos lá na etapa 2. Para remodelar os processos utilize uma notação padronizada, como o Business Process Modeling Notation (BPMN). Além de ser uma linguagem bastante conhecida, os diagramas de BPMN também são entendidos por softwares de automação de processos.




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6. Valide a nova visão dos processos


Embora o TO-BE seja construído com base em muitos estudos feitos no AS-IS, pode ser que a organização não fique completamente satisfeita com a nova visão de processos apresentada. Por isso, a fase de validação é muito importante. Este momento será crucial para confirmar e legitimar a nova visão de processo. Caso seja necessário, serão feitos ajustes para adaptar o que foi pensado pelo analista de processos ao resultado desejado pela organização.


7. Implante e monitore os processos reformulados


Depois de tudo esquematizado e validado, chegou a hora de colocar o novo processo para rodar. É comum que ocorram algumas dificuldades no início, como a resistência dos colaboradores. Para isso, é interessante que o projeto de implantação tenha uma atenção especial nas ações de gestão de mudança organizacional, que buscará formas de reduzir os impactos causados pela mudança.


Depois de implantar, será necessário acompanhar o andamento do novo processo e checar se ele está realmente melhor em relação ao processo anterior.




Ajuda especializada


Para que seu projeto de melhoria de processos seja um sucesso, você pode contar com o apoio de alguns profissionais, como um gerente de projetos e um analista de processos. Cada um deles terá uma função diferente e crucial no êxito do projeto.


O gerente de projetos, como já é esperado, será responsável por conduzir o projeto, garantir o seu bom andamento e relatar possíveis dificuldades. Já o analista de processos executará todos os procedimentos necessários para a descoberta do processo atual (AS-IS) e a construção do novo processo (TO-BE). Isso inclui conversar com as pessoas, levantar informações e sintetiza-las em um processo, que depois deverá ser aprovado pelos envolvidos.


Nesse sentido, pode ser bastante interessante para a organização contratar uma consultoria externa que disponibilize profissionais com domínio de ferramentas adequadas ao AS-IS/TO-BE. Eles poderão auxiliar o gerente de projetos e o analista de processos na melhor forma de conduzir os trabalhos.




Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre melhoria, transformação de processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a Gestão de Processos na sua empresa!


Ebook BPM Business Process Management


BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.








Melhoria de Processos (Business Process Improvement/BPI): o que é, benefícios e como aplicar
        
 Postado em  por Vinicius Nóbile de Almeida






As organizações estão sempre buscando o aperfeiçoamento do seu trabalho. Afinal, a saúde dos processos afeta diretamente o desempenho da empresa. Por isso, a melhoria de processos (BPI) tem sido um conceito bastante estudado por analistas e gerentes de processos.


Boa leitura!


O que é Melhoria de Processos (BPI)


A Melhoria de Processos, também chamada de Business Process Improvement (BPI), é o reparo incremental dos processos de uma organização. Essa prática tem como objetivo garantir que os processos atendam às expectativas do negócio e dos clientes e, desta forma, tragam os resultados esperados.


Para efeito de alinhamento, aqui estamos considerando os processos ponta a ponta, isto é, aqueles que envolvem mais de um departamento e estão diretamente ligados à percepção de valor pelos clientes.


O BPM CBOK®, principal referência em Business Process Management (BPM), aponta a seguinte definição para melhoria de processos:




“Melhoria de Processos de Negócio (BPI – Business Process Improvement) é uma iniciativa específica ou um projeto para melhorar o alinhamento e o desempenho de processos com a estratégia organizacional e as expectativas do cliente.”




Então, a melhoria de processos envolve:


    

  • Analisar o processo atual para compreender como ele pode ser melhorado;
    • 

  • Montar o fluxo de trabalho do processo para que ele entregue valor ao cliente.
    • 



Sendo assim, é preciso considerar que a melhoria de processos utiliza uma abordagem disciplinada. Ou seja, existem várias formas de fazer melhorias nos processos. Dependendo da abordagem escolhida, ela pode exigir um ferramental diferente, como veremos adiante.




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Outro cuidado que deve ser tomado é não confundir melhoria de processos com automação de processos. As duas coisas podem coexistir, mas uma não é dependente da outra. É possível (embora não recomendado) automatizar os processos sem melhorá-los ou então melhorar os processos sem fazer a sua automação. Tudo vai depender das condições dos processos. Cada caso é um caso!


Mas, por que melhoria de processos é tão importante? Ela é responsável por identificar gargalos, lacunas e imperfeições nos processos, tornando-os mais produtivos e eficientes. Dessa forma, todos saem ganhando: a organização, os clientes e a sociedade.


Existem outros motivos que justificam a importância da melhoria de processos, como veremos a seguir.


Benefícios da Melhoria de Processos


1. Redução de Custos


Mapear e resolver os pontos de melhorias nos processos é um exercício interessante porque normalmente causa impactos imediatos nos custos dos processos. Um processo que possui várias brechas e momentos de enfileiramento utiliza recursos desnecessários que poderiam ser investidos em outras demandas.


A melhoria de processos resolve esses problemas e possibilita que o recurso financeiro seja deslocado para áreas prioritárias do negócio ou deixe de ser gasto. Além disso, ela proporciona uma visão sobre o processo que torna fácil diferenciar as atividades que geram valor daquelas que não possuem impacto direto nas vendas.


2. Otimização de Tempo


Lembra dos gargalos (enfileiramentos) que falamos lá em cima? Eles são uma das maiores causas de imperfeições em processos. Um lado bom disso é que gargalos normalmente são fáceis de resolver. O difícil mesmo é perceber onde é preciso atuar, ou seja, em qual parte do processo ocorre o gargalo e quem é responsável por ele.


Uma dica legal é utilizar o Design Thinking na hora de mapear os processos, pois ele traz a percepção dos envolvidos sobre as atividades que estão fazendo. Pode ser que algumas dessas atividades apresentem formas melhores de execução. Outras podem até mesmo ser consideradas desnecessárias. Dessa forma, uma construção colaborativa promovida pelo Design Thinking tem grande potencial de gerar quick-wins, que são pequenas mudanças que trazem grandes resultados em pouco tempo.




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3. Aumento de Resultados


Como falávamos no tópico anterior, o BPI pode gerar o tão desejado aumento de resultados. Vamos te dar um exemplo para explicar o porquê. Se antes um produto levava 3 horas para ser produzido a um custo de R$20,00, após a melhoria de processos esses números poderiam ser reduzidos para 2h30 e R$15,00, respectivamente. Ao produzir mais em menos tempo e com o menor custo, é natural que o número de vendas aumente e, consequentemente, o lucro da empresa também. Mas esse é apenas um exemplo.


Vamos agora à aplicação prática da melhoria de processos.


Como aplicar a Melhoria de Processos em 5 etapas


Não existe um passo a passo único para fazer melhoria de processos, mas entendemos que existem algumas etapas fundamentais, como identificação, priorização, preparação, redesenho e implementação. Conheça um pouco sobre cada uma delas a seguir:


1. Identificação de Processos


Nesta etapa inicial, a organização deve fazer um levantamento de seus processos ponta a ponta. No caso de já ter feito uma padronização de processos anteriormente, pode ser muito útil resgatar essa documentação. Identificar quais os processos existentes na empresa deve ser um exercício de reflexão sobre as práticas de gestão. É preciso se perguntar:


    

  • Por que esses processos existem?
    • 

  • Para quem esses processos entregam valor?
    • 

  • Quais produtos e/ou serviços são entregues nesses processos?
    • 

  • Como está a saúde dos processos?
    • 

  • Como estão as metas e indicadores?
    • 



As respostas dessas perguntas serão bastante úteis na etapa seguinte.


 
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2. Priorização de Processos


Após listar os processos identificados na etapa 1, é preciso priorizar os processos. Uma das formas de fazer isso é criar um sistema de pontuação que vai do processo mais crítico ao processo menos crítico. A ordem de importância desses números será, então, o critério para priorizar a melhoria de processos e definir qual processo deve ser melhorado primeiro.


Outra forma é avaliar a saúde do processo por meio de indicadores que demonstrarão o quanto estamos distantes das metas. Não é recomendável melhorar todos os processos de uma vez, pois durante os trabalhos pode-se verificar oportunidades de transformação de processos para o futuro. Ou seja, a melhoria de um processo vai impactar em outros.


 
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3. Preparação para a Melhoria de Processos


Após escolher o primeiro processo que passará pela melhoria de processos é hora de definir ou deixar claro:


Quem é o dono do processo


Uma boa gestão de processos incentiva a cultura de prestação de contas. Isso é materializado através da figura do “dono” do processo, isto é, aquela pessoa dita como responsável pelo processo. Também há os “participantes”, que têm a missão de ajudar o dono do processo a conquistar o objetivo.


Quais os limites do processo


Todo processo possui uma entrada (input) e uma saída (output). Estabelecer as fronteiras do processo e o cruzamento do trabalho entre os departamentos é essencial na melhoria de processos. Dessa forma, tem-se uma visão abrangente das atividades que precisam ser realizadas e como melhorá-las.


Qual a equipe que fará parte do trabalho de melhoria


O grupo que fará parte do projeto de BPI precisa ser criativo e multidisciplinar. Ter uma pluralidade de opiniões é muito produtivo para o processo, pois permite que ele seja visto de diversos ângulos.


Qual será o alvo do processo


Todo processo precisa ter um objetivo. Se você não consegue identifica-lo facilmente, talvez você deva voltar para a fase 1 e repensar a lista de processos, pois talvez o levantamento não esteja adequado.




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4. Redesenho de Processos


Consiste em definir as etapas do processo e o fluxo de trabalho. Isso definirá como as atividades deverão ser realizadas na organização e qual a responsabilidade dos diversos envolvidos. Depois de desenhar o processo melhorado é preciso medir e avaliar o processo.


Dessa forma será possível identificar, selecionar e testar as melhorias antes de implanta-las efetivamente. Essa prática irá garantir que as melhorias realmente trarão resultados e não comprometerão o processo.


5. Implementação das Melhorias


É comum que haja certa resistência na implementação de um novo processo. É preciso levar em consideração que um novo modelo de trabalho pode assustar as pessoas. Por isso, é necessário realizar treinamentos antes das mudanças e suporte logo após a implantação da melhoria. Isso é chamado de operação assistida e visa minimizar os impactos do novo processo no cotidiano dos colaboradores.


Após implementar, é preciso acompanhar os indicadores. O monitoramento visa medir o processo para que a melhoria seja contínua. Em outras palavras, ele deve assegurar que os processos estejam sempre saudáveis.


Leia também: FTE: como esse indicador pode ajudar a melhorar os processos?


Conseguiu entender o passo a passo para fazer melhoria de processos na sua empresa? Conheça agora alguns facilitadores dessa prática.


 
Abordagens e Métodos - Melhoria de Processos (BPI)
Imagem por FreeVector.com
Abordagens e Ferramentas para Melhoria de Processos


1. Lean


O Lean é uma abordagem que se originou no Sistema Toyota de Produção e tem como objetivo reduzir os desperdícios no processo produtivo. De acordo com o BPM CBOK, o Lean visa “obter as coisas certas, para o lugar certo, na hora certa, na quantidade certa, minimizando o desperdício e sendo flexível e aberto à mudança”.


Os princípios do Lean são:


    

  • Qualidade;
    • 

  • Eliminação do desperdício;
    • 

  • Maximização do uso de recursos;
    • 

  • Melhoria contínua;
    • 

  • Produção sob demanda (ou produção empurrada);
    • 

  • Flexibilidade; e
    • 

  • Relacionamento durável com fornecedores.
    • 





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2. Six Sigma


O Six Sigma é uma abordagem que tem como objetivo atingir processos perfeitos. Essa abordagem avalia os defeitos com base em especificações técnicas. Por isso, pode ser aplicada a diversos setores, tanto em processos produtivos como em processos administrativos. Conforme o BPM CBOK, “a representação estatística de Six Sigma descreve quantitativamente como um processo é executado. Ao atingir seis sigmas, um processo obtém a capacidade de apresentar não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades de defeito”.


3. TQM


Gerenciamento da Qualidade Total ou Total Quality Management (TQM) é uma abordagem considerada precursora do Six Sigma. Ela é baseada no controle e monitoramento do processo para identificar defeitos e oportunidades de melhoria. Dessa forma, seu objetivo é proporcionar a melhoria contínua. Para o sucesso dessa abordagem é essencial integrar o cliente ao processo e adotar uma visão outside-in (de fora para dentro).


4. 5W1H


É uma ferramenta para elaborar planos de ação. Pode ser utilizada para planejar a implementação das melhorias. Incentiva a reflexão sobre as perguntas fundamentais:


    

  • O quê? (What?)
    • 

  • Por quê? (Why?)
    • 

  • Quando? (When?)
    • 

  • Onde? (Where?)
    • 

  • Quem? (Who?)
    • 

  • Como? (How?)
    • 



5. Matriz GUT


A matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização de processos. Ajuda a classificar os processos de acordo com:


    

  • (G)ravidade: analisa a intensidade dos impactos do processo.
    • 

  • (U)rgência: analisa o quão emergencial é a melhoria desse processo.
    • 

  • (T)endência: analisa os rumos que o processo poderá tomar se não for alterado imediatamente.
    • 



 
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6. Matriz BASICO


Também pode ser utilizada para a priorização de processos. Exige que sejam analisados os seguintes pontos:


    

  • (B)enefício: quanto o processo irá beneficiar a organização?
    • 

  • (A)brangência: qual a amplitude do processo?
    • 

  • (S)atisfação: quem o processo beneficia?
    • 

  • (I)nvestimento: quanto é preciso para melhorar o processo?
    • 

  • (C)liente: o quanto o processo impacta na geração de valor ao cliente?
    • 

  • (O)peracionalidade: qual o grau de dificuldade para melhorar esse processo?
    • 



7. Diagrama de Ishikawa


É amplamente conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, pois esta ferramenta auxilia a identificar a causa-raiz de um problema. No caso da melhoria de processos é especialmente indicado para levantar soluções para desvios identificados nos processos. É preciso analisar tudo que está fora dos limites estabelecidos e entender o que está causando o desvio para poder ajustar o processo.


8. Ciclo PDCA


É um método para melhoria contínua de processos. Ele possui quatro etapas fundamentais:


    

  • Plan (Planejar): definir aquilo que precisa ser feito antes de melhorar o processo.
    • 

  • Do (Fazer): identificar e implantar as melhorias de processos.
    • 

  • Check (Checar): verificar se as melhorias implementadas estão trazendo os resultados esperados.
    • 

  • Act (Agir): intervir nos processos caso sejam necessários ajustes.
    • 



Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre mapeamento, melhoria de processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a Gestão de Processos na sua empresa!


 
Ebook BPM Business Process Management
BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.








Entenda TUDO sobre Padronização de Processos: o que é, importância, benefícios e como fazer
        
 Postado em  por Vinicius Nóbile de Almeida







A padronização de processos é a solução que muitas empresas encontraram para garantir a assertividade das suas operações. Criar uma visão única do processo por meio da padronização das tarefas é cada vez mais necessário para obter a tão desejada excelência operacional. Além disso, existem outros benefícios muito atrativos para as organizações, como a redução de custos e o aumento da qualidade, por exemplo.


Neste post você vai ler:



Boa leitura!


O que é Padronização de Processos?


Padronização de Processos é o ato de organizar e formalizar os processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores. Por sua vez, um padrão é um modelo, um método, um jeito de fazer alguma coisa. Os processos de negócio de uma organização são executados por várias pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas.




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Elas também devem saber qual o impacto desse trabalho no processo, possibilitando a compreensão da responsabilidade de cada parte. Nesse sentido, nada melhor do que estruturar e documentar a sequência de atividades em um material que possa ser consultado sempre que houver necessidade.


A padronização de processos responde às perguntas:


    

  • O que é este processo? Qual a sua missão?
    • 

  • Como começa e como termina o processo?
    • 

  • Quem faz o que dentro do processo?
    • 

  • Como é feito o processo? Qual a sequência de atividades?
    • 

  • Por onde passa o processo? Quais os departamentos envolvidos?
    • 

  • Por que existe esse processo? Qual a contribuição dele para a organização?
    • 

  • Qual o resultado esperado do processo?
    • 



Quando se fala em padronização de processos, é preciso ter em mente qual a intenção desejada. Ou seja, você quer padronizar algo que acontece dentro do departamento ou a sequência de atividades que realmente entrega valor ao cliente?


Se você escolher a segunda opção, é preciso ter em mente o conceito de processos ponta a ponta. Mas o que isso significa? Processos ponta a ponta são os processos que envolvem mais de um departamento. Então, esse tipo de processo causa grande impacto na organização e está relacionado com a agregação de valor através de um produto ou serviço. Portanto, deixe bem claro o seu desejo com a padronização antes de começa-la!


Como fazer Padronização de Processos


Por que é importante Padronizar os Processos?


A padronização de processos é muito importante para as empresas porque garante a melhor forma de executar um trabalho. Então, uniformizar os processos não significa engessá-los, mas sim apresentar a maneira que melhor contribui para trazer o resultado desejado. Padronizar serve para ter a repetibilidade do resultado, com todos fazendo da mesma forma. Assim, é possível gerar produtos ou serviços de alta qualidade gastando menos tempo e dinheiro.


As pessoas precisam entender o processo do início ao fim. Elas precisam compreender o porquê elas fazem determinada tarefa e quais os impactos que o seu trabalho causa no restante da organização. Incentivar este entendimento é interessante para todo mundo: colaboradores ficam mais motivados, gestores passam a dar mais importância à equipe e clientes ficam mais satisfeitos com o resultado.


Portanto, padronizar processos é importante para:


    

  • Garantir um modelo de trabalho;
    • 

  • Ter um caminho bem-definido para a execução das atividades;
    • 

  • Conferir previsibilidade ao processo.
    • 



Quem começou com essa história de padronização foi Henry Ford. Ele foi o fundador da Ford Motor Company e se tornou pioneiro na produção de automóveis em larga escala. Ford acreditava no poder dos padrões para assegurar a qualidade dos produtos.


Hoje as empresas padronizam seus processos por diversos motivos:


    

  • Evitar a variação nos processos;
    • 

  • Atender a diversas regulações;
    • 

  • Delegar atividades sem responsáveis;
    • 

  • Melhorar os resultados;
    • 

  • Conhecer os processos.
    • 



Vamos entender melhor cada um desses tópicos.


1. Evitar a variação nos processos


Em organizações em que não existe padronização de processos, cada um faz do seu jeito. Então, não existe uma forma consolidada e recomendada para executar as tarefas, o que é muito perigoso para as empresas. Portanto, se existir mais de uma pessoa envolvida no processo e cada uma fizer do seu jeito, acontecerão inconsistências que podem gerar falhas.


2. Atender a diversas regulações


Existem empresas que precisam atender a diversos tipos de regulações, como aquelas exigidas pela Anvisa, Bacen, ISO e ABNT, por exemplo. Por isso, essas organizações estão sempre à procura de certificações que comprovem que elas estão seguindo as normas prescritas. Normalmente, para confirmar a aderência a um padrão de mercado é preciso passar por uma auditoria. Nesse sentido, a padronização de processos é crucial para uma verificação assertiva.


3. Delegar atividades sem responsáveis


Existem atividades quem ninguém toma para si como suas. Mas, quando os processos são padronizados é possível atribuir donos e participantes do processo. Dessa forma, haverá mais transparência quanto às responsabilidades de cada colaborador. Além disso, a padronização de processos proporciona uma visão clara do que deve ser cobrado e o que não pode ser cobrado.


4. Melhorar os resultados


Empresas que não possuem uma cultura de processos consolidada geralmente estão em um nível muito baixo de maturidade organizacional. Mas, o que isso significa? Dizemos que existe cultura de processos quando o trabalho realizado na organização é baseado em procedimentos claros e estabelecidos. Dessa forma, fica mais fácil promover o desenvolvimento de papéis especializados com os conhecimentos e competências necessárias para executar suas tarefas.


5. Conhecer os processos


Essa é uma das preocupações mais comuns dos gestores e diretores. Mas, quando perguntados, esses líderes muitas vezes não tem uma noção exata dos processos que devem prestar contas dos resultados. Além disso, se o processo estiver na cabeça de um único colaborador e ele for desligado da empresa haverá perda de informações muito importantes. Isso pode causar reflexos na satisfação dos clientes e nos resultados da organização.


Existem muitas vantagens em padronizar os processos da sua organização. Conheça algumas delas:


Benefícios da Padronização de Processos


10 benefícios da Padronização de Processos


1. Uso correto dos recursos


Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade de negócio. Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil encontrar oportunidades de melhorias dos processos e otimizá-los.


2. Menos falhas e acidentes


Quando o caminho do processo é bem-definido é possível reduzir as variações nas atividades. Isso se aplica tanto na forma de executar o processo quanto na variação de produtos. Por exemplo, se você vai a uma padaria com frequência sabe exatamente o que o estabelecimento vende e o nível de qualidade dos produtos. Então, se cada vez que você fosse à padaria o mesmo tipo de pão estivesse com sabor, aspecto e cheiro diferentes, você provavelmente procuraria outro local para tomar café da tarde.


3. Aumento da produtividade


Como você já deve ter captado, a padronização de processos prevê a melhor forma de executar uma sequência de atividades. Logo, a melhor forma é aquela que traz velocidade, qualidade e preço justo. Além disso, possibilita aumento da produtividade dos colaboradores e da organização.


4. Facilidade em treinar colaboradores


A padronização de processos oferece uma série de materiais para documentar os processos. Entre esses materiais estão procedimentos, diagramas e instruções sobre os processos. Isso contribui muito na hora de capacitar novos colaboradores, que poderão consultar documentos confiáveis sempre que tiverem dúvidas. Também dá para estabelecer encontros para ler e revisar o processo. Outra possibilidade é gravar esses encontros e disponibilizá-los em uma plataforma EAD.


5. Melhora na experiência do cliente


Processos que entregam valor para os clientes são aqueles que mais necessitam de padronização. Isso porque os impactos que eles geram são imediatos. Portanto, empresas que padronizam processos primários normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.


6. Transparência nos processos


Quando você padroniza processos é preciso identificar os responsáveis pela sua realização. Alguém precisa ser “dono” do processo. Vale destacar a importância da figura do dono do processo, que é responsável pelos resultados do processo. Com a padronização há mais clareza sobre as fronteiras dessa responsabilidade e quem está envolvido nela.


Muitas vezes, também será necessário sensibilizar “participantes”, que ajudarão o dono a concretizar o processo. Isso ajuda na motivação e retenção de colaboradores, que serão cobrados apenas pelo que se comprometeram a fazer.


7. Redução de custos


Este benefício pode ser considerado consequência de outros benefícios citados anteriormente. Ora, se a padronização de processos ajuda a aumentar a produtividade e fazer melhor uso dos recursos, isso culminará na redução de custos. Então, com o orçamento maior e o entendimento das necessidades da empresa, os recursos passam a ser investidos nas áreas realmente prioritárias.


8. Engajamento dos colaboradores


Os colaboradores também se beneficiam da padronização de processos. Dessa forma, eles sabem exatamente o que deve ser feito, como deve ser feito e por que deve ser feito. Nesse sentido, o entendimento do motivo pelo qual um processo existe é essencial na motivação dos colaboradores. Por isso, quando as pessoas percebem sentido no que estão fazendo elas se empenham mais no resultado.


Transformar processos sem pessoas? Você está fazendo isso errado!


9. Menos redundâncias nos processos


Quando o processo não é bem conhecido por todos, é comum que aconteçam atividades redundantes e esforço duplicado. Isso gera retrabalho que poderia ter sido evitado com a padronização de processos.


10. Possibilidade de automação de processos


É necessário arrumar a casa antes de sair por aí automatizando o caos. O primeiro passo para transformar processos é identificar o processo existente para depois otimizá-lo. Isso potencializa o uso do investimento com automação. É preciso resolver o problema pela raiz!


Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios da padronização de processos, é hora de botar a mão na massa!


Como fazer Padronização de Processos


Não é preciso padronizar todos os processos de uma organização, podemos focar nos mais críticos. Mas como fazer isso? Existem algumas questões que precisam ser consideradas. Veja abaixo algumas dicas para fazer a padronização de processos na sua empresa de forma rápida e eficaz.


1. Defina qual o objetivo da padronização de processos


Você deseja padronizar os processos de um departamento ou um processo ponta a ponta? Se você não entende o porquê deseja padronizar o processo, talvez deva repensar essa ação. É muito comum querer padronizar e otimizar todos os processos da empresa, mas nem sempre vale a pena gastar toda a energia da sua empresa nisso. Por isso, faça aos poucos e não dê um passo maior do que a perna!


2. Faça o levantamento de todas as atividades executadas pelos colaboradores no processo


Essa etapa é crucial na padronização de processos. Tome cuidado para não esquecer de nenhuma atividade importante. É comum que os gestores se deparem com a seguinte situação: muitas versões de um mesmo processo contadas por diferentes colaboradores. O que fazer nessas horas? Tente entender por que existem várias versões do processo e mobilize o time para chegarem a um consenso juntos.


3. Envolva o maior número de pessoas possível no mapeamento de processos


Já diz o ditado: duas cabeças pensam melhor do que uma. Faça uma dinâmica colaborativa, que proporcione a troca de experiências. Tenha em mente que o compartilhamento de informações ajuda no engajamento e na motivação dos colaboradores. Quanto mais gente envolvida, maior a diversidade de ideias e opiniões.


4. Simplifique a documentação dos processos


A documentação dos processos deve ser simples e facilmente entendida por qualquer um que precise consulta-la. Uma boa forma de fazer isso é trazer imagens para melhorar a visibilidade do processo. Fuja da linguagem rebuscada e padronize as formatações dos processos. Para isso, utilize notações conhecidas, como BPMN. Dessa forma, vai ficar mais fácil identificar as atividades e seus responsáveis.


Se você quiser BPMN e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso post completo sobre BPM (Business Process Management).


5. Invista na capacitação dos colaboradores


Busque formas inteligentes de passar as informações aos participantes do processo. Reúna todos em uma sala e explique o conteúdo de forma didática. Se você notar uma certa resistência nos colaboradores quanto à mudança, pode ser muito interessante contratar um consultor externo, que poderá apoiar na Gestão da Mudança, fazendo ações para preparar a organização e minimizar riscos e impactos. Esse profissional poderá ajudar os colaboradores a se adaptarem ao processo padronizado da melhor forma possível.


6. Revise e atualize periodicamente a documentação de processos


Mudanças são muito positivas. Sempre é possível melhorar e otimizar os processos. Faça desse exercício uma prática constante. Se necessário, invista em tecnologia e automatize alguns processos. O importante é sempre buscar a melhoria contínua. Não é porque você padronizou seus processos uma vez que nunca mais será necessário fazer isso. Portanto, monitore o processo e quando for o momento certo faça uma revisão criteriosa!


Está vendo só? Mapear a padronizar os processos pode ser um trabalho um tanto quanto complexo. Precisa de ajuda com isso? Entenda como nós podemos te ajudar:


Mapeamento para Padronização do Processo de Negócio – EUAX


 








Otimização de Processos: o que é, benefícios + como fazer em 3 passos
        
 Postado em  por Vinicius Nóbile de Almeida





Para se manterem competitivas, as empresas precisam constantemente transformar seus modelos de negócio com olhos no futuro, através de seus processos.


No ambiente coorporativo, a otimização de processos é um termo muito utilizado quando falamos na transformação de uma organização.


Mas você sabe o que ele realmente significa?


Acompanhe nosso post e entenda de que forma a otimização de processos pode potencializar o seu negócio! Leia a seguir:


    

  • O que é otimização de processos?
    • 

  • Importância da otimização de processos
    • 

  • Benefícios da otimização de processos
    • 

  • Quais os sintomas de empresas que não otimizam processos?
    • 

  • Como otimizar processos?
    • 

  • 6 Ferramentas para otimizar processos
    • 



Em primeiro lugar, vamos começar com um conceito importante: o que é otimização de processos?


O que é otimização de processos?


Otimização de processos consiste no conjunto de ações realizadas por uma organização para melhorar o desempenho dos processos de negócio.


Para isso, a otimização de processos adota práticas e ferramentas com o propósito de:


    

  • Identificar oportunidades de melhorias;
    • 

  • Encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos;
    • 

  • Buscar melhores resultados;
    • 

  • Otimizar os recursos utilizados;
    • 

  • Modelar e redesenhar os processos;
    • 

  • Implantar os processos;
    • 

  • Monitorar e aprimorar os processos constantemente.
    • 



Por sua vez, a otimização de processos é a evolução de outra prática: a melhoria de processos, que consistia apenas na padronização e documentação de processos.


Pensando dessa forma, a organização considerava ter encontrado o modelo ideal para os processos, e deveria apenas aprimorá-lo quando saísse do padrão desejado.


Em outras palavras, seria como ter o carro ideal, mas com o pneu furado. Nesse caso, a solução seria mais simples…


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No entanto, hoje a transformação de processos exige muito mais do que isso, caso a organização busque se destacar entre a concorrência.


Dessa maneira, a otimização de processos se baseia na necessidade de elevar os processos a um outro patamar, em que podem se tornar mais ágeis e eficientes.


Para isso, incentiva:


    

  • Constante monitoramento e avaliação da performance dos processos;
    • 

  • Uso de indicadores para medir a performance;
    • 

  • Cerimônias de apresentação de resultados rotineiramente;
    • 

  • Elaboração de novos planos de ação sempre que necessário.
    • 



Ou seja, a ideia é transformar os processos em algo novo e melhorado, cada vez mais!


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Bom, agora que já que esclarecemos o conceito de otimização de processos podemos partir para o próximo tópico!


Você sabe qual a importância da otimização de processos?


Acompanhe a leitura e descubra!


Qual a importância da otimização de processos?


A otimização de processos é importante porque encoraja a organização a avaliar os processos com um olhar clínico, de forma detalhada por meio do mapeamento de processo.


Dessa maneira, é possível identificar os menores dos gargalos e e eliminar qualquer desperdício de recursos. Ou seja, remover tudo aquilo que atrapalhe a performance dos processos.


Mas mais do que isso, na otimização de processos é fundamental que os processos sejam monitorados por meio de indicadores.


Assim, a análise contínua dos processos permite que eles continuem a ser melhorados de forma cíclica.


Como resultado, a performance dos negócios é elevada e os produtos ou serviços entregues possuem mais valor agregado para os consumidores.


Para isso, na otimização dos processos também é aplicada a prática da visão ponta a ponta dos processos, no lugar de analisá-los por departamento. Assim, nenhum detalhe é perdido.


Para entender mais sobre a visão ponta a ponta, você pode assistir ao vídeo abaixo!




Assim, a otimização de processos é muito útil para ir além de percepções superficiais sobre os processos e mergulhar de verdade na sua transformação!


Pesquisa Panorama Geral da Gestão de Processos


 


Mas, é claro: existem muitas outras vantagens em otimizar processos.


Conheça os seis principais benefícios de otimizar processos a seguir!


 


6 benefícios da otimização de processos que você precisa conhecer




benefícios da otimização de processos




1. Alocação correta de Recursos


Otimizar os processos possibilita a identificação e eliminação de desperdícios. Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto.


Além disso, fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com mais facilidade.


A partir do momento que você conhece os problemas e suas causas, consegue traçar um plano de ação para resolvê-los.


Assim, há:



2. Redução de Riscos


A otimização de processos possibilita a redução de riscos, porque identifica e corrige as eventuais falhas nos processos.


Ainda, a padronização e detalhamento das atividades ajuda a garantir que haja:


    

  • Menor risco de erros humanos;
    • 

  • Acidentes de trabalho;
    • 

  • Investimentos mal realizados;
    • 

  • Reincidência de falhas nos processos.
    • 



3. Aumento da Eficiência


A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos.


Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.


A otimização também incentiva o desenho de processos. Isso traz clareza sobre quem é responsável por cada atividade e quais conhecimentos são necessários para a execução das tarefas.


 




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Dessa forma, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência.


Com isso, é possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.


4. Maior controle dos processos


Por conta do mapeamento e desenho dos processos, a otimização permite que cada etapa dos processos seja identificada, bem como os setores pelos quais ele percorre.


Assim, além do caminho seguido pelo processo, torna-se claro quem são os responsáveis por cada atividade a ser realizada. Em outras palavras, a equipe sabe o que precisa ser feito!


Por fim, com os papéis devidamente atribuídos e a rota do processo detalhada em mãos, o controle dos processos é muito maior.


De bônus:


    

  • A comunicação entre as equipes é mais clara;
    • 

  • As lacunas são mais facilmente preenchidas;
    • 

  • Os responsáveis são rapidamente identificados.
    • 



5. Melhoria de Resultados


O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos.


Aqui, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor.


Por consequência disso, a empresa melhora o seu posicionamento de mercado, destacando-se entre os seus concorrentes.


Além disso, há uma melhora na experiência do cliente com a marca, o que aumenta os índices de satisfação.


6. Resolução de Problemas


Quando os processos não são otimizados é bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dos problemas.


Isso porque nesse cenário o gestor trabalha mais focado em “apagar incêndios”, atuando nas consequências sem eliminar a causa.


Afinal, em processos não otimizados é mais difícil identificar falhas ou lacunas.


Por outro lado, processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas e aumentam os resultados da organização.


Por fim, como prova de tudo o que acabamos de explicar, apresentamos um caso real!


Confira no vídeo abaixo o case de sucesso de transformação de processos de um dos clientes da Euax Consulting:




 


Apesar de ser um trabalho complexo e contínuo, a otimização de processo traz diversas vantagens para o negócio.


Já entendeu o que é otimização de processos e qual a sua importância?


Se por acaso você ainda estiver em dúvida a isso ou em relação à necessidade da sua organização otimizar processos, acompanhe a leitura!


No próximo tópico iremos listar os principais sintomas de processos não otimizados e você poderá descobrir se sua empresa se encaixa em algum deles!


Preparado? Veja só:


Quais os sintomas de empresas que não otimizam processos?


Entre os principais sintomas de processos não otimizados, listamos cinco que podem estar presentes no dia a dia da uma organização.


Leia a seguir e descubra se a performance do seu negócio está em risco!


    

  • Produtos ou serviços não padronizados;
    • 

  • Atrasos frequentes nos prazos de entrega;
    • 

  • Insatisfação dos clientes em relação à qualidade dos serviços ou produtos;
    • 

  • Gestores com dificuldades em delegar funções ou atribuir responsáveis;
    • 

  • Equipe não sabe o que precisa ser executado;
    • 

  • Dificuldade frequente em mensurar resultados ou planejar metas.
    • 



Se identificou com alguma delas?


Muito bem, então já passou da hora da sua empresa investir na otimização de processos.


Contudo, para que ela possa ser feita de forma assertiva, é necessário passar por algumas etapas essenciais. Conheça quais são elas:


Como Otimizar Processos em 3 passos


1. Identifique os processos atuais


O primeiro passo para ter processos excelentes é fazer o mapeamento de processos.


Também chamado de AS-IS, ele consiste em reconhecer e compilar os processos atuais.


Normalmente, as empresas fazem este trabalho a partir do entendimento dos líderes. Mas, é muito interessante envolver as pessoas que vivem os processos todos os dias no mapeamento de processos.


Afinal, você precisa garantir que está fazendo as perguntas certas para as pessoas certas.


    

  • Nesta etapa você deve responder às perguntas:
    • 

  • Para que serve este processo?
    • 

  • Quais são as principais atividades do processo?
    • 

  • Quem são as pessoas envolvidas neste processo?
    • 

  • Quais os pontos negativos deste processo?
    • 



Nesse sentido,  dinâmicas em grupo conduzidas por um mediador são muito bem-vindas.


Experimente adotar também práticas e princípios do Design Thinking e torne o mapeamento mais colaborativo.




3-dicas-de-como-o-Design-Thinking-cta




2. Faça mudanças nos processos


Bom, se num primeiro momento você levantou os processos atuais da organização, o segundo passo será tomar alguma atitude sobre os processos.


A partir dos indicadores de performance e dos relatos coletados durante o mapeamento, é possível encontrar soluções que transformem de verdade os processos.


Essas soluções incluem desde pequenas até grandes mudanças, como a automação de processos, por exemplo.


Muita gente se assusta com o termo mudanças, pois é muito comum haver uma certa resistência com o novo.


Para driblar isso, é interessante investir em canais de comunicação e educação, como uma universidade corporativa, por exemplo. E claro, sempre se manter atualizado!


Nesse sentido, cabe ressaltar que o uso de ferramentas de modelagem de processos também é bastante útil na hora de aplicar a automação. Afinal, essa prática permite a documentação dos processos..


Isso se aplica tanto para facilitar a diagramação dos processos como para criar um desenho legível por softwares de automação.


Se quiser saber como modelar processos, leia nosso artigo sobre BPMN (Business Process Modeling Notation).


3. Monitore (e ajuste) os processos


A otimização e gestão de processos é um trabalho contínuo. Não é porque você mapeou e transformou seus processos uma vez que não precisará mais fazer isso.


Mas como saber qual o momento certo de mudar?


É preciso monitorar o desempenho  dos processos e acompanhar como ele se comporta com o passar do tempo. A partir da comparação entre a performance anterior e a performance atual fica mais fácil saber a hora de fazer reajustes.


É preciso encarar os 3 passos da otimização de processos como um ciclo!


No entanto, para facilitar a vida dos gestores, podemos contar com a ajuda de algumas ferramentas na otimização de processos.


Confira a seguir 6 ferramentas que podem te ajudar a otimizar processos!


6 Ferramentas para otimizar processos


Partimos do princípio de que uma boa ferramenta garante:


    

  • Controle das operações;
    • 

  • Espaço para execução;
    • 

  • Geração de dados;
    • 

  • Extração de indicadores.
    • 



Por isso, reunimos uma lista com seis ferramentas para otimizar processos!


1. BPMS (Business Processes Management System)


Business Process Management System (BPMS) é um termo em inglês que pode ser traduzido para sistema de gerenciamento de processos.


Em resumo, trata-se de uma ferramenta de BPM, um software que permite:


    

  • Elaborar mapeamento de processos;
    • 

  • Monitorar processos;
    • 

  • Automatizar o fluxo de tarefas e informações.
    • 



Para saber mais sobre o BPM, BPMS e outros termos que envolvem o gerenciamento de processos, você pode acessar o vídeo abaixo!




2. Kanban


O Kanban é uma ferramenta visual de controle do fluxo de trabalho, que funciona através de um quadro, com cartões e colunas.


Assim, conforme as atividades forem realizadas, os cartões avançam as colunas. Dessa forma, tanto o gestor como a equipe podem visualizar:


    

  • O andamento do processo;
    • 

  • Quem são os responsáveis por cada atividade;
    • 

  • O tempo gasto em cada atividade;
    • 

  • A necessidade de novas demandas.
    • 





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3. Ciclo PDCA


O ciclo PDCA é um método que serve para identificar e solucionar problemas em processos. Ele auxilia os gestores a realizarem uma análise dos processos de forma contínua, elevando o nível de qualidade e maturidade dos processos.


O método PDCA é dividido em 4 fases:


    

  • Plan (planejar);
    • 

  • Do (fazer);
    • 

  • Check (checar);
    • 

  • Act (agir).
    • 



Entenda abaixo cada uma delas:




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Assim, o PDCA:


    

  • Facilita a identificação e caracterização dos problemas;
    • 

  • Aponta quais são os processos que estão com problemas;
    • 

  • Facilita a elaboração de um plano de ação;
    • 

  • Traz resultados com base em indicadores;
    • 

  • Gera novas soluções (não é preciso reinventar a roda, não é mesmo?)
    • 



4. Process Decision Program Chart (PDPC)


PDPC (Process Decision Program Chart), ou Gráfico do Programa de Decisão do Processo, é uma ferramenta gerencial de qualidade, utilizada para auxiliar no planejamento de riscos.


    

  • Entre os principais objetivos dessa técnica estão:
    • 

  • Identificar previamente os diferentes resultados possíveis para cada processo;
    • 

  • Antecipar as possíveis falhas;
    • 

  • Desenvolver planos de ação para lidar com resultados indesejados.
    • 



Para isso, incentiva o monitoramento de cada atividade, como demonstrado no quadro abaixo:




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5. Jornada do Cliente


A Jornada do cliente consiste no mapeamento dos sentimentos e impressões do cliente ao longo das etapas da jornada de compra.


Para isso, a jornada do cliente passa por quatro etapas principais:


    

  • Estudo da persona do consumidor;
    • 

  • Pesquisa e análise da jornada de compra;
    • 

  • Reunião com a equipe para propor um plano de ação;
    • 

  • Entrega do relatório final com todas as observações.
    • 



Além disso, a técnica traz benefícios, como:



6. Lean Manufacturing


O Lean é uma filosofia de gestão do Sistema Toyota de Produção (STP) focada na redução de desperdícios.


No português, o termo “lean” se traduz para enxuto. A meta do Lean é entregar um produto ou um serviço com alta qualidade, baixo custo e no menor Lead Time possível.


Para isso, busca:


    

  • Fazer a coisa certa, no lugar certo, na hora certa, na quantidade certa;
    • 

  • Minimizar desperdícios;
    • 

  • Ser flexível e aberto às mudanças;
    • 

  • Reduzir o tempo entre o pedido e sua entrega ao cliente.
    • 



Enfim, a Otimização de Processos pode ocorrer de inúmeras formas. Mas sempre que realizarmos mudanças para melhorar o resultado de um processo, estamos transformando!


De qualquer forma, mesmo com o auxílio de ferramentas, ter processos ótimos não é uma condição permanente.


Existem fatores externos que contribuem para a queda ou aumento de desempenho. Por isso, é preciso ficar ligado!


Ter processos claros e bem definidos é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização e, assim, aumentar o desempenho do negócio.


Mas como alinhar os processos aos objetivos estratégicos da empresa e promover a melhoria contínua?


Temos a solução!


Para aprofundar ainda mais seus conhecimentos, juntamos em um material exclusivo todas as informações fundamentais para compreender e realizar a gestão de processos.


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Gerenciamento de Processos: entenda o que é e como eles podem afetar o sucesso da sua organização
        
 Postado em  por Vinicius Nóbile de Almeida







O Gerenciamento de Processos tem se tornado um tema de grande interesse entre os administradores, pois proporciona uma nova perspectiva sobre as operações organizacionais. 


Isso porque, ele vai além de simplesmente administrar departamentos e atividades isoladas.  


Trata-se de uma abordagem holística que busca compreender e aprimorar os fluxos de trabalho, identificando pontos de melhoria, eliminando ineficiências e promovendo uma visão integrada das operações organizacionais. 


Quer saber mais sobre gerenciamento de processos, suas vantagens e como eles podem afetar o sucesso do seu negócio? Então, siga a leitura!  


Neste post você vai ver: 



O que é Gerenciamento de Processos de Negócio?


Gerenciamento de Processos de Negócio consiste no monitoramento e controle dos processos de uma organização, visando estabelecer um padrão de trabalho mais eficiente e maximizar a utilização dos recursos disponíveis.


De acordo com o BPM CBOK®, processos de negócio são “um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos”.


Ou seja, o gerenciamento destes processos entrega um produto final melhor, já que identifica facilmente os gargalos na operação e proporciona uma análise mais rápida do desempenho.


Nesse contexto, entre os diferentes tipos de processos gerenciados, podemos elencar:


    

  • Processos Primários, que geram valor para o cliente de forma direta;
    • 

  • Processos de Suporte, que apoiam os processos primários e os processos de gerenciamento;
    • 

  • Processos de Gerenciamento, que coordenam os processos primários e os processos de suporte.
    • 



É importante ressaltar que essa classificação de processos surgiu a partir da cadeia de valor de Michael Porter, que é um instrumento que ajuda a identificar as vantagens competitivas da organização.





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6 benefícios do Gerenciamento de Processos


1. Padronização de processos


O gerenciamento de processos ajuda na padronização do trabalho, pois documenta o modo como os processos são feitos.


Assim, todos os colaboradores passam a executar as tarefas da mesma forma, o que traz previsibilidade e evita a ocorrência de erros por falta de informação.


2. Disseminação da cultura de processos


Ao levantar os processos de uma organização, o gerenciamento de processos colabora na disseminação da cultura de processos.


Então, esse entendimento é necessário para que a equipe tenha uma visão mais completa da organização e saibam quais são os impactos das suas atividades no ambiente organizacional.


Dessa forma, os colaboradores mudam o foco para o resultado global e conseguem entregar mais valor aos clientes.


3. Redução de falhas e desperdícios


O gerenciamento de processos tem o objetivo de mapear e transformar os processos. Isso significa, reconhecer como o trabalho é feito hoje na organização e apontar melhorias.


Nesse sentido, essas melhorias vão evitar a ocorrência de falhas e minimizar os desperdícios nos processos.


4. Mensuração de resultados


Não basta apenas definir processos, é preciso saber medi-los! Mas, medir processos não é apenas elaborar uma lista com métricas, né?


Por isso, é necessário contar com indicadores-chave de performance (KPIs) que estabeleçam uma relação de causa e efeito entre os indicadores.


Para isso, é legal utilizar algumas metodologias e ferramentas que auxiliam na gestão de processos.


Normalmente, são poucos os processos que realmente impactam nos resultados da organização e é a partir destes processos mais impactantes que a performance da empresa deve ser gerenciada, para começar.


5. Melhora na comunicação


O ideal é que o gerenciamento de processos conte com a participação de todas as partes interessadas durante as etapas, principalmente no mapeamento e na transformação de processos.


Assim, é possível proporcionar uma troca de experiências, que vai aumentar a empatia entre os colaboradores e abrir espaço para uma comunicação mais efetiva sobre o trabalho.


6. Aumento da satisfação do cliente


Se você chegou até aqui, provavelmente já sabe que o gerenciamento de processos ajuda a identificar falhas e a melhorar a comunicação interna. Uma consequência disso, é a obtenção de resultados mais assertivos ao final de todos os processos.


Assim, os clientes vão ter uma percepção maior de valor, ficarão mais satisfeitos com o produto ou serviço entregue e terão uma melhor experiência de compra.


Como implantar o gerenciamento de processos na sua empresa?


A implantação do gerenciamento de processos no negócio envolve algumas etapas importantes. Aqui estão alguns passos fundamentais a serem seguidos: 


1. Mapeamento dos processos


 Comece identificando e documentando todos os processos existentes na organização. Isso inclui desde processos operacionais até os processos de suporte, como recursos humanos e financeiro. 


2. Análise e identificação de melhorias


Analise cada processo para identificar oportunidades de melhoria. Isso pode ser feito através de entrevistas com funcionários envolvidos, observação direta das atividades e análise de dados relevantes.  


Aqui é importante identificar gargalos, redundâncias, atividades desnecessárias e possíveis fontes de desperdício. 


3. Definição de indicadores-chave


Estabeleça indicadores-chave para medir o desempenho dos processos. Esses indicadores devem ser relevantes, mensuráveis e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.  


Eles serão responsáveis por ajudar a monitorar e avaliar a eficácia das melhorias implementadas. 


4. Redesenho de processos


Com base na análise realizada, redesenhe os processos para torná-los mais eficientes. Simplifique etapas complexas, elimine atividades desnecessárias e introduza automação sempre que possível.  


Tenha em mente a visão de criar um fluxo de trabalho mais fluido e orientado a resultados. 


5. Cultura de melhoria contínua


Conhecer os processos realizados na empresa é importante para não cometer os mesmos erros do passado. 


Porém, não basta apenas mapeá-los e mostrar como o trabalho atual é feito, mas sim perceber uma forma melhor de fazer estes processos. 


Sendo assim, é importante estimular uma cultura de busca por melhorias, onde os funcionários se sintam encorajados a sugerir ideias e soluções para otimizar os processos. 


💡 DICA: Se você quiser saber como implementar meios de melhoria contínua, assista ao nosso webinar gratuito sobre melhoria de processos com foco em resultados. 


Ele vai te ajudar a ter alguns insights sobre como o gerenciamento de processos pode ser realizado na sua organização! É só clicar no banner abaixo e assistir gratuitamente! 




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E se você ainda tiver dúvidas sobre como implantar o gerenciamento de processos do jeito certo na sua organização, não deixe de ler nosso e-book “O guia para implantar o BPM na sua empresa”. Nele você vai aprender: 


    

  • O que é BPM e quais suas vantagens; 
    • 

  • Mapeamento de Processos; 
    • 

  • Padronização de Processos; 
    • 

  • Melhoria de Processos; 
    • 

  • Otimização de Processos; 
    • 

  • Diferença entre BPM, BPMS e BPMN; 
    • 

  • Como fazer Gestão de Processos; 
    • 

  • E muito mais! 
    • 



Clique no banner abaixo e leia gratuitamente!  




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O que é Processo de Negócio: entenda a Classificação de Processos em uma organização
        
 Postado em  por Vinicius Nóbile de Almeida





Um Processo de Negócio compõe a estrutura que mantém uma organização viva e influencia diretamente nos ganhos da empresa.


As organizações são sistemas vivos compostos por uma coleção de Processos de Negócio. De acordo com as características que apresentam, esses processos são classificados em: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos de Gerenciamento. Entender cada uma dessas classes é fundamental para explicar o funcionamento das organizações e a entrega de valor aos clientes.


Essa classificação de Processos de Negócio e a macrovisão de processos surgiu a partir da cadeia de valor de Michael Porter. Porter elencou várias atividades que as organizações possuem em comum para entender como os processos de negócio são transformados em valor aos consumidores. Com a cadeia de valor, é possível enxergar os elos entre estratégia de negócio e processos operacionais, demonstrando a vantagem competitiva da empresa.


Neste post você vai aprender:


    

  1. O que é Processo de Negócio
    2. 

  2. Classificação de Processos de Negócio

      

    1. Processos Primários
      2. 

    2. Processos de Suporte
      3. 

    3. Processos de Gerenciamento
      4. 

    

    3. 

  3. Diferença entre Visão Funcional e Visão de Processos Ponta a Ponta

      

    1. O que é Visão Funcional
      2. 

    2. O que é Visão de Processos Ponta a Ponta
      3. 

    3. Mudança de pensamento
      4. 

    

    4. 



Pegue seu café e boa leitura!


O que é Processo de Negócio


Processo de Negócio é o conjunto de atividades ou tarefas que são estruturadas e giram em torno da produção de um resultado de valor para o cliente, por meio da entrega de um serviço ou produto. Ele mostra O QUE deve ser realizado, COMO deve ser realizado e QUEM é o responsável.


Portanto, o Processo de Negócio determina como o trabalho será feito na organização e traz a sequência lógica das atividades. É importante ressaltar que:


    

  • Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações.
    • 

  • O processo de negócio deve agregar valor ao cliente ou agregar valor a outros processos.
    • 

  • Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output).
    • 

  • No processo de negócio os insumos (materiais, conhecimento, etc) são transformados em resultados (produtos e serviços).
    • 



De acordo com a Cadeia de Valor modernizada de Porter, os Processos de Negócio podem ser divididos em três categorias. Conheça quais são elas a partir de agora:


Classificação de Processos de Negócio


Os Processos de Negócio são classificados de acordo com as suas características. Eles se dividem em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos de Gerenciamento. É importante ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo, mas sim um agrupamento voltado para seu objetivo fim.


Entenda cada um deles a seguir:


Tipos de Processo de Negócio


1. Processos Primários


Processos Primários são aqueles que abrangem as atividades essenciais que uma organização precisa realizar para cumprir sua missão de negócio. Também são conhecidos como Processos Essenciais, Processos Operacionais ou Processos Finalísticos. Esses processos geram valor à entrega final para o cliente. Normalmente falhas ou gargalos nos processos primários são percebidos rapidamente pelos clientes.


Portanto, os Processos Primários estão extremamente conectados à experiência do consumidor (Customer Experience). Além disso, eles caracterizam a atuação da empresa e normalmente permitem uma visão ponta a ponta (que será explicada mais adiante).


Esses processos podem variar conforme o modelo da organização. Por exemplo, os processos primários de uma manufatura podem ser diferentes dos processos de um varejo ou de uma empresa de serviços.


São, comumente, exemplos de Processos Primários para manufatura:


    

  • Desenvolvimento de Produtos;
    • 

  • Marketing;
    • 

  • Produção;
    • 

  • Entrega;
    • 

  • Serviços de Pós-Vendas.
    • 



2. Processos de Suporte


Processos de Suporte são aqueles que ajudam ou facilitam a execução dos Processos Primários. Também são conhecidos como Processos de Apoio. Não oferecem valor diretamente ao cliente final, mas garantem o sucesso dos processos primários. Isso não significa que os processos de suporte não sejam importantes.


Muito pelo contrário: os Processos de Suporte aumentam a capacidade de a organização realizar as suas atividades essenciais. Além disso, apoiam outros Processos de Suporte ou Processos de Gerenciamento e estão relacionados à Gestão de Recursos. Permitem uma estrutura especializada e funcional.




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São exemplos de Processos de Suporte:


    

  • Gestão de Recursos Humanos;
    • 

  • Gestão de Infraestrutura de TI;
    • 

  • Gestão de Estoques.
    • 



3. Processos de Gerenciamento


Processos de Gerenciamento são aqueles que medem, monitoram e controlam as atividades de uma organização. São parecidos com os Processos de Suporte, pois não agregam valor ao cliente, mas a outros processos, como os Processos Primários e os Processos de Suporte.


Eles administram o presente e o futuro do negócio ao garantir que a organização cumpra seus objetivos de estratégicos e alcance as metas estipuladas nos indicadores. Os Processos de Gerenciamento, portanto, têm a função de gerenciar os processos e assegurar o cumprimento de políticas e diretrizes da empresa (processos de governança).


São exemplos de Processos de Gerenciamento:





Agora que você já sabe o que é um Processo de Negócio, quais são as suas características e quais os três tipos existentes, vamos retomar uma questão que ficou em aberto lá no começo do texto. Lembra quando falamos que os Processos Primários normalmente permitem uma visão ponta a ponta? É sobre esse e outros conceitos que vamos falar agora!


Diferença entre Visão Funcional e Visão de Processos Ponta a Ponta


O que é Visão Funcional?


Na Visão Funcional os processos são separados por departamentos e cada função é especializada em gerenciar determinado recurso. Por exemplo: o setor de Marketing gerencia o mercado (consumidores e concorrentes); o setor de Finanças gerencia o dinheiro; o setor de Patrimônio gerencia os bens; o setor de qualidade gerencia normas e padrões, o setor de RH gerencia os profissionais; e assim por diante.


As funções possuem orientação vertical e focam na produtividade da área. Por isso, o organograma é uma ferramenta muito utilizada para obter essa visão da estrutura vertical da organização.


O que é Visão de Processos Ponta a Ponta?


Já a Visão de Processos Ponta a Ponta permite um pensamento amplo e voltado para o futuro, pois não se contenta com a obtenção de resultados localizados e pontuais. Ela envolve aspectos que estão além dos departamentos, como tempo, custo, capacidade e qualidade, o que permite entender a contribuição das partes para o todo através de uma perspectiva voltada para a experiência e satisfação do cliente.


Essa visão oferece a possibilidade de enxergar os processos em diferentes níveis, conforme quais particularidades forem mais relevantes no momento (aí entra a questão da hierarquização de processos). Os processos ponta a ponta têm orientação horizontal e representam um meio de gerar valor ao cliente.


Uma forma interessante de ter uma visão de macroprocessos é utilizar a cadeia de valor, uma ferramenta criada por Michael Porter que ajuda a entender, de forma ampla, o que a organização faz e qual seu posicionamento estratégico quanto ao seu mercado.


Você pode estar se perguntando: como foi que essas visões se consolidaram e de que forma a visão funcional perdeu espaço para a visão de processos ponta a ponta?


Mudança de pensamento


As práticas de gestão clássicas, adotadas antes da Segunda Guerra Mundial, definiam previamente o comportamento das variáveis e as formas de execução do trabalho. Isso só foi possível porque antes o mercado era mais estável e predominava a visão antiga do trabalho humano (que desvalorizava o conhecimento e o saber envolvido no processo).




E-book Gestão de processos




Depois da Segunda Guerra Mundial, o cenário se tornou complexo e imprevisível. Assim surgiram novos desafios competitivos e transformações nas práticas gerenciais. O contexto pós-guerra exigiu uma renovação nos processos e mais agilidade nas decisões.


Hoje a incerteza é a principal variável no contexto organizacional. Para lidar com ela é preciso flexibilidade, diferenciação, especialização, criatividade e agilidade!


Atualmente, a Gestão de Processos adota uma abordagem bidimensional (ou matricial), que integra as funções e os processos. Dessa forma é possível transformar funcionários (aqueles que executam uma função) em processadores (aqueles que participam ativamente em um processo). Isso justifica, por exemplo, o crescimento de equipes multifuncionais dentro das empresas.


Com a visão de Processos Ponta a Ponta é possível:


    

  • Adotar o ponto de vista do cliente;
    • 

  • Promover melhorias contínuas;
    • 

  • Aperfeiçoar a comunicação;
    • 

  • Fazer Gestão de Processos com foco nas pessoas;
    • 

  • Ter uma visão do todo (holística).
    • 



Empresas existem para gerar valor aos seus consumidores. Valor é o benefício percebido pelo cliente ao consumir um produto ou um serviço. Dessa forma, a percepção de valor é mutável. Por isso, as empresas costumam revisar a sua estratégia: elas precisam manter a vantagem competitiva.




Quer entender melhor como se dá a percepção de valor no ambiente de processos? Assista ao nosso webinar gratuito sobre Mapa de Performance do Processo e saiba porque é importante levar em consideração o olhar do cliente na hora de medir o desempenho dos processos!




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Qual o papel da TI na padronização de processos?
        
 Postado em  por Naiane Kolb



 
É difícil encontrar grandes empresas bem-sucedidas que não façam uso da tecnologia da informação como parte da sua estratégia de negócio. Todos os cantos das organizações são permeados por soluções de TI, que dão suporte às atividades das mais diversas áreas. Além disso, a TI participa ativamente da governança de TI e da governança corporativa, pois ajuda na padronização de processos do negócio e da própria TI.
 
Quer entender melhor o papel da TI na padronização de processos? Vamos começar pelo básico.
 
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O que é padronização de processos
 
A padronização de processos consiste em documentar os processos de uma empresa, formalizando-os e tornando-os conhecidos por todas as partes envolvidas. Essa documentação descreve os processos, estabelecendo como eles devem ser feitos.
 
Dessa forma fica mais fácil identificar inconformidades nos processos, fazer ações para eliminar os desvios e, consequentemente, garantir que as pessoas estão fazendo as coisas corretamente (princípio básico da governança).
 
Além disso, a padronização dos processos permite que a performance do processo seja medida. Consequentemente, é possível tomar várias ações para melhorias dos processos.
 
Agora, você deve estar se perguntando: “Mas onde entra a tecnologia da informação nessa história toda?”. É o que veremos a seguir.
 
Leia também o post sobre: Infraestrutura de TI
 
Padronização de Processos - TI
 
Como a tecnologia da informação dá suporte aos processos
 
A tecnologia da informação permeia todas as etapas da gestão de processos. Existem diversos tipos de soluções de TI no mercado capazes de dar suporte para inúmeras atividades, seja através de um sistema de gestão empresarial, um software de gestão de projetos ou até mesmo um simples programa de envio e recebimento de mensagens.
 
Na hora de fazer o mapeamento e a transformação de processos, é possível contar com softwares especializados em modelagem de processos. O uso desse software combinado a um tipo de notação, como o BPMN, pode ser útil na automação de processos. Isso permite uma integração de sistemas online, centralizando informações preciosas para a tomada de decisão e evitando redundâncias nos processos.ebook estruturação do trabalho da TI
 
Outro ponto interessante é que a tecnologia da informação funciona como uma espécie de “guardiã” dos processos de negócio. Já que as soluções de TI estão muito ligadas ao aperfeiçoamento dos processos, é natural que as áreas de negócio chamem a TI para participar do mapeamento e do desenho dos seus processos.
 
Assim a TI pode sugerir modificações tecnológicas que as áreas de negócio não conseguem perceber. Isso porque essas áreas, muitas vezes, não possuem o conhecimento técnico das tecnologias mais recentes.
 
Viu, só? A revolução proporcionada pelo desenvolvimento da tecnologia da informação veio para ficar. Por isso a área de TI precisa caminhar lado a lado com o negócio. Dessa forma, a área fica alinhada com os objetivos estratégicos da organização e tem um papel mais ativo na estratégia.
 
Saiba mais lendo nosso post completo com tudo o que você precisa saber sobre Governança de TI, ou se preferir baixe o conteúdo em formato de e-book.
 
Ebook Governança de TI





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