A busca pela alta performance faz parte do dia a dia das empresas que procuram se destacar no mercado. A cada momento, é preciso encontrar novos métodos que ajudem a alcançar a melhoria contínua e facilitem a resolução de problemas.
Entre os métodos mais popularizados está o ciclo PDCA. Embora seja um framework de mais de 70 anos, até hoje o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas que ajudam a diagnosticar problemas e implantar soluções.
Com o uso do ciclo PDCA, é possível melhorar a qualidade dos processos e aumentar o valor agregado aos produtos ou serviços oferecidos ao cliente.
Quer saber como o ciclo PDCA pode trazer uma melhora contínua para a sua empresa e aumentar a performance? Siga com a leitura e descubra como!
O ciclo PDCA é um método que serve para identificar e solucionar problemas em processos. Ele auxilia os gestores a realizarem uma análise dos processos de forma contínua, elevando o nível de qualidade e maturidade dos processos.
O intuito desse método é trazer precisão para o diagnóstico dos problemas, facilitando a criação de um plano de ação.
Por ser um método cíclico, o PDCA está diretamente ligado com o desenvolvimento da performance, pois a cada novo ciclo, busca-se elevar o padrão de qualidade dos processos. Ele é dividido em 4 fases: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir).
Entenda melhor cada uma delas no tópico a seguir!
Como usar o ciclo PDCA?
Plan (planejar)
Nesse passo você irá estudar com maior profundidade o problema encontrado, identificando suas causas e seus efeitos. Feito isso, você terá o elemento de partida necessário para começar a desenhar um plano de ação.
É importante destacar que essa primeira etapa é fundamental para o sucesso do ciclo PDCA. Sem um correto diagnóstico do problema, é possível que, ao fim do ciclo, os resultados sejam imprecisos e imaturos.
Por isso, considere seguir alguns pontos nessa primeira etapa:
Identificar as causas do problema;
Identificar os efeitos do problema;
Analisar os processos com os quais ele está relacionado;
Criar de um plano de ação.
Para cada um dos pontos a serem considerados, existem algumas ferramentas que podem te ajudar a alcançar mais precisão nos resultados.
As ferramentas mais associadas à identificação das causas e efeitos do problema são:
Se você já identificou onde está o problema e definiu o plano de ação, siga para as outras etapas do ciclo PDCA.
Do (fazer)
Nessa etapa, você irá mobilizar os recursos necessários para realizar o plano de ação.
É o momento da execução do plano elaborado anteriormente e, para isso, é preciso que você e a sua equipe estejam atentos a variáveis que podem surgir durante o andamento do plano.
Check (verificar)
Durante a execução do plano de ação, é preciso verificar quais são os impactos que esse novo método está criando sobre os processos. Para isso, estabeleça indicadores de desempenho que verifiquem se o atingimento das metas está ocorrendo conforme o tempo estipulado no plano de ação.
Avalie os resultados obtidos em comparação com os esperados e observe se há a necessidade de refazer o plano de ação ou o diagnóstico do problema.
Com isso, você estará pronto para iniciar a etapa seguinte.
Act (agir)
A partir da análise dos indicadores de desempenho, é preciso realizar um balanço sobre o que foi feito.
Se a ação foi bem-sucedida, ela será o novo padrão de trabalho, se não, o conhecimento sobre o que levou a ação ao fracasso ajudará a criar uma nova estratégia na próxima vez que rodar o ciclo PDCA.
É preciso analisar os dados buscando chegar à resposta das seguintes perguntas:
Qual efeito essa mudança trouxe para o processo?
Quais foram os impactos?
O que podemos manter?
O que devemos excluir?
Feito isso, é preciso colocar em prática a nova estratégia desenvolvida para a melhoria contínua dos processos. Desse modo, o ciclo PDCA ajudará a desenvolver novas práticas para o aumento da performance.
Benefícios do ciclo PDCA
Facilita a identificação e caracterização dos problemas
O estágio “Plan” (Planejar) do PDCA envolve a identificação clara dos objetivos desejados e a análise do estado atual dos processos. Isso facilita a identificação de problemas e deficiências nos processos existentes. Ao caracterizar esses problemas, a equipe pode compreender melhor suas causas subjacentes.
Aponta quais são os processos que estão com problemas
A etapa “Check” (Verificar) envolve a coleta e análise de dados para avaliar o desempenho dos processos. Isso ajuda a determinar quais processos estão enfrentando problemas ou não estão atingindo os resultados desejados. A identificação específica dos processos com problemas permite uma abordagem direcionada para a melhoria.
Facilita a elaboração de um plano de ação
No estágio “Do” (Fazer), um plano de ação é implementado para abordar os problemas identificados. A abordagem sistemática do PDCA fornece uma estrutura para o desenvolvimento de planos de ação detalhados, incluindo quem é responsável por cada atividade, quais recursos são necessários e qual é o cronograma esperado.
Traz resultados com base em indicadores
O ciclo PDCA enfatiza a importância da coleta de dados e indicadores durante a fase “Check”. Esses indicadores são essenciais para avaliar o impacto das mudanças implementadas durante o estágio “Do”. Ao utilizar dados mensuráveis, a organização pode objetivamente verificar se as ações tomadas resultaram na melhoria desejada
Gera novas soluções
O ciclo PDCA é um processo cíclico, e a etapa “Act” (Agir) envolve a análise dos resultados obtidos. Se os resultados não forem satisfatórios, o ciclo reinicia com ajustes no plano de ação. Essa abordagem iterativa estimula a criatividade e a inovação, permitindo que a equipe experimente novas soluções sem a necessidade de “reinventar a roda”. O aprendizado contínuo é incorporado ao processo.
Onde aplicar o PDCA na empresa?
Entregas com atraso e retrabalhos
Se você está com entregas atrasadas ou há uma grande quantidade de retrabalhos, o ciclo PDCA pode te ajudar a resolver essa questão. Ao realizar a etapa do Plan (planejar), você identificará onde estão as possíveis causas do problema.
No planejamento estratégico
O planejamento estratégico é uma etapa crucial para o sucesso da empresa. É ele que ajudará a definir um norte para o crescimento do negócio. Se você está com dificuldades em como fazer isso, o PDCA pode te ajudar.
Para melhoria dos processos e aumento da performance
Quando você identifica os problemas e melhora os processos, consequentemente você terá uma melhoria na performance.
Se você começou o ciclo PDCA e identificou na primeira etapa que a sua empresa tem uma necessidade de melhoria de processos e está buscando por maneiras de resolver essa questão, veja:
Como usar o ciclo PDCA para melhoria de processos
Quando aplicado a melhoria de processos, o ciclo PDCA te ajuda a identificar:
Dessa forma, o PDCA te ajuda a ter mais facilidade no gerenciamento de processos, aumentando o potencial da sua organização.
Mas, nós sabemos que alcançar a melhoria contínua dos processos é um dos desafios enfrentados pelas empresas. Por isso, disponibilizamos para você um Kit completo para fazer Gestão de Processos que contém todo o material que você precisa para começar a elevar a sua performance.
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Imagine uma empresa com operações extremamente eficientes e de baixo custo. Nada de retrabalho, nada de problemas no produto final, e processos que geram valor para o cliente.
Pois bem, esse cenário não deve ficar só na imaginação: é preciso buscar excelência operacional para que ele se torne a realidade da sua organização. Você sabe como fazer isso?
Nesse texto, vamos ensinar tudo sobre excelência operacional e como atingi-la na sua empresa! Siga a leitura para conferir.
O que é excelência operacional?
Excelência operacional é um conceito que se refere a um alto nível de qualidade e eficiência nas operações de uma empresa. São processos, pessoas, tecnologias e todas as engrenagens do negócio trabalhando em perfeita harmonia, com baixo custo e alta geração de valor.
Esse alto nível nem sempre é fácil de atingir, e requer muita atenção aos processos, à cultura, às pessoas e a outros fatores decisivos para a qualidade das operações.
No fim, os resultados valem a pena; qual empresa não sonha em ter a melhor performance com baixo custo, não é mesmo?
Esse conceito surgiu no livro In Search of Excellence, do guru da administração Tom Peters e Robert Waterman. O livro apresenta os resultados de uma pesquisa feita pelos autores com 43 empresas de 6 grandes ramos e, a partir dela, demonstra que as organizações bem sucedidas possuem práticas comuns.
Peters usa como exemplo as empresas de sucesso para ensinar boas práticas ao mercado. A ideia é utilizar o mínimo de recursos e obter grandes resultados.
Peters defende pontos como:
Proatividade;
Estímulo a independência dos colaboradores;
Delegação de tarefas;
Inovação;
Tolerância a erros e incentivo ao aprendizado;
Importância de motivar os colaboradores;
Simplicidade nas operações e nas equipes (quanto mais enxuto, melhor);
Mobilidade, entre outros.
Mas o conceito de excelência operacional ficou famoso mesmo graças à Toyota:
Excelência operacional: modelo da Toyota
Nos anos 90, com a publicação do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, o Sistema Toyota de Produção (STP) passa a ser reconhecido internacionalmente como um modelo de produção eficiente e capaz de gerar excelentes resultados. Surgem as ferramentas e princípios Lean, o modelo da casa da Toyota etc.
Esse modelo é extremamente difundido hoje em dia. Ele simplifica as ferramentas e princípios do STP e seu objetivo não muda muito em relação às ideias de Tom Peters: obter a melhor qualidade e os melhores resultados com o menor custo.
Esse padrão ficou tão famoso que muitos acham que excelência operacional está diretamente associada ao modelo da Toyota. Só que isso não é verdade: para atingir excelência operacional, a sua empresa não precisa seguir o padrão da Toyota, as ideias de Tom Peters ou qualquer outro modelo pré-definido.
Na verdade, existe uma série de metodologias e ferramentas que podem ser aplicadas para atingir excelência operacional. Tudo depende do contexto da sua empresa e dos objetivos dela.
É por isso que nós separamos os 5 principais pontos a serem observados em uma empresa por quem busca excelência operacional. Trabalhar em cima desses pontos vai te ajudar a obter o máximo de desempenho. Conheça os 5 componentes da excelência que você não pode deixar de lado:
5 componentes da excelência operacional
1. Cultura
A cultura é definida pelo conjunto de valores, crenças e ações que ditam como o trabalho é realizado na empresa. Basicamente, a cultura define as atitudes, como as pessoas se comportam e como trabalham. É a essência da empresa.
Há alguns pontos importantes na cultura organizacional que precisam ser observados por quem quer atingir excelência operacional. São eles:
Valores: os valores nos quais a organização acredita são as convicções que ela tem e busca passar para todos os stakeholders, desde os colaboradores até os clientes;
Crenças: todos os pressupostos nos quais as pessoas acreditam. Eles são mais intangíveis do que os valores, mas fazem parte da cultura da empresa;
Comportamento: define como as pessoas agem no dia a dia da empresa. Isso inclui interações entre colaboradores, com clientes, com parceiros etc.;
Liderança: esse ponto leva em conta os estilos de liderança dentro da empresa e a forma como a gestão das equipes é feita.
Tudo isso precisa estar bem claro, organizado e alinhado com a estratégia da organização, que é justamente o próximo ponto:
2. Estratégia
Para atingir excelência operacional, a estratégia da empresa precisa estar muito clara. Você precisa observar pontos como:
Propósito: qual é o propósito da sua organização, o motivo que vai engajar os colaboradores e o papel da empresa na sociedade?
Objetivos: os objetivos são um desdobramento do planejamento estratégico. Tenha em mente onde a sua empresa pretende chegar e como pretende chegar lá;
Medições: como os resultados serão medidos? Quais indicadores serão levados em conta?
Melhoria contínua: é preciso, também, definir uma estratégia de melhoria contínua, para que você possa continuar evoluindo as operações e atingir excelência.
3. Processos
Dar atenção aos processos é fundamental para atingir excelência operacional. Pontos importantes desse componente são:
Construir um modelo de performance, com indicadores-chave de performance relacionados entre si e que sejam capazes de avaliar a saúde dos processos. Geralmente, fazemos isso através da criação de um modelo causal de performance;
Transformar os principais processos, afinal, não é interessante transformar todos os processos da empresa. Quando tenta-se transformar todos, as chances de tudo virar uma bagunça e o projeto fracassar são grandes. Geralmente, os processos priorizados são aqueles nos quais há dores sendo sentidas pela organização;
Visão ponta a ponta dos processos. Os processos são interdepartamentais, não se resumem dentro de um departamento. Geralmente, iniciam no cliente e terminam no cliente. Essa visão é essencial para enxergar os processos na totalidade;
Foco no cliente. É importante pensar na visão de fora para dentro em relação aos processos, considerando a jornada do cliente;
Dados que permitam mensurar o desempenho dos processos.
4. Pessoas
As pessoas precisam estar motivadas, capacitadas e engajadas. É preciso garantir que todos estejam alinhados com o propósito da sua empresa, para que trabalhem em prol do mesmo objetivo.
Treinamentos são indispensáveis. Por exemplo: criar trilhas de conhecimento de acordo com as necessidades de cada colaborador (conforme o cargo que ocupa ou ocupará futuramente) é uma excelente estratégia.
Não esqueça de investir em ações motivacionais também. Geralmente, essa missão é delegada ao RH e aos gestores, que precisam encontrar formas de manter os colaboradores engajados no trabalho.
5. Tecnologia
Em paralelo a tudo isso, cabe à TI garantir tecnologia aderente à organização, isto é, sistemas que atendem aos requisitos do negócio. Isso não significa necessariamente possuir as ferramentas mais caras e completas do mercado, mas aquelas que atendem às necessidades da sua empresa.
Processos, pessoas e tecnologia precisam estar juntos
Processos, pessoas e tecnologia foram listados juntos por um motivo: os 3 pontos precisam trabalhar juntos para funcionar. Se um deles não funcionar corretamente, os outros também não funcionam.
Se háprocessos e pessoas, mas não há tecnologia, ocorre ineficiência e operações de alto custo. Afinal, sem ajuda da tecnologia, será necessária muita energia das pessoas para conseguir entregar todas as demandas.
Quando há processos e tecnologia, mas não há pessoas, o resultado é alienação e rotatividade. Afinal, não há pessoas com alta capacitação e habilidade para saber operar a tecnologia e desempenhar o processo de forma adequada.
Já quando há pessoas e tecnologia, mas não há processos, temos o caos automatizado. Sem processos bem definidos –apenas com pessoas e tecnologia – os erros se tornam sistemáticos e constantes.
Esses são os 5 pontos que compõe a excelência operacional. Agora, vamos supor que a sua organização precisa de um salto de performance a curto prazo enquanto não faz uma transformação mais profunda. Para isso, existem algumas soluções pontuais. Veja:
Soluções pontuais para salto de performance operacional
Alcançar excelência operacional é algo que leva tempo, especialmente se os 5 componentes citados não estiverem em bom estado de funcionamento. Para resolver esse impasse, você pode lançar mão de algumas soluções pontuais. São as seguintes:
1. Squads
Um Squad é uma equipe pequena, multidisciplinar e temporária. Ela trabalha para resolver um problema específico, pontual. Quando esse problema é resolvido, o Squad se desfaz, o que dá o caráter temporário para esse time.
Squads são formados por profissionais altamente capacitados que buscam identificar Quick Wins (vitórias rápidas) para melhorar a organização.
Uma forma de transformar processos pontualmente é identificar quick wins. Quick Wins são vitórias rápidas, ou seja, soluções simples que podem ser aplicadas rapidamente e geram melhoria nos resultados.
Se você precisa de uma solução a curto prazo para otimizar as operações, identifique Quick Wins nos seus processos e trabalhe em cima delas.
3. Profissional “eu resolvo”
Um “eu resolvo” nada mais é do que um profissional altamente qualificado que tem uma única tarefa: resolver o problema delegado a ele. Esse profissional precisa ter muita proatividade e gostar de desafios. O foco dele é buscar todas as formas possíveis de alcançar o resultado desejado.
Esse profissional geralmente é um outsourcing. Porém, nada impede que um colaborador interno seja encarregado dessa missão.
Dica final
Depois de tudo o que já foi dito, ainda temos uma dica final: para aumentar ainda mais o desempenho da sua organização, também é indispensável adotar práticas de BPM.
Sabia que apenas 3% das organizações brasileiras acredita ser capaz de aumentar o desempenho dos processos? É por isso que investir em gestão de processos é um diferencial competitivo muito forte.
Se você quer saber mais sobre isso e como as práticas de BPM são capazes de revolucionar o seu negócio, baixe agora nosso e-book sobre BPM Basta clicar no banner abaixo!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Há uma frase comumente atribuída à Charles Darwin que diz que “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. Não se sabe ao certo se ele realmente é o autor, mas a verdade é que, em tempos de mudança, estar preparado para reagir aos desafios e manter o controle é essencial. Quando uma organização migra sua estrutura para home office, surgem dúvidas e preocupações que exigem dos gestores essa capacidade de adaptação. Resiliência e flexibilidade são palavras de ordem nesse momento.
Gerenciar processos, projetos e pessoas de maneira remota não é o mesmo que fazê-lo presencialmente, afinal, a distância física impõe limitações, principalmente no que se refere à comunicação.
Pensando nisso, preparamos este guia completo com orientações baseadas em nossas experiências com home office ao longo dos anos. Continue a leitura e descubra as respostas para essas perguntas:
Se preferir, você pode navegar pelo menu e ir diretamente ao item que mais lhe interessa. Boa leitura!
A produtividade é maior no home office?
Apesar de algumas pessoas afirmarem o contrário, o home office tem um grande potencial para aumentar a produtividade dos colaboradores. Muitos gestores têm receio com este modelo de trabalho, temendo que a distância impeça o monitoramento e controle das equipes e impacte negativamente nos resultados da empresa.
Porém, se implantado da maneira certa, o home office possibilita que os profissionais produzam muito mais do que fariam presencialmente na empresa. Confira os motivos:
1. Menos distrações liberam tempo para o que é mais importante
Um dos motivos mais óbvios que evidenciam que o home office é um aliado da produtividade é a redução das distrações que são frequentes no escritório presencial.
Segundo uma pesquisa feita pela Flexjobs, 52% dos trabalhadores remotos indicaram que, quando realmente precisam concluir uma entrega, eles preferem trabalhar de casa. Os principais motivos dessa escolha são a redução das interrupções vindas dos colegas (76%), a menor incidência de distrações (76%) e até mesmo o nível de silêncio do ambiente (62%).
2. Trabalhar em casa eleva a qualidade de vida
Segundo um estudo feito pelo professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, com a análise de 500 colaboradores durante 2 anos, trabalhar em casa diminuiu em 50% o atrito entre os colaboradores, e notou-se que eles tiravam pausas mais curtas e passavam menos dias doentes, fazendo com que sua produtividade aumentasse significativamente.
Trabalhar em roupas mais confortáveis e ter o poder de personalizar o desktop, por exemplo, podem parecer coisas triviais, mas têm grande influência no humor e na disposição do colaborador, podendo influenciar sua produtividade positivamente.
3. Trabalhar de casa evita tempo perdido em deslocamento
Em grandes cidades, a maioria das pessoas não passa menos do que três horas por dia indo e voltando do trabalho. Em uma jornada de trabalho de cinco dias por semana, isso significa que o colaborador perde 15 horas em deslocamento e ganha em troca uma grande quantidade de estresse acumulado.
Por outro lado, quando se trabalha de casa, esse tempo pode ser aproveitado tempo para descansar melhor, interagir com a família e desestressar, podendo começar o trabalho com a mente tranquila e produzir melhores resultados, principalmente em atividades que exijam mais concentração e esforço cognitivo.
4. Ferramentas usadas no home office tornam as reuniões mais produtivas
Reuniões feitas à distância têm uma dinâmica diferente das presenciais, já que elas requerem a utilização de ferramentas que possibilitem que as pessoas se vejam, interajam umas com as outras e percebam as reações dos colegas mesmo estando longe.
Aqui na Euax Consulting, por exemplo, é comum fazermos reuniões online e utilizarmos apresentações em PowerPoint acessíveis a todos para registrar as pautas de cada reunião. Quando uma pessoa redige alguma conclusão, todas as outras podem opinar e contribuir com suas ideias.
Assim, ao final das reuniões em home office, todos contam com um registro escrito que pode ser consultado depois: muito mais produtivo do que conversas no corredor e reuniões infindáveis no escritório!
5. A cobrança dá lugar à autonomia
No final das contas, o principal motivo do aumento da produtividade no home office é a postura adotada pelas pessoas nesta modalidade de trabalho. Quando os líderes e os colaboradores entendem que o foco deve ser a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas, a produtividade tende a crescer, já que a equipe entende a importância da suas atividades no todo e ganha autonomia para gerenciar seu tempo.
Como você viu, o home office é um grande aliado da produtividade das equipes e, ao contrário do que muitos pensam, pode gerar resultados ainda melhores para a organização. Se quiser se aprofundar nesse assunto, recomendamos a leitura do texto completo sobre produtividade em home office.
Porém, mesmo com todos esses benefícios, migrar para o home office é um processo complexo que exige muito planejamento. Explicamos mais sobre isso no próximo tópico.
Processos imaturos ficam mais explícitos no Home Office?
Sem dúvidas, a transição para o modelo home office é complexa e pode revelar vulnerabilidades e falhas nos processos da empresa que, antes, ficavam “debaixo do tapete”. Por isso, é necessário ter cuidado para não perder o controle dos processos e acabar sentindo impactos negativos por ter os times distribuídos.
Por que um processo maduro é importante no home office?
Em muitas organizações os processos de negócio são pouco delimitados e acabam gerando falhas de comunicação entre os colaboradores, contribuindo para a incidência do retrabalho e para a geração de resultados abaixo do esperado.
Nesses casos, quando surge um problema, é muito difícil identificar sua causa, visto que o conhecimento sobre o processo é raso e não se sabe o que pode dar errado. Além disso, como cada colaborador trabalha de um jeito, fica difícil identificar os pontos que podem estar afetando os resultados.
Quando as pessoas não conhecem o processo e, consequentemente, não entendem os impactos de suas atividades no todo, acabam vendo o processo como um inimigo, ao invés de tê-lo como um aliado, e o engajamento com as atividades é prejudicado.
Esse cenário pode ser potencializado no home office considerando que as equipes estão em lugares distintos e não existe interação presencial, e muitas vezes a comunicação nesse contexto pode ficar prejudicada. Como você sabe, um processo exige a participação de vários profissionais, e até mesmo de equipes diferentes. Por isso, se não houver clareza sobre quando cada um entra no processo, o andamento das atividades fica comprometido.
Um processo maduro, então, considera que deve haver donos que se responsabilizem pelos resultados e clareza sobre a responsabilidade de cada integrante da equipe, o que faz toda a diferença quando surgem crises ou dificuldades. Afinal, fica mais fácil resolver problemas quando se sabe para quem recorrer, quando se tem instruções claras de onde vêm e para onde vão as informações, além da clara visão do impacto de cada parte no todo.
Além disso, a maturidade do processo está diretamente relacionada à sua infraestrutura (isto é, às ferramentas de trabalho). Uma equipe de vendas por telefone, por exemplo, precisa ter acesso à internet, a um discador, a base de contatos e também um sistema CRM para organizar as negociações em andamento, mesmo que não esteja na empresa presencialmente.
No final das contas, a falta de maturidade nos processos fica muito mais evidente no home office, pois surgem necessidades e condições imprevistas que exigem uma estrutura mais preparada, tanto no que se refere às ferramentas de trabalho quanto à forma de gerenciar as equipes.
Como fazer melhoria de processos mesmo estando em Home Office?
1. Mantenha o engajamento da equipe
O contato olho no olho é muito importante, e no home office ele pode acabar sendo prejudicado. Quando se fala em melhorar processos, a equipe precisa estar toda na mesma página para poder compartilhar suas visões, se posicionar e trocar ideias nas reuniões. Afinal, não há como entender como um processo ocorre na prática sem que os envolvidos contem, e sem essa comunicação, fica muito mais difícil entender onde os processos estão falhando.
Por isso, recomenda-se que as pessoas utilizem ferramentas de videoconferência para interagir, até mesmo quando não estiverem em reunião — a comunicação horizontal também é um recurso valioso para criar laços entre os colaboradores e mantê-los engajados. Aqui na Euax Consulting, quando os times estão em home office, temos a cultura de manter as câmeras ligadas e manter contato constante com os colegas de equipe. Assim, cria-se a sensação de estarmos no ambiente do escritório presencial, evitando que a distância física quebre o engajamento e distancie os colaboradores.
2. Estabeleça acordos e mantenha as expectativas claras
Manter os processos de trabalho claros e estabelecer rotinas pode ajudar a manter a equipe engajada e produtiva. Quando os colaboradores estão em suas casas, isso é ainda mais importante, pois a distância física tende a aumentar o gelo a ser quebrado para começar uma conversa e tirar dúvidas. Nesse cenário, fica ainda mais forte a necessidade de cola para a equipe: a sinergia e o alinhamento constante são palavras de ordem em trabalho remoto.
Por isso, mais do que nunca, o home office exige que os gestores esclareçam quais são as expectativas para o trabalho de cada um, assim como suas metas e responsabilidades, mantendo claro para todos qual é o objetivo de cada iniciativa. Os acordos individuais, que são os compromissos que os colaboradores assumem e trabalham para manter (geralmente, indicadores de performance), ajudam a tornar o objetivo mais claro, e devem ser checados periodicamente.
Além disso, ao conduzir uma transformação de processos em home office, é necessário que o responsável tenha uma metodologia clara e bem estruturada, tanto para que ele mantenha o controle quanto para que os outros envolvidos saibam o que têm de fazer em cada momento do processo.
3. Incentive a colaboração
Como os processos são realizados por várias pessoas, não faz sentido que apenas uma pessoa indique as iniciativas de melhoria, pois elas passarão a fazer parte da rotina de muitas outras. Logo, contar com a participação da equipe nas reuniões de transformação de processos é um elemento fundamental e, como você deve estar imaginando, para fazer isso funcionar no home office é preciso contar com ferramentas de colaboração online. Vamos indicar algumas delas no próximo tópico.
Aqui na Euax, somos grandes adeptos ao uso de recursos colaborativos, pois acreditamos que ferramentas visuais e criativas são as melhores maneiras de solucionar problemas. O Design Thinking é um grande aliado para mobilizar os envolvidos, entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los.
Agora, como prometido, vamos falar sobre as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos.
Quais são as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos?
Para manter o controle da transformação de processos com as equipes distribuídas é necessário contar com ferramentas que simulem o ambiente real, conectando e aproximando os envolvidos mesmo que à distância. Se você está tendo dificuldades para encontrar as ferramentas certas para transformar seus processos em home office, continue a leitura e confira nossas sugestões testadas e aprovadas!
Comunicação rápida
No dia a dia da empresa, surgem dúvidas e problemas que exigem a interação rápida entre os membros da equipe para serem resolvidos. Eles podem ser resolvidos utilizando ferramentas como estas:
1. Skype
O Skype é o aplicativo de mensagens e chamadas de voz e vídeo da Microsoft. Com ele, é possível trocar mensagens individuais e em grupo, compartilhar arquivos como fotos, vídeos, documentos e links, centralizando os contatos da empresa em um só lugar. É uma alternativa ao WhatsApp, por exemplo, separando um ambiente apenas para interações relacionadas ao trabalho.
Em home office, onde os limites da vida social e do trabalho ficam um pouco menos claros, é importante contar com uma ferramenta que separe os dois mundos e ajude o profissional a evitar distrações.
2. Slack
Outra ferramenta que permite interações rápidas é o Slack, um aplicativo web com versões gratuitas e pagas. O diferencial do Slack é a possibilidade de criar vários canais para diferentes equipes, assuntos e necessidades de comunicação, além das conversas individuais. Assim, as equipes de transformação de processos podem organizar melhor os assuntos e envolver as pessoas certas sem perder o controle.
Reuniões remotas
3. Microsoft Teams
Videoconferências são um recurso imprescindível para as reuniões de transformação de processos, afinal, sem o contato olho no olho, fica difícil manter a equipe conectada e engajada. Não nos comunicamos apenas com palavras: muito da nossa comunicação provém de gestos e expressões faciais, e sem acesso a essas outras linguagens, podem ocorrer desentendimentos.
Por isso, uma de nossas sugestões é a plataforma Microsoft Teams, que além de permitir reuniões à distância, também oferece vários recursos importantes, como a gravação da reunião, o compartilhamento de telas e a colaboração em apresentações em PowerPoint, documentos do Word, entre outros. Dessa maneira, todos os envolvidos podem participar da produção de registros e de planos de ação e evitar o trabalho de registrar o que foi discutido posteriormente.
4. Performa home
O performa home é uma plataforma gratuita que une várias ferramentas para facilitar o trabalho em home office, desde gestão de atividades, vendas e treinamentos online até as interações da equipe. Com esta ferramenta, é possível criar equipes e distribuí-las em salas virtuais, permitindo que os profissionais circulem entre elas e possam permanecer conectados à equipe até mesmo quando não estiverem em reunião.
Na transformação de processos, isso é especialmente importante pois garante o engajamento entre os times e incentiva que eles continuem interagindo, mesmo que cada um esteja em sua casa. Sem interação e engajamento, fica difícil estudar os processos atuais e ainda pensar em maneiras de melhorá-los tendo uma visão holística.
Colaboração em arquivos e documentos
Como já comentamos nesse post, consideramos que a transformação de processos deve ser feita de maneira colaborativa, já que os processos não são estáticos e naturalmente envolvem diferentes profissionais e equipes.
A melhor maneira de entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e propor mudanças para solucioná-los é utilizando técnicas de Design Thinking, que é um conjunto de práticas que utiliza recursos visuais para resolver problemas.
As ferramentas que separamos a seguir permitem que as técnicas de Design Thinking sejam utilizadas mesmo quando a equipe não está toda reunida no mesmo lugar.
5. Mural.co
O mural.co é uma ferramenta que simula a técnica do Brown Paper, que estamos acostumados a utilizar em nossas sessões de transformação de processos.
Nela, é possível criar grandes quadros em branco e adicionar post-its coloridos, tudo de maneira online e compartilhada. Inclusive, vale destacar que a plataforma indica qual participante adicionou qual post-it, facilitando a comunicação durante as sessões.
Além disso, também indicamos este episódio do AceleraCast sobre transformação de processos. Nele, nossos especialistas batem um papo bem bacana sobre o tema e compartilham experiências para te ajudar nessa caminhada.
Não é só a gestão de processos que precisa de cuidados especiais em home office. Se você gerencia projetos, também sabe que a distância física pode afetar diferentes áreas do projeto. Pensando nisso, preparamos 8 dicas para te ajudar a lidar com a gestão de projetos em home office!
Como gerenciar projetos em home office?
1. Esclareça as regras do jogo
Assim como seria no escritório presencial, os projetos home office continuam tendo prazos de entrega, responsáveis, requisitos e rotinas a serem seguidas. Por isso, nossa dica é que você continue destacando a importância do cumprimento desses acordos com a equipe.
Para garantir que isso ocorra, é possível fazer pequenas reuniões diárias para acompanhar como está o andamento das atividades, se a equipe está tendo dificuldades ou se está tudo correndo conforme o planejado. Assim, mantém-se o compromisso firmado entre as partes interessadas e a equipe sabe que tem um apoio constante para recorrer em caso de dificuldades.
2. Defina políticas especiais para o home office
Quando estamos em casa, a tendência é achar que podemos entrar em contato com os colegas de equipe a qualquer momento. Porém, assim como ocorre fora do home office, as pessoas têm compromissos e um horário de trabalho fixo para cumprir.
Então, é necessário manter políticas de conduta para garantir que a produtividade dos colaboradores se mantenha alta: reforçar que ainda é necessário agendar horários para reuniões e recomendar que os encontros sejam breves, para não ocupar muito tempo da rotina de cada um. Mesmo que sejam virtuais, as reuniões precisam ser organizadas e, se possível devem contar com uma pauta alinhada com todos — assim, ao final do encontro, é possível checa-la para ver se todos os itens foram cumpridos.
3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe
Saber por que realizar uma atividade torna-a muito mais significativa, fazendo com que os envolvidos trabalhem muito mais motivados e conscientes da sua importância no todo. Logo, criar e compartilhar o propósito do projeto antes de iniciá-lo faz toda a diferença no engajamento da equipe.
Tendo isso estruturado e conhecido pela equipe, é importante que você confie no potencial de cada envolvido. Encontrar o equilíbrio entrea cobrança e a autonomia fará com que a equipe do projeto se sinta mais confiante em realizar seu trabalho em home office.
4. Selecione e implante as ferramentas certas
Quando as equipes estão distribuídas, a necessidade de comunicação e organização aumenta, e a única forma de supri-las é utilizando ferramentas que se adequem à rotina da equipe.
Para organizar o andamento do projeto, recomendamos o uso de uma ferramenta de gestão de projetos que conte com Kanban, que é um quadro usado para representar o status de cada atividade e ajuda muito no gerenciamento do fluxo de trabalho.
Além disso, é importante que a ferramenta de gestão de projetos permita que os participantes apontem quantas horas gastaram em cada atividade, bem como que se estime quanto tempo seria necessário para concluí-las. Dessa forma, o gestor pode acompanhar o rendimento da equipe e distribuir as atividades conforme a disponibilidade de cada profissional, além de saber, pelo apontamento de horas, no que a equipe está trabalhando (sem precisar perguntar diretamente).
Há ainda mais ferramentas para apoiar a gestão de projetos no home office, mas trataremos delas em um tópico separado em breve.
5. Garanta a comunicação frequente da equipe
Um time alinhado que sabe como se comunicar está sempre um passo à frente.
Nossa sugestão é que você incentive os colaboradores a trabalharem com a webcam ligada, dentro de uma sala virtual com todos os integrantes da equipe conectados, simulando o ambiente do escritório físico.
Assim, todos podem se ver, chamar os colegas para resolver problemas rapidamente e interagir sobre assuntos variados. Afinal, fazer pausas para espairecer e conversar com os colegas também é muito importante para a saúde mental e para a produtividade dos profissionais em home office.
6. Crie rituais de acompanhamento
Uma das partes mais críticas do gerenciamento de projetos é a gestão dos imprevistos que acontecem no meio do caminho. Para poder responder de forma ágil a essas ameaças, toda a equipe precisa estar alinhada e ciente do que está sendo realizado, e estando em home office, é necessário estabelecer algumas rotinas para garantir que isso ocorra.
Essas rotinas podem envolver reuniões diárias para alinhar como estão as demandas da equipe e delimitar o que será desenvolvido ao longo do dia, reuniões quinzenais ou mensais para discutir resultados mais expressivos do projeto, mostrar as entregas concluídas, compartilhar lições aprendidas, dar e receber feedbacks sobre o progresso do trabalho e assim por diante.
É importante, também, que o objetivo e a periodicidade dessas cerimônias sejam alinhados com o time, explicitando a importância de cada uma. Vale lembrar que cabe ao mediador incentivar que as cerimônias ocorram conforme acordado, reforçando o nível de comprometimento e engajamento de todos os envolvidos.
7. Organize os acessos aos arquivos do projeto
Outra questão importante quando envolvemos a interação dos times à distância é a documentação do projeto.
Com cada pessoa em um lugar, pode ser muito fácil perder o controle das versões dos documentos e planilhas, sem falar no risco de segurança das informações. Nesse sentido, contar com uma TI preparada é um ponto muito importante.
8. Comemore as conquistas, mesmo à distância
Não há nada melhor do que concluir uma entrega e poder comemorar resultados positivos, você concorda?
Quando seu time atingir um marco importante no projeto, não deixe a conquista passar em branco! Planeje um momento de descontração, reconheça os êxitos de cada envolvido publicamente e encoraje-os a comemorar, mesmo que à distância. Assim, além de fortalecer os laços da equipe e o senso de pertencimento, o time renova os ânimos para partir para o próximo desafio.
Comentamos na dica 4, há várias ferramentas que podem ajudar na gestão de projetos home office. Saiba quais são elas:
Quais ferramentas ajudam a fazer gestão de projetos em home office?
Segundo o Guia PMBOK, os principais desafios de administrar equipes virtuais (isto é, que não estão juntas fisicamente) envolvem:
A área de comunicação;
As dificuldades para monitorar o progresso e a produtividade; e
As lacunas no compartilhamento de conhecimento e experiências.
Isso significa que o gerente de projetos precisa encontrar maneiras alternativas de materializar essas atividades, e inclusive selecionar ferramentas que o auxiliem nesse desafio. Confira nossas sugestões:
Ferramentas de gestão de projetos
As ferramentas específicas de gestão de projetos têm a vantagem de unir em um só lugar várias funcionalidades interessantes para este fim.
1. Artia
Nossa primeira sugestão é o Artia, uma ferramenta de gestão de projetos que possibilita o acompanhamento do progresso das atividades, o compartilhamento dos arquivos e o gerenciamento da disponibilidade da equipe. Como ele conta com um Kanban de atividades, o gerente de projetos pode visualizar em apenas uma tela o que cada integrante da equipe está fazendo e perceber se as entregas estão sendo realizadas conforme o planejado.
Além disso, o Artia também é uma ótima opção para o home office pelo recurso de apontamento de horas, no qual cada envolvido no projeto relata quanto tempo passou em cada atividade ao longo do dia.
Assim, o gestor consegue saber quanto foi dedicado à cada projeto (caso os profissionais participem de mais de um) e se a produtividade da equipe no ritmo certo, e os participantes do projeto conseguem visualizar para onde está indo o seu tempo.
Como já comentamos, uma das dificuldades que o home office pode causar envolve a comunicação entre os envolvidos no projeto. A distância física pode trazer uma sensação de isolamento que cria barreiras em volta das pessoas e impede que elas se conectem e colaborem umas com as outras.
Por isso, é necessário contar com ferramentas de comunicação que simulem o ambiente real e façam que os envolvidos sintam-se à vontade para conversar e trocar ideias sobre o projeto.
2. Performahome
O PerformaHome é uma plataforma que conta com diversas ferramentas para conduzir o dia a dia em home office: você pode fazer gestão de leads da equipe comercial com o Fleeg, desenvolver as equipes com o Twygo, gerenciar projetos com o Artia e facilitar a interação entre times por meio de salas de videoconferência, que são como canais em que os participantes podem ser conectar e conversar livremente.
Além de ser uma ótima opção para realizar reuniões remotas para tratar de algum assunto específico, também é possível criar salas de trabalho para cada uma das equipes e, desta forma, o time pode estar na sala destinada a sua equipe durante todo o período de trabalho.
Experimente essa e outras ferramentas do PerformaHome gratuitamente no banner abaixo!
3. Microsoft Teams
Outra opção para manter a comunicação em dia no home office é o aplicativo Microsoft Teams, que tem boas versões para web e mobile. Para os usuários do office 365, ele está incluído no pacote de serviços, e para os não usuários, ele tem uma versão gratuita com algumas funcionalidades reduzidas.
A vantagem do Teams é que ele não só possibilita trocas de mensagens, chamadas de vídeo e de áudio, mas também possui uma seção de arquivos dentro da própria organização, que pode ser acessada facilmente durante as reuniões remotas e conversas. Dessa forma, a equipe do projeto tem uma central de documentos e arquivos importantes e garante que eles não se percam em meio a trocas de e-mails ou mesmo de mensagens dentro da ferramenta.
4. Google Agenda
Mesmo em home office, é preciso entender que as pessoas não estão 100% disponíveis o tempo todo — elas ainda têm suas rotinas para cumprir e precisam de concentração para executar suas tarefas.
Por isso, marcar reuniões e conversas individuais na agenda deve continuar sendo uma prática comum. Sugerimos que você utilize uma ferramenta como o Google Agenda para organizar as atividades ao longo do dia e conseguir visualizar se a jornada de trabalho está sendo muito consumida por reuniões dispensáveis.
Ainda falando sobre projetos, também é importante saber como conduzir a Gestão de Mudanças no ambiente home office. Siga a leitura para conferir nossas dicas.
Qual a melhor maneira de fazer Gestão de Mudanças em home office?
Até a Gestão de Mudanças Organizacionais precisa mudar quando o projeto ocorre com as pessoas trabalhando em home office. Como você deve imaginar, a distância física traz à tona algumas necessidades específicas tanto para a equipe quanto para a gestão: os colaboradores, por exemplo, precisam de um acompanhamento mais próximo para manterem o foco, e os gestores precisam saber como conduzir as iniciativas e engajar a equipe utilizando ferramentas alternativas.
Pensando nas dificuldades que precisam ser enfrentadas quando a Gestão de Mudanças em Projetos ocorre com times distribuídos e em home office, reunimos 6 dicas para tornar a experiência da sua empresa a melhor possível.
1. Monte um plano de comunicação para o projeto
Entre as áreas que o home office pode afetar, a comunicação é a mais perigosa. Por isso, é indispensável que se defina um plano de comunicação para o projeto – assim, evitam-se mal entendidos e todos os envolvidos sabem como e por onde interagir a respeito das diferentes demandas do projeto.
Em ambientes distribuídos, torna-se ainda mais relevante o planejamento dos canais de comunicação e dos tipos de comunicação que ocorrerão em cada canal. Assim, é possível evitar o compartilhamento de um volume excessivo de informações, que faz com que as pessoas se percam com relação ao que é relevante realmente.
Por exemplo: o reporte semanal para informar aos sponsors do projeto sobre o andamento das atividades pode ser feito por meio de um grupo noWhatsApp. O responsável pelo projeto pode manter os patrocinadores do projeto atualizados por meio de áudios, com a frequência estabelecida no plano de comunicação.
2. Prepare a equipe para as mudanças
Qualquer mudança exige preparação, e quando há várias pessoas envolvidas, é preciso garantir que todas contem com as competências e habilidades necessárias ao longo do projeto.
Por isso, nossa dica é que você identifique as competências que precisam ser trabalhadas na equipe para que ela possa entregar os resultados esperados. Para tal, é possível utilizar plataformas de treinamento corporativo online que e criar trilhas personalizadas e adaptadas aos conhecimentos prévios de cada profissional, evitando que eles tenham que aprender algo que já saibam. Afinal, o excesso de informações pode desestimular os colaboradores e fazer com que eles absorvam menos do conteúdo.
Assim, as necessidades de treinamento são supridas e os profissionais envolvidos no projeto desenvolvem as competências que serão realmente úteis no dia a dia.
3. Garanta que os envolvidos tenham uma infraestrutura de trabalho adequada
Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar: para trabalhar, é necessário ter um ambiente adequado. Além de uma mesa e uma cadeira ergonômicas que permitam que o profissional mantenha a postura por várias horas, a empresa deve garantir que o colaborador conte com a tecnologia adequada para executar o seu trabalho, como por exemplo, computador, teclado, mouse, webcam e headset.
Além disso, questões relacionadas à infraestrutura de TI, como o acesso à rede interna para compartilhamento de arquivos e quaisquer outras ferramentas de trabalho também devem ser garantidos.
4. Crie um ambiente para aproximar o time
Uma forma de manter o contato olho no olho no home office é criando ambientes virtuais que se assemelhem aos físicos. Aqui na Euax, por exemplo, nós criamos salas de trabalho para simular o escritório presencial: assim, as pessoas continuam vendo os colegas de equipe todos os dias, além de poderem passar para dar um “oi” para colaboradores de outros setores da empresa como se estivessem passando pelos corredores.
No caso da gestão das mudanças em projetos, é possível criar uma sala com os envolvidos para que eles possam trabalhar juntos, mesmo que separados, e sintam-se mais próximos. Esse canal ajuda na sinergia do time e proporciona uma comunicação mais fluída.
Para conferir as outras duas dicas sobre gestão de mudanças em projetos home office, acesse o post completo sobre o tema.
A seguir, trataremos de outro momento importante para a empresa e como ele pode ser adaptado quando os colaboradores estão em home office. Você já parou para pensar como se elabora uma RFP com os times distribuídos?
Como elaborar uma RFP de qualidade mesmo em home office?
A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores, e elaborar uma RFP (Request for Proposal) contribui muito para isso.
Já ensinamos aqui no blog o passo a passo completo de como construir uma RFP, mas neste momento iremos te mostrar os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office. Acompanhe:
1. Manter o alinhamento da equipe
Em primeiro lugar, é necessário garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo, é essencial saber o objetivo final para obter o engajamento necessário.
Por isso, nossa dica é que você alinhe com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garanta que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Uma forma de fazer isso é promovendo uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe.
2. Preparar ferramentas de comunicação
Para evitar que a distância física do home office traga perdas no engajamento, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.
As plataformas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.
Também vale comentar que, se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, é preciso ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.
3. Acompanhar as entregas de perto
O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.
O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.
Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema.
Outra dúvida frequente dos gestores quando se fala em home office é se este ambiente é adequado para abrigar programas de inovação. Com base em nossa experiência, reunimos algumas conclusões para mostrar que home office e inovação podem, sim, ser grandes parceiros — confira-as a seguir.
Como o home office pode favorecer programas de inovação?
Primeiramente, é necessário alinharmos nossos conceitos para começarmos na mesma página. Quando falamos em inovação, nos referimos a algo diferente que aumente a performance da organização.
Isso significa que, ao contrário do que o senso comum considera, a inovação não precisa ser uma invenção totalmente sem precedentes. Ela precisa, na verdade, ser diferente do que a empresa já está acostumada a fazer, precisa ser fora do comum. E, mais do que isso, a inovação também tem a necessidade de aumentar a performance da empresa. Afinal, ninguém faria algo diferente do comum para continuar obtendo os mesmos resultados, concorda?
Tendo isso esclarecido, podemos entender melhor como o home office contribui com a inovação.
1. Motivação
Primeiramente, vale lembrar que a capacidade de inovar está fortemente relacionada ao psicológico dos envolvidos. Se as pessoas estiverem engajadas e motivadas no processo, é muito mais provável que consigam pensar em ideias inovadoras que fujam do comum.
Isso se relaciona ao home office pois este é um modo de trabalho valorizado por muitos profissionais — muitas pessoas desejam ter a flexibilidade e a autonomia de trabalhar em casa e sentir que têm a confiança dos gestores pra trazer resultados mesmo que de longe.
Dessa forma, a confiança depositada nos profissionais que trabalham em home office se transforma em inspiração e motivação, que são os principais combustíveis de um programa de inovação.
2. Acesso à informação
O home office traz mais uma vantagem para as organizações que desejam implantar programas de inovação: na internet há uma variedade muito maior de ferramentas de interação, o que torna a troca de informações mais dinâmica, organizada e fluida.
Ferramentas como o Microsoft Teams, por exemplo, oferecem a possibilidade de criar canais de comunicação em grupo e individuais com centrais de arquivos compartilhadas. Assim, além de trocar mensagens em um lugar próprio para isso, a equipe também pode enviar e receber arquivos de maneira mais organizada.
Além disso, no home office o acesso a conteúdo externo torna-se mais fácil do que seria no ambiente físico. Em casa, os profissionais encontram menos barreiras para realizar cursos online, ler artigos sobre os temas ligados à inovação e se atualizar sobre novas práticas de negócio. Esses conhecimentos abastecem a mente dos envolvidos no programa de inovação funcionando como um combustível para novos insights.
3. Ambiente inovador
Você já parou para se perguntar porque há tantas empresas inovadoras na região do Vale do Silício? Apple, Google, Tesla, Facebook e tantas outras gigantes da tecnologia não escolheram essa região para instalar suas sedes por acaso: estar em um ambiente que foge do comum faz toda a diferença.
Lembra-se que falamos no início do texto que inovação não necessariamente é algo novo, mas algo diferente? Bem, trabalhar de casa permite que as pessoas enxerguem a empresa de um outro ponto de vista (de fora para dentro). Assim, observar as coisas de uma perspectiva diferente pode ajudar a organização a encontrar outras formas de agregar valor aos clientes ou mesmo de estruturar os processos internos.
4. Disciplina e autogerenciamento
Trabalhar em home office é um grande exercício de disciplina, exigindo que os profissionais desenvolvam sozinhos a capacidade de se auto gerenciar. Afinal, a comodidade de estar em casa precisa andar em conjunto com a entrega de resultados.
Mesmo que em algumas empresas exista a crença de que a inovação é uma brincadeira, é importante destacar que a organização e a disciplina são fundamentais para que esse processo tenha sucesso. Profissionais comprometidos são um fator chave para a inovação, afinal, são eles os responsáveis por sugerir diferentes iniciativas e estruturar maneiras de testá-las e colocá-las em prática.
Com a disciplina da equipe desenvolvida e uma cultura orientada a resultados, todos os envolvidos no programa de inovação terão a mesma missão: trazer alternativas que ajudem a aumentar a performance, mesmo à distância.
Está gostando das dicas? Continue lendo-as no artigo completo sobre inovação em home office!
Depois de esclarecer como lidar com as limitações do home office no campo dos processos, dos projetos, TI e inovação, vamos focar em outros dois pontos muito importantes: gerenciar o engajamento e a performance das equipes. Acompanhe para aprender como saber a melhor maneira de enfrentar esses desafios.
Como manter a cola entre as equipes mesmo à distância?
No home office, os gestores têm de encontrar maneiras para garantir que a produtividade e, principalmente, o engajamento entre as equipes não se percam em meio a distância. Com base em nossas experiências com este modelo de trabalho, aprendemos que há algumas formas de garantir a sinergia e o alinhamento entre as equipes, e vamos comentá-las a seguir.
Definindo rituais e cerimônias
No best-seller “O poder do hábito”, o especialista Charles Duhigg aponta que 40% das ações humanas são resultado de hábitos, e não de decisões. Esse pensamento mostra que repetir padrões faz parte da cultura humana, e que grande parte de nossas atividades diárias são compostas por uma rotina que precisa ser cultivada. No ambiente de trabalho, isso não é diferente.
Mesmo em profissões que não contam com processos muito rígidos, é importante garantir que haja uma certa consistência nas atividades dos colaboradores, principalmente quando eles não estão todos no mesmo ambiente.
Isso pode ser feito estabelecendo rituais e cerimônias na rotina dos colaboradores, isto é, encontros periódicos que criam compromissos com a equipe, como reuniões mensais para o acompanhamento de resultados e reuniões matinais para planejar as atividades do dia.
Além de garantir que as pessoas tenham mais foco e disciplina para realizar suas atividades, manter rotinas e compromissos com o time faz com que as pessoas sintam que fazem parte de algo maior, criando um senso de pertencimento na equipe que é fundamental para manter o engajamento em alta.
A seguir, vamos dar alguns exemplos de como conduzir os rituais e cerimônias que mencionamos:
Reuniões diárias ou de progresso
As reuniões diárias são um bom exemplo de ritual para a equipe fortalecer seu alinhamento e organizar melhor o trabalho. Nesses momentos, o gestor pode mobilizar todos os integrantes do time no início do dia e perguntar-lhes:
O que foi feito no dia anterior
O que eles planejam fazer no dia
Se eles estão enfrentando alguma dificuldade que o gestor possa ajudar a eliminar
Desse modo, estabelece-se uma rotina de planejamento diário, ajudando os profissionais a terem mais controle sobre o próprio tempo e mantendo todo o time na mesma página.
Reuniões de desempenho
Outro ritual importante é o das reuniões de acompanhamento do desempenho, que podem ser quinzenais, mensais ou na frequência mais conveniente para a empresa (de todo modo, é recomendável ter disciplina para manter a frequência estabelecida).
Essas reuniões são momentos em que a equipe se mobiliza para acompanhar o desempenho dos indicadores e/ou checar se as entregas planejadas foram cumpridas.
Geralmente, as reuniões de acompanhamento costumam ser mais longas e dispendiosas, já que os envolvidos precisam estar sempre atentos e trazer sugestões de iniciativas quando os números não vão bem. Nesse sentido, algumas ferramentas usadas em home office podem tornar a reunião mais produtiva, como o uso de documentos compartilhados online para registrar as pautas discutidas e os planos de ação que a equipe se comprometer a aplicar.
Além disso, é importante estabelecer alguns intervalos durante a reunião para torná-la menos cansativa. Afinal, não é porque as pessoas estão trabalhando remoto que elas não têm necessidade de fazer pequenas pausas ao longo do dia.
Acesse o artigo em que explicamos em detalhes sobre cerimônias no home office para descobrir outras rotinas que você pode criar para manter a cola entre a equipe.
A seguir, vamos solucionar uma das dúvidas mais frequentes entre os gestores de equipes remotas.
Como realizar a gestão de desempenho dos colaboradores?
Gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil. Agora, imagine fazer isso sem estar convivendo com elas presencialmente: parece ainda mais desafiador, não é? A sensação que muitos gestores têm ao gerenciar equipes remotas é de distanciamento e, muitas vezes, de redução do controle sobre o desempenho dos colaboradores, já que não podem vê-los e interagir com eles da forma que estão acostumados.
Felizmente, há algumas formas de contornar esse distanciamento e continuar acompanhando de perto o desempenho da equipe. Continue conosco para aprender tudo sobre gestão de desempenho em home office!
1. Mantenha o objetivo do trabalho claro
Primeiramente, é preciso destacar que o objetivo do trabalho deve ser claro para todos os envolvidos. O gestor deve comunicar o propósito de cada iniciativa (seja ela um projeto, um processo corriqueiro ou uma demanda eventual) para contextualizar o trabalho e fazer com que o profissional entenda a importância do que está fazendo.
Fazer algo só por fazer impede que o colaborador se conecte ao trabalho e se responsabilize pelos resultados, afinal, ele não sabe o papel que está desempenhando no todo. Fica a cargo da liderança, então, tornar explícita a importância do trabalho de cada profissional.
2. Monte um sistema de indicadores para acompanhar os resultados
Como já comentamos no post sobre painel de indicadores, a melhor forma de entender como está o desempenho da empresa é analisando seus indicadores de performance (também conhecidos como KPIs). Esses indicadores servem como termômetros que mostram quais pontos do processo estão funcionando da maneira certa e quais precisam de atenção.
Observe este exemplo para entender melhor:
Este é o sistema de performance de uma pizzaria fictícia, que só trabalha com delivery, a Pizzaria do Zé. A estratégia de negócio dessa pizzaria é realizar as entregas em até 30 minutos, sendo que se esse tempo for ultrapassado, o cliente não paga o valor da pizza.
Desse modo, quanto maior for a quantidade de pizzas entregues no prazo, maior será o faturamento da pizzaria. Ainda, quanto maior for a conformidade na preparação e na entrega dos pedidos, menor será o custo sobre o faturamento (afinal, as pizzas não terão que ser refeitas), e dessa forma a lucratividade torna-se maior.
Se você reparar, temos indicadores que demonstram o resultado de todo o processo, desde o atendimento do cliente até a entrega. Este processo envolve diversos setores da pizzaria: começa pelo marketing, que tem a missão de atrair clientes para serem atendidos, passa pelo atendimento, que precisa atender os clientes e tirar os pedidos, segue para os pizzaiolos, que devem produzir as pizzas conforme o pedido e no tempo estipulado, e termina nos entregadores, que devem levar as pizzas até os clientes antes dos 30 minutos passarem.
O trabalho de cada equipe influencia diretamente no resultado final, representado pelo indicador da lucratividade. Como comentamos no passo anterior, é importante que os colaboradores entendam o objetivo do que estão fazendo, e com uma visão como a apresentada no sistema de indicadores, visualizar a importância de seu trabalho no todo fica muito mais fácil.
Para construir um sistema de indicadores como este, você precisará descrever as relações de causa e efeito que fizerem sentido para o processo da sua organização: na Pizzaria do Zé a lucratividade depende do faturamento, que depende da quantidade de pizzas vendidas, que depende da quantidade de clientes atendidos. E na sua organização, a lucratividade depende do que?
Para saber com mais detalhes como montar seu sistema de indicadores, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito que já está disponível:
3. Feche acordos com a equipe
Depois de definir quais indicadores são relevantes e conscientizar a equipe sobre a importância do seu trabalho, o próximo passo é firmar compromissos com cada um dos colaboradores. Chamamos isso de acordos individuais de performance.
Os acordos individuais de performance garantem que cada indicador tenha um responsável, mesmo que ele não seja o único a executar as atividades relacionadas. Como responsável, ele tem o compromisso de prestar contas dos resultados do seu indicador e estabelecer, em conjunto com o time, as possíveis ações de contorno para aproximar os resultados das metas.
Nossa sugestão é que você formalize os acordos utilizando ferramentas visuais e simples de entender, como um canvas. O nosso Canvas de Performance, por exemplo, pode ajudar a equipe a visualizar todos os indicadores, metas e iniciativas que forem relevantes para o desempenho do time e da organização.
Clique no banner abaixo e faça o download gratuito deste material!
4. Estabeleça uma rotina de checagem dos indicadores e das entregas
Após selecionar e construir as relações de causa e efeito dos seus indicadores e construir acordos com os colaboradores, é preciso observar como eles irão se comportar no dia a dia. Para isso, o gestor e os colaboradores devem reunir-se para comparar o desempenho previsto com o realizado, seja a respeito dos indicadores ou das entregas combinadas para o período.
Nossa sugestão é que você estabeleça uma rotina de acompanhamento em que todos os envolvidos se reúnam para analisar e comentar os resultados do trabalho. Reúna-os semanal, quinzenal ou mensalmente e passe por cada indicador para verificar se houve variação positiva ou negativa.
Caso haja resultados preocupantes, todos os envolvidos poderão interpretar as causas e pensar em maneiras de eliminá-las, e se os números indicarem resultados positivos, a equipe saberá que está no caminho certo.
5. Conte com as ferramentas certas para manter o controle
Para poder analisar os resultados da equipe, você precisará contar com ferramentas de BI e de registro das atividades realizadas, que dependerão conforme o tipo de equipe.
Considerando que o contexto do home office exige uma integração maior entre a equipe e as ferramentas online, fica muito mais difícil fazer o controle dos indicadores por meio de planilhas. Mesmo que elas sejam compartilhadas via internet ou rede, há melhores opções no mercado que oferecem um leque maior de informações e, consequentemente, mais segurança e agilidade nas tomadas de decisão.
No caso das equipes de vendas, uma boa opção são os sistemas CRM, que registram as interações entre os clientes e os vendedores. Assim, é possível saber quantas ligações cada colaborador fez, quantos e-mails enviou, quantas negociações foram fechadas ou perdidas etc. Além disso, o gestor também pode gerenciar indicadores resultantes, como o de faturamento e lucratividade, que têm relação direta com a produtividade de cada vendedor.
Softwares de gestão de tarefas e projetos também são boas alternativas. O Artia, por exemplo, permite que o colaborador registre quais atividades realizou no dia e quantas horas gastou em cada uma, além de contar com o recurso de Business Intelligence integrado para análise de indicadores. Assim, o gestor pode visualizar em um só lugar quais foram as atividades que os colaboradores executaram e os resultados desse trabalho, pelo acompanhamento dos indicadores.
Esperamos ter te ajudado a entender melhor como fazer a gestão do desempenho dos colaboradores em home office.
Se você tiver dúvidas sobre este assunto ou qualquer outro tópico que comentamos neste guia, sugerimos que visite nossa biblioteca de conteúdos, que está atualizada com diversos materiais sobre home office, como este webinar que explica como manter a execução de processos de maneira remota. Esperamos te ver em breve!
Apesar de algumas pessoas afirmarem o contrário, o home office tem um grande potencial para aumentar a produtividade dos colaboradores. Muitos gestores têm receio com este modelo de trabalho, temendo que a distância impeça o monitoramento e controle das equipes e impacte negativamente nos resultados da empresa.
Porém, se implantado da maneira certa, o home office possibilita que os profissionais produzam muito mais do que fariam presencialmente na empresa. Quer saber por que?
A seguir, vamos te apresentar:
5 dos principais motivos que explicam por que trabalhar em home office pode ser muito mais produtivo
1. Menos distrações liberam tempo para o que é mais importante
Um dos motivos mais óbvios que evidenciam que o home office é um aliado da produtividade é a redução drástica das distrações que são frequentes no escritório presencial.
Segundo uma pesquisa feita pela Flexjobs, 52% dos trabalhadores remotos indicaram que, quando realmente precisam concluir uma entrega, eles preferem trabalhar de casa. Os principais motivos dessa escolha são a redução das interrupções vindas dos colegas (76%), a menor incidência de distrações (76%) e até mesmo o nível de silêncio do ambiente (62%).
É normal que, em um escritório lotado, os profissionais circulem e interajam uns com os outros — aliás, essa comunicação horizontal é extremamente importante para manter a sinergia e o engajamento da equipe. Porém, quando é necessário mais foco e concentração, o home office oferece um ambiente mais adequado.
Estar separado fisicamente dos colegas de equipe não evita que eles entrem em contato, mas estabelece, de certa forma, que as interrupções passem a ser feitas de uma forma mais ordenada. Em casa, as pessoas se organizam melhor para essas interrupções e pensam duas vezes antes de fazê-las, o que torna as conversas mais efetivas, inclusive nas situações de urgência.
2. Trabalhar em casa eleva a qualidade de vida
Vários estudos têm sido feitos para entender como o regime de trabalho em casa impacta a qualidade de vida das pessoas. Um dos mais famosos é o do professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, que testou 500 colaboradores de uma empresa de viagens chinesa. Os 500 profissionais estudados foram divididos em dois grupos — um que continuou trabalhando na empresa, e outro que começou a trabalhar em casa integralmente.
Depois de dois anos de análise, Bloom notou que a produtividade entre os trabalhadores remotos teve um grande salto. Entre outros resultados, trabalhar em casa diminuiu em 50% o atrito entre os colaboradores, e notou-se que eles tiravam pausas mais curtas e passaram menos dias doentes. Surpreendente, não é?
Certamente a familiaridade do ambiente de casa tem efeitos positivos no bem estar dos colaboradores, e isso se reflete diretamente na produção de resultados no trabalho. Trabalhar em roupas mais confortáveis e ter o poder de personalizar o desktop, por exemplo, podem parecer coisas triviais, mas têm grande influência no humor e na disposição do colaborador, podendo impulsionar sua produtividade significativamente.
Além disso, uma vantagem especial do home office apontada na pesquisa de Bloom é não precisar se deslocar para o local de trabalho. Vamos falar mais detalhadamente sobre isso a seguir.
3. Trabalhar de casa evita tempo perdido em deslocamento
Um dos principais fatores de estresse nos tempos atuais é o tempo gasto no trânsito. Em grandes cidades, a maioria das pessoas não passa menos do que três horas por dia indo e voltando do trabalho. Isso significa que, em uma jornada de trabalho de cinco dias por semana, são aproximadamente 15 horas perdidas e uma grande quantidade de estresse acumulado.
Por outro lado, quando os colaboradores trabalham de casa, têm a chance de aproveitar este tempo para descansar melhor, interagir com a família e desestressar, podendo começar o trabalho com a mente tranquila e produzir melhores resultados, principalmente em atividades que exijam mais concentração e esforço cognitivo.
Nesse contexto, a pesquisa do professor Bloom indicou que a produtividade dos trabalhadores remotos avaliados equivale a um turno completo de trabalho, enquanto os profissionais que trabalham na empresa acabam produzindo menos, por chegarem atrasados ou saírem mais cedo. Assim, é visível que o tempo de deslocamento tem uma forte relação com a produtividade.
4. Ferramentas usadas no home office tornam as reuniões mais produtivas
Além das vantagens que impactam diretamente os colaboradores, há outro elemento que se beneficia no home office: as reuniões de equipe.
Reuniões feitas à distância têm uma dinâmica diferente das presenciais, já que elas requerem a utilização de ferramentas que possibilitem que as pessoas se vejam, interajam umas com as outras e percebam as reações dos colegas mesmo estando longe.
Outro ponto importante é que, quando se está em uma reunião remota, é inevitável utilizar ferramentas de colaboração online, como documentos do Word, apresentações em PowerPoint ou mesmo outras ferramentas de brainstorming mais modernas. Quando todos os participantes podem editar ao mesmo tempo, é possível gerar resultados mais concretos da reunião.
A colaboração e a construção das soluções de forma conjunta são recursos que facilitam muito a rotina, permitindo que os participantes saiam das reuniões com tudo documentado, inclusive indicando quem disse o que, evitando trabalho de registro posterior. Além disso, dependendo da ferramenta escolhida, é possível gravar a reunião e gerar pendências nas agendas de cada participante.
Aqui na Euax Consulting, por exemplo, é comum fazermos reuniões online e utilizarmos apresentações em PowerPoint acessíveis a todos para registrar as pautas de cada reunião. Quando uma pessoa redige alguma conclusão, todas as outras podem opinar e contribuir com suas ideias, tornando a discussão mais rica e promovendo maior alinhamento.
Assim, ao final das reuniões em home office, todos contam com um registro escrito que pode ser consultado depois: muito mais produtivo do que conversas no corredor e reuniões infindáveis no escritório!
5. A cobrança dá lugar à autonomia
Para concluir nossa lista, queremos destacar que o principal motivo da produtividade no home office é a postura adotada pelas pessoas nesta modalidade de trabalho. Quando os líderes e os colaboradores entendem que o foco deve ser a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas, a produtividade tende a crescer, já que a equipe entende a importância da suas atividades no todo e ganha autonomia para gerenciar seu tempo.
Isso é importante pois, quando o colaborador sente que o gestor confia no seu trabalho mesmo de longe, fica mais motivado a realizar suas atividades e entregar bons resultados.
Segundo um estudo da Highfive, 24% dos trabalhadores remotos indicaram que, ao final do turno, ainda estavam dispostos a trabalhar mais horas para entregar mais, e 30% conseguiram fazer mais em menos tempo.
Como você viu, o home office é um grande aliado da produtividade das equipes e, ao contrário do que muitos pensam, pode gerar resultados ainda melhores para a organização.
Você sabia que pode melhorar seus processos mesmo estando em home office? Esta é uma oportunidade de ouro para preparar sua empresa e voltar com tudo após a quarentena. Se quiser saber mais sobre isso, confira nosso webinar e aprenda como!
Como dizem Kaplan e Norton (e alguns outros autores), o que não é medido não é gerenciado. Assim, a principal ferramenta de um gestor deve ser o painel de indicadores da organização. Com indicadores confiáveis e precisos, é possível saber com certeza como a empresa está, ter segurança nas tomadas de decisão, planejar iniciativas para potencializar alguma área e assim por diante. Mas como estruturar e organizar os indicadores de forma que eles ajudem a entender a situação da empresa?
Acompanhe o post e descubra como e por que montar um painel de indicadores para gerenciar sua organização.
O que é um painel de indicadores?
O painel de indicadores (ou dashboard) é um quadro que reúne todos os indicadores a serem monitorados pela empresa. Ele deve oferecer uma visão geral com o status de cada indicador, a meta proposta para ele, o histórico (para comparação), a unidade de medida e o papel que ele tem dentro do todo.
Em geral, os indicadores são usados para medir o desempenho de:
Pessoas;
Processos;
Serviços;
Projetos;
Estratégia.
Ao contrário do que algumas pessoas afirmam, não é viável gerenciar uma empresa com apenas cinco indicadores. Afinal, nenhuma empresa é assim tão simples. Para gerar valor ao cliente e atingir seus objetivos financeiros, as organizações precisam executar diversos processos e gerenciar o desempenho das pessoas que fazem eles acontecer. É comum, na verdade, que sistemas de gestão de KPIs (indicadores-chave de performance) cheguem a integrar de 300 a 400 indicadores!
Nem sempre é fácil fazer todos eles conversarem entre si e realmente contribuírem na gestão da organização (e é por isso que algumas pessoas acreditam que um número reduzido é o ideal). Mas com um painel de indicadores robusto e completo, a organização tem mais segurança na tomada de decisão e, principalmente, muito mais controle sobre tudo que acontece dentro dela.
Quer saber o que você precisa fazer para montar o painel de indicadores da sua empresa? Acompanhe o passo a passo que preparamos a seguir:
Como montar um painel de indicadores?
1. Entenda como a sua empresa funciona
O primeiro passo para montar o painel de indicadores da sua organização é entender a relação entre as dimensões que você quer monitorar. Isso é muito importante, pois vai permitir que você e seus colaboradores entendam por que estão gerenciando tantos indicadores. Afinal, um indicador sozinho não diz nada: ele só faz sentido se estiver incluído em um contexto.
A melhor maneira de visualizar esse contexto é construir um diagrama causal de performance, um esquema visual que mostre quais indicadores influenciam outros e quais são os resultados. Podemos chamar esses indicadores de drivers e outcomes.
Os drivers (ou intermediários) são os indicadores que dão informações do passado, sobre a execução dos processos, para que seja possível prever resultados futuros. Já os indicadores outcomes (resultantes) são ligados à mensuração de resultados, avaliando se os objetivos estratégicos estão sendo alcançados.
No exemplo abaixo, trouxemos o diagrama causal de uma pizzaria fictícia, a Pizzaria do Zé. A estratégia de vendas dessa empresa, que só trabalha com delivery, é entregar as pizzas em até 30 minutos. Se o prazo for ultrapassado, o cliente não paga. Observe como os indicadores se organizam:
O primeiro indicador da linha principal, clientes atendidos, tem relação com o último, lucratividade. Entende-se, então, que para obter lucratividade, a organização precisa aumentar o faturamento e a venda das pizzas, que depende da quantidade de clientes atendidos.
No meio dessa cadeia, existem alguns itens que influenciam os outros: a porcentagem de entregas em 30 minutos, por exemplo, que faz parte da estratégia de vendas da empresa, reflete diretamente na quantidade de pizzas vendidas, no faturamento e no custo sobre o faturamento (lembre-se que as pizzas entregues após o prazo ficam por conta da pizzaria). Esses dois últimos indicadores incidem na lucratividade, que é o indicador resultante de todo o processo.
É claro que você poderia analisar indicadores soltos ou desconectados. Mas a verdade é que esse trabalho seria um desperdício: eles não te dariam visibilidade do negócio e nem gerariam iniciativas estratégicas de mudança.
Se você identificasse uma queda brusca no indicador de lucratividade, por exemplo, que é influenciado por vários outros indicadores, e não contasse com um diagrama organizado como esse, não saberia por onde começar para reverter a situação.
2. Classifique e organize os indicadores
Percebeu que os itens do nosso diagrama têm cores diferentes? Isso não é uma coincidência! Cada cor representa uma dimensão de análise. A bolinha vermelha representa um indicador que é responsabilidade do marketing da empresa, e a azul escura, de vendas. As bolinhas em azul mais claro são do financeiro, as amarelas são relacionadas a processos e a verde é um indicador resultante (afetado por outros indicadores).
Você pode utilizar esse código de cores ou criar outro que se adeque mais ao contexto da sua empresa. O importante é que os indicadores que constarem no seu painel compartilhem de uma relação de causalidade, cada um em sua dimensão, para que seja possível entender quais eles afetam e/ou quais podem afetá-los.
3. Estabeleça os responsáveis e os métodos
Para garantir a confiabilidade dos indicadores, é primordial que eles tenham donos (uma pessoa para cada indicador) responsáveis por atualizá-los periodicamente, mesmo que haja vários participantes envolvidos nos processos medidos pelos indicadores. Como diz o ditado, um cachorro com dois donos morre de fome. Logo, um indicador sem responsável definido pode ficar esquecido ou ser atualizado de maneiras diferentes e acabar gerando uma análise equivocada.
Por isso, não deixe de atribuir um dono para os indicadores e um método de cálculo ou de coleta dos dados. Afinal, se a cada mês forem utilizadas fontes ou maneiras diferentes de calcular o mesmo indicador, os dados do painel não serão confiáveis.
4. Escolha uma plataforma para seu painel de indicadores
Programas de inteligência de negócio (Business Intelligence), planilhas online e off-line podem ser opções para você hospedar seu painel de indicadores. O importante é ter certeza de que todos os envolvidos que precisam ter acesso ao painel de indicadores consigam acessá-lo quando e onde quiserem.
Certifique-se, também, de que você terá espaço para informações como:
Nome do indicador;
Unidade de medida;
Periodicidade da atualização (semanal, mensal, semestral etc.);
Meta;
Desempenho no período;
Desempenho acumulado;
Sinalização colorida para indicar adequação à meta.
5. Alimente e gerencie o painel de indicadores periodicamente
Como você provavelmente já sabe, indicadores têm que ter referências para que possamos saber se estão altos ou baixos: as metas. Com base nas metas, você pode monitorar o desempenho de cada indicador e identificar se o desempenho está acima, abaixo ou dentro do esperado. Para tornar a visualização mais fácil, sugerimos que você utilize cores para sinalizar o status do seu indicador no período.
O mais comum é utilizar a cor vermelha para sinalizar que a meta não foi atingida, verde para quando ela for atingida, amarelo para quando o desempenho fica dentro da margem, mas não alcança a meta, e azul quando é ela ultrapassada de forma excepcional. Independentemente da cor que você escolher, certifique-se de que todos os envolvidos saibam o que elas significam e mantenha o padrão.
Se você seguiu todas as etapas direitinho, provavelmente seu painel de indicadores está parecido com este modelo:
Em nossa empresa fictícia, a Pizzaria do Zé, o painel de indicadores conta com 15 indicadores. Cada um deles está relacionado a um processo, como representado na primeira coluna. Eles têm unidade de medida, metas mensais, direção (↑ para crescimento e ↓ para redução), desempenho acumulado dos últimos anos e desempenho dos últimos meses. É possível verificar a adequação do desempenho às metas por meio das cores que são colocadas mês a mês em cada indicador.
O indicador de custo sobre o faturamento, por exemplo, é um dos indicadores de resultado da organização. A meta mensal para ele é 60% e a direção esperada é de redução (↓), já que é vantajoso para a empresa que o custo seja reduzido. Em 2013 verificou-se um desempenho acumulado de 72% e, em 2014, 75%. No ano corrente, janeiro não foi um bom mês. O custo sobre o faturamento ficou longe da meta, atingindo 80%. Fevereiro foi um tanto melhor, reduzindo para 75%. Em março, o custo diminuiu 1%, em abril cresceu, em maio caiu novamente e em junho quase chegou a bater a meta, totalizando 64%.
Todas essas informações são condensadas em um esquema simples que pode ser compreendido por qualquer colaborador. Assim, o painel de indicadores torna-se uma poderosa ferramenta para a gestão de performance. Descubra no próximo tópico as vantagens de utilizá-lo no dia a dia da organização.
Vantagens de utilizar um painel de indicadores
Otimiza a performance
O uso de um painel de indicadores como ferramenta de gestão permite identificar quando o desempenho está abaixo do esperado para reverter a situação o mais rápido possível.
Retomando o exemplo que mencionamos há pouco, quando o gestor se depara com uma queda brusca em um indicador importante, como o de lucratividade, ele pode estudar no diagrama causal quais indicadores o influenciam (no caso, faturamento e custo sobre o faturamento) e planejar estratégias de recuperação a partir disso. Nesse caso, é muito provável que o painel de indicadores mostre alterações nos índices que influenciam na queda da lucratividade.
Pode parecer óbvio, mas tudo isso se torna muito mais intuitivo e natural quando organizado num painel de indicadores, possibilitando respostas mais rápidas e maior desempenho.
Aumenta a produtividade
Outra vantagem de utilizar o painel de indicadores é o aumento da produtividade da equipe. Como indicadores precisam ter metas, os colaboradores têm números concretos para cumprir e trabalham com mais motivação. Tendo maior consciência de suas responsabilidades, é mais provável que os colaboradores utilizem melhor seu tempo e entreguem mais resultados.
Rapidez e segurança nas tomadas de decisão
Talvez o aspecto mais importante no que se refere a tomadas de decisão seja contar com a informação certa na hora certa. O painel de indicadores pode suprir essa necessidade: com dados sobre a performance de cada área da empresa em uma única visão, o gestor terá sempre à mão uma fonte de informações confiáveis. Assim, saberá quando pode exigir mais, quando precisa desacelerar e trabalhar melhor as competências dos colaboradores, pensar em novas estratégias etc.
Em termos práticos, o painel de indicadores é como um termômetro que mostra como está a saúde do negócio. Se a situação estiver ruim, o gestor poderá tomar as providências com antecedência e recuperar o bem-estar da empresa com rapidez e segurança.
Linguagem comum entre todos os envolvidos
Relatórios de progresso podem dar margem para diferentes interpretações ou dar uma ideia vaga do que realmente está acontecendo dentro da organização. Indicadores, não. Quando o painel de indicadores é bem organizado, tem metas bem definidas e sinaliza o desempenho de cada indicador, qualquer um que o analise terá conhecimento do status da organização.
Se os envolvidos não tiverem dados concretos, irão basear-se no feeling para guiar suas iniciativas, podendo gerar maus resultados para a empresa por falta de comunicação. Mas com um painel de indicadores organizado e completo, colaboradores e gestores podem trabalhar de forma colaborativa a partir das mesmas coordenadas.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
Já diz o ditado: a união faz a força. Mas você já parou para pensar por que algumas equipes conseguem aumentar o desempenho de forma gradativa e consistente, enquanto outras permanecem na estaca zero? Continue lendo para descobrir como criar uma equipe de alta performance e canalizar a força do seu time em prol dos objetivos do negócio!
Vamos abordar:
O que é uma equipe de alta performance
Características que toda equipe de alta performance possui
Como montar uma equipe de alta performance
Acompanhe!
O que é uma equipe de alta performance?
Uma equipe de alta performance é um time composto por pessoas motivadas e comprometidas em obter resultados através da elevação consistente do seu desempenho. Isso significa fazer mais e melhor com menos, utilizando um método estruturado, ao invés de simplesmente jogar na sorte. Além disso, uma equipe de alta performance deve ter sinergia e compartilhar uma visão comum, ou seja, um propósito.
Dependendo do time, a alta performance pode ter significados diferentes. Para um time de TI, por exemplo, a alta performance poderia significar mais entregas. Uma equipe comercial poderia conectar esse conceito ao aumento das vendas. Já um time de qualidade poderia interpretar como menos desperdício.
Mas o que será que todas essas equipes têm em comum? Acompanhe para descobrir! Caso prefira um conteúdo em vídeo, assista ao webinar gratuito sobre como construir um time de alta performance, ministrado por um dos especialistas da Euax Consulting.
Características que toda equipe de alta performance possui
1. Liderança inspiradora
Por trás de um bom time, sempre há um bom líder. O líder possui um papel fundamental na criação de sinergia e conexão entre os membros da equipe. A principal responsabilidade de um líder é mostrar qual a direção correta e/ou conduzir o time na construção de um caminho.
De forma geral, um bom líder é aquele que inspira confiança, possui empatia e prioriza a comunicação transparente. É aquele que deixa os membros do time livres para expressar sentimentos e ideias, que sabe reconhecer individualidades, que dá o exemplo, que concede autonomia sem perder o controle, que sabe ouvir e dar feedbacks periódicos, sejam eles elogios ou críticas construtivas.
É claro que essa é uma visão contemporânea. Hoje já sabemos que existem vários estilos de liderança, que influenciam de formas distintas o clima organizacional e a execução do planejamento estratégico. Enquanto alguns estilos trabalham a motivação e o engajamento, outros apostam na pressão e no autoritarismo. Nesse sentido, a forma como um líder gerencia iniciativas, trabalha mudanças e lida com crises influencia diretamente nos resultados entregues pela equipe.
Para conhecer alguns perfis de líderes, assista ao webinar gratuito sobre estilos de liderança!
2. Aprendizagem contínua
Uma equipe de alta performance está sempre se aperfeiçoando para ampliar suas competências. Dessa forma, consegue contribuir de forma mais relevante para as decisões da empresa e para a execução das atividades. Afinal, só é possível melhorar a performance aprendendo a fazer as coisas de um jeito diferente!
O mundo é dinâmico e novas tecnologias estão sendo desenvolvidas com uma velocidade impressionante. Além de saber resolver problemas, uma equipe de alta performance deve estar preparada para investir no seu próprio aprendizado, através de microlearning, por exemplo.
Nesse sentido, times multidisciplinares possuem uma vantagem em relação aos mais homogêneos. Como são compostos por membros de diversas áreas, com características e competências distintas, a experiência de troca de conhecimento torna-se mais rica e frequente.
3. Cultura da performance
Uma equipe de alta performance segue os valores e princípios da cultura da performance. Isso significa planejar e executar ações alinhadas a resultados e ter um saudável espírito de competição, sempre mantendo a colaboração entre os membros. Dessa forma, com o time engajado em bater metas e enfrentar desafios, é possível alcançar resultados melhores com mais agilidade.
Em uma equipe de alta performance, todos os membros devem se sentir parte de uma missão coletiva. Esse sentimento de pertencimento ajuda a criar uma cultura de prestação de contas (accountability), em que as pessoas se tornam donas do resultado, seja ele positivo ou negativo. Com esse comprometimento, é natural que as pessoas se mobilizem mais para mudar uma situação que está ruim ou manter um patamar positivo de desempenho.
Para criar accountability é necessário ter processos de gestão de performance claros e bem-definidos. Além disso, é preciso contar com algumas ferramentas (acordos, painéis, diagramas etc.) para suportar esses processos, assim como realizar reuniões de acompanhamento de indicadores.
Conheça algumas dicas e ferramentas que vão te ajudar a inspirar sua equipe a trazer os melhores resultados para a organização!
Como montar uma equipe de alta performance em 4 passos
Desenvolver uma equipe de alta performance não é fácil. É uma construção feita muitas vezes a passos de formiga. Mas para quem não sabe nem por onde começar, segue algumas sugestões de práticas a serem adotadas conforme a maturidade da organização.
1. Declare a visão e os objetivos a serem perseguidos
O primeiro passo para chegar a algum lugar é definir o destino, certo? Se você quer ter uma equipe de alta performance, precisa garantir que todos compreendam o que precisam fazer e por que precisam fazer. É péssimo quando você faz algo só por fazer, sem enxergar um benefício atrelado, certo? Ou então quando o que precisa ser feito não está muito claro, dando a sensação de estagnação para a pessoa que precisar executar a atividade.
Na medida do possível, é interessante que você envolva as pessoas na construção da visão e dos objetivos (tanto em relação à estratégia como em relação aos processos). Isso vai ajudar a gerar engajamento com as metas, pois as pessoas entenderão a importância de persegui-las e criarão um senso de propriedade sobre elas.
2. Monte um sistema de indicadores correlacionados
A performance pode ser medida por indicadores-chave de performance (KPIs). Mas como saber quais KPIs utilizar para medir o trabalho da equipe? Isso é o próprio objetivo que vai dizer. Muito cuidado com “brainstorming” de indicadores! Os KPIs devem possuir relações de causa e efeito, além de permitir que seja contada uma “história” a partir da leitura dos indicadores. Não entendeu nada? Vamos a um exemplo para facilitar a compreensão.
Imagine uma pizzaria, a Pizzaria do Zé. O Zé possui alguns indicadores para medir o processo primário da empresa, que vai do atendimento à entrega da pizza ao cliente. Os indicadores são: clientes atendidos, pizzas vendidas, faturamento, lucratividade, porcentagem de entregas em 30 minutos, porcentagem de conformidade de preparação e porcentagem de conformidade na entrega.
Muitas vezes achamos que as relações entre esses indicadores são óbvias para todos, mas isso nem sempre é verdade. Fica mais fácil se visualizarmos com um diagrama:
Diagrama de relações causais da Pizzaria do Zé
Perceba que os indicadores formam um sistema com relações explícitas de causa e efeito, representadas por setas. Essa ilustração é fantástica para resumir a performance da operação em apenas uma página. Podemos “ler” os indicadores da seguinte forma:
Quanto maior o número de cliente atendidos, maior será o número de pizzas vendidas. Seguindo essa lógica, quanto maior o número de pizzas vendidas, maior será o faturamento e, consequentemente, a lucratividade.
Como nessa pizzaria há uma política (estratégica) de que se você esperar mais do que 30 minutos para receber a pizza não precisa pagar por ela, há uma necessidade de acompanhar o indicador que mostra a porcentagem de entregas feitas em até 30 minutos.
A porcentagem de entregas feitas em até 30 minutos afeta tanto o número de pizzas vendidas, como o faturamento e também o custo sobre o faturamento. Afinal, quanto mais pizzas entregues dentro do prazo estabelecido, menos desperdícios!
Outros indicadores que afetam o custo sobre o faturamento são a porcentagem de conformidade de preparação e a porcentagem de conformidade na entrega. Afinal, se as pizzas não seguirem um padrão aceitável, os clientes ficarão insatisfeitos e não vão querer pagar pelo produto.
Esse sistema de performance vai permitir a mensuração da performance da equipe através da mensuração da saúde do processo. Perceba que isso vai além de medir produtividade simplesmente. Você pode entender mais sobre esse tópico assistindo ao webinar gratuito sobre sistemas de performance.
3. Feche acordos individuais de performance
Cada indicador de performance precisa ter um responsável por ele. Não necessariamente a pessoa responsável será a única a executar as atividades. Pode ser que ela precise da ajuda de outras pessoas (participantes) para conseguir trazer o resultado necessário. É por isso que é interessante fechar acordos individuais de performance. Mas o que são e como funcionam?
Um acordo individual de performance é um pacto feito entre um colaborador e seu líder. Ele pode ser materializado de diversas formas, como em um canvas, por exemplo. O importante é que o acordo de performance traga:
os indicadores pelos quais o colaborador é responsável;
os indicadores dos quais o colaborador participa na entrega de resultados;
as metas dos indicadores-chave de performance;
as iniciativas (projetos, planos de ação) que serão feitas para bater as metas;
Os acordos individuais são dinâmicos e precisam ser atualizados e revisados periodicamente em cerimônias rápidas, envolvendo toda a equipe. Acompanhar os resultados com uma frequência pré-estabelecida é fundamental para que seja possível realizar ações de recuperação das metas que estiverem no vermelho. De nada adianta documentar a performance sem monitorá-la. Ah, e não se esqueça de comemorar as conquistas! Isso é muito importante para engajar as pessoas e dar o devido reconhecimento a elas.
Já deu para ter uma ideia de como é complexo formar uma equipe de alta performance, não é mesmo? Mas com um pouco de persistência e as ferramentas certas isso é sim possível! Assista ao meu webinar gratuito e continue aprofundando seus acontecimentos sobre como medir a performance de uma equipe.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
Montar uma TI de sucesso envolve uma série de fatores, que vão desde infraestrutura até planejamento estratégico.
Porém, tudo isso vai por água abaixo se um elemento estiver faltando: a gestão da performance. Afinal, se o seu objetivo é ter uma TI efetiva, você precisa ser capaz de mensurá-la!
Para isso, você pode contar com os indicadores de TI: ferramentas utilizadas para medir o desempenho do setor de tecnologia, que auxiliam na identificação de erros e oportunidades de melhorias.
Nesse texto, você irá conhecer os 13 indicadores de TI mais utilizados pelas empresas:
O que são indicadores de TI?
Os indicadores de TI são ferramentas utilizadas para medir, analisar e monitorar a performance do setor de tecnologia. Com eles é possível avaliar a eficiência, eficácia e o nível de satisfação dos usuários com os serviços prestados.
Em outras palavras, os indicadores de TI demonstram em números o desempenho do setor de TI, revelando quais ações podem ser melhoradas e corrigidas.
Com esses dados em mãos, os gestores encontram mais facilidade para gerir e administrar a equipe de tecnologia, bem como estabelecer objetivos estratégicos para esse setor.
Assim, os indicadores de TI funcionam como um guia, direcionando as ações da equipe por um caminho estratégico.
13 melhores indicadores de TI para o sucesso do negócio
É importante saber que os indicadores de TI não são iguais para todas as empresas. Cada negócio possui objetivos específicos para a TI que podem ser executados em diferentes formas.
Por isso, uma boa prática antes da escolha do indicador, é mapear os processos de TI da organização, a fim de entender quais são as atividades que atravessam o setor de tecnologia.
Assim, elencamos 13 indicadores de TI que são comumente utilizados pelas empresas. Confira:
1. Churn Rate
O Churn Rate mede a taxa de cancelamentos que o seu negócio obteve em determinado período. Com ele, é possível avaliar quantos clientes a empresa perdeu em relação aos que ganhou.
Na TI, ele é utilizado para avaliar a capacidade de atendimento do time. De forma simplificada, esse indicador mostra quantos usuários (sejam eles internos ou externos) abriram um chamado para a TI e quantos desistiram de ser atendidos logo no primeiro contato.
Assim, é possível identificar se o time de TI consegue atender todos os chamados abertos. Logo, se o número de chamados não atendidos é muito alto, provavelmente há algum problema no processo de atendimento do setor.
O cálculo do Churn Rate é simples:
Churn Rate = (tickets que desistiram de ser atendidos).100 / Tickets totais
2. Índice de tickets abertos
Alguns departamentos de TI acreditam que atender cada vez mais chamados representa maior eficiência, quando é justamente o contrário.
Muitos tickets abertos indicam que os serviços prestados pela TI são pouco eficientes e não agregam valor aos seus usuários e a organização.
Por isso, o ideal é ter a menor quantidade de tickets abertos, pois isso indica que a equipe realiza o trabalho com excelência, uma vez que prevê problemas.
3. Índice de tickets reabertos
O índice de tickets reabertos busca avaliar a quantidade de chamados resolvidos que foram reabertos pelo usuário.
Esse indicador ajuda os gestores a mensurar o volume de retrabalhos e implementar ações para elevar a performance do time. Observe como calcular o índice de tickets reabertos abaixo:
Índice de tickets reabertos = (tickets reabertos).100/ tickets resolvidos
4. Tempo médio de atendimento (MTA)
Se um usuário abre um chamado é porque está com um problema e deseja resolvê-lo rapidamente. Quando ele demora para ser atendido, geralmente atribui uma imagem negativa ao setor de TI.
Para evitar essa situação, o MTA é um indicador utilizado para avaliar o tempo médio que o time de TI leva para resolver um chamado. Desse modo, é possível avaliar se a equipe está sendo ágil e produtiva, implantando melhorias nesse processo.
Empresas com MTA baixo tendem a ter mais usuários satisfeitos. Afinal, todo mundo gosta de um atendimento rápido e objetivo. A fórmula abaixo demostra como calcular o MTA:
MTA= tempo total de atendimento/número de chamados resolvidos
5. First Call Resolution (FCR)
O First Call Resolution (FCR) mede a taxa de resolução de problemas no primeiro chamado. Ele é calculado dividindo o total de solicitações resolvidas no primeiro chamado pelo número total de solicitações feitas. Observe:
FCR= solicitações resolvidas no 1º chamado/ total de solicitações resolvidas
Esse indicador calcula a agilidade e a eficiência da equipe, uma vez que o problema foi totalmente solucionado e não necessita de retrabalhos.
O FCR e o MTA costumam ser bastante confundidos, mas eles não são a mesma coisa. Enquanto o MTA avalia a eficiência do processo de atendimento, o FCR mede o número de solicitações resolvidas, não atendidas.
O SLA gera benefícios tanto para a TI quanto para os usuários. Além de ter mais claro quais serão os serviços prestados, a TI também fica protegida contra exigências que estão além daquilo que ela pode entregar.
7. Net Promoter Score (NPS)
O Net Promoter Score (NPS) é um indicador de performance que mede a taxa de lealdade dos clientes de uma empresa.
Apesar de ser mais voltado para os consumidores externos, o NPS também pode ser aplicado às áreas internas de uma empresa, especialmente a TI. Isso porque a TI é essencialmente uma prestadora de serviços e possui seus próprios clientes, que são as outras áreas de negócio.
O NPS é uma ótima maneira de saber se os clientes estão satisfeitos a ponto de recomendar os serviços da TI para outras pessoas (supondo que a TI fosse uma empresa).
Perguntas como: “De 0 a 10, o quanto você estaria disposto a nos indicar para um amigo?” são a base para o cálculo do NPS. Dependendo da nota recebida, os clientes podem ser classificados em:
Detratores: notas de 0 a 6;
Passivos: notas de 7 a 8;
Promotores: notas de 9 a 10.
Depois, basta subtrair a porcentagem de detratores dos promotores, conforme a fórmula abaixo:
NPS= % detratores – % promotores
O NPS é um indicador essencial para medir a performance da TI. Afinal, o principal objetivo do setor de tecnologia é entregar serviços que agreguem valor ao usuário.
8. Tempo médio entre falhas (MTBF)
O MTBF mede o tempo médio entre a ocorrência de uma falha e outra. Com isso, é possível verificar qual é a periocidade das falhas e implantar ações de melhoria.
O cálculo do MTBF é feito subtraindo o tempo disponível (período sem falhas) do tempo indisponível (período com falhas) dividindo esse valor pelo número de falhas. Observe:
MTBF = tempo disponível – tempo indisponível / número de falhas
9. Tempo médio de reparos
O Tempo Médio de Reparo mede quanto tempo leva para a equipe solucionar um problema solicitado.
Esse indicador costuma ser utilizado em conjunto com o tempo médio de atendimento e o MTBF para avaliar a resolução dos problemas relacionados a TI.
Para obter esse número, basta dividir o tempo total de reparos pela quantidade de falhas.
10. Taxa de bugs críticos
Ao monitorar as falhas, é importante dar atenção especial aos bugs críticos. No geral, são problemas maiores que comprometem a usabilidade e o funcionamento do produto. Por consequência, geram uma experiência desagradável aos clientes.
Esses erros devem ser solucionados rapidamente, uma vez que prejudicam a satisfação dos consumidores e a qualidade da sua solução. O cálculo da taxa de bugs críticos é feito da seguinte maneira:
Taxa de bugs críticos = (bugs críticos). 100/ número de falhas
O ideal é que o índice se mantenha baixo. Falhas convencionais já afetam negativamente seu produto, mas bugs críticos são bem piores.
11. Retorno sobre Investimento (ROI)
Calcular o ROI (Retorno sobre Investimento) da área de TI é fundamental para saber quais benefícios os serviços e projetos de TI estão trazendo para a empresa.
Assim, fica mais fácil identificar se os resultados planejados foram realmente alcançados e se vale a pena continuar investindo nos serviços e projetos atuais. Ou seja, o ROI dá suporte à tomada de decisão. O cálculo do ROI é simples:
ROI= (ganhos – investimento) / investimento
12. Disponibilidade dos sistemas
Para que os setores de uma empresa funcionem devidamente é preciso que os softwares operem de maneira adequada. Pode parecer óbvio, porém, pequenas quedas nos servidores e sistemas podem causar atrasos nas entregas e diminuir a produtividade das equipes.
Por esse motivo, é importante medir o quanto a TI é capaz de manter os sistemas em operação. Para calcular a disponibilidade é preciso definir um período a ser analisado e verificar quanto tempo os sistemas ficaram indisponíveis.
Então, basta subtrair o tempo de indisponibilidade (TI) do Tempo Total (TT), dividir pelo tempo total e multiplicar por 100, como na fórmula a seguir:
Disponibilidade dos sistemas = (TT –TI). 100/ TT
13. Objetives and Key Results (OKR)
Além de mensurar a performance da TI como um todo, é importante prestar atenção no desempenho individual dos membros da equipe.
Os resultados de cada colaborador devem ser mensurados com base nos objetivos do setor, ou seja, a performance está atrelada à forma como o colaborador contribui para o alcance dos objetivos estratégicos.
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Independentemente do setor de atuação no mercado, em muitas empresas a redução de custos está entre as prioridades, já que tem ligação direta com o aumento do resultado da organização. Para que isso seja possível, é imprescindível adotar práticas de gerenciamento de processos que o façam de maneira eficiente, mensurável e segura.
Neste post, mostraremos como o gerenciamento de processos de negócio (BPM) é capaz de promover a redução de custos na empresa. Quer entender mais sobre o assunto? Então, não deixe de ler este artigo!
O que é BPM?
BPM é a sigla para o termo inglês Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio.
Ao contrário do que muitos pensam, não se trata de um software ou de uma metodologia, mas sim de uma disciplina gerencial que reúne as melhores práticas para administrar processos. Também conhecido como Gestão de Processos, o BPM tem como função otimizar e melhorar os processos da organização de forma contínua, favorecendo o sucesso dos objetivos estratégicos, a alta performance e a redução de custos.
Quer saber como isso é possível? Descubra no próximo tópico.
Como o gerenciamento de processos é capaz de gerar redução de custos na empresa?
Com a implantação do BPM, a organização passa a ter controle de seus processos e consegue identificar desvios e atuar sobre suas causas. Com isso, é possível trabalhar na redução de custos, conforme abordaremos a seguir.
Mas antes, precisamos esclarecer um conceito básico para podermos entender a relação entre o gerenciamento de processos e a redução de custos. Você sabe exatamente o que é um custo?
Muitas pessoas confundem o conceito de custo com o de despesa, ou nem têm consciência de que há diferença entre os dois.
A verdade é que o custo é relacionado diretamente com a produção de um produto ou a prestação de um serviço. Matéria-prima, salário dos colaboradores, ferramentas de trabalho e treinamentos, por exemplo, são custos, recursos indispensáveis para que os processos da organização (transformação de uma entrada em uma saída) sejam realizados.
Já as despesas não têm relação direta com a produção: materiais de escritório, pagamento da equipe de limpeza ou do salário dos administradores, por exemplo. Por não serem diretamente ligados à produção, essas despesas não são afetadas pela otimização dos processos com o BPM.
Sabendo disso, podemos concluir que uma gestão de processos adequada irá incidir diretamente na redução de custos, já que são eles que estão relacionados diretamente com a produção, e não as despesas. Agora, vamos entender melhor como essa mágica acontece.
Redução do desperdício de recursos
Falando em redução de custos nas empresas, nada melhor do que minimizar o desperdício de recursos, não é verdade? Ferramentas de trabalho, matéria-prima e tempo são imprescindíveis para a realização dos processos e devem ser aproveitados ao máximo. Porém, em algumas empresas que os processos não são bem gerenciados, pode haver desperdício dos recursos pelos gestores não dominarem tudo que acontece na empresa.
Como você deve imaginar, uma boa gestão de processos é capaz de reduzir o desperdício de material e tempo. Isso acontece porque, para fazer a otimização de processos, é necessário que cada processo seja mapeado e analisado no sentido de responder a perguntas como:
Para que serve este processo?
Quais são as principais atividades deste processo?
Quem são as pessoas envolvidas?
Quais são os pontos negativos deste processo?
Quais são os principais recursos necessários a este processo?
A partir das respostas, a organização é capaz de identificar oportunidades de melhoria, possíveis gargalos e desperdícios nos processos e assim planejar iniciativas para adaptar certas coisas e driblar os problemas que encontrar. Automatizar processos, oferecer treinamento aos colaboradores, implantar novas tecnologias ou redesenhar os processos de logística podem ser alguns exemplos de iniciativas para adaptar os processos.
Quando se fala em redução de custos nas empresas, o principal ponto é minimizar o gasto com recursos (tempo e matéria-prima, essencialmente) que estão sendo consumidos em excesso e fazer mais com menos. Isso só é possível com uma gestão que torne a otimização de processos uma prática constante.
Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto (ou são poupados) e fatores que comprometem a produtividade como gargalos, erros, falhas e atrasos são percebidos com mais facilidade.
Otimização da comunicação entre departamentos e pessoas na empresa
Para que os processos sejam realizados sem empecilhos, a comunicação é um fator indispensável, uma vez que proporciona a troca de informações entre os departamentos e os membros do time de colaboradores de maneira fluida.
Mas o que isso tem a ver com o gerenciamento de processos?
É simples. Como comentamos, uma das práticas do gerenciamento de processos é o mapeamento de processos do negócio.
Para fazer esse mapeamento, é essencial envolver todos os colaboradores responsáveis pelos processos, afinal, ninguém melhor do que quem executa eles todos os dias para dizer o que realmente acontece na prática. Quando isso acontece, a comunicação entre os departamentos é favorecida, já que haverá maior conhecimento de tudo que acontece na empresa.
Com os processos mapeados e documentados, cada participante do processo sabe de quem receberá o start para a execução de sua atividade e para quem deverá passar o bastão. Esse alinhamento torna a comunicação mais efetiva e descomplicada.
Além disto, a ideia do mapeamento de processos ponta a ponta pode ser interessante no sentido de integrar os departamentos em processos mais abrangentes (de ponta a ponta). Infelizmente, ainda é comum que empresas gerenciem seus processos pela divisão departamental, atribuindo atividades aos setores que são responsáveis apenas pelos seus processos. Mas essa prática não é suficiente para gerenciar os processos que temos hoje em dia e ainda poder contar com uma comunicação interna eficiente na organização.
A visão de ponta a ponta considera que, para executar um processo, é necessária a participação de várias pessoas e vários departamentos. Observe este exemplo de processo ponta a ponta da Pizza do Zé para entender melhor:
Três setores da pizzaria estão envolvidos no processo “do pedido à cobrança”: a equipe de atendimento, de produção e de entrega. O conhecimento da sequência lógica desse processo vai permitir que as equipes executem melhor suas atividades, tendo maior consciência da importância de sua contribuição no processo.
Isso tem relação com a redução de custos na empresa à medida que evita erros e atrasos na execução dos processos, já que com uma boa comunicação os colaboradores podem desempenhar seu trabalho com mais precisão.
Aumento da produtividade
Outro aspecto que podemos considerar quando implantamos a Gestão de Processos é a redução de trabalhos desnecessários, o que aumenta a produtividade da equipe.
Com uma visão mais clara do processo, podemos identificar atividades que:
não agregam valor ao resultado do processo;
são feitas no momento inadequado;
são executadas por pessoas que não têm as habilidades e conhecimentos necessários;
poderiam ser automatizadas ou terceirizadas.
As atividades que não estão agregando valor no resultado final podem ser suprimidas, automatizadas ou terceirizadas para que a equipe possa aproveitar melhor o tempo em atividades que tenham relação direta com o produto.
Se for identificado que o processo está mal organizado e que há atividades sendo realizadas no momento inadequado, você pode dar início à modelagem e transformação de processos por meio de melhorias incrementais, redesenho, reengenharia ou mesmo pela mudança de paradigma.
Saiba mais sobre isso no webinar gratuito em que detalho os tipos de transformação de processos e como aplica-los no seu negócio.
Valendo-se dessas práticas, a otimização dos processos é capaz de melhorar a qualidade das entregas e aumentar a produtividade da equipe, já que direciona o tempo dos colaboradores para os processos mais importantes do negócio. Quando são destinados a realizar atividades que dominam com um prazo adequado, os envolvidos certamente entregarão resultados melhores e se tornarão mais produtivos.
Dessa maneira, os gestores podem economizar com custos de pagamento de horas extras, por exemplo, e contar com uma reputação melhor no mercado por entregar bons resultados.
Gerenciamento da performance com indicadores
Gerenciar a performance (desempenho) dos processos também faz parte do BPM. Você pode contar com um sistema de indicadores de performance para isso!
Esse sistema permite uma visão mais clara do resultado esperado do processo na perspectiva da empresa, de cada uma das partes que o compõe e, principalmente, de como a organização está gerando valor para o cliente. Isso fica mais claro quando a organização constrói um diagrama causal de performance para guiar seu sistema de indicadores. Observe:
No nosso exemplo, ilustramos como seria o diagrama causal de performance da Pizza do Zé. A bolinha verde é o indicador resultante do diagrama, a lucratividade, pois, assim como Kaplan e Norton, entendemos que o indicador financeiro é resultado da operação.
Como você pode perceber na imagem, quanto mais clientes atendidos, maior é a quantidade de pizzas atendidas, maior é o faturamento e maior é a lucratividade da pizzaria. Existem alguns fatores externos que influenciam essa relação causal (a % de entregas em 30 minutos, a % de conformidade de preparação e de entrega e também o custo sobre o faturamento), mas essencialmente o processo “do pedido à cobrança” gera valor para o cliente e lucro para a organização por meio da relação clientes atendidos – lucratividade.
Toda essa representação serve para você e sua equipe tenham mais clareza sobre o que acontece dentro da empresa. Afinal, altos custos em processos estão normalmente associados à sua falta de visibilidade. Monitorar indicadores é uma maneira de visualizar os processos mais de perto e identificar possíveis oportunidades de redução de custos.
Redução de erros e retrabalho em processos
Como já dissemos anteriormente, outro aspecto altamente ligado à otimização dos processos e, por consequência, à redução de custos na empresa, é a identificação de todos os erros e falhas.
Com a gestão do processo conseguimos identificar os problemas de qualidade e os processos que mais sofrem com o retrabalho, que pode ser a causa de muitos problemas, como a baixa produtividade, por exemplo.
Diagnosticando esses problemas, torna-se possível cortar alguns problemas pela raiz, reduzindo o índice de falhas e aumentando a produtividade. Algumas iniciativas possíveis para reduzir os erros nos processos é certificar-se de que os habilitadores dos processos (pessoas, tecnologias e infraestrutura) estão adequados.
Uma maneira de fazer isso é oferecendo um treinamento técnico para desenvolver as competências da equipe — um treinamento bem feito pode fazer com que um colaborador que executava duas ou três tarefas agora consiga executar cinco, tudo graças à preparação técnica que desenvolveu. Assim, é possível até que não seja necessário contratar novos colaboradores, justamente porque a equipe interna já tem capacidade para assumir e entregar todas as atividades propostas.
Como você viu, gerenciando o desempenho dos processos é possível identificar desperdícios de recursos, fluxos mal organizados, falta de visibilidade e práticas que poderiam ser otimizadas. Por meio de melhorias nessas questões, podemos buscar formas de tornar a execução dos processos mais fluida e promover a redução de custos nas empresas.
Quer saber mais sobre gerenciamento de processos (BPM)? Aproveite e assista ao nosso webinar gratuito sobre melhorias de processos e entenda como gerar mais resultado para o seu negócio!
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
A administração de uma empresa envolve muito mais do que distribuir tarefas em um escritório. Entender como o negócio funciona e tomar decisões relevantes é parte do dia a dia de todo empresário e, para garantir melhores resultados, a melhor atitude é investir em informações de qualidade. É exatamente para isso que serve o business intelligence.
De forma simples, o BI é a aplicação de uma tecnologia de dados ao gerenciamento de negócios. Através de uma ferramenta de gestão e alguns processos bem elaborados, você pode melhorar seu processo de tomada de decisão, além de torná-lo mais rápido e preciso.
Se você está pensando em adotar um sistema BI, mas ainda não sabe como aplicá-lo, não se preocupe! Separamos neste post algumas dicas de como utilizá-lo em suas tomadas de decisão. Confira!
Aplicações do Business Intelligence na tomada de decisão
Avaliação de demandas
A primeira coisa que você deve fazer com o seu business intelligence é avaliar a demanda do seu público. Praticamente todas as ações empresariais devem ser guiadas pelas expectativas do cliente, sejam elas exageradas ou ainda modestas, pois sem essa perspectiva será bem mais difícil assegurar o retorno do seu investimento.
Essa avaliação pode começar com questões simples como “qual é o produto mais vendido e/ou requisitado?” ou “quais são as principais reclamações dos leads?”. Em seguida, esses dados podem ser correlacionados a outras variáveis, como o canal utilizado ou perfil dos subgrupos de clientes, por exemplo.
Gestão de risco e retorno
Ao planejar novos investimentos no seu negócio, é vital que você analise os riscos envolvidos e o retorno esperado. Se não houver um entendimento claro destas variáveis, suas decisões serão tomadas praticamente às cegas.
Investimentos de alto risco e baixo retorno, por exemplo, devem ser descartados imediatamente, enquanto aqueles com uma proporção melhor devem ser priorizados. Com as informações obtidas pelo sistema BI, será muito mais fácil fazer essa comparação.
Análise de desempenho da equipe de vendas
Uma das grandes vantagens do business intelligence é a possibilidade de avaliar rapidamente sua equipe de vendas e determinar quais colaboradores apresentam a melhor performance. Número de contatos, taxa de conversão individual e outros fatores ajudam a estabelecer a base exigida à sua equipe.
Com base nessas informações, você pode saber se é hora de investir em mais treinamentos, se é necessário remanejar sua equipe ou se algum colaborador específico precisa de mais orientação.
Controle de qualidade
Por fim, um sistema BI também gera dados que podem ser usados para fazer o controle de qualidade do seu serviço e seus produtos. No geral, essas informações vêm do feedback coletado dos clientes, mas também podem ser comparadas com outros dados, como a sua taxa de conversão ao longo do tempo, o índice de reclamações e até mesmo padrões de desempenho já estabelecidos pela empresa.
Esse controle pode levá-lo a várias linhas de ação, como alterar algum ponto chave do seu produto e/ou processo ou mesmo reavaliar os padrões atuais — caso eles estejam muito elevados.
Como você pode perceber com esse post, com a ajuda do business intelligence e ao saber usá-lo, você já está preparado para tomar melhores decisões dentro da sua empresa.
Gostou do assunto? Se quiser ainda mais ajuda para implementar esse sistema em seu negócio, entre em contato com a Euax e descubra como podemos facilitar o seu investimento.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
Há várias formas de identificar o nível de concorrência de mercado dentro do seu segmento. Com um pouco de análise, essas informações ajudam você a identificar os pontos fortes e fracos da sua empresa, guiando seus próximos investimentos.
Tipos de concorrência de mercado
Independentemente do setor em que você atua, administrar um negócio e fazê-lo crescer de forma saudável não é nada fácil. Além de ter que lidar com todos os desafios de coordenar uma empresa, não falta concorrência de mercado para elevar os padrões dos consumidores.
A questão é: como saber se você está acima ou abaixo deles?
De forma simples, há dois tipos de concorrência:
a direta, que representa empresas que vendem o mesmo produto ou serviço que você;
e a indireta, que lida com negócios voltados para o mesmo público-alvo, mas não o mesmo produto.
3 formas simples de avaliar se sua empresa está indo bem diante da concorrência
1) Faça uma pesquisa de mercado
A forma mais simples de avaliar o desempenho da sua empresa (assim como de seus concorrentes) é por meio de uma pesquisa. Encontrar dados de transparência sobre o faturamento e crescimento de outros negócios não é tão difícil.
Com essas informações à sua disposição, você pode identificar mais facilmente quem tem a vantagem diante da concorrência de mercado e inovar em seu modelo de negócio.
Há várias maneiras de promover essa coleta de dados: analisando dados históricos de valorização da empresa na bolsa, portais de transparência, pesquisa de opinião com o seu público-alvo, entre outros. Em muitos casos, essas avaliações podem revelar alguma armadilha do mercado que você pode evitar ou uma nova oportunidade para aproveitar.
2) Use a análise SWOT
Esse método é cada vez mais utilizado em empresas e projetos para determinar o potencial de um time. SWOT é uma abreviação de Strengths, Weaknesses, Oportunities and Threats, que pode ser traduzido como Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Cada termo tem um significado para a análise:
Forças: são as características positivas internas da equipe, como o capital intelectual, sua habilidade de coordenação e criatividade;
Fraquezas: são as características negativas internas da equipe, como falta de informação ou desorganização;
Oportunidades: são as características positivas externas à equipe, como parcerias e novos nichos de clientes;
Ameaças: são as características negativas externas à equipe, como crises econômicas e concorrentes.
Com essa análise, você pode determinar o que destaca sua empresa diante do mercado e o que precisa fazer para melhorar seu desempenho em comparação aos concorrentes.
3) Envie um cliente oculto
Um método bem eficiente para avaliar sua equipe é utilizar um cliente oculto: um profissional treinado para avaliar os processos de atendimento e entrega do produto, fingindo ser apenas mais alguém que passa no seu estabelecimento todo dia.
Com um olho treinado, essa pessoa pode identificar falhas de atendimento, pontos que precisam ser corrigidos e determinar se a equipe lida com tudo da forma correta.
É recomendado, também, usar ferramentas que ajudem você a se colocar no lugar do cliente. Assista agora ao nosso webinar gratuito sobre jornada do cliente e aprenda a olhar o seu negócio pelos olhos do consumidor.
Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos. Possui mais de 25 anos de experiência em estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.
Este site utiliza cookies para melhorar a sua experiência de navegação. Ao continuar navegando, assumiremos que você consente com isso. Sinta-se livre para ler nossa política de privacidade.
This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.
